Nordisk Råd Mødegruppe Kontrollkommittén, KK Mødetid 24. september 2013 Mødested Nordens hus, Færøyene Ved Stranden 18 DK-1061 København K Tel +45 3396 0400 Fax +45 3311 1870 nordisk-rad@norden.org www.norden.org Referat 26. september 2013 13-270 32/13 Godkjenning av dagsorden Ingen bilag Kontrollkomiteen godkjente forslag til dagsorden. Saker til drøftelse og beslutning 33/13 Institusjonsbesøk på Færøyene i september 2013 1 Opplegg/veiledning for institusjonsbesøk 2 Opplegg for institusjonsbesøk - FINSK 3 Resultatrapport for Nordens Hus på Færøerne - 2012 Det er tidligere utarbeidet en tidsplan for Kontrollkomiteens besøk til nordiske institusjoner og samarbeidsorganer i perioden 2011-2013. For å bidra til en systematisk gjennomgang på møtene og skape et grunnlag for å kunne sammenligne virksomhetene, utarbeidet sekretariatet en veiledning, som er benyttet ved alle institusjonsbesøkene. I forbindelse med Kontrollkomiteens møte på Færøyene i september ble det avtalt møter med Nordens hus på Færøyene (NHFØ) og NORA (Nordisk Atlantssamarbeid).
NHFØs virksomhet ble presentert av direktøren, Sif Gunnarsdóttir. NORA ble presentert av direktøren, Lars Thostrup. Etter presentasjonen drøftet Komiteen hva det kan konkluderes på grunnlag av den informasjon som kom fram på møtene og de respektive institusjoners årsrapporter. Med hensyn til NHFØ er det grunn til å ta opp spørsmålet om 8-års-reglen. Det svar som Komiteen fikk angående institusjonens styre gir ikke grunnlag for særlige merknader. Med hensyn til NORA er det grunn til å se nærmere på styrets størrelse og den relativ høye andel som går til administrative kostnader. Videre kunne det være grunn til at peke på det relativt store antall små prosjekter. Kontrollkomiteen ga sekretariatet i oppdrag å skrive utkast til rapporter fra møtene som fremlegges på kommende møte. 34/13 C 3/KK: Betenkning over Riksrevisjonens beretning om Nordisk ministerråds virksomhet 2012 1 Betenkning over riksrevisjonens beretning om Nordisk ministerråds virksomhet 2012 2 NMR - Årsregnskap og revisjonsberetning 2012 Riksrevisjonen i Danmark har framlagt sin beretning om revisjonen av Nordisk ministerråds regnskap for 2012. Det er Kontrollkomiteens oppgave å forberede behandlingen av regnskapet ved Nordisk råds sesjon. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et forslag til Kontrollkomiteens betenkning. I forslag til betenkning konstaterer Kontrollkomiteen, at Riksrevisjonen anser at Nordisk ministerråds årsregnskap gir et rettvisende bilde av aktiviteter, passiver og den finansielle stilling og at det ikke er tale om vesentlige bemerkninger til Nordisk ministerråds regnskap for 2012. Det noteres at det er flere forvaltningsmessige forhold hvor det er behov for å rette til i linje med revisjonens anbefalinger. Videre, at stikkprøveanalyse av både programmer og prosjekter i stor grad viser tilfredsstillende prosesser, men at påpekninger om mangler snarest mulig bør rettes. Komiteen noterer med bekymring merknader angående kontoret i Kaliningrad, og forventer at Nordisk ministerråd retter på de vesentlige brister som revisoren har identifisert. Det noteres at kontoret i St. Petersburg har eksistert i 18 år uten offisielt godkjennelse og etterlyser en forklaring på disse forhold. Det forklares at landene er forpliktet til å dekke den negative egenkapital som revisjonen viser når likviditeten betinger det, og derfor anses dette ikke for å være problematisk. Kontrollkomiteen godkjente forslag til betenkning over Nordisk ministerråds regnskap 2012, samt innstillingen om at Nordisk råd beslutter side 2 af 11
