KOMPETANSESENTER FOR DISTRIKTSUTVIKLING KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for anskaffelse etter Forskriftens del I og del II (for anskaffelser med verdi under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) for kjøp av Prosesskompetanse Tilbudsfrist:.01.09.2014, kl. 12.00
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kompetansesenter for distriktsutvikling, på kortform Distriktssenteret, er en uavhengig etat tilknyttet til Kommunal- og regionaldepartementet. Hovedoppgavene våre er knyttet til innhenting, systematisering og formidling av kunnskap om og erfaringer med lokal samfunnsutvikling. Senteret gir faglig støtte og veiledning til lokale initiativ og aktører og bidrar til å få utarbeidet relevant dokumentasjon. Senteret er også kompetanseorgan, rådgiver og bidragsyter overfor nasjonale, regionale og lokale styresmakter i utviklingen av distrikts- og regionalpolitikken. For mer informasjon om Distriktssenteret, se: www.distriktssenteret.no Oppdragsgivers kontaktpersoner: Navn: Geir Lyngaas Aina Sofie Bro Postadresse: Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer e-post Geir.lyngaas@kdu.no Aina-sofie.bro@kdu.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersoner per e-post med kopi til post@kdu.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Distriktssenteret ønsker med denne konkurransen å inngå rammeavtale for konsulenttjenester innenfor området prosessledelse. Rammeavtalenes løpetid er to år fra signeringsdato. Avtalen fornyes automatisk med ett år av gangen dersom ingen av partene sier opp avtalen, maksimalt fire år. Forventet volum på avtalen er ikke mulig å angi og Distriktssenteret er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde tjenester i rammeavtaleperioden. Siden anskaffelsen følger forskriftens del I og II, betyr det at vi anslår at kontrakten har en øvre grense kr 1.000.000 eks mva Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Underleverandører/samarbeid Distriktssenteret ser positivt på et eventuelt samarbeid mellom flere aktører. Det må i tilbudet opplyses om med hvem, hvordan og i hvilket omfang. Det gjelder samme dokumentasjonskrav til evt underleverandør/samarbeidspartner. 2
1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Nei Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 1.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 07.07.2014 *Frist for å stille spørsmål 25.08.2014 Frist for mottak av tilbud 01.09.2014, kl. 12.00 Tilbudets vedståelsesfrist 01.10.2014 Evaluering Uke 36 og 37 Meddelelse om valg av leverandør Uke 38 Klagefrist 10 dager etter meddelelse om tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. *Spm kan ikke forventes besvart før 4. august. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og II Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 3
2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av 19.05.2006 nr. 16 23 inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.7 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. 4
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson med kopi til post@kdu.no. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref. saksnummer: 2014/17 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post med kopi til post@kdu.no 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgifts attest HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de siste tre årene. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må om mulig inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem 5
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier Kriterium Vekt 1. Kompetanse hos tilbudt personell 30 % 2. Oppgaveforståelse 25 % 3. Pris 25 % 4. Tilgjengelighet 20 % 4.1 Nærmere om tildelingskriteriene Tildelingskriterium 1: Kompetanse, 30 % Kvalitet på tjenesten synliggjort gjennom erfaring, kompetanse og faglige kvalifikasjoner hos tilbudte konsulenter, dokumentert gjennom vedlagte CV-er og referanser. Det vil bli lagt vekt på: - Kunnskap om og erfaring med samfunnsutvikling, lærende organisasjoner og nettverksarbeid - Kunnskap om kommunal sektor, regionsamarbeid - Kunnskap om og erfaring med relevant coaching - Praktisk prosesskompetanse og erfaring med teambygging, tillitsbygging, strategiske valg og målarbeid - Erfaring i å tilrettelegge for læring i konferanser med mange deltakere - Å kunne gi kunnskapspåfyll om prosess til ByR-deltakerne Tildelingskriterium 2: Oppgaveforståelse 25 % Leverandøren skal beskrive oppdraget som skal utføres, slik at oppdragsgiver kan bedømme leverandørens forståelse av oppdraget. Oppdragsbesvarelsen må vise hva som blir levert, og må gjøre rede for det leverandøren anser som suksesskriterier for en god prosess og resultat, og vise hvordan leverandør kan bidra til at disse oppnås. Tildelingskriterium 3: Pris, 25 % Pris oppgis som timepris inkl. mva. for de konsulenter som tilbys. Dersom tilbyder opererer med andre timepriser (f.eks på reise), må dette oppgis. Tildelingskriterium 4: Tilgjengelighet, 20 % Oppdragsgiver legger vekt på at leverandør er tilgjengelig og fleksibel. Leverandør må beskrive hvordan han vil sikre tilstrekkelige ressurser og evne til å levere i avtaleperioden. Økonomisk mest fordelaktig er det tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig/lavets verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). 6
: 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Distriktssenteret Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 2014/17 Tilbudet skal være oss i hende innen 01.09.2014, kl. 12.00 I tillegg skal tilbudet sendes på e-post til: post@kdu.no 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Utfylt kontrakt med bilag (svar på bilag 2, 3, 4 og 5), herunder også beskrivelse av evt. samarbeid med underleverandører 3. Skatteattest. 4. MVA-attest. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. 8. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem 9. Annen dokumentasjon i h.h.t. konkurransegrunnlagets krav 7
6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 6.3 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 11-10 første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 11-10 andre ledd bokstav a-d foreligger. 6.4 Avvisning pga forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 11-11 første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av Forskrift om offentlig anskaffelser 11-11 andre ledd bokstav a-d foreligger. 7 Avgjørelse av konkurransen 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 7.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. 8