MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 19.06.2017 kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen, Asker rådhus Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Ole Willy Sandbekk, leder, Erling Bergsaker, nestleder, Kirsti Kierulf fra sak 41, William Norset, Petter Berntsen, Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: SAKSKART Fra administrasjonen møtte IKT sjef Ragnar Husum under sak 41. Fra BDO møtte director Øyvind Sunde under sak 42 45. Utvalgssekretær Mona Moengen, Rokus Side Saker til behandling 40/17 16/00095-12 Orientering om tilskuddsordninger 3 41/17 16/00095-13 Orientering om hvordan kommunen ivaretar de nye personvernreglene 4 42/17 17/00034-5 Forvaltningsrevisjon av etikk og habilitet 5 43/17 16/00050-5 Nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt - bestillingsdialog 5 44/17 15/00238-19 Erklæring om uavhengighet 7 45/17 16/00087-17 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 8 46/17 17/00063-1 Avtale om kontrollutvalgets sekretariatsfunksjon 9 47/17 15/00240-32 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 10 1
48/17 49/17 15/00242-35 15/00241-36 Referater 11 Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl. 18:45 Asker, 19.6.2017 Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder William Norset Kirsti Kierulf Astrid Nesland Petter Berntsen 2
Saker til behandling 40/17 Orientering om tilskuddsordninger 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 40/17 3
41/17 Orientering om hvordan kommunen ivaretar de nye personvernreglene 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 41/17 IKT-sjef Ragnar Husum la frem saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. 4
42/17 Forvaltningsrevisjon av etikk og habilitet 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 42/17 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten Forvaltningsrevisjon av etikk og habilitet til orientering. 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten Forvaltningsrevisjon av etikk og habilitet til orientering. 2. Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp revisjonsrapportens funn og anbefalinger, herunder a. Bruk av tvang må ha hjemmel i lov, forskrift eller vedtak, og kommunen må sikre dette. b. Kommunen gjennomgår leverandørregisteret for å styrke kvaliteten på fakturakontroll og bedre muligheten for habilitetsvurderinger knyttet til anskaffelser. c. Kommunen følger opp relasjonsbindinger i innkjøpsfunksjonen for å se etter om ansatte har ivaretatt sin habilitet ved innkjøp. 3. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp primo 2018. Director Øyvind Sunde la frem rapporten og svarte på kontrollutvalgets spørsmål, 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonen til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget avventer rådmannens varslede tilbakemelding på rapportens funn til neste møte. 5
43/17 Nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt - bestillingsdialog 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 43/17 Kontrollutvalget ber revisor komme tilbake med forslag til prosjektplan i neste møte. Kontrollutvalget drøftet tema for neste forvaltningsrevisjon på grunnlag av orienteringene fra rådmannen i foregående saker. Kontrollutvalget ber revisor komme tilbake med forslag til prosjektplan til et prosjekt med følgende avgrensning: I hvilken grad har Asker kommune mottatt korrekte tilskudd på områdene integrasjon av flyktninger og ressurskrevende brukere for perioden 2014-2016. Dette omfatter også overføringer mellom kommuner. Prosjektplanen behandles i neste møte. 6
44/17 Erklæring om uavhengighet 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 44/17 Oppdragsansvarlig revisorers egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisorers egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 7
45/17 Rapportering fra revisor inklusiv rapportering på tidsbruk 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 45/17. Kontrollutvalget ber revisor varsle sekretær ved sannsynlig overskridelse av rammen på et prosjekt på 10 %. For øvrig tar kontrollutvalget saken til orientering. 8
46/17 Avtale om kontrollutvalgets sekretariatsfunksjon 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 46/17 Alternativ 1): Avtale nr. 962 om sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget, inngått mellom Asker kommune og Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS), forlenges med 2 år i tråd med avtalens opsjon. Avtalen med ROKUS vil etter dette gjelde frem til september 2019. Alternativ 2): Avtale nr. 962 om sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget, inngått mellom Asker kommune og Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS), forlenges ikke etter avtalens utløp i september 2017. Kontrollutvalget gjennomfører ny anskaffelse med anskaffelsesfaglig bistand fra rådmannen. Sekretær forlot møtet under behandlingen av saken. Avtale nr. 962 om sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget, inngått mellom Asker kommune og Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS (ROKUS), forlenges med 2 år i tråd med avtalens opsjon. Avtalen med ROKUS vil etter dette gjelde frem til september 2019. 9
47/17 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 47/17 Medlemmene orienterte. 10
48/17 Referater 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 48/17 11
49/17 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 19.06.2017 49/17 Ingen saker meldt inn Leder orienterte om en henvendelse fra Skarbøvik. Henvendelsen sendes utvalget. Saken settes opp til behandling i neste møte. Kontrollutvalget ber administrasjonen om en muntlig orientering om pensjonsforpliktelser i forbindelse med kommunesammenslåing i neste møte. Ingen vedtak. 12