Kvinnherad kommune Møteinnkalling

Kvinnherad kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Kvinnherad rådhus Dato: 29.05.2017 Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Nygard tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53 / 911 05 982. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Synnøve Solbakken kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann 1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 27/17 PS 28/17 PS 29/17 PS 30/17 PS 31/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Orienteringssak om nye retningslinjer for pasientrekneskap Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpstenester i Kvinnherad kommune Referatsaker RS 16/17 Vedtak i kommunestyret 27.04.17 vedr. PS 21/17 og PS 22/17 RS 17/17 RS 18/17 RS 19/17 RS 20/17 Melding om vedtak i KST 27.04.17 om val av revisor Tilsynsrapport etter opplæringslova - Rosendal ungdomsskule Tilsynsrapport etter opplæringslova - Husnes ungdomsskule Notat til kontrollutvalet vedr. henvending - intern saksførebuing 2017/34 2015/11 2017/35 2014/56 2016/33 2016/33 2014/69 PS 32/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 33/17 Eventuelt 2

PS 27/17 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 28/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte 3

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2017/34-12 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 29/17 29.05.2017 Orienteringssak om nye retningslinjer for pasientrekneskap Bakgrunn På møte 07.12.16 hadde kontrollutvalet «Orienteringssak om kva som ligg innafor revisor sitt mandat når det gjeld å kontrollera pasientrekneskapar» til handsaming. Bakgrunnen var ei henvending til kontrollutvalet i ei enkeltsak, der spørsmålet om retningslinjer for pasientrekneskapar i kommunen vart reist. Det vart gjort slikt vedtak etter drøfting: Vedtak: Kontrollutvalet vil be om at det vert innført retningslinjer /rutinar for å føre tilstrekkeleg rekneskap for umyndiggjorte brukarar sine midlar. Kontrollutvalet vil be om ei tilbakemelding om at arbeid med å få dette på plass er gjennomført. Slik tilbakemelding skal gjevast innan eit halvt år.» Revisor melde tilbake til kontrollutvalet i møte 27.02.17 om at det blei arbeida med å få på plass retningslinjer for pasientrekneskap, og at etter planen skulle dei ligga føre i løpet av april. I slutten av april 2017 vart det meldt tilbake til revisor frå sektorleiar Bjørg Wangensten at kommunen nå hadde utarbeida slike retningslinjer. Retningslinjene er nå gjort kjent og teke i bruk i organisasjonen. Sekretariatet har såleis sendt førespurnad til sektorleiar om kontrollutvalet kan få ei orientering om arbeidet med retningslinjene, og om korleis dei nå vert teke i bruk. Bjørg Wangensten har stadfesta at ho kan gje slik orientering i møte 29.05.17. Konklusjon Sidan det var kontrollutvalet som tok opp spørsmålet om retningslinjer for pasientrekneskapar, er det bra at det nå kan gjevast tilbakemelding til utvalet om at dette nå er på plass. Som vedlegg til saka følgjer utdrag frå kvalitetssystemet til pleie- og omsorgstenesta i Kvinnherad kommune, med «rutine for pasientrekneskap» og «fullmakt til å disponere kontantyting». Ut frå orientering som vil bli gjeve i møtet bør kontrollutvalet melda tilbake om at det er positivt at ein nå har fått på plass slike retningslinjer. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 4

Side 2/2 Forslag til vedtak Kontrollutvalet meiner at utarbeiding av retningslinjer for pasientrekneskapar og rutiner for å disponera kontantar, er følgd opp på ein tilfredstillande måte. Informasjonen i saka vert teke til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Retningslinjer for pasientrekneskap Fullmakt til å disponere kontantflytting 5

KVINNHERAD KOMMUNE PLEIE- OG OMSORGSTENESTA KVALITETSYSTEM SYSTEMDELEN Dok.ID: 1.1.3 Pasientrekneskap Dokument Utgåve: Erstattar: Utarbeida av: Dato (gjeld frå): Godkjent av: Sidenr: 01 00 Fagkonsulentane 01.05.2017 sektorleiar 1 av 1 FØREMÅL: Sikre bruk og disponering av private middlar til pasientar i institusjon. BRUKSOMRÅDE: Gjeld pasientar som av mental årsak ikkje er i stand til å disponere eigne middlar. 1. tredje ledd i forskrift om disponering av kontantytelse. ANSVAR: Leiinga ved institusjonen står ansvarleg for av lovverk vert følgt. REFERANSAR: Forskrift om disponering av kontantytelser frå folketrygden under kommunal helse- og omsorgs inistitusjopn og i helseinstitusjon for spesialisttjenesten. Lov om vergemål HANDLING: I hovudsak vil fylgjande gjelda for bebuarar ved institusjon og bustad med heildøgns omsorg: Kvinnherad kommune vel ikkje å opprette eigne pasientkonti. Det skal etablerast løysingar der all disponering av bebuar sine midlar ligg på pårørande eller verje. Ved tildeling av langtidsplass skal dette sikrast. (Sjå flytskjema for innlegging i institusjon) Unntaksvis kan leiinga ved institusjonen disponera kontantyting som nemnt i 1. for dei pasientane som ikkje er i stand til å disponera kontantytinga. Vedtak skal då fattast av tilsynslege ved institusjonen eller kommunelege. (sjå 3 i forskrift om disponering av kontantyting) Vedtak etter 3 skal vera skriftleg og førast inn i pasienten sin journal. Pasienten, denne sin verje, næraste pårørande, kommunen si helse og omsorgs teneste og fylkesmannen skal ha kopi av vedtaket. Dersom institusjonen si leiing har ansvar for kontantyting skal det førast rekneskap for bruken at dei midlane som vert teke ut av pasienten sin konti. Det skal førast særskilt rekneskap for kvar konti. Rekneskapet skal underleggjast revisjon av kommunerevisor. Utskrift av revidert rekneskap og bankkonto for pasienten skal sendast næraste pårørande eller verje 1 gang årleg. 5 Fullmakt: Institusjonen si leiing gjev i samråd med næraste pårørande skriftleg fullmakt til den som kan ta ut midlar frå pasienten sin bankkonto. Og fører kontroll med bruken av midlane. VEDLEGG: Flytskjema ved tildeling av fast plass i institusjon Fullmakt til å disponere kontantyting frå Folketrygda. 6

