Bergen hjemmetjenester KF Org. Nr. 987 661 615 Styrets årsberetning for driftsåret 2009. Generelt om 2009. Høsten 2004 vedtok bystyret å samle alle kommunens hjemmehjelpere i et eget foretak, konkurranseutsette dette og innføre fritt brukervalg i hjemmetjenesten. 1. mars 2010 feirer Bergen hjemmetjenester KF 5-årsjubileum. Foretaket er fortsatt den største leverandøren av hjemmetjenester og har pr. utgangen av 2009 hele 87 % av markedet. For å holde vår sterke posisjon i markedet har vi hele tiden fokus på kvalitet og service. I løpet av disse årene har vår eier, Bergen kommune, vært en viktig støttespiller i vårt arbeid for å gi hjemmehjelperne et godt arbeidsmiljø og våre brukere et forutsigbart tjenestetilbud. Organisatorisk er foretaket underlagt byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap. I perioden 01. januar til utgangen av april 2009 fungerte Jan Sverre Stray som arbeidende styreleder inntil ny direktør, Kari Batt Iversen, tok over 1. mai. Ved utgangen av 2009 hadde foretaket 144 faste årsverk, hvorav 134 årsverk var hjemmehjelpere og 10 årsverk var administrativt personell. I tillegg hadde foretaket knyttet til seg 22 årsverk hjemmehjelpere med tidsbegrenset kontrakt. Administrasjonen besto av direktør, fem soneledere, en personalkonsulent, en sekretær og to kundebehandlere som betjener kundesenteret. Totalt sett var der 167 fast ansatte og 22 faste ansatte på kontrakt ved utgangen av året. Styret Styret har bestått av følgende: Styreleder Jan Sverre Stray (KRF) Nestleder Tone Elin Mekki (A) Birthe Taraldset (H) Janne Halvorsen (FRP) Knut Johan Larsen (SV) Marit Bergesen (Ansattrepresentant) Unni Sponga, Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap, (kun med møterett) Det ble avholdt 10 styremøter i 2009. Arbeidsmiljø og sykefravær 6-timersdagen I en to-årsperiode, fra 01.05.07 til 30.06.09 ble det i Bergen hjemmetjenester KF gjennomført et forsøk med 6-timersdag for alle hjemmehjelperne. Målsettingene med forsøket var: Reduksjon av sykefraværet Et virkemiddel som seniortiltak i et likestillingsperspektiv Bedring av arbeidsmiljøet Styrking av tjenestetilbudet gjennom lavere sykefravær
Ut fra disse målsettingene ble forsøket evaluert av Rambøll Management Consulting AS (RMS). Funnene fra deres evaluering viste at forsøket hadde virket positivt inn på arbeidsmiljøet, men at det var ingen varig kvantitativ effekt å påvise i forhold til de andre målsettingene. Det ble derfor vedtatt at forsøket kun skulle videreføres for hjemmehjelpere over 60 år, og at det samtidig skulle settes inn en styrket innsats for å redusere sykefraværet i KF-et. Dette var forløperen til to nye prosjekter i Bergen hjemmetjenester KF, seniorprosjektet og nærværsprosjektet. Seniorprosjektet Fra 01.07.09 har hjemmehjelpere over 60 år hatt redusert arbeidstid med 20 %, men beholdt sin opprinnelige lønn. Hovedmålsettingen med redusert arbeidstid for denne arbeidstakergruppen er at det kan bidra til at hjemmehjelpere over 60 år utsetter pensjoneringstidspunktet og klarer å stå lenger i arbeid. Dette forsøket varer i to år, og underveis skal forsøket dokumenteres og evalueres gjennom følgeforskning. Etter en prosess der tre leverandører ble direkte kontaktet og anmodet om å levere inn tilbud på følgeforskningen ble Rambøll Management Consulting AS, (RMC) valgt. Ved årsskiftet 09/10 startet RMC sine undersøkelser og vil følge seniorprosjektet frem til det avsluttes 30.06.11. Nærværsprosjektet Høsten 09 ble det startet opp et eget Nærværsprosjekt i foretaket som skulle ha fokus på å fremme nærværet og redusere fraværet. I 2009 var det gjennomsnittlige sykefraværet på 17,9 %, noe som tilsier et nærvær på 82,1 %. Dette nærværet er lavt sammenlignet med resten av kommunen. Det første Nærværsprosjektet gjennomførte var arbeidsmiljøutvikling i sonene, der hjemmehjelperne selv deltok i prosesser for å si sin mening om: Hva fungerer i dag Hva gjør vi når det er enda bedre? Hjemmehjelperne utarbeidet videre handlingsplaner med fokus på motivasjon, trivsel, samarbeid og organisering. Gjennom arbeidsmiljøutviklingen så man tydelig at det sosiale fellesskapet er svært viktig for hjemmehjelperne. Med bakgrunn i dette organiserer foretaket felles lunsj en gang måneden i hver sone. I tillegg har hver sone opprettet en komité for sosiale aktiviteter utenom arbeidstid. Gode vikarer ble også fremhevet som viktig for hjemmehjelperne. Med høyt fravær er det avgjørende at vikarene er velfungerende, slik at de ikke blir en ekstra belastning for de faste ansatte. I den forbindelse utarbeidet en hjemmehjelper en opplæringsmanual for å sikre at arbeidet utføres likt i alle sonene og med god kvalitet. Arbeidsmiljøutviklingen i sonene avdekket også områder som gjør arbeidsdagen utfordrende for hjemmehjelperne. Det være seg knapp tid hos bruker og mangel på nødvendig informasjon om bruker. Opplevelsen av for dårlig tid og at man ikke har fått god nok informasjon om brukeren, gjør arbeidsdagen uforutsigbar og stressende. I løpet av året har foretaket hatt kontakt med forvaltningsenhetene om disse utfordringene, og begge parter har felles interesse av å skape størst mulig grad av forutsigbarhet i hjemmehjelpernes arbeidsdag.
