Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: 03.02.2015 kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen, telefon: 41 47 11 66 e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale 26.1 2015 Kirsten Aasen (s)
Saksnr Innhold PS 15/1 Valg av to til å undertegne protokoll PS 15/2 Visit Moss AS - kommunens oppfølging PS 15/3 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014 Vedlegg u.off, Offl. 23, første ledd PS 15/4 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Vålerveien boliger" PS 15/5 Revisjonsnotat - Gjennomførte kontroller knyttet til kjøp av konsulenttjenester PS 15/6 Revisjonsnotat - Låneopptak PS 15/7 Revisjonsnotater - Gjennomførte kontroller vedrørende salgsområdet - kommunalavdeling Helse og sosial PS 15/8 Bestilling til revisjonen: Oversikt over styreverv for politikere og administrative ledere i Moss kommune PS 15/9 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll PS 15/10 Endring i møteplan - vår 2015 PS 15/11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 PS 15/12 Referater og meldinger PS 15/13 Eventuelt
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/188 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 4326/2015 Klassering: 104-192 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 03.02.2015 15/1 Valg av to til å undertegne protokoll Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Til å undertegne og godkjenne protokollen sammen med utvalgets leder, velges.. og Fredrikstad, 9.1 2015 Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har bestemt at utvalget skal velge to representanter til å undertegne oggodkjenne protokollene sammen med utvalgets leder. Vurdering Ingen
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/186 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 3467/2015 Klassering: 104-189 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 03.02.2015 15/2 Visit Moss AS - eiernes oppfølging Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, 13.1 2015 Vedlegg 1. Årsberetning 2013 Visit Moss AS 2. Protokoller fra generalforsamlinger: 19.6 2012 23.4 2013 7.5 2014 3. Oppslag i www.moss-avis.no 18.12 2014 8.1 2015 9.1 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Etter flere oppslag i Moss avis angående den økonomiske situasjonen i Visit Moss AS, og på initiativ fra kontrollutvalget leder, er det avtalt med ordfører at han kommer til møte for å gi kontrollutvalget informasjon om status.
Vurdering Protokoller fra tre generalforsamlinger (2012, -13 og -14) gir et inntrykk av hvordan eierne har forholdt seg til økonomiske problemstillinger i selskapet: krav til styret ved lav, og etter hvert negativ aksjekapital. Generalforsamlingen har også bedt om mer informasjon i form av differensierte økonomiske oversikter. Det har ikke vært mulig for oss å framskaffe innkallinger og referat fra styremøter. Avisoppslagene gir et inntrykk av situasjonen per des. 2014 og jan. 2015. Saken legges fram uten forslag til vedtak. Vi anbefaler at kontrollutvalget diskuterer eventuell videre oppfølging etter å ha hørt ordførerens redegjørelse.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2014/82 Dokumentnr.: 63 Løpenr.: 201744/2014 Klassering: 104-188 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 03.02.2015 15/3 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i 2014, tas til orientering Fredrikstad, 09.01 2015 Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i Moss kommune i 2014, datert 08.01 2015 (Unntatt off. jfr. Offl. 13, jfr. Fvl. 13, første ledd) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 13/37 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeid 2014 KU - sak 13/45 Forvaltningsrevisjonsplan 2014-2015 Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon - 11. Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekter som er gjennomført i 2014. Leverte prosjekter er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden 2014 2015. I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene, slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbrukt.
Leveransegraden utgjør for Moss kommune isolert sett 96 %, og er godt over gjennomsnittet for samtlige kommuner sett under ett. Ubenyttede timer (48 timer) avregnes mot regnskapsrevisjon og eventuelt tilbakebetales kommunen. Samlet for alle kommunene har Østfold kommunerevisjon IKS en leveringsgrad på 79 % av totalt budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport for utført forvaltningsrevisjon for 2014 tas til orientering.