Kvinnherad kommune -fellesskap og trivsel -utvikling og vekst Pleie- og omsorgstenesta Unntaksvis kan leiinga ved institusjonen disponera kontantyting som nemnt i 1. for dei pasientane som ikkje er i stand til å disponera kontantytinga. Vedtak skal då fattast av tilsynslege ved institusjonen eller kommunelege. (sjå 3 i forskrift om disponering av kontantyting) Vedtak etter 3 skal vera skriftleg og førast inn i pasienten sin journal. Pasienten, denne sin verje, næraste pårørande, kommunen si helse og omsorgs teneste og fylkesmannen skal ha kopi av vedtaket. FULLMAKT TIL Å DISPONERE KONTANTYTING FRÅ FOLKETRYGD Institusjonen si leiing gjev i samråd med næraste pårørande med dette skriftleg fullmakt til til å disponera kontonr. (Fullmaktsdokument er utfylt av leiinga og levert til banken.) For fullmakten gjeld følgjande: Midlar frå kontoen kan kun nyttast til å betala sine rekningar og hans/hennar private forbruk. Faste utgiftar til husleige, straum, telefon, TV-lisens m.m. skal betalast gjennom faste trekk eller ved giro som vert belasta konto. Innkjøp av kle, sko og anna skal så langt råd, kjøpast på rekning som vert betalt over bankgiro. Slike innkjøp kan gjera innafor ein sum på pr.mnd. Innkjøp utover denne summen må avklarast med verje/pårørande på førehand. kan ta ut kontantar frå kontoen til lommepengar, reiser, fritidsaktivitetar, gåver og andre småinnkjøp med ein sum på gjennomsnittleg pr.mnd. REKNESKAP/ KONTROLL. skal ta vare på alle kvitteringar av rekningar som vert betalt over bank, og samla desse i eigen mappe saman med kontoutskrift. Skal føra noteringsrekneskap over bruk av kontantar som eint tar ut av banken. Alle kvitteringar i samband med bruk av kontantmidlar skal samlast i bilagsperm. Ved overlevering av lommepengar til skal og ein annan person attestera på eit eige bilag der stad, dato og beløp er notert. Kommune revisor har ansvar for å kontrollera kontoutskriftar, kontantbehaldning og rekneskap minst ein gong kvart halvår og attestera på dette. Ved skifte av den som har fullmakt skal rekneskap og kontantbehaldning gjerast opp, med underskrift av vedkommande og leiar. Før ny person evt. får fullmakt til å disponera kontoen. Avtalen skal evaluerast ein gong i året. Stad/ dato leiar innehavar av fullmakt 7

Side 2 8

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/11-37 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 30/17 29.05.2017 Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpstenester i Kvinnherad kommune Bakgrunn Det vart gjennomført forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen i Kvinnherad kommune i 2015 / 2016. Rapport etter forvaltningsrevisjonen vart lagt fram på nyåret 2016, og den vart handsama i kommunestyret 25.02.16. Kommunestyret gjorde då slikt vedtak: «A. Kommunestyret ber rådmann om å syta for følgjande tiltak vert sett i verk: 1. Gå gjennom funna i denne rapporten og sikre at eventuelle ulovlege kjøp som framleis føregår vert avslutta, og sette i verk tiltak som sikrar at tilsvarande avvik som er avdekt i rapporten ikkje blir gjentatt. 2. Gå gjennom gjeldande rutinar og retningslinjer, med eit særleg blikk for å sikre at handboka og retningslinjene frå innkjøpsforumet og kommunen er i samsvar, og at det går tydeleg fram kva verkeområde dei har. 3. Gå gjennom korleis delegasjonar og fullmakter på innkjøpsområdet er utforma, slik at det er tydeleg kva fullmakter, oppgåver og ansvar som ligg til leiarar og tilsette på ulike nivå i arbeidet med anskaffingar. 4. Gjere tydeleg rutinane for når ein skal involvere innkjøpskoordinator i samband med anskaffingsprosessar, og vurdere å senke beløpsgrensa for kva anskaffingar ein skal involvere innkjøpskoordinator i. 5. Vurdere opplæringstiltak for å gi leiarar og tilsette i kommunen betre informasjon om forventningar og krav knytt til innkjøp og bruk av gjeldande avtalar. 6. Dersom det framleis skal gjennomførast større anskaffingar uavhengig av innkjøpsforum, sikre at alle som skal vere involvert i desse anskaffingane får tilstrekkeleg opplæring i regelverket for offentlege anskaffingar. 7. Gå gjennom eksisterande rammeavtalar for å sikre at det er tydelege retningslinjer for korleis avropa skal gjennomførast. 8. Vurdere å gjennomføre jamlege analysar av rekneskapsdata for å kontrollere at gjeldande avtalar blir brukt og eventuelt finne fram til område der det er behov for å Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 9

