PROSJEKTPLAN Forprosjekt Fladsrud- tomta 09.12.15 FORPROSJEKTETS MANDAT: Utarbeide en plan for Fladsrud- tomta slik at den blir en møteplass for folk i alle aldre. Planen skal danne grunnlag for kostnadsoverslag, søknader om finansiering og tilbudsprosesser. Planen skal være godt forankret i befolkningen, og må derfor innebære brukerinvolveringsprosesser. 1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Gi en kort beskrivelse av hvorfor prosjektet iverksettes. Referer til prosjektmandatet, aktuell dokumentasjon og de beslutningene som ligger til grunn for prosjektet. a) Kommunen har anskaffet tomta, som er regulert til offentlig og privat tjenesteyting. b) Forstudie og rivning gjennomført; stedsanalyse og mulighetsstudie ved landskapsarkitekt. c) Innbyggerne er informert om at tomta skal utvikles til et sted for alle, og at de vil bli invitert inn i utarbeidelsesprosessen (gjennom bl.a. OA og personlige respons på spørsmål). d) 4. klassene ved Fryal- skole har vært gjennom en forslagsprosess med "ungt entreprenørskap". e) Innspill fra enkeltindivider er begynt og komme inn; disse registreres i ESA sammen. f) foreløpig antydet budsjettramme fra SLK: 1 mill 2016, 3 mill 2017; til sammen 4 mill over 2 år. g) menighetsrådet vurderer å bidra til finanseringen dersom det blir et bygg som kan fungere som menighetshus. 1.2 Effektmål (av hovedprosjekt) (Hvorfor?) Beskriv de effektene eller gevinstene som prosjekteierne forventer å oppnå ved å gjennomføre hovedprosjektet. Ofte vil slike effekter først inntreffe en stund etter at hovedprosjektet er gjennomført og avsluttet. Effektmålet bør være knyttet til virksomhetens strategiske mål. Fladsrud- tomta er utviklet til en godt besøkt møteplass for Søndre Lands innbyggere i alle aldre og derved er bo- attraktiviteten økt; flere oppholder seg i Hov sentrum både innbyggere, gjennomreisende og besøkende og derved styrket grunnlag for handels- og servicenæring; styrking av Hov som områdesenter; et styrket Søndre Land- felleskap. 1.3 Resultatmål for hovedprosjektet Beskriv hva som skal foreligge når hovedprosjektet er ferdig (leveranser, tid og kostnad). Gjennomføring av utbygging av Fladsrud- tomta; fra anbudsprosess, avtaleinngåelser, gjennomføring og sluttføring t.o.m. offisiell åpning. 1.4 Resultatmål for den aktuelle fasen (forprosjekt- fasen) Beskriv hva som skal foreligge når prosjektfasen som nå settes i gang, er avsluttet (leveranser, tid og kostnad for fasen). - En godt forankret plan (blant folket) for Fladsrud- tomta og - bygget (innhold (elementer), utforming, kostnadsoverslag). - avklart budsjettramme Prosjektplan: Forprosjekt Fladsrud-tomta - 09.12.15 1
- avklaring av øvrige finansieringsmuligheter. - ev. søknader om delfinansiering forfattet og sendt. 1.5 Rammer og avgrensning [for forprosjektet (FP)] Beskriv prosjektets uttalte forutsetninger og rammer slik de er gitt av oppdragsgiver og/eller premissgiver, for eksempel vedrørende total tidsramme, tidsfrister, kostnader, ressursbruk, osv. Konkretiser hva som ikke skal inngå i prosjektet - planene som arbeides frem må være realiserbare (iht. budsjettrammer og finansieringsmuligheter). - det må undersøkes om innholdsplaner har driftere før de besluttes gjennomført (f.eks. at en ev. cafe vil ha noen som kan drive det, at et museum også vil få ressurser som sikrer at det kan holde åpnet, at utstillinger har kuratorer mv.). - planene