tvtøte dato/tid Onsdag 7. september 2OL6, kl. 09.30-13.30 MØtested Møterom «Høgevarde», Veksthuset Flå Medlemmer/varamedlemmer tilstede imøtet Leder Ole Kr. Grimeli, nestleder Anna B. Kollhus Medlemmer: Marit Pettersborg, Anders Olav Frydenlund, Forfall Trond Skontorp Andre til stede i møtet Eivisjonssjef Åge Sandsengen (Kommunerevisjon IKS), ordfører Tor Egil Buøen, rådmann Odd Egil Stavn Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker o448l2ol6 SAKSKART SAKERTIL BEHANDLING 04l2OL6 Plan for giennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 0s/2016 KontrollutvalBets budsjett 2017 0612OL5 forvjtininesrapport vedr. den interkommunale barnevernstje1gsten i Hallingdal 07l2ot6 Forvaltn ingsrevisionsrapport ved r. PP-tjenesten i Nedre Hallingdal 08/2076 Oppdragsavta le kontrollutvalgssekretariat lnnkallinsen os sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte 29.04.2015: Protokollfra møtet 2A.O4.2A76 ble formelt godkjent og signert Drøftins om lukkins av møte: Det ble drøftet om møtet skutle lukkes under orientering frø ordfører og rådmonn, hvor det skøl føres risikosomtaler med ordfører, rådmann og revisar. Det anses nødvendig å tukke møte under drøfting av risiko for å oppnå åpen dialog, Lukkes med hiemmel i koml. 37 nr.s, il offl. 2a. Orienterine ordfører: Orientering fra ordfører med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen. Orientering rådmann: Orientering fra rådmann med vekt på risiko-områder og sentrale forhold i kommunen. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen wengen, Trøimsvegen 9A- 3560 Hemsedal E-post: hanne@hweneen. no E-post kommune: hanne'wengen@gol kommune no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
MøTERPROTOI(OLt Sak Plan for av Utkast til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt overordnet analyse ettersendes kontrollutvalget fra revisjonen. Saksooplvsnineer: Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 4. Kontrollutvalget skal minst en Bang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter kommunestyret er konstituert, legge frem en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for vedtak i kommunestyret, jf. forskrift om kontrollutvalg 10 og 13. Planen skal ta utgangspunkt i en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunen, som dokumenteres i en overordnet analyse, jf. forskrift om kontrollutvalg 10: o Forvaltningsrevisjon innebærer en systematisk vurdering av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, jf. forskrift om revisjon 7. o Selskapskontroll kan foretas i selskaper som er heleid av kommuner. Selskapskontroll kan innbefatte kontroll med at de om utøver kommunens eierinteresser gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll) og/eller giennomgang av driften (forvaltningsrevisjon), jf. forskrift om kontrollutvalg 14' Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll beskriver hvordan kontroll- og tilsynsarbeidet i Hallingdal er tenkt gjennomført i kommende fireårsperiode. I dagens møte er ordfører og rådmann invitert for å orientere og diskutere eventuelle risikoområder. Kontrollutvalget anmoder ordfører og rådmann om å redegj øre tor hvilke områder i Flå kommune de vurderer at har størst risiko, og eventuelt hvilke områder som kan være aktuelle for forva ltningsrevisjon og selskapskontroll. Forslas til vedtak: Kontrollutvalget tor informasjonen fra ordfører og rådmonn til orientering. lnformosionen vil bli jnnarbeidet i overordnet onalyse for Flå kommune, og hensyntatt i Plan for gjennomføring øv forvaltningsrevisjon og selskopskontroll. Kontrollutvalget i Flå godkjenner Plan for giennomføring av forvaltningsrevision og selskapskontrott med de endringer som er drøftet i møtet, og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Pton for gjennomføring øv forvaltningsrevisjon og selskopskontroll 2076-2020 godkiennes. Behandlins/vurderins i møtet: Forslag vedtas enstemmig. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: hanne@hwengen. no E-post kommune: ha nne.wenqen (o gol. kommune.no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