Side 2/3 etablere rammeavtalar. 9. Gjennomføre årlege evalueringar/statusmøte knytt til dei ulike rammeavtalane som er inngått, i samsvar med reglementet for Sunnhordland interkommunale innkjøpsforum. B. Kommunestyret ber om at det vert laga ein handlingsplan som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgje opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk, og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kommunestyret ber om at at slik handlingsplan vert lagt fram for kommunestyret innan 01.10.16, med kopi til kontrollutvalet.» Kontrollutvalet har følgt opp denne forvaltningsrevisjonen ved at ein har bede om orientering om arbeidet med å få på plass dei tiltaka som er peika på i rapporten. Det vart m.a. gjeve orientering om dette arbeidet i kontrollutvalet sitt møte 07.12.16. Følgjande står i møteprotokollen: «Handsaming i møtet: Rådmann Odd Ivar Øvregård orienterte om arbeidet med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen. Han peika på, og beklaga, at fristen for å laga ein handlingsplan ikkje er overhalde. Det vart informert om at at det vert arbeida med å bygga opp kompetanse både innad i organisasjonen, og ved Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum. Ein er og kome langt med å få på plass rutinar for innkjøpsarbeid i dei ulike sektorane, opplæring, og å generelt styrka gjennomføring av innkjøp. Rapport om dette vil bli lagt fram utpå våren for kommunestyre og kontrollutvalet. Kontrollutvalet konkluderte med at dei seier seg nøgd med informasjon om oppfølgingsarbeidet så lang. Det vart fatta samrøystes vedtak. Vedtak: Kontrollutvalet seier seg nøgd med informasjon om oppfølgingsarbeidet så lang. Utvalet ber om ny orientering når rapport med handlingsplan, som syner iverksetting av tiltak etter forvaltningsrevisjon av innkjøpsfunksjonen, vert lagt fram.» Drøfting Rådmann har stadfesta at det kan gjevast ny orientering til kontrollutvalet i møte 29.05.17. Kontrollutvalet må då vurdera, ut frå opplysningar som vert lagt fram, om dei meinar at tiltaka som det er gjort vedtak om, er gjennomført. Rådmann opplyser om at rapport med handlingsplan ikkje vil vera klar til å leggast fram nå. Den vil koma til handsaming over sommarferien, og vil då bli sendt til kontrollutvalet. Når rapporten vil ligga føre kan kontrollutvalet ta stilling til om det er naudsynt med meir orientering. Sekretariatet ser positivt på det arbeidet som er gjort i samband med forvaltningsrevisjon av innkjøpstenester i Kvinnherad kommune og at det vil bli lagt fram rapport om saka over sommarferien. Konklusjon På bakgrunn av det som kjem fram i saka, og orienteringa som vert gjeve i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tek informasjonen så langt til orientering. Når rapport med hendlingplan vert lagt fram over sommarferien bør kontrollutvalet uttala seg til om dei meiner alle tiltak etter forvaltningsrevisjon av innkjøpstenester er følgt opp på ein tilfredstillande måte. Kontrollutvalet bør då og vurdera om det er naudsynt med ny orientering i tillegg til rapporten. 10

Side 3/3 Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet tek informasjonen om arbeid med oppfølging av tiltak etter forvaltningsrevisjon vedr. innkjøpstenester til orientering. 2. Rapport etter arbeidet vert lagt fram hausten 2017 og kontrollutvalet vil då uttala seg om ein meiner alle tiltaka er følgde opp på ein tilfredstillande måte. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 11

PS 31/17 Referatsaker 12

Utdrag frå møteprotokoll kommunestyret 27.04.17. PS 2017/21 Årsmelding for 2016 for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune Behandling i Kommunestyret den 27.04.2017 Kontrollutvalet si innstilling vart samrøystes vedteken. Vedtak frå Kommunestyret den 27.04.2017 Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2016. PS 2017/22 Vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader Behandling i Kommunestyret den 27.04.2017 Ove Lemicka (Frp) sette fram spørsmål om sin habilitet i saka. Han vart erklært inhabil, og gjekk frå under behandling/røysting. Rådmannen si innstilling vart samrøystes vedteken. Vedtak frå Kommunestyret den 27.04.2017 1. Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i memo/notat frå Deloitte datert 02.03.2017 etter vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader. 2. På bakgrunn av det som kjem fram i notatet ber kommunestyret om at det vert utarbeida nærare interne retningslinjer for når habilitet skal vurderast i saker der det ligg føre forhold eigna til å svekka tilliten for at saksførebuing og vedtak er upartiske. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen utarbeider forslag til slike interne retningslinjer og legg fram sak til handsaming innan 01.09.17. 13