å ta regnskap og revisjonsberetning for Nordisk ministerråd 2012 til etterretning. Komiteen besluttet å tilføye merknader om kontorene i Kaliningrad og St. Petersburg som selvstendige at-satser. Komiteen besluttet å reise spørsmålet om revisjonen i fremtiden bør inkludere forholdet mellom de politiske målsetninger på den ene side, og regnskap og budsjett på den annen, i betenkningen, og at ta det med i arbeidsplanen i 2014. Komiteen besluttet å be Nordisk ministerråd om en redegjørelse om utviklingen av NordGens økonomi. 35/13 C 4/KK: Betenkning over Riksrevisjonens beretning til Nordisk råd om revisjonen av Nordisk råds regnskap for 2012 1 2 3 Betenkning over Riksrevisjonens beretning om Nordisk råds virksomhet 2012 C 4/KK: Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd om revisionen af Nordisk Råds regnskab 2012 NR Årsregnskab 2012 endelig Riksrevisjonen i Danmark har framlagt sin beretning om revisjonen av Nordisk råds regnskap for 2012. Det er Kontrollkomiteens oppgave å forberede behandlingen av regnskapet ved Nordisk råds sesjon. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et forslag til Kontrollkomiteens betenkning. I forslag til betenkning bemerkes at Riksrevisjonen i Danmark ikke har noen vesentlige merknader til regnskapet og forvaltningen. I forbindelse med diskusjonen om kontrolloppgaver i 2013, ble det besluttet å ta opp spørsmålet om regler for udisponerte midler i Nordisk råd i forbindelse med behandling av revisjonsrapporten på septembermøtet. På møtet ble det opplyst om hvilke regler og prosedyrer som gjelder herom. Kontrollkomiteen godkjente forslag til betenkning over Nordisk råds regnskap 2012, samt innstillingen om at Nordisk råd beslutter å ta regnskap og revisjonsberetning for Nordisk råd 2012 til etterretning. Kontrollkomiteen noterer informasjonen om udisponerte midler i Nordisk råd. 36/13 C 5/KK: Betenkning over Riksrevisjonens beretning om Nordisk kulturfonds virksomhet 2012 1 Betenkning over riksrevisjons beretning om Nordisk side 3 af 11
2 3 4 Kulturfonds virksomhet 2012 Beretning om revisionen for 2012 af Nordisk Kulturfonds årsregnskab - endelig Kulturfondet - Den uafhængige revisors påtegning Nordisk Kulturfond - Årsberetning 2012 og regnskap Riksrevisjonen i Danmark har framlagt sin beretning om revisjonen av Nordisk kulturfonds (NKF) regnskap for 2012, se bilag. Det er Kontrollkomiteens oppgave å forberede behandlingen av regnskapet ved Nordisk råds sesjon. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et forslag til Kontrollkomiteens betenkning. Det bemerkes at Riksrevisjonen i Danmark ikke har noen vesentlige merknader til regnskapet og forvaltningen av NKF. Kontrollkomiteen godkjente forslag til betenkning over Nordisk kulturfonds regnskap 2012, samt innstillingen om at Nordisk råd beslutter å ta regnskap og revisjonsberetning for Nordisk kulturfond 2012 til etterretning. Komiteen besluttet at tilføye merknader om egen kapital, resultatrapportering og tettere samarbeid med Kulturkontakt Nord (KKN) som en selvstendig at- sats. 37/13 Betenkning over meddelelse vedrørende Rek. 19/2012 1 Betenkning over meddelese fra Nordisk ministerråd vedr. Rek. 19/2012 Meddelelsen fra Nordisk ministerråd er forbundet til oppfølgningen av kontrolloppgaven i 2011 om effekten av Nordisk råds rekommandasjoner. Sekretariatet hadde til møtet utarbeidet et forslag til betenkning hvor det konstateres at ministerrådet har imøtekommet rekommandasjonen fra Nordisk råd på tilfredsstillende vis. Kontrollkomiteen godkjente betenkning over meddelelsen fra Nordisk ministerråd vedrørende Rek. 19/2012/KK; at ta meddelelsen til etterretning og anse rekommandasjonen som ferdigbehandlet for rådets del. 38/13 Institusjonsbesøk - rapport fra besøk hos NORDITA 1 2 3 Rapport fra institusjonsbesøk i NORDITA Utfyllende kommentarer fra NORDITA E 44/2013: Skriftlig spørsmål til regjeringene i Danmark, side 4 af 11
