MØTE I UNIVERSITETSBIBLIOTEKETS STYRE 14.06. 2007. SAK S 16/2007. Arkivkode: 011.5 Sak nr. 05/07357/UB FREMTIDIG ORGANISERING AV UB 1. Innledning/bakgrunn/saksgang På styremøte 03.06.04 ble det vedtatt å oppnevne en arbeidsgruppe med følgende mandat: Det utarbeides et forslag til en organisering av Universitetsbiblioteket i lys av følgende: Vurdere avdelingenes størrelse i forhold til fleksibilitet for å - kunne videreutvikle og utnytte bibliotekpersonalets kompetanse best mulig - tilby best mulig bibliotek- og informasjonstjenester til fagmiljøene. Vurdere spørsmålene omkring faglige enheter ved UiB i forhold til UBs avdelingsstruktur Vurdere avdelingsstruktur i forhold til behovet for en effektiv ledergruppe ved UB Arbeidsgruppen har hatt følgende sammensetning: Bibliotekdirektør Kari Garnes Hovedbibliotekar Brita Hekland Fakultetsbibliotekar Ane Landøy Konsulent Kari Songstad Kontorsjef Marie Morken Avdelingsleder Ole Gunnar Evensen Rådgiver Øystein Iversen, Personal- og økonomiavdelingen Arbeidsgruppen la fram en innstilling 09.06. 2005. Denne ble lagt fram på møte i UBs styre 16.06. 2005, der det ble fattet følgende vedtak: Innstilling om omorganisering av Universitetsbiblioteket sendes tilbake til arbeidsgruppen for utdyping av forslagene. Spesielt må mindretallets forslag begrunnes bedre, og likheter og forskjeller mellom de to forslagene må presiseres. Bibliotekdirektøren fikk fullmakt til å fastsette en tidsfrist for tilbakemelding fra arbeidsgruppen. De nye innspillene fra arbeidsgruppen sendes på omgang til styremedlemmene med en kort merknadsfrist. Deretter sendes saken på høring til UBs avdelinger og til tjenestemannsorganisasjonene ved UiB med høringsfrist 30. september 2005. Saken legges fram til avgjørelse på styremøte 03.11. 2005. På grunnlag av styrets vedtak utarbeidet arbeidsgruppen en revidert innstilling, datert 4. juli 2005. Som i den opprinnelige innstillingen var det enighet i arbeidsgruppen om mange 1
sentrale forslag, men på en del viktige punkter hadde medlemmene i gruppen delt seg i et flertall og et mindretall. Den reviderte innstillingen ble sendt på høring til UBs avdelinger og til tjenestemannsorganisasjonene 11. juli 2005. Saken ble behandlet på nytt styremøte ved UB 15.12.05, der det ble fattet følgende vedtak: Styret nedsetter en intern arbeidsgruppe på fem personer som får som arbeidsoppgave å utarbeide forslag til veivalg, basert på de innkomne høringsuttalelsene. Arbeidsgruppen vil også, på samme grunnlag, ta opp spørsmålet om en eventuell ny komité, sammensetning og mandat. Gruppens arbeid bør kunne styrebehandles på styremøte våren 2006. Arbeidsgruppen fikk følgende medlemmer: Jan S. Vaagen, styreleder Hilde Hetland, nestleder i styret Torbjørn Wentzel, studentrepresentant i UBs styre Kari Garnes, bibliotekdirektør Rune Kyrkjebø, representant for de ansatte ved UB Til styremøte ved UB 03.05.06 ble det på grunnlag av diskusjoner i arbeidsgruppen foreslått at det opprettes tre koordinatorteam som hvert består av lederne for de enhetene som er foreslått sammenslått i flertallsforslaget, dvs. følgende tre enheter : 1. Bibliotek for HF/JUR/SV 2. Bibliotek for MN/MED/OD/PS 3. Billedsamlingen/spesialsamlingene Styret fattet på dette møtet følgende vedtak: Styret gir sin tilslutning til opplegget med koordinatorteam som foreslått i saksforelegget. Arbeidsgruppen får mandat til å konkretisere innen utgangen av mai 2006 hvilke arbeidsoppgaver koordinatorteamene skal ha, bl.a. på grunnlag av diskusjonen i styret. Koordinatorteamene rapporterer underveis til styrets arbeidsgruppe for denne saken. Prosjektet avsluttes 31.12. 2006. Nåværende organisasjonsstruktur beholdes i prosjektperioden. Koordinatorteamene fikk følgende mandat: Målet med koordineringsforsøket er å fremskaffe erfaring, ideer og forslag på praktisk basis, til hjelp for arbeidet med organiseringen av UB. Man vil på denne måten innhente erfaring med at avdelingene inngår som deler av større, koordinerte enheter. Utfordringen for hver avdeling er å tenke på sin egen rolle, hvordan den kan styrkes, samtidig som UB sees som en helhet som vi sammen har ansvar for, og der en større grad av samarbeid på tvers av eksisterende avdelingsstruktur kan være tjenlig. Koordinatorteamene ved UB leverte i 2006 to delrapporter, og sluttrapporter for arbeidet forelå til styremøtet 11.04.07. 2
