Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad rådhus Dato: 11.11.2016 Tidspunkt: 10:00 11:45 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Oddbjørg Heimark Medlem KRF Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Svein Åge Vangdal Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Annemor Ekeland Svein Åge Vangdal V Merknader Andre som møtte: Navn Maja Finnes Sollid Kari Nygard Stilling Forvaltningsrevisor Deloitte i heile møtet Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune- i heile møtet Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 48/16 PS 49/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 50/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 2015/207 PS 51/16 Plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 2015/208 PS 52/16 Referatsaker RS 22/16 Valg av nytt varamedlem til kontrollutvalet 2015/206 RS 23/16 Rekneskapsoversyn kontrollutvalet sitt budsjett pr. 02.11.16 2016/20 RS 24/16 RS 25/16 RS 26/16 Melding om oppfølging etter selskapskontroll av fastlandssamband Halsnøy Rapport etter stadleg kontroll skatteoppkrevjarkontoret Kvinnherad Avisutklipp frå Kvinnheringen vedr. møtetidspunkt for kontrollutvalet og stoda for kraftfondet 2014/380 2016/50 2016/6 PS 53/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 54/16 Eventuelt 2
PS 48/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 49/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det var ikkje merknader til protokoll frå møte 17.10.16. Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet 17.10.16 vart samrøystes godkjent. PS 50/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 Forslag til innstilling 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 vert vedteken slik den ligg føre. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong Maja Finnes Sollid presenterte plan for forvaltningsrevisjon slik den nå ligg føre, med dei prioriteringar som kontrollutvalet har gjort. Kontrollutvalet drøfta innhaldet i planen. Det kom ingen forslag til endringar av prioriterte prosjekt. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 vert vedteken slik den ligg føre. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong 3
PS 51/16 Plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 Forslag til innstilling 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 4 Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5 Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6 Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong Maja Finnes Sollid presenterte plan for selskapskontroll. Kontrollutvalet drøfta innhaldet i planen og kommunen sin eigarskap i dei ulike selskapa. Sekretariatet får i oppdrag å undersøka med administrasjonen om eigarskap i enkelte selskap. Opplysningar om dette skal så innarbeidast i endeleg plan før oversending til kommunestyret. Det kom ellers ingen forslag til endringar av prioritering av prosjekt. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 4 Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5 Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6 Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong PS 52/16 Referatsaker Referatsaker vart gjennomgått og drøfta: 1. Val av nytt varamedlem til kontrollutvalet Kontrollutvalet merka seg at den som er valgt som varamedlem ikkje er valbar til kontrollutvalet. Det må sendast melding om at kommunestyret tek saka opp på nytt. 2. Rekneskapsoversyn kontrollutvalet sitt budsjett 3. Melding om oppfølging etter selskapskontroll av fastlandssamband Halsnøy Gjennomgått og teke tilorientering. 4. Rapport etter stadleg kontroll ved skatteoppkrevjarkontoret i Kvinnherad 5. Avisutklipp vedr. møtetidspunkt for kontrollutvalet sine møter og stoda i kraftfondet. Det vart fatta samrøystes vedtak om å ta referatsakene til orientering og at referatsak 22/16 må følgjast opp med å senda melding om at kommunestyret må ta saka opp på nytt. Referatsakene vert teke til orientering. Sekretariatet syter for å sende melding om at kommunestyret må ta sak vedr. val av varamedlem til kontrollutvalet opp på nytt. 4
PS 53/16 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle protokollar vart gjennomgått og kommentert. Sak om «Vurdering av anbodskonkurranse for middagslevering til Halsnøytunet» vart kommentert, og kontrollutvalet ønskjer å halda seg oppdatert på kva som skjer vidare med denne saka. Det vart og teke opp at innkalling til investeringsutvalet sitt møte 08.11.16 ennå ikkje ser ut til å vera tilfredstillande med omsyn til innkalling til møte, møtetidspunkt, sakliste og protokollføring. Kontrollutvalet konkluderte med at det til neste møte skal takast opp orienteringssak om dette. Kontrollutvalet merka seg og at det heller ikkje er enkelt å finne fram til innkallingar og protokollar til Levekårskomiteen på heimesida til kommunen. Kontrollutvalet ber såleis om at rådmannen kjem i neste møte og orienterer om når tid heimesida til kommunen vert tilrettelagt slik at innkallingar med saksførebuing og protokollføring kan vera tilgjengeleg og offentlege på ein tilfredstillande måte. Vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet ber om at rådmann kjem i neste møte og informerer om når tid heimesida til kommunen kan vera tilrettelagt slik at innkallingar med saksførebuing og protokollføring er tilgjengeleg og offentleg på ein tilfredstillande måte. PS 54/16 Eventuelt Følgjande sak vart teke opp under eventuelt: 1. Det er kome fleire henvendingar til kontrollutvalet frå personar som har nære pårørande som er underlagt ordning med oppnemnd verge. Det er meldt at det ved fleire høve er vanskar med å få tilgang til opplysningar om korleis midlane til dei som er underlagt verge-ordning vert disponert. Kontrollutvalet merka seg at ansvar for verge-ordninga nå er overteke av fylkesmennene. Men kontrollutvalet ønskjer likevel å ta opp om kommunen sin revisor kan ha eit oppfølgingsansvar i slike saker. Det vil særleg gjelda personar som bur på kommunale institusjonar, eller som er underlagt hjelpetiltak som kommunen har ansvar for. Sekretariatet får i oppdrag å be revisor gje ei orientering til kontrolluvalet om dette på neste møte. Vedtak om dette vart fatta samrøystes. Sekretariatet får i oppdrag å be revisor om å gje ei orientering til kontrolluvalet om det ligg innanfor kommunen sin revisor sitt mandat å få tilgang til opplysningar om korleis midlane til dei som er underlagt vergeansvar vert disponert. 5