Vår dato: 26.6.2012 Vår referanse: 201201249 PROSJEKT NR. 12149, ARKIVERKETS SENTRALDEPOT 1 FORRETNINGSRUTINER FOR BYGGEFASEN - TOTALENTREPRISE 1 KOMMUNIKASJON 1.1 Korrespondanse Korrespondanse påføres følgende overskrift: Totalprosjektnummer : 12149 Prosjektnavn : Arkivverkets Sentraldepot Pr. nr. gjennomføring : 69450 Kontraktsnummer : K201 Totalentreprise - Samspill Sak : DL201201249 All korrespondanse til partene sendes til vedkommendes forretningsadresse (hvis ikke annet er avtalt). Kopi sendes til byggekoordinator (BK)byggeleder. Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev kun omhandle én sak. E-post som kan ha konsekvenser for fremdrift og/eller kostnader skal bekreftes i brev til Statsbygg med kopi til byggekoordinator. Øvrig e-post-informasjon mellom partene videresendes av disse til sine kontaktpersoner etter behov. 1.2 Beskjeder Alle beskjeder til byggeplassen fra prosjektleder skal gå gjennom totalentreprenørens anleggsleder. Skriftlige beskjeder går med kopi til totalentreprenør og byggekoordinator. Post- og adresseliste skal utarbeides og holdes oppdatert av totalentreprenør. 2 TEGNINGSHÅNDTERING 2.1 Ekspedisjon av tegninger Totalentreprenør utarbeider tegnings- og distribusjonsliste. Anleggsleder fører kvitteringsliste som viser tegningsnummer, mottattdato og utleveringsdato. For sikkerhetsgraderte tegninger, kommer sikkerhetslovens bestemmelser til anvendelse, ref. prosedyre 00-12 Sikkerhetsgraderte byggeprosjekter. Tegningene skal fordeles i henhold til totalentreprenørens tegningsprosedyre. Mal godkjent dato: 29.11.2005 Godkjent av: B-direktør Side 1 av 6
2.2 Styring av endrede tegninger Endringer på tegninger markeres i samsvar med NS 8310:1983. Oppdatert tegningsliste skal følge hver forsendelse. Inndragning av foreldede tegninger på byggeplassen påhviler totalentreprenøren og de respektive underentreprenører. Vedrørende arkivering av tegninger ifm avslutning av byggefasen henvises det til Totalentrepriseboka kapittel 10.1 3 FAKTURERING Fakturaadresse: Statsbygg Fakturamottak HK Postboks 233 3901 PORSGRUNN Statsbygg ber om at underbilag ikke stiftes Hver faktura merkes med: prosjektnummer og navn, samt navn på prosjektleder kontraktsnummer K202 Totalentreprise - Samspill kostnadssted og initialer sekssifret bestillingsnummer avdragsfakturanummer endringsordrenummer (tilleggsbestilling (f.eks. T0001) eller rekvisisjon (f eks R0001 basert på Statsbyggs blankett med fortrykket 5-sifret rekvisisjonsnummer)) hvis aktuelt. Ass PL kontrollerer fakturaer og anbefaler disse til utbetaling i Statsbyggs fakturahåndteringssystem FABEL. Sluttfaktura behandles av byggekoordinator og prosjektleder. Fakturering fra totalentreprenør skal skje hver måned, med mindre annen avtale er inngått. Betalingsplan ift produsert. Fakturering skal skje særskilt for: avdragsfakturaer tilleggsbestillinger rekvisisjoner Den første avdragsfaktura blir ikke betalt før bankgaranti og kopi av forsikringsbevis er deponert i henhold til avtalen. 3.1 Avdragsfaktura På avdragsfaktura iht avtalt betalingsplan merket A1, A2 osv, skal følgende fremgå: Mal godkjent dato: 29.11.2005 Godkjent av: B-direktør Side 2 av 6
siste justeringsbestilling med justeringsnummer og dato opparbeidet beløp tidligere fakturert beløp innestående beløp merverdiavgift til utbetaling 3.2 Tilleggsarbeider Det skal ikke trekkes for innestående beløp på fakturaer som angår tilleggsbestillinger. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. F.eks T0001-A1, T0001-A2, osv. 3.3 Rekvisisjoner Kopi av rekvisisjon skal følge fakturaen. Det skal ikke trekkes for innestående beløp. 