+ HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 82/12 IKT-Strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger Saksbehandler Bård Helge Hofstad Ansvarlig direktør Torbjørg Vanvik Saksmappe 2011/606 Dato for styremøte 8. november 2012 Forslag til vedtak: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-Strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger, og ber om at denne legges til grunn for Del II, arbeid med tiltak og handlingsplaner. 2. Styret ber administrerende direktør sluttføre reorganisering av IKT-området regionalt og gjennom dette tydeliggjøre ansvarsforhold mellom HF og RHF. Stjørdal 1.11.12 Gunnar Bovim Administrerende direktør 1
SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken 1. IKT-Strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger 2. Oversikt forankringsprosess 3. Mottagere invitasjon innspillsrunde Utrykte vedlegg i saksmappen Ingen GJELDENDE FORUTSETNINGER Gjennomføring av IKT-strategiprosjektet er vedtatt i styret i Helse Midt-Norge RHF (Sak 36/12, mai 2012). Strategiarbeidet bygger på Strategi 2020, som er vedtatt som hovedretning på arbeidet med utvikling av spesialisthelsetjenesten i Midt-Norge. BAKGRUNN Moderne informasjonsteknologi må støtte opp under målene som beskrives i Nasjonal Helse- og omsorgsplan 2011-2015: IKT-systemer kan bidra til bedre behandling, mindre pasienttransport, bedre lokale helsetilbud, bedre utnyttelse av ressurser og styrking av pasient- og brukerrollen. Endringer i medisinsk kunnskap, ny teknologi og nye behandlingsmetoder stiller nye krav til organisering av helsetjenesten: Ved innføring av ny teknologi utgjør selve teknologien bare cirka 20 prosent av de endringene som blir satt i verk. Det øvrige dreier seg om arbeidsformer og organisering 1. Regjeringen vil, i løpet av 2012, fremme en stortingsmelding om elektronisk samhandling i helse og omsorgssektoren. Viktige temaer i meldingen vil være elektronisk meldingsutveksling, tilgjengelighet til pasientopplysninger, nettjenester til pasient og bruker og kunnskapsstøtte til helsepersonell. FAKTISKE OPPLYSNINGER Strategiens første del, vedlagte dokument IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger, beskriver utfordringsbildet og målsetninger. Andre del, IKT Handlingsplan 2013-2016, vil utarbeides i neste fase og gi føringer for Helse Midt-Norges langtidsbudsjett. Handlingsplanen vil deretter rulleres. Det utarbeides en egen kommunikasjonsplan. 2
Formålet med IKT strategien er å formulere de strategiske målene for IKT som gjør at Helse Midt-Norge skal ta i bruk IKT-løsninger som bidrar til økt pasientsikkerhet, bedre kvalitet, effektiv drift og forbedret produktivitet i helseforetaksgruppen. IKT-løsningene skal muliggjøre realisering av Strategi 2020, og sikre god samhandling internt og med andre ledd i helsetjenesten. IKT strategien skal sikre håndtering av tiltak på kort og lang sikt, både i kjernevirksomhet og staber. Strategiske hovedmål For å møte utfordringene beskrevet i strategien, er det nødvendig med nye veivalg, nye prioriteringer av teknologivalg, samt forbedring av måten vi organiserer, støtter og driver kjernevirksomheten. Strategiarbeidet har derfor definert fem strategiske hovedmål for IKT som redskap for å støtte og gjennomføre nødvendige prioriteringer og endringer. Disse skal legges til grunn for de valg som skal gjøres framover: Standardisering Informasjonsdeling gjennom hele pasientforløp Journalsystemer i strukturert form og med aktiv beslutningsstøtte Bedre ressursutnyttelse og pasientlogistikk, redusert pasienttransport Bedre prioriterings- og gjennomføringsevne Felles for de strategiske hovedmålene for IKT er at de vil bidra til å øke kvalitet i pasientbehandling, bedre pasientsikkerhet, gjøre systemene mer brukervennlige og dermed sette helsepersonell i stand til å utføre sine oppgaver på en bedre og mer effektiv måte. INNKOMNE UTTALELSER Både utfordringsbildet, hovedområder og IKT støtte, og strategiske hovedmål som beskrevet i del I er lagt frem i styresaker i de lokale HF styrer i Helse Midt-Norge før vedtak i styret Helse Midt-Norge RHF. Helseforetakenes styrevedtak. Styret for Rusbehandling Midt-Norge HF gjorde 16.10.2012 følgende vedtak: Styret slutter seg til de strategiske hovedmål for IKT-området. Styret for Ambulanse Midt-Norge HF gjorde 17.10.2012 følgende vedtak: Styret i Ambulanse Midt-Norge HF slutter seg til innholdet i det framlagte dokumentet IKT-strategi Helse Midt-Norge del I, Målsettinger. 3
