Konkurransegrunnlag - Åpen anbudskonkurranse KJØP AV HJULLASTER Eigersund kommune 2014
INNHOLDSFORTEGNELSE 1.0 ANSKAFFELSENS FORMÅL 2.0 OMFANG OG KONTRAKTSVERDI 3.0 GENERELT OM KONKURRANSEN 3.1 Krav til tilbudet 3.2 Prosedyre 3.3 Kontaktperson 3.4 Innlevering av tilbud 3.5 Vedståelsesfrist 3.6 Ytterligere opplysninger 3.7 Rettelser/spørsmål 3.8 Tilbakekall eller endring 3.9 Offentlighet 4.0 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Bruksområde 4.2 Minstekrav, prøvekjøring m.m. 5.0 KVALIFIKASJONSKRAV 6.0 TILDELINGSKRITERIER 7.0 STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. 7.2 Forholdet til tredjemann 7.3 Dokumentrang 7.4 Taushetsplikt 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser 7.6 Prisjusteringer 7.7 Levering 7.8 Forsinkelse 7.9 Miljø 7.10 Kvalitet, reklamasjoner 7.11 Tvister 7.12 Bruk av utenlandsk arbeidskraft 7.13 Lønns- og arbeidsforhold VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Tilbudsbrev m/ firmaopplysninger/signering Prisskjema Skjema - Kravspesifikasjon Egenerklæring om HMS Side 2 av 12
1. ANSKAFFELSENS FORMÅL Eigersund kommune v/ Seksjon Vei- og utemiljø (heretter kalt Oppdragsgiver) innbyr til åpen anbudskonkurranse for kjøp av hjullaster. Hjullasteren vil ha et bredt bruksområde i den kommunale driften og benyttes blant annet til skraping av grusveier, vintervedlikehold, setting av snøstikker, soping, lapping av hull (transport av masser) etc. For nærmere beskrivelse henvises det til kravspesifikasjon i kapittel 4. 2. OMFANG OG KONTRAKTSVERDI Anslått verdi på hjullasteren er ca. kr. 1.000.000,- eks. MVA. Det her er ikke inkludert eventuelt kjøp av tilleggsutstyr som beskrevet i punkt 32-34 i vedlegg 3. Beløpet er veiledende og medfører ingen rettigheter for leverandør eller forpliktelse for kommunen. Oppdragsgiver tar forbehold om at anbudskonkurransen kan avlyses dersom inngitte priser på hjullasteren overskrider økonomisk ramme for prosjektet. Dersom den økonomiske rammen overskrides i tilbudet, kan alternativt oppdragsgiver endre eller justere omfanget, eller ta ut en mindre del av oppdraget. Resterende tilbudspriser fra leverandøren skal stå ved lag. Oppdragsgiver ønsker kortest mulig leveringstid av hjullasteren. 3. GENERELT OM FORESPØRSELEN 3.1 Krav til tilbudet Tilbyder skal utarbeide et skriftlig tilbud med dokumentasjon iht. de krav som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. Tilbudet skal følge denne rekkefølgen: 1. Tilbudsbrevet i Vedlegg 1 med leverandøropplysninger og eventuelle forbehold av ikke vesentlig karakter, samt signaturen til bemyndiget person. 2. Prisskjemaet i vedlegg 2. 3. HMS egenerklæring (vedlegg 4 kan benyttes). 4. Skatteattester (skatt + mva). 5. Firmaattest. 6. Dokumentasjon av hjullasterens spesifikasjoner, jfr. krav i kapittel 4 - Kravspesifikasjon. Dette omfatter blant annet utfylling av skjema i vedlegg 3. Tilbudsspråket skal være norsk. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av den enkelte tilbyder. Det gjøres oppmerksom på at manglende dokumentasjon vil kunne føre til avvisning av leverandør og/eller tilbud. Avvisningsreglene knyttet til offentlige anskaffelser finnes i Forskrift til lov om offentlige anskaffelser 11-10 til 11-11, og tilbydere oppfordres til å gjøre seg kjent med disse. Side 3 av 12
