Driftstilpassing 2013 Rapport frå styringsgruppa 10.juni 2013

Driftstilpassing 2013 Rapport frå styringsgruppa 10.juni 2013 Prosjektskildring og samla vurderingar Oversikt frå arbeidsgruppene på mogelege tiltak Styringsgruppas tilråding av tiltak 1

1. Samandrag a. Innleiing Øygarden kommune har dette økonomiske omstillingsmålet for prosjektet i Økonomiplan 2013 2016: Redusera netto driftsutgifter med totalt ca 35 mill kroner. For 2013 er det identifisert 9,8 mill i nedtrekk, pluss 2,9 mill som også skal realiserast i 2013. Driftstilpassingsprosjektet har som mål utover dette å identifisera tiltak for om lag 20 mill i åra 2014 til 2016. Prosjektet vart organisert som eit trepartssamarbeid med ei styringsgruppe av tre politikarar, to hovedtillitsvalde og to frå administrasjonen. Ordførar har vore leiar av styringsgruppa. Rådmannen er prosjekteigar og har fått i oppdrag å gjennomføra bestillinga frå kommunestyret. I tillegg har ein hatt intern prosjektleiar og prosjektmedarbeidar frå administrasjonen. Det er leigd inn ekstern prosjektleiar og prosjektmedarbeidar frå Mercuri Urval. Prosjektmodellen nedafor er lagt til grunn for prosjektgjennomføringa Analysefasen (identifisera og prioritera) inneheld Agenda-Kaupang sitt arbeid og rapport, ei innleiande intervjukartlegging frå Mercuri Urval, og støtte frå nye KOSTRA-tal av 15.03.2013. Sjå vedlagt Oppsummering frå intervjukartlegging. Konkretiseringsfasen er gjennomført i 7 delprosjekt der prosjektgrupper har vore i arbeid i perioden 20.03 til 22.05.2013 og har gjennomført eit omfattande og krevjande vurdering av mogelege tiltak. Denne rapporten er styringsgruppa si tilråding frå konkretiseringsfasen. Følgjande delprosjekt ligg til grunn for styringsgruppa si tilråding: Delprosjekt 1 Administrativ organisering og administrative arbeidsprosessar Delprosjekt 2 Politisk organisering saksmengde, omfang i møte og tal på møte Delprosjekt 3 Helse og omsorg Delprosjekt 4 Oppvekst Delprosjekt 5 Teknisk sektor Delprosjekt 6 Kultur Delprosjekt 7 Auka inntekter Dei sju Rapportane frå gruppene har gitt styringsgruppa eit godt grunnlag for dei tilrådingane som ligg i denne rapporten til kommunestyret. Styringsgruppa har samla innspela frå gruppene til ei samla tilråding. Styringsgruppa si tilråding baserer seg i hovudsak på dei innspel dei einskilde delprosjekta har kome med, men ein har gjort visse endringar og tilpassingar. 2

b. Styringsgruppa Styringsgruppa har hatt desse medlemmane: Otto Harkestad, leiar Anne-Grethe Solbakk Børge Haugetun Thor Wilthil (Solveig Rong frå 29.mai 2013) Vibecke Hodnekvam Siri Fahlvik Pettersen Johannes Mikkelsen Frå administrasjonen har Jarle Kåre Oen møtt som sekretær. Frå Mercuri Urval har Arvid Bø vore med fast, medan Gro Reinertsen har delteke på nokre møte. c. Samla tilråding frå styringsgruppa: Styringsgruppa takkar arbeidsgruppene for grundig og omfattande arbeid i ein kort konkretiseringsfase av prosjektet. Overordna tilråding Styringsgruppa for driftstilpassingsprosjektet viser til overordna vedtak og tinging frå kommunestyret i økonomiplanen. Økonomiplanen legg vekt på at ein må betra kommunen sitt økonomiske handlingsrom framover, og at ein i prosjektet skal finna alternative tiltak for å redusera driftsbudsjettet. Det økonomiske omstillingsmålet for prosjektet i Økonomiplan 2013 2016 er å redusera netto driftsutgifter med totalt ca 35 mill kroner. For 2013 er det identifisert 9,8 mill i nedtrekk pluss 2,9 mill som skal realiserast i 2013. Driftstilpassingsprosjektet har hatt som mål utover dette å identifisera tiltak for om lag 20 mill i åra 2014 til 2016. Arbeidsgruppene har arbeid etter mandat frå styringsgruppa, og dei har fått i oppdrag å sjå på alle mogelege tiltak både på kort og på lang sikt. Gruppene har gjort eit så grundig arbeid ein kan venta på så kort tid. Gruppene viser til at mange av desse tiltaka må greiast ut nærare før eventuell iverksetting. Arbeidsgruppene har i grove trekk vist mogelege innsparingar på mellom ca 37 og 52 millionar kroner innan 2016. Styringsgruppa meiner at kommunestyret i dette materialet har eit godt grunnlag for å velja dei tiltaka som skal til for å nå intensjonane i økonomiplanen og for den vedtekne driftstilpassinga. Styringsgruppa viser til tilrådingar for det enkelte område. I høyringsuttalane peikar mange på at forslag frå gruppene ikkje er godt nok utgreidd og vurdert i forhold til konsekvensar. Styringsgruppa ser og dette, men dei mest omfattande innspela frå arbeidsgruppene må sjåast som alternative utgreiingsprosjekt på kvart sitt område. Endeleg val av retning og omfang må kommunestyret ta stilling når dette arbeidet er utgreidd. For dei fleste andre tiltaka gruppene har identifisert, og som styringsgruppa går inn for, tilrår styringsgruppa at rådmannen får i oppdrag å gjennomføra desse, eventuelt utgreia før endeleg vedtak og iverksetting. 3

Tilrådingane nedanfor må sjåast saman med oversikta frå den enkelte gruppe i kp 7. Delprosjekt 1: arbeidsprosessar Administrativ organisering og administrative Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 1 1.1 Styringsgruppa vil halda på ordninga med seniortiltak. Velferdsutvalet held fram, men budsjettet vert redusert med 50.000. Gratis kaffi og julemiddag vert ikkje endra. Julegåveordninga vert teke bort. 1.2 1.4 : Styringsgruppa har ulike synspunkt på enkeltpunkt, men sluttar seg i hovudsak til arbeidsgruppa sine tilrådingar innanfor desse punkta. Rådmannen får i oppdrag å greia ut omfanget av forslaga og å gjennomføra tiltak. Delprosjekt 2: Politisk organisering saksmengde, møte Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 2 2.1 Styringsgruppa tilrår alternativ 2 og at eventuell iverksetjing av endra nemndstruktur kan starta alt i denne valperioden. 2.2 2.5: Styringsgruppa sluttar seg til intensjonane i punkta slik dei ligg føre. Delprosjekt 3: Helse og omsorg Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 3 3.1 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. Styringsgruppa tilrår at rådmannen også vurderer den administrative leiarstrukturen. 3.2 Styringsgruppa tilrår at dette punktet vert nærare utgreidd i arbeidet med revisjon av «Bustadsosial Handlingsplan». 3.3 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre, og ber rådmannen sjå vidare på den totale ressursbruken på kjøkkenet. 3.4 Styringsgruppa meiner at inntektspotensialet er svært uvisst, og tek av den grunn ut framlegget til inntekt. Delprosjekt 4: Oppvekst Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 4 4.2 Styringsgruppa tilrår å gje rådmannen i oppdrag å greia ut alternative modellar for barnehagestruktur i Øygarden, innan 1. november 2013. Dette med sikte på å driva barnehagane meir kostnadseffektivt. 4