Styret slutter seg også til administrasjonens innspill til denne strategien som omhandler de spesielle forholdene i ambulansetjenesten og de signaler dette gir i den videre prosessen med å utarbeide en felles IKT-strategi for Helse Midt-Norge som også er hensiktsmessig for ambulansetjenesten. Styret ber administrasjonen om å fortsette arbeidet sammen med IKT-strategigruppa fram mot en endelig sak til styret i Helse Midt-Norge RHF i mars 2013. Styret for Helse Nord-Trøndelag HF gjorde 18.10.2012 følgende vedtak: Styret tar del 1 av den regionale IKT strategien til etterretning. Styret ber om at kommunehelsetjenesten blir en integrert del av det videre arbeidet med IKT-strategien. Styret for Sykehusapotekene i Helse Midt-Norge HF gjorde 22.10.2012 følgende vedtak: Styret for Sykehusapotekene i Helse Midt-Norge slutter seg til IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. Styret for Helse Møre og Romsdal HF gjorde 23.10.2012 følgende vedtak: 1. Styret for Helse Møre og Romsdal HF sluttar seg til innhaldet i det framlagte dokumentet IKTstrategi Helse Midt-Norge del I, Målsettinger. 2. Styret for Helse Møre og Romsdal HF ber om at ein legg opp til ei trinnvis innføring av IKT-strategien for å sikre dei høge målsettingane. Det er viktig å legge til rette for systemuavhengig samhandling i vidareutviklinga av IKT-strategien. Styret for St. Olavs Hospital HF gjorde 25.10.2012 følgende vedtak: 1. Styret for St. Olavs Hospital slutter seg til IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. 2. Styret ber om at man i arbeidet også hensyntar behovet for IKT-løsninger som understøtter målet om en tett organisatorisk samordning mellom Det medisinske fakultet og St. Olavs Hospital i et integrert universitetssykehus. 3. Styret ber om at IKT-strategien klargjør rollefordelingen mellom eier og det enkelte HF i arbeidet med gjennomføring av strategiene. Invitasjon til innspill er søkt bredt distribuert ( vedlegg: liste ) og gjennom Helse Midt-Norges internettside Innspill er mottatt fra: Arbeidsutvalget (AU) i Helse Midt-Norge RHF Brukerutvalget i Helse Midt-Norge RHF DIPS NTNU, Det Medisinske Fakultetet Evry Exonor Cambio Hemit arkitekturforum om vedlegg Hemit Legeforeningens regionutvalg Nord-Trøndelag Fylkeskommune St. Olavs Hospital, Fagavdelingen St. Olavs Hospital, Forskningsposten Sykehusapotekene i Midt-Norge 4
Tieto HiST 11 direkteinnspill fra enkeltpersoner Det gies gjennom innspillene generell tilslutning til utfordringer og strategiske hovedmål. Mange innspill gir råd til videre arbeid med handlingsplaner og løsningsvalg. Eksempler på viktige innspill er: Brukerutvalget i Helse Midt-Norge RHF: -alle strategier i helseforetakene må ha grunnleggende fokus på at målsettingen med alt arbeid er pasientbehandling, og at både personell, lokaler og utstyr er virkemidler for å oppnå gode spesialisthelsetjenester Arbeidsutvalget (AU) i Helse Midt-Norge: -i forhold til alle gode formål i IKT-sammenheng, så må funksjonaliteten opp mot de store kliniske brukergruppene være det aller viktigste og vektlegges deretter! AU vil for øvrig understreke at det synes å være gjort et godt og grundig arbeid i fase en med IKT-strategien. Det medisinske fakultet, NTNU: - Helse Midt-Norges strategi må legges til grunn for arbeidet med IKT løsninger slik at strategien bygger opp under hele virksomhetens strategi. Det synes som om IKT strategien slik den foreligger i hovedsak omhandler den kliniske virksomheten og ikke de andre lovpålagte oppgavene forskning, utdanning og pasient og pårørende opplæring. Regionsutvalg Midt-Norge, Den Norske Legeforening: -sykehus er kompetanse og problemløsningsbedrifter og ikke produksjonsenheter. -videre prosesser må involvere primærhelsetjenesten. -det