Papirløse politikere Jon Gunnes politiker i jon.gunnes@trondheim.kommune.no Thor Kvatningen it-konsulent i Trondheim byarkiv thor.kvatningen@trondheim.kommune.no
Agenda Politiske beslutninger og mål s løsning Hva har vi gjort Innsynsløsning Møtedokument tilpasset papirløs behandling Erfaringer fra politiker 2
Politiske beslutninger og mål Misjon: Spare penger, miljøvennlig adferd, åpenhet og enklere å være politiker Beslutning om papirløse møter tatt for 4 år siden. Styringsgruppe med politisk deltakelse Gradvis innføring: Formannskap Bygningsråd Komiteer Bystyret Godtgjøring: 3000 kroner pr. år for å stille med eget utstyr. Mål: 90% av representantene skal være papirløs og ingen skal gå fra PC til papir. 3
Historikk Møtedokumenter produsert i ESA av møtesekretærer Sakspapirer uten vedlegg Sakspapirer produsert i ESA, behandlet manuelt og trykket av grafisk avdeling Vedlegg lagt til manuelt Dokumenter lagt ut på hjemmesiden av kommunikasjonsavdeling De fleste politikere har pc Dokumenter lastes ned manuelt 4
Papirløse møter - Hva ønsket vi å oppnå Rasjonalisere arbeidet for sekretariatet Redusere arbeidet for grafisk avdeling Raskere utsending av sakspapirer Til politikerne Til alle Lettere å holde oversikt over alle saksdokumenter Egne kommentarer i elektroniske saksdokumenter Sikre riktig arkivering av alle møtedokumenter Spare papir, og dermed spare penger og miljø 5
Papirløs Prosess Saksforberedelse Arbeidsflyt med elektronisk godkjenning Ferdigstilling av saksfremlegg Møtedokument publiseres Møtedokument lastes ned Interpellasjoner og kortspørsmål sendes inn Møte Behandling av saker - vedtak Publisering av svar på interpellasjoner Video Elektronisk avstemming MøteProtokoll Saksprotokoller lages Publisering av protokoller 6
Maler tilpasset lesing på pc/ipad Alle møtedokumenter Saksliste Saksfremlegg Saksprotokoll Møteprotokoll Skrifttype Calibri og slutt på sakstittel med store bokstaver 7
Skrifttyper SAKSUTREDNING - TIMES NEW ROMAN 28.4 2011 Bystyret gjorde følgende vedtak på bakgrunn av en interpellasjon fra Harald Nissen (MDG) og Randi sakshaug AP): Det settes ned en jubileumskomite på politisk nivå for lokal markering av Grunnlovsjubileet i Trondheim i 2014. Rådmannen nedsetter en arbeidsgruppe med mandat om å utarbeide et forprosjekt som angir rammene for innhold, omfang, deltakere, organisering og økonomisk estimat av Grunnlovsjubileet 2014. Arbeidsgruppen leverer forprosjektrapport til jubileumskomiteen innen 01.01.2012. 25.8. 2011 gjorde Trondheim Bystyre følgende vedtak på bakgrun av en interpellasjon fra Kjetil Utne (H): utfordrer regjering/storting til å ta initiativ til en internasjonal konferanse om barn og unges deltakelse i demokratiske prosesser og tilbyr seg til å være vertskommune til en slik konferanse. Saksutredning - Calibri 28.4 2011 Bystyret gjorde følgende vedtak på bakgrunn av en interpellasjon fra Harald Nissen (MDG) og Randi sakshaug AP): Det settes ned en jubileumskomite på politisk nivå for lokal markering av Grunnlovsjubileet i Trondheim i 2014. Rådmannen nedsetter en arbeidsgruppe med mandat om å utarbeide et forprosjekt som angir rammene for innhold, omfang, deltakere, organisering og økonomisk estimat av Grunnlovsjubileet 2014. Arbeidsgruppen leverer forprosjektrapport til jubileumskomiteen innen 01.01.2012. 25.8. 2011 gjorde Trondheim Bystyre følgende vedtak på bakgrun av en interpellasjon fra Kjetil Utne (H): utfordrer regjering/storting til å ta initiativ til en internasjonal konferanse om barn og unges deltakelse i demokratiske prosesser og tilbyr seg til å være vertskommune til en slik konferanse.
Sideformat
Ny måte å se på sakspapirene Flere dokumenter Saksliste Saksfremlegg Saksprotokoller Vedlegg Enklere å finne frem
Utfordringer 1 Dokumentmengde Store dokumenter Bygningsrådet 1200 sider 500Mb Kontroll og klargjøring Mye håndarbeid Mange feilkilder Jp_Status Dokument mangler Dokumentversjoner 12
Utfordringer 2 Omstendelige prosesser for sekretariatet Kontroll og klargjøring Utfordring med dokumenter som kommer etter at innkalling er ferdigstilt Tilleggsaker Interpellasjoner Kortspørsmål 13
Utfordring 3 Hjemmeside - politikk Hvordan få disse inn i arkiv og som møtepapirer 14
Papirløse møter - Hva har vi oppnådd Bedre oversikt over saksdokumenter og vedlegg Bedre søkemulighet på gamle saker Politikerne er fornøyde Økt etterspørsel etter innsyn i saker Ett møtedokument for egen forberedelse (markering og kommentarer) Betydelig redusert tidsbruk og arbeidsmengde for komitésekretær og trykkeri Redusert kostnader til trykking og porto Trykkekostnader 2011 Bystyret 530.000 Bygningsrådet 110.000 15
Tekniske løsninger Trondheim.kommune.no - Innsyn Last ned filer manuelt Alle møtedokumenter, saksfremlegg, protokoller og vedlegg PC (Alle politikere har pc) Bruker Adobe Reader X for markering og egne kommentarer i møtedokumentet Ipad (noen) Bruker PDF leser for lesing og markering i møtedokumentet Good Reader / ibooks / PDF Pro 16
Forbedringspotensiale Kvalitetskontroll Status på journalposter Dokument-versjoner Arkivformat Pdf-format Automatisert pdf-konvertering Bedre visuell visning av status Bedre korrigeringsmuligheter status, vedlegg, pdf-konvertering Alle batchjobber må ha en logg PDF konvertering Overfør til portal gir ingen kvittering på hva som er gjort og hva som feilet Webservice gir for store dokument ved publisering Valg av dokversjon for papirløse møtedokumenter må innføres Gir i dag arkivversjon Ønsker å legge ut innsynsversjon Bedre komprimering av pdf-fil 17
Arkiv og innsyn på nett Forbedret prosedyrer for arkivering Innsyn har blitt veldig bra Innsynsbegjæringer økt 10 ganger Effektiv møteavvikling Politikerne fornøyd 18
Hvordan lykkes med papirløse møter Politisk forankring og ressurser avsatt Involvering av berørte parter Ordfører / rådmann Politikere Sekretariat Arkivet Utviklere Opplæring Sekretariat Politikere 19
Politikeren Før Nå
Politikeren hvordan jobber vi Ulik kompetanse Utfordring med stort møtedokument Vanskelig å sjonglere mellom flere dokumenter På leting etter det ideelle arbeidsdokumentet Internett / innsyn Forberedelse til møte 21
Erfaring med å jobbe papirløst Enkelt og greit Effektivt og tidsbesparende Det er flott å bidra direkte med kostnadsreduksjon MEN: Teknologien må ikke innføres hurtigere enn at hodet følger med. 22