2. Oppsummering av den reviderte innstillingen Komiteens konklusjoner Det er enighet i arbeidsgruppen om følgende: Store avdelinger er mer fleksible enn små. Det kan være like tjenlig med en avdelingsstruktur basert på funksjoner som på faglig organisering. En liten ledergruppe er mer effektiv enn en stor. Det bør gjennomføres en sammenslåing av avdelinger for å få ei mindre ledergruppe enn i dag. UB bør ha en avdeling for samordning og utvikling og en stabsavdeling for administrasjon. Billedsamlingen og spesialsamlingene slås sammen. Depotmagasinet organiseres som en sentral funksjon. Flertallets forslag til organisering Flertallet går inn for en organisering primært basert på funksjoner, og foreslår at UB i tillegg til en administrasjonen som en sentral stabsfunksjon organiseres i følgende avdelinger: Bibliotek for HF/JUR/SV (bokbibliotek) Bibliotek for MN/MED/OD/PS (tidsskriftbibliotek) Billedsamling/spesialsamlinger (kulturhistoriske samlinger) Avdeling for faglig samordning og utvikling Flertallets forslag til organisasjonsstruktur fremgår av vedlegg 2 til innstillingen. Mindretallets forslag til organisering Mindretallet ønsker en noe mindre omfattende sammenslåing av avdelinger enn flertallet, og foreslår følgende organisasjonsstruktur ved UB: HF/SV/Billedsamling/spesialsamlinger MN MED/OD/PS JUR Avdeling for faglig samordning og utvikling I tillegg foreslår mindretallet at det opprettes en vikarbank for å ta høyde for at den ordinære bibliotekdriften ved de minste avdelingene er sårbar for fravær. 3. Oppsummering av høringsuttalelsene Høringsuttalelsene viser at det ved UBs avdelinger er ulike syn på en rekke punkter når det gjelder den fremtidige organisering av UB. Det skapes ikke noe entydig bilde av hvordan UB bør organiseres i fremtiden på grunnlag av de innkomne høringsuttalelsene. 3
Fem av høringsuttalelsene (HF, MED/OD, SV, JUR, BS) går prinsipalt inn for ikke å foreta større organisasjonsmessige endringer nå, spesielt når det gjelder avdelingsstrukturen, men mener at en heller bør komme tilbake til saken på et senere tidspunkt. Fem høringsuttalelser (MN, PS, Tilv., IT, Adm.) slutter seg i hovedsak til forslagene i innstillingen om at det er ønskelig med større organisasjonsmessige endringer ved UB, men skiller seg til dels fra hverandre når det gjelder hvilken organisasjonsmodell de går inn for. Fire av disse slutter seg i hovedsak til flertallets forslag til organisasjonsmodell, mens den femte (PS) foreslår en helt annen organisasjonsmodell, basert på matriseorganisering etter funksjoner. I sju høringsuttalelser nevnes det at det er ønskelig med en synlig/nærværende leder ved den enkelte avdeling, mens det er ulike meninger om hva som er optimal størrelse for å få en effektiv ledergruppe. I fire høringsuttalelser foreslås det at det vurderes å ta i bruk matriseorganisering ved UB, og det nevnes også i fire høringsuttalelser at det bør unngås at det blir for store ulikheter i størrelse (når det gjelder antall ansatte) mellom avdelingene. En mer detaljert oppsummering av selve innstillingen og av høringsuttalelsene fins i saksforelegget til styremøtet 03.11. 