Oversikt over utgifter til kontroll og tilsyn i Flå, samt budsjett for 2077. Saksopplvsninger: Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i kommunen (forskriften 18). Budsjettforslaget skal dekke kontrollutvalgets virksomhet, herunder kostnader til sekretariat og revisjon. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kommunestyret skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget i følge kommuneloven 77, nr. 10. Nedenfor følger en oversikt og utgifter på kontroll og tilsyn (k-utvalg, sekretariat og revisjon) for Flå kommune 2015 og 2015: Oppgave Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Forventet regnskap 2016 *1 Budsjett forslag 20L7 Kommentar Drift av sekretariat 25 000 23 000 25 000 10 000 Kommuneloven 77, pkt. 10 Forskrift om kontrolluwalg 20 Drift av kontrollutvalg, godtgjørelse, kurs m.m Kommuneloven 40 til42 og 77 Totalt drift 25 000 23 000 25 000 10 000 50 000 Regnskapsrevisjon 200 000 175 000 200 000 200 000 200 000 Kommuneloven 76, siste ledd oe 77 pkt. 4. Forskrift om kontrollutvalg kap. 4. Forskrift om revisjon kap.2. Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll 100 000 92 000 100 000 75 000 75 000 Kommuneloven 77 pkt.4. Forskrift om kontrolluwalg kap. 5. Kontrolluwalg 25 000 23 000 25 000 25 000 2s 000 Forskrift om kontrolluvalg kap. 5. Andre særskilte oppgaver Omfatter bl.a. rådgivning, bistand, særattestasjoner m.m. Totalt revisjon 325 000 290 000 325 000 300 000 350000 Totaltramme 18 350 000 350 000 350 000 350 000 350000 Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen wengen, Tr6imsvegen 9A- 3560 Hemsedal E-post: hanne(ohweneen. no E-post kommune: hanne.wengen(d gol. kommune no Mobil:91 60 51 08. Org.nr: 9L7 356 245
Kontrollutualget i Flå kommune Forslag til vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forsalg tilvedtak: Kontrollutvalget blir tildelt tilsvorende budsjettramme med tilsvorende budsjettbeløp som for 2076. Budsjettrammen skol dekke kontrollutvolgets oppgaver etter Kommuneloven 77 og Forskrift om kontrol I utv olg ov 15. 6.M. Behandling/vurdering i møtet: Forslag vedtas enstemmig Sak 06/2016 I Forvaltningsrapport vedr. den interkommunale barnevernstjenesten i Halli Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til vertskommunen Å1, samt oversendelsesbrev til Flå kommune. Saksopplvsninger: Komm unerevisjon I KS ha r uta rbeidet en forvaltningsrevisjonsra pport vedrørende den interkommunale barnevernstjenesten i Hallingdal. Rapporten er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte 16.06.2015. Rapporten er behandlet i kontrollutvalget i vertskommunen Å1, der rådmann og leder av barnevernstjenesten i Hallingdal deltok under behandlingen. lnnholdet er også av interesse for de andre kommunene som deltar i det interkommunale barnevernssamarbeidet i Hallingdal, og rapporten er følgelig oversendt til de øvrige fem kommunene til orientering. Vi henviser spesielt til revisjonens vurderinger og konklusjoner i del 5, og viktigheten av kommunens ansvar for å avdekke og forebygge omsorgssvikt jf. bvl. 3-1. Herunder viktigheten av at det kommunale apparatet kommer i konstruktiv dialog med foreldre, og unngår at de avslår pller avslutter forebyggende tiltak fra barnevernet. Kontrollutvalget ivertskommunen Ål behandlet rapporten den 02.05.2016 med følgende vedtak: «Etter vår vurdering kan Hollingdols-kommunene ha mulighet til å redusere både kastnoder og antollet olvorlige soker på sikt ved å styrke det forebyggende orbeidet. Det kommunale opporatet, herunder barneverntjenesten, bør ho forbedringsmuligheter mht. å komme i konstruktiv diolog med utsotte fomilier tidligere i barnets liv. Rådmonn i Ål anmodes om å to opp med de øvrige rådmennene i Hallingdal om å styrke det forebyggende orbeidet for å hindre omsorgssvikt. Kontrollutvolget ber rådmann om å gi barnevernet i oppgove å øke innsatsen spesielt på forebygging ov omsorgssvikt og konstruktiv og somarbeidende diolog med barnos foresotte, og KontrolluNalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trgimsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: hanne[ohwensen.no E-post kommune: hanne.wengen@gol.kommune.no Mobil:91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
