MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Onsdag 7. desember 2016 kl. 14.00-15.30 Stad: Fjell Rådhus, møterom 321 Møteleiar: Medlem som møtte: Medlem som ikkje møtte: Frå revisjonen: Kristian Johannessen Svein Lie, Helene W. Berger, Audhild Solsvik Anders Fjell Espen Hordvik (Deloitte AS), Maja Finnes Sollid (Deloitte AS) Saksliste: 24/2016 Innkalling og saksliste 25/2016 Saker til orientering 26/2016 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2017 27/2016 Eventuelt Leiar: Kristian Johannessen Trengereidvegen 64, 5382 Skogsvåg Telefon: 917 00 359 E-post: kristian@garlid-johannessen.com Sekretariat: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS v/advokat Eiliv Engelsen Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen Telefon: 55 56 82 68 / E-post: een@svw.no
24/2016: INNKALLING OG SAKSLISTE Kontrollutvalet gjekk gjennom innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. 25/2016: SAKER TIL ORIENTERING Uavhengighetserklæring frå Deloitte AS v/helge-roald Johnsen av 31.10.2016 Det følgjer av forskrift om kontrollutval ved kommunar og fylkeskommunar 6 at: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Deloitte AS v/helge-roald Johnsen har føreteke eigenvurdering av uavhengighet og objektivitet i samhøve til kommunelova 79. Kontrollutvalet vil handsame eigenvurderinga frå revisjonsselskapet. Deloitte AS vil under møte kort gjera greie for rekneskapsrevisjonsplanen og orientere om gjennomført rekneskapsrevisjon så langt. Kontrollutvalet vedtek: Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. Deloitte AS v/espen Hordvik gjorde kort greie for uavhengighetserklæringa for 2016. Kontrollutvalet gjekk gjennom uavhengighetserklæringa. Det var ingen merknader til uavhengighetserklæringa. Deloitte AS v/espen Hordvik gjorde også greie for rekneskapsrevisjonsplanen for 2016, samt interimsrevisjon for 2016 med fokus på lønn, pensjonar, reiserekningar, innkjøp, inntekter og diverse. Kontrollutvalet hadde høve til å stille spørsmål til Deloitte AS om interimsrevisjonen for 2016. Kontrollutvalet gjekk også kort gjennom tilrådingar frå rekneskapsrevisjonen for 2015 som vart handsama i sak 12/2016, og Deloitte AS v/espen Hordvik oppsummerte kort punkt frå revisjonsrapporten av 3.5.2016 frå Deloitte AS. Kontrollutvalet var einige om å følgje opp tilrådingane som følgjer av revisjonsrapporten av 3.5.2016 frå Deloitte AS, og ønsker å be Fjell kommune om ei orientering om Side 2 av 5
eventuelle tiltak som er sett i verk eller planlagt sett i verk i samhøve til tilrådingane i revisjonsrapporten av 3.5.2016. Det er ønskeleg at det vert gjeve orientering frå Fjell kommune i neste møte i kontrollutvalet. Kontrollutvalet tek informasjonen om interimsrevisjonen for 2016 til vitande. Kontrollutvalet ber Fjell kommune om ei orientering om eventuelle tiltak som er sett i verk eller planlagt sett i verk i samhøve til tilrådingane i revisjonsrapporten av 3.5.2016 frå Deloitte AS. Orientering frå Fjell kommune i sak 18/2016 I samband med prioritering av prosjekt til plan for selskapskontroll 2016-2020 har kontrollutvalet i sak 18/2016 bedt om ei orientering frå Sambandet Sotra Øygarden Bergen AS for å avdekke om det var grunnlag for å prioritere Sambandet Sotra Øygarden Bergen AS for selskapskontroll, samt ei orientering frå Gode Sirklar AS for å følgje opp kva tiltak som er gjort etter utført selskapskontroll i 2011. Kontrollutvalet har mottatt ei orientering frå Fjell kommune i sak 18/2016. Kontrollutvalet vil gjennomgå orienteringa i møte. Kontrollutvalet vedtek: Kontrollutvalet tek informasjonen til vitande. Kontrollutvalet gjekk gjennom orienteringa frå Fjell kommune i sak 18/2016. Kontrollutvalet var einige om å be Fjell kommune om ei orientering om Sambandet Sotra Øygarden AS til tross for manglande aktivitet i selskapet. Kontrollutvalet var også einige om å purre på orientering frå dagleg leiar i Gode Sirklar AS. Det er ønskeleg at det vert gjeve orienteringar i neste møte i kontrollutvalet. Kontrollutvalet ber Fjell kommune om ei orientering om selskapet Sambandet Sotra Øygarden AS, og særleg bakgrunnen for at Sambandet Sotra Øygarden AS ikkje er avvikla. Kontrollutvalet v/sekretariatet vil følgje opp manglande orientering om Gode Sirklar AS frå dagleg leiar i Gode Sirklar AS. Side 3 av 5