3.4 Pris- og lønnsendringer Dersom pris- og lønnsendringer er avtalt iht indeksregulering, skal dette faktureres for seg. 4 TILBUDSINNHENTING VED ENDRINGER I TEGNINGER ELLER BESKRIVELSER 4.1 Normal prosedyre 4.1.1 Statsbygg pålegger endring. På endringsforespørsel fra Statsbygg skal Totalentreprenøren og dennes prosjekteringsgruppe utarbeide tegningsgrunnlag og prissette endringen samt konsekvens for framdrift. Tilbudet oversendes byggekoordinator som gjennomgår dette og gir sine merknader, og videresender med innstilling tilbudet til prosjektleder i Statsbygg for godkjenning og bestilling. Statsbygg utarbeider tilleggsbestilling basert på totalentreprenørens pristilbud. 4.1.2 Statsbygg påpeker avvik Dersom avviket går på tekniske og konstruksjonsmessige forhold, skal totalentreprenør rette opp feilene straks. 4.1.3 Totalentreprenør tilbyr endringer/forbedringer i prosjektet Totalentreprenøren og dennes prosjekteringsgruppe utarbeider tegningsgrunnlag og prissetter endringsforslaget. Tilbudet oversendes byggekoordinator som gjennomgår dette og gir sine merknader og videresender dette til prosjektleder i Statsbygg for endelig godkjennelse eller avvisning. Ved godkjenning av endringsforslaget, utarbeider Statsbygg tilleggsbestilling basert på Mal godkjent dato: 29.11.2005 Godkjent av: B-direktør Side 3 av 6
totalentreprenørens pristilbud. Generelt: Totalentreprenøren skal vedlikeholde oversikt over endrings avviksmeldinger og holde oversikt over tilleggsbestillinger og avgi status for utført arbeid hver måned. Byggekoordinator skal vedlikeholde en samlet oversikt over det samme. 5 BESTILLINGER Tilbudte endringer bekreftes ved tilleggsbestilling. 5.1 Tilleggsbestilling Tilleggsbestilling skal brukes unntatt når det utstedes en rekvisisjon. Tilleggsbestillinger merkes med prosjekt- og kontraktsnummer og T0001, T0002 osv i henhold til punkt 3. Tillegg kan kun bestilles av prosjektleder. 5.2 Rekvisisjon Rekvisisjon kan bare brukes ved bestilling iht utførelsesdagens priser. Rekvisisjon merkes med prosjekt- og kontraktsnummer i tillegg til det fortrykkede rekvisisjonsnummeret. Rekvisisjon utstedes av prosjektleder ved mindre tilleggsarbeider og etter råd fra byggekoordinator. 6 MØTER Referater skal være sendt ut senest 5 dager etter møte, og oversendes i henhold til distribusjonsliste. 6.1 Byggherremøter Byggherren innkaller til byggherremøter. Totalentreprenøren har møteplikt. Referat fra byggherremøtene skrives av byggherre. 6.2 Byggemøter Totalentreprenør innkaller til byggemøte. Statsbygg har møterett. Referat fra byggemøter skrives av totalentreprenør. 6.3 Prosjekteringsmøter Totalentreprenøren innkaller til prosjekteringsmøte. Statsbygg har møterett. Referat fra prosjekteringsmøtene skrives av totalentreprenør. Mal godkjent dato: 29.11.2005 Godkjent av: B-direktør Side 4 av 6
6.4 Særmøter Byggherren og totalentreprenøren kan anmode om særmøter. Referat fra særmøtene skrives av den som innkaller. 7 RAPPORTERING 7.1 Framdriftsrapport Totalentreprenør skal i byggemøtereferatet rapportere: på framdriftsplan mannskapsstyrke og maskininnsats arbeid utført i foregående periode arbeid som skal utføres i neste periode arbeidsgrunnlag 7.2 Framdriftsplan Totalentreprenøren skal utarbeide framdriftsplan med framdriftsfront til hvert byggemøte, vedlegges byggemøtereferat. 7.3 KS rapport Totalentreprenøren skal hver måned sende rapport til Statsbygg og beskrive hvordan han følger opp firmaets kvalitetsplan. Det skal rapporteres på: hovedaktiviteter fremdriftsplan og milepæler kontrollpunkter, type kontroll og dokumentsjon SJA Sikker Jobb Analyse SHA Ytre miljø Kopi av disse oppgaver 7.1 7.3 skal sendes til byggekoordinator. 7.4 SHA og ytre miljø Totalentreprenør er SHA-koordinator i byggefasen og skal rapportere iht kontraktskrav. Totalentreprenøren skal hver måned sende statusrapport SHA og kvartalsvis på ytre miljø til Statsbygg med kopi til byggekoordinator. Oslo dato:.. dato: Mal godkjent dato: 29.11.2005 Godkjent av: B-direktør Side 5 av 6
.. (for Statsbygg) (for entreprenør K201) Mal godkjent dato: 29.11.2005 Godkjent av: B-direktør Side 6 av 6