Vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen (grunnlag for budsjett 2019).

Transkript

1 Representantskapssak 8/18 Nord - Sør- Ringebu Interkommunale samarbeidsordninger Fron Fron Generell sak nr. 1/18 - Representantskapsmøte 23. mai 2018 Vedlegg: Vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen 2019 Vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen (grunnlag for budsjett 2019). Bakgrunn: Det vises til sak 12/15 i representantskapet der prinsipper for fastsettelse av vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen ble vedtatt. Vedlagt ligger oppdatert oversikt med satser for Satser er oppdatert med konsumprisindeks for mars 2018 (publisert i april). Det er foretatt noen nye vurderinger i forhold til tidligere år. Disse er gjort i samarbeid av økonomene i de tre vertskommunene: Grunnlag for godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGR har tidligere vært basert på antall fakturaer utstedt fra kommunene. Med ulik praksis når det gjelder antall terminer har det vært ønskelig å finne fram til et mer egnet beregningsgrunnlag. Fra 2019 foreslås det derfor at antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek) legges til grunn. Næringskunder faktureres av MGR selv og holdes derfor utenfor. Sats for fakturering/søknadsbehandling MGR er satt ut fra at det faktureres tre ganger i året (som er praksis i Sør-Fron). Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. Godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGB har fram til nå vært et likt og fast beløp (uten indeksregulering) per kommune. Fra 2019 foreslås det at antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek) legges til grunn. Sats for fakturering/søknadsbehandling MGB er satt ut fra at det faktureres en gang i året. Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. Rådmannen legger frem saken for representantskapet med slik INNSTILLING: Oversikt over vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen legges til grunn i budsjettarbeidet for Ringebu, 9. mai 2018 Per H. Lervåg rådmann i Ringebu kommune

2 Vedlegg 1 Vederlag for husleie og administrative kostnader fra de interkommunale samarbeidene til vertskommunen 2019 Regnskap/ innfordring Lønn/ personalarbeid IKT Fakturering/ søknadsbehandling Husleie MGB MGR MGBV MGRS Frya NP MGPP Frya RA MGL Fron badeland Flyktn. kontor Fron kultursk. Geodata Ung i midtd. Reg. rådet NAV Egen sats MGRS jfr sak Antall bilag Sats SUM Antall fast ansatte med stilling over 20% Sats Delsum Antall lønnsoppgaver Sats Delsum SUM Antall årsverk 8,5 13,8 5,9 7,3-7,0 2,0 8,0 2,0 4,6 1,0 1,0 2,0 Sats SUM Antall fakturaer Antall helårsboliger RK Antall helårsboliger SF Antall helårsboliger NF Antall fritidsboliger RK Antall fritidsboliger SF Antall fritidsboliger NF Sats 20,60 61,80 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 20,60 SUM Antall m² kontor 267,00-105,00 220,00-137,00 13,00 157,00-241,79 11,00 12,73 50,15 Sats Delsum Antall m² teknisk rom/lager Sats Delsum Sats FDV pr.m² kontor Delsum Sats FDV pr.m² tekn. rom/lager Delsum SUM SAMLET SUM NOTE 1: Grunnlag for godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGR er fra 2019 antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek). Næringskunder faktureres av MGR selv og holdes derfor utenfor. Sats for fakturering/søknadsbehandling MGR er satt ut fra at det faktureres tre ganger i året (som er praksis i Sør-Fron). Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. NOTE 2: Grunnlag for godtgjørelse for fakturering/søknadsbehandling MGB er fra 2019 antall abonnenter med helårs- og fritidsbolig (hentet fra KomTek). Sats for fakturering/søknadsbehandling MGB er satt ut fra at det faktureres en gang i året. Kommunene kan velge å ha flere terminer uten at det har innvirkning på godtgjørelsen. NOTE 3: MGBV planlegges utvidet til å gjelde 3 kommuner. Beregningen er gjort med utgangspunkt i 2 kommuner som før og må revideres når 3-kommunesamarbeid etableres. NOTE 4: Det planlegges nye ordninger med felles flyktningekontor og NAV for midtdalen. Beregning for disse må foretas når 3-kommunesamarbeid etableres.