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/181 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 7567/2015 Klassering: 104-187 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 03.02.2015 15/4 Revisjonsrapport - Avslutning av investeringsprosjekt "Vålerveien boliger" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», til orientering 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», godkjennes. Fredrikstad, 15.01 2015 Vedlegg Revisjonsrapport Avslutning av investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», datert 15.12 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Østfold kommunerevisjon har revidert investeringsprosjekt «Vålerveien boliger» Samlet bevilging til prosjektet var kr. 10 millioner som skulle dekke kjøp av tomt samt oppføring av 5 enkle småboliger. Etter bystyret vedtak ble det gjennomført et skisseprosjekt hvor det ble konkludert med et kostnadsanslag på 23,7 millioner inkl. kjøp av tomt. MKEiendom stanset prosjektet på vegne av manglende bevilgninger. Senere har bystyret foretatt en rebudsjettering på prosjektet som innebar en reduksjon på kr. 2,5 millioner, slik at vedtatt ramme ble kr. 7,5 millioner.
Det avlagte investeringsregnskap vier at det forbruk kr. 6.1 millioner til prosjektet. Summen relaterer seg til kjøp av tomt med omkostninger på kr. 5,6 millioner samt bruk av konsulent tjenester til kr. 0,5 millioner. Revisjonen finner at innkjøpsprosessen er tilfredsstillende håndtert og dokumentert i følge gjeldende regler og at utgifter er regnskapsført og dokumentert tilfredsstillende. Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer. Vurdering Med bakgrunn i revisjonsrapporten anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», til orientering Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Revidert regnskap for investeringsprosjekt «Vålerveien boliger», godkjennes.
Revisjonsrapport Avslutning av investeringsprosjekt Vålerveien bolige r Moss kommunale eiendomsselskap KF Rolvsøy 15.1 2.2014
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING... 3 2. FORMÅL OG AVGRENSNING... 3 3. ORGANISERING OG METODEVALG... 3 4. GJENNOMFØRING... 3 5. VURDERINGER... 5 Vedlegg Saksutredning Byggeregnskap Vålerveien boliger Styresak 047/14
1. INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret 28.02.06. I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. I Moss kommune er det Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom) som står ansvarlig for de fleste av Moss kommunes investeringsprosjekter etter vedtak og bevilgning i bystyret. I ansvaret for investeringsprosjektene inngår også ansvar for regnskapsføring og videre rapportering av investeringsregnskapene. MKEiendom har avsluttet investeringsprosjekt for Vålerveien boliger, regnskapsobjekt 6520. 2. FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av investeringsprosjektet innefatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt. 3. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro Wernersen i september 2014 og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 4. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi har mottatt «Saksutredning Byggeregnskap Vålerveien boliger» datert 13.06.2014 som er godkjent av daglig leder. Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Byggeregnskapet ble styrebehandlet 17.11.2014, vedtak 047/14. Vedtaket avviker fra daglig leders forslag til vedtak. Styret var uenig i at MKEiendom skal dekke de driftsmessige konsekvenser innenfor egne budsjetter ettersom det er Moss kommune som har bestilt prosjektet, og bør i følge styret ta belastningen når prosjektet blir stoppet. Styrets innstilling til bystyret er som følger: «Driftsmessige konsekvenser av resterende kostnader på investeringsprosjektet dekkes i form av husleie til Moss kommune fra 1.1.2015». Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak.
Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp Vålerveien boliger B-119/2011 Handlingsplan 2012-2015 10 000 000 Objekt 6520 B-119/2011 Finansiering: Fullmakt til å oppta serielån over 30 år tilsvarende 10 000 000 B-112/13 Rebudsjettering, reduksjon av ramme 2 500 000 Endelig vedtatt budsjett 7 500 000 Regnskapsførte utgifter 6 111 224 Totalt bevilget etter endringer 7 500 000 Mindreforbruk 1 388 776 Forslag til vedtak: Bruk av lån 5 592 013 Overføring fra Moss kommune vedr. konsulenttjenester 519 211 Opprinnelig bevilgning til prosjektet var på kr 10 mill. Vedtaket innebar kjøp av tomt samt oppføring av 5 enkle småboliger. Det ble ikke gjennomført et forprosjekt eller lignende forut for bevilgningen i 2011. I følge MKEiendom, forelå det et enkelt estimat på 5 mill. kr som kun omfattet bygging av 4-5 boliger dvs. ikke kjøp av tomt. Etter vedtaket ble det gjennomført et skisseprosjekt hvor det ble konkludert med et kostnadsanslag på kr 23 690 750 inklusiv kjøp av tomt. Prosjektet ble av den grunn stanset av MK Eiendom uten formelt vedtak i Bystyret. I følge MKEiendoms saksutredning av 13.06.2014 har foretaket ved flere anledninger etterlyst formell stoppordre fra oppdragsgiver (Moss kommune) via notat, møter o.l., men har kun fått muntlig tilbakemelding. I 2013 ble det foretatt en rebudsjettering på prosjektet som innebar en reduksjon på kr 2,5 mill., slik at endelig vedtatt ramme ble kr 7,5 mill. Årsaken til budsjettreduksjonen er i følge MKEiendom at byggingen ikke ble igangsatt. Innkjøpsprosessen Det har ikke vært aktuelt å gjennomføre anbudskonkurranser knyttet til prosjektet. Det ble foretatt avrop på rammeavtale i forhold til arkitekttjenester. Leverandør rangert som nummer 1 ble benyttet. Regnskap Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (byggeregnskapet i saksutredningen) mot økonomisystemet på objekt 6520, og det er ikke funnet avvik. Regnskapsførte utgifter gjelder i all hovedsak kjøp av tomt. Mindreforbruket som fremkommer i tabellen er ikke reell ettersom prosjektet i utgangspunktet innebar mer enn kun
kjøp av tomt. Konsulenttjenester som vedrører skisseprosjektet er bokført i investeringsregnskapet med kr 519 211. Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at håndtering av bilag og dokumentasjon er håndtert tilfredsstillende. Gjennomførte bilagskontroller viste at fakturaene var merket på en slik måte at det var enkelt å henvise de til prosjektet. Renter Investeringsprosjektet er belastet med byggelånsrenter med kr 247 541. Avslutning Ifølge foretakets rutiner skal regnskapsavslutning av byggeregnskapet foretas innen ni måneder etter at bygget er ferdigstilt. De siste utgiftene på prosjektet ble belastet regnskapet i desember 2013. Saksutredningen er datert 13.06.2014 dvs. ca. 6 måneder senere. 5. VURDERINGER Bystyret har opprinnelig vedtatt prosjektet med en utgiftsramme på kr 10 mill. som omfattet kjøp av tomt samt oppføring av 5 enkle småboliger. Budsjettet er senere redusert til kr 7,5 mill. Revidert kostnadsoverslag etter skisseprosjekt ble anslått til kr 23 690 750. På grunn av at prosjektet ville bli mye dyrere enn forutsatt ble det stanset. Det foreligger imidlertid ikke noe formelt vedtak i Bystyret. I MKEiendoms saksutredning av 13.06.2014, styresak 047/14, fremkommer det at foretaket har konkludert med at prosjektet aldri vil bli sluttført i den form det ble vedtatt og foretaket har avsluttet prosjektet til tross for at formell «stoppordre» manglet. Revisjonen er av den oppfatning at det tilligger Bystyret å vedta endringer/stansing av investeringsprosjekter. Utgifter til kjøp av tomt isolert sett uten gebyrer o.l. beløper seg til kr 5 168 000. Det kan stilles spørsmål om beslutningsgrunnlaget som forelå ved Bystyrets behandling var realistisk. Revisjonen finner at innkjøpsprosessen er tilfredsstillende håndtert og dokumentert i følge gjeldende regler og at utgifter er regnskapsført og dokumentert tilfredsstillende. Rolvsøy, 4.12.2014 Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Catrine Spro Wernersen (sign.) revisor
