1 Trygt Enkelt Innovativt Brukermanual
2 Innhold 1 Oppstart RSPOS... 3 2 Logge inn... 3 3 Hovedskjermbilde:... 3 3.1 Ordreliste... 4 3.2 Hente opp en parkert ordre... 4 3.3 Skriv kopi av en bokført ordre... 4 3.4 Refundere en hel ordre eller artikler på en ordre... 5 3.5 Ordreoversikt alle ordrer... 7 3.6 Ordreoversikt refunderte ordrer... 7 4 Skift side funksjon... 8 5 Skift moms... 9 6 Ordrenavn... 10 7 Parker ordre... 11 8 Skriv midlertidig regning... 11 9 Bruker informasjon... 11 10 Oppdatering og konfigurasjons endringer på kassen... 11 11 Logge ut som bruker... 12 12 Gi rabatt på en artikkel på kassen.... 12 13 Legge til kommentar på artikkel (kjøkken, bar osv. )... 13 14 Endre antall på artikler lagt inn i handlekurv... 14 15 Ta imot betaling (kontant, kassekoblet bankterminal og mobil bankterminal)... 15 15.1 Betalingssnarvei... 16 15.2 Dele Betaling (kort, kontant)... 16 15.3 Refundere bokført regning... 17 16 Kundedatabase... 18 16.1 Søk opp kunde... 18 16.2 Legg til ny kunde... 18 17 Dagsoppgjør (avslutt forretningsdag)... 18 18 Personalregistrering... 19 18.1 Stemple inn... 19 18.2 Pause... 19 18.3 Stemple ut... 20 18.4 Arbeidstidrapport... 20 19 Bordfunksjon... 21 19.1 Gå til bord oversikt... 22 19.2 Opprett et bord... 22 19.3 Bord og informasjon... 24 19.4 Legge til artikler på ordre og ta betalt... 24
3 1 Oppstart RSPOS Kasseløsningen RSPOS skal alltid være innlogget men kommer du på jobb eller det har vært strømbrudd eller lignende så kan det være tilfeller at du må starte opp programmet på nytt. Da trykker du på RSPOS ikonet for å starte opp. 2 Logge inn Du kan enten logge inn på kasseløsing ved å bruke din kode som du har fått av daglig leder eller ansvarlig for kasseløsning. Eller så kan du logge på ved å dra ditt ansatt kort gjennom kortleser på kassen. Slik ser skjermbildet ut når det er klart til innlogging. 3 Hovedskjermbilde:
4 Etter du har logget inn så får du basert på dine rettigheter opp de varene som kan selges på kassen. Øverst fra venstre finnes det en del funksjons knapper som vi vil forklare litt lengre nede i egne punkter. 3.1 Ordreliste Ved å trykke på denne knappen vil du få en oversikt over ordrer som er parkert på kassen, bokført og kreditert basert på dine rettigheter. Du kan fra dette skjermbilde hente opp en parkert ordre og vil den ordren som ligger på kassen automatisk parkere seg. 3.2 Hente opp en parkert ordre Ved å trykke på ordreliste knappen får du opp ett nytt skjermbilde som viser alle ordrer som er «parkert» Du kan da søke etter ordre basert på navn hvis du ønsker. Når du finner den ordren du skal jobbe videre med eller ta betale for så trykker du på ordren. Da vil du få opp en knapp som heter «hent opp». Da vil ordren bli hentet inn til hovedskjermbilde. Her kan du navn på ordren, hvilken moms det er satt på ordren og når den bli opprettet og parkert. Den viser også antall artikler ordren inneholder. 3.3 Skriv kopi av en bokført ordre Ønsker en kunde kopi av en ordre som er slått ut på kassen kan du trykke på ordreliste og lukket. Da vil du få alle ordene for denne dagen i listeformat og hvis du ønsker kan du søke etter ordren. Trykk så «kvitteringskopi» for å skrive ut kopi av kvittering på kassen. Det er kun mulig å skrive ut en kopi av hver ordre fra kassen. Ønsker kunden en kopi av en kvittering som er fra andre dager må den som har tilgang til Backoffice hente ut dette for kunden.
