NAMDALSEID KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 18 september 2008 Møtetid: Kl. 0900 - Møtested: Kommunehuset, møterom Alhusen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 014/08 Referatsaker 015/08 Orientering fra administrasjonen 016/08 Orientering fra revisor Revisjon 2008 017/08 Plan for selskapskontroll 2008 2011 018/08 Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namdalseid kommune Eventuelt Steinkjer 9.9.2008 Nils Kristian Lie Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær (sign) Tel: 74 11 14 77 Mobil: 990 17 981 E-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 014/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 180908 Svein-Arne Myrvold 014/08 N 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Vedlegg Ingen. Referater 1. Representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS den 25. juni 2008. 2. Representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS den 25. juni 2008. 3. K-styresak 57/08 Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011. 4. Brev fra Svein Lian vedr. drosjenæringa i Namdalseid kommune 12.6.2008. 5. Fra KomRev Trøndelag IKS Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon i Namdalseid kommune 14.8.2008. 6. e-info 11/08 fra NKRF: Organisering av sekretariatstjenesten for kontrollutvalg. 7. e-info 12/08 fra NKRF: Endring i regnskapsføring av mva-komp. fra investeringer. 8. e-info 13/08 fra NKRF: Sammensetningen av kontrollutvalg. SAK 015/08 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 180908 Svein-Arne Myrvold 015/08 N 08 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Vedlegg Ingen. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 2
SAK 016/08 ORIENTERING FRA REVISOR REVISJON 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 180908 Svein-Arne Myrvold 016/08 N 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon vedrørende revisjonsstrategien for 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar revisors egenerklæring til orientering. Vedlegg Ingen. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om revisjon. 2. Forskrift om kontrollutvalg. 3. Kommuneloven. Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder (RS 300) skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2008 i møtet. Den som foretar revisjon skal fortløpende vurdere sin egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette vil oppdragsansvarlig revisor legge frem sammen med sin presentasjon av revisjonsstrategien. Avslutningsvis vil revisor gi en statusrapport og oppsummering for revisjonsarbeidet så langt. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 3
SAK 017/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2008 2011 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 180908 Svein-Arne Myrvold 017/08 N 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll 2008 2011 Namdalseid kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: Nr Selskap 1 Kommunehuset As 2 3 2. Eierskapskontroll utføres av KomSek Trøndelag IKS. 3. Eventuell forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til Plan for selskapskontroll 2008 2011 Namdalseid kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: Nr Selskap 1 Kommunehuset As 2 3 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Vedlegg 1. Forslag til Plan for selskapskontroll 2008 2011 Namdalseid kommune. 2. Brev vedr. kommunale eierinteresser fra KomSek Trøndelag IKS 10.12.2007. 3. Svar pr. e-post fra Namdalseid kommune 30.5.2008. 4. Liste over Namdalseid kommunes eierinteresser i selskaper. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Brev av 10.12.2007 til Namdalseid kommune fra KomSek Trøndelag IKS. 2. Kontrollutvalgets sak 020/07 i møte den 16.11.2007. 3. Kommuneloven. 4. Forskrift for kontrollutvalg. Saksopplysninger I tråd med forskrift om kontrollutvalg 13 er det utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 4
Kontrollutvalget har på vegne av kommunestyret det overordnede ansvar for egenkontrollen og tilsynet med forvaltningen. Dette ansvaret omfatter også plikt til å påse at det blir ført kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper mv, jfr. kommuneloven 77 nr. 5 og forskrift om kontrollutvalg 13.1. ledd. 2. ledd pålegger kontrollutvalget å utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å rullere og endre planen i planperioden. Flere og flere kommuner velger å benytte ulike selvstendige rettssubjekter som selskaper for å nå sine mål. Eierstyringens form og innhold er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskaper som er organisert etter lov om aksjeselskaper har relativt stor handlefrihet i de forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskaper har styret og den daglige ledelse større ansvar og handlefrihet enn hva de tradisjonelle etatsledere har. Det skal her tilføyes at selskapenes ledelse, herunder medlemmer av bedriftsforsamling, representerer selskapet og ikke eier(ne). Det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne). En tenker her særlig på lokale og sentrale myndigheter, samt selskapets kreditorer og ansatte. Som medlem av selskapets ledelse kan en derfor bli gjort erstatningsmessig ansvarlig for tap og skade, som enten forsettlig eller uaktsomt er blitt påført selskapet. En organisering som medfører et eget rettssubjekt legger således rammer for kommunestyrets styringsmuligheter. Kommunestyrets eierskap må utøves gjennom eierorganet som for aksjeselskaper og interkommunale selskaper er henholdsvis generalforsamling og representantskap og innenfor rammene av den aktuelle selskapslov. Det er derfor viktig med en klart formulert eierstrategi med de konkrete mål som ønskes oppnådd med eierskapet. På denne måten vil kommunestyret klart kommunisere krav og forventninger til sin(e) representant(er) i eierorganet. Videre bør eierskapet utøves i henhold til etablerte normer og anbefalinger. Eierstrategien vil på denne måten både fungere som styringsverktøy og som målestokk ved en eventuell selskapskontroll, jfr. anbefalinger fra KS-eierforum vedrørende eierskapsmeldinger. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i forhold til selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar istedenfor eller utover et rent forretningsmessig formål. I slike selskaper vil det - i tillegg til en eierskapskontroll - også kunne være riktig å vurdere hvorvidt det vil kunne være hensiktsmessig med en vurdering av det enkelte selskaps måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). Selskapskontroll omfatter imidlertid ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Slik kontroll faller innenfor styrets ansvarsområde. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalget rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd i interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999. Kontrollutvalget gis den samme rett til å kreve opplysninger i aksjeselskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer og i heleide datterselskaper. Kontrollutvalget kan også i den grad det finnes nødvendig velge å foreta undersøkelser selv. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 5
Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på det enkelte selskaps generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Aksjeselskap eid sammen med andre (ikke-offentlige) eiere kan også bli gjort gjenstand for selskapskontroll. Men med mindre bestemmelser om å utlevere opplysninger mv. er nedfelt i selskapets egne vedtekter eller avkrevd i forbindelse med tilskudd eller lignende, vil informasjonsgrunnlaget for selskapskontroll her være mer begrenset. Vurdering Økt organisering i egne rettssubjekt innebærer en rekke nye utfordringer i kommunal sektor. I mange kommuner og fylkeskommuner er det en økt bevissthet om at utorganisering i en eller annen form for selvstendig rettsubjekt innebærer at man gir slipp på den tradisjonelle formen for forvaltningsstyring. Det er ikke i samme grad bevissthet om hva den nye rollen skal innebære. Manglende oversikt og kunnskaper om utorganisering i eget selskap og i de ulike selskaps- og organisasjonsformer ser ut til å resultere i en uklar og / eller passiv eierskapsrolle. Kommunene og fylkeskommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. For at de store verdiene skal kunne forvaltes på best mulig måte, er det behov for overordnede eierstrategier og retningslinjer. Det er viktig at en også i kommunal sektor avklarer sitt ståsted som eier i forhold til selskapene, og definerer mål og forventninger. Utøvelsen av eierskapet har og skal ha direkte konsekvenser for virksomhetenes disponeringer og prestasjoner. Til å utføre selskapskontrollen kan KomSek Trøndelag IKS (KomSek) benyttes ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS (KomRev) kan benyttes ved forvaltningsrevisjon. Samlet omfang av selskapskontrollen vil måtte prioriteres opp mot andre kontrolloppgaver innenfor de til enhver tid gjeldende rammer og tilgjengelige ressurser. Det må videre legges til grunn at kontrollen ikke må få slike former at kontrollobjektets forretningsmessige drift vanskeliggjøres. Dersom det skal gjennomføres eierskapskontroll i KomSek Trøndelag IKS eller forvaltningsrevisjon i KomRev Trøndelag IKS, må kontrollutvalget innhente bistand fra andre. Forslag til prioriteringsrekkefølge er basert på kriteriene gitt i punkt 4.1 og 4.2 i plandokumentet. Det eneste selskapet der Namdalseid kommune har 100 % eierandel er Kommunehuset As. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 6
SAK 018/08 FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2009 FOR KONTROLL- OG TILSYNS- ARBEIDET I NAMDALSEID KOMMUNE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 180908 Svein-Arne Myrvold 018/08 N 08 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget godkjenner det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namdalseid kommune med en total ramme på kr. 458 946. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til driftsbudsjett 2009 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Namdalseid kommune. Tjeneste 10003 Ansvar 1100 Funksjon 1100, Revisjon og kontrollutvalg. Andre saksdokumenter ikke vedlagt 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 3. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Reglement for folkevalgte i Steinkjer kommune, revidert av k-styret 14.12.2005. 5. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS 25.6.2008. Saksopplysninger Rådmannen skal utarbeide forslag til budsjett for kommunens samlede virksomhet. Da det er rådmannen som primært er gjenstand for kontrollutvalgets kontroll og tilsyn, skal kontrollutvalget selv årlig tilkjennegi sitt syn på ressursbehovet overfor kommunestyret. Saksbehandling og saksgang vedrørende budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet er fastsatt i forskriftens 18, hvor det fremgår at: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og tilsynet er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 7