vil være et betydelig behov for finansiell styrke til oppgradering og videreutvikling av IKT systemer. HELHETLIG DRØFTING Strategiens Del I, Målsetninger Gjennom sluttføring av prosessen, innspillsrunde og styrevedtak er pasientperspektivet og pasientsikkerhet tydeliggjort som bakgrunn for strategien. Tilsvarende framstår behovet for å presisere sammenhengen mellom IKT strategien og Helse Midt-Norges strategi 2020 samt virksomhetsstrategisk arbeid og utviklingsplaner i regionen for øvrig. Teknologisk forbedring må bidra til bedre drift i eksisterende sykehus men spesielt forbedret kvalitet og effektivitet i nye sykehus. Innspill til handlingsplaner og løsningsforslag vil bli tatt med i den videre prosess med strategiens del II. 5
Prosess for organisering innenfor IKT-området IKT-strategiens Del I, Målsetninger, formulerer en rekke målsetninger for forbedret prioriteringsog gjennomføringsevne. Disse målsetningene medfører behov for en endret organisering innenfor IKT-området, i hele foretaksgruppen. Det er behov for å tydeliggjøre roller, samt definere ansvar for ulike prosesser i foretaksgruppen. Det er nær sammenheng mellom kjernefunksjoner i sykehus, virksomhetsstrategisk arbeid og arbeidet med IKT strategi. Denne koblingen må sees igjen i ansvarsmatriser og rolledefinisjoner og gjenfinnes i endelige forslag til organisering Helse Midt-Norge RHF har ansvar for å operasjonalisere strategien, fokusere innsatsen i regionen samt koordinere på vegne av regionen nasjonalt. Administrerende direktør vil etablere en regional IKT-funksjon med autoritet på strategi og utvikling innenfor området. For å sikre tilstrekkelig grad av nødvendig basisutvikling vil det vektlegges å ivareta basisoppdrag knyttet til IKTarkitektur og infrastruktur på en felles måte for hele foretaksgruppen. Administrerende direktør mener videre at Helse Midt-Norge bør ha en avdeling eller fellestjeneste for IKT utviklingsoppgaver, drift og forvaltning. Med drift forstås her applikasjonsdrift/systemdrift, og drift av basis programvare og infrastruktur. Med forvaltning forstås nødvendige endringer og oppdateringer av programvare og infrastruktur, herunder prosesser for test og verifikasjon av oppgraderinger og nye versjoner. I dag reguleres kunde/leverandørforhold gjennom tjenesteavtaler som avtales mellom Hemit og det enkelte helseforetak. Den fremtidige organiseringen må legge til rette for at helseforetakene har et mer aktivt forhold til tjeneste- og kostnadsutvikling innenfor IKT-området. IKT-drifts- og forvaltningsenheten skal ha et kontinuerlig press på effektivitet og leveranser til avtalt tid og kvalitet. For å sikre gjennomføringsevne i hele foretaksgruppen må det gjennom en organiseringsprosess etableres rammer for organisering av IKT-området i HF. Involvering av helseforetakene i IKT-spørsmål, for eksempel prioriteringsspørsmål, må kunne skje på lik måte på tvers av helseforetakene. Helseforetakene må sørge for arenaer i linjeorganisasjonen der IKT-spørsmål, for eksempel prioriteringsspørsmål, kan diskuteres og avklares. Helseforetakene må planlegge og gjennomføre innføring i tråd med regionale føringer, og har ansvar for den operative gjennomføring av opplæring og kompetanseheving. Foretakene må prioritere ledelselseskapasitet og frigjøre tid for nøkkelpersonell som skal ta ansvar for å identifisere behov, stille krav og definere hvordan standardiserte pasientforløp skal støttes av IKT-systemene. Foretakene har videre ansvar for å utvikle og forbedre sin organisasjon for innføring av IKT, herunder planlegging og gjennomføring av gevinstrealisering. Helseforetakene skal bidra med kompetanse som kan delta i utviklingsprosjekter med spesifikasjoner og testing. Administrerende direktør vil formulere slike rammer i styringsdokumenter eller gjennom foretaksmøter for 2013. 6