MøTERPROTOKOLT gititbakemetding til kontrollutvolget innen T.okober 2016 på hvordan rådmann mener at dette skal gjennomfdres i proksis. Eksempelvis: o Borneverntjenesten, som "spesioltjeneste", kan i større grod enn i dog bevisstgjøre og onsvorliggjøre "førstelinjen" ved å sette seg i førersetet for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. o "Førstelinjen", med bl.o. helsesøster, bornehage, skole og fastlege, kon formelt gis større ansvar for å avdekke bornets omsargssituosjon, slik at utsotte familier tidlig får konstruktiv og proktisk hjetp til å bedre omsorgssituosionen ("lavterskeltilbud"). o Vitje til å sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltok. Den viktigste investeringen kommunene køn gjøre i det forebyggende ørbeidet er å sikre ot tjenesteopparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer olvorlige bornevernstiltak. o Bornevernet kon sette høyere krav til seg selv, mhl å skape en konstruktiv diolog med fomiliene slik at nødvendige tiltak "treffer" og faktisk blir giennomført- Målrettet forebyggende arbeid vil etter vår vurdering kunne bedre barnets omsorgssituøsjon tidligere, og vil på sikt kunne redusere kostnadene, bedre tilliten til barneverntjenesten, redusere ontollet olvorlige tiltak og istørre grad tilfredsstille barnevernlovens krov om å ovdekke og forebygge omsorgssvikt. Rapporten og kontrollutvolgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslog til vedtok: Kommunestyret tar rapporten om den interkommunole barnevernstienesten til orientering.» Kontrollutvalget i Gol behandlet rapporten i møte 1"0.05.2016, kontrollutvalget i Hemsedal 19.05.2016, Nes 07.05.2015 og Hol 14.06.2016. De fire utvalgene ba egen rådmann om å følge opp rapporten. Forslae til vedtak: Kontrollutvalget anmoder rådmannen i Flå, i samarbeid med rådmannen iå1, om å prioritere barnevernstjenestens forebyggende arbeid sammen med kommunens førstelinjetjeneste, Eksempelvis: o Barneverntjenesten, som «spesialtjeneste», kan i større grad enn i dag bevisstiløre og ansvarliggjøre det kommunale apparatet «ved å sette seg i førersetet» for å avdekke og forebygge omsorgssvikt. r Det kommunale apparatet med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege, kan gis større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp ti I å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). o Sette inn ressurser tidlig for å forebygge omsorgssvikt og alvorlige tiltak. Den viktigste investeringen kommunene kan glørei det forebyggende arbeidet er å sikre at tjenesteapparatet har tilstrekkelige ressurser til å gi hjelp tidlig på lavest mulig tjenestenivå. Det vil kunne forebygge høye utgifter til mer alvorlige barnevernstiltak' Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A- 3560 Hemsedal E-post: hanne(ohwenqen.no E-post kommune: hanne.wengen(opol.kommune.no Mobil:91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
MøTERPROTOKOLT Barnevernet kan sette høyere krav til seg selv, mht. å skape en konstruktiv dialog med familiene slik at nødvendige tiltak «treffer»» og faktisk blir gjennomført, bl.a. for å unngå at foreldre avslutter eller awiser tiltak. Hallingdals-kommunene kan ha mulighet til å redusere både kostnader og antallet alvorlige saker på sikt, ved å styrke det forebyggende arbeidet. Det bes om at rådmannen gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen l.desember 2015 på hvordan rådmannen mener at dette skal gjennomføres i praksis. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om den interkommunale barnevernstjenesten til orientering' Behandling/vurderine i møtet: KontrolluWalget drøftet ulike problemstillinger og synspunkter i saken. Forslag vedtas enstemmig. Siako7l2OL6 vedr. inedre Forvaltningsrevisjonsrapport og oversendelsesbrev til kontrolluwalget i Flå kommune. Saksopplvsninger: Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende PP-tjenesten i nedre Hallingdal. Tilsvarende rapporter er utarbeidet for PP-tjenesten for øvre Hallingdal og for Valdres. Rapportene er utarbeidet på bestilling fra alle kontrollutvalgene i Hallingdal i møte 16.05.2015, og i Valdres 23.06.2016. Det vises til