DEN NORSKE KIRKE Marker kirkelige fellesråd Kirkekontoret i Marker og Rømskog Protokoll fra fellesrådsmøte onsdag 22. mars 2017 Marker kirkelige fellesråd holdt møte onsdag 22.03.2017 i Ørje kirke. Til stede: Vidar Kjærheim, Thorfinn Oustorp (vara), Anne Sofie Olsen-Torp, Ole Martin Søby (vara), Ann Kristin Haga, Anne Hellgren Østbye, Finn Labråten (kommunal repr.), Øystein Sjølie (geistlig repr.), Runar Kasbo (kirkeverge) Forfall: Line Krog Tekin, Merete Labråten, Theodor Bye, Georg Spernes Til behandling: Sak: 5/2017 Regnskap Marker kirkelige fellesråd år 2016 I henhold til forskrift om økonomiforvaltning for kirkelig fellesråd skal fellesrådet selv fastsette årsregnskapet. Deretter skal regnskapet legges fram for revisjon. Marker kirkelige fellesråds driftsregnskap for 2016 viser et overskudd på kr 556.311,-. Kr 8.917,- står udekket i investeringsregnskapet og må ved behandlingen av regnskapet dekkes inn. Det tas forbehold om revisjonens godkjenning. Vi har hatt et normalår når det gjelder driftsutgifter, og overskuddet skyldes ekstraordinære driftsinntekter knyttet til festeavgifter og momskompensasjon. Kommentar til regnskapsskjema drift - inntekter: Merinntektene i forhold til budsjettet skyldes festeavgift, avtale om momskompensasjon og egenbetaling fjelltur (diakonalt tiltak). Kommentar til regnskapsskjema drift - utgifter: Merforbruket i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak økte kostnader forbundet med regnskap og lønn, vedlikeholdet av Øymark kirke samt utgifter til diakonal tur som ikke var med i budsjettet. Postboks 156 Tlf.: 69 81 18 46 post@marker.kirken.no Org. Nr.: 876 985 802 1871 Ørje www.marker.kirken.no Bankkontonr. 1050.07.29673
Ved denne 1.gangs behandlingen fastsetter rådet regnskapet. 2.gangs behandling gjøres når revisjonsberetningen foreligger. Ved denne behandlingen vedtas regnskapet. Samtidig vedtas disponeringen av overskuddet. Marker kirkelige fellesråd fastsetter regnskapet for år 2016. Sak: 06/2017 Årsrapport for Marker kirkelige fellesråd år 2016 I I henhold til økonomireglementet skal det utarbeides en årsrapport for virksomheten. Etter behandling og godkjenning i fellesrådet skal årsrapporten oversendes til revisjonen. Fellesrådets årsrapport oversendes også til årsmøtet i menighetene. II. Forslag til årsrapport for 2016: Fellesrådet hadde følgende medlemmer: Vidar Kjærheim (leder), Anne Sofie Olsen-Torp (nestleder), Merete Labråten, Georg Spernes, Anne Østbye, Line Krog Tekin, Finn Labråten (kommunal representant) og Øystein Sjølie (geistlig representant). Det er en målsetning fra Kirkemøtet om minst 40% deltakelse av hver kjønn. Kjønnsfordelingen i vårt fellesråd er 50% menn og 50% kvinner. Fellesrådets ansvar: I henhold til kirkelovens 14 heter det: "Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomheten i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen." Det betyr i praksis at fellesrådet samordner kirkelig virksomhet i Marker kommune ved å ha arbeidsgiveransvar for de kirkelige tilsatte (ikke prestene), være ansvarlig for drift og forvaltning av kirkene, kapellene, de øvrige driftsbygningene, gravplassene og kirkekontoret. Fellesrådet via kirkevergen er hovedansvarlig for kontakt/kommunikasjon mot kommunens ledelse, de bevilgende myndigheter formannskap og kommunestyre. Marker kirkelige fellesråd har i 2016 hatt fem møter. Administrasjonsutvalget (ADMU) er fellesrådets partssammensatte utvalg etter Kirkelovens 35. Utvalget har et overordnet ansvar i spørsmål av personalpolitisk karakter, og for å sette slike spørsmål på dagsorden. Det er avholdt ett møte i 2016. Fellesrådets mål og planer er rullert, og nytt delegasjonsreglement er vedtatt. Side 2
