Behandles av: Møtedato: Utv. saksnr: Sakstype: Tjenesteutvalget 04.02.20 004/ Å P Formannskapet 05.02.20 002/ Bystyret 12.02.20 002/ Arkivnr.: K1- Saksbehandler: Aud Sunniva Fuhr Dok.dato: 22.01.20 Arkivsaksnr.: /87-1 Tittel: Kommunalsjef teknisk sektor Utvikling av Dovre - status og videre prosess Administrasjonens forslag: 4. Valg av bestemmer den økonomiske søknad til bystyret. 04.02.20 Behandling i Tjenesteutvalget Kommunalsjef for teknisk sektor og prosjektleder fra Faveo Jan Willy Føreland, svarte på spørsmål. Forslag fra Tor Olav Tønnessen Pp: Administrasjonens innstilling tas til foreløpig orientering. Oversendelsesforslag fra Tor Olav Tønnessen Pp: 1. Prosjektet skal styres av en byggekomite med tung politisk representasjon. 2. En OPS-modell utredes økonomisk for kontraktsperioden og sammenliknes med finansiering av en ordinær kommunal investering. 3. I denne omgang vurderes bare området syd-øst for rv. 420 4. Mulighet for flere sykehjems-/omsorgsboliger innenfor området vurderes i et fremtidig byggetrinn 2. 5. Utvidelse av borettslaget vurderes. 6. Eksisterende gymnastikksal beholdes. Oversendelsesforslag fra Andreas Brovig Krf: Muligheten for å flytte voksenopplæringen og kulturskolen til Brentemoen skole skal vurderes, i tillegg til etablering av en mulig barnehage i Dovreområdet. Votering: Vedtak 5 mot 4 stemmer. 5 stemte for administrasjonens forslag og 4 for Tor Olav Tønnessens forslag.
Flertallet var: Andreas Brovig Krf, Heidi M. Oftedahl H, Lars Gunnar Nag H, Anne Rød Moen H og Kay G. Arntzen Frp. Mindretallet var: Tor Olav Tønnessen Pp, Jon Røthe A, Preben Værholm A og Svenny Karlson SV. TU-004/ Innstilling fra Tjenesteutvalget: Administrasjonens forslag vedtas med 5 mot 4 stemmer. 4. Valg av bestemmer den økonomiske søknad til bystyret. 05.02.20 Behandling i Formannskapet Før behandlingen av saken startet, presenterte Faveo v/ Jan Willy Føreland, assisterende rådmann og kommunalsjef tekniske tjenester mulighetsstudie Dovre. Etter tidligere møte med gruppeledere har kommunalsjef tekniske tjenester utarbeidet alternativt organisasjonskart som legges til grunn for formannskapets behandling. Vedtak: Forslag fra Einar Holmer-Hoven H vedtas: Administrasjonens forslag vedtas med følgende endring i organisasjonskartet: Politisk ressursgruppe utgår. 3 politikere går inn i styringsgruppen. De tre politikerne velges i bystyrets møte 12.2.. FS-002/ Innstilling fra formannskapet er dermed: 4. Valg av bestemmer den økonomiske søknad til bystyret. Endring i organisasjonskartet: Politisk ressursgruppe utgår. 3 politikere går inn i styringsgruppen. De tre politikerne velges i bystyrets møte 12.2.. 12.02.20 Behandling i Bystyret Forslag: fra Einar Holmer-Hoven H: Forslag fra formannskapet vedtas. Politikere som går inn i styringsgruppen for prosjektet er følgende: Arne Thomassen, Helge Røed og Dina Stendal.
