Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 18.10.2008 Sak nr.: 08/4270-2 Internt l.nr. 22215/08 Sak: 24/08 Tittel: 2009/Økonomiplan 2009-2012 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Sekretariatsleiar rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1 Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2009/økonomiplan 2009-2012 på programområde 11 Kontrollorgan: Kontrollorgan 2009 2010 2011 2012 Kontrollutvalet 621 000 621 000 621 000 621 000 Kontrollutvalet sitt 731 000 731 000 731 000 731 000 Kjøp av tenester 2 852 000 2 852 000 2 852 000 2 852 000 SUM 4 204 000 4 204 000 4 204 000 4 204 000 2 og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett.
Kontrollutvalet Side 2 av 7 Slik brukar du feltet saka er drøfta/klarert med: Dokumentasjon for fullført sakshandsaming skal førast på elektronisk av ansvarleg sakshandsamar. Før på forkortinga for inst./avd./seksjon/sakshandsamar. Ansvarleg sakshandsamar signerer deretter for at sakshandlingane er utført. Saka skal deretter leggjast til fylkesdirektøren for godkjenning. Før saka vert levert fylkes-rådmannen skal den vere signert (godkjent) av den fylkesdirektøren som har saksførebuingsansvaret. Hovud-utvalssaker som skal vidare til FU/FT skal vere godkjent og signert av fylkesrådmannen før utsending til hovudutvalsbehandling. Elles bør feltet også nyttast når saka skal avsluttast i hovudutvalet, for å syne event. sakshandlingar/drøftingar med institusjonar/ andre avdelingar. Saka er drøfta og klarert med: Aktuell institusjon Annan avdeling FRM - økonomi Juridisk funksjon Andre FRM - forvaltning FRM- Personal - Bygge- og eigedomsseksjonen - Innkjøpstenesta - IKT drifts- og utviklingstenesta Ansvarleg sakshandsamar sign. for utført handling: Saka er godkjend av fylkesdirektøren: Saka er godkjend av fylkesrådmannen: Dokumentoversyn: Tal prenta vedlegg: * Tal uprenta vedlegg: * 2009/Økonomiplan 2009-2012 Sekretariatsleiar rår kontrollutvalet til å gjere slikt vedtak: 1 Kontrollutvalet gjer framlegg om budsjett for 2009/økonomiplan 2009-2012 på programområde 11 Kontrollorgan: Kontrollorgan 2009 2010 2011 2012 Kontrollutvalet 621 000 621 000 621 000 621 000 Kontrollutvalet sitt 731 000 731 000 731 000 731 000 Kjøp av tenester 2 852 000 2 852 000 2 852 000 2 852 000 SUM 4 204 000 4 204 000 4 204 000 4 204 000 2 og økonomiplan vert å sende til fylkesutvalet/finansutvalet for innarbeiding i fylkeskommunen sitt budsjett.