må innebære en realiserbar vedlikeholdsplan (etter gjennomføring). - Oppistua og Fladsrud- bygget skal stå - Planlagte virksomheter i Oppistua og Fladsrud- bygget må ikke utkonkurrere allerede etablert næringsvirksomhet i Hov sentrum. - I finansieringen av FP inngår bl.a. eksterne konsulenter (landskapsarkitekt, ekstern bistand til kostnadsoverslag/- beregninger, ev. utredninger), bevertning folkemøter og ev. andre innleide konsulenter. - forprosjektet finansieres innenfor avsatte budsjettrammer. 2. PROSJEKTORGANISASJON Her beskrives prosjektorganisasjonen: hvem som er prosjektansvarlig og prosjektleder, eventuelle styringsgruppemedlemmer og referansegruppemedlemmer og deltakere i prosjektgruppen. Prosjekteier (PE): Formannskapet (FSK) Styringsgruppe (SG): Komite for lokalsamfunn Prosjektansvarlig (PA): Leder bygg- og vedlikehold Tore Venås Prosjektleder (PL): Henrik Hvattum v/ Bygg- og vedlikehold. Arbeidsgruppe: Til forprosjektet[s] (...) arbeidsgruppe: En politiker [Rune Selj og Finn Øksne], Øystein Wang (prest), [Kari Snipstad, mengihetsrådet], Line Bøe (samfunnsplanlegger), Tore Venås (leder bygg- og vedlikehold), Henrik Hvattum (bygg- og vedlikehold) og Gunnhild Hagberg- Karlsen (Opptur Søndre Land, pga. erfaringer fra og avstemming ift. "Stedsutviklingsprosjektet Hov Sentrum"). Det er også tenkt at arbeidsgruppen kan spille på og konsultere andre aktører ved behov. Forstudiets arbeidsgruppe besto av: Finn Øksne (politiker), Rune Selj (kommunestyrerep.), Michael Myrland (menighetsrådet), Øystein Wang (prest), Lars Harald Weydahl (Avd.leder arealforvaltning), Line Bøe (samfunnsplanlegger), Tore Venås (leder bygg- og vedlikehold), Henrik Hvattum (prosjektleder, Bygg- og vedlikehold). (Gunnhild Hagberg- Karlsen, Opptur Søndre Land innkalt sist møte mht. planlegging av forprosjekt). Både Finn Øksne og Michael Myrland har i løpet av forstudie perioden fratrådt sine i verv i hhv. kommunestyret og menighetsrådet, og det er derfor naturlig at de ikke er en del av forprosjektets arbeidsgruppe. Det er også vurdert at det ikke er behov for at sjef for arealforvaltning er i arbeidsgruppen i forprosjektet; arealforvaltning hentes istedenfor inn ved behov. Prosjektplan: Forprosjekt Fladsrud-tomta - 09.12.15 2
3. PROSJEKTOPPFØLGING 3.1 Planlagte beslutningspunkt Er det behov for beslutningspunkter utover de to obligatoriske? Hva skal i så fall vurderes og hvilke dokumentasjon/informasjon må være tilgjengelig. Sett opp en liste over beslutningspunktmøter med dato og hvilket beslutningsgrunnlag (dokumentasjon) som må være til stede. Beslutningspunkt Når ut fra prosess Dato Avklaring av de økonomiske Avklaring av SLKs budsjettramme. feb. 2016 rammene /ambisjonsnivået (arb.gr., FSK/KS) Arbeidsgruppemøte, styringsgruppemøte. Utarbeidelse av første ansats til plan Folkemøte med idemyldring mars 2016 Retning for videre utarbeidelse fastsettes. Justeringer/presisering av utbyggingsplaner (etter innspill fra folkemøte/ks/fsk) Siste revisjon av utbyggingsplan (etter innspill fra folkemøter/fsk) Endelig vedtak om utbyggingsplan og finansieringsplan Plan for gjennomføring av hovedprosjekt godkjent Arbeidsgruppa jobber frem innhold og elementer ut fra idemyldringen ihht. rammene i samarbeid med landskapsarkitekt. Første skisseserie med muligheter ferdig til presentasjon og diskusjon i folkemøte og FSK. Presentasjon og diskusjon i folkemøte