Revidert langsiktig økonomiplan (investeringsplan mv)

Møtedato: 6. september 2017 Arkiv nr. Saksbehandler Dato 2017/246-7 Atle Engebretsen Tromsø, 26. august 2017 Styresak 052-2017 Revidert langsiktig økonomiplan (investeringsplan mv) Innstilling til vedtak Styret i Helse Nord IKT HF inviteres til følgende vedtak: 1. Styret vedtar revidert investeringsplan for Helse Nord IKT i tråd med vedlegg 1 i saksfremlegget. 2. Styret tar fremskrivningen av IKT- kostnadene og likviditetsbudsjettet i planperioden til orientering. Bakgrunn Etter retningslinjene i budsjettbrev 2 fra Helse Nord RHF skal helseforetakene behandle oppdatert investeringsplan for årene fremover i eget styre innen 1. oktober i år. Styret i HN IKT behandlet investeringsplanen for HN IKT for perioden 2017-2021 i møtet 20. april (Langsiktig økonomiplan, sak 25-2017). Styrets vedtak ble oversendt som forslag til RHF for behandling i RHF- styret 23. mai. I forhold til HN IKT- styrets vedtak/forslag ble investeringsrammen til HN IKT redusert med 178,5 MNOK for perioden 2017-2021 ved behandlingen i RHF- styret. I dette saksfremlegget fremmes det forslag til revideringer i prosjekt-/investeringsbudsjett til HN IKT for å tilpasse det til investeringsrammen som ble vedtatt av RHF- styret. Det er som følge av dette også gjort endring i fremskriving av IKT- kostnader og likviditetsbudsjettet som også fremgår av denne saken. Side 1 av 8

Revidert investeringsbudsjett Investeringsrammer etter vedtak i RHF- styret Tabell 1 under viser HN IKT styrets vedtak i aprilmøtet om forslag til årlige investeringsrammer i perioden 2017-2021 (kolonne E), RHF- styrets vedtak i mai (kolonne F) og avvik mellom disse (kolonne G). Tabell 1 Investeringsrammer 2017-2021 - forslag og vedtak Ubrukt per 31.12.16 2017 2018 2019 2020 2021 SUM A Budsjetterte investeringsutgifter - styret HN IKT april 196 900 165 400 128 500 103 500 104 500 698 800 B Overføring ubrukte midler fra tidligere år 121 500 103 000 18 500 121 500 C Investeringsramme (vedtatt 2016) 89 900 37 800 60 000 0 0 187 700 D Forslag rammeøkning 4 000 109 100 68 500 103 500 104 500 389 600 E=C+D Vedtak styret HN IKT 20.4.17 93 900 146 900 128 500 103 500 104 500 577 300 F Vedtak styret HN RHF 23.5.17 89 900 138 400 98 500 46 500 25 500 398 800 G Avvik HN IKT styret og HN RHF-styret -4 000-8 500-30 000-57 000-79 000-178 500 Alle beløp i 1000 kr Samlet for perioden 2017-2021 er RHF-styrets vedtak 178,5 millioner lavere enn HN IKT-styrets vedtak/forslag. Etter RHF- styrets vedtak disponerer HN IKT en samlet investeringsramme på 398,8 millioner i perioden 2017-2021 i tillegg kommer ubrukte/overførte midler fra tidligere år på 121,5 millioner. I alt utgjør dette 520,3 millioner i investeringsramme. Revidert prosjekt- og investeringsbudsjett Vedlegg 1 viser forslag til revidert budsjett for prosjektutgifter/investeringer tilpasset de nye investeringsrammene som ble vedtatt av RHF- styret i mai. Tabellen under viser en oppsummering av budsjettet i vedlegg 1. Tabell 2 Revidert prosjekt- og investeringsbudsjett 2017-2021 HN IKT (rammebudsjett) - per sept 2017 Type investering Kostnadføring Balanseføring/investering Totalutgift 2017-2021 