Prosjektbeskrivelse Kunnskapsportalen 2014-2016 Prosjekteier: Dato: Forfattet av: Felles ledermøte St. Olavs Hospital og NTNU/DMF 20. juni 2014 Organisasjonsdirektør Heidi Magnussen St. Olavs Hospital 1
Innledning Bakgrunn Kunnskapsportalen er et resultat av ønsket om å skape et utstillingsvindu i St. Olavs Hospital. Innovasjonsmiljøer og næringsliv var fødselshjelpere til ideen, som senere ble lagt til Felles utviklingsenhet for nytt universitetssykehus (FUE), og eid av St. Olavs Hospital og NTNU ved Det medisinske fakultet (DMF). Kunnskapsportalen er etablert i samarbeid med Helsebygg Midt-Norge. Fakta Kunnskapsportalen består av tre elementer: En stor interaktiv videovegg i Kunnskapssenterets vestibyle, som tar publikum med inn i sentrale pasientforløp. Her knyttes både forskning og utdanning tett på pasienthistoriene. Videoveggen henvender seg til folk flest og er i tillegg til å være en moderne informasjonskanal, også en kunst- og opplevelsesinstallasjon. En interaktiv søyle i Kunnskapssenterets vestibyle, som viser fakta om det integrerte universitetssykehuset, og har funksjon som veiviser. 22 minivegger bestående av 2 skjermer hvorav den ene interaktiv, plasseres ut i sykehuset. Disse skjermene vil kunne formidle faglig innhold på et mer detaljert nivå, og målgruppene er både pasienter, fagfolk og studenter. Her er utviklingspotensialet størst, og det er startet et arbeid i noen klinikker og institutt for å utvikle dette til å bli et levende verktøy. Teknologien leveres av SONY og bygger på teknologi i verdensklassen. Portalen er etablert og videreutvikles gjennom en treårig avtale mellom leverandør, St. Olavs Hospital og NTNU/DMF, underskrevet i mai 2012. I tillegg til levering av teknisk løsning, forplikter avtalen partene på innholdsproduksjon og service i tre år. Første år av avtalen innebar etablering av Kunnskapsportalen og innholdsproduksjon, levert ved overtakelse av Kunnskapssenteret i september 2013. De siste to årene av avtalen om innholdsproduksjon løper fra 1.1.2014. Serviceavtalen løper i 3.år fra overtakelse 25.9.2013. Strategisk forankring I oppbyggingsfasen fram til utgangen av 2015, drives arbeidet med Kunnskapsportalen som et prosjekt forankret i felles ledermøte St. Olavs Hospital og DMF som et ledd i oppfølgingen av strategiske mål for det integrerte universitetssykehuset vedtatt i mai 2013: Det overordnede målet for aktiviteten ved det integrerte universitetssykehuset er god folkehelse basert på høy kvalitet og god ressursutnyttelse i pasientbehandling, forskning, utdanning, innovasjon, pasient- og pårørendeopplæring og formidling. For å nå det overordnede målet skal: pasientbehandling bygge på forsknings- og erfaringsbasert kunnskap og brukermedvirkning. Kontinuerlig faglig utvikling og utdanning skal sikre kvalitet og sørge for at ny kunnskap tas raskt i bruk i pasientbehandling og forebyggende helsearbeid. forskning ta utgangspunkt i relevante problemstillinger fra pasientbehandling, folkehelseutfordringer og behovet for kunnskap om grunnleggende biologiske mekanismer. Forskningen skal være internasjonalt fremragende på områder hvor universitetssykehuset har særlige forutsetninger for å lykkes. 2
utdanning være av høy kvalitet, forskningsbasert, praksisnær, og i tråd med samfunnets behov. Universitetssykehuset skal utdanne helsepersonell med kompetanse til å utøve kunnskapsbasert pasientbehandling og forebyggende helsearbeid. innovasjon være en integrert del av virksomheten og bidra til å understøtte god pasientbehandling og forebygging. pasient- og pårørendeopplæring være en forskningsbasert og integrert del av behandling og oppfølging formidling være et virkemiddel for å bidra til kunnskapsbasert helseopplysning, pasient- og pårørendeopplæring. Ansatte og studenter skal aktivt formidle resultater fra virksomheten og delta i samfunnsdebatten innen kjerneaktivitetene. Det integrerte universitetssykehuset skal vektlegge det regionale ansvaret; være en