3.2 Prosedyre Konkurransen baseres på prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 del I og II. Konkurransen utlyses på Doffin.no. CPV-nr på anskaffelsen er 34144710 Hjullastere, 34143000 Motorkjøretøyer til vintervedlikehold, 43220000 Veiskraper og planeringsmaskiner og 43230000 Skrapemaskiner. 3.3 Kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson i anskaffelsesprosessen er: Navn: Jan Henning Kristensen Telefon: 51 46 80 59 Adresse: Rådhuset, 3. etasje (Bøckmansgt. 2) E-post: jan.henning.kristensen@eigersund.kommune.no 3.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes eller leveres til kontaktpersonen og tilbudet skal merkes Tilbud på hjullaster. Innleveringsadresse: Eigersund kommune Økonomiavdelingen v/ Jan Henning Kristensen Postboks 580 4379 Egersund Innleveringssted: Bøckmansgt. 2 (Rådhuset), 3. etj. Att. Jan Henning Kristensen. Innleveringsfrist: 24.09.2014 kl. 12.00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Det vil ikke finne sted offentlig åpning av tilbudene. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud i tre måneder fra innleveringsdato. 3.6 Ytterligere opplysninger Ytterligere opplysninger om oppdraget kan fås ved henvendelse til oppdragsgivers kontaktperson. 3.7 Rettelser/spørsmål Innen tilbudsfristens utløp har kommunen rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Disse skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Tilbydere oppfordres til umiddelbart å informere oppdragsgiver dersom det oppdages feil eller mangler i konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget skal stilles skriftlig til kontaktperson senest 17.09.14 kl. 12.00. Spørsmål etter denne fristen er ikke garantert svar. Opplysninger Side 4 av 12
som kommunen gir på skriftlig forespørsel fra leverandører vil meddeles alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. 3.8 Tilbakekall eller endring Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes og leveres i samsvar med retningslinjene i dette konkurransegrunnlaget. 3.9 Offentlighet Oppdragsgiver følger Offentlighetsloven mht til innsyn i tilbud og protokoll ( 23 tredje ledd) og meroffentlighet ( 11). Opplysninger som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift er imidlertid unntatt offentlighet, som Fvl 13 og FOA 3-6. 4. KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Bruksområde Hjullasteren vil ha et bredt bruksområde i den kommunale driften og skal blant annet benyttes til skraping av grusveier, vintervedlikehold, setting av snøstikker, soping, lapping av hull (transport av masser) etc. Eigersund kommune forvalter drøyt 150 km veier og avstanden mellom ytterpunktene er store. Det er derfor behov for en maskin som raskt kan forflytte seg slik at vi ikke mister verdifull tid til unødvendig lang transport - det vil legges vekt på maskinens transporthastighet. Maskinen må ha egenskaper som gjør den godt egnet til skraping av veier. Den skal også benyttes i den gamle bydelen av Egersund sentrum, hvor det er trange gater og kryss. Det er derfor et krav at den skal ha god svingradius. 4.2 Minstekrav, prøvekjøring m.m. Tilbyder skal fylle ut vedlegg 3 med minstekrav for hjullasteren. Vær oppmerksom på at minstekrav som ikke er oppfylt kan medføre avvisning av tilbudet. Forøvrig skal det vedlegges eller oppgis informasjon om følgende forhold: Leveringstid hjullaster. Oppdragsgiver ønsker en kort leveringstid. Opplysning om leveringstid skal oppgis i vedlegg 2. Garantier skal oppgis Bilder av hjullasteren og øvrige standard opplysninger, som ikke fremgår av kravene i vedlegg 3. Det skal vedlegges detaljert spesifikasjon over tilbudte hjullaster og tilhørende utstyr. Ved behov vil prøvekjøring bli aktuelt. Det forutsettes at leverandører som leverer tilbud, kan stille tilbudt maskin tilgjengelig for prøvekjøring i Eigersund kommune på kort varsel under hele vedståelsesperioden. Hvis leverandør ikke kan stille maskin tilgjengelig for prøvekjøring i Eigersund kommune, skal leverandøren dekke alle oppdragsgivers kostnader (medgått tid, reisekostnader osv.) med prøvekjøring på annet sted. Side 5 av 12
