KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV Funduskamera til øyeavdelingen på Lillehammer TIL Sykehuset Innlandet HF, divisjon Elverum-Hamar TILBUDSFRIST: 07.05.2012 kl 1200 SAK NR. 20120765 Godkjent 13.04.2012 Dato 16.04.2012 Side 1 av 9
1 OPPDRAGSGIVER...3 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE...3 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET...3 4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN...4 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver...4 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget...4 4.3 Adresse for tilbud...4 4.4 Tilbudsfrist...4 4.5 Tilbudsåpning...5 4.6 Vedståelsesfrist...5 4.7 Språkkrav...5 4.8 Kostnader...5 4.9 Etiske retningslinjer...5 5 ORIENTERING OM KONTRAKT...5 5.1 Planlagte kontrakter...5 5.2 Kontraktsvilkår...5 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår...5 6 UTFORMING AV TILBUDET...6 6.1 Format...6 6.2 Tilbudsbrev...6 6.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner...6 6.4 Redegjørelse for leveranse som tilbys...6 6.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget...6 6.6 Prising...6 6.7 Alternative tilbud...6 7 KVALIFIKASJONSKRAV...7 7.1 Generelt...7 7.2 Organisering...7 7.3 Skatteattest...7 7.4 Finansiell og økonomisk stilling...7 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner...7 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v....7 7.7 Kvalitetssikringssystem...8 8 TILDELINGSKRITERIER...8 9 FORHANDLINGER...8 10 OFFENTLIGHET...8 11 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN...9 11.1 Avlysning...9 11.2 Meddelelse om valgt tilbyder...9 12 VEDLEGG...9 Side 2 av 9
1 OPPDRAGSGIVER Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag 8.500 ansatte. SI har en bygningsmasse på 360 000 kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For ytterligere informasjon se http://www.sykehuset-innlandet.no 2 INNBYDELSE TIL KONKURRANSE Sykehuset Innlandet HF (Oppdragsgiver) ved divisjon Elverum-Hamar for øyeavdelingen på Lillehammer inviterer med dette til konkurranse for inngåelse av avtale vedrørende kjøp av funduskamera. Konkurransen avholdes som konkurranse med forhandlinger i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del II. Konkurransen er kunngjort i DOFFIN/TED-databasen, se www.doffin.no 3 KONKURRANSEGRUNNLAGET Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med vedlegg. I dette dokumentet gis informasjon om konkurranseprosessen frem til inngåelse av kontrakt, krav til hva tilbudet skal innholde og hvordan det skal utformes. Vedlagte dokumenter danner grunnlag for kontrakt med valgt tilbyder/leverandør, og oppstiller således krav som er relevant for tilbyder ved utforming av tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget fram til 5 dager før tilbudsfristens utløp. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget vil bli publisert på doffin.no. Side 3 av 9
4 GENERELL INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4.1 Saksbehandler for Oppdragsgiver Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransen, rettes til: Saksbehandler: Morten Endresen Telefon: +47 610 50 372 Telefaks: +47 975 73 222 E-post: morten.endresen@sykehuset-innlandet.no 4.2 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Alle henvendelser og spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være forelagt skriftlig til vår saksbehandler senest 7 dager før utløpet av tilbudsfristen. Anonymiserte spørsmål og svar vil bli publisert på doffin.no 4.3 Adresse for tilbud Postadresse: Saksbehandler Avdeling Adresse Morten Endresen Innkjøp & Kontraktsavdeling Sykehuset Innlandet HF Serviceboks 2629 Lillehammer Leveringsadresse: Navn på helseforetak Sykehuset Innlandet HF, divisjon Lillehammer v/ saksbehandler Innkjøpssjef Morten Endresen Avd Servicetorg / Innkjøp og kontraktsavdelingen Adresse: Anders Sandvigsgt. 17 2609 Lillehammer Tilbudet skal legges i lukket konvolutt / pakke merket 201200765 funduskamera til øyeavdelingen morten endresen - åpnes kun av adressat. Tilbudet kan ikke sendes pr. e-post eller telefaks. 4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : 07.05.2012 kl 1200. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet kommer frem til adressen i punkt 4.3 innen tilbudsfristens utløp. Side 4 av 9