Prosjektnavn 2017-2021 2017 2018 2019 2020 2021 Sum balanseføring Endring balanseføring/ investering SUM Vedtatte prosjekter 315 700 73 600 150 900 76 200 15 000 0 0 242 100-15 600 SUM Planlagte og aktuelle prosjekter 117 000 45 000 0 18 000 35 000 10 000 9 000 72 000-75 000 Sum Driftsinvesteringer 206 100 60 600 44 000 43 500 28 500 29 500 206 100-28 000 Uforutsett/uspesifisert utgifter prosjekter/investeringer 52 000 52 000 0-60 000 SUM - budsjetterte utgifter 690 800 170 600 211 500 138 200 93 500 38 500 38 500 520 200-178 600 Som det fremgår av kolonnen lengst til høyre i tabellen er budsjettet (balanseførte utgifter) redusert med ca. 178,5 millioner i samsvar med avviket mellom HN IKT styrets vedtak og RHF- styrets vedtak. Samlet budsjett for kostnadsførte utgifter i prosjekter (ikke-aktiverbare prosjektutgifter) er opprettholdt på samme nivå som i investeringsplanen som ble behandlet av styret i april (jf. kolonnen Kostnadsføring i tabellen over.). Det samlede reviderte prosjekt- og investeringsbudsjettert utgjør i alt 690,8 millioner, hvorav ca. 520 millioner er balanseførte utgifter (investeringer) og170,6 millioner kostnadsføres (prosjektkostnader). I det følgende gjennomgås forslag til endringer i enkeltposter prosjekt-/investeringsbudsjettene i forhold til HN IKT- styrets vedtak i aprilmøtet: Side 2 av 8

Lisensanskaffelse på 17 millioner knyttet til ny Oracle-avtale er tatt inn i investeringsbudsjettet for 2017 (fri-bruksavtale, jfr. vedtak styret 20.4.17). Denne var opprinnelig ikke budsjettert. Imidlertid er avsetning for eventuell ny avtale i 2020 (40 millioner) tatt ut. Det er heller ikke satt av midler til dekning av eventuelle investeringer/oppkjøp knyttet til ny Microsoft-avtale i 2018. Nettoreduksjon i budsjettperioden er 23 millioner. Budsjettet for gjennomføringsfasen for prosjektet Helhetlig informasjonssikkerhet er økt med 8 millioner i henhold til vedtak i styremøte 16.8.2017. Det vil si en økning fra 100 til 108 millioner i samlet utgiftsramme i perioden. Prosjektene etablering av kundeportal og anskaffelse av lisenser for talegjenkjenning er lagt til. I alt 4 millioner. 3 millioner knyttet til investeringer i datasenter 1 (DS1) er tatt ut da dette er utgifter til infrastruktur i DS1 som HN IKT har betalt, men som skal eies og forvaltes av UNN, og som dermed skal dekkes over UNNs investeringsbudsjett. Avsetning av midler til Migreringspakke 2 er redusert fra 60 til 44 millioner, altså med 16 millioner. Lavere fremdrift her vil øke risikoen for høyere driftskostnader og økt reinvesteringsbehov. Avsetningen til prosjektet Telekom - neste generasjons kommunikasjonsteknologi i Helse Nord er redusert med 20 millioner fra 50 til 30 millioner. Dette innebærer redusert ambisjonsnivå for nye plattform. Avsetning til Desktop - prosjektet er redusert med 17 millioner, fra 60 til 43 millioner. Denne reduksjonen medfører risiko for at foretakene må opprettholde eller øke investeringsnivået knyttet til sluttbrukerutstyr. Avsetning til investering i trådløse nett ved sykehusene er redusert med 20 mill., fra 40 til 20 mill. Det er imidlertid likevel budsjettert med investeringer på 33 millioner til