Basware Invoice Processing ThinClient 5.0 Hurtigguide Innføring Dette dokumentet inneholder instruksjoner for å utføre de vanligste brukeroppgavene. Den elektroniske hjelpen inneholder mer detaljerte opplysninger om bestemte oppgaver og dekker eventuelt andre oppgaver som ikke finnes i denne veiledningen. ThinClient er et lettere, nettleserbasert klientprogram for postering, kontroll og godkjenning av fakturaer, og krever ikke installering på en arbeidsstasjon. Prosessoversikt Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 1
Definere brukerinnstillinger Før du begynner å bruke programmet til fakturabehandling, vil du kanskje definere noen standardinnstillinger som angir utformingen av skjermbildet Mottatte fakturaer, eller angi et passord for godkjenning av fakturaer. Du kan også angi en stedfortreder ved eventuelle fremtidige fravær fra arbeidet. Definere brukerinnstillinger Skjermbildet (Brukerinnstillinger) Utheve forfalte fakturaer: Hvis du ønsker at forfalte fakturaer (fakturaer som forfallsdatoen er passert for) skal utheves i skjermbildet Mottatte fakturaer, merker du av for Utheve forfalte fakturaer. Når du skal bruke denne funksjonen, må også kolonnen Forfallsdato være synlig i skjermbildet Mottatte fakturaer. Dette angis av systemadministratoren. Vise fakturabilder: Hvis du vil vise fakturabilder på skjermbildet Mottatte fakturaer, velger du avkrysningsboksen Vis fakturabilde. Klikk (Vis bilde) på verktøylinjen for å vise fakturabildet i et nytt vindu. Vise den siste kommentaren: Hvis du vil vise den siste kommentaren som er lagt til en faktura på skjermbildet Mottatte fakturaer, velger du avkrysningsboksen Vis siste kommentar. Vær oppmerksom på at den siste kommentaren ikke kan vises i skjermbildet Arkiv. Stille inn godkjenningspassord Skjermbildet (Brukerinnstillinger) Kun brukere med godkjenningsrettigheter trenger å oppgi godkjenningspassord. Når du godkjenner den første fakturaen etter å ha åpnet programmet, kan du bli bedt om å skrive inn et godkjenningspassord for å bekrefte din identitet. Angivelse av godkjenningspassordet brukes hvis dette er angitt i systeminnstillingene. Programmet vil da automatisk be deg om å angi et passord hvis du ikke allerede har gjort det. Avhengig av systeminnstillingene kan du også bli bedt om å endre godkjenningspassordet etter et bestemt tidsrom. I så fall blir du bedt om å endre passordet når du godkjenner en faktura. Passordet kan bare inneholde bokstaver og/eller tall. Spesialtegn er ikke tillatt. Passordet må inneholde 5 til 10 tegn. Angi godkjenningspassord: 1. Klikk på knappen Angi godkjenningspassord. 2. Skriv det nye passordet i feltet Nytt passord, og bekreft det ved å skrive det igjen i feltet Bekreft nytt passord. 3. Klikk på OK for å lagre det nye passordet. Tips! Hvis du vil endre passordet senere, klikker du på knappen Angi godkjenningspassord. Skriv inn det gamle passordet i feltet Gammelt passord, og definer et nytt slik det er beskrevet ovenfor. Hvis du har glemt passordet eller har problemer med å angi det, tar du kontakt med systemadministratoren. Administrere stedfortrederinnstillinger Skjermbildet (Brukerinnstillinger) Du kan angi en stedfortreder for behandling av fakturaer mens du er på ferie, bortreist eller av andre årsaker ikke kan behandle fakturaene dine. En Basware Invoice Processing Master bruker kan også angi stedfortredere for deg. Fakturaene dine blir da automatisk omdirigert til personen du har valgt som stedfortreder. Når fakturaene blir sendt til en stedfortreder, blir en kopi av fakturaen også lagret i ditt personlige arkiv. Definere stedfortrederinnstillinger Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 2
Skjermbildet (Brukerinnstillinger) Stedfortrederinnstillingene du har foretatt i ThinClient kan vises og redigeres (for eksempel aktiveres) i Basware Invoice Processing Master. Når du legger til en stedfortrederinnstilling, må du huske å aktivere den. Ellers sendes ikke fakturaene til dine stedfortredere. Legge til en stedfortrederinnstilling: 1. Når du skal velge brukeren du vil angi som din stedfortreder, klikker du på ved siden av Stedfortreder feltet. Klikk på navnet til brukeren. Navnet blir satt inn i Stedfortreder feltet. 