Politisk sekretariat «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «UTLANDSADRESSE» Saksbehandlar Tlf. direkte innval Vår ref. Dykkar ref. Dato 2017/8-19 «REF» 12.05.2017 Særutskrift - Konkurranseutsetting i revisortenester for Kvinnherad kommune - Val av revisor Kvinnherad kommunestyre hadde saka føre i møte 27.04.2017 som sak 2017/27. Vedlagt fylgjer utskrift av møteboka der vi syner til vedtaket. Med helsing Bente Høyland Møtesekretær Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift. Kopi til: Helge Gunnar Flatland Mottakarar: Roald Breistein Hogne Haktorson Hordaland fylkeskommune v/kari Nygard Postboks 7900 5020 Bergen Rosendalsvegen 10 5470 Rosendal Tlf: 534 83 100 Fax: 534 83 130 Org. nr: 964 967 636 Bankgiro: 3460.07.00083 post@kvinnherad.kommune.no www.kvinnherad.kommune.no 14

Saksframlegg Kvinnherad kommune Saksmappe Saksbehandlar 2017/8-16 Ikke fordelt til saksbehandler Saksgang Saksnr Utval Møtedato 2017/27 Kommunestyret 27.04.2017 Konkurranseutsetting av revisortenester for Kvinnherad kommune - Val av revisor Innstilling frå Kontrollutvalet: Kommunestyret i Kvinnherad kommune vel Deloitte AS som revisor frå 01.07.2017 til 30.06.2021. Behandling i Kommunestyret den 27.04.2017 Kontrollutvalet si innstilling vart samrøystes vedteken. Vedtak frå Kommunestyret den 27.04.2017 Kommunestyret i Kvinnherad kommune vel Deloitte AS som revisor frå 01.07.2017 til 30.06.2021. Saksutgreiing: Økonomisk konsekvens: Miljømessig konsekvens: Vedlegg: Partsbrev frå Kontrollutvalet. 15

TILSYNSRAPPORT Opplæringslova 2-15 om rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring Kvinnherad kommune Rosendal ungdomsskule 1 16

Innhold 1. Innleiing... 3 2. Rettsleg grunnlag for tilsynet... 3 3. Tema for tilsynet... 3 4. Rettslege krav... 3 Opplæringslova 2-15 Rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring:... 3 Opplæringslova 2-11 Permisjon frå den pliktige opplæringa... 4 5. Skriftleg dokumentasjon... 4 6. Oppsummering av dei skriftlege tilbakemeldingane... 5 Informasjon... 5 Arrangement i regi av skulen og finansiering av desse... 5 Arrangement i regi av foreldre... 5 Gåvekasse/gåvekonto... 5 Permisjonar... 6 7. Fylkesmannens vurdering... 6 8. Konklusjon... 6 2 17

1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Kvinnherad kommune, Rosendal ungdomsskule. Rapporten gir inga fullstendig tilstandsvurdering av skulen. Tilsynet er gjennomført ved å vurdere praksis og rutinar som er omtalt i tilbakemeldingane frå kommunen og skulen opp mot lovkrav. 2. Rettsleg grunnlag for tilsynet Etter opplæringslova 14-1 har Fylkesmannen heimel til å føre tilsyn med offentlege skular. Kommunelova har utfyllande reglar om dette i kapittel 10A, jf. 60c. Tilsynsmyndigheita skal i denne samanheng ha tilgang til skuleanlegg og dokumentasjon. Tilsynet har ikkje avdekt lovbrot. 3. Tema for tilsynet Tema for tilsynet var om Rosendal ungdomsskule følgjer krava i opplæringslova 2-15 om rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring. 2-15 seier: Elevane har rett til gratis offentleg grunnskoleopplæring. Kommunen kan ikkje krevje at elevane eller foreldra dekkjer utgifter i samband med grunnskoleopplæringa, til dømes utgifter til undervisningsmateriell, transport i skoletida, leirskoleopphald, ekskursjonar eller andre turar som er ein del av grunnskoleopplæringa. Vidare er det vurdert om krava i opplæringslova 2-11 om permisjon frå den pliktige opplæringa er følgt når denne regelen blir aktualisert i samanheng med gratisprinsippet. 2-11 første ledd seier: Når det er forsvarleg, kan kommunen etter søknad gi den enkelte eleven permisjon i inntil to veker. Retten og plikten til opplæring varer til eleven har fullført tiande skuleåret. Grunnskuleopplæringa skal vere i samsvar med Læreplanverket for Kunnskapsløftet, under dette fag- og timefordelinga. Kommunen gir forskrifter om skule- og feriedagar for elevane. Det går fram av opplæringslova 2-2 at opplæringa skal strekkje seg over minst 38 skuleveker innanfor ei ramme på 45 samanhengande veker i skuleåret. Kommunane står fritt til å fastsetje eit anna tal undervisningsdagar enn 190, dersom dagane blir fordelte innanfor ei ramme på minst 38 og maksimalt 45 samanhengande veker. Forskrift til opplæringslova 1-6 seier at undervisninga som regel skal gå føre seg mellom kl. 08.00 og kl. 15.30. Unnatak frå denne regelen kan gjerast i enkelte tilfelle. Eit døme kan vere å forlenge skuledagen dersom elevane skal på teaterbesøk som ein del av undervisninga på ettermiddag/kveld. 4. Rettslege krav Opplæringslova 2-15 Rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring: Utdanningsdirektoratet har tolka denne retten og seier: Lova slår fast at den offentlege grunnskuleopplæringa skal vere gratis for elevane. Det betyr at kommunen/skulen ikkje kan krevje 3 18