4.3 Styringsgruppa har drøfta utgreiing av skulestruktur, men kan ikkje samlast om ei felles tilråding til kommunestyret. 4.1, 4.4, 4.5 Rådmannen greier vidare ut punkt 4.1, 4.4 og 4.5 og arbeider konklusjonane inn som eit framlegg i budsjettsaka for 2014. Delprosjekt 5: Teknisk sektor Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 5 5.1 Styringsgruppa syner til tilrådinga under oppvekstgruppa (sjå over) 5.2 og 5.4 Styringsgruppa viser til uttale frå brannsjef og brannmannskap. Styringsgruppa føreset vidare at alle endringar for tenesta vert haldne innanfor gjeldande lover og regelverk. På desse føresetnadane får rådmannen i oppdrag å arbeida vidare med saka også i lys av mogleg samarbeid utover kommuneorganisasjonen 5.3 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 5.6 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 5.7 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 5.8-5.9: Styringsgruppa er samde i intensjonane. Delprosjekt 6: Kultur Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 6 6.1 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 6.2 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 6.3 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 6.4 Styringsgruppa tilrår ikkje framlegget om reduksjon i driftstilskot. Gruppa tilrår reduksjon av låneutgifter «Saltebua» 6.5 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. Delprosjekt 7: Inntekter og reduserte kostnader Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 7 7.1 Styringsgruppa tilrår at desse tiltaka skal halda fram: Avtale med Gode sirklar Avtale med Business Region Bergen Julemiddag Leirskule Avtale med MOT, men ønskjer ei nærare vurdering av ordninga Dale Oen Experience sin 3-årige avtale med Øygarden kommune står ved lag Vedtekne midlar til 50-årsjubileet 5

Styringsgruppa vil leggja ned desse tiltaka: Julegåver til tilsette Redusere velferdstiltak (sjå anna arbeidsgruppe) Leggje ned Infoavis Redusere Infoskjerm i Servicetorg ------------ Styringsgruppa tilrår at rådmannen greier ut konsekvensane av avtalen med Peak Fitness og kjem tilbake til saka under budsjetthandsaminga 2014. 7.2 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. Rådmannen ser til at elevane likevel har tilgang til naudsynt og moderne dataverktøy. 7.3 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre, Tiltaket må sjåast i lys av den administrative innsparinga, jamfør gruppe 1. 7.4 Styringsgruppa ønskjer at det vert vurdert om potensialet for bruk av bussordninga vert utnytta fullt ut. 7.5 Styringsgruppa viser til anna arbeidsgruppe der dette er gjennomgått og teke stilling til, sjå punkt 1.4. 7.6 Styringsgruppa tilrår at dette punktet går ut då det ikkje er godt nok underbygd. Tilleggspunktet 7.6: Summen vert teken ut av lista, men styringsgruppa meiner det er viktig å fokusere på budsjettdisiplin. 7.7, 7.10 7-13: Styringsgruppa tilrår at gebyr og betaling for tenester under desse Punkta vert vurdert i komande budsjetthandsamingar. I dette arbeidet er det viktig å ha kartlagt utviklinga i kommunen gjennom dei siste fem åra. 7.8-7.9 Styringsgruppa tilrår framlegga slik det ligg føre Tilleggspunkt: Styringsgruppa er oppteken av at kommunale refusjonar (inntekter) for alle sektorar og tenester vert kravd inn etter dei reglar og rutinar som gjeld slik at kommunen unngår restansar. Her kan kommunen ha eit potensiale for forbetringar. Samla oversikt over styringsgruppas tilråding av enkelttiltak med berekna innsparingar: 2013 2014 2015 2016 Gruppe1 Adm. organisering 1.1 Redusere velferdsutval 200.000 250.000 250.000 250.000 Fjerne julegåver 1.2 Redusere driftsutgifter 2.200.000 2.200.000 2.200.000 1.3 Ny organisering av administrasjon: Alternativ 1: Reduksjon 4 stillingar, 1.4: Reduksjon konsulentutgifter 2.800.000 2.800.000 2.800.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 Gruppe 2 Politisk org 2.1 Alternativ 2 Tilnærming til endring i ny nemndstruktur 60.000 260.000 260.000 260.000 6

Gruppe 3 Helse og omsorg 3.1 Institusjonsdrift 700.000 700.000 700.000 3.3 Kjøkken reduksjon 200.000 200.000 200.000 Gruppe 4 Oppvekst 4.1 Barnehagar, nedjustere driftskostn 1.400.000 2.800.000 2.800.000 4.4 Nedjustere stillingar i skule 1.750.000 3.500.0000 3.500.000 4.5 Red. utgifter materiell 500.000 500.000 500.000 Gruppe 5 teknisk 5.2 Redusere vaktordninga brannt. 700.000 700.000 700.000 5.3 Redusere lønskosnader vassfors. 900.000 900.000 900.000 5.4 Vaktordning 200.000 200.000 200.000 5.6 redusere lønskostnader «Fysisk 900.000 900.000 900.000 planl.» og Plan, byggesak, kart og oppm. 5.7 Red kostn.d ved drift av to basseng 100.000 100.000 100.000 Gruppe 6 Kultur 6.1 Bibliotek reduksjon bokbudsjett 50.000 50.000 50.000 6.2 Kulturskule auka brukarbetaling 200.000 200.000 200.000 6.3 Kulturskule reduksjon tenestekjøp Ledig stilling sept 2013 100.000 125.000 100.000 125.000 100.000 125.000 6.4 Museum reduksjons driftstilskott Redusert låneutgift Saltebua 60.000 60.000 60.000 6.5 Tilskotsordningar reduksjon 150.000 150.000 150.000 6.6 Verknad på 2013 av red. over 120.000 Gruppe 7 Inntekter og reduserte kostnader 7.1 Legge ned infoavis Servicetorg 100.000 100.000 100.000 Redusere infoskjerm 7.2 Kutte innkjøp PC 8.kl 500.000 500.000 500.000 7.3 NOTUS/timelister 7.4 Servicebussen 7.8 Auka betaling middagsutkøyring 220.000 220.000 220.000 7.9 Betaling tryggleiksalarm 168.000 168.000 168.000 Totalt 380.000 16.033.000 19.183.000 19.183.000 2. Sentrale KOSTRA-tal og velferdstal for kommunen Frå Kommunebarometeret plassering for Øygarden 7

Samanlikning netto driftsutgifter administrasjon og styring Kommune Kr pr innbyggjar 4500 innbyggjarar (Øygarden) Øygarden 11 722 52 749 000 Fjell 3 239 14 575 000 Askøy 3 260 14 670 000 Sund 4 603 20 713 000 Radøy 4 445 20 002 000 Suldal 11 595 52 177 000 Kostragruppe 03 8 274 37 233 000 Hordaland 3 594 16 173 000 Landet 3 975 17 887 000 Gruppa har konsentrert seg om å vurdera Øygarden sitt potensiale for måloppnåing i høve Kostragruppe 3-kommunar og Radøy kommune. Gruppa vurderer at Øygarden ved å setja inn tiltak må ha som realistisk mål å koma ned på Kostragruppe 3 sitt nivå når det gjeld driftsutgifter. Tabell folketalsutvikling Krins: 2000 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2015 2020 2025 2030 Toftøy 936 1121 1145 1141 1147 1165 1165 1168 1214 1288 1414 1516 1658 Rong 820 973 1004 1032 1069 1073 1100 1180 1238 1173 1288 1423 1557 Blomvåg 520 544 554 562 571 592 568 582 569 625 660 707 747 Breivik 251 335 348 357 373 371 382 393 411 392 415 445 470 Alvheim 523 538 534 525 512 520 529 551 566 531 541 554 564 Hatten 229 231 217 212 212 205 213 204 218 209 213 218 223 Bakken 300 315 314 320 319 323 325 325 330 329 336 345 354 Hernar 34 19 18 19 20 18 18 16 14 18 18 18 18 Total 3623 4076 4134 4168 4223 4267 4300 4419 4563 4565 4885 5226 5591 endr.ant. 35 101 58 34 55 44 33 119 144 2 320 341 365 endr. 3,26 0,98 2,54 1,42 0,82 1,32 1,04 0,77 2,80 (%) 1,36 1,36 1,36 1,36 Folketal i Øygarden, krinsvis oversikt for perioden 2000 2013. Framskriving av folketalet 2015 2030. Framskrivinga er basert på ein samla årleg auke på 1,36% jfr SSB si prognose for alternativ høg vekst. Kjelde: Framlegg til kommuneplan (NB. Tabellen må oppdaterast) Pleie og omsorg Framskriving av folkemengd: (ssb og aldring og helse) Bg kjønn 2011 2015 2020 2025 2030 2035 2040 65-69 191 248 245 293 278 289 318 70-74 123 156 232 231 277 265 275 75-79 108 107 141 211 212 257 249 80-84 98 83 88 119 178 181 225 85-89 76 69 56 61 86 128 130 90+++ 31 44 47 41 41 54 87 Dement: 2011 2015 2020 2025 2030 2035 2040 8