Vedtak: Innstilling fra formannskapet med tilleggsforslag fra Holmer-Hoven vedtas. BS-002/ Bystyrets vedtak er dermed: 4. Valg av bestemmer den økonomiske søknad til bystyret. Endring i organisasjonskartet: Politisk ressursgruppe utgår. 3 politikere går inn i styringsgruppen. Politikere som går inn i styringsgruppen for prosjektet er følgende: Arne Thomassen, Helge Røed og Dina Stendal. Saksopplysninger: Bystyrets vedtak á 11.12.13 sier at: " Dovre området skal utvikles til et moderne helsesenter tilpasset Samhandlingsreformen..i løpet av 20 inviteres det til anbudskonkurranse der målet er å starte bygging senest 01.01.2015. Dette skal utføres i samarbeid offentlig/ privat" Det foreligger godkjent områdereguleringsplan for Dovre. Faveo Prosjektledelse AS har på bestilling og i samarbeid med Lillesand kommune utarbeidet en mulighetsstudie for Dovre området. Viktig premiss for mulighetsstudiet var å tilrettelegge for en optimal utnyttelse av området til helse- og sosialformål, kombinert med kommersiell areal. Dette for å optimalisere deler av eiendommen som innsatsfaktor for finansiering av de offentlige funksjonene som er ønsket lagt til området. Mulighetsstudiet konkluderer med: B/T 6 kan utnyttes til skoleformål ihht innmeldt behov og gitte premisser i mulighetsstudiet. Prioriterte offentlige funksjoner ihht til innmeldt behov og gitte premisser i mulighetsstudiet, kan løses ved ombygging og nybygg av Lillesand bo og aktivitetssenter (LBA) Mulighetsstudiet viser at deler av området egner seg for utvikling av kommersielle funksjoner og boligområde Studiet anbefaler å holde på den regulerte rundkjøringsløsning FV420 (Myra). Mulighetsstudiet blir presentert for Tjenesteutvalget 04.02.15 og Formannskapet 05.02.15. Vurdering: Mulighetsstudiet Dovreområdet
I mulighetsstudiet er det utarbeidet et konsept som er kommersielt interessant og samtidig løser de prioriterte offentlige funksjonene. Skissert konsept gir stor valgfrihet knyttet til gjennomføring. Utbyggingen kan gjennomføres etappevis i tråd med behovene, kommunens økonomiske evne og kommersielle muligheter. Skissert utbygging gir kommunen fleksibilitet til å avgjøre hva kommunen ønsker å gjennomføre i offentlig regi og hva en vil overlate til markedet. Mulighetsstudiet legges som grunnlag for det videre arbeid med utvikling av Dovre området. I dette arbeidet vurderes det om foreslått konsept er et godt grunnlag for en videre langsiktig utvikling av området. Gjennomføring - offentlig privat samarbeid (OPS) OPS er betegnelsen på ulike gjennomførings modeller av forpliktende partnerskap mellom det private og det offentlige. I en tradisjonell OPS - modell er det vanlig at det er leverandøren som står for finansiering, prosjektering, bygging og drift av bygget/fasiliteten. Avtalens kontraktstid er normalt på 20-40 år. OPS- modell er en ressurskrevende, av den grunn bør OPS-modellen vurderes på prosjekter hvor det foreligger klare insitamenter for at et offentlig privat samarbeid gir totalt sett et bedre tilbud for kommunen. I følgende konsept ligger det til rette for markedsmessige insitamenter som kan minimere kommunens risiko ved å øke det økonomiske potensialet i prosjektet ved å tilrettelegge for tilleggselementer som kan skape merinntekter for et OPS- selskap. For å klarlegge om konseptet i dagens marked har kommersiell muligheter og eventuelt hvilke insitamenter kommunen bør tilrettelegge for, anbefales det å gjennomføre en markedssondering før det tas endelig stilling til. Prosess og organisering i tidlig fase Kommunalsjefen for teknisk har fått i oppgave av rådmannen å etablere et prosjekt for planlegging og gjennomføring av bystyrets vedtak à 11.12.13.I tidligfasen vil prosessen bestå av følgende hovedaktiviteter ( se vedlagt prosessplan): Etablering av prosjekt Videreutvikle og kvalitetssikre konsept o o Klarlegge og kvalitetssikre de offentlige funksjonene Utarbeide en kommersiell modell for prosjektet Utarbeide og kontraktsstrategi Utarbeide konkurransegrunnlag Anbud og kontrahering av leverandør I tidligfasen er det viktig å bruke tid på kvalitetssikring av behov og konsept samt utarbeider en omforent funksjonsbeskrivelse. I en OPS modell er utarbeidelse av konkurransegrunnlag og gjennomføring av selve konkurransen en krevende prosess. Avtalestrukturen er
