KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Begrenset anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av: Billett- og administrasjonssystem kino Billett- og administrasjonssystem kulturhus Butikkdatasystem kiosksalg Leveringsfrist: Forespørsel om deltakelse: 18.08.2010 kl. 12.00 1
Innhold 1 Innledning...3 1.1 Om Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål...3 1.3 Deltilbud...3 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen...4 3 Generelle bestemmelser om konkurransen...4 3.1 Kunngjøring...4 3.2 Fremdriftsplan...5 3.3 Taushetsplikt...5 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget...5 3.5 Tilleggsopplysninger...5 4 Kvalifikasjonskrav...6 4.1 Obligatoriske krav...6 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...6 4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling...7 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...7 5 Utvelgelseskriterier...7 6 Utforming av søknaden...7 6.1 Innlevering av forespørsel...7 6.2 Forespørselens utforming...8 2
1 Innledning 1.1 Om Oppdragsgiver Aurora kino IKS er et interkommunalt kinoselskap, der Tromsø kommune, Alta kommune og Sør-Varanger kommune er eiere. Selskapet ble stiftet som en fusjon av de kommunale foretakene Tromsø kino KF og Alta kino KF i 2007. 1.januar 2009 ble Kirkenes kino tilsluttet Aurora kino, og fra 1. april 2010 overtok selskapet driftansvaret for Narvik kino. Aurora kino er Nord-Norges største kulturaktør, med over 400.000 besøk årlig. Dette utgjør 45 % av det totale kinobesøket i Nord-Norge. Aurora kino IKS eide 1/3 av aksjene i selskapet Billetten AS, sammen med Hålogaland Teater og Kulturhuset i Tromsø. Dette selskapet stod for alt billettsalg for eierne, samt øvrige kunder innenfor kultur- og idrettsarrangementer i Tromsø, Alta, Kirkenes og Narvik. Billetten AS ble slått konkurs i 9.juli d.å. Aurora kino IKS overtar derfor salg av kinobilletter selv, og ønsker å selge billetter på vegne av enkelte av Billettens kunder. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Geir Martin Jensen Vestregata 33, 9299 TROMSØ, NORWAY gmj@aurorakino.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål I og med konkursen i Billetten AS har Aurora kino dermed behov for å anskaffe et billett- og administrasjonsverktøy for vår virksomhet. Dette inkluderer et: Del 1) Del 2) Del 3) Billett- og administrasjonssystem for kino, Billett- og administrasjonssystem for salg av billetter for kulturhus og andre eksterne arrangører, samt Butikkdatasystem for salg av kioskvarer. Primært ønskes ett system som kan løse alle disse formålene, men vi er åpen for deltilbud. Som kinokjede med ambisjoner om ytterligere vekst ønsker vi et billettsystem og butikkdatasystem som ivaretar kjededrift og samordningseffekter. Videre vil vi vektlegge standardisert tilganger av programmert data til eksport og distribusjon mot tredjeparts systemer, slik som nettsider, digitale informasjonskanaler, økonomisystem og lignende. 3
Som det vil fremkomme av det kommende konkurransegrunnlaget vil det stilles krav til at billettsystemet (leveransens del 1) må kunne levere løsning for: Salg av billetter på internett som kan integreres i Aurora kinos egne internettsider. Print-at-home / hjemmeprint. Dette betyr at kunden selv skriver ut billetten, og at utskriften verifiseres av billettkontrollør i forbindelse med innslipp til forestilling. Salg av billetter på billettautomater. Automatisert rapportering av innspillingstall til Filmwebs rapportserver. (Dette er den norske kinobransjens fellesløsning for innrapportering av innspillingstall til filmdistributørene, ulike statistikker mv.). Disse, samt øvrige kravspesifikasjoner, vil fremkomme av konkurransegrunnlaget. 1.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, dvs. for Del 1 og 2, eller kun Del 3. De nærmere vilkår for innlevering og evaluering av deltilbud vs. heltilbud vil fremkomme av konkurransegrunnlaget. 2 Prosedyre for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), del III, 14-1(1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren begrenset anbudskonkurranse. På grunn av knappe tidsfrister før ny kontrakt må iverksettes, gjennomføres konkurransen med reduserte tidsfrister jf. forskiftenes 19-5 (minimumsfrister i hastetilfeller). Anskaffelsen innledes med denne kvalifiseringen, der det vil skje en kvalitativ utvelgelse av de leverandører som får invitasjon til å delta i konkurransen om den endelige kontrakt på levering av billett- og administrasjonssystem. Det vil ikke bli anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne kvalifiseringen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 Generelle bestemmelser om konkurransen 3.1 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 4
3.2 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 05.08.2010 Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 12.08.2010 Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i 18.08.2010 kl. 12.00 konkurransen Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag 20.08.2010 Tilbudsfrist 03.09.2010 kl. 12.00 Tilbudets vedståelsesfrist 01.12.2010 Meddelelse om tildeling 08.09.2010 Klagefrist 15.09.2010 Kontraktssignering 17.09.2010 Kontraktsstart 01.10.2010 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter innleveringsfrist for forespørselen om deltakelse er tentative. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes med konkurransens navn og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 5
3.6 Forbehold / avlysning På grunn av knappe tidsfrister utlyses konkurransen med forbehold om styrets godkjenning. Saken vil behandles i et styremøte som er berammet til 16.august, og vi tar sikte på at nødvendig styregodkjenning vil være avklart før utsendelse av konkurransegrunnlaget. 4 Kvalifikasjonskrav Det settes ikke maksimumsantall for antall tilbydere. Alle tilbydere som leverer pålagt dokumentasjon, og som anses tilstrekkelig kvalifisert for oppdraget iht. de krav som stilles til økonomisk stilling, samt teknisk og faglig kapasitet, vil inviteres til å levere tilbud. 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgiftsinnbet aling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. HMS-egenerklæring 4.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6
4.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for de to siste regnskapsår. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 relevante oppdrag i løpet av de 3 siste årene. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 5 Utvelgelseskriterier 6 Utforming og innlevering av forespørselen 6.1 Innlevering av forespørselen Forespørselen skal leveres/sendes til: Navn: Aurora kino IKS v/geir Martin Jensen Adresse: Vestregata 33, N-9299 TROMSØ, NORWAY 7
Forespørselen skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Forespørsel, begrenset anbudskonkurranse Billett- og butikkdatasystem v/ Geir Martin Jensen. Åpnes kun av adressat Forespørselen skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. Innleveringsfrist for forespørselen er 18.august kl. 12.00. 6.2 Forespørselens utforming Forespørselen skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette kvalifikasjonsgrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i søknaden. Forespørselen skal utformes med denne disposisjon: 1. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 2. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 3. HMS-egenerklæring. 4. Firmaattest. 5. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de to siste årene. 6. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene 7. Redegjørelse over gjennomsnittlig arbeidsstyrke siste 3 år, de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. 8. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 8