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/180 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 2653/2015 Klassering: 104-186 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 03.02.2015 15/5 Revisjonsnotat - Gjennomførte kontroller knyttet til kjøp av konsulenttjenester Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller om kjøp av konsulenttjenester til etterretning. 2. Kontrollutvalget merker seg rådmannens kommentarer til notatet. Selv om rådmannen gir en utfyllende forklaring på revisjonens funn, og flere av forholdene allerede er rettet opp, ber utvalget revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll i løpet av våren 2015. Fredrikstad, 26.1 2015 Vedlegg 1. Revisjonsnotat etter gjennomførte kontroller knyttet til kjøp av konsulenttjenester i Moss kommune, datert 06.01 2015 2. Rådmannens merknader til notatet, datert 23.1 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Revisjonen har foretatt kontroller vedrørende kjøp av konsulenttjenester som en planlagt revisjonshandling i 2014. Kontrollen er begrenset til anskaffelsesprosessen frem til avtale/kontrakt er inngått. Dvs. at det er ikke foretatt kontroll av at fakturaer er i henhold til kontrakt. Følgende ble undersøkt: at det er benyttet korrekt anskaffelsesprosedyrer i følge regelverket for offentlige anskaffelser samt internt regelverk at kontrakt/avtale er inngått av person med budsjettdisponeringsmyndighet på området
at det foreligger dokumentasjon som viser at leverandører blir vurdert i forhold til kriteriene og om «beste» leverandør er valgt at det foreligger anskaffelsesprotokoll der dette er pålagt og at det er innhentet gyldige HMS- og skatteattester Revisjonen har også fulgt opp enkelte forhold som ble tatt opp i forbindelse med Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kjøp av konsulenttjenester Moss kommune» av 12. april 2012. Revisjonen konkluderer med at lov og forskrift om offentlige anskaffelser samt interne rutiner for innkjøp hovedsakelig er fulgt for utvalgte kjøp av konsulenttjenester. Revisjonen påpeker midlertid er det uheldig at det er foretatt direkte kjøp for mer enn 5 mill. kr i perioden 1.1.14-6.11.14. Forklaringen på dette direkte kjøpet skyldes at ingen av leverandørene som omfattes av rammeavtalen kunne levere disse tjenestene, og kommunen så seg derfor nødt til å foreta direkte kjøp fra leverandører utenfor rammeavtalen. Det er nå inngått ny avtale for vikartjenester. Det er også avdekket manglende protokollføring for enkelte anskaffelser. For disse anskaffelsene mangler også innhenting av HMS- og skatteattester. Revisjonen viser også til at det er innkjøpsleder, i følge interne rutiner, som skal kvalitetssikre alle kjøp av konsulenttjenester. Revisjonens gjennomgang viser at innkjøpsleder ikke er involvert i alle anskaffelsene. Revisjonen merker seg videre at det fremdeles ikke foreligger et helhetlig kvalitetssystem på området og at det ikke finnes økonomihåndbok eller lignende. I notatet gir revisjonen følgende anbefalinger til forbedringer: det bør innføres et kvalitetssystem på anskaffelsesområdet, f.eks. i form av sjekklister det bør utarbeides økonomihåndbok eller tilsvarende anskaffelsesprotokollene fra Mercell bør også gi opplysning om valg av leverandør, kontraktssum samt at de dateres og signeres innkjøpsleder bør sende ut en påminnelse om at alle kjøp av konsulenttjenester skal kvalitetssikres av ham Revisjonen har oversendt notatet til kommunens administrasjon ved rådmann, økonomisjef og innkjøpssjef. Rådmannens merknader gir utdypende opplysninger knyttet til revisjonens funn Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta revisjonsnotat, etter gjennomførte kontroller om kjøp av konsulenttjenester til etterretning. Selv om rådmannen gir en utfyllende forklaring på revisjonens funn, og flere av forholdene allerede er rettet opp, mener sekretariatet at kontrollutvalget bør be revisjonen om å foreta en oppfølgingskontroll i løpet av våren 2015.
