Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: 19.04.2017, Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 18:40 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 17/12 17/25 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) X Marit Werner Haabeth (Ap) X Jan Frode Hanssen (FrP) X Kristine Høgseth (MDG) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, seksjonslederne Anders Svarholt og Jolanta Betker, forvaltningsrevisorene Ida Stedjeberg og Lena Longva-Stavem Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess, Kommunalsjef Atle Holten Ordfører: Jon-Ivar Nygård. Kristine Høgseth. Terje Moland Pedersen Merknader Innkalling og saksliste ble godkjent Saksrekkefølge: Sak 17/17 ble behandlet som siste sak Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. Det ble bestemt at sak 17/17 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Rådmann og ordfører var tilstede under behandlingen.
Kontrollutvalget Fredrikstads møte 19.04.2017 Sakliste PS 17/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.2 2017 PS 17/13 PS 17/14 PS 17/15 PS 17/16 PS 17/17 PS 17/18 PS 17/19 PS 17/20 PS 17/21 Forvaltningsrevisjonsrapport "Refusjoner" Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 16/50 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg" Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 16/51 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak" Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 17/7 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale" Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 17/8 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" Henvendelser angående "Ny utredning om vaskeritjeneste i seksjon Helse og velferd", jf. bystyresak 25/17 Henvendelser fra flere angående byggesaker Henvendelse fra anonym ang. en rammeavtale Henvendelser fra xxxx ang. belysning av parkeringsplass ved Glemmen sykehjem, uenighet om innhold i møtereferat og sikkerhet ifm. vedlikehold av veibelysning PS 17/22 Henvendelse fra Arne Larsen angående en innsynsbegjæring - møtevirksomhet om kommunal tomt til moske PS 17/23 PS 17/24 PS 17/25 Henvendelse fra "anonym" ang. tilbakeholdelse av opplysninger ifm. Skatt øst-saken Referater og meldinger Eventuelt
PS 17/12 Godkjenning av protokoll fra møtet 15.2 2017 1. Protokoll fra møtet 15.2 2017, godkjennes Vedtak ble som innstilling 1. Protokoll fra møtet 15.2 2017, godkjennes PS 17/13 Forvaltningsrevisjonsrapport "Refusjoner" 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning Revisjonen har avdekket tilfeller av svak internkontroll som kan føre til tap av refusjoner for kommunen. Dette dreier seg om manglende skriftlige rutiner, mangelfull registrering, dokumentasjon og oppfølging av fravær samt manglende kontroll av fraværsregistrering mellom systemene. Det er også avdekket manglende oppfølging og kontroll med utestående refusjonskrav 2. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at det bør gjennomføres risikovurderinger og forbedringer i interkontrollen på området. Kontrollutvalget merker seg rådmannen vil gjøre forbedringer i interkontrollen. En av revisjonens anbefalinger er at oppfølging og kontroll med utestående refusjonskrav bør legges til personal og lønnsavdelingen. Kontrollutvalget merker seg at rådmann av prinsipielle er grunner noe usikker på dette. Usikkerheten knytter seg til at ansvaret både for inntekter og utgifter i budsjettet ligger hos virksomheten. Kontrollutvalget har forståelse for dette men utvalget vil presisere at denne løsningen forutsetter at det må komme tydelig frem både av rutiner og rundskriv hvilke oppgaver som tilligger ledere og som er forbundet med lønnskjøring og refusjonsbehandling. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen om å følge opp rådmannens internkontrolltiltak i det løpende revisjonsarbeidet og rapportere til kontrollutvalget ifm. rapporteringen på regnskapsrevisjonen som kontrollutvalget får til behandling i fm regnskapsåret 2017. 4. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning Revisjonen har avdekket tilfeller av svak internkontroll som kan føre til tap av refusjoner for kommunen. Dette dreier seg om manglende skriftlige rutiner, mangelfull registrering, dokumentasjon og oppfølging av fravær samt manglende kontroll av fraværsregistrering mellom systemene. Det er også avdekket manglende oppfølging og kontroll med utestående refusjonskrav 2. Bystyret slutter seg til revisjonens anbefalinger om at det bør gjennomføres risikovurderinger og forbedringer i interkontrollen på området. Bystyret merker seg at rådmannen har vurdert revisjonens anbefalinger og vil gjennomføre forbedringer i internkontrollen.
3. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak om oppfølging og rapportering. Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling 19.04.2017: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning Revisjonen har avdekket tilfeller av svak internkontroll som kan føre til tap av refusjoner for kommunen. Dette dreier seg om manglende skriftlige rutiner, mangelfull registrering, dokumentasjon og oppfølging av fravær samt manglende kontroll av fraværsregistrering mellom systemene. Det er også avdekket manglende oppfølging og kontroll med utestående refusjonskrav 2. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at det bør gjennomføres risikovurderinger og forbedringer i interkontrollen på området. Kontrollutvalget merker seg rådmannen vil gjøre forbedringer i interkontrollen. En av revisjonens anbefalinger er at oppfølging og kontroll med utestående refusjonskrav bør legges til personal og lønnsavdelingen. Kontrollutvalget merker seg at rådmann av prinsipielle er grunner noe usikker på dette. Usikkerheten knytter seg til at ansvaret både for inntekter og utgifter i budsjettet ligger hos virksomheten. Kontrollutvalget har forståelse for dette men utvalget vil presisere at denne løsningen forutsetter at det må komme tydelig frem både av rutiner og rundskriv hvilke oppgaver som tilligger ledere og som er forbundet med lønnskjøring og refusjonsbehandling. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen om å følge opp rådmannens internkontrolltiltak i det løpende revisjonsarbeidet og rapportere til kontrollutvalget ifm. rapporteringen på regnskapsrevisjonen som kontrollutvalget får til behandling i fm regnskapsåret 2017. 4. Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner» til etterretning Revisjonen har avdekket tilfeller av svak internkontroll som kan føre til tap av refusjoner for kommunen. Dette dreier seg om manglende skriftlige rutiner, mangelfull registrering, dokumentasjon og oppfølging av fravær samt manglende kontroll av fraværsregistrering mellom systemene. Det er også avdekket manglende oppfølging og kontroll med utestående refusjonskrav 2. Bystyret slutter seg til revisjonens anbefalinger om at det bør gjennomføres risikovurderinger og forbedringer i interkontrollen på området. Bystyret merker seg at rådmannen har vurdert revisjonens anbefalinger og vil gjennomføre forbedringer i internkontrollen. 3. Bystyret slutter seg til kontrollutvalgets vedtak om oppfølging og rapportering.
PS 17/14 Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 16/50 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg" 1. Kontrollutvalget tar oppfølgingsnotatet til etterretning og noterer seg revisjonens konklusjon om at kommunens praksis angående innkjøpsrutiner knyttet til adgangskontrollanlegg, er i overensstemmelse med regelverket for offentlige anskaffelser Ingrid Willoch foreslo et nytt punkt 2 i saken som kontrollutvalget sluttet seg til 1. Kontrollutvalget tar oppfølgingsnotatet til etterretning og noterer seg revisjonens konklusjon om at kommunens praksis angående innkjøpsrutiner knyttet til adgangskontrollanlegg, er i overensstemmelse med regelverket for offentlige anskaffelser 2. Ved innkjøp hvor det vil gi bindinger ved senere innkjøp og/eller installasjoner, bør det vurderes om det bør sikres at omkostningene ved senere innkjøp ligger på samme prisnivå (eventuelt indeksjustert) som i grunnkontrakten. Dette for å hindre fordyrende monopolisering innen kontraktsområdet. PS 17/15 Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 16/51 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak" 1. Kontrollutvalget tar oppfølgingsnotatet til etterretning og noterer seg at revisjonen ikke finner grunnlag for å tro at fordeling av byggesaker ikke skjer i henhold til rutiner. Ingrid Willoch viste til forrige møte der rådmannens svar på kontrollutvalgets anmodning om å vurdere reglementet for bierverv, ble lagt fram som en orienteringssak. Willoch ønsket å presisere at det bør unngås at ansatte i en etat har firma som tilbyr tjenester som senere kan bli saksbehandlet av kolleger innen samme etat. Hun mente videre at det bør opplyses til arbeidsgiver om bierverv eller ansettelsesforhold utenfor kommunen som vil angå arbeidet som kommuneansatt. Hun foreslo dette som et nytt punkt 2 i saken som kontrollutvalget sluttet seg til. 1. Kontrollutvalget tar oppfølgingsnotatet til etterretning og noterer seg at revisjonen ikke finner grunnlag for å tro at fordeling av byggesaker ikke skjer i henhold til rutiner. 2. Det bør unngås at ansatte i en etat har firma som tilbyr tjenester som senere kan bli saksbehandlet av kolleger innen samme etat. Det bør opplyses til arbeidsgiver om bierverv eller ansettelsesforhold utenfor kommunen som vil angå arbeidet som kommuneansatt.