65-69 70-74 3 3 5 5 6 5 6 75-79 7 7 9 13 13 16 15 80-84 17 14 14 20 29 30 38 85-89 24 21 17 19 27 39 40 90+++ 13 18 19 17 17 22 36 Kommentar: Øygarden kommune si «eldrebølgje» startar i 2020. Øygarden Kom.gr: 3 Hordaland Landssnitt 17055 21528 15132 15289 Driftsutg.pr innbygger til pleie og omsorg 993250 1049744 928962 959213 Kostnader pr. inst.plass 202539 Kostnader pr. mottaker av heimetenester 218698 129131 213814 Elevtal Det ser ut til at behovet for barnehage- og skuleplassar held seg relativt stabilt i åra som kjem. Med tanke på mogeleg utvikling av arbeidsplassar i regionen og bompengestasjonane som kjem på Straume, må kommunen likevel vera førebudd på vekst ut over dette. I folkehelseprofilen for 2012 har Øygarden blant anna følgjande utfordringar relatert til målgruppe (barn og unge): - Fleire personer har grunnskule som høgaste utdanning samanlikna med landet elles. Forsking seier at det er samanheng mellom føresette sitt utdanningsnivå og korleis elevane klarer seg på skulen og om dei gjennomfører vidare utdanning. - Røyking ser ut til å vera eit større problem enn elles i landet, vurdert etter delen av gravide som røykjer ved første svangerskapskontroll. - Fleire personar bruker legemidlar mot psykiske lidingar, som blant anna angst og depresjon, samanlikna med resten av landet. Forsking seier at barn som veks opp med psykisk sjuke foreldre kan ha ein vanskelegare oppvekst enn barn til friske foreldre, 9

BARNEHAGE: Netto driftsutgifter til barnehage per innbyggar Netto driftsutgifter per innbyggar 1-5 år, barnehagar Korr..driftsutgifter i kroner per barn i kommunal barnehage Tal barn korrigert for alder per årsverk til basisverksemd i kom barnehagar Øygarden 2012 Sund 2012 Radøy 2012 Kostragruppe 3 Landet utan Oslo 9 659 8 223 6 708 6 801 7 077 138 597 104 012 107 220 124 524 114 949 202 586 142 958 144 343 172 853 157 355 5,5 6,7 6,4 5,7 6,2 SKULE: Per elev: Øygarden Radøy Kommunegr. 03 Landet utanom Oslo Driftsutgifter til grunnskule, SFO, 138 588 110 610 137 879 103 219 skulelokalar og skuleskyss: Lønnsutgifter 104 846 86 551 107 349 78 237 Tal lærarar (frå GSI) 67,8 59,92 Tal assistentar (frå GSI) 9,68 11,64 TOTALT TILSETTE I SKULEN 77,48 71, 28 FAMILIENS HUS: Netto driftsutgifter per innbyggar 0 17 år, barnevernstenesta Tal tilsette i PPT (frå GSI) Netto driftsutgifter til førebygging, helsestasjons- og skulehelsetenester pr. innb 0-5 år Netto driftsutgifter til førebygging, helsestasjons- og skulehelseten. pr. innb 0-20 år Øygarden 2012 Sund 2012 Radøy 2012 Kostra-gruppe 3 Landet utan Oslo 7 596 7 572 9 198 8 507 6 830 2 4,45 3,1 6 700 9 798 6 551 1 901 2 457 1 961 3. Intervjukartlegging 10

Prosjektet starta med ei innleiande intervjukartlegging med folkevalde, tillitsvalde og tilsette. Tema i denne kartlegginga var: Kultur kva pregar Øygarden? Organisering Leiarskap og leiing Mål og strategiarbeid Arbeidsprosessar Kompetanse Ressursutnytting Samarbeid og samhandling Oppsummering frå kartlegginga fylgjer rapporten som vedlegg. 4. Konkretiserte målsettingar for driftstilpassinga Det er eit overordna mål for driftstilpassinga å vektleggja mest mogleg naturleg og/eller frivillig avgang og omplasseringar framfor oppseiingar. Mål frå arbeidsgruppene: Frå arbeidsgruppe 1: Effektivisere drifta ved å: Ta i bruk unytta potensiale innan IKT/programvare i organisasjonen Vidareutvikla elektronisk samhandling med publikum Identifisera og fjerna dobbeltarbeid og arbeidsoppgåver som kan avsluttast Redusera administrativ aktivitet knytt til politiske møte som følgje av ny politisk organisering Redusera og samordna leiaroppgåver for å frigjera ressursar til drift/faglege oppgåver Samordna og redusera innkjøp av varer og tenester Frå arbeidsgruppe 2: Politisk organisering: Få ei slankare, kostnadssparande, meir effektiv og framtidsretta organisering. Frå arbeidsgruppe 4: Oppvekst: Det kan sjå ut som at Øygarden kommune har noko større demografiske utfordringar i høve arbeidsgruppa si målgruppe, enn andre kommunar det er naturleg og samanlikna seg med. Arbeidsgruppa ser det difor som eit viktig mål å ivareta det førebyggande arbeidet som vert gjort i kommunen i dag. Frå arbeidsgruppe 5: Redusera driftskostnader ved teknisk drift/ teknisk plan ved å: slå saman skular og barnehagar endra vaktordninga i branntenesta minska driftskostnader ved vassforsyninga seia opp særavtale for teknisk vakt brann minska driftskostnader ved «Fysisk planlegging»- (plansaksbehandling, bygge delesak, kart og oppmåling) endra omfanget av flaggordninga redusera kostnader ved drift av to basseng effektivisera vaktmeistertenesta omorganisera teknisk sektor 11

Frå gruppe 6: Gruppa har fokusert på ikkje å ramma frivillig sektor som først og fremst er retta mot barn/unge. Viktig å oppretthalda eit stort og godt mangfald av aktivitetar. Frå gruppe 7: Målet med arbeidet i gruppa har vore å synleggjera at: Manglande system, kompetanse og medvit kring innkjøp av avtalar, kan føra til eit unødvendig høgt forbruk Vedtak om små summar og aktivitetar/ tilbod blir til saman store summar Kommunen kan fortsatt auka satsar innan gebyr og avgifter Tenesteområda kan drivast til sjølvkost Ein kan betra medvitet kring budsjettdisiplin i leiing og politikk Ein kan betra forvaltninga av bygningsmassen Prosjektet er som nemnd organisert som eit trepartssamarbeid. Det har vore viktig å forankra prosjektet gjennom medverknad og bygging av tillit, kor tillitsvalde er involvert, kor ein legg vekt på å etablera eit godt klima for endring og der det skal vera tid til avklaringar undervegs, mellom anna mellom arbeidsgrupper og styringsgruppe. Vidare har ein i prosjekta hatt fokus på forbetringar som er mogelege å gjennomføra, med minst mogeleg grad av negative konsekvensar for tilsette og brukarar, og som kan gje ein effekt som realiserer Øygarden kommune sine kortsiktige og langsiktige utfordringar. Dette kan ein illustrera slik: Medverknad fakta analyse fakta analyse Prosjektdeltakere Ledelse DIALOG Tilsatte Tillitsvalgte Brukere tiltak tiltak tiltak 12