ressurs for de lokale helseforetakene og kommunene i regionen, og bidra til å utvikle en offentlig helsetjeneste av høy kvalitet. Virksomheten skal også bidra og være synlig nasjonalt og internasjonalt med et ansvar for også å adressere globale helseutfordringer. Mål Overordnet mål Kunnskapsportalen skal forsterke det integrerte universitetssykehuset som en synlig samfunnsaktør, og bidra til en åpen kommunikasjon med befolkning, pasienter og fagfolk. Det skal skje ved å vise hvordan St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet tilbyr moderne medisin til ulike pasientgrupper, basert på tverrfaglig samarbeid, kunnskapsbasert erfaring, forskning og utdanning. Effektmål Tilliten til universitetssykehuset styrkes gjennom større åpenhet. Befolkning og beslutningstakere får bedre kunnskap om det integrerte universitetssykehuset Fagfolk, studenter og samarbeidspartnere øker sin kunnskap fordi det er enkelt å dele informasjon og kommunisere interaktivt. Pasienter og pårørende får bedre kunnskap om behandlingstilbud og opplæringsmuligheter. Styrke rekrutteringen Gjøre informasjon tilgjengelig i nye kanaler (informasjonsarkiv) Resultatmål Ledere og fagmiljø i klinikker og institutter tar i bruk Kunnskapsportalen. Kunnskapsportalen inngår som en del av arbeidet med felles strategi for sykehus og fakultet, og blir et virkemiddel for forbedringsprogrammet for St. Olavs Hospital og tilsvarende kommunikasjonsstrategier for Det medisinske fakultet. St. Olavs Hospital og NTNU, Det medisinske fakultet synliggjør resultater som følge av tett integrasjon og samspill gjennom en ny, felles kommunikasjons- og læringsplattform. Som kommunikasjons- og formidlingskanal og i sykehusets og fakultetets egne strategiplaner. Portalen vil for eksempel være et viktig virkemiddel for å gjøre pasientforløpene brukervennlige og elektronisk kompetanseheving (e-læring). 3
Organisering og ansvar Styringsgruppe Styringsgruppen har overordnet ansvar for innholdsproduksjon, videreutvikling, teknisk drift og daglig driftsstøtte, i tråd med det som er beskrevet i denne prosjektbeskrivelsen. Styringsgruppefunksjonen legges til felles ledermøte for St. Olavs Hospital og DMF. Organisasjonsdirektøren ved St. Olavs Hospital ansvarlig for oppfølging av prosjektet på vegne av styringsgruppa. skal ha totaloversikt over prosjektet, være motivator i fagmiljøene og lede framdriften og utviklingen av prosjektet. Det betyr å lede arbeidet med konseptutvikling og den daglige driften av Kunnskapsportalen. Sentrale oppgaver for prosjektlederen er å lede arbeidsgrupper, og være brobygger mellom gruppene og fagmiljøene ved St. Olavs Hospital og Det medisinske fakultet. vil også være ansvarlig for å legge inn og redigere innholdet i Kunnskapsportalen. rapporterer til styringsgruppen. Organisasjonsdirektøren ved St. Olavs Hospital er prosjektleders kontaktperson i styringsgruppa. Content Manager Content Manager rapporterer til prosjektleder og har som hovedoppgave å tilrettelegge, organisere og produsere innhold i Kunnskapsportalen, dialog med fagmiljøene og innehenting av rådata for videre produksjon av digitalt innhold. Content Manager må ha kunnskap om digital historiefortelling og digital mediekommunikasjon. Teknisk drift NTNU har fått ansvar for teknisk drift, noe som innebærer både teknisk drift og daglig support på drift. Ressurs- og kompetansebehov er beskrevet i et eget notat fra NTNU, datert 18.11.2013. Ansvarlig for teknisk drift rapporterer til prosjektleder. Faglig redaksjon Faglig redaksjon skal gi retning i det videre arbeidet med Kunnskapsportalen, og sikre at innholdet er i tråd med overordnede strategier. Redaksjonen skal også sikre at prosjektet har nødvendig medieteknologisk kompetanse, slik at formidling av innhold tilpasses moderne, interaktiv kommunikasjon. Arbeidsgrupper Det etableres arbeidsgrupper som bl.a. skal ivareta følgende utviklingsområder: - e-læring for ansatte og studenter - pasientinformasjon om