Det høye sykefraværet er i seg selv en stressfaktor. Det gjør at hjemmehjelperen ikke får arbeide med samme partner og gjerne heller ikke får gå til sine vanlige brukere. Fraværet er også en stor tilleggsbelastning for sonelederne, da mye tid går med til å skaffe vikarer og organisere driften hensiktsmessig. Et vedvarende høyt sykefravær er belastende på organisasjonen, og Nærværsprosjektet i foretaket vil bli videreført i 2010. Som mål for nærværsarbeidet i 2010 har styret i Bergen hjemmetjenester KF vedtatt at sykefraværet skal ned til under 15 %. I desember etablerte foretaket et samarbeidsprosjekt med NAV arbeidslivssenter i det videre arbeidet med å redusere sykefraværet. Prosjektet vil gå frem til sommeren 2010. Logistikkprosjekt Bilparken i foretaket var ved inngangen til 2009 på 76 biler av typen Skoda Fabia. Ved overgang fra 6- timers arbeidsdag til 7,5-timers arbeidsdag 1. juli, ble bemanningen redusert og det medførte et lavere behov for biler. I løpet av året har vi redusert bilparken med ca. 8 %. God logistikk av tjenestene våre og effektiv bruk av bilparken er viktig og våren 2009 ble Institutt for økonomisk-administrative fag på Høgskolen i Bergen kontaktet. De ble forespurt om studenter kunne se på "hvordan effektivisere transporten av tjenestene til Bergen hjemmetjenester KF". Dette var et interessant prosjekt for en bacheloroppgave og i løpet av våren 2010 vil to studenter ha gjennomført en prosjektoppgave med forslag om bedre utnyttelse av bilparken vår. Sonen Arna/Åsane ble valgt som case fordi her er både korte og lange kjøreruter. Service Servicegraden i vårt kundesenter har i løpet av høsten økt vesentlig.telefonsentralen er oppgradert og våre forbedringer har bidratt til mange fornøyde brukere som nå får en raskere betjening enn tidligere. Nå slipper brukeren å vente i telefonkø, men blir kontaktet av kundesenteret så snart en kundekonsulent er ledig. På den måten kan vi nå betjene flere brukere enn før med den hjelpen de etterspør. I Fana/Ytrebygda har man sluttført et prøveprosjekt hvor tid og arbeidsoppgaver hos bruker ble registrert digitalt. Prosjektet var meget vellykket med hensyn til service, kvalitet og effektivitet. Det ble godt mottatt av både brukere og hjemmehjelpere og ble avsluttet 30.06.2009. Styret besluttet i 2009 at foretaket går fra manuell registrering til digital registrering så snart databehandleravtalene mellom kommunen og foretaket er avklart, og alle sider vedrørende personvernet er ivaretatt. Nøkkeltall Effektiviteten i foretaket var 65,55 % ved utgangen av året. Det tilfredsstiller kravet fra bystyret om at 65 % av arbeidstiden til hjemmehjelperne er brukerrettet, det vil si hjemme hos bruker. I enkelte sentrale soner, eksempelvis Bergenhus og Årstad, når man en effektivitet opp mot 70 %. Korte oppdrag med lange kjøreavstander er med på å redusere effektiviteten og inntjeningen, da vi kun får betalt for vedtakstid hos bruker. Dette er utfordringer som vi vil arbeide videre med i 2010. Vår markedsandel var ved utgangen av 2009 på 87 %. Vi var fortsatt den ledende leverandøren i markedet for praktisk bistand i hjemmet. Vi forventer at brukerne med tiden vil
stille større krav til sine leverandører. Det betyr at vi må ha evnen til å finne fleksible løsninger og lytte til brukenes ønsker, for å kunne holde vår posisjon i markedet. I desember opphevet bystyret begrensingen i vårt tjenestetilbud. Ved å oppheve denne begrensningen hvor vi bare kunne gi tilleggstjenester til brukere med vedtak, har foretaket har nå fått de samme rettighetene som de private leverandørene til å gi tilleggstjenester til alle beboere i Bergen kommune. Likestilling Kvinneandelen er fortsatt stor. Vi har ca. 2 % mannlige hjemmehjelpere og vil ha fokus på å øke denne andelen mannlige søkere