Møteprotokoll Vegårshei kontrollutvalg Dato: 11.02.2016 kl. 9:00-11:50 Sted: Vegårshei kommunehus Arkivsak: 15/09714 Til stede: Møtende varamedlemmer: Helge Haugenes (leder), Bjørn Saga (nestleder), Helga Raudsandmoen (medlem) - Forfall: - Andre: Ordfører Kirsten Helen Myren Rådmann Ole Petter Skjævestad, sak 4/16 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor/nestleder Aust-Agder Revisjon IKS Ketil Raknes Protokollfører: Benedikte Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 1/16 15/09714-14 Godkjenning av innkalling til møte 11.2.2016 3 Møteprotokoll 1/16 15/09714-13 Godkjenning av protokoll fra møte 3.12.2015 4 Saker til behandling 1/16 16/03369-1 Kontrollutvalgets rolle og samspill med ordfører og kommunestyre i 5 1
Vegårshei 2/16 16/03397-1 Kommunestruktur - prosess 6 3/16 16/03174-1 Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget i Vegårshei kommune 7 4/16 16/03375-1 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Vegårshei 8 5/16 16/03176-2 6/16 15/16205-3 Revisjon av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Vegårshei kommune Plan for forvaltningsrevisjonsprosjektet "Økonomistyring i Vegårshei kommune" 9 10 7/16 16/03173-1 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Vegårshei kommune 11 8/16 16/02498-2 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2016 - Vegårshei 12 9/16 16/03385-1 Orienteringer fra revisor 11.2.2016 13 10/16 16/03387-1 Referatsaker 11.2.2016 14 11/16 16/03394-1 Eventuelt 11.2.2016 15 Vegårshei, 11.02.2016 Helge Haugenes Kontrollutvalgsleder Benedikte Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 1/16 Godkjenning av innkalling til møte 11.2.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Innkalling til møte 11.2.2016 godkjennes. Innkalling til møte 11.2.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte 3.12.2015 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Protokoll fra møte 3.12.2015 godkjennes. Protokoll fra møte 3.12.2015 godkjennes. 4
Saker til behandling 1/16 Kontrollutvalgets rolle og samspill med ordfører og kommunestyre i Vegårshei 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 1/16 Saken tas til orientering og kontrollutvalget ser frem til samspillet med ordfører og kommunestyret i respekt for hverandres roller. Ordfører Kirsten Helen Myren deltok i dialog med kontrollutvalget. Gjensidig ønske om godt samspill. Saken tas til orientering og kontrollutvalget ser frem til samspillet med ordfører og kommunestyret i respekt for hverandres roller. 5
2/16 Kommunestruktur - prosess 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 2/16 Saken tas til orientering og kontrollutvalget ber om ny orientering i neste møte. Ordfører Kirsten Helen Myren orienterte kort om kommunestrukturprosessen som er i gang i kommunen og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ønsker å holdes oppdatert i prosessen. Det kan være behov for et ekstra møte i forbindelse med kommunestyrets behandling av saken i juni 2016. Saken tas til orientering og kontrollutvalget ber om ny orientering i neste møte. 6
3/16 Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget i Vegårshei kommune 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 3/16 Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen for kontrollutvalget for 2015 slik den foreligger. Årsmeldingen oversendes kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for Vegårshei kontrollutvalg til orientering og anser den for å gi en tilfredsstillende oversikt over kontrollutvalgets aktivitet i 2015. Sekretær la frem utkastet til årsmelding 2015 for kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker å gi en presentasjon av eget arbeid i forbindelse med behandlingen av saken i kommunestyret. Kontrollutvalget godkjenner årsmeldingen for kontrollutvalget for 2015 slik den foreligger. Årsmeldingen oversendes kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: Kommunestyret tar Årsmelding 2015 for Vegårshei kontrollutvalg til orientering og anser den for å gi en tilfredsstillende oversikt over kontrollutvalgets aktivitet i 2015. 7
4/16 Kontrollutvalgets rolle og samspill med rådmannen - Vegårshei 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 4/16 Saken tas til orientering og kontrollutvalget ser frem til samspillet med rådmannen i respekt for hverandres roller. Rådmann Ole Petter Skjævestad deltok i dialog med kontrollutvalget. Felles forståelse av læringsperspektivet i forvaltningsrevisjoner, men også forståelse for tilsynstrykket i administrasjonen. Kontrollutvalget ønsker å få informasjon på forhånd om det skulle dukke opp saker som medføre store negative oppslag om kommunen i media (via sekretariatet). Kontrollutvalget påpeker at saker fra kontrollutvalget til kommunestyret må videreformidles uten unødig opphold. Felles ønske om et godt samspill og respekt for hverandres roller. Saken tas til orientering og kontrollutvalget ser frem til samspillet med rådmannen i respekt for hverandres roller. 8
