Sak 78/13 Driftsorienteringer fra adm.dir.

Styret i Sunnaas sykehus HF Sak 78/13 Driftsorienteringer fra adm.dir. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering 1. Samarbeidsavtale mellom Sunnaas sykehus HF og Valnesfjord Helsesportsenter Valnesfjord Helsesportsenter har blitt norsk kompetansesenter for fremme av fysisk aktivitet for barn og unge med funksjonshemming. Helsesporsenteret har kontaktet Sunnaas sykehus HF for lage en formell samarbeidsavtale og da med forankring inn mot forskningsavdelingen og TRS. I første fase er det inngått avtale om regelmessige telemedisinmøter gjennom 2014 med fokus på utvalgte temaer av felles interesse for begge parter. 2. Samarbeid mellom Beijing City Government og Sunnaas sykehus HF ad. bygging av nytt rehabiliteringssykehus i Beijing SunHF har mottatt henvendelse fra Beijing City Government ad. bygging av nytt rehabiliteringssykehus på 40.000 kvadratmeter i Beijing. En delegasjon på 3 personer fra Beijing hadde møte med adm.dir. og forskningsdirektør 9. desember d.å. på SunHF. Kineserne har gjort en research mot Australia, Japan, USA og Europa ad. dette byggeprosjektet og konkludert med at de primært ønsker å bygge etter Nordisk standard. I den forbindelse har de meldt interesse mot SunHF pga. pågående byggeprosess. SunHF vil sjekke opp mot SINTEF Helse og Norconsult hvorvidt det er aktuelt å gå inn i et samarbeid med kineserne. Kineserne ønsker en rask avklaring og ønsker et nytt møte med SunHF primo 2014 hvor det da kommer en mer formell delegasjon fra Beijing. 3. Samarbeidsprosjekt om fall og fallskader blant ryggmargsskadde i Norge og Sverige. 12. desember 2013 ble det arrangert et dagseminar på SunHF hvor deltakere fra Karolinska Institutet (KI)og Spinalis i Stockholm deltok. Blant deltakerne var også veiledningsnettverket fra KI som bla. bidrar til veiledning av PHD kandidater fra SunHF. I tillegg ble det i fbm. seminaret formalisert et samarbeidsprosjekt om fall og fallskader blant ryggmargsskadde i Norge og Sverige. Direktørens stab Postadresse: 1450 Nesoddtangen Telefon: 66 96 90 00 Telefaks: 66 91 25 76 Besøksadresse: Bjørnemyrveien 1, 1450 Nesoddtangen Henvendelse i resepsjon E-post: firmapost@sunnaas.no Giro: 1644 06 05536 Foretaksnr.: 883 971 752

Sunnaas sykehus Side 2 4. Sertifisering etter ISO 14001 Miljøstyring ved Sunnaas sykehus HF Hovedrevisjonen med Det Norske Veritas (DNV) ble gjennomført som planplanlagt i perioden 26. 29. november 2013 med formål: Implementering av miljøstyringssystemet Hele virksomheten ble gransket, herunder SunHF aktiviteter i Askim og Oslo/Aker. I tillegg ble prosjekt nytt bygg gransket med tanke på miljøaspekter og integrering av krav i miljøstandarden i prosjektet. Hovedrevisjonen er av DNV karakterisert som omfattende hovedrevisjon med forbruk totalt 10,50 dagsverk fra DNV for gjennomføringen. 2 revisorer gjennomførte intervjuer og befaringer dag 3 og dag 4 mens hovedrevisor gjennomførte granskingen dag 1 og dag 2. 