dette formålet i denne perioden. Avsetning av 4 millioner til investering i kurs- og utviklingsmiljø for EPJ er tatt ut. Videre er det tatt ut 18 millioner i avsetninger for investering i nye IKT- prosjekter, 8 millioner i driftsinvesteringer (mindre nyinvesteringer/bestillinger fra foretakene), samt 60 millioner i investeringer knyttet til uforutsette/uspesifiserte utgifter (sistnevnte gjelder i hovedsak 2021). Dette betyr at det ikke er midler til igangsetting av nye IKT- investeringer innenfor den rammen som nå foreligger med mindre det reduseres i andre spesifiserte budsjettposter. Når det gjelder budsjettet for kostnadsførte utgifter i prosjektene (ikke-aktiverbare prosjekter), er det samlede beløpet opprettholdt, men posten uforutsette/uspesifiserte utgifter er økt fra 30 til 52 millioner mot at andre spesifiserte poster er redusert tilsvarende (herunder Organisering av datavarehustjenesten i Helse Nord) Investeringsnivået frem til og med 2019 er etter direktørens vurdering tilstrekkelig for å gjennomføre nødvendige endringer og modernisering av teknologi og organisasjon de neste årene. Ambisjonsnivået er imidlertid lavere enn opprinnelig planlagt og det vil ikke være rom for nye prosjekter/investeringer med mindre det reduseres på andre poster. Det er heller ikke tatt høyde for oppkjøp av lisenser for nye kliniske systemer/delsystemer (opsjoner, nye moduler etc) i budsjettet. Investeringsnivået det legges opp til i 2020 og særlig 2021 vil etter direktørens syn ikke være tilstrekkelig for å videreutvikle og fornye de teknologiske plattformene og systemene i takt med utvikling og krav innenfor IKT. Tabellen under viser vedtatte årlige investeringsrammer (RHF-styret), overførte/ubrukte midler fra tidligere år, og budsjettert investeringsutgifter i tråd med revidert budsjett. Som det fremgår av tabellen er det noen avvik mellom disponibel ramme og budsjettert utgifter de enkelte år, men summe for perioden er tilnærmet balanse. Side 3 av 8

Tabell 3 Investeringer (balanseførte utgifter) HN IKT - utgifter avstemt mot rammer Investeringer i regi av HN RHF/FIKS Det understrekes i likhet med tidligere at følgende investeringsprosjekter ikke inngår i HN IKTs investeringsplan: FIKS- prosjektene Pasientens innsyn i egen journal/digitale pasienttjenester Elektronisk kurve (EK) Anskaffelse av digitalt mediearkiv Anskaffelse av nytt fødesystem Overført/ ubrukt 2017 2018 2019 2020 2021 SUM Investeringsrammer - HN IKT - fastsatt i RHF-styret mai 2017 89 900 138 400 98 500 46 500 25 500 398 800 Overført ubrukte milder fra tidligere år 121 500 121 500 121 500 Sum disponibel ramme 211 400 138 400 98 500 46 500 25 500 520 300 Budsjetterte utgifter - revidert sept 2017 - forslag 211 500 138 200 93 500 38 500 38 500 520 200 Avvik - disponibel ramme -og budsjettert utgifter -100 200 5 000 8 000-13 000 100 Alle beløp i 1000 kr Disse prosjektene forutsettes budsjettert og lagt inn under RHF eller FIKS i investeringsplanen. HN IKT bidrar med ressurser etter avtale med RHF/FIKS i slike prosjekter (oppdragsbasert). Fremskriving av IKT- kostnader I styremøte i april ble det presentert en fremskriving av IKT- kostnadene basert på investeringsplanen