rapporten, spesielt til oppsummeringen og oversendelsesbrevet. Kontralluyøtget i Å1, som vertskommune for PPT-samarbeidet i øvre Hallingdal behandlet likelydende rapport i møte 02.05.2016 som sak 13/201,6, med følgende vedtak: «Kontrollutvolget onmoder rådmann om å få PPT og skolens ledelse ifellesskap til å avklare hvilke elever sorn sko/ til PPT for sakkyndig vurdering, og hvo skolen selv plikter å løse giennom i ndiv iduelt ti I passet o p p læ ri ng. Herunder at PPT skat rapportere olle awik til rektor og kommuneledelsen løpende, og ropportere antall søker og owik i en oversiktlig oppstilling ved utløpet av vårsemester (jan-juni) og høstsemester (oug-des), der møn ser utviklingen over tid. Denne ropporteringen anmoder vi om at foreligger for første halvår 2076, f.eks. innen 1. februor 2017. Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: hanne(dhwengen. no E-post kommune: hanne.wenqen @gol. kommune.no Mobil:91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
MøTERPROTOKOTL Etter vår vurdering er det viktigste nå at PPT-enheten i samørbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tor onsvar for, å endre praksis fremover i tid. Vi vurderer ot følgende er viktig: 1. Den enkelte skoleleder/rektor bør påse at skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetonse til å sikre ot elevene får nødvendig individuelt tilposset opplæring if. oppll. 1-3, og at de skal ta initiativ til å be om veiledning fro PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene hor rett til å få tilposset undervisning ut fra behov, og skolen kan ikke unnlote å gi dette ov økonomiske hensyn. 2. PPT bør to initiativ til et tett somorbeid med skoleleder/rektor. Det er viktig ot den enkelte lærer kan få veiledning fra PPT for å sikre god individuelt tilposset opplæring, for å gi bistond på lovest mulig tjenestenivå. Videre er det viktig å definere forskiellen på skolens onsvor innenfor tilpasset opplæring, og hvilke elver som skol oversendes PPT for sokky nd ig v u rde ri ng. i. PPT bør melde tilboke tilskolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener ot skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi av denne til skoleeier. Etter vår vurdering er det viktig å ta utgangspunkt i utfordringer ved den enkelte skole. PPT-enheten og skoleleder kon gjennom somarbeid, god diolog og giensidig forståelse skape endringer i praksis til det beste for enkeltelever, skolens læringsmiliø og ressursutnyttelsen både i skolen og PPT-enheten. Målet bør være ot bore elever med spesielle behov, med mulig awik fro læreplanen, henvises til PPT for sokkyndig vurdering. Ftest mutig elever bør få tilfredsstillende opplæring gjennom den ordinære undervisningen, iht. lovmessig rett til tilpasset undervisning. Rapporten og kontrollutvolgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslog til vedtak: Kommunestyret tor rapporten om PP-Tienesten til orientering.» Kontrollutvølget i Gol, som er kontorkommune for PPT-samarbeidet for Nedre Hallingdal behandlet rapporten i møte 11.05.2016, med følgende vedtak: Kontrollutvalget onmoder rådmannen i Gol om å bidro til at PPT-enheten og skoleledelsen i Gol i feltesskøp ovklarer hvilke elever som skal til PPT for sakkyndig vurdering, og hva skolen selv plikter å løse giennom individuelt tilposset opplæring. Videre anmodes rådmannen om å bidra til at PPT-enheten i somorbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tor onsvar for, å endre proksis fremover itid. Vi vurderer at følgende er viktig: L. Kommunalsjef/rektor bør påse at skolen har tilfredsstiltende ressurser og kompetanse til å sikre at elevene får nødvendig individuelt tilposset opplæring if. oppll. 1-3, og at de skal ta initiotiv til å be om veiledning fro PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene hor rett tit å få tilpøsset undervisning ut fro behov, og skolen kan ikke unnlote å gi dette av økonomiske hensyn. Det presiseres ot det bør giøres undersøkelser av syn, hørsel ol., for å løse slike utfordringer på lavest mulig tjenestenivå. Kontrolluwalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: hanne(ohwenqen.no E-post kommune: hanne.wengen@qol.kommune.no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356246