2 observatører fra Norsk Akkreditering deltok i tillegg 3 av dagene. Revisjonen ble gjennomført i god tone og dialog med revisorer og gode og konstruktive tilbakemeldinger og anbefalinger til alle som ble gransket. Sykehuset fikk særlig positiv tilbakemelding på sin satsing gjennom flere år med systematisk jobbing med miljøforbedringer. Miljøstyringssystemet er integrert i det overordnede virksomhetsstyringssystemet ved sykehuset og er tydelig forankret i fortaksledelsen. Referat fra ledelsens gjennomgåelse ble spesielt fremhevet som eksempel på hvordan ledelsen har fokus på miljøledelse og forbedringer. Videre er nybygg prosjektet fremhevet som et eksempel på at sykehuset har integrering miljøstandarden også her, blant annet ved satsingen på alternative energikilder. Styring og oppfølging av underleverandør for matleveranse ble videre fremhevet et eksempel på gjennomgående miljøsatsing i sykehuset og driftsoppfølging for felles måloppnåelse. Sykehusets satsing på digital samhandling regionalt, nasjonalt og internasjonalt ble vurdert som positivt med tanke på reduksjon av reisevirksomhet og målet om redusert utslipp av klimagass. Gjennom intervjuer og befaringer ble det observert høyt engasjement for ytterligere å forbedre sykehusets miljøprestasjoner og DNV opplevde gjennomgående eierskap til både miljøpolitikk og miljømålene våre. Hovedområder for forbedringer er bedre systematikk for å sikre tilgjengelighet og oppdatering av relevante myndighetskrav. Videre ble det avdekket ikke felles metodikk for gjennomføring av årsaksvurderinger i tilknytning til avvik og uønskede hendelser samt mangelfull systematikk for å evaluere iverksatte korrigerende tiltak. Det ble identifisert følgende funn under granskingen: Kategori 1 (vesentlige) avvik: 0 Kategori 2 (mindre) avvik: 7 Observasjoner: 9 Forbedringsmuligheter: 3 Videre ble status på korrigerende tiltak på avvik fra forrige revisjon gjennomgått. Alle avvik fra forrige revisjon er lukket. Totalt sett ble våre prestasjoner vurdert til en sterk 3-er av 5 oppnåelige, noe administrasjonen er godt fornøyd med. Frist for behandling og tilbakemelding på alle avvik er satt til 14.februar 2014. Frist for sertifikatutstedelse er satt til 28.februar. Det arbeides nå med plan for lukking av alle funn og oversendelse innen fristen. Egen sak fremmes overfor Styret når arbeidet med hovedrevisjonen er avsluttet.

Sunnaas sykehus Side 3 5. Konkurranseutsetting av servicetjenester Sunnas sykehus HF (SunHF) har siden 2007 konkurranseutsatt alle tjenester knyttet til levering og servering av mat. I sykehusets organisasjonsutviklingsprosess i 2011 inngikk prosjekt Servicerettede servicefunksjoner i SunHF. Prosjektet hadde i sitt mandat å utrede fremtidig drift og organisering av ikke medisinske tjenester i SunHF; egen organisering eller konkurranseutsette hele/deler av tjenesten til eksterne. Vurdering av konkurranseutsetting hele/deler av servicetjenestene ble besluttet å gjennomføres etter gjennomføring av pilot servicemedarbeider og utvikling av nytt servicetorg som ble endelig behandlet av fortaksledelsen i juni d.å. Det er gjennomført en omfattende vurdering av samtlige servicetjenester i Servicetorget og det er besluttet at renholdstjenesten konkurranseutsettes til ekstern drifter og innebærer virksomhetsoverdragelse av inntil 7 ansatte. I tillegg er det besluttet å legge tjenester knyttet til resepsjonssalg kaffe/vann automater til dagens matleveranse. Det er både gjennom serviceprosjektet, påfølgende pilot og prosess utvikling av servicetorg vært bred involvering av ansatte, tillitsvalgte og verneombud. Tilsvarende involvering samt drøfting med tillitsvalgte er gjennomført ved vurdering av servicetjenester for konkurranseutsetting. Foretaksledelsen behandlet i september 2011 sak om prolongering av matavtalen med følgende føring: Dersom foretaket beslutter å konkurranseutsette