4.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted på SI Lillehammer 08.05.2012. To representanter for Oppdragsgiver vil være til stede ved åpningen. Tilbudsåpningen er ikke offentlig. 4.6 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for tilbyder frem til 01.11.2012, kl. 1200. 4.7 Språkkrav Tilbud og andre dokumenter i forbindelse med konkurranseprosessen skal være på norsk/svensk/dansk/ likevel slik at brosjyrer og vedlegg som kun finnes på engelsk kan leveres på engelsk. 4.8 Kostnader Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, må bæres av tilbyder. Tilbudet blir ikke returnert tilbyder. 4.9 Etiske retningslinjer Det aksepteres ikke at det foregår kommunikasjon mellom aktuell tilbyder/tilbyders ansatte og Oppdragsgiver/Oppdragsgivers ansatte på annen måte en forutsatt i konkurransegrunnlaget og i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det blir gjort forsøk på å påvirke utfallet. 5 ORIENTERING OM KONTRAKT 5.1 Planlagte kontrakter Målet med konkurransen er inngåelse av følgende avtaler: Enkeltkontrakt Det skal anskaffes 1 stk funduskamera til øyeavdelingen lokalisert ved SI Lillehammer. 5.2 Kontraktsvilkår Kontrakter som inngås vil baseres på de krav og vilkår som fremgår av vedlagte dokumenter. Det vises til vedleggene i punkt 12. 5.3 Forbehold til kontraktsvilkår Vedlagte kontraktsvilkår legges til grunn. Det er ikke anledning til å ta vesentlig forbehold til kontraktsvilkårene. Dersom tilbyder ønsker å ta forbehold til noen av kontraktsvilkårene i vedlagte kontraktsforslag, skal forbeholdene sammen med prismessige konsekvenser presiseres i tilbudsbrevet, i henhold til punkt 6.2. Side 5 av 9
6 UTFORMING AV TILBUDET 6.1 Format Komplett tilbud med alle vedlegg skal leveres i 2 eksemplar, med eget skilleark for de ulike tema og systematisert i henhold til punkt 6.2 6.7 nedenfor. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD/USB i pdf-, word- og exel-format. Kravspesifikasjon og prisskjema skal leveris i henholdsvis word- og excl-format, da de skal være våre arbeidsdokumenter. Papirversjonen anses som originalversjonen. 6.2 Tilbudsbrev I tilbudsbrevet gis en klar og entydig beskrivelse av eventuelle forebehold mot kontraktsvilkårene, med prismessige konsekvenser. Dersom tilbudet avviker fra kravspesifikasjonene, oppgis dette. 6.3 Redegjørelse for kvalifikasjoner Tilbyder skal redegjøre for og dokumentere sine kvalifikasjoner i samsvar med kvalifikasjonskravene som følger av punkt 7 nedenfor. 6.4 Redegjørelse for leveranse som tilbys Tilbyder skal redegjøre for de forhold som framgår av vedlagte kravspesifikasjon se vedlegg 1. Tilbyder skal redegjøre for hvordan kravene er oppfylt, i den rekkefølge og på den måte som etterspørres i kravspesifikasjonen. De forhold som etterspørres er relatert til tildelingskriteriene som tilbudet vil bli evaluert etter, jf. punkt 8 nedenfor. 6.5 Muligheter for å gi tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke mulighet til å gi tilbud på deler av anbudsforespørselen. 6.6 Prising Tilbyder skal prise sitt tilbud i samsvar med vedlagte prisskjema, se vedlegg 2. Priser skal være i NOK, eks. merverdiavgift, inkl. emballasje, toll, skatter og avgifter og fritt levert. 6.7 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud som innebærer andre løsninger enn de som framgår av Oppdragsgivers tekniske beskrivelse. Side 6 av 9