Hvilke oppgaver som anses som revisjon og hvem som kan utføre revisjon i kommuner og for kommuner, er relativt grundig regulert i lov og forskrift. Likeså hva revisjonen skal omfatte (regnskaps- og forvaltningsrevisjon) og hvordan den skal utføres. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller-rollen. Kontrollutvalget skal ha sekretærhjelp som skal ha ansvaret for saksutredning for og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget er med andre ord direkte underordnet kommunestyret. Til hjelp i sitt arbeid skal kommunestyret sørge for at utvalget til enhver tid har sekretariatsbistand som tilfredsstiller utvalgets behov. Kontrollutvalget har også ansvaret for å påse at revisjonen blir gjennomført innen de rammer som kommunestyret setter i medhold av kommunelovens bestemmelser med forskrifter. De vesentligste budsjettposter er kostnader med henholdsvis revisjon og sekretariat. Dernest kommer godtgjørelser og utgifter til kontrollutvalget selv møter, reiseutgifter, mv. Vurdering Forskriftsbestemmelsene innebærer et pålegg til kontrollutvalget om å utarbeide et forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Dette gjelder utvalgets egne utgifter, foruten kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Av hensyn til KOSTRA-rapporteringen skal regnskap for kontroll og tilsyn fra 2008 føres under funksjon 110. Dette vil lette tilgjengeligheten og gi bedre oversikt over de totale kostnadene. Strammere økonomiske rammer innebærer behov for klare prioriteringer, og normalt også et behov for økt etterkontroll. Slik sikres at tilgjengelige ressurser blir brukt etter intensjon, mest mulig effektivt og at publikums rettsikkerhet og krav på likebehandling blir ivaretatt på tilfredsstillende måte. Budsjettene for 2009 for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapenes representantskapsmøter i juni 2008. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalgt å godta det fremlagte forslag til budsjett for 2009 med en netto ramme på kr. 1 368 594. Beløpene er i 2008-kroner, og må justeres for prisstigning / kommunal deflator, med unntak av kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS, som er i 2009-kroner. KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 8
FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2009 KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I NAMDALSEID KOMMUNE TJENESTE 10003: REVISJON OG KONTROLLUTVALG Post Tekst Beløp 10802 Ledergodtgjørelse Beløpet refererer seg til Reglement for godtgjørelse til folkevalgte, vedtatt av kommunestyret sak 037/03, 19.6.2003. 4 500,00 10803 Møtegodtgjørelse Beløpet refererer seg til Reglement for godtgjørelse til folkevalgte, vedtatt av kommunestyret sak 037/03, 19.6.2003. 3 600,00 10804 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 5 000,00 10990 Arbeidsgiveravgift Det er regnet 14,1 % av postene for godtgjørelser 1 100,00 11001 Faglitteratur/tidsskrifter, bla. til 3 abonnement på tidsskrift, kr 750,00 2 300,00 11150 Bevertning Beløpet er stipulert ut fra erfaringstall 1 000,00 11501 Kursavgifter og oppholdsutgifter Det er foreslått et rundt beløp slik at det de faste medlemmene skal kunne delta på kurs eller aktuelle samlinger 25 000,00 11600 Kjøregodtgjørelse Beløpet tar sikte på å dekke medlemmers kjøregodtgjørelse til kontrollutvalgets møter 3 000,00 11601 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) Posten gjelder kjøring til møter/kurs, samt avgifter ved parkering og bompassering 2 000,00 13500 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i møte 25. juni 2008. Budsjettet er i 2008-kroner, og skal justeres for prisstigning eller den kommunale deflator når den blir kjent 101 446,00 13501 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS Representantskapet for selskapet vedtok budsjettet for 2009 i møte den 25. juni 2008. Budsjettet er i 2009-kroner, og skal ikke korrigeres for prisstigning eller den kommunale deflator 310 000,00 KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 9
Ansv. Tjeneste RÅDMANNEN Budsjett 2009 22.7.2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 1100 10003 REVISJON OG KONTROLLUTVALG 10802 1100 10003 Ledergodtgjørelse 4 500 0,00 4 500 4 500 10803 1100 10003 Møtegodtgjørelse 3 600 2 500,00 3 600 2 700 10804 1100 10003 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 5 000 4 813,96 5 000 10 383 10990 1100 10003 Arbeidsgiveravgift 1 100 372,50 1 100 897 11001 1100 10003 Faglitteratur/tidsskrifter 2 300 1 400 2 300 1 050 12906 1100 10003 Internkjøp servering 1 000 340,00 1 000 1 930 11501 1100 10003 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 9 995,00 25 000 4 900 11600 1100 10003 Kjøregodtgjørelse 3 000 1 965,00 3 000 2 826 11601 1100 10003 Reiseutgifter 2 000 2 116,13 2 000 1 887 13500 1100 10003 Kjøp av sekretariatstjenester 101 446 54 031,50 103 700 97 000 13501 1100 10003 Kjøp av revisjonstjenester 310 000 283 000,00 271 000 261 115 1100 10003 Betalt komensasjonsberettiget mva. 260,27 0 182 14290 1100 10003 Kompensert mva. driftsregnskapet -260,27 0-182 17901 1100 10003 Fordelte administrasjonsutgifter 0-9 600 458 946 360 534,09 422 200 379 588 KomSek Trøndelag IKS, Fylkets Hus, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no, 10