2. Når du skal velge en tidsperiode for stedfortrederbehandling, klikker du ved siden av feltene Startdato og Sluttdato. Velg datoene fra kalenderne. Legg merke til at startdatoen ikke kan være før dagens dato og at startdatoen må være innenfor de neste 3 månedene fra dagens dato. 3. Når du skal aktivere stedfortrederinnstillingen, merker du av for Aktivert. Hvis denne avkrysningsboksen ikke er valgt, blir innstillingen lagt til, men er ikke aktivert. Hvis de oppgitte datoene ikke er gyldige, får du en melding om dette. 4. Hvis du vil fjerne det som er skrevet i feltene, klikker du på Avbryt. 5. Klikk på Angi en stedfortreder for å lagre innstillingen. Stedfortrederinnstillingen vises under knappen Angi backup person. Hvis du aktiverer innstillingen, vises et avkrysningsmerke i avkrysningsboksen i kolonnen Aktivert. Aktivere stedfortrederinnstillinger Skjermbildet (Brukerinnstillinger) Aktivere en stedfortrederinnstilling: 1. Klikk på ved siden av innstillingen. 2. Merk avkrysningsboksen Aktivert. 3. Klikk på Angi en stedfortreder. Et avkrysningsmerke vises i avkrysningsboksen i kolonnen Aktivert. Endre personlige innstillinger Du kan gjøre følgende for å tilpasse skjermbildet Mottatte fakturaer. Endre rammeposisjonene mellom fakturabildet, fakturadatakategoriene, fakturalisten og posteringsarket ved å dra med musen. Velg en standardfakturadatakategori. Klikk på en av følgende kategorier for å gjøre dette: Fakturahistorikk, Grunnlagsdata, Kommentarer, Vedlegg eller Angi sirkulasjon til informasjon. Sorter fakturalisten. Klikk på kolonneoverskriftene for å gjøre dette. Angi zoomstørrelsen for fakturabildene. For å gjøre dette, klikk på knappene over fakturabildet. Når du har forandret på disse innstillingene, opprettholdes de selv om du lukker programmet og åpner det på nytt. Innstillingene beholdes bare hvis du logger ut av programmet ved å velge (Logg ut) i navigasjonsruten. Innstillingene beholdes ikke hvis du lukker programmet ved å lukke nettleseren. Hvis du vil gjenopprette standard personlige innstillinger, klikker du på knappen Gjenopprett standardinnstillinger i skjermbildet Brukerinnstillinger. og Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 3
Postere fakturaer I dette skjermbildet kan du legge til, redigere og slette posteringsdata Posteringsdata fylles ut i samsvar med selskapets interne posteringsinstrukser. Se de neste avsnittene for å få mer informasjon. Posteringsarket kan inneholde enkelte felter som kan redigeres og andre som ikke kan endres, eller hele posteringsarket kan være skrivebeskyttet. Legge til, redigere og slette posteringsdata Du kan ikke redigere verdier som står i kursiv. Legge til, redigere eller slette posteringsdata: 1. Klikk på over posteringsarket. En tom posteringslinje legges til på slutten av listen. 2. Du har følgende alternativer for å legge til eller redigere posteringsdata: Skriv inn verdien i feltet manuelt. Velg en verdi fra en valgliste, hvis feltet har en slik liste. Dobbeltklikk på posteringslinjefeltet for å åpne listen. Kopier forrige posteringslinje. Du gjør dette ved å klikke på posteringslinjen. Slette en posteringslinje. Du gjør dette ved å klikke på posteringslinjen. Slette en verdi fra et felt For å gjøre dette, trykk på TILBAKE tasten på tastaturet. Forskjellen mellom fakturasummen og summen du allerede har postert vises i feltet Differanse over posteringsfeltene. Hvis du vil postere hele gjenværende fakturasum, dobbeltklikker du på det aktuelle Sum feltet. Gjenværende fakturasum vises i feltet Sum og feltet Differanse blir null. i i 3. Trykk på Tabulator tasten til å flytte til neste felt. Avhengig av systeminnstillingene kan det hende at det utføres en automatisk kontroll av posteringsdataene. Hvis du har registrert data som ikke er riktige i følge bestemte valideringsregler, vises verdien i feltet med rødt. Vær oppmerksom på at hvis du oppdaterer skjermen før feil data korrigeres, vil feil verdier gå tapt. 4. For å lagre data som er oppgitt for radene, husk å klikke på Lagre før du lukker skjermbildet. Styre posteringsmaler Formålet med en posteringsmal er å forenkle og automatisere posteringsprosessen i tilfeller der fakturaer inneholder noe av den samme informasjonen. For eksempel kan fakturaene fra en leverandør bli postert på de samme kontiene eller med de samme fakturabeløpene. En posteringsmal kan enten bestå av én enkelt posteringslinje eller flere posteringslinjer. Avhengig av systeminnstillingene kan en mal være tilgjengelig for alle selskaper og leverandører, eller den kan være selskaps eller