Notat etter gjennomførte kontroller knyttet til kjøp av konsulenttjenester i Moss kommune Innledning Revisjonen har foretatt kontroller vedrørende kjøp av konsulenttjenester som en planlagt revisjonshandling i 2014. Utførte revisjonshandlinger Kontrollen er begrenset til anskaffelsesprosessen frem til avtale/kontrakt er inngått. Dvs. at det er ikke foretatt kontroll av at fakturaer er i henhold til kontrakt. Følgende ble undersøkt: at det er benyttet korrekt anskaffelsesprosedyre i følge regelverket for offentlige anskaffelser samt internt regelverk at kontrakt/avtale er inngått av person med budsjettdisponeringsmyndighet på området at det foreligger dokumentasjon som viser at leverandører blir vurdert i forhold til kriteriene og om «beste» leverandør er valgt at det foreligger anskaffelsesprotokoll der dette er pålagt og at det er innhentet gyldige HMS- og skatteattester Revisjonen har også fulgt opp enkelte forhold som ble tatt opp i forbindelse med Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kjøp av konsulenttjenester Moss kommune» av 12. april 2012. Resultat av utført revisjon Revisjonen tok utgangspunkt i regnskapsførte utgifter pr. 6. november 2014 på arter for kjøp av konsulenttjenester i 2014. Det ble foretatt stikkprøver knyttet til leverandører med størst omsetning samt fakturabeløp på over kr 100 000. Totalt ble 19 leverandører valgt ut. Vår kontroll viser at det, i enkelte tilfeller, er foretatt direkte anskaffelser for store innkjøp. Det gjelder kjøp fra Ambio Helse AS, Konstali Helsenor AS og Synspedagogene AS. De 2 førstnevnte gjelder vikartjenester innenfor helse. Disse var med i konkurransen om rammeavtale for slike tjenester, men ble ikke valgt. Revisjonen har fått opplyst at ingen av leverandørene som omfattes av rammeavtalen kunne levere disse tjenestene, og kommunen så seg derfor nødt til å foreta direkte kjøp fra leverandører utenfor rammeavtalen. Det er nå inngått ny avtale for vikartjenester. Hittil i 2014 (pr. 6. november) viser regnskapet at det har vært utbetalinger til Ambio Helse AS på kr 4 075 630,80 eksl. mva. og kr 732 609,51 eksl. mva. til Konstali Helsenor AS. Utbetalinger til Synspedagogene AS utgjør i samme periode kr 344 893 eksl. mva. I interne rutiner fremkommer at det for alle kjøp over kr 20 000 skal innhentes tilbud fra to leverandører og minst 3 når anskaffelsen overstiger kr 100 000. Vår kontroll viser at kjøp av konsulenttjenester fra Insam AS vedr. sentrumsutvikling, er foretatt som direkte anskaffelse uten at andre leverandører er forespurt. Anskaffelsen ble anslått til om lag kr 100 000. Det 1
foreligger anskaffelsesprotokoll, og i denne er det gitt en begrunnelse for valg av leverandør. Det er også foretatt direkte anskaffelse fra PricewaterhouseCoopers AS (pwc) vedrørende et effektivitetsprosjekt. Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll og mottatt engasjementsbrev angir ingen ramme utover en fastsatt timepris. Tall fra regnskapet, tyder på at anskaffelsen beløper seg til rundt kr 100 000. I engasjementsbrevet står det at oppdraget er å anse som en videreføring av et tidligere oppdrag i november 2012. Ingeniør/takstmann Jan Gunther er benyttet til en rekke takseringsoppdrag. Det foreligger ingen avtale/kontrakt eller annen skriftlig dokumentasjon med firmaet. Hittil i år (pr. 6. november) er det utgiftsført kr 122 192 eksl. mva. på leverandøren. Kommunen benytter nå Mercell som verktøy i anskaffelsesprosessen og skjemaer for bl.a. konkurransegrunnlag og anskaffelsesprotokoll kommer fra dette systemet. Anskaffelsesprotokollene angir ikke hvem som har vunnet konkurransen og kontraktssum. De protokollene som revisor har mottatt er heller ikke datert/signert. I følge innkjøpsrutinene skal alle anskaffelser vedr. kjøp av konsulenttjenester, kvalitetssikres av innkjøpsleder. Av utvalget på 19 anskaffelser, har innkjøpsleder ikke vært involvert i 7 av disse. Dette gjelder i hovedsak de mindre anskaffelsene samt der det er foretatt direkte kjøp. Der det er gjennomført konkurranse foreligger det stort sett nødvendig dokumentasjon og kontrakter/avtaler er signert av personer med slik myndighet. Imidlertid har ikke revisor mottatt dokumentasjon for gjennomført