PS 17/16 Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 17/7 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale" 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende sak 17/7 «Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale», til etterretning Kontrollutvalget merker seg revisjonens konklusjon om at det i utgangspunktet ikke var nødvendig å foreta habilitetsvurdering i forkant av anskaffelsen, da vedkommende leder ikke var involvert i anskaffelsen og heller ikke hadde instruksjonsmyndighet overfor de som stod for anskaffelsen. Habilitetsvurdering ble likevel gjennomført, og denne er dokumentert på saken. Kontrollutvalget merker seg videre at revisjonen mener at kontraktsinngåelsen representerte et brudd på lov om offentlige anskaffelser, slik regelverket var på det aktuelle tidspunktet. Kontrollutvalget er enig i at god praksis tilsier at arealbehovet burde vært kunngjort i form av utlysning i media, kontakt med flere meglere og/ eller kontakt med eiendomsforvaltere- og besittere og lignende. Dette burde også vært dokumentert. «Beste praksis» tilsier at kontrakten burde vært underkastet konkurranse. 2. Kontrollutvalget viser til forvaltningsrevisjonsplanen for 2016-2017 og det planlagte prosjekt om offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Kontrollutvalget vil vurdere om inngåelse og oppfølging av leieavtaler bør være en problemstilling når utvalget skal behandle prosjektplanen for dette prosjektet. Vedtaket ble som innstilling Kontrollutvalget ble gjort oppmerksom på at oppstarting av dette prosjektet i løpet av 2017 er avhengig av om kontrollutvalget velger å endre på forvaltningsrevisjonsplanen og prioritere prosjekt om byggesaksbehandling. Ref. sak 17/19. I så fall må kontrollutvalget vurdere «Offentlige anskaffelser og kontraktsoppfølging» på nytt i forvaltningsrevisjonsplanen for 2018-2019. 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende sak 17/7 «Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale», til etterretning Kontrollutvalget merker seg revisjonens konklusjon om at det i utgangspunktet ikke var nødvendig å foreta habilitetsvurdering i forkant av anskaffelsen, da vedkommende leder ikke var involvert i anskaffelsen og heller ikke hadde instruksjonsmyndighet overfor de som stod for anskaffelsen. Habilitetsvurdering ble likevel gjennomført, og denne er dokumentert på saken. Kontrollutvalget merker seg videre at revisjonen mener at kontraktsinngåelsen representerte et brudd på lov om offentlige anskaffelser, slik regelverket var på det aktuelle tidspunktet. Kontrollutvalget er enig i at god praksis tilsier at arealbehovet burde vært kunngjort i form av utlysning i media, kontakt med flere meglere og/ eller kontakt med eiendomsforvaltere- og besittere og lignende. Dette burde også vært dokumentert. «Beste praksis» tilsier at kontrakten burde vært underkastet konkurranse.
2. Kontrollutvalget viser til forvaltningsrevisjonsplanen for 2016-2017 og det planlagte prosjekt om offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Kontrollutvalget vil vurdere om inngåelse og oppfølging av leieavtaler bør være en problemstilling når utvalget skal behandle prosjektplanen for dette prosjektet. PS 17/17 Notat fra revisjonen - oppfølging av sak 17/8 - "Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av varsel om seksuell trakassering og ukultur" 1. Kontrollutvalget tar den faktabaserte framstillingen av hvordan kommunen har håndtert denne saken, foreløpig til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om en vurdering av kommunens håndtering opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egne rutinebeskrivelser for håndtering av personalsaker. 3. Vurderingene behandles i kontrollutvalget 21. juni. Møtet var lukket under behandlingen av saken, jf. Kl. 31 pkt. 5, jf. Offl. 13, jf. Fvl 13 pkt.1 første avsnitt (personlige forhold) Kontrollutvalget diskuterte et forslag fra Ingrid Willoch til en generell uttalelse i saken i tillegg til det foreslåtte vedtaket. Kontrollutvalget ble enige om at det ikke var hensiktsmessig med en slik uttalelse nå, fordi den framlagte saken er en underveisrapportering og ikke ferdig fra revisjonens side. Kontrollutvalget var enige om at revisjonen bør undersøke muligheten for innsyn i politisaken (nytt pkt. 3 i vedtaket) 1. Kontrollutvalget tar den faktabaserte framstillingen av hvordan kommunen har håndtert denne saken, foreløpig til orientering 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om en vurdering av kommunens håndtering opp mot aktuelle lover, bestemmelser og god forvaltningsskikk, samt kommunens egne rutinebeskrivelser for håndtering av personalsaker. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke muligheten for å få innsyn i politisaken 4. Vurderingene behandles i kontrollutvalget 21. juni. PS 17/18 Henvendelser angående "Ny utredning om vaskeritjeneste i seksjon Helse og velferd", jf. bystyresak 25/17 (saken legges fram uten forslag til vedtak) Ingrid Willoch la fram et forslag til vedtak som ble votert over. Willochs forslag ble vedtatt med 3 (H, MDG, FrP) mot 2 (Ap) stemmer. 1. Kontrollutvalget ber om en gjennomgang av de økonomiske kalkylene som ligger til grunn for Bystyrets beslutning om å videreføre den kommunale vaskeritjenesten.