som da forelå til behandling. Tabellen under viser en oppdatert fremskriving der avskrivningsbeløpene er basert på investeringsnivået som ble vedtatt av RHF- styret i mai, samt HN IKT- styrets beslutning 4. mai om å inngå ny fribruksavtale med Oracle. Fremskrivingen tar videre utgangspunkt i kostnadsnivået i det foreløpige budsjettet for 2018 som ble oversendt HF- ene i slutten av mai. Beløpene planperioden er derfor i 2018-kroner (med unntak av beløp for 2017). Fremskrivingen i aprilmøtet var i 2017-kroner. Fremskrivingen omfatter kun IKT- kostnader som faktureres av HN IKT. Fremskrivingene derfor omfatter ikke IKT- kostnader som faktureres av RHF eller som HF- ene dekker selv. I avskrivingene inngår som tidligere estimater på avskrivinger av investeringer som HN IKT kjøper opp av HN RHF (FIKS, Elektronisk kurve mv). Side 4 av 8

Tabell 4 Fremskrivning IKT-kostnader Budsjettposter 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 SLA-drift - Foreløpig budsjett 2018 238 500 238 500 238 500 238 500 238 500 238 500 238 500 238 500 + Elektronisk kurve - drift, overvåkn, supp. 5 000 5 000 5 000 5 000 + Uforutsett/uspesifisert (volum/aktivitetsøkn, Felles innboks mv.) 1 000 2 000 4 000 6 000 8 000 10 000 12 000 - Gevinstplankutt -5 000-5 000-5 000-5 000-5 000-5 000-5 000 Sum SLA-drift 218 400 238 500 234 500 235 500 237 500 244 500 246 500 248 500 250 500 Sum Driftskostnader - oppdragsfinanisert 34 700 34 700 34 700 34 700 34 700 34 700 34 700 34 700 34 700 Prosjektkostnader (ikke- aktiverbare prosjektutgifter) - Foreløpig budsjett 2018 47 700 47 700 47 700 47 700 47 700 47 700 47 700 47 700 + estimerte endringer -13 700-13 700-13 700-13 700-13 700-13 700-13 700 Sum Prosjektkostnader (ikke- aktiverbare prosjektutgifter) 33 100 47 700 34 000 34 000 34 000 34 000 34 000 34 000 34 000 Lisensvedlikehold mv kliniske syst og sentral IKT- infrastr - Foreløpig budsjett 2018 124 400 124 400 124 400 124 400 124 400 124 400 124 400 124 400 + Forvaltningskostnader e-helsedirektoratet -Innsyn 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 + Elektronisk kurve - databaseleverandør 2 600 2 600 3 600 3 600 3 600 3 600 + Elektronisk kurve - systemleverandør 2 500 3 500 3 500 4 000 4 000 4 000 4 000 + Oracle-avtale - bortfall cloud -5 100-5 100-5 100-5 100-5 100-5 100-5 100 + Uforutsett/uspesifisert 1 000 2 000 3 000 4 000 5 000 6 000 7 000 Sum Lisensvedlikehold mv 92 000 124 400 124 800 129 400 130 400 132 900 133 900 134 900 135 900 Sum Linjeleie 23 500 24 000 24 000 24 000 24 000 24 000 24 000 24 000 24 000 Sum Datasenterkostnader 9 500 9 700 9 700 9 700 9 700 9 700 9 700 9 700 9 700 Uforutsett/uspesifisert økninger- volum/nye løsninger 15 000 20 000 22 000 24 000 26 000 28 000 30 000 Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger 411 200 479 000 476 700 487 300 492 300 503 800 508 800 513 800 518 800 Sum avskrivninger 148 900 169 500 187 800 200 400 202 700 170 500 125 500 78 400 51 900 Totale kostnader 560 100 648 500 664 500 687 700 695 000 674 300 634 300 592 200 570 700 Alle beløp i 1000 kr Tabell 5 under sammenlikner fremskrivingen i styremøtet i april med fremskrivingen i møtet i september. Tabellen