2005 (sak S 22/2005), http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/styre/2005/s22-2005.htm. Aktuelle saksdokumenter i saken er for øvrig tilgjengelige på http://www.ub.uib.no/felles/organ-styr/omorganisering-2004-/ub-organisering-dok-04-07.htm. 4. Oppsummering av sluttrapportene fra koordinatorteamene De to koordinatorteamene som er opprettet med grunnlag i fakultetsbibliotek, har særlig satset på å få til opplegg for utveksling av personale mellom avdelinger (jobbrotasjon). I tillegg har det vært arbeidet en del med planer for koordinering av undervisningstilbud, og annen virksomhet som utlån, katalogisering, mv. Koordinatorteamet for Billedsamlingen og spesialsamlingen har spesielt sett på mulighetene for et nærmere faglig samarbeid mellom de to enhetene. I tillegg har enhetene innledet samarbeid om tekniske tjenester, bl.a. i forbindelse med det forskningsrådsfinansierte diplompubliseringsprosjektet. De to enhetene ønsker i fremtiden særlig å videreutvikle teknisk samarbeid i forbindelse med digitaliseringsprosjekter o.l., samt å utvikle felles undervisningstilbud når det gjelder gjenfinning og bruk av billed- og annet spesialmateriale. Alle de tre koordinatorteamene mener det arbeidet som er utført i teamene har hatt positive effekter, og har styrket UB som én enhet. 5. Bibliotekdirektørens merknader I saksforelegget til styremøte ved UB 03.11. 2005 (sak S 22/2005) skrev bibliotekdirektøren bl.a. at det videre arbeid med saken bør baseres på en del overordnete prinsipper (retningslinjer) som det var enighet om i arbeidsgruppen som har utredet saken. Disse er: 4
Avdelingsstrukturen ved UB bør ta utgangspunkt i hvilke funksjoner de ulike miljøene har heller enn i UiBs faglige organisering. Publikumsavdelingene bør ha en viss størrelse for å oppnå den nødvendige fleksibilitet til å kunne takle uventede fravær o.l., for å kunne videreutvikle og utnytte bibliotekpersonalets kompetanse og dermed tilby best mulige bibliotek- og informasjonstjenester til fagmiljøene. For å få en mindre og mer effektiv ledergruppe bør den maksimalt ha 5-7 medlemmer. Dette medfører en organisatorisk sammenslåing av avdelinger. Avdelingslederne og bibliotekdirektøren utgjør ledergruppen. Bibliotekdirektøren gikk imidlertid inn for at det ikke skulle legges fram et endelig forslag til ny organisering av UB på det daværende tidspunkt, men at det skulle gjennomføres en intern prosess ved UB med utgangspunkt i merknadene fra bibliotekdirektøren i saksforelegget. Dette er gjort i form av arbeidet i de tre koordinatorteamene som er beskrevet ovenfor. I innstillingen om fremtidig organisering av UB fra juli 2005 foreslo både flertallet og mindretallet å slå sammen flere av de nåværende fakultetsbibliotekene/publikumsavdelingene til større enheter. Flertallet foreslo å samle enhetene i fire avdelinger (inkl. en avdeling for faglig samordning og koordinering), mens mindretallet foreslo fem avdelinger (også inkl. en avdeling for faglig samordning og koordinering). Etter bibliotekdirektørens oppfatning er de overordnete prinsippene som er gjengitt ovenfor, fremdeles gyldige. På grunnlag av utviklingen både generelt og i denne saken spesielt etter at innstilingen ble lagt fram i juli 2005, og ut fra høringsuttalelsene fra avdelingene, vurderer bibliotekdirektøren likevel situasjonen slik at tiden ennå ikke er moden for å gjennomføre en større omorganisering som omfatter alle UBs avdelinger. Det foreslås i stedet at det i denne omgang foretas noen få organisatoriske endringer, som kan gi erfaringer i det videre arbeidet med organisasjonsutvikling ved UB. Disse endringsforslagene er først og fremst faglig begrunnet. Billedsamlingen og spesialsamlingene har mange fellestrekk, både i faglig profil, oppbygning, driftsform og kompetansebehov. Det er derfor naturlig å samle disse funksjonene i én avdeling. Samtidig skiller arbeidsoppgavene ved disse to enhetene seg såpass mye fra de øvrige publikumsavdelingene (fakultetsbibliotekene) at det ikke er naturlig organisere dem under én av de andre avdelingene. En sammenslåing av Billedsamlingen og spesialsamlingene vil utvilsomt gi hele dette feltet større tyngde, og dermed bidra til at det får større synlighet og gjennomslag både ved UiB og utenfor Universitetet. Det foreslås derfor at Billedsamlingen og