4 Finland, Island og Norge om finansieringen av NORDITA E 45/2013: Skriftlig spørgsmål til Danmarks, Finlands og Islands regjeringer om støtte fra de nasjonale forskningsråd til forskere ved NORDITA Sekretariatet hadde utarbeidet utkast til rapport fra besøket til NORDITA i april. Det konstateres at NORDITA oppfyller kriteriene om nordisk nytte. Videre at nedleggelse vil kunne svekke Nordens posisjon innenfor det internasjonale forskningsmiljø i teoretisk fysikk. Det advares mot en kraftig nedskjæring av bidraget fra NMR uten at det foreligger en konsekvensanalyse, og det etterlyses finansiering fra de nasjonale forskningsråd. Som oppfølgning på diskusjonen om NORDITA på siste møte er det reist skriftlig spørsmål om finansiering av NORDITA i større grad kunne foregå via de nasjonale forskningsråd. Svar fra de respektive regjeringer foreligger ikke. I forbindelse med diskusjonen opplyste Valgerður Gunnarsdóttir at hun hadde vært til møte med lederen Nordisk vulkanologisk institutt i Reykjavik (NORDVULK), som opplyst at institusjonen vil måtte redusere omfanget i virksomhet betydelig hvis de planlagte nedskjæringer på 20 % i budsjettet for 2014 blir vedtatt. En 10 % nedskjæring mener lederen at NORDVULK vil være smertefullt at gjennomføre, men kan klares uten alvorlig konsekvenser for virksomheten. Kontrollkomiteen besluttet å skrive inn i konklusjonen en klar anbefaling til Nordisk ministerråd om å gjennomføre en grundig konsekvensvurdering innen det reises forslag om betydelige nedskjæringer i Nordisk ministerråd til enkelte nordiske institusjoner eller samarbeidsorganer. Komiteen noterte informasjonen om spørsmålene rettet mot de relevante nordiske regjeringer om finansieringen av NORDITA, og besluttet å ferdigbehandle rapporten når svarene foreligger. 39/13 Institusjonsbesøk - rapport fra besøk hos NEF 1 Rapport fra institusjonsbesøk i Nordisk energiforskning (NEF) I forbindelse med Kontrollkomiteens møte i Oslo 29-30. mai besøkte Kontrollkomiteen Nordisk Energiforskning (NEF). Sekretariatet hadde til møtet utarbeidet utkast til rapport fra møtet. I utkastet til rapport konstateres at NEF oppfyller kriteriene om nordisk nytte. Rapporten påpeker utfordringer med 8-års-regelen, som påvirker effektivitet og kontinuitet i NEFs arbeid. Når det gjelder driftskostnadene, settes det fokus på at ytterligere besparelser kan oppnås ved å utnytte fordelene ved samlokalisering med NordForsk og Nordisk innovasjon. I rapporten reises også spørsmålet om det kunne være fordelaktig å utvide NEFs virksomhet på bekostning av de respektive nasjonale ordninger. side 5 af 11
Kontrollkomiteen godkjente rapporten om besøket til Nordisk energiforskning (NEF), og ga sekretariatet i oppdrag å sende den til rette vedkommende. 40/13 Institusjonsbesøk - rapport fra besøk hos NIOM 1 Rapport fra Kontrollkomiteens besøk til NIOM 29. mai 2013 I forbindelse med Kontrollkomiteens møte i Oslo 29-30. mai besøkte Kontrollkomiteen Nordisk Institutt for Odontologiske Materialer AS (NIOM). Sekretariatet hadde til møtet utarbeidet utkast til rapport fra besøket hos NIOM. I rapporten konkluderes at NIOM fyller en rolle som en enestående uavhengig institusjon for utprøving og testing av odontologisk materiale og medvirker derigjennom til pasient-sikkerhet i hele Norden. Videre, at NIOM vurderes i høy grad å oppfylle to av fire kriterier om nordisk nytte. Kontrollkomiteen ga sekretariatet i oppdrag å søke ytterligere informasjon fra NIOM angående det som Komiteen med utgangspunkt i presentasjonen vurderer som for ensidig fokus på Norge og Sverige. Videre, muligheten for NIOM til å oppnå effektivitetsgevinst ved samarbeid med tilsvarende andre institusjoner i Europa. 