5. KVALIFIKASJONSKRAV Minimumskrav som stilles for at leverandøren skal kunne tildeles kontrakt: Leverandøren skal være à jour med innbetaling av myndighetspålagte skatter og avgifter. Leverandøren skal oppfylle myndighetspålagte krav om HMS Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (2 skjemaer) skal vedlegges tilbudet. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 mnd fra innleveringsfristen for tilbudet. Leverandøren skal legge ved tilbudet en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved en eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vedlegg 2 kan fylles ut. Firmaattest. 6 TILDELINGSKRITERIER Etter at kvalifikasjonene (jf. kap. 5) til de leverandørene som ikke er avvist er vurdert, vil tildeling av kontrakt skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Kriteriene for valg av tilbud er: Pris 60 % Kvalitet, funksjonalitet, levering m.m. 40 % Pris: Pris for hjullasteren skal oppgis eks mva., men forøvrig inkludert alle andre aktuelle kostnader. Maskinen skal leveres i Eigersund kommune, og dette skal også være inkludert i prisen. Pris skal oppgis i vedlegg 2. Evaluering av pris vil bli gjort med utgangspunkt i totalpris for hjullaster som er i tråd med punktene 1 31 i vedlegg 3. Prisene som oppgis vedrørende punkt 32-34 i vedlegg 2 (prisskjemaet) vil ikke være en del av oppdragsgivers prisevaluering. Det som omfattes av punktene 32-34 står oppdragsgiver fritt til å velge om en ønsker å kjøpe eller ikke, til prisene som oppgis i tilbudet. Kvalitet, funksjonalitet, leveringstid m.m.: Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig vurdering av den tilbudte hjullasterens kvalitet og funksjonalitet i forhold til oppdragsgiver sitt behov, basert på tilsendt dokumentasjon som beskrevet i kapittel 4.1 og 4.2 (inkludert vedlegg 3), samt eventuell prøvekjøring av kjøretøyet, leveringstid m.m. Side 6 av 12
7. STANDARD KONTRAKTSVILKÅR 7.1 Endringer, tillegg m.v. Endringer, tillegg m.v. til denne avtale skal være skriftlig. Vesentlige endringer godtas ikke. 7.2 Forholdet til tredjemann Det er ikke adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter denne avtale til tredjemann uten skriftlig samtykke fra den annen part. I denne anledning anses kommunen, kommunalt eide selskaper og selskaper/stiftelser som får sine vesentligste økonomiske bidrag fra kommunen som en enhet. Leverandøren plikter å sørge for at kommunen får de samme rettigheter overfor underleverandører eller andre som deltar i oppfyllelsen av leveranse iht. denne avtale, og at disse blir pålagt de forpliktelser som fremgår av denne avtale, inkludert de dokumenter som er nevnt i denne avtale. 7.3 Dokumentrang Dersom avtaledokumentet inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Skriftlige endringer til kontrakten Kontrakten Konkurransegrunnlag m/ standard kontraktsvilkår Tilbudet fra leverandøren Salgs- og leveringsbetingelser fra leverandøren gjelder kun i den grad de ikke kommer i konflikt med Oppdragsgivers Standard kontraktsvilkår og konkurransegrunnlaget forøvrig. 