5 3.4 Refundere en hel ordre eller artikler på en ordre Skal du kreditere en hel ordre eller noen artikler på en ordre som er bokført på kassen så gjøres dette via ordreliste knappen. Trykk ordreliste og «lukket» knappen for å se alle ordrer som er bokført på kassen for gjeldene dag. Finn ordre og trykk «refunder» knapp. Hvis du ikke ser «refunder» knappen så har du ikke rettighet til å refundere på kassen. Velg så om du skal refundere hele ordren ved å trykke på «alle» Da vil alle artikler på ordren refunderes eller så kan du trykke på + knappen for å velge antall artikkel per linje som vist under i rødt. Når det er gjort trykk «neste»
6 Velg så betalingstype du skal refundere ordren med. Vanligvis så refunderer du med samme betalingstype som du fikk betalt for. Skriv inn årsaken for refundering og trykk «bekreft» Etter trykket bekreft må enten du som bruker taste din kode eller dra kort for å autentisere deg eller så vil kassen kreve at en med rettighet til å refundere på kassen som må gjøre dette. Da kommer følgende skjermbilde frem på kassen Kassen skriver da ut to kvitteringer med signatur linje for kunde og ansatt. Den ene skal kunden få og den andre skal signeres av kunden som du refunderer til og deg som ansatt. Legges ved i oppgjøret ditt. Som vist under så kan du se at denne ordren er nå «delvis refundert»
7 3.5 Ordreoversikt alle ordrer Ønsker du en oversikt over alle ordrer for kassen gjeldene dag så trykker du på «ordreliste» og «alle» som vist under. Da får du se alt som er bokført, refundert og delvis refundert. 3.6 Ordreoversikt refunderte ordrer Basert på hvilke rettigheter du har på kassen så kan du se alle refunderer som er gjennomført på kassen. Enten delvis-refundert eller fullt-refundert. Du vil også beløpet med negativt fortegn på alle ordrer som er refundert.
8 4 Skift side funksjon Basert på oppsett for den kassen du bruker så kan du trykke på «skift side» knappen. Da kan du velge om du vil se alle artikler uten gruppering eller om du ønsker dette fordelt på forskjellige artikkel grupper Side med artikler
9 Side med grupper 5 Skift moms Forskjellige artikler på kassen kan ha forskjellige momstyper. Da trykker du på denne knappen for å angi riktig moms. Når du trykker på knappen så vil de artiklene du har lagt inn i orden og prisene på selve knappene oppdatere seg til den moms typen du har valgt. Du kan også velge riktig moms på artikkel nivå. Eksempel hvis en kunde spise i restauranten og vil ta med en pizza hjem på samme ordre. Da kan du holde fingen på valgt artikkel / knapp og så velge ved å trykke på «moms» som vist under. Velg da Take-away og den vil få korrekt moms. Trykk på Moms pilen og korrekt type. Trykk så «legg til ordre»
10 6 Ordrenavn Ønsker du å legge inn navn på ordren du jobber med så trykker du på «ordrenavn» Legg så inn navn på kunde, evt. tidspunkt og trykk OK
11 7 Parker ordre Ønsker du å «parkere» eller sette en ordre på «vent» så kan du gjøre dette ved å trykke «parker ordre» knappen etter å ha lagt inn artiklene. Du kan også trykke «ordrenavn» som vist ovenfor for å lett finn ordren frem igjen for å ta betalt eller legge til flere artikler på ordren. Du kan parkere ordren flere ganger hvis du ønsker. For å hente frem ordre trykk «Ordreliste» søk eller velg ordren du ønsker å hente frem igjen. Trykk på ordren og du får frem en knapp som heter «hent opp» Da vil valgt ordre komme frem på kassen igjen. 8 Skriv midlertidig regning Ønsker du å skrive ut en midlertidig regning for ordre du jobber med til kunde hvis de ønsker å betale så logger du inn og finner den ordren du jobber med. Trykk så på knappen «skriv midlertidig regning» da vil du få en utskrift som viser hva som er slått inn på ordre og med en total. Dette er ikke en gyldig kvittering kun en midlertidig utskrift. Dette er merket på kvittering. 9 Bruker informasjon Det finnes en egen visning på kassen som viser hvem som er innlogget og jobber på kassen. Dette for å enkelt se hvem som er pålogget og hvis du ønsker å bytte bruker trykker du «logg ut» for å logge inn med riktig bruker. 10 Oppdatering og konfigurasjons endringer på kassen Hvis det har blitt gjort endringer fra Backoffice på kassen når det gjelder artikler, knapper, priser eller andre funksjoner så oppdateres dette jevnlig så lenge kassen er koblet til internett. Da vil du som er innlogget få en melding på skjermen som vist under når du logger på neste gang
12 11 Logge ut som bruker Hvis du er innlogget på kassen og er ferdig for dagen eller skal la en annen bruker ta over kassen så kan du trykke «logg ut» 12 Gi rabatt på en artikkel på kassen. Hvis du ønsker å gi rabatt på en artikkel på kassen så kan dette gjøres på to måter. Enten så holder du på knappen i cirka 2 sekund på valgt artikkel og du får opp et skjermbilde med rabattvalg. Eller du kan trykke på knappen for å legge artikkel i handlekurv og så trykke på artikkel linje i cirka 2 sekund og du får opp rabatt mulighet. Legg så inn rabatt i % hvis det er en fast % kunden skal få. Hvis det er en avtalt pris så endrer du i «brutto pris» og kassen regner ut rabatt i %. Ønsker du å legge inn en kommentar så skriver du det inn under og dette lagres sammen med ordren.