spesialsamlingene organiseres som én avdeling med én avdelingsleder. Dette får ingen konsekvenser for den fysiske plasseringen av Billedsamlingen og spesialsamlingene. Bibliotekene for HF- og SV-fakultetene har mange fellestrekk, først og fremst faglig, ved at mange fagområder ved de to fakultetene er nær beslektet og til dels griper over i hverandre. De har også nokså lik drift og stor overlapping av lånere. Det anses derfor naturlig å slå disse to avdelingene sammen til én organisatorisk enhet. I innstillingen ble det skilt relativt klart mellom bokbibliotek og tidsskriftbibliotek. Ut fra bl.a. dette ble det foreslått at biblioteket for psykologi ble organisert sammen med andre tidsskriftbibliotek (realfag og medisin/odontologi). Etter at innstillingen ble lagt fram, har det skjedd en klar utvikling med stadig sterkere vekt på elektroniske 5
informasjonsressurser. Det anses derfor ikke lenger naturlig å legge så stor vekt på skillet mellom bokbibliotek og tidsskriftbibliotek. Biblioteket for psykologi består faglig sett av to deler: én samfunnsfaglig del (inkl. pedagogikk) og én medisinsk del. Det er nært faglig slektskap mellom SV-fagene og den samfunnsfaglige delen av psykologi. Det ville derfor vært naturlig å organisere den samfunnsfaglige delen av psykologien sammen med HF- og SV-biblioteket, mens den medisinske psykologien kunne organiseres under Det medisinske fakultetsbibliotek, som alt i mange år har ytt bibliotektjenester for dette miljøet. Det ville på mange måter vært naturlig å etablere én organisatorisk enhet for det sentrale Nygårdshøyde-området. Det anses imidlertid ønskelig å høste erfaringer med et sammenslått HF- og SV-bibliotek, før det tas stilling om også PS skal organiseres sammen med HF og SV. Faglige og praktiske konsekvenser av også å integrere den samfunnsfaglige delen av psykologi i et nytt HF-/SV-bibliotek må utredes videre, samtidig som det også må vurderes om den medisinske delen av psykologi skal organiseres under Det medisinske fakultetsbibliotek. Det foreslås derfor i denne omgang at bare HF- og SV-bibliotekene slås sammen til én organisatorisk enhet, med én avdelingsleder. Dette gir større fleksibilitet når det gjelder den faglige organiseringen av samlingene, og også når det gjelder organisering av tjenestene/plassering av funksjoner for øvrig. Forslaget får ingen konsekvenser for den fysiske plasseringen av de nåværende publikumsavdelingene for HF og SV, bortsett fra at musikkbiblioteket i alle fall skal flyttes til Herman Foss gt. 6. Ettersom spesialsamlingene i det foreliggende forslaget vil bli skilt ut fra HF-biblioteket og slått sammen med Billedsamlingen, vil den evt. nye HF/SV-avdelingen bli omtrent like stor som det nåværende HF-biblioteket når det gjelder antall ansatte. Dersom disse forslagene vedtas, tas det sikte på å foreta intern utlysing av de nye lederstillingene, og å ta opp eventuelle endringer av arbeidsoppgaver med de lederne som blir berørt av dette. Behovet for en nærværende/synlig leder med ansvar for daglig drift ved den enkelte geografiske avdeling kan ivaretas av en stedlig arbeidsleder. I innstillingen foreslås det at det opprettes en avdeling for samordning og utvikling i linjen, på nivå med publikumsavdelingene. Etter at innstillingen forelå, har Tilvekstavdelingen i økende grad fått ansvar for oppgaver i tilknytning til samordning og utvikling av UBs tjenester (Bibliotekportalen, institusjonelt arkiv/bora, elektronisk publisering, lisensforhandlinger mv.). Bibliotekdirektøren mener derfor det er naturlig at Tilvekstavdelingen formelt tillegges ansvar for samordning og utvikling innenfor disse feltene. Ettersom avdelingens tjenester primært består av sentrale tjenester for hele UBs virksomhet, anses det naturlig at denne avdelingen organiseres som en stabsavdeling. Det fins gode argumenter for ytterligere organisatoriske endringer. Bl.a. er det også mange fellestrekk mellom fakultetsbibliotekene