og FSK. Arbeidsgruppa jobber deretter videre frem innhold og elementer i samarbeid med landskapsarkitekt ( og ev. arkitekt?).. Arbeidsgruppa utformer ferdig plan for utbygging av Fladsrudtomta (skisse, kostnadsoverslag); i samarbeid med landskapsarkitekt ( og ev. arkitekt). Folkemøte for ev. justeringer og innspill Politisk behandling i FSK/KS Ev. søknad sendes til aktuelle søkeinstanser april 2016 mai- juni 2016 august 2016 aug./sept. 2016 desember 2016 feb/mars 2017 3.2 Statusrapportering Er det behov for /krav til faste statusmøter i prosjektet? Hvilke krav til rapportering til og fra statusmøtene foreligger? PL rapporterer til PA; PA til styringsgruppen, og ved behov til eier. 3.3 Milepæler List opp viktige milepæler med dato og navn på oppgaver/resultater som skal være utført/oppnådd. - Folkemøter (3 stk) - Arbeidsgruppemøter; presentasjon og diskusjon om skisser/planer - ferdig plan (innhold, utforming, kostnadsoverslag) til behandling i FSK. (Jf. 3.1 og 6.1 for detaljer og datoer.) 4. MÅLGRUPPER, INTERESSENTER OG KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Lag en enkel interessentanalyse og en kortfattet kommunikasjonsstrategi. Prosjektansvarlig er ansvarlig for ekstern Prosjektplan: Forprosjekt Fladsrud-tomta - 09.12.15 3
kommunikasjon (kan delegeres i konkrete tilfeller) mens prosjektleder er ansvarlig for intern kommunikasjon i prosjektorganisasjonen. 4.1 Interessenter/målgrupper En interessent er en aktør som kan påvirke, eller som blir påvirket av, prosjektet. Aktiviteter som skal bidra til å håndtere interessenter og ivareta deres behov, bør inngå i prosjektplanen. - innbyggere i alle aldre (barn (juniorklubb, skolen), ungdom (ungdomsklubben, ungdomsrådet), familier, voksne, eldre (folkemøter, skriftlige innspill, kulturnytt); barnevogn, rullestol, rullator, sparkesykler alt på hjul i Søndre Land ; komm.strat. må tilpasses hver av subgruppene); - Kirken i Land (menighetsrådet) - SLK adm. - SLK FSK (orientering/besltuninger i FSK). 4.2 Kommunikasjonsstrategi Beskriv hvordan prosjektet skal kommuniseres med de viktigste interessentene. Beskriv målet med kommunikasjon, de mest sentrale budskapene, de best egnede kommunikasjonsformene og hvem som er ansvarlig for å gjennomføre de enkelte tiltakene. Jf. parentesene i 4.1. Samt gjennom OA (annonser og reportasjer). 5. RISIKOVURDERING Beskriv de kritiske risikofaktorene. Gi en kort vurdering av sannsynligheten for at de kritiske risikofaktorene vil inntreffe, og hvilken konsekvens dette vil kunne få for måloppnåelsen i prosjektet. 5.1 Risikofaktorer List opp de risikofaktorene som oppfattes som viktige for gjennomføringen av den aktuelle fasen. - Urealistiske forventninger blant innbyggerne - Stor uenighet om hva Fladsrud- tomta skal inneholde (blant folk, i FSK). - At det blir en prosess preget av interessekamper. - At forprosjektet blir eller oppleves å være en kvasi- prosess (dvs. en prosess uten reell innflytelse). - At vi ender med et sluttresultat som ikke blir benyttet av folket. 5.2 Risikohåndtering Konkretiser mulige kritiske risikofaktorer i listen over. Beskriv tiltak for oppfølging av risikofaktorene slik at sannsynligheten for at de inntreffer reduseres eller kontrolleres/følges opp bedre. - kommunisere tydelig rammebetingelsene (løpende hvis de endres). - begrunne hvorfor det som velges bort velges bort. - forberede hvordan håndtere uenighet. - sikre at hva som har kommet frem på folkemøter blir gjenkjennbart i den endelige utbyggingen. - ha fokus på felleskap, at vi skal jobbe frem noe sammen som vi kan være stolte av. - det må undersøkes om innholdsplaner har driftere før de besluttes gjennomført. 