betaling frå elevane eller foreldra for verken undervisningsmateriell eller aktivitetar (faglege og sosiale) som går føre seg i skuletida og i skulen sin regi, og som er ein del av grunnskuleopplæringa i samsvar med opplæringslova og forskriftene til lova. Dei døma som er nemnde i lovparagrafen er ikkje uttømmande. Forbodet mot å krevje eigenbetaling gjeld all verksemd i samband med opplæringa, også aktivitetar som går føre seg utanom ordinær skuletid når desse aktivitetane er ledd i at skulen gjennomfører opplæringa i samsvar med lov og forskrift. Opplæringslova 2-11 Permisjon frå den pliktige opplæringa Ordlyden i opplæringslova 2-11 regulerer permisjonar knytt til den enkelte elev, og regulerer derfor ikkje permisjonar for grupper av elevar. Opplæringslova 2-11 kan heller ikkje brukast når turen er ein del av grunnskuleopplæringa. Omsynet bak regelen er at det skal vere mogeleg for foreldre å ta ut elevane frå den obligatoriske grunnskuleopplæringa utanom skulen sine feriar. Både ordlyden og omsynet bak regelen tilseier derfor at regelen ikkje kan brukast slik at det blir ei omgåing av gratisprinsippet. Kommunen/skulen kan derfor ikkje gje permisjon for ei gruppe elevar med heimel i opplæringslova 2-11. 5. Skriftleg dokumentasjon Fylkesmannen har utarbeidd spørsmål som skuleeigar, rektor og leiar for FAU skulle svare på. Det var og høve til å leggje ved annan relevant dokumentasjon. Fylkesmannen har mottatt svar på spørsmåla frå rektor og FAU-leiar ved Rosendal ungdomsskule og frå Kvinnherad kommune. Følgjande spørsmål blei stilt: 1. Korleis informerer skulen foreldre og lærarar om retten til gratis grunnskuleopplæring? 2. Er gratisprinsippet drøfta i skulen sine rådsorgan? 3. Gjennomfører skulen turar/arrangement som til dømes; a. leirskule b. utanlandsturar c. andre turar med overnatting d. dagsturar/ekskursjonar (t.d. skidagar, kinobesøk, museumsbesøk) e. jul-/sommararrangement Gjer nærmare greie for praksisen. 4. Blir turane/arrangementa fullfinansiert av skulen sine midlar? Dersom svaret er nei på spørsmål 4: a. korleis blir turane/arrangementa finansiert? b. blir det kravd eigenandel frå elevar/foreldre? 5. Arrangerer foreldra turar/arrangement for elevane i skuletida, jf. kulepunkta til spørsmål 3? Dersom svaret er ja på spørsmål 5: a. korleis vert desse finansiert? b. kva rolle og deltaking har skulen? 6. Har skulen ei eiga «gåvekasse/gåvekonto»? a. Er denne i tilfelle for heile skulen eller for enkeltklassar? 4 19

b. Kven administrerer gåvekassa? c. Er foreldra informert om at alle gåver må vere reelt frivillig? 7. Gir skulen elevane permisjon etter opplæringslova 2-11 1 for å reise på aktivitetar arrangert av foreldre? Kva for tilbod får eventuelt dei elevane som ikkje søkjer permisjon? 6. Oppsummering av dei skriftlege tilbakemeldingane Informasjon Skuleeigar skriv at det har vore informert om lovverk, rundskriv og resultat av tilsyn i andre kommunar på leiarsamlingar og på møte i kommunalt foreldreutval. Rektor skriv at gratisprinsippet er tema på foreldremøte kvart år og på fellesmøte i personalet. Rektor og leiar for FAU skriv at foreldre blir informert på første foreldremøte om hausten, og FAU blir informert om gratisprinsippet på første møte om hausten. Det er vist til referat etter første møte i FAU, der gratisprinsippet er omtalt i to saker. Arrangement i regi av skulen og finansiering av desse Rektor og leiar for FAU skriv at skulen gjennomfører ei rad aktivitetar som til dømes: Skidag for alle elevane. Skulen dekker alle kostnadar, inklusiv buss og heiskort. Overnattingstur for elevar i åttande klasse. Skulen dekker alle utgifter til reise og losji. Kvar elev betalar kr 100 til ei felles matkasse. Dette er eit alternativ til at kvar elev tek med seg eigen middag. Juleball for alle elevane ved skulen. Skulen dekker alle kostnadar, inklusiv husleige og skyss heim etter ballet. Ingen utgifter for elevane. I samband med juleballet lagar elevane i tiande klasse ein revy. Denne revyen vert synt for alle elevane ved skulen, med gratis inngang. Avslutningsfest for avgangselevar, med utdeling av vitnemål. Skulen dekker alle utgifter. Julefrukost der alle elevane tek med pålegg. Like før jul arrangerer nokre klassar julefrukost. Alle elevane tek då med seg eit pålegg eller brød til eit felles måltid. Arrangement i regi av foreldre Rektor skriv at foreldra ikkje arrangerer aktivitetar for elevane i skuletida. Dette blir stadfesta av leiar for FAU. Gåvekasse/gåvekonto Både rektor og leiar for FAU skriv at skulen ikkje har eigen gåvekasse eller gåvekonto. 1 Opplæringslova 2-11, første ledd: Når det er forsvarleg, kan kommunen etter søknad gi den enkelte eleven permisjon i inntil to veker. 5 20