41/13 Institusjonsbesøk - rapport fra besøk hos NordForsk 1 Rapport fra institusjonsbesøk i Nordforsk I forbindelse med Kontrollkomiteens møte i Oslo 29-30. mai besøkte Kontrollkomiteen NordForsk. Sekretariatet hadde til møtet utarbeidet utkast til rapport fra besøket. Det konstateres at NordForsk oppfyller kriteriene om nordisk nytte. Det bør med fordel undersøkes om 8 års-regelen påvirker effektivitet og kontinuitet i NordForsks arbeid. Det reises spørsmål om det er riktig tolkning av 8 års regelen at foreldreorlov inngår i 8 årsperioden. Når det gjelder driftskostnadene, bør det undersøkes om ytterligere besparelser kan oppnås ved å utnytte fordelene ved samlokalisering med NEF og Nordisk innovasjon. Kontrollkomiteen drøftet 8-årsreglen mer generelt. Komiteen har notert at det er flere institusjoner som opplever den som et problem. Komiteen mener derfor at det kunne være aktuelt å gjøre en utredning av konsekvensene av 8-årsreglen, og ta opp spørsmålet om den med fordel skal tillempes på en mer fleksibelt måte hva angår visse stillingskategorier. side 6 af 11
Videre, om det kunne være aktuelt å sende en henvendelse til Nordisk ministerråd for å be om en forklaring på hvorfor foreldreorlov inngår i 8- årsperioden for ansatte i Nordisk ministerråd og de nordiske institusjoner. Kontrollkomiteen godkjente rapporten om besøket til NordForsk, og ga sekretariatet i oppdrag å sende den til rette vedkommende. Komiteen besluttet å sende henvendelse til Nordisk ministerråd angående 8- årsregelen, inklusive spørsmålet om foreldreorlov skal inkluderes innenfor rammen av de 8 år. 42/13 Institusjonsbesøk - rapport fra møtet med Nordisk Innovation 1 Rapport fra Kontrollkomiteens møte med Nordisk Innovasjon 30. mai 2013 I forbindelse med Kontrollkomiteens møte i Oslo 29-30. fikk Komiteen besøk av Nordisk Innovation. Sekretariatet hadde til møtet utarbeidet utkast til rapport fra møtet. I utkastet til rapport konstateres at Nordisk innovasjon oppfyller kriteriene om nordisk nytte. Når det gjelder driftskostnadene, settes det fokus på at ytterligere besparelser kan oppnås ved å utnytte fordelene ved samlokalisering med NordForsk og Nordisk energiforskning. Kontrollkomiteen godkjente rapporten fra møtet med Nordisk Innovation med tilføyelse om å påpeke at arbeidet med samordning av EUs regelverk er særlig viktig, samt fremheve Nordisk Innovations sentrale rolle i arbeidet med å implementere Nordisk ministerråds globaliseringsinitiativ, og dermed har bidratt til å øke Nordens innflytelse internasjonalt. Komiteen ga sekretariatet i oppdrag å sende rapporten, med de nevnte tilføyelser til rette vedkommende. Saker til orientering 43/13 Effektivisering av arbeidet med Nordisk råds rekommandasjoner 1 2 Oversikt over utvalgenes behandling - Effektivisering av Nordisk råds rekommandasjoner Vejledning til NR medlemmer ved udarbejdelse af medlemsforslag side 7 af 11
I 2011 ble det gjennomført en utredning om effekten av Nordisk råds beslutninger. Nordisk råds sesjon i Helsingfors vedtok et forslag fra Kontrollkomiteen om effektivisering av Nordisk råds rekommandasjoner. På Kontrollkomiteens januarmøte i Reykjavik presenterte sekretariatet en plan om den videre oppfølgningen i de ulike instanser: utvalgene, de nasjonale delegasjoners sekretariater, Presidiet og rådssekretariatet. Som en del av oppfølgningen har Sekretariatet utarbeidet utkast til veiledning/sjekkliste til medlemmene av Nordisk Råd, som med fordel kan brukes ved forberedelse av medlemsforslag. Sekretariatet planlegger at fremlegge et forslag om veiledningen/sjekkliste til godkjennelse på Presidiets desembermøte. Kontrollkomiteen noterer informasjonen om arbeidet med veiledning/sjekkliste ved utarbeidelse av medlemsforslag. Komiteen ba Sekretariatet vurdere om punkt d) i veiledning kunne være overflødig. 