såfremt de er egnet på lik linje med kvinnelige kandidater. Høsten 2009 ble det ansatt en mannlig soneleder i Arna/Åsane. Markedsføring Profileringen av Bergen hjemmetjenester KF har vært en prioritert oppgave i 2009. Det er laget logo for foretaket, nytt brosjyremateriell og det er utarbeidet forslag til felles bekledning. I løpet av 2010 vil vi bli mer gjenkjennbare i markedet enn vi har vært til nå. Profileringen vil også være til hjelp for å styrke kulturen og fellesskapet til beste for alle ansatte i foretaket. I løpet av 2009 har direktør deltatt i hjemmehjelpstjenesten. Hun har vært ute hos brukere sammen med hjemmehjelpere og deltatt i arbeidsdagen deres. På den måten har hun blitt godt kjent med hjemmehjelpere i alle soner og møtt ulike brukergrupper. Det har vært nyttig lærdom for direktør samtidig som det har skapt en større nærhet mellom medarbeidere og ledelse. Årsregnskapet Foretakets arbeidskapital har økt betydelig fra 31.12.2008 da den lå på minus kr. 6,2 mill. til pluss kr. 9,4 mill. pr. 31.12.2009. Det har medført at rentekostnadene i 2009 er betydelig lavere enn i 2008. Pr. 31.12.2009 var rentekostnadene på kr.199.000 mot kr.790.000 pr. 31.12.2008. Rutiner rundt fakturering er innskjerpet slik at utgående fakturaer, på tjenester utført i foregående måned, faktureres og sendes ut første uke i ny måned. Det har stor innvirkning på likviditeten i foretaket. Pensjonskostnadene, som er blitt beregnet og bokført for 2009, ble etter aktuarberegning tilbakeført med ca.kr. 2,2 mill. i regnskapet. Regnskapet viser et overskudd, en merinntekt, på ca. kr.5,2 mill. Foretaket har, utover tilskuddet fra Bykassen som er spesifisert under, hatt ca. kr. 5,3 mill. i merinntekter i forhold til budsjett. 1,2 mill. av merinntektene er salg av våre ordinære tjenester og resten, ca. kr. 4,1 mill., er overføringer/refusjoner fra NAV. Driftsutgiftene ligger på budsjett, med et merforbruk på kr.123.000. Regnskap viser at Bergen hjemmetjenester KF har fått ca. kr. 12,5 mill. i tilskudd fra Bykassen.
Tilskuddet i 2009 er fordelt slik: Pliktig inndekning av underskudd fra 2006 - kr. 560.179 Inndekning av underskudd fra 2008 - kr. 3.671.913 Sluttvederlag tidligere direktør - kr. 785.008 Seniortiltak, 2-årig arbeidstidsforsøk for personer over 60 år - kr. 2.000.000 Nærværsprosjektet - kr. 250.000 Evaluering av seniorforsøk - kr. 177.000 Forsøksordning med 6-timersdag og forl. av denne til 01.07.09 - kr. 5.000.000 -------------------------- SUM kr.12.444.100 -------------------------- De to første inndekningspostene førte til at foretaket startet året uten gamle merkostnader (tap) som siden skulle dekkes inn av senere års overskudd. Sluttord Til slutt vil vi nevne at Fana/Ytrebygda som var fordelt på tre oppmøtesteder i løpet av høsten ble samlet på et sonekontor. Det har styrket både arbeidsmiljøet og driften som er blitt mer effektiv. Årstad har også flyttet fra Bergenhallen til nye funksjonelle lokaliteter ved Kanalveien. Sommeravslutninger ble arrangert innen hver sone, mens man samlet alle ansatte til felles julebord på Fløyen. På tross av høyt fravær er det i stor grad hjemmehjelpernes arbeidsinnsats som bidrar til at foretaket går i pluss. Med nærværsprosjektets målsetninger, som involverer alle i foretaket, vil vi sammen gjøre Bergen hjemmetjenester KF til en fortsatt god arbeidsplass der vi tar vare på hverandre og yter god service til brukerne våre. ----------------------------- ----------------------------------- Jan Sverre Stray (KRF) Janne Halvorsen (FRP) Styreleder ---------------------------- ---------------------------------- For Tone Elin Mekki (A) Knut Johan Larsen (SV) Nestleder --------------------------- ----------------------------------- Birthe Taraldset (H) Marit Bergesen (ansattrep.) Bergen 11. 03. 2010