leverandørspesifikk. Hvis posteringsmalen er ikke leverandørspesifikk, kan den samme posteringsmalen brukes til et ubegrenset antall fakturaer. Malene kan også være private eller felles. Private maler er maler som du har opprettet selv, og som ikke er tilgjengelig for andre brukere. Felles maler er tilgjengelige for alle brukere, og de er opprettet av en Basware Invoice Processing Master bruker. Bruke posteringsmaler Når du legger til posteringslinjer fra en mal under de eksisterende posteringslinjene, må du huske at antall tillatte posteringslinjer kan være begrenset i systemet. Hvis maks. antall er overskredet, får du opp en feilmelding. Bruke en posteringsmal: 1. Klikk på over posteringsarket. Posteringsmallisten åpnes. 2. Du kan vise følgende informasjon om mallisten: Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 4
Selskapet, som malen ble laget for. Hvis malen ikke er selskapspesifikk, er dette feltet tomt. Leverandør som malen ble laget for. Hvis malen ikke er leverandørspesifikk, er dette feltet tomt. Hvis du har laget malen selv, vises en hake utenfor kolonnen Privat. I så fall er malen ikke tilgjengelig for andre brukere. Hvis dette feltet er tomt, er malen en felles mal (laget av en bruker av et Master program) og tilgjengelig for alle brukere. Navnet på malen. Sist lagret. Når malen ble laget. Hvis du vil sortere malene i stigende eller synkende rekkefølge, klikker du på kolonneoverskriftene. 3. Som standard er avkrysningsboksen Bytt eksisterende postering valgt. Det betyr at eksisterende posteringslinjer er byttet ut på skjermbildet Mottatte fakturaer. Merk at du ikke kan gjøre dette hvis de eksisterende posteringslinjene inneholder godkjente linjer. Fjern haken for å legge til mallinjer uten å slette eksisterende linjer. De nye mallinjene er lagt til under de eksisterende linjene. 4. Velg malen du vil bruke, og klikk på OK. I denne dialogboksen kan du også slette maler du har opprettet. Lage posteringsmaler Lage en posteringsmal: 1. Du har to muligheter når du skal lage en posteringsmal: Klikk på over posteringsarket og velg en eksisterende mal som skal brukes som grunnlag for den nye malen. Angi posteringsdata manuelt som på vanlige posteringsark. Det er to alternativer for behandling av beløpsfeltene: La beløpsfeltene stå tomme og fyll dem ut mens du registrerer posteringsdata for en faktura. Skriv inn en formel som bestemmer beløpet i beløpsfeltet. Du kan endre beløpet manuelt senere. 2. Klikk på over posteringsarket for å lagre malen. Dialogboksen Lagre som mal åpnes. 3. Skriv inn et navn på malen i feltet Malnavn. Avhengig av systeminnstillingene kan det hende at du også kan velge om denne malen bare skal være tilgjengelig for gjeldende leverandør og/eller selskap. Du kan ha ett eller begge av følgende alternativer tilgjengelig: Hvis du ønsker at denne malen bare skal være tilgjengelig for gjeldende leverandør, merker du av for Bundet til denne leverandøren. Hvis du opphever merkingen av denne avkrysningsboksen, blir malen tilgjengelig for alle leverandører. Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, er malen leverandørspesifikk. Hvis du ønsker at denne malen bare skal være tilgjengelig for gjeldende selskap, merker du av for Bundet til dette selskapet. Hvis du opphever merkingen av denne avkrysningsboksen, blir malen tilgjengelig for alle selskaper. Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, er malen selskapsspesifikk. 4. Klikk på Lagre. Bruke formler til å beregne fakturabeløp Dette alternativet anbefales bare for erfarne brukere av IP ThinClient programmet. Når du lager en posteringsmal, kan du bruke formler til beregning av verdier for nettobeløps og bruttobeløpsfeltene. Disse formlene lagres i malen og er bare tilgjengelige for deg. Skriv inn formelen i følgende format for et beløpsfelt Formlene må alltid begynne med et utropstegn (!). Formelformat:!: Starter formelen. <nummer>: Tallet som du vil bruke til å, for eksempel multiplisere med, verdien i det definerte feltet. <tegn>: Tegnet som angir regneoperasjonen du vil utføre: Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 5