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter I dette kapittelet skal aktiviteter, ressurser og fremdrift beskrives. Dersom dette er et større prosjekt, kan man her henvise til egen fremdriftsplan. NB! Politikerne bør bestrebe seg på å komme på folkemøter a) 1. trinn - februar 2016 - Samle innkomne innspill og systematisere disse mht. presentasjon. - Bearbeide stedsanalyse av Fladsrud for presentasjon. Prosjektplan: Forprosjekt Fladsrud-tomta - 09.12.15 4
- Lage presentasjon av stedsutviklingsprosjektet Sentrumsvegen (se helhet). - Lage et opplegg for folkemøte 1 (idemyldring, dialogkafe mv.). - Avklare så godt som mulig rammebetingelser p.t. (for Fladsrud). - Avklare planavgrensing, elementer og tema (tømmer) (ev. i løpet av folkemøtet). - Arbeidsgruppemøte - Styringsgruppemøte b) 1. folkemøte (idémyldring) - mars 2016 - Presentasjon jf. trinn 1. - Gruppearbeid med idémydring (dialogkafe). - Innsamling av forslag. - Engasjere landskapsarkitekt (kontraktinngåelse etter 1. folkemøte). c) 2. Arb.gruppemøte - april 2016 - bearbeidelse av innkomne fra folkemøte (adm). - gjøre valg for veien videre (arb. gruppe); dvs. innsnevre idemylderet. - fremme forslag politisk (ideene). - landskapsarkitekt (trenger ca 1,5 mnd). d) 2. folkemøte (ev. justering) mai/juni 2016 - ev. bearbeidelse i grupper på enkeltmomenter som må utvikles mer. - presentasjon av landskapsarkitektskisse. - innspill fra salen. e) 3. Arb.gruppemøte - juni/august 2016 - bearbeidelse av innkomne fra folkemøte (adm). - gjøre valg for veien videre (arb. gruppe); dvs. innsnevre idemylderet. - fremme forslag politisk (ideene). - landskapsarkitekt. f) 3. Folkemøte (orientering, med ev. småinnspill) - august/september 2016 g) Endelig utforming, politisk behandling, grunnlag for hovedprosjekt avklart - desember 2016 h) Plan for gjennomføring av hovedprosjekt godkjent - februar/mars 2017 6.2 Tids- og ressursplaner Sett hovedaktivitetene inn i et gant- skjema med angivelse av ressursforbruk pr hovedaktivitet. Jf. organiseringsplan (2) og fremdriftsplan (3.1 og 6.1). 6.3 Ressurs- og kompetanseplan Her anføres navn på prosjektdeltakere. Det anvises hvilke hovedaktiviteter de skal delta i. Jf. 6.1. 7. ØKONOMI Stipuler kostnadstyper og størrelser. Sett opp ett budsjett og en finansieringsplan. Prosjektplan: Forprosjekt Fladsrud-tomta - 09.12.15 5
- I finansieringen av FP inngår: eksterne konsulenter (landskapsarkitekt, ekstern bistand til kostnadsoverslag/- beregninger, ev. utredninger), bevertning folkemøter og ev. andre innleide konsulenter. - Prosjektet finansieres innenfor avsatt budsjettramme. 8. KONTRAKTER OG AVTALER Det kan være viktig å inngå avtaler med arbeidsgiverne til de som er involvert i prosjektet (både interne og eksterne), om hvilke ressurser de skal stille med, når og hvor lenge. Her anføres hvilke avtaler som er inngått. Avtaler med leverandører av produkter og tjenester skal alltid være skriftlige kontrakter. Slike kontrakter skal legges ved. - Avtale med landskapsarkitekt. - Ved ev. bruk av andre eksterne aktører vil det inngås oppdragsavtaler. Prosjektplan: Forprosjekt Fladsrud-tomta - 09.12.15 6