Fråsegn frå Fylkesmannen Fylkesmannen i Hordaland seier i si fråsegn til budsjett og økonomiplan for Øygarden kommune: Netto driftsoverskot må bli sett i samanheng med dei høge eigedomsskatteinntektene. Det er viktig at kommunen har eit høgt netto driftsoverskot slik at ikkje for mykje av inntektene går inn i drifta. Kommunen er sårbar for ein framtidig svikt i eigedomsskatteinntektene. Det er viktig at det blir gjennomført ei reell driftstilpassing til lågare driftsutgifter. Netto driftsoverskot i rekneskap 2012 og budsjett 2013 er lågt når vi vurderer det i samanheng med dei ekstraordinære inntektene frå eigedomsskatt. Det er viktig at kommunen unngår eit for høgt gjeldsnivå. 5. Arbeidsmåte og metodikk a. Fase 1: Identifisera og prioritera Oppstart og kontinuerlig kontakt med styringsgruppa Intervjukartlegging (grupper og individuelt) Gjennomgang av eksisterande data Oppsummering og analyse Definera områder/tema for arbeidsgrupper i fase 2 Setja saman arbeidsgrupper Lage mandat for kvar arbeidsgruppe Styringsgruppa gjer vedtak 13

b. Fase 2: Konkretisera og tilrå Felles oppstart med styringsgruppa og arbeidsgruppene Styringsgruppemøte undervegs Fellesmøte undervegs Arbeidsgruppemøte Aktuelle undergrupper Eventuelle besøk i andre kommunar Laga sluttrapport Høyringsrunde Avgjerd og styringsgruppa si tilråding Politisk handsaming 6. Mandat til prosjektgruppene Delprosjekt 1 Administrativ organisering Administrative arbeidsprosessar Mandat Merknad Tidsfrist 1. Delprosjektet skal ta utgangspunkt i den administrative organiseringa ein har i dag, mellom anna organiseringa av stabog støttefunksjonar ute og inne, og kartlegge styrker og svakheter. 2. Delprosjektet skal greie ut forbetringar og endringar i organisering og leiing av dei administrative funksjonane. Det er eit mål at endringane skal føre til meir effektiv oppgåveløysing og ei betre ressursutnytting. 3. Delprosjektet skal identifisere og velje ut arbeidsprosessar innan administrasjonen om mellom administrasjonen og einingane som ein skal gjennomgå for å betre prosessane. 4. Delprosjektet skal beskrive kva som er lovpålagde og ikkje lovpålagde oppgåver. 5. Delprosjektet skal konkretisera økonomiske og kvalitative vinster som følgje av tiltaka. Innsparingar skal reknast ut (grovt) og visast i eigen mal med tidsplan for iverksetting. 6. Delprosjektet skal konkretisere konsekvensar for tilsette i administrasjonen og stabsfunksjonane og brukarane av desse (interne og eksterne). Delprosjektarbeidet skal bygge på tilgjengeleg dokumentasjon, m.a. Agenda-Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal og oppsummering frå intervjukartlegging februar 2013 Delprosjektrapport skal sendas prosjektleiar innan 14

Delprosjekt 2 Politisk organisering saksmengde, omfang i møter og antall møter Mandat Merknad Tidsfrist 1. Delprosjektet skal ta utgangspunkt i den politiske organiseringa og vurdere sterke og svake sider med denne slik ho er i dag. 2. Delprosjektet skal greie ut forbetringar og anbefale endringar som kan gje ei meir effektiv organisering av det politiske arbeidet og meir effektiv sakshandsaming frå administrasjonen 3. Delprosjektet skal beskrive kva som er lovpålagde og ikkje lovpålagde politiske utval. 4. Delprosjektet skal mellom anna sjå på saksmengde og mengd møter. 5. Delprosjektet skal konkretisera økonomiske og kvalitative vinster som følgje av tiltaka. Innsparingar skal reknast ut (grovt) og visast i eigen mal med tidsplan for iverksetting. 6. Delprosjektet skal konkretisere konsekvensar av endringane for politikarane og tilsette i administrasjonen. Delprosjektarbeidet skal bygge på tilgjengeleg dokumentasjon, m.a. Agenda-Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal og oppsummering frå intervjukartlegging februar 2013 Delprosjektrapport skal sendas prosjektleiar innan Delprosjekt 3 Helse og omsorg Mandat Merknad Tidsfrist 1. Delprosjektet skal ta utgangspunkt i dei data som ligg føre for helsetenester og pleie- og omsorgstenester og vurdere sterke og svake sider med organiseringa slik ho er i dag. 2. Delprosjektet skal kartlegge praksis for tildeling av tenester i pleie- og omsorg og tenester for PU. Kartlegginga skal ta utgangspunkt i omsorgstrappa og sjå nærare på korleis brukarbehov og tenestenivå verkar inn på tildelinga av tenester både i heimen og i bustad/institusjon. 3. Delprosjektet skal kartlegge praksis og nivå for helsetenester i kommunen og vurdere sterke og svake sider med organisering og nivå. 4. Delprosjektet skal beskrive kva som er lovpålagde og ikkje lovpålagde oppgåver. 5. Delprosjektet skal greie ut forbetringar og tiltak som gjeld leiing, organisering og ressursutnytting. I dette ligg òg at ein skal sjå på arbeidsprosessar, bruk av bygningar og areal. 6. Delprosjektet skal konkretisera økonomiske og kvalitative vinster som følgje av tiltaka. Innsparingar skal reknast ut (grovt) og visast i eigen mal med tidsplan for iverksetting. 7. Delprosjektet skal konkretisere konsekvensar for brukarar og tilsette. Delprosjektarbeidet skal bygge på tilgjengeleg dokumentasjon, m.a. Agenda-Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal og oppsummering frå intervjukartlegging februar 2013 Delprosjektrapport skal sendas prosjektleiar innan 15