* (multipliser) / (divider) + (adder) (subtraher) <feltnavn>: Navnet på feltet i fakturagrunnlagsdataene eller posteringsarket (f.eks. INVOICESUM eller INVOICENETSUM) som du vil hente en verdi til feltet for posteringslinjebeløp fra. Ta kontakt med systemadministratoren for å få informasjon om tilgjengelige felter for beregning av fakturabeløp. Tabellen nedenfor viser eksempler på formler. Tabell 1 : Eksempler på bruk av formler Formeleksempel!0,1*INVOICESUM!0,3*INVOICENETSUM Beskrivelse Verdien i beløpsfeltet på posteringslinjen blir 10 prosent av fakturaens bruttobeløp. Verdien i beløpsfeltet på posteringslinjen blir 30 prosent av fakturaens nettobeløp. Når posteringsmaler baseres på fakturabeløp uten mva (nettopostering), må fakturaens nettobeløp være inkludert i Nettobeløp feltet i grunnlagsdataene. Systemet kontrollerer automatisk formlene som er angitt. Når malen er lagret, vises de beregnede verdiene på skjermbildet. Du kan ikke lagre posteringen med formler før du har lagret malen, og de beregnede verdiene blir da synlige på posteringsarket. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 6
Behandle fakturaer Fakturaprosessoppgaver Når du mottar en faktura for bearbeiding, må du: 1. Kontrollere at du er riktig mottaker av fakturaen. 2. Kontrollere at fakturadataene er riktige: Vise fakturahistorikken. Du gjør dette ved å klikke på kategorien Fakturahistorikk. Kontroller at fakturaens grunnlagsdata er riktige. Avhengig av systeminnstillingene kan du eventuelt også redigere grunnlagsdataene, om nødvendig. Klikk på kategorien Grunnlagsdata. Vis og eventuelt legg til fakturarelaterte kommentarer. Du gjør dette ved å klikke på kategorien Kommentarer. Vis og legg til vedlegg i fakturaen. Klikk på kategorien Vedlegg. 3. Vis, legg til (om nødvendig) eller rediger posteringsdataene til fakturaen. 4. Kontroller eller godkjenn posteringsdata linje for linje hvis denne funksjonen brukes i systemet. 5. Velg egnet handling. For å gjøre dette, klikk på en handlingsknapp (for eksempel Kontroller eller Godkjenn ). 6. Legg eventuelt til kommentarer til fakturaen på skjermbildet Sendealternativer. 7. Velg mottakere for fakturaen på skjermbildet Sendealternativer om nødvendig. 8. Send fakturaen på sirkulasjon til den neste mottakeren fra skjermbildet Sendealternativer. Kontrollerte fakturaer Alle brukere kan kontrollere fakturaer. Hvis du ikke har rettigheter til å godkjenne en faktura, kan du bruke denne funksjonen til å bekrefte fakturadata. Kontrollere posteringslinjer: Hvis det benyttes posteringslinjespesifikk kontroll i systemet, har posteringsarket en egen kolonne på begynnelsen av posteringslinjene. Du kan se kontrolløren av hver posteringslinje på posteringsarket som verktøytips. Kontroll er den eneste handlingen du kan utføre etter å ha valgt posteringslinjene. Hvis du klikker på en annen handlingsknapp enn Kontroll, får du en varselsmelding. Slik kontrollerer du en faktura: 1. Velg fakturaen. 2. Kontroller fakturadataene. 3. Deretter har du to alternativer: Hvis det benyttes posteringslinjespesifikk kontroll i systemet, velg avkrysningsboksen i den aktuelle kolonnen i begynnelsen av posteringslinjen du vil kontrollere. Hvis du vil kontrollere alle posteringslinjene, klikker du over avkrysningsboksen. Hvis du vil fjerne alle valg fra posteringslinjene, klikker du over avkrysningsboksen. Klikk på Kontroller. Hvis hele fakturaen kan kontrolleres under ett, klikker du på Kontroller. 4. Send fakturaen til neste mottaker. Avhengig av systeminnstillingene kan systemet vise en advarselsmelding hvis posteringen av fakturaen er mangelfull. Du kan imidlertid likevel sende fakturaen videre på sirkulasjon. Godkjenne fakturaer Hvis du har godkjenningsrettigheter, kan du godkjenne fakturaer for selskaper som systemadministratoren har gitt deg godkjenningsrettigheter for. Knappen Godkjenn er deaktivert hvis du ikke har godkjenningsrettigheter for den valgte fakturaen eller du ikke har valgt noen posteringslinjer for godkjenning (ved bruk av linjespesifikk godkjenning). Godkjenne posteringslinjer: Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 7