2. PPT bør to initiotiv til et tett somorbeid med skoleleder/rektor, og definere forskjellen på skolens ansvor innenfor tilposset opplæring, og hvilke elever som skol oversendes PPT for sakkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilboke til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener ot skolene kunne løst gjennom individuelt tilpasset opplæring, og sende kopi ov denne til skoleeier. Rapporten og kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret med lølgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten om PP-tienesten til orientering.>» Kontrolf utvalget i Hemsedal 19.05.2016, Nes 07.06.20L6 og Hol 74.06.201'6 har gjort tilsvarende vedtak. Forslag til vedtak: Kontrollutvolget anmoder rådmannen i Flå om å bidra til ot PPT-enheten og skoleledelsen i Flå i fetlesskop vil ovklare hvilke elever som skaltil PPT for søkkyndig vurdering, og hvo skolen selv plikter å løse gjennom individuelt tilposset opplæring. Videre onmodes rådmannen om å bidro til ot PPT-enheten i somorbeid med hver skoleleder får myndighet til, og tar onsvar for, å endre praksis fremover i tid. Vivurderer ot følgende er viktig: 7. Kommunalsjef/rektor bør påse ot skolen har tilfredsstillende ressurser og kompetanse til å sikre ot elevene får nødvendig individuelt tilposset opplæring jf. oppll. 1-3, og ot de skol to initiativ til å be om veiledning fra PPT dersom skolen ikke lykkes med den enkelte elev. Elevene har rett til å få tilposset undervisning ut fro behov, og skolen kan ikke unnlote å gi dette av økonomiske hensyn. Det presiseres at det bør gjøres undersøkelser ov syn, hørsel ol., for å løse slike utfordringer på lavest mulig tjenestenivå. 2. PPT bør to initiotiv til et tett somarbeid med skoleleder/rektor, og definere forskjellen på skolens ønsvor innenfor tilposset opplæring, og hvilke elver som skal oversendes PPT for sokkyndig vurdering. 3. PPT bør melde tilboke til skolen fortløpende dersom de får henvist elever med utfordringer som PPT mener ot skolene kunne løst gjennom individuelt tilposset opplæring, og sende kopi ov denne til skoleeier. Rapporten og kontrollutvolgets vedtak oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtok: Kommunestyret tar rapporten om PP-tienesten til orientering' Behandling i møte: Saken ble drøftet av medlemmene i møtet og ulike meninger og argumenter ble diskutert. Vedtak som forslag med flg. Tillegg: Revisjonen bes om åfølge opp ppt rapporten iforhold til kvalitet iskolen, Enstemmig Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen, Trøimsvegen 9A - 3560 Hemsedal E-post: hanne@hwensen.no E-post kommune: hanne.wengen(agol.kommune.no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr: 917 356 246
sak 08/2016 av kontrol I utva lgssekreta riat Oppdragsavtale kontrollutvalgssekreta riatet Saksopplvsninger: Hanne Heen Wengen, gjennom sitt enkeltmannsforetak, er engasjert som sekretariat for kontrollutvalget i Flå1. Øvrige kontrollutvalg i Hallingdal har også engasjert Wengen. Sekretariatet har arkiv på IKT-Hallingdal sin plattform. Kommunene er bedt om å arkivere alle saksdokumenter fra kontrollutvalget i sitt arkivsystem, for å tilfredsstille utvalgets arkivplikt iht. arkivloven. Sekretariatets oppgaver vil være som tidligere, men Wengen skal i noe større grad delta i saksforberedelsene, herunder innhente informasjon fra rådmannen. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsawa len. Behandlins i møte: Forslag enstem mig vedtatt. Drøft i nss-/orienterin gssaker : Annet: Neste møte: - Tirsdag 07.12.2076, kl. 09.00-12.00. Skiema møteeodtsiørelse: - Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Flå,07.09.201-6 leder Anna B. Kollhus nestleder Anders Olav Frydenlund medlem tt -qtgsoq,\r,rl Marit Pettersborg medlem -,/ Trond Skontorp medlem Møteprotokollen er sendt: Utvolgsmedlemmer, postmottak, ordfgrer, rådmann, Kommunerevisjon IKS Kontrollutvalgssekretariat v/hanne Heen Wengen. Trøimsvegen 9A - 3550 Hemsedal E-post: hanne@ hwengen. no E-post kommune: ha nne.wenqen@gol. kommune. no Mobil: 91 60 51 08. Org.nr'.917 356246