hele/deler av tjenestene innen ikke medisinske tjenester, vil det være hensiktsmessig å legge ut anbudet med mål 1 leverandør. Dette både for fleksibilitet og best mulig ressursutnyttelse fra leverandør, samt enklere administrasjon av avtalen for foretaket. Dagens matavtale varer frem til 15. april 2014 og det er utarbeidet fremdriftsplan for anbudsinnbydelse med mål en leverandør for alle tjenester på plass innen 14.april 2014. Det er utarbeidet egen kravspesifikasjon med kvalitetskrav for renhold. Kravspesifikasjon for matleveransen er videre justert for salg av resepsjons/kioskartikler og ansvar for kaffe/vannautomater. Renholdstjenesten Sykehuset får tilbakemeldinger fra både ansatte og pasienter på ikke tilstrekkelig renhold. Ved sammenligning med andre sykehus i regionen ser vi at Sunnaas har et forbedringspotensial når det gjelder organisering og kvalitet på denne tjenesten. Kvalitetsstandarden INSTA 800 legges til grunn for renhold ved de aller fleste sykehus, og ligger også i kvalitetskravet til HSØ RHF ved anskaffelse av renholdstjenester. De fleste seriøse renholdsaktører i markedet legger også denne standarden til grunn for sine tjenester. Sykehuset har ikke organisert sin renholdstjeneste på bakgrunn av INSTA 800 eller tilsvarende kvalitetsstandarder/fagsystem. Vi har heller ikke utviklet tjenesten med oppfølging og kontroller som beskrevet i standarden. Det er imidlertid gjennomført internundervisning for renholdere i behovsprøvd renhold som ligger som et element inn i INSTA 800. Dersom sykehuset skal utvikle renholdstjenesten i egen regi vil det innebære økt ressursbruk både i form av investering og innføring av INSTA 800, kompetanseheving (ingen renholder har fagbrev), oppfølging av ansatte mv. Tjenesten er i tillegg sårbar og ustabil bla grunnet høyt sykefravær. Det er derfor vurdert mer hensiktsmessig at profesjonell aktør med kompetanse og erfaring på renhold og INSTA 800 drifter denne tjenesten på vegne av sykehuset enn at vi skal videreutvikle den selv.

Sunnaas sykehus Side 4 6. Organisering av legene i Sun HF I september 2014 ble det nedsatt en partssammensatt arbeidsgruppe, ledet av klinikksjef. Gruppens mandat er å se på fagutvikling, forskning, koordinering, arbeidsplaner, ressursbruk og organisering av leger. Bakgrunnen for at dette arbeidet igangsettes er blant annet at en har sett behov for å styrke fag og koordineringsansvaret rundt legegruppen, samt vurdere en mer hensiktsmessig organisering. I motsetning til alle andre yrkesgrupper, er legene pt. organisert særfaglig under klinikkoverlege. Det har vært avholdt 8 møter i arbeidsgruppen, og det arbeides systematisk med å se på måter å styrke fagutviklingen i sykehusets kunnskapsbaserte behandlingsprogrammer på. Gruppen har sett på hvordan en bedre kan rekruttere leger til forskningsprosjekter ved å gjøre forskning til en mer integrert del av den kliniske virksomhet. Det er besluttet å opprette en medisinsk fagsjefstilling som skal ha overordnet ansvar for å utføre og koordinere forskning og fagutvikling, samt være et bindeledd mellom klinikk og forskning. For å sikre gode spesialiseringsløp og å sikre rekruttering av overleger, skal det utarbeides kriterier for ansettelser og for rotasjon. For å ivareta god pasientbehandling og riktig ressursbruk vil arbeidsplaner og oppgavefordeling i sykehuset bli gjennomgått. Målet er å optimalisere bruken av legeressursene i sykehuset. Et tiltak her er en gjennomgang av de samlede kostnader i forbindelse med legeressursene og vurdere om endringer kan medføre mulighet for finansiering av nye stillinger om nødvendig. For å sørge for en best mulig arbeidshverdag for legene i sykehuset ser gruppen på ulike måter å organisere legegruppen på, og hvem som best kan koordinere dette arbeidet for å sørge for optimal daglig drift. Endelig forslag vil bli behandlet i Foretaksledelsen 17.12.13. Styret vil bli orientert om videre fremdrift i styremøte februar 2014. 