44/13 Rapportering til Kontrollkomiteens septembermøte 2013 Ingen bilag Sekretariatet opplyste at som oppfølging på siste møte ble det sendt brev til Nordisk ministerråd med spørsmål om driften av de nordiske hus. Videre, er det rettet en henvendelse til Nordisk råds organer med oppfordring til at de tar opp spørsmålet om nytteverdien av de nordiske institusjoner og samarbeidsorganer, og om de dekker behovet for institusjonelt samarbeid innenfor deres respektive ansvarsområder. Kontrollkomiteen noterte infomasjonen. 45/13 Årsrapporter - Nordisk institusjoner 2012 1 Institusjoner - Årsrapporter Oversikt 2012 2 NHV - Årsrapport 2012 3 NVC årsberetning 2012 4 Nordregio - Årsrapport 2012 5 NIVA - Revisjonsberetning 2012 6 Nopef - Årsrapport 2012 7 NordGen - Årsrapport 2012 8 NordicomÅrsrapport 2012 feb 2013 9 Nordens hus i Reykjavik (NOREY) - resultatrapport 2012 10 NOREY - Årsregnskab_12_final (3) side 8 af 11
11 Resultatrapport for Nordens Hus på Færøerne - 2012 12 Årsrapport 2012 - Nordens institut på Åland 13 NAPA revisionsprotokol 2012 14 NAPA årsrapport 2012 15 Årsrapport Nordisk Innovation 2012 16 NEF årsrapport 2012 endelig med korr 130513 uten signatur (2).pdf 17 Nordforsk årsrapport 2012 18 Kulturkontakt NORD - Årsrapport 2012 FINAL Ifølge arbeidsplanen skal Kontrollkomiteen årlig ha en gjennomgang av de nordiske institusjoners årsrapporter. Det er i 2013 innkommet årsrapporter fra 17 institusjoner om virksomheten i 2012. Sekretariatet hadde til møtet utarbeidet en tabell med noen økonomiske nøkkeltall fra rapportene. De nevnte institusjoner mottok i 2012 over 400 MDKK fra Nordisk ministerråd (av i alt 987 MDKK). Kontrollkomiteens noterte informasjonen. Komiteen noterte at NHV vil bli nedlagt i løpet av 2014 og noen oppgaver vil bli overført til NVC, og at det vil bli aktuelt for Komiteen at se nærmer på dette på et kommende møte. 46/13 Referat fra Kontrollkomiteens møte 29-30. mai 2013 1 Referat Kontrollkommittén 29. maj 2013 kl. 0:00 Referat fra Kontrollkomiteens møte i Oslo den 29-30. mai 2013 ble godkjent gjennom skriftlig prosedyre med svarfrist 17. juni. Referatet er publisert på www. norden.org. Kontrollkomiteen noterte at referatet fra møtet 29-30. mai i Oslo er godkjent pr. skriflig prosedyre 17. juni 2013. 47/13 Eventuelt Ingen bilag side 9 af 11
Anita Brodén reiste spørsmålet om økt bruk av de digitale midler i dokumentasjonen av Nordisk råds møter. Hun foreslår at Kontrollkomiteen tar saken opp til behandling. Kontrollkomiteen besluttet å ta spørsmålet om økt bruk av de digitale midler i dokumentasjonen av Nordisk råds møter opp med tilknytting til arbeidsplanen i 2014. side 10 af 11
Til stede Den socialdemokratiska gruppen (S) Sonja Mandt (A), Norge Formand Billy Gustafsson (S), Sverige Mittengruppen (M) Anita Brodén (FP), Sverige, Suppleant for Jan Lindholm Den konservativa gruppen (K) Valgerður Gunnarsdóttir (Sj.), Island Den vänstersocialistiska gröna gruppen (VSG) Steen Gade (SF), Danmark Nordisk frihet Maria Tolppanen (saf), Finland, Suppleant for Lauri Heikkilä Forfald Den konservativa gruppen (K) Eero Suutari (saml), Finland Sekretariat Tryggvi Felixson, Nordisk Råd Bente Øxseth, Nordisk Råd Kamilla Kjelgaard, Nordisk Råd, Danmarks delegation Paula Moisander, Nordiska rådet, Finlands delegation Lárus Valgarðsson, Nordisk Råd, Islands delegation Bjørn Andreassen, Nordisk Råd, Norges delegasjon Dan Alvarson, Nordiska rådet, Sveriges delegation Marianne Seip, Den socialdemokratiska gruppen (S) Hildur Helga Gisladóttir, Mittengruppen side 11 af 11