Permisjonar På spørsmål om skulen gir elevane permisjon etter opplæringslova 2-11 for å reise på aktivitetar arrangert av foreldre, svarer rektor at skulen aldri har fått søknader om dette. At skulen ikkje gir slik permisjon, blir stadfesta av FAU-leiar. 7. Fylkesmannens vurdering Det er kommunen og skulen sitt ansvar å informere elevar og foreldre om dei rettane og pliktane dei har i grunnskuleopplæringa, mellom anna retten til gratis grunnopplæring. Dette kan gjerast på ulike måtar. Lova gir ikkje noko krav om skriftleg informasjon, men Fylkesmannen ser at skriftleg informasjon i større grad kan sikre at informasjonen når alle elevar og foreldre, ikkje berre dei som er til stades på foreldremøte. Dessutan vil den skriftlege informasjonen vere lik i sin ordlyd og gi eit godt grunnlag for den drøftinga rektor har med foreldra og rådsorgana når problemstillinga skulle bli aktualisert. Fylkesmannen finn det elles dokumentert at skulen har ein praksis i samsvar med lovkrava. 8. Konklusjon Fylkesmannen finn at Rosendal ungdomsskule sin praksis for finansiering av arrangement og turar i regi av skulen er i tråd med krava i opplæringslova 2-15 om rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring. Rosendal ungdomsskule sin praksis med å ikkje å gje ei gruppe elevar permisjon for å reise på aktivitetar arrangert av foreldre er i samsvar med 2-11 i opplæringslova om permisjon frå den pliktige opplæringa. Jon Fjeldstad Tilsynsleiar Kjetil Stavø Høvig seniorrådgjevar 6 21

TILSYNSRAPPORT Opplæringslova 2-15 om rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring Kvinnherad kommune Husnes ungdomsskule 1 22

Innhold 1. Innleiing... 3 2. Rettsleg grunnlag for tilsynet... 3 3. Tema for tilsynet... 3 4. Rettslege krav... 3 Opplæringslova 2-15 Rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring:... 3 Opplæringslova 2-11 Permisjon frå den pliktige opplæringa... 4 5. Skriftleg dokumentasjon... 4 6. Oppsummering av dei skriftlege tilbakemeldingane... 5 Informasjon... 5 Arrangement i regi av skulen og finansiering av desse... 5 Arrangement i regi av foreldre... 5 Gåvekasse/gåvekonto... 6 Permisjonar... 6 7. Fylkesmannens vurdering... 6 8. Konklusjon... 6 2 23

1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Kvinnherad kommune, Husnes ungdomsskule. Rapporten gir inga fullstendig tilstandsvurdering av skulen. Tilsynet er gjennomført ved å vurdere praksis og rutinar som er omtalt i tilbakemeldingane frå kommunen og skulen opp mot lovkrav. 2. Rettsleg grunnlag for tilsynet Etter opplæringslova 14-1 har Fylkesmannen heimel til å føre tilsyn med offentlege skular. Kommunelova har utfyllande reglar om dette i kapittel 10A, jf. 60c. Tilsynsmyndigheita skal i denne samanheng ha tilgang til skuleanlegg og dokumentasjon. Tilsynet har ikkje avdekt lovbrot. 3. Tema for tilsynet Tema for tilsynet var om Husnes ungdomsskule følgjer krava i opplæringslova 2-15 om rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring. 2-15 seier: Elevane har rett til gratis offentleg grunnskoleopplæring. Kommunen kan ikkje krevje at elevane eller foreldra dekkjer utgifter i samband med grunnskoleopplæringa, til dømes utgifter til undervisningsmateriell, transport i skoletida, leirskoleopphald, ekskursjonar eller andre turar som er ein del av grunnskoleopplæringa. Vidare er det vurdert om krava i opplæringslova 2-11 om permisjon frå den pliktige opplæringa er følgt når denne regelen blir aktualisert i samanheng med gratisprinsippet. 2-11 første ledd seier: Når det er forsvarleg, kan kommunen etter søknad gi den enkelte eleven permisjon i inntil to veker. Retten og plikten til opplæring varer til eleven har fullført tiande skuleåret. Grunnskuleopplæringa skal vere i samsvar med Læreplanverket for Kunnskapsløftet, under dette fag- og timefordelinga. Kommunen gir forskrifter om skule- og feriedagar for elevane. Det går fram av opplæringslova 2-2 at opplæringa skal strekkje seg over minst 38 skuleveker innanfor ei ramme på 45 samanhengande veker i skuleåret. Kommunane står fritt til å fastsetje eit anna tal undervisningsdagar enn 190, dersom dagane blir fordelte innanfor ei ramme på minst 38 og maksimalt 45 samanhengande veker. Forskrift til opplæringslova 1-6 seier at undervisninga som regel skal gå føre seg mellom kl. 08.00 og kl. 15.30. Unnatak frå denne regelen kan gjerast i enkelte tilfelle. Eit døme kan vere å forlenge skuledagen dersom elevane skal på teaterbesøk som ein del av undervisninga på ettermiddag/kveld. 4. Rettslege krav Opplæringslova 2-15 Rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring: Utdanningsdirektoratet har tolka denne retten og seier: Lova slår fast at den offentlege grunnskuleopplæringa skal vere gratis for elevane. Det betyr at kommunen/skulen ikkje kan krevje 3 24