Økonomi: Fellesrådet forvalter felles økonomi til drift av kommunens kirker og gravplasser. Fellesrådet forvalter også midler til drift av felles administrasjon med Rømskog menighetsråd. Fellesrådet får sine inntekter i hovedsak via kommunalt tilskudd og brukerbetaling av tjenester, og regnskapet føres av kommunen. Med forbehold om godkjenning av revisjonen foreligger følgende tall: Sum driftsinntekter: 5.165.214,- Sum driftsutgifter: 4.609.744,- Finansinntekter: 842,- Netto driftsresultat: 556.311,- Regnskapsmessig mindreforbruk utgjør 556.311,- Mindreforbruket skyldes ekstraordinære driftsinntekter knyttet til festeavgifter og momskompensasjon. Fjorårets overskudd er avsatt til ubundet fond med kr 69.187,- Fondsmidler pr 31.12.16: kr 661.682,- I 2016 ble det foretatt følgende vedlikeholdstiltak: - Takstein på sakristiet i Rødenes ble skiftet ut - Øymark kirke ble vasket og malt - Hekken rundt Klund kirkegård ble fjernet I tillegg ble det gjort forefallende vedlikehold ved anleggene. Bygningsmessige vedlikeholdsbehov innarbeides i den årlige rulleringen av økonomiplanen. Planen inneholder følgende tiltak for 2017: Nytt varmeanlegg i Øymark kirke Nytt tak på Ørje kirke Etablering av minnelunder Restaurering av døpefont i Rødenes kirke Nytt varmeanlegg i Rødenes kirke Kirkegård: Gravferdsloven fastsetter krav om at det til enhver tid skal være plass til minst 3 pst av kommunens befolkning på kirkegårdene. Ledig kapasitet ligger godt over dette kravet. Det gjenstår utarbeidelse av bevaringsplan for kirkegårdene. Dette for å tydeliggjøre forvaltningsmessige forhold av gravminner og lignende, samt en dokumentasjon og forslag på bevaringstiltak i forhold til det øvrige kulturhistoriske miljøet. Det gjelder steingjerder, beplantning, gangveier, bygninger, parkeringsplasser, vann- og avfallsstasjoner, friareal. Forøvrig vil fellesrådet igjen rette en stor takk til alle som bidrar på vårdugnadene. Det er til stor hjelp i oppryddingen etter vinteren. Side 3
Ytre miljø: Virksomheten ønsker å ha fokus på det ytre miljøet. Det betyr å ta ansvar for å forebygge mot forurensende utslipp fra bedriftens virksomhet til luft, vann og jord. Virksomhetens beskaffenhet tilsier ikke særlig fare for slik forurensing. Vårt bidrag gir seg utslag i aktiv kildesortering av søppel og avfall. Det er innarbeidet gode rutiner på oppbevaring og bruk av olje og drivstoff til maskiner og utstyr. Ellers legges det vinn på at våre anlegg skal fremstå ryddig og velstelt. Personalet: Det er stor kontinuitet i kirkestaben. Endring i løpet av 2016 var at Runar Kasbo startet i vikariat som kirkeverge i januar. Virksomheten har 12 ansatte fordelt på drøyt 4 årsverk (kirkevergens stilling fordeles 50/50 mellom Rømskog og Marker). Staben har bestått av 7 menn og 5 kvinner, fordelt på henholdsvis 52 % og 48 % av det totale årsverket. Stabsfellesskapet er godt, og er noe vi forsøker å prioritere høyt. Dette gjøres blant annet ved jevnlige stabsmøter og ellers sosiale treff. Sykefraværsprosenten i 2016 ble på 2,1 %. Fraværet skyldes forhold som ikke er arbeidsrelaterte. Det har ikke vært arbeidsulykker i 2016. Kirkene: Kirkene benyttes til forordnede gudstjenester, møter, konserter og andre formål prester og menighetsråd bestemmer. Oversikt over gudstjenester og kirkelige handlinger: 2016 2015 2014 Gudstjenester 114 116 108 Gravferder 41 20 31 Vigsler 10 7 7 Døpte 35 24 28 Konfirmanter 33 39 41 Trosopplæring: Trosopplæringsplanen ligger som et godt styringsverktøy for menighetenes videre arbeid med trosopplæringen. Trosopplæringsmedarbeideren vår følger opp denne planen og støtter de som har styreansvar for barne- og ungdomsarbeid. Det drives et godt kontinuerlig arbeid for barn og unge i soknene, og det er laget en opptrappingsplan hvor nye tiltak prøves ut. Marker kirkelige fellesråd fastsetter kirkevergens forslag til årsrapport for året 2016 med noen tillegg som framkom i møtet. (Justeringene er innarbeidet i forslaget) Side 4
Sak: 7/2017 IKT og arkivløsninger I 2009 vedtok kirkemøtet en IKT-strategi som munnet ut i at Kirkepartner AS ble dannet. Kirkepartner er kirkens egen leverandør av IKT-tjenester, og eies av brukerne. Et hovedpunkt i IKT-strategien er at det tilbys fellesløsninger for brukere i kirken. De viktigste fellesløsningene er: - Felles intranett ("Kirkebakken") for samhandling, informasjonsdeling, håndbøker etc - Felles publiseringsløsning på internett - Arkivløsning - Kontorstøtteløsning med programvare, beskyttelse av data og sikkerhetskopiering. Ca 100 fellesråd har kjøpt aksjer i Kirkepartner, og benytter seg av en eller flere fellesløsninger. Marker