Hvis det benyttes posteringslinjespesifikk godkjenning i systemet, har posteringsarket en egen kolonne på begynnelsen av posteringslinjene. Antall posteringslinjer du kan godkjenne, er avhengig av godkjenningsgrensen din. Du kan se godkjenneren av hver posteringslinje på posteringsarket som verktøytips. Hvis du godkjenner en posteringslinje og deretter redigerer linjen, blir godkjenningen fjernet. Godkjenning er den eneste handlingen du kan utføre etter å ha valgt posteringslinjene. Hvis du klikker på en annen handlingsknapp enn Godkjenn, får du en varselsmelding. Slik godkjenner du en faktura: 1. Velg fakturaen. 2. Kontroller fakturadataene. 3. Deretter er det to muligheter: Hvis det benyttes posteringslinjespesifikk godkjenning i systemet, velg avkrysningsboksen i den aktuelle kolonnen i begynnelsen av posteringslinjen du vil kontrollere. Hvis du vil kontrollere alle posteringslinjene, klikker du over avkrysningsboksen. Hvis du vil fjerne alle valg fra posteringslinjene, klikker du over avkrysningsboksen. Klikk på Godkjenn. Hvis hele fakturaen kan godkjennes under ett, klikker du på Godkjenn. Programmet vil eventuelt be deg om å oppgi et godkjenningspassord. 4. Avhengig av systeminnstillingene vil ett av eller begge disse alternativene for sending av fakturaen være tilgjengelig: Hvis ikke alle posteringslinjene er godkjent, kan du sende fakturaen til neste mottaker. Avhengig av systeminnstillingene kan du også sende fakturaen til enda en godkjenner selv om alle posteringslinjene allerede er godkjent. Hvis alle posteringslinjene er godkjent, kan du sende fakturaen for overføring til regnskapssystemet. Avhengig av systeminnstillingene kan systemet vise en advarselsmelding hvis posteringen av fakturaen er mangelfull. I så fall vil det kanskje ikke være mulig å sende fakturaen til regnskapssystemet før du har fullført posteringsinformasjonen. Returnere fakturaer Hvis du har mottatt en faktura som ikke gjelder deg, eller hvis du trenger mer informasjon fra den forrige mottakeren, kan du returnere fakturaen til gjeldende mottaker. Alternativt kan du returnere fakturaen til en Basware Invoice Processing Master bruker. Slik returnerer du en faktura: 1. Velg fakturaen og klikk Returner. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 2. Under Neste mottakere har du to alternativer: Velg Send til Master bruker for å sende fakturaen til en Basware Invoice Processing Master bruker. Velg alternativet Avsender <navnet på forrige mottaker> for å returnere fakturaen til forrige mottaker. 3. Legge en kommentar til en faktura om nødvendig. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 4. Klikk på Bekreft og send for å returnere fakturaen til forrige mottaker eller til en Master bruker. Videresende fakturaer Hvis du har mottatt en faktura som ikke gjelder deg, og vet hvem fakturaen skal sendes til, kan du videresende den uten å utføre noen andre handlinger. Hvis du ikke vet hvem fakturaen skal sendes til, kan du returnere den til forrige mottaker. Slik videresender du en faktura: 1. Velg fakturaen og klikk Videresend. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 2. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. 3. På skjermbildet Sendealternativer har du to muligheter: Hvis fakturaen er på vanlig sirkulasjon, velger du neste mottaker: Klikk på Bekreft & Send. Hvis fakturaen er i vanlig sirkulasjon, klikker du på Bekreft og send. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 8
Annullere fakturaer Hvis du mottar en faktura som ikke gjelder selskapet eller er grunnløs av en annen årsak, kan fakturaen annulleres. Når en faktura blir annullert, fjernes den fra sirkulasjonen, men er fortsatt lagret i systemet og kan vises ved hjelp av Basware Invoice Processing Monitor programmet. En annullert faktura kan ikke sendes til regnskapssystemet. Annuller knappen er bare tilgjengelig hvis du har fått tildelt annulleringsrettigheter av systemadministratoren. Hvis du ikke har disse rettighetene, kan du sende en annulleringsanmodning til en bruker som har annulleringsrettigheter, eller til en Basware Invoice Processing Master bruker. Annullere en faktura: 1. Velg fakturaen og klikk Annuller faktura. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 2. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 3. Bekreft annulleringen ved å trykke på Bekreft og Send. Sende en anmodning om annullering: 1. Velg fakturaen og klikk Anmodning om annullering av faktura. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 2. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 3. Du har to alternativer for å fortsette: Velg Send til Master bruker for å sende fakturaen til en Basware Invoice Processing Master bruker. Hvis du skal sende anmodningen om annulleringen til en bruker med annulleringsrettigheter, velger du det nedre alternativet, klikker på velger brukeren. og 4. Send anmodningen om annulleringen ved å trykke på Bekreft og Send. Kvittere for fakturaer som side step Fakturaer sendt til deg på side step er merket med et ikon. Når du mottar en faktura som er sendt deg som Side Step, kan du ikke godkjenne eller utføre noen andre handlinger på fakturaen, men bare legge til kommentarer og vedlegg til den, kvittere for den og deretter sende fakturaen tilbake til den opprinnelige mottakeren. Kvittere for en faktura som Side Step: 1. Velg fakturaen som er sendt til deg som Side Step. 2. Kontroller fakturadataene. 3. Klikk på Kvitter. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 4. Legge til en kommentar til fakturaen. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 5. Klikk på Bekreft & Send. Fakturaen returneres til brukeren som sendte den til deg. Kvittere for fakturaer på sirkulasjon til informasjon Fakturaer sendt til deg på sirkulasjon til informasjon er merket med. Hvis en faktura er sendt deg på informativ sirkulasjon, kan du ikke utføre noen andre handlinger på fakturaen. Du kan bare vise og kvittere for fakturadataene eller videresende den til andre brukere i den informative sirkulasjonen. Kvittere for en faktura på informativ sirkulasjon: 1. Velg fakturaen. 2. Kontroller fakturadataene. 3. Klikk på Kvitter. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 4. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. 5. Klikk på Bekreft & Send for å avslutte sirkulasjonen til informasjon. Fakturaen blir lagret i ditt personlige arkiv. Fakturahistorikken viser at du har mottatt fakturaen. Du kan også sende fakturaen til andre brukere i informativ sirkulasjon. Avstemme fakturaer manuelt Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 9
Manuell avstemming er kun tilgjengelig for ordrebaserte kjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Du kan gjøre følgende hvis denne funksjonen er aktivert i systeminnstillinger: Vis detaljene for en avstemt ordre Avstem en ordre eller ordredetaljer til en faktura manuelt, hvis automatisk avstemming ikke fungerer eller hvis du ikke har det automatiske avstemmingsalternativet. Tips! Hvis du har tilgang til automatisk avstemming, kan du sjekke i fakturahistorikken om automatisk avstemming har mislyktes. Søk etter avstemte ordrer for en faktura For å få tilgang til manuell avstemming, velg fakturaen i listen på skjermen (Mottatte og klikk på knappen Avstemmer. Vise avstemmingsinformasjon Du kan vise følgende informasjon: Grunnlagsdata for valgt faktura En liste med ordrer som er nærmest fakturaen (basert på forhåndsdefinerte søkekriterier) Ordrelinjene som allerede er avstemt med fakturaen For mer detaljert informasjon, se Matching Client brukerdokumentasjon. Søke etter ordrer Du kan søke etter ordrer hvis automatisk avstemming ikke har funnet en ordre for fakturaen eller du vil legge til en ny ordre som kan matches med fakturaen. Du kan foreta et hurtigsøk eller bruke avansert søk når flere søkealternativer er tilgjengelige. For mer detaljert informasjon, se Matching Client brukerdokumentasjon. Avstemte ordre(r) eller ordredetaljer til en faktura Manuell avstemming kan brukes til å støtte automatisk avstemming. Det vil si at det kan aktiveres hvis automatisk avstemming har mislyktes eller ikke er tilgjengelig, eller det kan brukes som eneste avstemmingsalternativ. Det er flere måter å avstemme ordre(r) på manuelt eller ordredetaljer til en faktura For instruksjoner, se Matching Client brukerdokumentasjon. Avbryte avstemming Hvis fakturaen ble avstemt feil, kan du avbryte avstemmingen. For instruksjoner, se Matching Client brukerdokumentasjon. Hvis manuell avstemming ikke kan utføres, send fakturaen til en annen mottaker i henhold til bedriftens interne instrukser. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 10
Sende fakturaer Sende fakturaerpå vanlig sirkulasjon Hvis en faktura er på vanlig sirkulasjon, kan du velge neste mottaker: Du kan sende fakturaen til flere mottakere samtidig og kreve handling fra alle eller bare én av mottakerne. Hvis handling bare kreves fra én av mottakerne, kan den som åpner fakturaen først behandle den. Når mottakeren åpner fakturaen, kan ikke de andre mottakerne behandle den. Når mottakeren utfører en handling på fakturaen og sender den videre på sirkulasjon, blir fakturaen fjernet fra de andre mottakernes Mottatte fakturaer liste. Fakturaen blir imidlertid liggende i de andre mottakernes personlige arkiver. Sende en faktura på vanlig sirkulasjon: 1. Velg fakturaen. 