Delprosjekt 4 Oppvekst Mandat Merknad Tidsfrist 1. Delprosjektet skal vurdera sterke og svake sider i skule- og barnehagedrifta i kommunen. Målet skal vere å finna tiltak og løysningar som gjer drifta meir effektiv og mindre ressurskrevjande, jfr kostnad pr. elev og pr. barnehageplass. 2. Delprosjektet skal vurdera sterke og svake sider i tenestene som er organisert i Familiens hus. Målet skal vere å finna tiltak og løysningar som gjer drifta meir effektiv og mindre ressurskrevjande. 3. Delprosjektet skal vurdera mogelege konsekvensar for fagligpedagogisk kvalitet på tenestene og konsekvensar for fagmiljøet for dei ulike tiltaka ein ser på. 4. Delprosjektet skal beskrive kva som er lovpålagde og ikkje lovpålagde oppgåver. 5. Delprosjektet skal utarbeide kalkyler som viser økonomiske konsekvensar av dei tiltaka ein foreslår. Innsparingar skal reknast ut (grovt) og visast i eigen mal med tidsplan for iverksetting. 6. Delprosjektet skal vise konsekvensar for tilsette og elevar av tiltaka. 7. Delprosjektet skal vise korleis forslaga vil dekke lovpålagte plikter overfor alle barn. Delprosjektarbeidet skal bygge på tilgjengeleg dokumentasjon, m.a. Agenda-Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal og oppsummering frå intervjukartlegging februar 2013 Delprosjektrapport skal sendas prosjektleiar innan Delprosjekt 5 Teknisk sektor Mandat 1.Delprosjektet skal ta utgangspunkt i dei data som ligg føre for tekniske tenester og dei vurderingane og forslaga som ein finn i intervjukartlegginga. Delprosjektet skal beskrive sterke og svake sider med den organiseringa og den ressursbruken ein har i dei tekniske stabsfunksjonane. 1. Delprosjektet skal greie ut forbetringar og tiltak som gjeld leiing, organisering og ressursutnytting. I dette ligg òg at ein skal velje ut og sjå nærare på dei viktegaste arbeidsprosessane internt i staben og mellom stab og einingane. 2. Delprosjektet skal beskrive kva som er lovpålagde og ikkje lovpålagde oppgåver. 3. Delprosjektet skal konkretisere konsekvensar for tilsette og brukarane av tekniske tenester. 4. Delprosjektet skal konkretisera økonomiske og kvalitative vinster som følgje av tiltaka. Innsparingar skal reknast ut (grovt) og visast i eigen mal med tidsplan for iverksetting. 16

Merknad Tidsfrist Delprosjektarbeidet skal bygge på tilgjengeleg dokumentasjon, m.a. Agenda-Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal og oppsummering frå intervjukartlegging februar 2013 Delprosjektrapport skal sendas prosjektleiar innan Delprosjekt 6 Kultur Mandat Merknad Tidsfrist 1. Delprosjektet skal vurdere dagens organisering av kultursektoren og kartlegge styrker og svakheter med denne. Ein skal òg vurdere dei data som ligg føre for ressursbruken. 2. Delprosjektet skal beskrive kva som er lovpålagde og ikkje lovpålagde oppgåver. 3. Kartlegginga skal vise dei tilskot og samarbeidsavtalar som finnes i kommunen. 4. Delprosjektet skal legge fram forslag til endringar som kan føre til meir effektiv ressursbruk. 5. Delprosjektet skal konkretisere konsekvensar for tilsette og brukarane av kulturtiltaka 6. Delprosjektet skal konkretisera økonomiske og kvalitative vinster som følgje av tiltaka. Innsparingar skal reknast ut (grovt) og visast i eigen mal med tidsplan for iverksetting. Delprosjektarbeidet skal bygge på tilgjengeleg dokumentasjon, m.a. Agenda-Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal og oppsummering frå intervjukartlegging februar 2013 Delprosjektrapport skal sendas prosjektleiar innan Delprosjekt 7 Inntekter og reduserte kostnader Mandat 1. Delprosjektet skal på grunnlag av demografiske data og annan dokumentasjon beskrive og vurdere mogelege endringar i inntekta for kommunen 2. Delprosjektet skal kartlegge nivå, omfang og prosess når det gjeld kommunale avgifter, gebyr, eigenbetalingar og husleige. 3. Delprosjektet skal kartlegge prosjekttilskot og ordningar med mål om betre utnytting av slike inntekter. 4. Delprosjektet skal konkretisere volum på mulige økte inntekter og framtidige inntektsgrunnlag. Auka inntekt skal reknast ut (grovt) og visast i eigen mal med tidsplan for iverksetting. Merknad Tidsfrist Delprosjektarbeidet skal bygge på tilgjengeleg dokumentasjon, m.a. Agenda-Kaupang rapport, nye KOSTRA-tal og oppsummering frå intervjukartlegging februar 2013 Delprosjektrapport skal sendas prosjektleiar innan 17

7. Forslag frå arbeidsgruppene og styringsgruppa si tilråding Verknad frå: 2013 2014 2015 2016 DELPROSJEKT 1 - Administrativ organisering og administrative arbeidsprosessar 1.1 Fjerna seniortiltak for 62 til 65 år: Fjerna velferdsutval Fjerna julegåver Fjerning av gratis kaffi (heile komm.) Fjerna julemiddag/fest Total innsparing 1.2 Redusere driftsutgifter (utanom løn) i adm. med 10 % i høve budsjett på 22 mill. kr (2012 1.500.000 1.500.000 1.500.000 2.200.000 2.200.000 2.200.000 1.3 Ny organisering av administrasjon: Alternativ 1: Reduksjon 4 stillingar, Alternativ 2: Reduksjon 10 stillingar 2.800.000 2.800.000 (7.000.000) 2.800.000 1.4: Konsulentutgifter: Auka bruk eigne ressursar på tvers av einingar. Reduksjon konsulenttenester på administrasjon 1.500.000 1.500.000 1.500.000 Totalt 8.000.000 8.000.000 8.000.000 Konsekvensar: 1.1: Liten konsekvens for innbyggjarar. Til dels stor konsekvens for dei som t.d. er omfatta av seniortiltak. 1.2: Betre budsjettdisiplin. 1.3: Oppseiing av stillingar. Kan medføre større arbeidspress. Reduksjon i servicenivå i høve innbyggjarar/andre einingar. 1.4: Konsekvens senka aktivitetsnivå. Oppgåvene kan ta lenger tid. Sjå vedlegg: Alternativ organisering Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 1 1.2 Styringsgruppa vil halde på ordninga med seniortiltak. Velferdsutvalet held fram, men budsjettet vert redusert med 50.000. Gratis kaffi og julemiddag vert ikkje endra. Julegåveordninga vert teke bort. Framlegg til total innsparing : kr. 250.000 1.2 1.4 : Styringsgruppa har ulike synspunkt på enkeltpunkt, men sluttar seg i hovudsak til arbeidsgruppa sine tilrådingar innanfor desse punkta. Rådmannen får i oppdrag å greia ut omfanget av forslaga og å gjennomføra tiltak. 18

DELPROSJEKT 2 - Politisk organisering saksmengde, omfang i møta og tal på møte 2.1: Redusera tal på utval og nemnder: Alternativ 1: Planutval, fast plan og byggenemnd, natur og miljøutvalet og næringsutvalet fell vekk. Desse ansvarsområda vert overført til andre utval. 260.000 260.000 260.000 Redusera tal på utval og nemnder: Alternativ 2: Her kan kommunestyret velje å slå saman færre utval for å tilnærma seg nytt forslag til politisk organisering (alternativ 1) fram mot nytt kommuneval. 2.2 Delegasjon - Vert fullmaktene i delegasjonsreglementet nytta fullt ut - brukar rådmannen handlingsrommet sitt fullt ut? 2.3: Møtehyppighet/frekvens Færre møter der det ikkje er nødvendig. Møtehyppigheten på utvala kan reduserast. Avlysa møter der det ikkje er politiske saker. 2.4: Betra møtestrukturen opplæring av leiar t.d i samband med folkevalopplæringa. 2.5: Lausrive ordførargodtgjersle frå rådmannsløna Totalt 260.000 260.000 260.000 Konsekvensar: 2.1: Alt.1: Ved oppstart 01.01.14: Medlemar/varamedlemar i planutval, komité for levekår og komité for teknikk må fristillast (jmfr kommunelova 10), og det må gjerast nyval på alle verv. Ved oppstart i ny valperiode (2015): Strukturen er kjent og det vert gjort val der etter. (ingen innsparing før hausten 2015) Alt.2: Fordelar: Tilnærming til ny struktur. Ulemper: Liten vinst både politisk og administrativt. 2.2: Vinsten kan vanskeleg målast, men kan vera betydeleg på fleire hald både administrativt og i form av færre saker til politisk handsaming. 2.3: Vinsten kan vanskeleg målast. Færre kostnadar, administrativ innsparing 2.4: Vinsten er meir effektive og interessante møte. 2.5: Større handlingsrom ved eventuell nytilsetjing av rådmann. Sjå vedlegg: Framlegg til politisk organisering Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 2 19