kirkelige fellesråd kjøpte en aksje i Kirkepartner AS i 2014, og har siden da benyttet seg av publiseringsløsningen på internett. (marker.kirken.no) Som offentlig organ er fellesrådet omfattet av lovfestede regler for offentlig forvaltning gjennom blant annet Arkivloven. Vi er mottakere av offentlige midler, og da stilles det krav til dokumentasjon, rapportering og åpenhet. Formålet med loven er å trygge arkiver slik at viktig forvaltningsmessig dokumentasjon blir tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden. Dagens løsning i forhold til IKT er forsåvidt funksjonell, men den er sårbar. Kirkeverge, sekretær, trosopplærer og prester har hver sin frittstående pc med varierende programvare. Sikkerhetskopi tas manuelt på hver enhet. I forhold til beskyttelse av data, informasjonssikkerhet og datalagring ser vi at Kirkepartners kontorstøtteløsning tilbyr en vesentlig forbedring for prester og administrasjonen i fellesrådet. Fellesrådets arkiv er et papirbasert system, og vi har arkivrutiner som følges. Arkivet har i stor grad fungert greit, men det er mangelfullt i forhold til forskriften. Kirkevergene i Østre Borgesyssel jobber for å få forbedret kvaliteten på arkivene i de ulike fellesrådene, og ser etter fellesløsninger på dette. Arkivløsningen fra Kirkepartner kan være aktuell. Etableringskostnader for kontorstøtteløsning og arkivløsning vil være ca 60.000,- Driftskostnadene vil ligge på ca 4.000,- pr mnd. Kirkevergen gis fullmakt til å bestemme og inngå nødvendige avtaler i forhold til kontorstøtteløsninger og arkivløsninger. Driftsutgifter må innarbeides budsjettet. Etableringskostnader dekkes av ubundet fond. Side 5
Sak: 8/2017 Brannsikkerhetstiltak Øymark og Klund I henhold til brannvernloven har eier av et kirkebygg plikt til å sørge for nødvendige sikringstiltak for å forebygge og begrense brann. Vi har flere gode rutiner i forhold til brannvern når kirkene våre er i bruk, men branner kan jo også oppstå mens det ikke er noen til stede i bygningene. Da er et automatisk brannalarmanlegg med varslingsfunksjon en god garanti for at brannvesenet blir varslet tidlig og kan rykke raskt ut. Rødenes kirke er den av kirkene våre som er best sikret. Der har vi både et varslingsanlegg og et slukkeanlegg. I Ørje kirke ble det installert varslingsanlegg i 2012. Kirkene i Øymark og Klund har ikke noe automatisk brannvarslingsanlegg. I disse to kirkene har vi enkeltstående detektorer som fungerer godt dersom brann skulle oppstå når det er folk tilstede, men dagens system er mangelfullt i forhold til brann som oppstår når byggene er tomme. Det er fra kirkevergens side ønskelig å installere automatiske brannalarmanlegg med varslingsfunksjon i kirkene i Øymark og Klund. Kostnadene på dette vil beløpe seg til i underkant av 100.000,- pr kirke. Det installeres brannvarslingsanlegg i kirkene i Øymark og Klund. Midlene til dette tas fra ubundet fond. Side 6
Sak: 9/2017 Renovering av kjøkken Ørje kirke Kjøkkenet i Ørje kirke er slitt etter mange års bruk. Det er et ønske både fra menighetsråd og brukere av kjøkkenet om en renovering. I forrige møte ble det nedsatt en komite, og bedt om et konkret forslag til renovering, samt en finansieringsplan for denne. Det er enighet i komiteen om at det er behov for utskifting av all innredning, og også det meste av hvitevarer. Selv om det er muligheter for en utvidelse mot sør, er det ønskelig å beholde eksisterende lager i tilliggende rom og kjøkkenet må derfor planlegges innenfor dagens fysiske rammer. Det er laget et utkast til fornyelse av kjøkken, og gitt et anslag fra lokal leverandør på arbeidet. Endelig pris vil kunne avvike, alt ettersom hvilken kjøkkenløsning som velges, men anslaget er på kr 225.000,- Finansieringsplan: 100.000,- Tilskudd fra kirkeringene i Ørje 125.000,- Bruk av ubundet fond Fellesrådet anser overslaget som beskjedent i forhold til hvilke ønsker vi har for kjøkkenet, og ber komiteen arbeide videre med forslaget og knytte til seg flere eksterne rådgivere for å få et funksjonelt kjøkken. Fellesrådet bevilger inntil kr 250.000,- fra ubundet fond til renovering av kjøkkenet i Ørje kirke. Ørje, 24.03.17 RK Side 7