2. Kontroller fakturadataene. 3. Utfør den nødvendige handlingen på fakturaen. 4. På skjermbildet Sendealternativer velger du den eller de neste mottakerne av fakturaen under Neste mottakere. Hvis du sender fakturaen til flere mottakere, men bare én av dem trenger å behandle fakturaen, velger du avkrysningsboksenkun en mottaker trenger å behandle. Hvis du ikke velger denne avkrysningsboksen og sender fakturaen til flere mottakere, må alle mottakerne behandle fakturaen. 5. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 6. Klikk på Bekreft & Send. Sende fakturaer på fast sirkulasjon Ved bruk av fast sirkulasjon er alle mottakere av fakturaen forhåndsdefinert i Basware Invoice Processing Master programmet. Det innebærer at du ikke kan velge den neste mottakeren av fakturaen selv, men fakturaen blir automatisk sendt til den neste mottakeren som er angitt i innstillingene for fast sirkulasjon. Fakturaer sendt til deg på fast sirkulasjon er merket med et ikon. Gjeldende mottaker av fakturaen og de neste fasemottakerne vises under Fast sirkulasjonsstatus i kategorien Fakturahistorikk. Gjeldende mottaker(e) er merket med. Sende en faktura til neste mottaker i fast sirkulasjon: 1. Velg fakturaen. 2. Kontroller fakturadataene. 3. Utfør den nødvendige handlingen på fakturaen. 4. Legg eventuelt til en kommentar til fakturaen på skjermbildet Sendealternativer. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 5. Klikk på Bekreft & Send for å sende fakturaen på sirkulasjon. Den siste mottakeren på listen over fast sirkulasjon kan bare sende fakturaen til regnskapssystemet uansett om fakturaen er godkjent eller ikke. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 11
Annullere fast sirkulasjon og returnere faktura til Master Du kan annullere en fast sirkulasjon, men du kan ikke fritt velge neste mottaker av fakturaen. Når en fast sirkulasjon blir annullert, kan fakturaen bare sendes til en Basware Invoice Processing Master bruker. Fakturaer sendt til deg på fast sirkulasjon er merket med et ikon. Avbryte fast sirkulasjon: 1. Velg fakturaen i fast sirkulasjon og klikk Annuller fast sirkulasjon. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 2. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 3. Klikk på Bekreft & Send. Fakturaen fjernes fra skjermbildet Mottatte fakturaer, men kan fortsatt vises på skjermbildet Arkiv. Fakturaen kan sendes tilbake på sirkulasjon fra Basware Invoice Processing Master programmet. Sende fakturaer på sirkulasjon til informasjon I tillegg til å sende fakturaer med normal arbeidsflyt (på vanlig eller fast sirkulasjon) kan du sende fakturaer til andre brukere på sirkulasjon til informasjon. Du kan alltid sende fakturaer på informativ sirkulasjon, uansett status. Du kan sende samme faktura både på normal og informativ sirkulasjon. Du kan imidlertid ikke gjøre dette samtidig. Sende en faktura på vanlig sirkulasjon til informasjon: 1. Velg fakturaen. 2. Klikk på kategorien Angi sirkulasjon til informasjon. 3. Klikk på Legg til og velg mottaker(e). Hvis du vil fjerne en mottaker, velger du mottakeren i feltet Velg neste mottakere og klikker på. 4. Legg til en kommentar i Legg til kommentar feltet. Maksimalt antall tegn (250) vises under feltet. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 5. Klikk på Send. Sende fakturaer til side step mottakere Du kan sende fakturaer til en mottaker utenfor vanlig sirkulasjon, for eksempel en materialekspert som kontrollerer leveransen. Denne Side Step mottakeren kan ikke godkjenne eller utføre andre handlinger på fakturaen, men bare legge til kommentarer og vedlegg, kvittere for den og deretter sende fakturaen tilbake til deg. Vær oppmerksom på at hvis side step mottakeren ikke behandler fakturaen, f.eks. fordi han er borte fra jobben, vil fakturaen vente på mottakerens handling. Fakturaen vil ikke videresendes til mottakeren stedfortreder eller til neste mottaker i fast sirkulasjon før side step mottakeren har behandlet fakturaen. I så fall kan avsender av fakturaen annullere fakturaen. Sende en faktura til en Side Step mottaker: 1. Velg fakturaen og klikk knappen Side Step. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 2. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. 3. For å velge side step mottaker, klikk ved siden av Neste mottakere. Fakturaer kan bare sendes til en Side Step mottaker om gangen. Hvis fakturaen er på fast sirkulasjon, blir den ikke sendt til neste mottaker samtidig med et Side Step. 4. Klikk på Bekreft & Send. Fakturaen vises på skjermbildet Mottatte fakturaer merket med ikonet. Du kan vise fakturadataene, men ikke utføre noen handlinger på dem, unntatt å annullere et side step. Side Step mottakeren sender fakturaen tilbake til deg etter behandlingen, og du kan fortsette med å behandle fakturaen på vanlig måte. Annullere et Side Step: 1. Velg fakturaen som er sendt til en Side Step mottaker. Fakturaen er merket med ikonet. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 12