3 Representantskapssak 9/18 Nord - Sør- Ringebu Fron Fron Interkommunale samarbeidsordninger Generell sak nr. 2/18 - Representantskapsmøte 23. mai 2018 Vedlegg: Ingen Etablering av fast sekretariatsfunksjon for representantskapet. Bakgrunn: Hittil har det vært praksis at sekretariatsfunksjon for hvert møte i representantskapet har gått på rundgang mellom de tre kommunene. Dette skaper noen utfordringer i forhold til dokumentproduksjon og utsending, ikke minst fordi hver kommune gjør dette relativt sjeldent. All dokumentproduksjon skjer manuelt, er svært arbeidskrevende og skjer uten bruk av saksbehandlersystem som benyttes i alle andre politisk utvalg. Administrativt er det ønskelig å finne en bedre løsning i forhold til arkivering, saksbehandling, dokumentproduksjon og utsending. Det foreslås derfor at sekretariatsfunksjonen fra og med høstmøtet i 2018 legges fast til en kommune (Ringebu) og at følgende rutine etableres: UTARBEIDELSE AV SAKSDOKUMENTER Leder i hvert enkelt selskap har ansvar for å utarbeide saksfremlegg med vedlegg i saksbehandlersystem WEB-SAK i sin vertskommune på lik linje med andre politiske saker Saksfremlegg sendes rådmannen i vertskommunen for godkjenning og ferdigstilling Deretter sendes e-post pr sak direkte fra WEB-SAK til sekretariatskommunen (saksfremlegg og vedlegg blir da med) Sekretariatskommunen oppretter likelydende saksfremlegg i sin WEB-SAK ved kopiering av tekst og legger inn vedlegg Saksliste produseres i sekretariatskommunens møteprogram på lik linje med politiske utvalgsmøter så snart alle oppmeldte saker er ferdigstilt Saksdokumenter legges ut på sekretariatskommunens hjemmesider på lik linje med politiske utvalgsmøter PROTOKOLL Produseres i sekretariatskommunens møteprogram på lik linje med ordinære utvalgsmøter Vedtak påføres sakene Protokoll og saksfremlegg med påførte vedtak legges ut på sekretariatskommunens hjemmesider på lik linje med politiske utvalg Ved innføring av slik rutine vil kommunene sikre arkivering av saker i saksbehandlersystem, manuell dokumentproduksjon opphører og samarbeidsselskapene vil ha samme rutine for saksproduksjon som kommuneorganisasjonen for øvrig. Hver kommune tar ansvar for opplæring og brukerstøtte i saksbehandlersystemet for sine ordninger. For deltakerne i

4 representantskapsmøtet vil saksdokumenter og protokoller være tilgjengelige på samme måte som øvrige politiske utvalg, på sekretariatskommunens hjemmeside. Rådmannen legger frem saken for representantskapet med slik INNSTILLING: Det etableres fast sekretariatsfunksjon for representantskapet fra og med høstmøtet i 2018 og innfører saksbehandlingsrutine som beskrevet i saken. Ringebu, 9. mai 2018 Per H. Lervåg rådmann i Ringebu kommune

5 Representantskapssak nr. 35/18 Generelle saker Sak 3/18 Orientering Saken ble til i møtet. Rådmann Per Lervåg (Ringebu kommune), administrasjonssjef Arne Sandbu (Nord- Fron kommune) og rådmann Jan Reinert Rasmussen (Sør-Fron kommune) orienterte om nye interkommunale ordninger (NAV, barnevern og flyktninger). - Prosjektorganisering. - Styringsgruppe. - Ledere av tjenestene. - Personalpolitiske retningslinjer. - Drøftinger med organisasjonene. - Vedtekter. - Virkning fra