Konkurransegrunnlag Forprosjekt for innsamling om bruk og rettsoppfatninger fra muntlige kilder

Transkript

1 Forside Konkurransegrunnlag Forprosjekt for innsamling om bruk og rettsoppfatninger fra muntlige kilder Konkurranse med forhandling (FoA) Tilbudsfrist: 21. mars 2011 Kl. 12:00 Finnmarkskommisjonen inviterer med dette leverandører til å delta i konkurranse om anskaffelse av en utredning/forprosjekt om bruk og rettsoppfatninger fra muntlige kilder. Anskaffelsen er kunngjort på og kan lastes ned fra finnmarkskommisjonens internettsider: 1

2 Innholdsfortegnelse Del 1 Betingelser for konkurransen Informasjon om anskaffelsen Presentasjon av oppdragsgiver Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang og varighet Dokumentstruktur Tentativ fremdriftsplan (kan fravikes) Oppdragsgivers kontaktperson Krav til leverandøren Generelt om dokumentasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers tilleggskrav i denne konkurransen Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Priser Forbehold Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud skal bestå av Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandør Forhandlinger Avgjørelsen av konkurransen Tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling... 7 DEL 2 Kravspesifikasjon...9 Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget... 9 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen DEL 3 Generelle avtalevilkår eget vedlegg 2

3 Del 1 Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Finnmarkskommisjonen er oppnevnt med hjemmel i finnmarksloven 17. juni 2005 nr. 85 for å kartlegge eksisterende bruks- og eierrettigheter til Finnmarkseiendommens grunn som folk i Finnmark har ervervet med grunnlag i langvarig bruk. Kommisjonen har etter finnmarksloven 32 et selvstendig ansvar for sakens opplysning. En kan derfor ikke alene basere seg på innkomne krav og hva partene måtte anføre for å underbygge sine krav, men vil også måtte kartlegge bruk og rettsoppfatninger i de aktuelle områdene på selvstendig grunnlag. For å få til en mest mulig fullstendig rettighetskartlegging, forutsetter lovens forarbeider at kommisjonen ved behov kan og bør iverksette ulike typer av sakkyndige utredninger. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Denne konkurransen reguleres av lov om offentlige anskaffelser (lov av 16. juli 1999 nr. 69), og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser del 1. Anskaffelsens anslåtte verdi er på kr inkl. mva. Anskaffelsen er under den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Anskaffelsen følger prosedyren for konkurranse med forhandlinger. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater forhandlinger. Konkurransen gjennomføres i ett trinn. Det vil si at alle leverandører som ønsker å delta i konkurransen skal levere dokumentasjon på kvalifikasjoner og tilbud. Anskaffelsen er kunngjort på Anskaffelsens formål Finnmarkskommisjonen ber om tilbud på gjennomføring av et forprosjekt for innsamling av informasjon om bruk og rettsoppfatning fra muntlige kilder i Finnmark. For kommisjonen er det viktig å sikre at kunnskapen som finnes hos muntlige kilder ikke går tapt før kommisjonen igangsetter sitt arbeid i de ulike områdene. Kilder på samisk og kvensk/finsk vil det være særlig nødvendig å få nedtegnet. I forprosjektet defineres nærmere innholdet og omfanget av innsamlingen fra muntlige kilder i Finnmark. Dette gjelder både metode og gjennomføringsmåte. Det skal også utarbeides forslag til metode for utvalg av informanter. For kommisjonen er det viktig å få frem både kvinners og menns bruk av utmark. Forprosjektet omfatter også gjennomføring av et pilotprosjekt i et mindre avgrenset område, f.eks en bygd. Det er opp til tilbyder å velge/foreslå område, men det bør være et flerkulturelt/språklig område. 3

4 I forprosjektet skal det også utvikles en mal/intervjuguide og rutiner (lagring, format m.v) for innsamlingen. I intervjuguiden må blant annet følgende inngå: spørsmål om hvem som har brukt de aktuelle områdene, hvordan de er brukt og i hvilke tidsrom samt hvilke rettsoppfatninger som har gjort seg gjeldende. 1.4 Anskaffelsens omfang og varighet Utredningen (forprosjekt med blant annet prosjektbeskrivelse) leveres innen 30. september Dokumentstruktur Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del 1 Betingelser for konkurransen Del 2 Kravspesifikasjon og bilag Del 3 Generelle avtalevilkår 1.6 Tentativ fremdriftsplan (kan fravikes) Aktivitet Dato Kunngjøring 1. februar 2011 Frist til å stille spørsmål 14. mars 2011 Innleveringsfrist for tilbud 21. mars 2011, klokken 12:00 Åpning av tilbudene 21. mars 2011, klokken 14 Evaluering av innkomne tilbud mars 2011 Forhandlinger 30. mars 2011 Innstilling 12. april 2011 Klagefrist 2 mai 2011 Kontraktssignering 4. mai 2011 Ferdigstillelse 31. oktober Oppdragsgivers kontaktperson Synnøve Solbakk, pr. telefon eller pr. e-post synnove.solbakk@domstol.no 2. Krav til leverandøren 2.1 Generelt om dokumentasjonskrav Dokumentasjon skal være vedlagt tilbudet. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises, jf. forskrift for offentlige anskaffelser. Tilbyder har ansvar for at eventuelle underleverandører oppfyller samme krav. 4