5/16 Revisjon av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Vegårshei kommune 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 5/16 Vegårshei kontrollutvalg vedtar revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, som etter dette inneholder følgende prosjekter: - Offentlige anskaffelser - Overordnet økonomistyring og økonomisk oppfølging av underliggende enheter Bakgrunnen for bytte av prosjekt ble diskutert. Vegårshei kontrollutvalg vedtar revidert Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015, som etter dette inneholder følgende prosjekter: - Offentlige anskaffelser - Overordnet økonomistyring og økonomisk oppfølging av underliggende enheter 9
6/16 Plan for forvaltningsrevisjonsprosjektet "Økonomistyring i Vegårshei kommune" 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 6/16 Kontrollutvalget godkjenner Aust-Agder Revisjon IKS sitt fremlagte forslag til plan og bestiller med dette forvaltningsrevisjonen «Økonomistyring i Vegårshei kommune». Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremdriften underveis i prosjektet. Kontrollutvalget diskuterte bakgrunnen for valget av prosjekt. Nestleder i Aust-Agder Revisjon IKS Ketil Raknes svarte på spørsmål omkring forslaget til plan for forvaltningsrevisjonen «Økonomistyring i Vegårshei kommune». Kontrollutvalget godkjenner Aust-Agder Revisjon IKS sitt fremlagte forslag til plan og bestiller med dette forvaltningsrevisjonen «Økonomistyring i Vegårshei kommune». Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om fremdriften underveis i prosjektet. 10
7/16 Aust-Agder Revisjon IKS - engasjementsbrev Vegårshei kommune 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 7/16 Engasjementsbrev fra Aust-Agder Revisjon IKS tas til orientering. Revisor Ketil Raknes orienterte om bakgrunnen for og innholdet i engasjementsbrevet fra revisjonen for inneværende periode og svarte på spørsmål. Engasjementsbrev fra Aust-Agder Revisjon IKS tas til orientering. 11
8/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2016 - Vegårshei 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 8/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurderinger av uavhengighet datert 11.1.2016 og 14.1.2016 tas til orientering. Revisor Ketil Raknes orienterte om bakgrunnen for uavhengighetserklæringen. Redaksjonell endring: «Oppdragsansvarlige revisorers» Enstemmig for forslag til vedtak med redaksjonell endring fremsatt i møtet. Oppdragsansvarlige revisorers egenvurderinger av uavhengighet datert 11.1.2016 og 14.1.2016 tas til orientering. 12
9/16 Orienteringer fra revisor 11.2.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 9/16 Saken tas til orientering. Revisor Ketil Raknes orienterte om Aust-Agder Revisjon IKS og gjennomførte kort opplæring om revisjonens oppgaver. Hovedrevisor for Vegårshei er Ivar Aanonsen. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er Ketil Raknes. Oppdragsansvarlig og stedlig forvaltningsrevisor er Kristian Fjellheim Bakke. Avtale med forvaltningsrevisor om det er ønskelig ved fremlegging av forvaltningsrevisjonsrapporter i kommunestyret. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor møter i kommunestyret ved behandling av kommunens årsregnskap. Han orienterte kort om løpende revisjon. Saken tas til orientering. 13
10/16 Referatsaker 11.2.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 10/16 Saken tas til orientering. 1. Behandling i kommunestyret av saker fra kontrollutvalget: a. 2.2.2016: Forvaltningsrevisjon «Offentlige anskaffelser» - i tråd med innstilling fra kontrollutvalget 2. NKRF s kontrollutvalgskonferanse Gardermoen 3.-4.2.2016 a. Kontrollutvalget ønsker at også ordførere og rådmenn får orienteringer om nyheter innen kontroll og tilsyn b. Veldig godt gjennomført konferanse 3. Temarks representantskapsmøte og vårkonferanse gjennomføres 20.4.2016 4. Neste møte 21.4.2016. Vurderer da om det bør bli lagt inn et ekstra møte før sommeren. Saken tas til orientering. 14
11/16 Eventuelt 11.2.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 11.02.2016 11/16 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker. 15