2.1 Styringsgruppa tilrår alternativ 2 og at eventuell iverksetjing av endra nemndstruktur kan starta alt i denne valperioden. 2.2 2.5: Styringsgruppa sluttar seg til intensjonane i punkta slik dei ligg føre. DELPROSJEKT 3 - Helse og omsorg 3.1 Institusjonsdrift 700.000 700.000 700.000 3.2 Samlokalisering bustadar reduksjon nattevakter 1.000.000* 1.000.000* 3.3 Kjøkken reduksjon 0,5 st 200.000 200.000 200.000 3.4 Sal av sengeplasser 1.000.000 1.000.000 1.000.000 3.5 Sosialhjelp Total 1.900.000 1.900.000 1.900.000 Konsekvensar: 3.1 Vi ser det som tenleg å halde drifta på sjukeheimen slik den er i dag, men kan redusere med 1,5 årsverk på institusjonsdrift, dag/kveld/helg. 3.2 Må finne alternative løysingar i dag. Bustadproblematikken i ploms vil ikkje bli løyst før «proppen» er vekke av systemet. Vi står i dag i ein situasjon der vi må finne løysingar - enkeltløysingar er dyre for kommunen. (* Krev investering sjå rapport) Effekt ved samlokalisering av bustader: Større fleksibel bruk av ressursar Større fagmiljø / høgare kompetanse Lettare med rullering av «krevjande» brukarar Reduksjon av tal på nattevakter, dersom tenestene hadde vore samlokaliserte i dag kunne ein redusert med 2 årsverk 3.3 Samanlikning med Sund sjukeheim. Tednebakkane 4,8 årsverk Sund 2,4 årsverk Øygarden har ca 1årsverk knytt opp til oppgåver som ikkje kjøkkenet i Sund utfører. Kok/kjøl, Leveranse til postane, reinhald på kjøkkenet / vask av mopper, Kantinedrift TBOS etc., 0,75 knytt til rådhuskantine 3.4 Kommunen intensiverer igjen sal av sjukeheimsplass.(styrt antall) Intensivere tilbod om sal av plasser til andre kommunar. Ca 1 mill pr seng pr år som vert «seld» til andre kommunar 3.5 Sosialhjelp: Spørsmål frå arbeidsgruppa kvifor Øygarden låg så høgt på sosialhjelpsatsar jmf andre kommunar: -Øygarden følgjer statens satsar for sosialhjelp. Ein del kommunar som ligg noko under - men ikkje mykje - me har høg arbeidsledighet som medfører noko auka pågang på sosial -noko av Flyktningeutbetalingar ligg inne i tala for sosialhjelp. Gjer at vi kjem dårlegare ut -husleiga har gått markant opp i heile kommunen - inkl kommunale bustadar. Medfører auka utgifter (supplerande) for sosial. Tettare oppfølging av rusavhengige fører til fleire krav om sosialhjelp frå disse personene Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 3 3.1 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. Styringsgruppa tilrår at rådmannen også vurderer den administrative leiarstrukturen. 3.2 Styringsgruppa tilrår at dette punktet vert nærare utgreidd i arbeidet med revisjon av «Bustadsosial Handlingsplan». 3.3 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre, og ber rådmannen sjå vidare på den totale ressursbruken på kjøkkenet. 3.4 Styringsgruppa meiner at inntektspotensialet er svært uvisst, og av den grunn tek ut framlegget til inntekt. 20

DELPROSJEKT 4 Oppvekst 4.1 Barnehagar: Dagens modell med tre barnehagar, dynamisk budsjettmodell og lovfesta minimumsbemanning, sjå vedlegg 2 4.2 Modell med to store barnehagar i kommunen; Terna og Tjeldstø barnehage og dynamisk budsjettmodell, sjå vedlegg 2 4.3 Skular: To barneskular i kommunen: Ein skule i dei to bygga på Toftøy og ein i den nye skulen på Tjeldstø 4.4 Ned justera stillingar i skulen med 6 årsverk. 2.800.000 2.800.000 2.800.000 2.250.000 4.500.000 4.500.000 3.000.000 6.000.000 (Toftøy/Rong 2.500.000 6.000.000 5.000.000 (Blomvåg/ Bakken/ Alvheim) 1.750.000 3.500.000 3.500.000 4.5 Utgifter materiell 500.000 500.000 500.000 4.6 Familiens hus 0 Totalt 10.300.000 19.800.000 22.300.000 Konsekvensar: 4.1 Positive sider: Økonomisk innsparing for ØK i kommunale barnehagar og reduserte tilskot private barnehagar. Rettferdig fordeling av kommunale ressursar mellom barnehagane. Færre tilsette per leiar. Negative sider: Årsverk forsvinner frå sektoren (7).Kompetanse forsvinner med årsverka. Vaksentettleiken vert redusert. Tilbodet vert redusert for barna i barnehagen (døme: smørjelunsj, utvida opningstid) 4.2 Positive sider: Eitt bygg mindre og drifte. Varig høg økonomisk gevinst. Meir effektiv utnytting av administrasjonsressursen (styrarressursen).samla kompetansen i større einingar Negative sider: Lenger kjøreveg for enkelte foreldre. Oppseiing av stillingar og med det tap av kompetanse. 4.3 Positive sider: Varig høg økonomisk gevinst Kan flytta ganske direkte inn på Toftøy, som per i dag har stor romkapasitet, store uteområde og kontor til 30 tilsette, der 24 av plassane er einekontor. Framleis bra med ressursar til tidleg innsats og spesialundervisning, kan vidareføre det førebyggande arbeidet som gjerast i dag. Større klassar og parallellklassar som kan skape betre klassemiljø og fleksibilitet mellom klassar. Jamnare klassestørrelse i Øygarden (i dag varierer det frå 8 28) Parallellar som kan jobbe tett saman, avlastar lærarane (team) Større fagmiljø på kvar skule Meir effektiv drift til dømes bygg, innkjøp, administrasjon, kontakt med Familiens Hus (færre skular og forholda seg til), osb. Dei gamle skulebygga kan seljast (inntekter) eller byggast om til utleigeleilegheiter noko det manko på i Øygarden. Negative sider: Transport 30 min. for dei med lengst veg Større transportutgifter Krinsmessige problem; sterke kjensler for skulen i bygdene Mogelege oppseiingar Tjeldstø skule er i så fall planlagt for liten. Investeringskostnaden auke med dobbelt så stort 21