5 2.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Følgende dokumentasjon skal vedlegges tilbudet: skatte- og avgiftsattester, nyere enn 6 måneder. - Mva-attest fra skattefogden (RF-1244) - Skatteattest fra kemner (RF-1244) utfylt HMS-egenerklæring av tilbyder, jf. vedlagt skjema. 2.3 Oppdragsgivers tilleggskrav i denne konkurransen Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Følgende dokumentasjon skal vedlegges: Firmaattest 3. Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren og påført firmaets navn. I tilbudsbrevet skal det klart fremkomme hvem som er leverandørens kontaktperson samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer, faksnummer og e- postadresse. 2. Tilbudet skal oversendes i lukket og merket forsendelse. 3. Forsendelsen skal være merket: Tilbud - forprosjekt om innsamling fra muntlige kilder åpnes kun av Vigdis B. Johansen.. 4. Tilbudet skal leveres på norsk eller samisk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller per post, jf. punkt Tilbudet skal leveres i to papireksemplarer og i en elektronisk utgave på CD eller minnepenn. 7. Tilbudet skal ikke avgis elektronisk. 3.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 21. mars 2011, klokken 12:00. Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.4, før utløpet av tilbudsfristen. Dette gjelder også for tilbud som blir sendt per post. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudene til 21. september Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: 5

6 Postaddresse: Finnmarkskommisjonen Postboks 24, 9846 TANA Gateaddresse: Diggevisti Tinghuset 9845 Tana 3.5 Priser Tilbudets totalpris skal oppgis i eget prisbilag, jf. del 2 bilag 5. Dersom leverandøren ønsker å spesifisere andre priser ut over det som fremgår av bilaget, skal disse prisene identifiseres og gis i bilaget. Ved motstrid mellom opplysningene i prisbilaget og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. 3.6 Forbehold Det er ikke anledning til å ta forbehold dersom disse er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold, som etter oppdragsgivers oppfatning er vesentlige, vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. 3.7 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endre inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud skal bestå av 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner: a. skatte- og avgiftsatteste,r jf. punkt 2.2. b. HMS-egenerklæring, jf. punkt 2.2. c. annen etterspurt dokumentasjon, jf. punkt CV på tilbudt personell, jf. punkt Tilbud i form av utfylte bilag, jf. konkurransegrunnlagets del 2. Oppdragsgivers krav og veiledning til hvordan bilagene skal fylles ut fremgår av det enkelte bilaget. 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når tilbud er mottatt. 6

7 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 21. mars Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 4.3 Avvisning av leverandør Oppdragsgiveren har til plikt å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen de fastsatte fristene, og de leverandører som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene. Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. 4.4 Forhandlinger Oppdragsgiver vil kun forhandle med leverandører som ikke er avvist etter punkt Oppdragsgiver forholder seg retten til å gjennomføre forhandlinger i flere faser, og redusere antall tilbud som det forhandles om. En første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene. Eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. 5. Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1. Totalpris 2. Kvalitet, herunder: Faglige kvalifikasjoner på tjenesteutførende personell. Forskerkompetanse og erfaringer fra liknende oppdrag, vil bli positivt vektlagt. Faglige kvalifikasjoner må dokumenteres av tilbyder, med vedlagt CV på tilbudt personell (personer som skal yte tjenesten for leverandøren) i tilbudet. Tilbyders løsningsforslag på oppdragsgivers kravspesifikasjon (Del 2, bilag 1). Kriteriene er ikke oppstilt i prioritert rekkefølge. 5.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngås menes det tidspunktet begge parter undertegner kontrakten. 7