tilbudsevaluering vedr. «Rammeavtale om konsulenttjenester vedr. bolig, by og stedsutvikling i Mosseregionen» (utvalgt leverandør Rambøll Norge AS) og avtale om skjenkekontroll hvor valgt leverandør var Securitas. Av utvalget på 19 leverandører har revisjonen mottatt anskaffelsesprotokoll for 13 anskaffelser. Dokumentasjon vedr. «Rammeavtale for medikamenter» (Apotek1) foreligger ikke i Moss kommunes saksarkiv. Revisjonen har fått opplyst at det var Hobøl kommune som var ansvarlig for inngåelse av rammeavtalen. Det er ikke utarbeidet anskaffelsesprotokoll der det er foretatt direkte kjøp. Dette gjelder de resterende 5 leverandørene. I følge forvaltningsrevisjonsrapporten, har administrasjonen opplyst at et helhetlig kvalitetssystem som skal ivareta etterlevelse av rammeavtaler og regelverket generelt var underveis. Revisjonen har videre anbefalt kommunen å oppdatere økonomihåndboka. Revisor har fått opplyst av innkjøpsansvarlig at det ikke foreligger et helhetlig kvalitetssystem for anskaffelser. Det foreligger heller ingen økonomihåndbok, økonomiinstruks eller tilsvarende. Vurdering/konklusjon Gjennomført revisjon viser at lov og forskrift om offentlige anskaffelser samt interne rutiner for innkjøp hovedsakelig er fulgt for utvalgte kjøp av konsulenttjenester. Imidlertid er det uheldig at det er foretatt direkte kjøp for mer enn 5 mill. kr i perioden 1.1.14-6.11.14. Det er også avdekket manglende protokollføring for enkelte anskaffelser. For disse anskaffelsene mangler også innhenting av HMS- og skatteattester. Anskaffelsesprotokollene fra Mercell inneholder ikke opplysning om hvem som har vunnet konkurransen eller kontraktssum. De er heller ikke datert og signert. I følge Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-3 (2) skal protokollen beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. I vedlegg 3 (anskaffelser mellom 100 000 og 500 000) fremkommer det i punkt 1.8 «Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi» og i punkt 1.10 «Dato og protokollførers signatur». Tilsvarende finnes i punkt 1.12 og 1.15 i vedlegg 4 (anskaffelser over kr 500 000). Det mangler dokumentasjon knyttet til tilbudsevaluering for 2 konkurranser. Slik dokumentasjon bør arkiveres på saken. 2
Som nevnt skal innkjøpsleder, i følge interne rutiner, kvalitetssikre alle kjøp av konsulenttjenester. Revisjonens gjennomgang viser at innkjøpsleder ikke er involvert i alle anskaffelsene. Revisjonen merker seg at det fremdeles ikke foreligger et helhetlig kvalitetssystem på området og at det ikke finnes økonomihåndbok eller lignende. Anbefalinger det bør innføres et kvalitetssystem på anskaffelsesområdet, f.eks. i form av sjekklister det bør utarbeides økonomihåndbok eller tilsvarende anskaffelsesprotokollene fra Mercell bør også gi opplysning om valg av leverandør, kontraktssum samt at de dateres og signeres innkjøpsleder bør sende ut en påminnelse om at alle kjøp av konsulenttjenester skal kvalitetssikres av ham Administrasjonens kommentar: Vi vil tilstrebe å gjøre rutinene våre enda bedre og takker for anbefalingene fra dere. Vi skal ta de med oss videre. Rolvsøy, 6.1.2015 Jolanta Betker(sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Catrine Spro Wernersen (sign.) revisor 3
ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/181 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 1800/2015 Klassering: 104-187 Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss 03.02.2015 15/6 Revisjonsnotat: Låneopptak Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens notat om låneopptak, til orientering 2. Notat oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar revisjonsnotat om låneopptak, til orientering Fredrikstad, 06.01 2015 Vedlegg Østfold kommunerevisjon, Notat Låneopptak, datert 05.01 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Som en del av den planlagte revisjonen i 2014 har revisjonen kontrollert forhold rundt årets (2014) låneopptak i Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom). Følgende handlinger er utført: innhenting og gjennomgang av aktuelle rutiner samtale med økonomiansvarlig for gjennomgang av praksis gjennomgang av dokumentasjon vedrørende årets låneopptak I handlingsplanen 2014-2017 fremkommer det at årets låneopptak er kr 71 873 478. For MKEiendom KF utgjør låneopptaket kr 58 889 000 basert på de investeringene som det er redegjort for i handlingsplanen og gjennom bystyrets behandling. Revisjonen opplyser videre at før låneopptakene i 2014 hadde MKEiendom KF kr 31 297 755 i ubrukte lånemidler (per 31.12 2013). I følge MKEiendom KF ble ubrukte lånemidler vurdert før årets låneopptak, men på bakgrunn av usikkerhet knyttet til investeringsbudsjettet på søknadstidspunktet ble