elevtal. Utgifter i høve flytting Vaksenopplæringa må finnenye lokalar. 4.4 Positive: Kan spare opp til 3, 5 millionar. Ein skule kan kanskje ta hand om spesialelevar/ norskopplæring/ morsmålopplæring: samlar då kompetanse på ein stad. Vi beheld ressursar til tidleg innsats som i dag Negative: Oppseiing av lærarar i skulane og med det tap av kompetanse. Utgifter til transport og noko lang reise for Bakken elevar. Bakken-elevar til Blomvåg er ei kortsiktig løysning (til ny skule kjem på Tjeldstø). Fådelte skular. Noko uvisst om det lar seg gjera å samle elevar på ein skule (vanskane til eleven er for ulike, lokalar og opplæringslova). Dette må utredast vidare Skulane i Øygarden har allereie i perioden 2006 2012 redusert med 10 stillingar, og skulane er prega av noko nedtrekkstrøttleik Utfording: Manglar assistent på SFO/i skulen på Toftøy neste år (150 %) 4.5 Positive: Kan spare pengar på materiell og ikkje på tilsette. Negative: Mindre materiell i skulane til tilpassa opplæring og konkretisering. Meir kopiering av materiell til klassane. Færre dataprogram for variasjon i innlæringa. OBS at på 1. 4 trinn er det mykje eingongsbøker som må fornyast kvart år. Sikre at skulane har økonomi til dette. Om støtta til MOT vert fjerna: uheldig at eit dokumentert godt førebyggande tiltak for unge i kommunen forsvinn 4.6 Familiens hus: Med bakgrunn i at arbeidsgruppa har som overordna mål at kommunen må fortsetja det førebyggande arbeidet vi er i gong med, vil ikkje vi tilrå nedskjeringar i bemanninga ved Familiens Hus. Gruppa vil heller tilrå at kommunen tilsett kommunepsykolog igjen. Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 4 6.5 Styringsgruppa tilrår å gje rådmannen i oppdrag å greia ut alternative modellar for barnehagestruktur i Øygarden, innan 1. november 2013. Dette med sikte på å driva barnehagane meir kostnadseffektivt. 6.6 Styringsgruppa har drøfta utgreiing av skulestruktur, men kan ikkje samlast om ei felles tilråding til kommunestyret. 4.1, 4.4, 4.5 Rådmannen greier vidare ut punkt 4.1, 4.4 og 4.5 og arbeider konklusjonane inn som eit framlegg i budsjettsaka for 2014. DELPROSJEKT 5 Teknisk sektor 5.1 Slå saman skular og barnehagar 3.500.000 3.500.000 5.2 Redusere vaktordninga i branntenesta 5.3 Redusere lønskostnader vassforsyning 5.4 Vaktordning teknisk vakt/brannseie opp særavtale 5.5 Redusere omfang av flaggordning 5.6 Redusere lønskostnader ved «Fysisk planlegging»- teknisk plan: Plansaksbehandling, bygge og 900.000 900.000 900.000 900.000 900.000 900.000 250.000 250.000 250.000 50.000 50.000 50.000 900.000 900.000 900.000 22

delesak, kart og oppmåling 5.7 Redusere kostnader ved drift av to basseng 5.8 Effektivisera vaktmeistertenesta Arbeidsgruppa viser til prosjekt «Nivåheving vedlikehald», avslutta juli 2009. Arbeidsgruppa meiner at den nye organiseringa i liten grad er følgd opp 100.000 100.000 100.000 Betre kvalitet 5.9 Omorganisere teknisk sektor Totalt 3.100.000 6.600.000 6.600.000 Konsekvensar: 5.1 Leggje ned Alvheim, Bakken og Blomvåg skule. Leggja ned Tjeldstø og Breivik barnehage Omgjere Blomvåg skule til Blomvåg barnehage. Byggja ny skule på Tjeldstø 5.2 Redusere frå 5 til 4 vaktlag, og frå 5 til 4 personar i kvart vaktlag 5.3 Spyle leidningsnettet på dagtid. Redusere vikarkostnader og overtid. Samanslåing av teknisk vakt og VA-vakt 5.5 Flagging kun ved Rådhuset ved teknisk vakt. Andre bygningar: Den enkelte brukar/eining gjennomfører dette sjølv ved arrangement 5.6 Redusera konsulentutgifter. Redusera stillingar. Intern opplæring (t.d innan oppmåling) 5.7 Energibruk, bemanning, organisering, opningstider 5.8 Drifts og vedlikehaldsoppgåvene, som ligg i årsplanen, på ny må gjennomgåast utifrå den kompetanse og kapasitet avdelinga rår over. Sterk gjennomgåande leiing er avgjerande for å lukkast med vedlikehaldstenesta, anten den er organisert i base eller rundt faste bygg. Det bør vurderast om ressursane meir effektivt kan brukast til å kjøpa tenester 5.9 Slå saman teknisk drift og plan til ei eining med ein einingsleiar. Tenesteområda: Brann, vatn, reinhald, vaktmeisterteneste og plan vert avdelingar med fagleiarar Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 5 5.1 Styringsgruppa syner til tilrådinga under oppvekstgruppa (sjå over) 5.2 og 5.4 Styringsgruppa viser til uttale frå brannsjef og brannmannskap. Styringsgruppa føreset vidare at alle endringar for tenesta vert haldne innanfor gjeldande lover og regelverk. På desse føresetnadane får rådmannen i oppdrag å arbeida vidare med saka også i lys av mogleg samarbeid utover kommuneorganisasjonen 5.3 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 5.5 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 5.6 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 4.7 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 4.8-5.9: Styringsgruppa er samde i intensjonane. DELPROSJEKT 6 Kultur 6.1 Bibliotek reduksjon bokbudsjett 50.000 50.000 50.000 6.2 Kulturskule auka brukarbetaling 200.000 200.000 200.000 6.3 Kulturskule reduksjon tenestekjøp 100.000 100.000 100.000 23

Ledig stilling september 2013 125.000 125.000 125.000 6.4 Museum reduksjon driftstilskot 250.000 250.000 250.000 Redusert låneutgifter Saltebua 60.000 60.000 60.000 6.5 Tilskotsordningar -reduksjon 150.000 150.000 150.000 6.6 Reduksjonar på drift (over) med verknad på 2013 120.000 Totalt 925.000 925.000 925.000 Konsekvensar: 6.1 Biblioteket har ei høg netto drift samanlikna med andre. Det som er faktiske tal for biblioteket er at 44% av budsjettet er knytt opp mot husleige på Rong Senter. Når det gjeld innkjøp av bøker/andre media er budsjett til det under 10% av bibliotek sitt totale budsjett. 6.2 Kulturskulen syner positiv kombinasjon av låge utgifter sett mot stor del elevar som nyttar kulturskuletilbod. Kulturskule har eit stort potensialet til å gje fleire tilbod kombinert med auka brukarbetaling. Kommunen kjøper teneste (lærarressursar) frå Fjell i dag. Reduksjon vil medføra fleire elevar på venteliste. 6.3 Det vil vere vakant 20% stilling i kulturskulen pr.sept. 2013 stillinga er knytt til kunst/teikning (gruppeundervisning). I dag er det ca 20-30 elevar som tek imot dette tilbodet, som vil da hamne på venteliste (stå utan dette tilbodet). Konsekvens av reduserte stillingar vil gje ei netto sparing men det vil verte då mange elevar som vil stå på venteliste for tilbod. 6.4 Kystmuseet har og er kommunen sitt satsingsområde for reiseliv/turisme. Museet har ikkje hatt justert tilskot (løn t.d.) på mange år. Driftstilskotet frå kommunen går med til å dekke 90% av lønsbudsjettet til 3 100% stillingar på museet i dag. Museet får subsidiert rest av Museum Vest. Museet sitt driftsbudsjett utgjer 15% av det totale kulturbudsjett. Det er ikkje rett ovanfor museet vårt å samanlikna med dei andre regionale musea då dei alle har ulike arbeidsoppgåver og funksjonar. Til dømes har museet arkiv for kommunen samt at dei har driftsansvar for 12 ulike bygningar/kulturminne. Gruppa har vurdert museet ut ifrå vårt kommunale driftstilpassingsprosjekt - uavhengig av andre forhold nemnd ovanfor. Med bakgrunn i det kommunale driftstilskotet tek ikkje museet seg betalt pr. elev i grunnskulen som nyttar undervisningsopplegg (DKS). 6.5 Konsekvens; ein trur ikkje at eit generelt nedtrekk vil vere avgjerande for framtida for frivillig sektor. Ein har kombinert med nedtrekket 2011 og justert, endra og effektivisert dagens tilskotsordningar. Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 6 6.1 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 6.2 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 6.3 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 6.4 Styringsgruppa tilrår ikkje framlegget om reduksjon i driftstilskot. Ein tilrår reduksjon av låneutgifter «Saltebua» 6.5 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 6.6 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. 24