2. Klikk på Avbryt Side Step. Skjermbildet Sendealternativer åpnes. 3. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. 4. Klikk på Bekreft og Send hvis du vil annullere dette side step. Fakturaen kan nå behandles normalt igjen. Sende fakturaer for overføring til regnskap Brukere som har rettigheter til å godkjenne fakturaer, kan sende fakturaer for overføring til regnskapssystemet. Denne funksjonen overfører faktisk ikke fakturaer til regnskapssystemet, men sender dem til en Basware Invoice Processing Master bruker som deretter overfører dem til regnskapssystemet. Sende en faktura for overføring til regnskapssystemet: 1. Velg fakturaen. 2. Hvis fakturaen ikke er godkjent (og du har godkjenningsrettigheter), godkjenner du fakturaen. 3. På skjermbildet Sendealternativer velger du alternativet Send til overføring. 4. Legge til en kommentar til en faktura om nødvendig. Hvis kommentaren er obligatorisk, får du en varselsmelding. 5. Klikk på Bekreft & Send for å sende fakturaen til overføring. Når en faktura er sendt for overføring til regnskapssystemet, kan en Basware Invoice Processing Master bruker endre dataene og til og med sende fakturaen tilbake på sirkulasjon hvis det er nødvendig. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 13
Bruke personlig fakturaarkiv Slette arkiverte fakturaer Søke etter arkiverte fakturaer (Arkiv) skjermbildet (Arkiv) skjermbildet Du kan søke etter og se fakturaer i ditt personlige fakturaarkiv. Arkivet vil vise alle fakturaene du har behandlet. Vise alle arkiverte fakturaer: Fjern merkingen for Vis siste fakturaer og klikk på Hent fakturaer. Slik søker du etter arkiverte fakturaer: Du kan bruke ett eller flere søkealternativer for å avgrense søket. Hvis du ikke velger noe søkealternativ (det vil si at du ikke merker av for avkrysningsboksen eller lar feltet stå åpent), vil alle søkealternativer være inkludert i søket, for eksempel alle leverandører, alle fakturadatoer og så videre. Eksempel: Hvis du velger avkrysningsboksen Vis siste fakturaer, skriver 10 i feltet og velger en bestemt leverandør, blir de 10 siste fakturaene fra denne leverandøren vist. Hvis du fjerner merkingen for Vis siste fakturaer og velger en bestemt leverandør, blir alle arkiverte fakturaer fra den valgte leverandøren vist. Søke etter fakturaer i arkivet: 1. Velg ett eller flere av søkealternativene: Vis siste fakturaer, Selskap, Leverandør, Fakturadato, Fakturasum og fakturanummer (eller andre kundespesifikke kriterier). 2. Klikk på Hent fakturaer. Fakturaer som stemmer med søkekriteriene, blir ført opp under søkealternativene. Slik sletter du fakturaer fra fakturaarkivet: 1. Velg faktura(er) fra listen. Du har to alternativer: Velg de aktuelle avkrysningsboksene en etter en. Hvis du vil velge alle mottakerne, klikker du på. Hvis du vil oppheve merkingen av alle fakturaer, klikker du på. 2. Klikk på Slett. En bekreftelsesmelding vises. Klikk på Ja. Fakturaen vil bare bli fjernet fra ditt personlige arkiv. Den opprinnelige fakturaen blir liggende i Basware Invoice Processing systemet. Sende arkiverte fakturaer på informativ sirkulasjon (Arkiv) skjermbildet Slik sender du fakturaer fra ditt personlige arkiv på informativ sirkulasjon: 1. Klikk på fakturaen du vil sende. 2. Klikk på Åpne. Fakturaen åpnes på fakturadataskjermbildet. 3. Klikk på kategorien Angi sirkulasjon til informasjon. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 14
Kontaktinformasjon Ta kontakt med systemadministrator hvis du trenger informasjon som ikke finnes i denne håndboken. Administratoren vil kunne hjelpe deg med bruk av programmet og sende eventuelle forslag til forbedringer av programmene eller dokumentasjonen til leverandøren av systemet. Copyright 1999 2008 Basware Corporation. All rights reserved. 15