viser en reduksjon i kostnadene i perioden som i hovedsak skyldes reduserte avskrivningskostnader som følge av at investeringsnivået er tatt ned slik som beskrevet foran. Tabell 5 Sammenlikning fremskriving IKT-kostnader - april og september 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 Fremskriving - styremøte april (2017-kroner) 645 200 661 500 692 600 715 800 701 800 663 800 616 900 584 900 Korrigering - til 2018-kroner 9 500 9 500 9 500 9 500 9 500 9 500 9 500 9 500 Korrigert fremskriving styremøte april (i 2018 - kroner) 654 700 671 000 702 100 725 300 711 300 673 300 626 400 594 400 Fremskriving - styremøte sept (2018-kroner) 648 500 664 500 687 700 695 000 674 300 634 300 592 200 570 700 Endring -6 200-6 500-14 400-30 300-37 000-39 000-34 200-23 700 Det understrekes i likhet med tidligere at det er betydelig usikkerhet knyttet til kostnadsfremskrivingen. Likviditetsbudsjett Tabellen under viser revidert likviditetsbudsjett for perioden 2017-2021 med bakgrunn i forslaget til revidert investeringsplan for HN IKT. I tillegg er det tatt høyde for oppkjøp av anlegg fra RHF/FIKS for 349 millioner (FIKS, elektronisk kurve, innsyn i journal). Det er også lagt til grunn at UNN betaler 51 millioner til HN IKT i forbindelse med overdragelse av eierskapet til UNN for ustyr/anlegg som HN IKT har anskaffet til DS1 (jfr. avtale mellom RHF og UNN). Side 5 av 8

Tabell 6 Likviditetsbudsjett 2017 2018 2019 2020 2021 Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat 0 0 0 0 0 Avskrivninger/nedskrivninger 148 900 169 500 187 800 200 400 202 700 Mva-kompensasjon -10 000-10 000-10 000-10 000-10 000 Diff pensjonskostnad/premie 6 500 6 500 6 500 6 500 6 500 Andre endringer i omløpsmidler/kortsiktig gjeld med likv.effekt. Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter 145 400 166 000 184 300 196 900 199 200 Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Ubrukte investeringrammer tidligere år -121 500 0 0 0 Salg anlegg DS1 UNN 51 000 Oppkjøp anlegg/investeringer fra FIKS/RHF i 2016 - utbet 2017-224 700 Oppkjøp anlegg/investeringer fra FIKS/RHF -67 900-20 500-102 000-79 100-79 100 Vedtatt investeringsplan 2017-2021 -89 900-138 400-98 500-46 500-25 500 Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter -453 000-158 900-200 500-125 600-104 600 Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbet ved opptak av lån prosjekt 0 0 0 0 0 Avdrag lån 0 0 0 0 0 Netto kontantstrøm fra finansieringsaktviteter 0 0 0 0 0 Netto endring i kontanter -307 600 7 100-16 200 71 300 94 600 IB 01.01- inkl bankinnskudd -246 700-554 300-547 200-563 400-492 100 UB 31.12-554 300-547 200-563 400-492 100-397 500 Ramme for kassakreditt -640 000 Likviditetsberegningen viser at kassakredittbehovet vil ligge relativt stabilt i de nærmeste årene med en reduksjon i slutten av perioden dersom investeringsplanen gjennomføres som foreslått. Kassakredittrammen er per i dag på 640 millioner og det skal være tilstrekkelig for å dekke likviditetsbehovet inneværende år og de nærmeste årene gitt forutsetningene i beregningen. Side 6 av 8

Tromsø, 26. august 2017 Oddbjørn Schei Administrerende direktør VEDLEGG 1. Revidert prosjekt- og investeringsbudsjett 2017-2021, detaljoppsett Side 7 av 8