Kontrollutvalet Side 2 av 7 Prenta vedlegg: Uprenta vedlegg:
Kontrollutvalet Side 3 av 7 Saksframstilling Etter forskrift om kontrollutval 18 skal kontrollutvalet utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen. Dette forslaget til budsjettramme skal følgje fylkesutvalet si innstilling til fylkestinget. Driftsramma for programområde 11 kontrollorgan var i 2008 på kr. 3.919 mill, og i økonomiplanperioden 2008-2011 er same ramme vedteke av fylkestinget. et vart vedteke på tenestenivå, og programområde 11 har eit tenestenivå, 1102, som er delt inn i tre ansvarsnivå. Gjeldande budsjettramme for 2008 på totalt kr 3.919.000 fordelar seg slik på ansvarsnivå: 110 001 Kontrollutvalet kr 696.000 110 101 Kontrollutvalet sitt kr 723. 000 110 102 Kjøp av tenester kr 2.500.000. Sekretariatet foreslår at budsjettet for 2009 har same tredelte ansvarsnivå som i 2008. 110 001 Kontrollutvalet: Sekretariatet tek utgangspunkt i budsjettet for 2008, men endrar godtgjersle til leiar i høve Arbeidsvilkår for folkevalde, revidert av fylkestinget i sak 6/08. Møtegodtgjersla vert budsjettert høgare i 2009 enn for 2008 då medlemmane i kontrollutvalet også stiller på fylkesting og politikardagar med møtegodtgjersle. Tapt arbeidsforteneste vert noko redusert i høve til 2008, basert på erfaringar inneverande år. Arbeidsgjevaravgift er berekna med 10,6 % av sum godtgjersle og tapt arbeidsforteneste. Sekretariatet foreslår føljande budsjett for kontrollutvalet si verksemd for 2009: Kontrollutvalet 2008 2009 Fast godtgjersle leiar 128 500 132 000 Møtegodtgjersle 57 000 87 000 Tapt arbeidsforteneste 145 000 128 000 Arbeidsgjevaravgift 35 000 37 000 Sum løn 365 500 384 000 Porto, aviser 3 100 3 000 Telefongodtgjersle 2 600 2 400 Mobiltelefon/breiband 5 200 5 200 Bevertning 4 700 10 000 Kurs 52 000 52 000 Reise- og opphaldsutgifter 155 000 155 000 Kontingent FKT 5 200 5 400 Tidsskrift 2 700 3 000 Diverse omkostninger 1 000 Sum varer/tenester 230 500 237 000 Sum netto driftsutgifter 596 000 621 000 110 101 Kontrollutvalet sitt et: Sekretariatet vert frå og med 1.1.2009 beståande av ein person, ref. vedtak i fylkestinget i sak 24/08.
Kontrollutvalet Side 4 av 7 Kontrollutvalet skal mvf 1.1.09 ha eit som er lagt til eit eige kontor direkte underlagt kontrollutvalet. Kontoret skal ha ei heil stilling, og denne skal vere underlagt kontrollutvalet si instruksjons- og omgjeringsmynde. Kontrollutvalet skal ha arbeidsgivaransvaret for den tilsette. Samanlikning med budsjett føregåande år vert med utgangspunkt i dette vedtaket, samt vedtak i kommunane der alle kommunane sa opp avtalen med fylkeskommunen om kjøp av stenester for kontrollutvala f.o.m 1.1.2009. Sekretariat for kontrollutval har for 2008 eit budsjett på 2 080 000 der dei samarbeidande 9 kommunane heftar for 2/3 av kostnaden. et for 2009 vil innehalde kostnader for eit med ein tilsett der inntektene som tidlegare år har vore med ikkje lenger er relevant. Bemanninga i et var i store delar av inneverande år redusert med ein person på grunn av permisjon. Diskusjonar mellom et og kontrollutvalet har ført til at det ikkje skulle tilsettast vikar, men at innsparing på lønsbudsjettet vil vere disponibelt til kjøp av tenester/bistand. Ein annan verknad av redusert bemanning er at utgifter til kurs/konferansar/oppdatering vart redusert i 2008. For 2009 er det budsjettert med nødvendige kostnadar til kurs/konferansar i høve til den nye bemanninga på ein person. Sekretariatet foreslår føljande budsjett for et si verksemd for 2009: Sekretariat for kontrollutvalet 2008 2009 Løn/personalkostnadar 1 530 000 614 000 Overtid 25 000 0 Sum løn 1 555 000 614 000 Overhead 150 000 0 Reisebudsjett kommunar 100 000 0 Reisebudsjett møter i fylkeskommunen 20 000 20 000 Kurs, opplæring, konferansar (inkl reise og opphald) 105 000 65 000 Ymse driftsutgifter 10 000 10 000 Tidskrift, bøker, medlemskap 35 000 22 000 Sum varer/tenester 420 000 117 000 Inntekter 1 317 000 0 Sum netto driftsutgifter 658 000 731 000 110 102 Kjøp av tenester: Kontrollutvalet skal som ein av sine oppgåver kjøpe revisjonstenester på vegne av Sogn og Fjordane fylkeskommune. Revisjonstenestene omfattar både finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. post for kjøp av revisjonstenester vert i neste års budsjett delt i tre. Denne oppdelinga har sin grunn i ny selskapsavtale for SF revisjon IKS, der kostnaden for finansiell revisjon vert budsjettert av selskapet og vedteke av representantskapet. Vidare kan forvaltningsrevisjon kjøpast av SF revisjon eller av andre. Selskapskontroll skal kjøpast av SF revisjon IKS. A. Finansiell revisjon i.h.h.t selskapsavtalen med SF revisjon IKS posten finansiell revisjon har SF revisjon budsjettert til kr. 1 701 666 for 2009. Styret si innstilling til budsjett vart vedteke av representantskapet for selskapet på møte 6.10.2008.
