Vedlegg 4-1 Innkjøpsvilkår 2016-2020 SPESIELLE INNKJØPSVILKÅR FOR BRØYTING TIL LENVIK KOMMUNE I PERIODEN UKE 40/2016 - UKE 18/2020 1. INTENSJON Hensikten med denne avtalen er, gjennom gjensidig samarbeid, effektiv kommunikasjon, og forenklede rutiner, å oppnå fordeler for begge parter. Avtalen sammen med Lenvik kommunes "spesielle innkjøpsvilkår, regulerer de forretningsmessige forhold mellom partene. I tillegg til å oppfylle alle betingelser som er regulert i avtalen, forplikter partene seg til å samarbeide for at leveransen kan bli så effektiv som mulig. 2. OMFANG Fylles ut i forbindelse med kontraktsignering. 3. GENERELT Disse vilkår gjelder for roder med fastpris. 4. KRAV TIL BRØYTEMATERIELL Kontraktør skal ha nødvendig utstyr slik at de kan utføre brøyting/rydding på en god og effektiv måte ihht de krav som er stilt i kontrakten. Det er entreprenørens ansvar og sørge for at han har nok og passende brøyteutstyr til oppdraget. Utstyrsvalget vil bli lagt til grunn når entreprenør velges. Miljøbelastning er i fokus. Biler/maskiner som kan dokumentere lave utslippstall vil score høyere i tildelingskriteriene. Det skal benyttes skjær av typen isriverskjærstål eller perforert slitestål i utroms roder og i veg roder, tilbyder holder nødvendig slite stål. Slitestål skal inngå i fastprisen. 5. MANNSKAPER Tilbudet skal bygge på at området til enhver tid er dekket med mannskaper for utførelse av pålagt tjeneste. Dette gjelder både i tilfelle med kommunal utkalling (minstetimeprisgaranti) og i tilfelle med egenutkalling på grunnlag av gitt standard (fastprisavtale). Det er i alle tilfeller forutsetning at tjenesten utføres innenfor arbeidsmiljø- og vegtrafikklovens bestemmelser om arbeidstid/overtid/kjøretid, kontroll av dette må påregnes. Oppdragsgiver vil vektlegge at kontraktøren har brøytemannskap med erfaring fra snørydding/brøyting og strøing, det skal gis opplæring til brøytemannskaper for de områder som skal brøytes. Oversikt over mannskaper som skal brukes til brøyting, og deres brøyteerfaring skal dokumenteres som vedlegg. 6. LØNN OG TARIFF Leverandør skal i tilbudet legge frem dokumentasjon som bekrefter at lønns og arbeidsvilkår er i samsvar med norske overenskomster, eks. tariffavtaler. Leverandør skal sørge for at ansatte og eventuelle innleide i egen organisasjon samt ansatte og eventuelle innleide hos underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt i det distrikt der
Vedlegg 4-2 Innkjøpsvilkår 2016-2020 arbeidet blir utført og for vedkommende yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne kontraktsbestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandør inngår for utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandør ikke etterlever klausulen, har Lenvik kommune rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Lenvik kommune kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. 2 ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Leverandør skal på oppfordring fra byggherre og kontrollmyndighet legge frem dokumentasjon for de lønns- og arbeidsvilkårene som benyttes. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører og underleverandører. 7. UTENLANDSK ARBEIDSKRAFT Leverandøren er ansvarlig for å sette seg inn i og overholde opplysningsplikten som etter ligningsloven 6-10 er pålagt kommunen, leverandøren selv og leverandørens eventuelle oppdragstakere. Leverandøren har plikt til fortløpende å sende kommunen kopi av opplysningene som blir innrapportert til skattemyndighetene etter ligningsloven 6-10. Kopi kan sendes enten elektronisk via Altinn eller manuelt. Manglende overholdelse av opplysningsplikten er å anse som vesentlig mislighold av kontrakten mellom kommunen og leverandøren 8. INSTRUKSER Brøytingen skal foregå etter gjeldene instruks som vil være et vedlegg til kontrakten. Innholdet skal være kjent for alle brøytesjåfører. Instruksen skal til en vær tid være tilgjengelig i brøytebil/maskin, slik at sjåførene er oppdatert. Viser til krav om HMS/KS system. 9. DRIFTSSTANS, AVVIK FRA STANDARD Der fristforlengelse er uaktuelt, fører en klarlagt force majeure-situasjon til at Lenvik kommune skal akseptere avvik fra standarden. Avviket skal være så lite og kortvarig som mulig. Hvis arbeidet stopper pga. streik eller lock-out, vil entreprenøren ikke få betalt for den perioden arbeidet har stoppet. Ved krise-, beredskaps- og/eller krigssituasjoner har ikke entreprenøren anledning til å heve kontrakten. Ved krise-, beredskaps- og/eller krigssituasjoner hvor foreskrevet standard ikke kan opprettholdes på grunn av naturkatastrofer eller krigsberedskap kan byggherren endre kontraktens virkeområde eller omdisponere entreprenørens ressurser for bruk der dette skulle være nødvendig. Entreprenøren er pålagt å sikre at de ressurser som normalt brukes til kontraktsarbeidet i fred også er tilgjengelig i krigssituasjoner eller ved høy samfunnsberedskap.