KONSEKVENSVURDERING Måldokumentet IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger beskriver dagens utfordringsbilde som del av underlaget for forslag til målsetninger. Dette antyder konsekvenser ved å ikke definere mål innenfor området. Det er gjennomført konsekvensvurdering i henhold til metodikk vedtatt i styret i sak 86/11: Område Befolkning Trygghet Negative og positive konsekvenser Realisering av de beskrevne målsetninger vil generelt kunne øke trygghet i befolkningen med hensyn til kvalitet i pasientbehandling og pasientsikkerhet. De deler av befolkningen som ikke føler at de behersker digitale kommunikasjonsmedier vil kunne føle retningen som utrygg. Bruker (pasient) Pasientservice Ventetid Likeverdige tilbud Pasientreiser-/transport Faglig kvalitet Medisinsk faglig/helsefaglig Robuste fagmiljø/rekruttering Utdanning av helsepersonell Spesialistutdanning Forskning Personvern må generelt ivaretas for å sikre tillit i befolkning. For brukere/pasienter vil gjennomføring av strategien kunne medføre dramatisk bedret opplevelse av service. Lukke gapet mellom tilgjengelig elektroniske verktøy og pasientenes manglende opplevelse av bruk i helsesektoren. Gjennom etablert klinisk beslutningsstøtte og standardiserte pasientforløp kan likeverdighet i tilbudet bli bedre.. Potensialet for redusert omfang av pasienttransport anses å være stort. Erfaringer fra sykehus som har etablert IKT-støtte som beskrevet i målsetningene dokumenterer økt faglig kvalitet. Strukturerte pasientjournaler vil gi et bedre datagrunnlag for forskning og utdanning. Aktiv klinisk beslutningsstøtte sikrer bedre utdanning og likeverdighet i behandling. Letter arbeidet med kvalitetsregistre. 7
Område God ressursutnytting/økonomi Økonomi Drift Investering Negative og positive konsekvenser Målsetningene er ambisiøse. Det foreligger derfor normal til høy gjennomføringsrisiko. Flere avhengigheter stiller store krav til styring og koordinering. Avhengigheter må utredes og vil kunne kreve økt kompetanse og kapasitet i den regionale foretaksledelsen, i Hemit og i de enkelte helseforetak IKT-kostnader vil øke. Det antaes krevende å realisere nytteeffekter i helseforetakenes kjernevirksomhet. Teknologi Teknologi (IKT/MTU) Bygg Kultur, medarbeider Helse, miljø og sikkerhet Attraktiv arbeidsplass Samarbeidspartneres/andre enheters påvirkning på evne til å yte tjeneste Prehospitale tjenester Tjenester i ulike avdelinger i HF Kommunale tjenester Fastlegers tjenester Andre HF/instansers tjenester Samfunn omdømme Bosetning Arbeidsplasser Lokalt næringsliv Omdømme i befolkningen Politikk Handlingsplan som utarbeides i strategiens Del II vil inneholde risikoanalyse. Mer avhengighet til systemer gir økt konsekvens ved systemstans. Strategien gir bedret grunnlag for planlegging av prosjekter for sykehusbygg, og kan blant annet bidra til mer rasjonelle bygninger. Standardisering og digitalisering omfatter endrede samarbeidsprosesser mellom ansatte og vil kreve endringsevne og modenhet i organisasjonene. Samhandlingsreformens ambisjoner og nivåenes utfordringer kan ikke løses uten nye IKT løsninger. Samhandling- og dokumentasjonsevne innen ambulante enheter i hele foretaksgruppen vil forbedres. Pasientsikkerhet forbedres, spesielt i grensesnitt mellom enheter. Helsetjenestens omdømme som sinke i bruk av elektroniske løsninger må/kan forbedres. Det er politisk interesse for kopling teknologi og helse, ny satsning i kombinasjon med ønske om bedre sikkerhet for pasienter. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Fremtidige IKT-kostnader antas å ville øke. Budsjetter vil legges som del av det pågående arbeidet med IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II, Handlingsplan, og koordineres med langtidsbudsjettprosess. Strategiprosjektet (utredningsdelen) vil gjennomføres i henhold til vedtatt prosjektbudsjett. 8
ADM. DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Administrerende Direktør anbefaler at styret vedtar IKT-Strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger, og at denne legges til grunn for Del II, arbeid med tiltak og handlingsplaner. Målsetningen om bedre prioriterings- og gjennomføringsevne medfører behov for en endret organisering innenfor IKT-området, i hele foretaksgruppen. Administrerende direktør vil videreføre arbeidet med organisering som tydeliggjør ansvarsforhold mellom HF og RHF. 9