7 KVALIFIKASJONSKRAV 7.1 Generelt Tilbyder skal ha en organisasjon som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles i hele kontraktsperioden. Av denne grunn stilles krav til tekniske kvalifikasjoner og økonomisk og finansiell styrke. Tilbyder skal i sine tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner i den rekkefølge og på den måte som etterspørres nedenfor. De tilbydere som oppfyller de nevnte kvalifikasjonskrav, vil få sine tilbud vurdert. 7.2 Organisering Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. o Norsk tilbyder skal fremlegge oppdatert firmaattest. o Utenlandsk tilbyder skal fremlegge attest(er) for lovbestemt registrering i etableringslandet. 7.3 Skatteattest o Norsk tilbyder skal fremlegge skatteattester, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Attest for skatt fås fra kemner/kommunekasserer, attest for merverdiavgift fås fra skattefogden o Tilbyder skal redegjøre for eventuelle restanser. o 7.4 Finansiell og økonomisk stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal fremlegge årsregnskap for de to siste regnskaps år, sammen med revisors årsberetning. 7.5 Tekniske/faglige kvalifikasjoner Tilbyder skal ha gode kvalifikasjoner og kapasitet, relatert til kontraktsforpliktelsene. o Tilbyder skal gi en oversikt over nøkkelpersoner med relevante kvalifikasjoner som skal ha ansvar for eventuell kontraktsutførelse. Dersom tilbyder vil støtte seg på andre foretaks kapasitet, skal det legges fram en forpliktelseserklæring som viser at tilbyder vil ha rådighet over nødvendige ressurser i hele kontraktsperioden. 7.6 Faglig etikk, korrupsjon/bedrageri m.v. Dersom tilbyders organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. I så fall bes redegjort for aktuelle dommer og saksforholdet. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA 11-10 og 20-12. Side 7 av 9
7.7 Kvalitetssikringssystem Tilyder skal dokumentere sitt kvalitetssikringssystem. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige for Oppdragsgiver, vurdert på bakgrunn av følgende kriterier: For konkurransen gjelder følgende tildelingskriterier i prioritert rekkefølge: Tildelingskriterier Vekt Poeng 1-10 Kostnader 40% 400 Samlede kostnader basert på priser oppgitt i prisskjema, etter gjennomført forhandling, vil bli lagt til grunn. Brukervennlighet 30 % 300 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon Miljø - Hms 10 % 100 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon IKT 10 % 100 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon Service/support 10 % 100 Svar på bør krav i vedlagte kravspesifikasjon SUM 100% 1000 9 FORHANDLINGER Oppdragsgiver vil invitere 3 leverandører til forhandlinger, forutsatt at de gjennom sitt tilbud dokumenterer at de er kvalifisert til å delta og at de har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Forhandlingene kan være i flere former (møter, pr. tlf, pr. e-post og lignende.) og de kan forløpe i flere faser. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta en reduksjon av antall tilbydere allerede i forkant av forhandlingene. Reduksjonen vil bli foretatt på grunnlag av oppførte tildelingskriterier. Det vil bli forhandlet om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris, kvalitet og omfang. Utspill fra Oppdragsgiver i forhandlingene skal ikke anses som avslag på det opprinnelige tilbudet, slik at samtlige tilbydere er bundet av sine tilbud i hele vedståelsesfristen. 10 OFFENTLIGHET Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Side 8 av 9
Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere tydelig merke de deler av tilbudet som ikke ønskes offentliggjort, alternativt levere to dokumenter hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. 11 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Avlysning Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen ved bortfall av planlagt finansiering. 11.2 Meddelelse om valgt tilbyder Valg av tilbyder(e) vil bli meddelt samtlige deltakere innen rimelig tid før kontrakt inngås, med en begrunnelse for valget og en frist for å påklage beslutningen. Oppdragsgiver vil ikke returnere innleverte tilbud. Ikke antatte tilbud vil bli makulert. 12 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Generelle innkjøpsvilkår for kjøp av varer - GIV/HSØ 05/08 Vedlegg 4: Avtale utstyrskjøp MTU Side 9 av 9