PS 17/19 Henvendelser fra flere angående byggesaker 1. Kontrollutvalget tar henvendelser ang. byggesaker til etterretning og ber revisjonen om å utarbeide en prosjektplan med tema byggesaksbehandling. Prosjektet igangsettes i 2017. 2. Det planlagte prosjektet «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» utsettes og vurderes ifm. forvaltningsrevisjonsplanen for 2018-2019. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar henvendelser ang. byggesaker til etterretning og ber revisjonen om å utarbeide en prosjektplan med tema byggesaksbehandling. Prosjektet igangsettes i 2017. 2. Det planlagte prosjektet «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» utsettes og vurderes ifm. forvaltningsrevisjonsplanen for 2018-2019. PS 17/20 Henvendelse fra anonym ang. en rammeavtale 1. Kontrollutvalget tar de anonyme varslingene ang. en eller flere rammeavtaler til orientering. Varslingene sendes til revisjonen, og utvalget ber om at de inngår i datagrunnlaget for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Offentlige anskaffelser og kontraktsoppfølging». Vedtaket ble som innstilling Kontrollutvalget valgte å endre på forvaltningsrevisjonsplanen i sak 17/19 og prioriterte prosjekt om byggesaksbehandling før prosjekt om anskaffelser. Det betyr at oppstart «Offentlige anskaffelser og kontraktsoppfølging» vil bli vurdert på nytt i forvaltningsrevisjonsplanen for 2018-2019, med mindre kontrollutvalget ber bystyret om økt ressursramme til forvaltningsrevisjon. Sekretariatet forbereder en sak på det til junimøte. 1. Kontrollutvalget tar de anonyme varslingene ang. en eller flere rammeavtaler til orientering. Varslingene sendes til revisjonen, og utvalget ber om at de inngår i datagrunnlaget for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Offentlige anskaffelser og kontraktsoppfølging».
PS 17/21 Henvendelser fra xxxx ang. belysning av parkeringsplass ved Glemmen sykehjem, uenighet om innhold i møtereferat og sikkerhet ifm. vedlikehold av veibelysning 1. Henvendelsene fra xxx tas til orientering. Kontrollutvalget gjør ingen videre undersøkelser Vedtaket ble som innstillingen med en tilføyelse 1. Henvendelsene fra xxx tas til orientering. Kontrollutvalget gjør ingen videre undersøkelser Dette er en sak som bør behandles i fagutvalg og/eller ved budsjettvedtak. PS 17/22 Henvendelse fra Arne Larsen angående en innsynsbegjæring - møtevirksomhet om kommunal tomt til moske 1. Kontrollutvalget tar klagen fra Arne Larsen til orientering uten videre oppfølging. Kontrollutvalget viser til pågående forvaltningsrevisjon om kommunens etterlevelse av offentleglova og problemstillingen der om kommunens ivaretakelse sin journalføringsplikt. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar klagen fra Arne Larsen til orientering uten videre oppfølging. Kontrollutvalget viser til pågående forvaltningsrevisjon om kommunens etterlevelse av offentleglova og problemstillingen der om kommunens ivaretakelse sin journalføringsplikt. PS 17/23 Henvendelse fra "anonym" ang. tilbakeholdelse av opplysninger ifm. Skatt øst-saken 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen og rådmannens kommentarer til orientering uten videre oppfølging av saken. Vedtaket ble som innstillingen 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen og rådmannens kommentarer til orientering uten videre oppfølging av saken.
PS 17/24 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Vedtaket le som innstillingen 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/25 Eventuelt Ingen saker