7.4 Taushetsplikt Leverandøren og dennes personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for kommunen. 7.5 Fakturerings- og betalingsbetingelser Betalingsbetingelser er 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Det skal ikke beregnes noen form for gebyrer eller tillegg. Eventuell morarente beregnes iht. forsinkelsesrenteloven. Faktura skal henvise til gjeldende avtale. Faktura skal være oversiktelig slik at det er lett å kontrollere at kommunen har fått avtalte priser. Faktura skal sendes elektronisk via vår meldingssentral. Betaling skal anses å være foretatt når kommunen har innlevert betalingsoppfordring/- anmodning til bank/post. 7.6 Prisjusteringer Pristilbudet er bindende, med mindre helt spesielle forhold ved oppdraget/arbeidet tilsier nærmere forhandlinger. 7.7 Levering Leveringsbetingelsene er fritt levert til avtalt leveringssted. Leverandøren har ansvar for at tjenesten er levert til avtalt tid og pris. Oppgjør for leveransen skjer i sin helhet etter fullverdig levering, inkludert dokumentasjon. Side 7 av 12
Med mindre annet er avtalt, skal leverandøren innen 7 dager etter mottakelse av bestilling sende ordrebekreftelse. Dersom ordrebekreftelsen på noe punkt avviker fra bestillingen, skal dette uttrykkelig opplyses og hvert avvikende punkt spesifiseres. Ved slike avvik fra bestillingen er kontrakt ikke å anse som inngått med mindre Oppdragsgiver skriftlig godtar avvikene. Hvis leveringstid ikke er oppgitt i bestillingen, skal leverandøren oppgi denne i sin ordrebekreftelse. 7.8 Forsinkelse Leverandøren skal umiddelbart underrette Oppdragsgiver om eventuelle forsinkelser i levering ift. avtalte tidspunkter. Oppdragsgiver har krav på fradrag i prisen ved forulempende forsinkelse. Kommer partene ikke til enighet om fradragets størrelse, har Oppdragsgiver ensidig rett til heving av avtalen, der påløpte kostnader belastes leverandøren. 7.9 Miljø Oppdragsgiver ønsker i størst mulig grad å benytte produkter som er miljøvennlige. Leverandøren skal derfor tilfredsstille de miljøkrav som er satt til bransjen, og arbeide systematisk for å oppnå bedre miljømessige resultater. På oppfordring fra Oppdragsgiver skal leverandøren kunne vise til det arbeidet som blir gjort for å sikre miljøvennlige produkter og produksjonsprosesser. 7.10 Kvalitet, reklamasjoner Leverandørene skal tilby varer av fullgod kvalitet. Produktene skal være etter den standard og kvalitet som beskrevet i konkurransegrunnlaget og i tilbudet fra leverandør. Det regnes som en mangel dersom avtalegjenstanden ikke holder den kvalitet eller standard som er avtalt. 7.11 Tvister Dersom det oppstår tvister mellom partene om tolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem kan enhver av partene bringe saken inn for de ordinære domstoler. Verneting er Dalane Tingrett. 7.12 Bruk av utenlandsk arbeidskraft Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde de lover og regler som gjelder for bruk av utenlandsk arbeidskraft. 7.13 Lønns- og arbeidsforhold Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for aktuelt sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. (ILO-konvensjon nr 94.) Leverandøren skal på anmodning legge fram dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som gjelder. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. Side 8 av 12
