Meldingsløftet Lofoten Retningslinjer og organisatoriske løsninger Pilot med Hjemmebasert tjeneste og Svolvær legesenter, mai 2012 Pilot - avgrensninger Bare Svolvær legesenter Bare Hjemmebasert tjeneste (alle soner) 10. mai til 1. juni Pr nu følger prosjektet opp problemer, senere blir det avviksmelding Manuel Multidose rutine fortsetter som i dag, under utredning Avstemme forventninger: Teknisk velfungerende og overvåking på plass Flere spørsmål enn svar Spørsmål og varsling av problemstillinger blir viktig Teori og praksis 1
Retningslinjer Retningslinjer for bruk av Pleie- og omsorgsmeldinger (KITH) legges til grunn Retningslinjene skal sikre lik praksis og forståelse mellom kommunikasjonsparter Videre skal retningslinjene sørge for at elektroniske meldinger blir registrert, behandlet, eventuelt videreformidlet og fulgt opp raskest mulig og på en forsvarlig måte. Personalet er kurset Forstå meldingsflyten og meldingsovervåking mellom fagsystemene Valg av riktig meldingstype Informasjonsinnhold- den gode meldingen Samtykke Rutiner rundt meldingsmottak Kjennskap til meldingsovervåkning 2
Tilgjengelig i sonene Definerte meldingsansvarlige er sykepleiere Andre helsefagarbeidere har lesetilgang KITH sine retningslinjer. Lokal veileder Gerica E-link manual Endrede søknadsskjema Informasjonsskriv om samtykke. Samtykke Dette er i hovedsak en ny overføringsform, og dagens samtykkevurderinger videreføres som i dag. elink innholder en knapp for å bekrefte samtykke. Den er forhåndsavkrysset. Samtykke for elektronisk meldingsutveksling vil følge av søknadsskjema for nye brukere til tjenesten. Eksisterende brukere i hjemmebasert tjeneste vil bli orientert skriftlig om ny og sikrere kommunikasjonsform. Vågan kommune vil gjennomføre informasjonstiltak i media til pårørende og befolkning for øvrig. 3
Samtykke Suksesskriterier Mest mulig enhetlig praksis God datakvalitet i fagsystemet Tillit til meldingssystemet Ikke etablerer doble systemer Dialog og samhandling mellom kommunikasjonsparter 4
Organisering mottak av meldinger hjemmebasert tjeneste - pilotperiode, vil justeres I hver sone skal hver dagvakt ha definert en meldingsansvarlig -sykepleier i vaktplanen. Meldingsansvarliges oppgave: Mottakskontroll min to ganger pr vakt (tidlig og seint) Meldingsansvarlig behandler innkommende meldinger fortrinnsvis selv eller evt delegere Ved melding til saksbehandler - KE, send e-post og varsle uten persondata, ved hastesak benytt telefon. Varsle andre mottaksenheter (fysioterapitjenesten,psykiatri osv) hvis oppfølging av melding uteblir (ikke aktuelt i pilotfasen) Organisering mottak av meldinger hjemmebasert tjeneste Ingen meldinger settes til behandlet før de er fulgt opp/effektuert enten med svar eller med for eks journalføring/annen beskjed. Varsling ved problemer eller andre spørsmål skal gå til systemansvarlig. Avvikshåndtering 5
Retningslinjer for bruk av meldingene Responstid: Ved mottak av meldinger har hver av partene en responstid på 3 virkedager til å gi svar på henvendelsen Meldinger som haster, skal følges opp med en telefon til/fra legekontoret med følgende beskjed: Jeg har sendt en melding på NN, kan du/dere svare på den så raskt som mulig? Hastemeldinger må besvares så raskt som det er nødvendig utfra en forsvarlighetsvurdering. Dersom svar ikke mottas innen gitt frist skriver parten avviksmelding (brukes ikke i pilotfasen). Sende ny meldinger Nye meldinger skal bare brukes, hvis det er en ny sak, ved oppfølging av pågående dialog brukes svar-melding. Velg egnet meldingstype, korte og konsise meldinger Oppfølging av responstid, benytte huskeliste Gerica, så senere vakter kan følge opp. 6
VIKTIGE PUNKTER Å HUSKE! HASTER oppfølging fra lege: Ring i tillegg Egen Marevanprosedyre Multidose skal fortsatt skje manuelt med utskrift fra medisinliste Gerica Adresser alltid til legen personlig, ikke til legesenteret Velg egnet meldingstype, korte og konsise meldinger Meldingen signeres i notatfelt, ditt navn og tjenestested 7
Marevan prosedyre-utkast Brukere der hj.tj tar blodprøven: Responstid= 1 dag Send melding til fastlegen om prøvetaking og blodprøvetidspunkt (i pilot- ring i tillegg) Kvalitetssikre at meldingssvar fra lege kommer i retur med ny dosering -1430 dagen etter. (Pilot:Etterspør hvis den uteblir pr telefon.) Ny dosering registreres (obs ukedagene framkommer ikke i malen, 1. tall= man osv) Marevan skal gis på kveld Prøvetaking legesenter: Ny dosering skal sendes med bruker og elektronisk Kommunikasjonspart- fastleger Melding kommer i legens vanlige innboks: Melding kommer i legens vanlige innboks 8
Meldingsverktøy for legene Avvik i pilotperioden Hvis dere ikke får svar på henvendelse innen frist. Ta en telefon til Svolvær legesenter som en ekstra påminnelse/ evt send en påminnelse som melding (ikke send melding på nytt). Er det andre typer problemer, tekniske eller innholdsmessige så varsle systemansvarlig Riet. 9
Meldingsovervåking Systemansvarlig for Gerica i samarbeid med IKT ivaretar daglig meldingsovervåking og følger opp og varsler rette vedkommende ved: Tekniske problemer Brukere uten opprettet tjeneste eller manglende personnr. Feil meldingstype (ikke de definerte PLO-meldingene) Pilotperiode Positivt med pilot. Oppdager utfordringer underveis som man løser før det settes i full drift. Eks glamelding fra Ragnhild i går, nu kan vi skrive ut en KITH melding f.eks medisinlister i WinMed slik at de er lik listene i Gerica. Veldig bra. Engasjerte medarbeidere som ønsker dette velkommen, gir gode tilbakemeldinger. Engasjert IKT avdeling, systemansvarlig og prosjektansvarlig. 10