Bilag til Delkontrakt 1 Tekniske avklaringer og kvalitetssikring SIDE 1 AV 9
Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden 1. Om oppdragsgiver esporingsprosjektet finansieres over statsbudsjettet, og ansvarlige departement er Landbruks- og matdepartementet (LMD) sammen med Fiskeri- og kystdepartementet (FKD) og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Ansvarlig enhet for gjennomføringen av prosjektet er esporingssekretariatet, som organisatorisk ligger under LMD. Arbeidet har vært styrt av en egen styringsgruppe med representanter fra staten og tilnærmet alle ledd i matkjeden, i hovedsak bransjeeller interesseorganisasjoner, samt interessenter blant offentlig tilsyns- og kontrollinstanser. Alle kontrakter vil bli inngått med LMD som oppdragsgiver. 2. Bakgrunn Innen 2010 skal det etableres en nasjonal, elektronisk infrastruktur for effektiv utveksling av informasjon i matkjeden esporingsprosjektet ble etablert i 2007 som en følge av et alvorlig E.coliutbrudd. Et hovedmål med prosjektet har vært å utvikle et verktøy som kan bidra til å styrke mattrygghet. Mer konkret gjelder dette muligheten for å spore årsaker til at mat ikke er trygg å spise, samt å kunne beslutte tilbakekalling og tilbaketrekking av produsert og levert mat som kan mistenkes å ikke være trygg. Mat produseres, transporteres, håndteres og frambys av mange aktører og produksjonskjeden baseres på innsatsvarer fra nær sagt alle industrier og råvareprodusenter. Verdikjedesporing er sporing langs og mellom alle kjedene som inngår i matproduksjonen. Samtidig skal sporingen være rask og fleksibel, det vil si fungere raskt mellom kryssende verdikjeder og over flere aktører. esporingsprosjektet har primært jobbet med å utvikle esporingsløsningen. Bestilte funksjonaliteter for esporingsløsningen vil være utviklet og klare til bruk rundt årsskiftet 2011/2012, og innen utgangen av 2011 skal prosjektet ha gjort følgende: Utviklet, testet og driftssatt en sikker og funksjonell infrastruktur for elektronisk kjedesporing som skal: o Dekke kjernefunksjonen som er å raskt, effektivt og presist kunne følge (spore) en vare fremover eller bakover i kjeden. o Bidra som et verktøy i arbeidet med å søke etter kilder til ikke trygg mat. o Legge til rette for å kunne bygge inn verdiøkende tjenester for de aktører (bransjer eller handelspartnere) som ønsker dette. Definert grensesnitt for kommunikasjon mellom bedrifter/bransjer og esporing. Definert grensesnitt mellom offentlige registre og esporing (for eksempel Husdyrregisteret, GAB etc). SIDE 2 AV 9
Definert og/eller etablert elektroniske grunndataregistre for de grupperinger som ikke kan utvikle disse selv (for eksempel primærprodusenter, småskalaprodusenter) Intensjonen er at aktører i matsektoren overtar og drifter esporingsløsningen. 3. Formål I prosjektet gjenstår oppgaver knyttet til sluttføring og overføring av esporingsløsningen, samt evt. videre utvikling av tilleggsfunksjonalitet. Når utviklingsarbeidet er ferdig gjenstår det arbeid med å kvalitetskontrollere og godkjenne endelige leveranser, ivareta verdier og kompetanse fra esporingsprosjektet, sørge for at kompetanse bli overført til brukere og eierorganisasjon, yte nødvendig brukerstøtte, m.v., samt sikre at egnet dokumentasjon er på plass. 4. Om oppdraget Oppgaven går ut på IKT/logistikkbasert bistand og oppfølging med funksjonelle og tekniske avklaringer, særlig opp mot involverte utviklingsmiljøer. I bistanden vil faglige testing og re-/testing og rapportering inngå sammen med evt. godkjenninger/kvalitetssikring. Det vil i tillegg være behov for teknisk bistand overfor andre miljøer, for eksempel ifm demonstrasjoner av løsningen eller hvordan bruke løsningen ifm etterforskning. Kravspesifisering overfor leverandør er også aktuelt i den utstrekning ytterligere utviklingstiltak iverksettes. Omfanget vil avhenge av i hvilken utstrekning eierne velger å iverksette eventuell videre utvikling av endringsordre (EO-er og fase 3. Ref. vedlegg). Tilbyder må som minimum kunne møte de forpliktelser kunden allerede har overfor leverandør av esporingsløsningen (EDB ErgoGroup) ifm. gjennomføring av en test i drift i etterkant av en videreutvikling av løsningen utover versjon 1.0. 5. Utforming av løsningsforslag Leverandøren skal på et overordnet nivå angi et løsningsforslag basert på punktene ovenfor, hvor metodisk tilnærming mv. skal framkomme. 6. Krav til kompetanse Tilbyder må både ha en god konseptuell forståelse av rammeverket for kjedesporing, de funksjonelle krav som stilles for at løsningen skal virke, samt kunne gå inn i faglig dialog og problemløsning mht løsningens virkemåte. I praksis er viktigste kompetanse å kunne arbeide operativt i spenningsfeltet IKT, logistikk og sporing helt fram til å legge grunnlaget for programmering i løsningen (som gjøres med bruk av Javakoding). Det må dokumenteres at man har en sikring av kompetansen, evt. at flere kompetente konsulenter tilbys. 7. Avrop innenfor rammeavtalen. Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med én leverandør for denne rammeavtalen. SIDE 3 AV 9