kompleks. Det avgjørende styringsdokumentet i en OPS- modell er kontrakten, ved å ta for lett på disse forholdene kan kommunen komme meget dårlig ut både i forhold til leieavtaler, kvalitet og merkostnader ved endringer. Følgende er det lagt opp til en prosess som hensyn tar disse forholdene slik at en får en forsvarlig prosjektgjennomføring. Til orientering har normalt OPS prosjekter 4 6 måneders lengre planleggingstid enn ordinære byggprosjekter. Erfaringer fra OPS prosjekter hos Undervisningsbygg Oslo, Vegvesenet og Aquarama AS viser: OPS som krever forståelse og aksept fra dem som er med i prosessen. Det er bedre med et lite team med dybdeforståelse enn større gruppe der den enkelte ikke har satt seg inn i helheten. Behov for effektive og korte beslutningslinjer Behov for kompetanse spesielt knyttet til økonomi / finans og juss Prosjekter som er tenkt gjennomført som en variant av OPS krever profesjonalitet og høy kompetanse både hos leverandør og kommunen. På grunn av prosjektets kompleksitet og bystyrets vedtak om offentlig privat samarbeid, anbefaler kommunalsjefen at en i prosjektets tidligfase organiserer prosjektet tilpasset OPS som (se vedlegg 1.) Administrasjonen etablerer en liten prosjektgruppe med utgangspunkt i prosjektets disipliner. Prosjektgruppen rapporterer til styringsgruppen som ledes av rådmannen. Sektorrepresentant ivaretar brukermedvirkning gjennom brukergrupper. Grupper etableres ved behov. Politisk opprettes det en liten ressursgruppe med utgangspunkt i prosjektets disipliner. Ressurs gruppen skal ivareta dybde forståelse for OPS som, kompetanse og bidra til effektive og korte beslutningslinjer. Da denne organisering av prosjekt avviker fra Lillesand kommunes investeringsinstruks, utarbeides det et mandat for prosjektorganisasjonen som legges fram politisk. Parallelt settes det i gang en justering av kommunens investeringsinstruks. Referanseprosjekter Prosjektet har et potensial til å bli en pilot på innhold og gjennomføring. Følgende referanseprosjekter benyttes i tidligfasen. - Bråta bo- og aktivitetssenter (innhold/ prosess) - Grimstad omsorgsboliger/ sykehjem (konkurranse) - Aquarama () - Ungdomsskole i Lyngdal /Lyngdalsmodellen (Gjennomføringsmodell) Finansiering
Det er bevilget 1 mill kr. til utvikling av Dovre, av de er 300 000 kr. brukt til bl.a mulighetsstudiet. Valg av bestemmer den økonomiske søknad til bystyret. Prosessplan for tidligfasen Hovedtiltak Aktivitet Fremdrift 20/15 Mulighetsstudie Ferdigstillelse av mulighetsstudie Jan Etablere prosjekt Definere målsetting for prosjektet Jan-feb Utvikle og kvalitetssikre konsept Gjennomføringsmodell Konkurranse Prosjektsstrategi: etablere prosjekt organisasjon, mandater, styringsdokumenter Behovsavklaringer: definere målgruppe, funksjonskrav, velferdsteknologi, miljøkrav, næringsrelatert virksomhet, Utarbeide kommersiell modell: vurdere prosjektets lønnsomhet og langsiktig avkastning, finansiering /eierform (bygg/leie/borrettslag), tilskudd/ støtteordninger, moms, alternativs-vurderinger, usikkerhets vurderinger, Lcc- analyser. Markedssondering: presentasjon av konsept og gjennomføring av dialogmøter Utforme og kontraktstrategi: Vurdere avtaleform / type OPS (bygg/drift/tjenesteutsetting) Utarbeide anskaffelsesstrategi: Hvordan gjennomføre konkurransen eks, tradisjonell anbud, konkurransepreget dialog, konkurranse m/ forhandlinger Utarbeide konkurransegrunnlag: Funksjonsbeskrivelse og kommersiell modell nedfelles i konkurransegrunnlaget. Betalingsmekanismer, kontraktsvilkår vurderes Utlysning av konkurranse - fremdrift avhengig av konkurranse form Jan-mars Jan april Jan-april Feb-Mars April- mai April- mai Maiaugust Sept Evaluering av tilbud (hensyntatt budsjett prosess) Jan 2015 Forhandling kontrakt/ kontrahering av leverandør Sak: presentasjon av mulighetsstudie, prosess og organisering i tidligfasen Feb.-mars 15 Feb Sak: Mandat prosjekt organisasjon Mars Politiske beslutninger Sak: Forslag til / anskaffelsesstrategi. OPS/ tradisjonell kontrakt Mai Sak: Forslag til konkurransegrunnlag Sept
Sak: Valg av leverandør 2015 Erfaring ved etablering av OPS prosjekt (v/ bestiller/eier/leverandør) Feb Informasjon/orienteringer for Erfaringer med ulike er Mai Politikerne og administrasjonen Informasjon /orientering etter behov Juni-des Lillesand,.02. Utskrift sendes: Saksbehandler til oppfølging Arne Thomassen Hege Røed Dina Stendal