26/2016: FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR 2017 Saksutgreiing med vedtak frå kommunestyret i Fjell kommune av 24.11.2016 med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020 Kommunestyret har i møte den 24.11.2016 vedteke følgjande plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020: Kommunestyret godkjenner Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 og plan for selskapskontroll 2016 2020 med slik prioritering og tidfesting: 1. Tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT - år 2017 2. Plan- og byggesaksbehandling - år 2018 3. Kontrakts- og leverandøroppfølging - år 2019 Kommunestyret viser til plan for selskapsrevisjon for 2012 2016. Planen den gangen prioriterte foruten FjellVAR AS og Sotra Brannvern IKS, Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi. Kommunestyret ser ikke behovet for å gjennomføre selskapskontroll for Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi i denne perioden. Finansiering av forvaltningsrevisjon i perioden 2017 2020 skjer gjennom årlege budsjettløyvingar. Det følgjer av forskrift om kontrollutval ved kommunar og fylkeskommunar 9 at: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalet vil gjennomgå vedtaket frå kommunestyret av 24.11.2016 med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2016-2020, og setje i gang innleiande arbeid rundt forvaltningsrevisjon og/eller selskapskontroll for 2017. Saka vert fremja utan innstilling frå sekretariatet. Kontrollutvalet gjekk gjennom vedtaket frå kommunestyret av 24.11.2016 med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for 2016-2020. Kontrollutvalet merka seg særskilt at kommunestyret ikkje ser behovet for å gjennomføre selskapskontroll for Straume Idrettspark AS og Eierskapsstrategi, sjølv om det etter kontrollutvalet sin kjennskap aldri vart Side 4 av 5
gjennomført selskapskontroll i Straume Idrettspark AS eller Eierskapsstrategi i førre periode til tross at prosjekta var prioritert i plan for selskapskontroll for 2012-2016. Deloitte AS v/maja Finnes Sollid orienterte generelt om det vidare arbeidet med forvaltningsrevisjon i 2017, og særskilt om ein forvaltningsrevisjon på området for tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT. Kontrollutvalet diskuterte i samråd med Deloitte AS ulike arbeidsmetodar for datainnhenting og utarbeiding av prosjektplan, samt prosessen fram mot endeleg rapport om forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet var einige om at Deloitte AS utarbeider eit utkast til prosjektplan med problemstilling for forvaltningsrevisjon i 2017 til neste møte i kontrollutvalet. Forslaget til prosjektplan og problemstilling vil bli drøfta vidare med Deloitte AS fram mot endeleg bestilling. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å utarbeide eit utkast til prosjektplan og problemstilling for forvaltningsrevisjon på området for tilpassa opplæring, spesialundervisning og PPT, i samhøve til vedtaket frå kommunestyret av 24.11.2016 med plan for forvaltningsrevisjon for 2017. 27/2016: EVENTUELT Kontrollutvalet tidfesta neste møte i kontrollutvalet til onsdag 18. januar 2017 kl. 13.00. Møte vart heva kl. 15.30. ***** Kontrollutvalet i Fjell kommune, 7. desember 2016 Kristian Garlid Johannessen Leiar Eiliv Engelsen Sekretariat Side 5 av 5