for realfag og medisin. Det faglige slektskapet er blitt styrket de senere år, bl.a. gjennom oppbygging av fagområder som medisinsk fysikk, farmasi, fysiologi mm. Det er som nevnt ovenfor viktig at man får til et spesielt godt samarbeid mellom de bibliotekene som dekker slike tverrfakultære fagområder. Det foreslås likevel ikke at fakultetsbibliotekene for realfag og for medisin/odontologi slås sammen til én organisatorisk enhet i denne omgang. Det foreslås heller ingen organisatoriske endringer for Det juridiske fakultetsbibliotek i denne omgang. De foreslåtte endringene følger bare i beskjeden grad opp de overordnete organisatoriske prinsippene som det etter bibliotekdirektørens vurdering er ønskelig å følge i denne saken. 6
Det må likevel presiseres at forslagene ikke anses som en endelig løsning, men at de er ment som et første skritt i en organisasjonsutviklingsprosess. Når det gjelder UBs depotmagasin i Stein Rokkans hus, er det oppnevnt en arbeidsgruppe som skal komme med forslag til fremtidig organisering og drift av dette innen 15. august 2007. Det er naturlig å vente med å ta stilling til organisering av depotmagasinet til innstillingen fra denne arbeidsgruppen foreligger. Det tas sikte på å behandle dette spørsmålet på møte i UBs styre i september 2007. Det er utført mye godt arbeid i koordinatorteamene og ved avdelingene i koordineringsforsøket. Alt i alt har UB nå høstet ny erfaring med større grad av samarbeid på tvers av eksisterende avdelingsstruktur, som var målet med koordineringsforsøket. Det ser også ut til at koordineringsforsøket har hatt en positiv påvirkning på samarbeidsklimaet ved UB. Selv om det i denne omgang ikke foreslås å endre UBs organisasjonsstruktur i retning av en matriseorganisering, bør det arbeides aktivt videre for å utnytte potensialet i en slik organisasjonsform best mulig. Undervisningsgruppen er allerede ett slikt organisatorisk element med rådgivende status, med representasjon fra hver bibliotekavdeling, med et tydelig mandat og med rapportering til bibliotekdirektøren Andre tilsvarende tversgående grupper dekker områder som katalogisering, lånespørsmål og Bibliotekportalen. UB har således god erfaring med matrisebaserte arbeidsformer, selv om de ikke er nedfelt i organisasjonsstrukturen. Etter bibliotekdirektørens mening er det viktig å videreføre og videreutvikle arbeidet med tversgående aktiviteter som omfatter alle UBs avdelinger, spesielt innen utveksling av personale og undervisning, med det langsiktige mål å styrke organisasjonsutviklingen og etablere mer slagkraftige enheter. Organiseringen av UB evalueres på nytt senest innen tre år. Det ble holdt informasjonsmøte for alle de ansatte ved UB om forslaget om fremtidig organisering av UB 29.05. 2007. Forslaget ble drøftet på møte i Informasjons- og drøftingsutvalget ved UB 06.06.07. Utvalget støtter forslaget om å organisere Billedsamlingen og spesialsamlingene som én avdeling, men vil ikke gå inn for at Det historisk-filosofiske og Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek organiseres som én avdeling på det nåværende tidspunkt. Utvalget etterlyser en nærmere omtale av mål for omorganiseringen og en utredning av konsekvensene. Forslag til vedtak: 1. Billedsamlingen og spesialsamlingene organiseres som én avdeling med én avdelingsleder. 2. Det historisk-filosofiske og Det samfunnsvitenskapelige fakultetsbibliotek organiseres som én avdeling, med én avdelingsleder. 3. Tilvekstavdelingen tillegges formelt ansvar for en del arbeidsoppgaver innen samordning og utvikling av UBs tjenester, og organiseres som en stabsavdeling. 4. Spørsmålet om organisering og drift av UBs depotmagasin i Stein Rokkans hus tas opp på møte i UBs styre i september 2007. 7
5. Endringene som er omtalt i pkt. 1-3 i forslaget til vedtak ovenfor iverksettes med virkning fra 1. januar 2008. Organiseringen av UB evalueres på nytt senest innen tre år. Kari Garnes/JER. 07.06.07. 8