standardiserte pasientforløp - distribusjon av medisinsk informasjon regionalt - utstillingsvindu for besøkende, inkl på nett Følgende arbeidsgrupper skal etableres - Videoveggen, det etableres egne arbeidsgrupper for de enkelte topphistoriene som produseres - Minivegger, arbeidsgruppen består av representanter fra de klinikkene/instituttene som pr. dato har fått utplassert denne løsningen (ØNH, 1902-bygget, Stråleterapi, Medisinsk bibliotek, Avd. for ryggmargsskader, Ortopedisk avd.). - Utvikling og strategi Merknad [KOL1]: Det bør være noen fra det kliniske miljøet i denne gruppa og så bør vi spørre ketil Thorvik om han vil delta) 4
Organisasjonskart Styringsgruppe Kjell Olav Lyngsmo Faglig redaksjon Arbeidsgrupper Teknisk drift Rune Skillingstad Content Manager Jorid Øverdahl Framdriftsplan Frist Aktivitet Ansvar 1.4.2014 Ansette og Content Manager Styringsgruppa 1.4.2014 Ferdigstille avtale med Sony (Parallell World Lab er Styringsgruppa underleverandøren til Sony i denne avtalen). 1.5.2014 Utarbeide en detaljert framdriftsplan for prosjektperioden. Planen skal sikre at innhold og teknisk drift er i tråd med mål og forventninger. Opplæring av nøkkelpersonell i Kunnskapsportalen. Arbeide for en mest mulig leverandøruavhengig løsning. 1.5.2014 Etablere Faglig redaksjon 1.5.2014 Etablere arbeidsgrupper for utvalgte utviklingsområder 1.5.2014 Utarbeide en kommunikasjonsplan som bidrar til forankring internt, og profilering og forankring eksternt. 1.6.2014 Ta i bruk to-skjerms-løsningene som er utplassert. 1.7.2014 Produksjon av topphistorie psykiatri og fast-track 1.10.2014 Produksjon av to nye topphistorier 1.6.2014 Etablere samarbeid med kompetanse fra studenter og multimediemiljøet ved NTNU, eksempelvis i egne prosjekter eller som masteroppgaver eller type «Eksperter i team». Løpende Følge opp avtalen med SONY og sikre at det legges en plan som gjør det mulig for leverandøren å levere som forutsatt. Løpende Oppdatere og utvikle innhold i Kunnskapsportalen. Det skal skje gjennom eksisterende avtale med SONY, og gjennom et tett samarbeid med ledere og fagmiljø i klinikker og institutt. Løpende Arbeide for å kunne bruke mest mulig av allerede relevant informasjon i tekst, bilder og film. Løpende Sikre at Kunnskapsportalen har teknisk support og kompetanse for å håndtere daglig drift. 5
Risikovurdering Sett i lys av målsettingene for Kunnskapsportalen, er det flere risikofaktorer for videre drift og utvikling av portalen. De største risikofaktorene anses å være: Mangelfull forankring hos ledere og fagmiljø. Mangelfullt innhold på videoveggen og på to-skjerms-løsningene Teknologien er ukjent og sykehus og universitets mangler kompetanse på området. Evner ikke å utvikle og ta i bruk mulighetene som ligger i teknologien. Læringsmulighetene tas ikke tilstrekkelig i bruk Økonomi Produksjonsavtalen med SONY fra mai 2012 sikrer leveranse av innhold i tre år, fram til 31.12.2015. Det inngås en egen avtale om konkrete leveranser etter en omforent framdriftsplan for 1.1.2014 31.12.2015. Øvrige kostnader er knyttet til teknisk drift, prosjektledelse og internt opplærings- og utviklingsarbeid. Følgende budsjett er vedtatt for 2014 og 2015: Kostnad 2014 (i kroner) 2015 (i kroner) Innhold. 2 125 000 2 125 000 Kr 6 375 000,- totalt for 3 år Service på drift og vedlikehold. 1 050 000 1 050 000 Kr 3 150 000,- totalt over 3 år Rabatt på SONY-avtalene. -250 000-250 000 Kr 750 000,- totalt over 3 år Sum i henhold til avtale med SONY 2 925 000 2 925 000 Innhold: Content Manager 400 000 600 000 400 000 600 000 Teknisk: Multimediesenter NTNU 800 000 800 000 Teknisk: Drift/brukerstøtte IT 600 000 600 000 Freelance skribent, foto, film, utvikling 150 000 200 000 Opplæring 100 000 100 000 Reiser/studietur 50 000 50 000 Utstyr pc/redigering 50 000 50 000 Sum kostnader egne ressurser *) 2 550 000 3 000 000 Totale kostnader 5 475 000 5 925 000 Kostnad St. Olav 2 737 500 2 962 500 Kostnad NTNU 2 737 000 2 962 500 6