DELPROSJEKT 7 - Inntekter og reduserte kostnader Reduserte kostnader 7.1 Seia opp avtale - Gode sirklar Seia opp Business Region Bergen Fjerna julegåver Redusera/forenkla julemiddag Redusera velferdstiltak Redusera utgåver Infoavis Redusera Infoskjerm i Servicetorg Seia opp avtale Dale Oen Experience Redusera Leirskule Seia opp avtale med Peak Fitness Redusera midlar til Kystmuseet Redusera tilskott lag og organisasjonar Redusera tilskott Jubileum 2014 Seia opp avtale med MOT ** Sjå mogelege summar og konsekvensar i vedlagt rapport frå arbeidsgruppe 7 7.2 Kutta innkjøp PC 8.kl 500.000 500.000 500.000 7.3 NOTUS/timelister 350.000 350.000 350.000 7.4 Servicebussen 1.000.000 1.000.000 1.000.000 7.5 Redusera kjøp av konsulent 1.000.000 1.000.000 1.000.000 7.6 Sal av kommunale bygg 350.000 350.000 350.000 Tillegg: 7.6 Stramma inn budsjettstyringa Overslag ikkje kvalitetssikra 5.000.000 5.000.000 5.000.000 Total reduksjon 8.200.000 8.200.000 8.200.000 Konsekvensar: 7.1 Nettverk: Kan føra til ingen nettverk i høve til utvikling/ sysselsetting/ turisme/ næringsutvikling i regionen. Eventuelt bruka andre nettverk. Akt./lag/org.: Redusert forebygging born/unge, spesielt 7.2: Mindre slitasje og reparasjonar av 200 PC. Mindre belastning på IT-avd.Negativt for elevar som ikkje har eigen PC 7.3: Frigjera tid til andre oppgåver. Krev tid til opplæring 7.4: Evaluera tiltaket. Finne ny, meir hensiktsmessig løysing på tilbodet. Alt 1: Kjøpe eigen buss Alt 2: Bruka Frivilligsentralen Gje tilskott på 200.000. Konsekvens av alternativ 1: Mange blir isolert, kan føre til auka behov for heimetenester 7.5: Bruka eksisterande kompetanse og styrka tilsette sin kompetanse. Kan medføra manglande kvalitetssikring. Kan bli dyrare eller dårlegare utført arbeid. 7.6: Ingen negative konsekvensar for innbyggjarane. Reduksjon av driftskostnader 25

Auka inntekter 7.7 Auka betaling SFO 1.000.000 1.000.000 1.000.000 7.8 Auka betaling middagsutkøyring 220.000 220.000 220.000 7.9 Betaling tryggleiksalarm 168.000 168.000 168.000 7.10 Auka gebyr avløp 1.750.000 1.750.000 1.750.000 7.11 Auka gebyr feiing 200.000 200.000 200.000 7.12Vassavgift same gebyr hytte/hus/ næringsbygg 7.13 Kvalitetssikre innkrevjing av gebyr 640.000 640.000 640.000 400.000 400.000 400.000 Totalt auka inntekter 4.378.000 4.378.000 4.378.000 Konsekvensar: 7.7: Kan føra til færre elevar grunna auke brukarbetaling, som igjen kan føre til reduksjon i stillingar 7.8: Kan føra til færre bestillingar. Enkelte brukarar kan få for lite næring fordi maten vert dyr 7.9: Fleire brukarar kan få installert alarm. Enkelte vil ikkje bestille alarm grunna økonomi 7.10: Nå målet om sjølvkost. Auka frustrasjon hos innbyggjarane og krav til kvalitet 7.11 Irritasjon hos innbyggjarane 7.12: Auka inntekt - Einingspris enklare å handtere/kontrollere 7.13: Kommunen får dei gebyr/avgifter den har krav på. Noko meirarbeid Styringsgruppa si tilråding til delprosjekt 7 Reduserte kostnadar: 7.1 Styringsgruppa tilrår at desse tiltaka skal halda fram: Avtale med Gode sirklar Avtale med Business Region Bergen Julemiddag Leirskule Avtale med MOT, men ønskjer ei nærare vurdering av ordninga Dale Oen Experience sin 3-årige avtale med Øygarden kommune står ved lag Vedtekne midlar til 50-årsjubileet Styringsgruppa vil leggja ned desse tiltaka: Julegåver til tilsette Redusere velferdstiltak (sjå anna arbeidsgruppe) Leggje ned Infoavis Redusere Infoskjerm i Servicetorg ------------ Styringsgruppa tilrår at rådmannen greier ut konsekvensane av avtalen med Peak Fitness og kjem tilbake til saka under budsjetthandsaminga 2014. 7.2 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. Rådmannen ser til at elevane likevel har tilgang til naudsynt og moderne dataverktøy. 26

7.4 Styringsgruppa ønskjer at det vert vurdert om potensialet for bruk av bussordninga vert utnytta fullt ut. 7.5 Styringsgruppa tilrår framlegget slik det ligg føre. Tiltaket må sjåast i lys av den administrative innsparinga, jf gruppe 1. Auka inntekter: 7.6 Styringsgruppa viser til anna arbeidsgruppe der dette er gjennomgått og teke stilling til, jf punkt 1.4. 7.6 Styringsgruppa tilrår at dette punktet går ut då det ikkje er godt nok underbygd. Tilleggspunktet: Summen vert teken ut av lista, men styringsgruppa meiner det er viktig å fokusera på budsjettdisiplin. 7.7, 7.10 7-13: Styringsgruppa tilrår at gebyr og betaling for tenester under desse punkta vert vurdert i komande budsjetthandsamingar. I dette arbeidet er det viktig å ha kartlagt utviklinga i kommunen gjennom dei siste fem åra. 7.8-7.9 Styringsgruppa tilrår framlegga slik det ligg føre Tilleggspunkt: Styringsgruppa er oppteken av at kommunale refusjonar (inntekter) for alle sektorar og tenester vert kravd inn etter dei reglar og rutinar som gjeld slik at kommunen unngår restansar. Her kan kommunen ha eit potensiale for forbetringar. Arbeidsgruppene har totalt vist mogelege innsparingar, (inkl auka inntekter 4,378 mill) som ligg over målet i økonomiplanen, der ein viser behov for å redusera totalbudsjettet med ca 35 millionar. For 2014 viser mogelege tiltak ein reduksjon på 37.063 millionar. I dette overslaget er det ikkje teke med den mest radikale nedskjeringa i administrasjonen. Heilårsverknad av dei same tiltaka ville gje over 50 millionar frå 2015. Styringsgruppa har handsama alle forslaga og sender ei tilråding til kommunestyret med slike alternativ: 8. Vidare arbeid Det vidare arbeidet kan i hovudsak delast i to kategoriar: Tiltak som kan setjast i verk utan vidare utgreiing, og der ansvaret er delegert rådmann Tiltak som krev vidare utgreiing, og der den vidare utgreiinga må organiserast som prosjekt, med eige prosjektorganisasjon (oppdragsgjevar, prosjektansvarlig, styringsgruppe, prosjektleiar (intern og/eller ekstern) og delprosjekt. Av erfaring er gjennomføringa den mest krevjande, og samstundes den mest kritiske fasen av eit omstillingsprosjekt som denne driftstilpassinga kan kallast, uavhengig om ansvaret ligg i linje hjå rådmann eller innafor ein prosjektorganisasjon. Figuren nedanfor illustrerer dette: 27