7. Programkomiteen for tilpasningsprosesser Programkomiteen for tilpasningsprosesser nytt sykehus er opprettet av foretaksledelsen for å sikre en nødvendig fremdrift, koordinering og kvalitetssikring av forberedelsesarbeidet/tilpasningsprosesser som er nødvendig for å kunne ta i bruk nytt bygg, og omdisponere eksiterende bygg i 2015. Under perioden frem til ferdigstilling av nytt bygg og bygningsmessige endringer skal det opprettholdes full drift i sykehuset. Samtidig må det gjøres et grundig forarbeid som vil berøre alle enheter i sykehuset, slik at endrings - og flytteprosesser er godt planlagte før iverksetting i 2015. Dette vil kunne dreie seg om både avdelingsinterne og sykehusovergripende utviklingsprosesser som vil være ressurskrevende de neste to årene Arbeidet vil kreve innsats og prioritert fokus fra ledere, ansatte, TV og verneombud fremover. Programkomiteen består av følgende personer; HR direktør Marianne Jørstad, leder, klinikksjef Kathi Sørvig, kommunikasjonsdirektør Nina Olkvam, leder Serviceenheten Inger Nitteberg, foretakstillitsvalgt Raymond Murberg, foretakstillitsvalgt Karin Øhrn Breistein, hovedverneombud Margaretha Parmann og miljøleder David Brasfield (sekretær) Programkomiteen rapporterer til foretaksledelsen. Det er i henhold til mandat gjennomført en kartleggingsrunde og 13 prosjekter/ prosesser er p.t identifisert: 1. Målgrupper, behandlingslinjer og inntakskriterier - leder: klinikkoverlege Thomas Glott 2. Avvikling av aktiviteten i Askim flytte virksomheten til Nesodden - leder: klinikksjef Kathi Sørvig 3. Samhandlingsarena Aker, leder: leder av ressursenheten og poliklinikken Liv Heyerdahl Janzon 4. Etablering av barneenhet, leder: seksjonsleder Anne Karine Dihle 5. Etablering av smitteenhet, leder: leder av kompetanseenheten Birgitte Dahl

Sunnaas sykehus Side 5 6. Etablering av enhet for medisinsk overvåkning/ intermediærenhet, leder: fagdirektør Kirsti Bjune 7. Etablering av enhet for oppfølging av desorienterte og utagerende pasienter, leder: seksjonsoverlege Frank Becker 8. Utprøvende enhet klinisk innovasjon, leder: seksjonsleder Jon Ivar Sørland 9. Organisatoriske tilpasninger klinikk, leder: adm. koordinator Heidi Kjærnes Gaupseth 10. Etablering av pasienthotell, leder: seksjonsleder Margrethe Hoen 11. Ny intern organisering av avdelingen (nytt Servicetorg), leder: avd. sjef Inger Nitteberg 12. Levering og servering av mat kantinearealer, leder: enhetsleder Beathe Harila 13. Lagerbehov og plassering arkiv, leder: enhetsleder Terje Winje Prinsipper for prosjektgruppene; det skal være en leder, sekretær og tillitsvalgt eller verneombud representert i hver gruppe. Alternativt en ansattes representant med ønsket kompetanse. Kommunikasjon/ informasjon Programkomiteen har ansvar for å sikre og koordinere nødvendig informasjonsflyt i organisasjonen rundt bygg og arealprosjekter gjennom hele byggeprosessen. Einar M Strand Adm.dir.