Kontrollutvalet Side 5 av 7 B. Forvaltningsrevisjon Fylkestinget skal innan utgangen av 2008 handsame plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. I følgje merknaden til 9 i forskrift for kontrollutval har fylkestinget ansvar for å stille dei nødvendige budsjettmidlar til rådvelde slik at kontrollutvalet kan gjennomføre forvaltningsrevisjon. Sekretariatet rår utvalet til å budsjettere med kjøp av forvaltningsrevisjon for 2009 til kr. 1 000 000. C. Selskapskontroll Fylkestinget skal innan utgangen av 2008 vedta plan for gjennomføring av selskapskontroll. Selskapskontroll skal, ifølgje selskapsavtalen mellom fylkeskommunen og SF revisjon IKS, leverast av SF revisjon IKS. Sekretariatet rår utvalet til å budsjettere med kr. 150 000 til selskapskontroll for 2009. Oppsummering Kjøp av tenester Kontrollutvalet har for 2008 hatt ei ramme på kr 2 500 000 til kjøp av revisjonstenester. For 2009 har vi eit budsjett frå SF revisjon IKS på finansiell revisjon. Denne budsjettposten er på kr. 1 701 666. For inneverande år bestilte utvalet finansiell revisjon for kr. 1 014 000, etter timeestimat frå SF revisjon. Sekretariatet foreslår overfor kontrollutvalet å bestille forvaltningsrevisjon for kr. 1 000 000 og selskapskontroll for kr. 150 000, mot samla budsjett for desse tenestene i 2008 på ca. 1 500 000. Sekretariatet er av den oppfatning at kontrollutvalet med denne ramma har eit tilstrekkelig beløp til rådvelde for kjøp av tenester. Sekretariatet foreslår føljande budsjett for kjøp av tenester for 2009: 110 102 Kjøp av tenester 2008 2009 A. Finansiell revisjon 1 702 000 B. Forvaltningsrevisjon 1 000 000 C. Selskapskontroll 150 000 110 102 SUM Kjøp av tenester 2 500 000 2 852 000 Oppsummering: forslaget for 2009 vil ut frå dette bli følgjande: Ansvar Løn Varer/tenest Inntekter Nettobudsjett er 110 001 Kontrollutvalet 384 000 237 000 621 000 110 101 KU sitt 614 000 117 000 0 731 000 110 102 Kjøp av tenester 2 852 000 2 852 000 Sum 4 204 000 Økonomiplan 2009-2012:
Kontrollutvalet Side 6 av 7 Forventa framtidige rammer i økonomiplanperioden vert det same som budsjettet for 2009. for 2009 / økonomiplan 2009-2012 vil ut frå dette bli: Kontrollorgan 2009 2010 2011 2012 Kontrollutvalet 621 000 621 000 621 000 621 000 Kontrollutvalet sitt 731 000 731 000 731 000 731 000 Kjøp av tenester 2 852 000 2 852 000 2 852 000 2 852 000 SUM 4 204 000 4 204 000 4 204 000 4 204 000 Dette budsjettet/økonomiplanen for perioden 2009 2012 vert også et si tilråding til vedtak. Viss et ser behov for justeringar i 2009 vil vi komme med disse i samband med tertialrapportering.