betaling frå elevane eller foreldra for verken undervisningsmateriell eller aktivitetar (faglege og sosiale) som går føre seg i skuletida og i skulen sin regi, og som er ein del av grunnskuleopplæringa i samsvar med opplæringslova og forskriftene til lova. Dei døma som er nemnde i lovparagrafen er ikkje uttømmande. Forbodet mot å krevje eigenbetaling gjeld all verksemd i samband med opplæringa, også aktivitetar som går føre seg utanom ordinær skuletid når desse aktivitetane er ledd i at skulen gjennomfører opplæringa i samsvar med lov og forskrift. Opplæringslova 2-11 Permisjon frå den pliktige opplæringa Ordlyden i opplæringslova 2-11 regulerer permisjonar knytt til den enkelte elev, og regulerer derfor ikkje permisjonar for grupper av elevar. Opplæringslova 2-11 kan heller ikkje brukast når turen er ein del av grunnskuleopplæringa. Omsynet bak regelen er at det skal vere mogeleg for foreldre å ta ut elevane frå den obligatoriske grunnskuleopplæringa utanom skulen sine feriar. Både ordlyden og omsynet bak regelen tilseier derfor at regelen ikkje kan brukast slik at det blir ei omgåing av gratisprinsippet. Kommunen/skulen kan derfor ikkje gje permisjon for ei gruppe elevar med heimel i opplæringslova 2-11. 5. Skriftleg dokumentasjon Fylkesmannen har utarbeidd spørsmål som skuleeigar, rektor og leiar for FAU skulle svare på. Det var og høve til å leggje ved annan relevant dokumentasjon. Fylkesmannen har mottatt svar på spørsmåla frå rektor og FAU-leiar ved Husnes ungdomsskule og frå i Kvinnherad kommune. Følgjande spørsmål blei stilt: 1. Korleis informerer skulen foreldre og lærarar om retten til gratis grunnskuleopplæring? 2. Er gratisprinsippet drøfta i skulen sine rådsorgan? 3. Gjennomfører skulen turar/arrangement som til dømes; a. leirskule b. utanlandsturar c. andre turar med overnatting d. dagsturar/ekskursjonar (t.d. skidagar, kinobesøk, museumsbesøk) e. jul-/sommararrangement Gjer nærmare greie for praksisen. 4. Blir turane/arrangementa fullfinansiert av skulen sine midlar? Dersom svaret er nei på spørsmål 4: a. korleis blir turane/arrangementa finansiert? b. blir det kravd eigenandel frå elevar/foreldre? 5. Arrangerer foreldra turar/arrangement for elevane i skuletida, jf. kulepunkta til spørsmål 3? Dersom svaret er ja på spørsmål 5: a. korleis vert desse finansiert? b. kva rolle og deltaking har skulen? 6. Har skulen ei eiga «gåvekasse/gåvekonto»? a. Er denne i tilfelle for heile skulen eller for enkeltklassar? 4 25