Vedlegg 4-3 Innkjøpsvilkår 2017-2020 Dersom kontraktøren midlertidig pga. bil-/maskinskade, sykdom eller andre gyldige årsaker ikke er i stand til å utføre brøytingen, varsles Lenvik kommune snarest mulig. Dersom kontraktøren ikke kan skaffe vikar, kan kommunen anta en annen entreprenør eller bruke kommunens kjøretøy inntil kontraktøren på nytt kan overta brøytingen. I slike tilfeller har kommunen rett til å kreve godtgjørelse for medgåtte ekstrakostnader. 10. ANSVAR FOR UNDERENTREPRENØRER Dersom kontraktøren i forbindelse med det som skal ytes etter denne avtalen, benytter underentreprenører, er kontraktøren ansvarlig for ytelsen på samme måte som om han selv stod for utførelsen. Oversikt over evt. underkontraktører skal meldes til Lenvik kommune, det skal også meldes ved bytte av underkontraktører.
11. FAKTURERING Vedlegg 4-4 Innkjøpsvilkår 2016-2020 Faktura skal sendes til: Lenvik kommune Fakturamottak Postboks 602 9306 Finnsnes Kontraktøren vil få utbetalt godtgjørelsen etter faktura i 7 månedlige rater (november, desember, januar, februar, mars, april og mai) forfallsdato den 10. i de oppgitte måneder. Tilleggsarbeider utenom kontrakt faktureres fortløpende sammen med de faste ratene. Ved manglende underbilag/dokumentasjon på tidsforbruk, kan faktura avvises. Kontraktør må påregne/være villig til endringer i utkalling-/registreringsrutiner. Eksempelvis via SMS/GPS systemer. 12. BETALINGSBETINGELSER Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. 13. PRISER Pris baseres på området til valgte leverandør og vil bli tilføyd/vedlagt ved kontraktsignering. 14. PRISREGULERING En eventuell prisregulering skjer med 60 dagers varsling og trer først i kraft når Lenvik kommune har godkjent prisendringen. Prisregulering etter indeks for vinterdrift. Finnes på http://ssb.no/bkianl 15. ENDRING AV BRØYTEOMRÅDE (AREAL) Lenvik kommune kan fritt gjøre endringer av brøyteområde med justeringer av grenser i kontraktstiden om man finner dette hensiktsmessig. For fastprisroder vil dette kunne medføre prisjusteringer etter forhandlinger/avklaringer. 16. FORSKUDD Ref. "Alminnelige innkjøpsvilkår for Lenvik kommunes kjøp av handelsvarer" kapittel 3, samt alminnelige kontraktsvilkår for Lenvik kommunes anskaffelser etter kjøpers spesifikasjoner. Forskudd vil ikke bli utbetalt. 17. FORSIKRINGER Kontraktøren må tegne nødvendige ansvarsforsikringer for kontraktstiden. Ansvarsforsikringen skal også omfatte skade påført tredje person. For øvrig gjelder alle offentlige krav og forskrifter til maskiner og biler. 18. SKADER Lenvik kommune er uten ansvar for skader kontraktøren påfører seg selv, andre, privat og kommunal eiendom, og ved ev. krav så vil disse bli henvist til kontraktør.