13 Når du er ferdig trykker du på «legg til ordre» Da vil du se rabatt og kommentar på artikkel. Kommentar vil ikke vise på kvittering til kunde 13 Legge til kommentar på artikkel (kjøkken, bar osv. ) Du kan legge til forskjellige kommentarer på en artikkel på to forskjellige måter. Trykk på artikkel i cirka 2 sekunder for å få opp valg menyen eller legg artikkel i handlekurv og trykk på artikkellinjen i cirka 2 sekund. Da får du opp følgende skjermbilde:
14 Som du ser her så har jeg valgt å bruke de knappene som ligger inne fra før. Dette settes opp fra Backoffice av daglig leder eller kasse ansvarlig. Eller så kan jeg skrive direkte inn i kommentarfelt. Da vil tastatur på skjermen komme automatisk opp I handlekurven vil artikkel vise hva som er lagt inn på hver artikkel som vist under. 14 Endre antall på artikler lagt inn i handlekurv Hvis du ønsker å endre antall på artikler som er lagt inn i handlekurv så kan du trykke på + eller knappene vist i rødt under. Hvis du ønsker å fjerne en artikkel så trykker du på knappen. Er det en artikkel som har X 10 i antall der du ønsker å slette hele linjen holder du knappen inne i 2 sekunder og hele linjen slettes. Ønsker du å slette ordren og starte på nytt så trykker du på «Avbryt ordre» knappen og hele ordren tømmes.
15 15 Ta imot betaling (kontant, kassekoblet bankterminal og mobil bankterminal) Når kunden ønsker å betale så trykker du på «betaling». Da vil du få opp dette skjermbilde. Ønsker kunden å betale kontant så kan du enten trykke angi beløp for å taste inn beløpet kunden betaler, eller du kan velge de knappene som er ferdig Under her så er det trykket inn «angi beløp» og bekreftet at det er gitt korrekt beløp. Trykk så betal og ordren blir bokført og kvittering skrives ut. Har du lagt inn feil betaling kan du merke linjen og
16 trykke «slett valgt betaling» Ønsker du å avbryte betaling trykker du «avbryt» 15.1 Betalingssnarvei Om kassen din har fått satt opp dette, så vil det på hovedbildet på kassen vises betalingssnarvei for kontant og kort. Disse vises som under. Når du trykker på en av disse vil du bli direkte sendt til der du kan trykke inn totalsum som skal betales, eller så blir ordresummen lagt inn automatisk. Trykk så «betal», ordren bokføres og kvittering skrives ut. 15.2 Dele Betaling (kort, kontant) Ønsker du å dele betaling så kan du trykke på knappen «Del betaling» Så skriver du inn hvor mange som ønsker å dele betaling. Trykk så OK. Som vist under til høyre så kan du se hvor mye hver person skal betale.
17 15.3 Refundere bokført regning Om en kunde skal heve kjøpet sitt, eller du må gi tilbake penger så henter du opp ordre ved å trykke på «Ordreliste». Trykk så på «Lukket» og du får opp ordrer som er bokførte og lukket. Velg her ved å trykke på den ordren som skal del- eller hel refunderes. Trykk så «Refunder». Trykk på «+» for å velge de som skal refunderes. Om alle skal refunderes trykk på «Alle». I eksempelet under så er det valgt alle. Trykk på «Neste». Her må du velge hvilken betalingstype det skal refunderes på. Om du har integrert bankterminal er det viktig at kunde setter inn sitt kort før du velger dette som betalingstype. Skriv så kommentar til refunderingen, trykk «Bekreft».
18 16 Kundedatabase Du kan ha tilgang til kundedatabase for å legge til nye kunder og søke disse opp. 16.1 Søk opp kunde Trykk på knappen som heter «Søk kunde» Du kan nå se alle kunder du har i din butikk, og som er registret inn. Du kan søke ved å bruke søkefeltet eller du kan legge inn ny kunde. Søk på navn, e-post eller mobilnummer 16.2 Legg til ny kunde Trykk på knappen som heter «Ny kunde». Du vil få opp bildet som vises under Her legger du inn informasjon i de felter som du trenger. Du må oppgi mobilnummer for å få registrert kunde. Trykk så på «Lagre». Kunde er nå opprettet og lagt inn i din kundedatabase, ved neste kjøp kan kunden søkes opp som forklart i punkt 16.1. 17 Dagsoppgjør (avslutt forretningsdag) Når du er ferdig for dagen så trykker du på knappen som heter «avslutt forretningsdag» Dette gjøres per kasse. Bekreft med å trykke «Ja» Systemer sender da all informasjon og transaksjon til hovedløsning og skriver ut kvittering som du tar vare på og legger med i oppgjøret.