FIRMAOPPLYSNINGER/SIGNERING Vedlegg 1 Firmaopplysninger Navn: Adresse: Kontaktperson: Telefonnummer: E-post: Organisasjonsnr: Sjekkliste for vedlegg: Skatteattest for skatt og skatteattest for MVA er vedlagt (2 skjemaer): Egenerklæring vedrørende HMS er vedlagt Firmaattest er vedlagt All informasjon etterspurt i kravspesifikasjon (kap. 4) er oppgitt All informasjon etterspurt i vedlegg 2 og 3 oppgitt Sett kryss: Tilbudsbrev Anbudskonkurranse, kjøp av hjullaster Dato: Vi viser til mottatt konkurransegrunnlag. Vi ønsker herved å inngi et komplett tilbud i henhold til de forutsetninger som er gitt i konkurransegrunnlaget. Tilbudet leveres uten forbehold. Vi tar følgende forbehold: Referanse konkurransegrunnlaget Beskrivelse av forbehold Årsak til forbehold Konsekvenser for ytelser, pris, risiko, fremdrift m.v. Med vennlig hilsen (signatur) Navn og tittel: Side 9 av 12
Prisskjema Vedlegg 2 Pris inkl. standardutstyr, evt. ekstrautstyr, levering og evt. avgifter: Kr... eks. mva. Evaluering av pris i anbudskonkurransen vil bli gjort med utgangspunkt i totalpris for det som inngår i punktene 1 31 i vedlegg 3. Det er denne prisen som skal oppgis i kolonnen til høyre. Punkt 32 34 i vedlegg 3: 32. Snøskuffe, minimum 2,4 m. bredde (angi bredde) med OilQuick Pris eks. mva oppgis på linjene under: 33. Strø-apparat (selv lessende tallerkenspreder) med OilQuick 34. Vikeplog, ca. bredde 2,60 m. (angi bredde) med OilQuick Prisene som oppgis i punkt 32-34 vil ikke være en del av oppdragsgivers prisevaluering. Det som omfattes av punktene 32-34 står oppdragsgiver fritt til å velge om en ønsker å kjøpe eller ikke, til prisene som oppgis i tilbudet. Leveringstid: Hjullasteren kan leveres i Eigersund kommune innen (dato) (dato) Kommentar: Side 10 av 12
Kravspesifikasjon Vedlegg 3 Følgende krav stilles til kjøretøyet, og en ber om at det skrives inn ja/nei om hvorvidt kravene er oppfylt. Dersom svaret er nei, må dette begrunnes nærmere i kommentarfeltet. Et eget brev med beskrivelse kan vedlegges. Krav: Ja / Nei Kommentar 1. Automatisk klimaanlegg 2. El-servo (spak) 3. Midjestyrt 4. Vekt 8-9 tonn 5. 3 og 4 funksjonslaster (ev. joystick) 6. Ryggealarm på bryter 7. Sommerdekk beregnet til transport langs vei 8. Vinterdekk (pigg) beregnet til transport langs vei 9. Minimum 140 HK 10. Minimum 40 KM/T 11. Maks lengde maskin 7,00 m. 12. Maks bredde maskin 2,40 m. 13. Automat 14. BM-feste med OilQuick 15. Grusskuff med fast kjeft 16. Sete (komfortsete) med varme og luftfjæring 17. LED-arbeidslys forover og bakover. 18. Varmespeil 19. Varme sete 20. Varme i frontvindu og bakvindu 21. Motorvarmer med utlagt kontakt 22. Ryggekamera 23. Høyt monterte hovedlys 24. Varslingslys synlig 360 grader rundt maskinen og ekstra LED-varslingslys bak. 25. Radio / CD 26. Integrert handsfree-system (bluetooth) mobilopplegg 27. Garantitid (oppgi lengde på garanti) 28. Bremser på alle hjul 29. Sentralsmøring 30. Konstant oljestrøm, 3 funksjon 31. Transmisjonskjøler (ekstra) ANNET UTSTYR (vurderes separat som oppgitt): 32. Snøskuffe, minimum 2,4 m. bredde (angi bredde) med OilQuick 33. Strø-apparat (selv lessende tallerkenspreder) med OilQuick 34. Vikeplog, ca. bredde 2,60 m. (angi bredde) med OilQuick Side 11 av 12
Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Vedlegg 4 Denne bekreftelsen gjelder: Firma.............................. Adresse............................. Postnr./-sted......................... Land *.............................. Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: *) For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. av 6. desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 12 av 12