8 Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 8

9 DEL 2 Kravspesifikasjon Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget Mye av kunnskapen om utmarksbruken i Finnmark antas å finnes hos muntlige kilder. Gjennom prosjektet tas det sikte på å dokumentere kunnskap om hvilken bruk av utmarka i Finnmark som har funnet sted, og hvilke rettsoppfatninger som har gjort seg gjeldende i tilknytning til bruken. Med rettsoppfatninger menes her informantenes oppfatninger om brukens rettmessighet, og ikke deres oppfatninger om hvordan rettstilstanden bør være. Finnmarkskommisjonen vil derfor igangsette et arbeid med å samle inn og nedtegne/lagre opplysningene om bruken. Som oppstart av arbeidet igangsettes i første omgang et forprosjekt med mandat å lage en skisse til hvordan dette arbeidet kan gjøres. Anskaffelsens formål (jf. del 1 punkt 1.3): Finnmarkskommisjonen ber om tilbud på gjennomføring av et forprosjekt for innsamling av informasjon om bruk og rettsoppfatning fra muntlige kilder i Finnmark. For kommisjonen er det viktig å sikre at kunnskapen som finnes hos muntlige kilder ikke går tapt før kommisjonen igangsetter sitt arbeid i de ulike områdene. Kilder på samisk og kvensk/finsk vil det være særlig nødvendig å få nedtegnet. I forprosjektet defineres nærmere innholdet og omfanget av innsamlingen fra muntlige kilder i Finnmark. Dette gjelder både metode og gjennomføringsmåte. Det skal også utarbeides forslag til metode for utvalg av informanter. For kommisjonen er det viktig å få frem både kvinners og menns bruk av utmark. Forprosjektet omfatter også gjennomføring av et pilotprosjekt i et mindre avgrenset område, f.eks en bygd. Det er opp til tilbyder å velge/foreslå område, men det bør være et flerkulturelt/språklig område. I forprosjektet skal det også utvikles en mal/intervjuguide og rutiner (lagring, format m.v) for innsamlingen. I intervjuguiden må blant annet følgende inngå: spørsmål om hvem som har brukt de aktuelle områdene, hvordan de er brukt og i hvilke tidsrom samt hvilke rettsoppfatninger som har gjort seg gjeldende. Krav til forprosjektets innhold: Forprosjektet skal inneholde et metodisk opplegg for gjennomføring av en innsamling fra muntlige kilder i hele Finnmark, med unntak av de utredningsfeltene hvor kommisjonens sakkyndige har levert sin utredning om bruk og rettsoppfatninger. Kommisjonen har behov for å få fremskaffet opplysninger om hvem som har brukt hvilke områder/arealer, hvordan de er brukt og i hvilke tidsrom, samt hvilke rettsoppfatninger som har gjort seg gjeldende med hensyn til bruken. Det mest sentrale vil være informasjon om bruk av arealene i Finnmark de siste år. 9

10 Forprosjektet vil være grunnlag for kommisjonens innsamling av muntlige kilder, som igjen vil være en del av bakgrunnsmaterialet for de vurderinger kommisjonen foretar når det gjelder bruks- og eierrettigheter til grunn i Finnmark, jfr. finnmarksloven 29. Mal for intervjuguide og rutiner I forprosjektet skal også utarbeides intervjuguide med temaer og spørsmål om bruk av arealene som imøtekommer kommisjonens behov for opplysninger. Denne intervjuguiden skal kunne brukes av kommisjonen selv, sakkyndige, organisasjoner, bygdelag, privat personer m.v i den hensikt å få nedtegnet/lagret opplysninger om lokal bruk og rettsoppfatninger. I tillegg skal utarbeides forslag til rutiner for hvordan innsamlet materiale best og enklest kan nedtegnes/lages og oppbevares. Materialet skal være gjenfinnbart og så langt som mulig søkbart. Organisering og metode: Det må komme klart frem av tilbudet hvordan tilbyder har tenkt å organisere arbeidet, herunder hvordan innsamlingen foreslås gjennomført, og eventuelt i hvilken rekkefølge enten tematisk, metodisk og/eller områdevis (feltvis). Utvelgelse av informanter beskrives særskilt. Tilbyder må videre beskrive hvordan utfordringer i forbindelse med flerspråklighet skal ivaretas, herunder kilder og materiell på orginalspråket. Rapportering og presentasjon: Det stilles krav om fremdriftsrapportering. 10

11 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) 11

12 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for Oppdraget. Nedenfor følger bestemmelser som henviser frister eller endringer til dette bilaget. Fremdriftsplan for Oppdraget: (Fylles ut med aktuelle leveranser, delleveranser og aktiviteter med tilhørende tidsplan, oppstartsdato og leveringsdag for leveransene) Avtalen punkt (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: Avtalt ferdigstillelsesdato 12

13 Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Gro Dikkanen Administrativ leder Postboks 24, 9846 Tana / gro.dikkanen@domstol.no For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette virkedager/uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Avtalen punkt 4.2 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde 13

14 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 (jf. del 3-Generelle avtalevilkår) Vederlag Prisen oppgis i norske kroner inklusive merverdiavgift. Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Fastpris Kontraktssum Beløp inkl. mva Totalprisen inkluderer fremleggelse av utredning på 3 timer for kommisjonen. Reiseog kostgodtgjørelse i forbindelse med fremleggelse dekkes etter statens satser. Avtalen punkt 462 Fakturering Fastpris: Honaret betales i avdrag i henhold til følgende betalingsplan på grunnlag av arbeid som er utført i perioden Beløp: Fakturadato: Beløp: Fakturadato: (etter overlevering av utredning) Fakturaadresse: Domstoladministrasjonen Fakturamottak SSØ Postboks Hamar Faktura skal merkes med referansenummer 1460vijo 14

15 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med Kunden har følgende tillegg til den generelle avtaleteksten: Nytt Tekst: punkt: 10.5 Habilitet Konsulenten forplikter seg til at utførende personell og andre som utfører arbeid for konsulenten, oppfyller de kravene som stilles til habilitet for dommere, jf. tvisteloven 17. juni 2005 nr tredje ledd og domstolsloven 13. august 1915 nr. 5 kapittel 6 (særlig 106 til 108). 15

16 Bilag 7 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder 16