det tatt opp lånemidler som dekket det opprinnelige budsjettet. Låneopptaket ble vurdert i høstens sak om rebudsjettering og styret vedtok da som forslag til bystyret at det foretas en ekstraordinær nedbetaling av lån på 23,1 millioner kroner. Nedbetalingen er i tråd med revisjonens tolkning av regelverket om at ubrukte lånemidler bør redusere fremtidige låneopptak. Revisjonen redegjør i notatet at for at styret i MKEiendom KF har vedtatt prosjektene Trollskogen barnehage og Alby med låneopptak. Disse er ikke inntatt i handlingsplanen og således ikke vedtatt av bystyret. Til sammen utgjør låneopptak på disse to prosjektene kr 6 308 778. Det er ikke i tråd med gjeldene bestemmelser at styret i MKEiendom KF har myndighet til å oppta lån til investeringer. MKEiendom KF er å anse som en del av kommunen og er således underlagt bystyrets budsjettmyndighet. MKEiendom KF opplyser til sekretariatet at for året 2015 har bystyret vedtatt en diversepost for MKE for småinvesteringer (låneopptak) på kr. 10 000 000, slik at ikke styret kommer i en tilsvarende situasjon. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta revisjonens notat om låneopptak til orientering. Saken foreslås oversendt bystyret med følgende forslag til vedtak: Bystyret tar revisjonens notat om låneopptak til orientering
Unntatt off., jf. Offl. 13, jf. Fvl. 13, 1. ledd NOTAT Låneopptak Bakgrunn for notatet Som en del av den planlagte revisjonen i 2014 har revisjonen kontrollert forhold rundt årets låneopptak i Moss kommunenale eiendomselskap KF (MKEiendom). Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har foretatt en gjennomgang av MKEiendoms håndtering av låneopptak. Følgende handlinger er utført: innhenting og gjennomgang av aktuelle rutiner samtale med økonomiansvarlig for gjennomgang av praksis gjennomgang av dokumentasjon vedrørende årets låneopptak Resultat av utført revisjon Årets låneopptak beløper seg til kr 71 873 478 og er tatt opp i Kommunalbanken. Dokumentasjonen viser at det også er innhentet tilbud fra KLP. I Handlingsplanen 2014-2017 fremkommer det at andelen av årets låneopptak i MKEiendom utgjør kr 58 889 000 basert på de investeringene som det er redegjort for i handlingsplanen. Som grunnlag for søknad om låneopptak foreligger en oversikt som viser de enkelte investeringsprosjektene. Beløpene er eksl. mva. Det henvises også til de aktuelle vedtakene. I tillegg til vedtak i Handlingsplanen for 2014-2017 er det et bystyrevedtak i 2014 som medførte flere tillegg i forhold til handlingsplanen. Det føres også opp fire prosjekter hvor investering og finansiering er vedtatt av MKEs styre. Imidlertid ser revisjonen at to av disse (objektene 6525 og 6557) er medtatt i handlingsplanen og således også vedtatt av bystyret. Prosjektene som MKE selv har vedtatt er objekt 6524 Trollskogen barnehage og objekt 6532 Alby. Til sammen utgjør låneopptak på disse kr 6 308 778. MKEiendom har opplyst at de har vært av den oppfatning at igangsetting av slike mindre prosjekter har ligget innenfor deres fullmakt, jf. vedtektenes 3. I vedtektens 3 første ledd fremkommer følgende: «Kjøp og salg innenfor foretakets formål som overstiger kr 10 mill. skal forelegges bystyret før kjøp-/salgsprosessen starter. Før årets låneopptak hadde MKEiendom kr 31 297 755,22 i ubrukte lånemidler. I følge MKEiendom ble ubrukte lånemidler vurdert før årets låneopptak, men på bakgrunn av usikkerhet knyttet til investeringsbudsjettet på søknadstidspunktet ble det tatt opp lånemidler som dekket det opprinnelige budsjettet. Låneopptaket ble vurdert i høstens sak om rebudsjettering og styret vedtok da som forslag til bystyret at det foretas en ekstraordinær nedbetaling av lån på 23,1 millioner kroner.