Arendal Kultur- og rådhus, Komitérom 254 Strømsbu Arkivsak: 19/00043

Transkript

1 Møteprotokoll Arendal kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 11:45 Sted: Arendal Kultur- og rådhus, Komitérom 254 Strømsbu Arkivsak: 19/00043 Til stede: Møtende varamedlemmer: Per-Jakob Haakstad (leder), Liv Andersen (nestleder), Anne Rostad (medlem), Kristen Bjormyr (medlem), Terje Stiansen (medlem) - Forfall: - Andre: Rådmann Harald Danielsen, sak 1/19 Kirkeverge Arnold Lundvall, sak 1/19 Juridisk seniorrådgiver Ingunn Kilen Thomassen, sak 2/19 Saksbehandler Katarzyna Alfsen, sak 3/19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 1/19 19/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 1/19 19/ Kommunens ansvar vedr. kirkebygg, gravlunder og krematorium Arendal 5 1

2 2/19 19/ Fullmektiger for brukere innen helse og omsorg Arendal 6 3/19 19/ Tilsyns-/kontrollgebyr separate avløpsanlegg Arendal 7 4/19 19/ Revisors egenvurdering av uavhengighet 2019 Arendal 8 5/19 19/ Orienteringer fra revisor /19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt Arendal, Per-Jakob Haakstad Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Rådgiver 2

3 Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av innkalling Arendal kontrollutvalg /19 Innkalling til møte godkjennes. Innkalling til møte godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte Arendal kontrollutvalg /19 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 1/19 Kommunens ansvar vedr. kirkebygg, gravlunder og krematorium Arendal 1 Arendal kontrollutvalg /19 Rådmann Harald Danielsen og kirkeverge Arnold Lundvall orienterte om fordelingen av økonomi, ansvar og oppgaver mellom kirkelig fellesråd og kommune på området, og hvordan partene samarbeider. Begge svarte på spørsmål. Fellesrådet har ansvar for oppgavene etter to lovverk: kirkeloven og gravferdsloven. Kommunens økonomiske ansvar er bevilgninger til fellesrådet jf. 15 i kirkeloven og alle gravferdstjenester. Arendal kommune benytter seg av fellesrådets forvaltningsapparat til gravferdstjenestene. Fylkesmannen er den som kan godkjenne askespredning (på sjøen eller på fjellet). Utfordringene i dag er behov for nytt krematorium og behov for ny driftsbase for kirkevergen/fellesrådet. 5

6 2/19 Fullmektiger for brukere innen helse og omsorg Arendal 1 Arendal kontrollutvalg /19 Juridisk seniorrådgiver Ingunn Kilen Thomassen orienterte om Arendal kommunes tilnærming til bestemmelsene i lovverket om fullmektiger for brukere innen helse og omsorg i Arendal kommune, og svarte på spørsmål. Kommunen går ikke ut med eksplisitt informasjon om retten til å la seg representere ved fullmektig. Kontrollutvalget anmodet om at dette opplyses tydelig om, også i tilfeller der brukeren selv ikke enkelt kan ta informasjonen til seg. Begrepene «nærmeste pårørende» og «fremskrevet nærmeste pårørende» ble belyst, i forhold til brukere som ikke har/i fremtiden ikke vil ha samtykkekompetanse. Utfordring innen barnevern når en part ikke godkjenner den andre partens fullmektig og deling av sensitiv informasjon med denne. Utfordring når politikere tar på seg dobbeltrolle som ombudsmann og fullmektig. De er som folkevalgte også del av kommunen som part, og saksbehandler kan føle press til å avgjøre sak etter deres ønske. 6

7 3/19 Tilsyns-/kontrollgebyr separate avløpsanlegg Arendal 1 Arendal kontrollutvalg /19 Saksbehandler Katarzyna Alfsen viste til tilsendt skriftlig fremstilling og svarte på spørsmål. Det ble videre diskutert situasjoner der innbyggere blir pålagt å kople seg på kommunalt avløpsnett. Kontrollutvalget vil komme tilbake til dette. 7

8 4/19 Revisors egenvurdering av uavhengighet 2019 Arendal 1 Arendal kontrollutvalg /19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet datert tas til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenvurdering av uavhengighet datert tas til orientering. Utvalget drøftet kort betydningen av uavhengig revisjon. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet datert tas til orientering. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenvurdering av uavhengighet datert tas til orientering. 8

9 5/19 Orienteringer fra revisor Arendal kontrollutvalg /19 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ketil Raknes hadde ingen konkrete saker. 9

10 6/19 Referatsaker Arendal kontrollutvalg /19 1. Behandling i bystyret av saker fra/av særlig interesse for kontrollutvalget: a : i. PS 18/178 Referatsak Protokoll Arendal KU ii. PS 18/181 Politisk organisering og reglement iii. PS 18/189 Rapport fra forvaltningsrevisjonen Psykososialt miljø i skole og barnehage Arendal 2. Henvendelse vedr. Grubenåsen. Kontrollutvalget er ikke klageinstans for denne typen saker. Kontrollutvalget overprøver ikke administrative og politiske vedtak i kommunen eller svar fra Fylkesmannen. Avklaringer av hvilke vurderinger Arendal kommune har gjort i denne konkrete saken må søkes hos kommunen selv. Kontrollutvalgets rådgiver oversender svar til avsender av henvendelsen. 3. NKRF kontrollutvalgskonferanse Gardermoen: 4 deltar fra Arendal KU. 4. FKT fagkonferanse Kristiansand 5. Temark vårkonferanse Neste møte

11 7/19 Eventuelt Arendal kontrollutvalg /19 - Kontrollutvalget ønsker en orientering om omfang og rutiner for behandling av trusler og vold overfor ansatte og folkevalgte, og rutiner for eventuell anmeldelse av slike forhold. - Kontrollutvalget ønsker en innhenting og gjennomgang av statistikk for klagesaker hos Fylkesmannen som gjelder Arendal kommune. - Bystyret har vedtatt maksimal finansiering fra bruker for påkoplingsavgift til kommunalt avløpsnett på 2,5 G. Administrasjonen har fått tilbakemelding fra fylkesmannen om at vedtaket fra bystyret må anses som en retningslinje. Kontrollutvalget ber om en orientering om hvordan bystyrevedtaket er å forstå og hvordan dette praktiseres i et senere møte. - Leder orienterte om sitt engasjement i saken rundt campingområdet på Hove. 11