b. Kven administrerer gåvekassa? c. Er foreldra informert om at alle gåver må vere reelt frivillig? 7. Gir skulen elevane permisjon etter opplæringslova 2-11 1 for å reise på aktivitetar arrangert av foreldre? Kva for tilbod får eventuelt dei elevane som ikkje søkjer permisjon? 6. Oppsummering av dei skriftlege tilbakemeldingane Informasjon Skuleeigar skriv at det har vore informert om lovverk, rundskriv og resultat av tilsyn i andre kommunar på leiarsamlingar og på møte i kommunalt foreldreutval. Rektor skriv at gratisprinsippet er tema på foreldremøte kvart år og på fellesmøte i personalet. Leiar for FAU stadfestar dette, i tillegg til at det har blitt gitt informasjon i foreldresamtalar. Vidare skriv både rektor og leiar for FAU at gratisprinsippet blir tatt opp kvart år i FAU og det er tema på møte i samarbeidsutvalet. Arrangement i regi av skulen og finansiering av desse Skuleeigar skriv at leirskuleopphald tidlegare blei lagt til ungdomstrinnet. Finansieringa av turane har vore ulik, og unødig press på elevar og foreldre for å finansiere leirskulen/turen har vore tema. Skuleeigar såg helst at alle leirskuleopphald blei fullfinansiert av skulen, men skriv at dette var svært krevjande økonomisk. Skuleeigar fremja derfor forslag til levekårskomitèen i kommunen om å avslutte leirskuletilbodet i grunnskulen - noko som vart vedtatt. Rektor og leiar for FAU stadfestar at det nå er slutt på leirskuleopphald i heile kommunen. Skulen arrangerer ikkje utanlandsturar eller andre turar med overnatting. Dette er også stadfesta av leira for FAU. Skulen arrangerer dagsturar og ekskursjonar på alle tre trinna, men skulen dekkjer alle kostnader. Rektor skriv vidare at skulen arrangerer juleavslutning med underholdning for alle elevane med foreldre, familie og venner. Skulen betaler alle kostnadane med leige av utstyr, lokale og servering. Det er og gratis inngang for elevar, familie og venner til å sjå på underholdninga. For 10. trinnet arrangerer skulen avslutningsfest for avgangselevane med foreldre. Skulen dekkjer alle kostnadane med leige av lokale, utstyr og servering. Arrangementet er gratis for elevar og føresette. Leiar for FAU stadfestar dette. Arrangement i regi av foreldre Rektor skriv at foreldre har turar og arrangement for nokre klasser i skuletida. Dette blir finansiert av dugnad blant foreldra. Pengane går til ein felles pott til heile klassen og ikkje til 1 Opplæringslova 2-11, første ledd: Når det er forsvarleg, kan kommunen etter søknad gi den enkelte eleven permisjon i inntil to veker. 5 26

enkeltelevar. Lærarane har vore med i skuletida og hatt undervisningsopplegg, medan foreldra tar over ansvaret når skuledagen er slutt og lærarane går heim. Leiar for FAU skriv det same. Gåvekasse/gåvekonto Både rektor og leiar for FAU svarer nei på spørsmålet om skulen eller klassane har gåvekasse eller gåvekonto. Permisjonar På spørsmål om skulen gir elevane permisjon etter opplæringslova 2-11 for å reise på aktivitetar arrangert av foreldre, svarer rektor at skulen aldri har fått søknader om dette. At skulen ikkje gir slik permisjon, blir stadfesta av FAU-leiar. 7. Fylkesmannens vurdering Det er kommunen og skulen sitt ansvar å informere elevar og foreldre om dei rettane og pliktane dei har i grunnskuleopplæringa, mellom anna retten til gratis grunnopplæring. Dette kan gjerast på ulike måtar. Lova gir ikkje noko krav om skriftleg informasjon, men Fylkesmannen ser at skriftleg informasjon i større grad kan sikre at informasjonen når alle elevar og foreldre, ikkje berre dei som er til stades på foreldremøte. Dessutan vil den skriftlege informasjonen vere lik i sin ordlyd og gi eit godt grunnlag for den drøftinga rektor har med foreldra og rådsorgana når problemstillinga skulle bli aktualisert. Fylkesmannen finn det elles dokumentert at skulen har ein praksis i samsvar med lovkrava. 8. Konklusjon Fylkesmannen finn at Husnes ungdomsskule sin praksis for finansiering av arrangement og turar i regi av skulen er i tråd med krava i opplæringslova 2-15 om rett til gratis offentleg grunnskuleopplæring. Husnes ungdomsskule sin praksis med å ikkje å gje ei gruppe elevar permisjon for å reise på aktivitetar arrangert av foreldre er i samsvar med 2-11 i opplæringslova om permisjon frå den pliktige opplæringa. Jon Fjeldstad Tilsynsleiar Kjetil Stavø Høvig seniorrådgjevar 6 27

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Til kontrollutvalet Bergen 18.05.2017 VEDKJEM HENVENDING TIL KONTROLLUTVALET INTERN SAKSFØREBUING Sekretariatet har motteke ei henvending til kontrollutvalet. Sidan det er litt uklart om dette er ei sak for kontrollutvalet å ta opp, vil sekretariatet nytta intern saksførebuing og drøfta dette med utvalet. Sekretariatet vil orientera til kontrollutvalet om henvendinga i møtet 29.05.17. Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Nygard sekretær for kontrollutvalet Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 06 Mobil 916 64 183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 28

Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/210-12 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune 32/17 29.05.2017 Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan lastast ned frå Kvinnherad kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kontrollutvalsmedlem: Kommunestyret Synnøve Solbakken Formannskapet Una Maeve Kolle Forvaltningskomiteen Oddbjørg Heimark Levekårskomiteen Svein Åge Vangdal Investeringsutvalet Sigmund Nordfonn I tråd med fordelinga ber ein om at utvalsmedlemane ser gjennom innkallingar og møteprotokollar som det er aktuelt å referere saker frå. Til dette møtet vil det vera aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunestyret 27.04.17 og 18.05.17. Formannskapet 04.05.17 Forvaltningskomiteen 03.05.17 Levekårskomiteen 24.04.17 Investeringsutvalet 04.04.17 (i Bergen) Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 29

Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 30

PS 33/17 Eventuelt 31