19 18 Personalregistrering I restaurant, bar, kafe og annen serveringsvirksomhet er det pålagt med personalregistrering når ansatte kommer og går fra jobb. Det er også pålagt å kunne vise til enhver tid hvem som er på jobb og hvem som har vært på jobb i tidligere perioder. 18.1 Stemple inn Logg deg inn på vanlig måte, enten ved kode eller swipe kort. Om det er første gang du logger deg på kassen for dagen så vil du få spørsmål om du skal logge deg inn. Om din arbeidsgiver har bestemt at det skal registreres vekselbeholdning for dagen legger du dette inn der det står «Vekselbeløp». Trykk så «Stemple inn». Du er nå innstemplet for dagen. 18.2 Pause Om du skal på pause trykker du på «Stemple ut». Denne kan du finne enten på linjen øverst på kassen, eller under «Administrasjon»
20 Du får opp valg om du skal på pause eller stemple ut for dagen. Du krysser av for «Starte pause». Trykk så «Stemple ut». Når du kommer tilbake fra pause og logger inn første gang får du opp spørsmål om du vil avslutte pause. Trykk «OK». (se neste side for bilder) 18.3 Stemple ut Når du er ferdig for dagen stempler du ut. Velg «Stemple ut». Legg inn eventuell forklaring om din arbeidsgiver ønsker dette. Trykk så «Stemple ut». 18.4 Arbeidstidrapport For å ta ut rapport over hvilken da som helst velger du «Arbeidstidsrapport». Denne kan du finne enten på linjen øverst på kassen, eller under «Administrasjon»
21 Du vil få opp hvor du velger hvilken dag du skal skrive ut rapport for. Velg hvilken dato du skal skrive ut ved å trykke på henholdsvis måned, dag og år feltet. Scroll ned og opp til du finner den datoen du skal skrive ut rapport for og trykk på «haken». Når du har fått opp rett dato så trykker du på «Arbeidstidsrapport». Rapporten skrives ut. Gjenta for andre datoer du ønsker å skrive ut. 19 Bordfunksjon RS POS har bordfunksjon for restauranter. Her vil det vises bordnummer som er valgt for din restaurant. Her vil du enkelt kunne opprette nye bord, legge til artikler på bord og deretter ta betalt når gjesten er ferdig. Det er enkelt å se om bordet er i bruk og når sist noen gjorde en endring på bordet. Slik kan dere se for eksempel se om det har gått lang tid siden noen fulgte opp bordet.
22 19.1 Gå til bord oversikt Trykk på «Vis bord». Du kommer nå til oversikt over alle bord i din restaurant. I denne restauranten så har de flere bord enn hva som er plass til på en side, for å komme til flere bord trykk på den mørke grå knappen som er merket nede til høyre. 19.2 Opprett et bord Trykk på det bordet du skal opprette en ordre på, her har vi valgt bord 21. Trykk deretter på «Opprett ordre». Du vil nå bli sendt tilbake til hovedsiden på kassen. Legg inn de artikler du skal og trykk så på «Parker ordre»
23 Trykk «Vis bord» igjen og merk bordet og du får opp hva ordren inneholder til høyre. Om du har slått inn artiklene til kunden først kan du også sette det på et bord. Slå inn artikler, trykk så på «Vis bord». Trykk på hvilket bord du skal registrere dette på, deretter trykk på «Tilordne til bord». Nå er dette kjøpet registrert bord, her vist som på bord 28.
24 19.3 Bord og informasjon Alle bord som er grå er ledige Alle bord som er grønne er brukt, men ingen bruker de. Om noen bruker et bord kan du ikke gå inn på det. Da er det merket i oransje og på bordet står teksten «Låst av annen bruker» Nede til høyre på hvert bord vises dato og tid der noen sist var inne på bordet. 19.4 Legge til artikler på ordre og ta betalt Om du skal legge til artikler trykker du på «Åpne ordre» nede til høyre. Du får opp hovedbildet på kassen og kan legge til artikler. Trykk «Parker ordre» når du er ferdig. Ønsker du å betale bordet, helt eller delvis åpner du bordet ved å trykke på «Åpne ordre». Ta betalt på vanlig måte. Om gjesten delbetaler ordre vil du måtte trykke «Parker ordre» når du er ferdig med delbetaling.