Revidert prosjekt- og investeringsbudsjett 2017-2021 HN IKT (rammebudsjett) - per sept 2017 Type investering Kostnadføring Balanseføring/investering Totalutgift Prosjektnavn 2017-2021 2017-2021 2017 2018 2019 2020 2021 Sum balanseføring Endring balanseføring/ investering Vedtatte investeringsprosjekter FAKT - programmet - opprinnelig, inkl migreiringpakke 1 108 700 19 100 71 200 18 400 89 600 FAKT - regionalt stamnett -plan og gjennomføring 15 700 15 700 15 700 FAKT - helhetlig informasjonssikkerhet-plan, inkl rutiner bortfall av IKT-systemer og automatisk tilgangsstyring 7 400 4 900 2 500 2 500 2 500 FAKT - Automatisk tilgangsstyring - plan (inngår nå i Helhetlig info.sikkerhet - plan) 0-4 100 Drifts- og overvåkningssenter - gjennomføring 9 500 9 500 0 Integrasjonsprosjektet - fase 2 - gjennomføring, inkl 4 mill overført fra FIKS. Jobb smartere-mobilt ktr-plan og gjennomføring Testregime - fase 2 Rutiner ved bortfalll av IKT-systemer -konsept (avsluttet) Utredning telekom Helse Nord - konsept (avsluttet) Organisering av datavarehustjenensten - konsept (avsluttet) Driftsmodell Sykehusinnkjøp Utvidelse datasenter 1 (DS1) - faktureres UNN (infrastr eies av UNN) - 3 mill Integrasjonsprosjektet, fase 3, gjennomføring 11 000 2 700 11 000 2 700 11 000 2 700 10 600 10 600 10 600 800 800 0 1 900 1 900 0 900 900 0 9 500 1 500 4 000 4 000 8 000 8 000 0 0 0-3 000 3 000 5 000 Oracle - avtale - lisensoppkjøp 17 000 17 000 17 000-23 000 Etablering av kundeportal 2 000 2 000 2 000 2 000 Talegjenkjenning - Lisensoppkjøp- DIPS- regional løsning 2 000 2 000 2 000 2 000 FAKT - Helhetlig informasjonssikkerhet - gjennomføring 108 000 35 000 9 200 48 800 15 000 73 000 8 000 SUM Vedtatte prosjekter 315 700 73 600 150 900 76 200 15 000 0 0 242 100-15 600 Planlagte og aktuelle investeringsprosjekter Migreringspakke 2 44 000 15 000 10 000 10 000 9 000 29 000-16 000 Migreringspakke 3 Telekom- neste generasjon kommunikasjonsteknologi Helse Nord 30 000 10 000 8 000 12 000 20 000-20 000 Organisering av datavarehustjenesten - plan og gjennomføring 0 0 Desktopprosjektet 43 000 20 000 10 000 13 000 23 000-17 000 Kursmiljø og utviklingsmiljø EPJ 0-4 000 Diverse mindre IKT- prosjekter 0 0-18 000 SUM Planlagte og aktuelle prosjekter 117 000 45 000 0 18 000 35 000 10 000 9 000 72 000-75 000 Driftsinvesteringer Reinvesteringer/vedlikehold IKT-infrastruktur 129 000 25 000 25 000 26 000 26 000 27 000 129 000 IKT-infrastruktur (nettverk) i byggeprosjekter foretakene 29 600 22 100 7 500 29 600 Trådløse nettverk - bestilling fra foretakene 13 000 9 000 4 000 13 000 8 000 Avsetning til trådløst nettverk - jfr Elekroniske kurve-prosjektet 20 000 5 000 15 000 20 000-20 000 Mindre nyinvesteringer - ev bestillinger foretakene/rhf 2 000 2 000 2 000-8 000 Interne investeringer HN IKT 12 500 2 500 2 500 2 500 2 500 2 500 12 500 Sum Driftsinvesteringer 206 100 60 600 44 000 43 500 28 500 29 500 206 100-28 000 Uforutsett/uspesifisert utgifter prosjekter/investeringer 52 000 52 000 0-60 000 SUM - budsjetterte utgifter 690 800 170 600 211 500 138 200 93 500 38 500 38 500 520 200-178 600 Beløp i 1000 kr Side 8 av 8