Vedlegg 4-5 Innkjøpsvilkår 2016-2020 For skader som skyldes usedvanlige hendelsesforløp eller naturbegivenheter kan kontraktøren søke om billighetserstatning, dette hvis tapet er betydelig og ikke dekkes av vedkommendes forsikringsselskap. 19. SKADEOPPGJØR Lenvik kommune forbeholder seg retten til å holde tilbake utbetaling av siste avdrag hvert år inntil evt. skader som følge av brøyting på f.eks. gjerder, lysmaster, er akseptert utbedret/dekt av entreprenøren. 20. TILGJENGELIGHET Kontraktøren må også ha mobiltelefon som kan kobles opp mot kommunen sin beredskapstelefon. Dette for at mobiltelefonen skal kunne brukes ved felles utkalling. Utgiftene til mobiltelefon dekkes av kontraktøren. 21. KONTRAKTSTID Kontraktstiden er fom. uke 40/2016 tom. uke 18/2020. Dette vil fremgå av inngått kontrakt. 22. BEREDSKAPSPERIODENS LENGDE Beredskapen skal gjelde i perioden fom uke 40 tom uke 18. Tilbyder er i beredskapsperioden til enhver tid forpliktet til å være disponibel og rette seg etter de instrukser og retningslinjer som Lenvik kommune har fastsatt. 23. HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) Vi minner om Forskrift om internkontroll fastsatt ved Kgl.res. 22. mars 1991, om kontrollsystem for helse miljø og sikkerhet. Alle firmaer som skal utføre arbeid for Lenvik kommune skal ha utarbeidet et kontrollsystem slik forskriften krever. Navn på verneombud må, i de tilfeller forskriften krever det, oppgis til Lenvik kommune før kontrakt inngås. Med tilbudet skal følge den dokumentasjon som er krevd i paragraf 14 i denne forskrift. 24. OVERDRAGELSE AV KONTRAKT Kontraktøren kan ikke overdra forpliktelser etter denne kontrakt til andre. For kortere fravær kan imidlertid kontraktøren stille vikar som er godkjent av Lenvik kommune. 25. KONKURS, ANDRE ÅRSAKER TIL KONTRAKTBORTFALL Dersom kontraktør på grunn av konkurs, død eller andre varige årsaker ikke lenger kan utføre brøytingen, bortfaller kontrakten. 26. TVIST Alle uoverensstemmelser som måtte oppstå i forbindelse med avtalen skal gjøres etter norsk rett. I tilfelle tvist avgjøres denne av et skjønn på 3 personer, en oppnevnt av kommunen, en av kontraktøren og oppmann. 27. MISLIGHOLD AV KONTRAKT Mislighold fra leverandørens side gir Lenvik kommune rett til heving av kontrakten uten kostnader.
Vedlegg 4-6 Innkjøpsvilkår 2016-2020 Som mislighold regnes at leverandøren ikke følger de normer/krav og retningslinjer som konkurransen bygger på. I tillegg til heving eller prisavslag, kan Lenvik kommune kreve erstatning etter vanlige kjøpsrettslige regler. Ved mislighold av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. Oppstår det forhold i avtaleperioden som gjør avtalen urimelig for en av partene kan dette søkes løst ved forhandlinger. 28. PROLONGERING En eventuell prolongering tilbys entreprenøren før 1.februar det året kontrakten utløper. Dersom det ikke kommer henvendelse fra Lenvik kommune, utløper kontrakten etter uke 18 i 2020. 29. OPPSIGELSE Avtalen har en generell gjensidig oppsigelsestid på 6 måneder. Ved mislighold kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning.. 30. KONTAKTPERSONER Kontaktperson hos Lenvik kommune: Jan Erik Hansen tlf 991 08 013 / 77 87 18 06 Kontraktør skal oppgi en fast kontaktperson til Lenvik kommune.