Ved behov vil oppdragsgiver ta kontakt med oppgitt kontaktperson og sende en detaljert oppdragsbeskrivelse, evt. kravspesifikasjon per e-post. Leverandør skal bekrefte mottatt bestilling innen tre arbeidsdager og bekrefte overfor oppdragsgiver per e-post. I bekreftelsen skal det stå hvilke(n) konsulent(r) som tilbys for oppdraget, samt totalkostnad for det enkelte oppdraget med et timeestimat. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dersom valgt tilbyder ikke oppfyller krav til gjennomføringstid eller kompetanse ved det enkelte avrop forbeholder oppdragsgiver seg retten til å velge en annen leverandør gjennom en ordinær anbudsrunde. SIDE 4 AV 9
Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Planlegging og framdrift i arbeidet vil avhenge av den oppslutning som oppnås rundt løsningen, både fra enkeltbedrifter og bransjer/grupper av bedrifter og av hvordan arbeidet med den framtidige eierstrukturen utvikler seg. Dette vil også avhenge av hvordan andre tiltakstyper (dvs. deloppdrag) utvikles og på hvilke områder tiltakene settes inn. Utvikling av en mer detaljert prosjekt- og framdriftsplan vil bli en av de første oppgavene som skal løses under esporingssekretariatets ledelse, da under hensyntagen til planer og utvikling innen andre deler av prosjektet. Dette delprosjektet påregnes å ville følge garantiperioden for løsningen (test i drift), evt. utvidet i fall ytterligere utviklingstiltak knyttet til løsningen blir iverksatt. Oppstart Bistanden starter umiddelbart etter at kontrakt er undertegnet. Tidsrammen for Bistanden Bistanden ytes løpende til Kundens prosjekt er avsluttet. Konsulentens fremdriftsplan: SIDE 5 AV 9
Bilag 3 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Gunnar Hagen Stilling: Ekspedisjonssjef Telefon: +47 22 24 93 16 E-post: Gunnar.Hagen@lmd.dep.no For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell, Konsulentens nøkkelpersonell i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon Iht. pkt. 5 i konkurransegrunnlaget skal erfaring og kompetanse hos tilbudt(e) konsulent(er) angis. Dette vil være gjenstand for tildelingsvurdering. Tilbudet må inneholde CV for hver enkelt konsulent som tilbys. Leverandør står fritt til å utforme CV slik at konsulentenes kompetanse/erfaring fremgår på best mulig måte i forhold til herværende oppdrag. Alle beskrivelser må være fyllestgjørende slik at oppdragsgiver de facto kan vurdere konsulentens/konsulentenes kvalifikasjoner/egenskaper. Avtalen punkt 3.4 Møter Det påregnes å bli avholdt møter mellom involvert/e konsulenter hver 14. dag basert på innkalling fra sekretariatet. Normalt vil møtene bli avholdt hos kunden og møtene vil foregå på norsk. Møtene vil, i nødvendig utstrekning, bli samordnet med de øvrige delprosjektene. SIDE 6 AV 9
Bilag 4 Pris og prisbestemmelser Dette bilag 5 inneholder de samlede priser og prisbestemmelse. Såfremt ikke annet fremkommer av avtalen, er priser uttømmende regulert i dette bilag. I pristabell A skal leverandøren oppgi timepris for den/de tilbudte konsulent(er). Timeprisen skal oppgis ekskl. mva. I pristabell B skal leverandøren sette opp den gjennomsnittlige timeprisen for den/de tilbudte konsulent(er). Leverandøren risikerer å bli avvist dersom prisene oppgis på annen måte enn ved å benytte tabellene A og B nedenunder, eller dersom det angis andre priser enn de det er bedt om. Eventuelle reise- og diettkostnader forutsettes å være inkludert i vederlaget for oppdraget. Pristabell A: Timepris for tilbudt(e) konsulent(er) Valuta 1-10 timer 11-39 timer 40+ timer Konsulent 1 [navn] NOK Konsulent 2 [navn] NOK Osv Pristabell B: Gjennomsnittlig timepris gjenstand for tildeling Valuta 1-10 timer 11-39 timer 40+ timer Gjennomsnittlig timepris NOK for tilbudt(e) konsulent(er). Elektronisk faktura skal sendes til: Landbruks- og matdepartementet v/dss Efaktura Postboks 8129 Dep. 0032 Oslo SIDE 7 AV 9
Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med SIDE 8 AV 9
Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder SIDE 9 AV 9