YTELSESBESKRIVELSE FOR BYGGELEDER/BYGGHERREOMBUD VED TOTALENTREPRISE Prosjekt 11911 Digitaliseringsbygg Nasjonalbiblioteket i Rana Kontrakt H832 Dato: 2010-09-29 Side 1 av 12
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning... 3 2 Planleggingsfasen... 3 2.1 Kvalitetssikring... 3 3 Byggefasen... 4 3.1 Generelle ytelser... 4 3.1.1 Møter... 4 3.1.2 Rapportering... 5 3.1.3 Dokumenthåndtering... 5 3.2 Utførelseskontroll... 6 3.3 Kvalitetssikring... 6 3.4 Fremdrift... 7 3.4.1 Generelt... 7 3.5 Endringer, varsler og krav... 7 3.6 Økonomi / fakturabehandling... 8 3.7 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA... 9 3.8 Ytre miljø... 9 3.8.1 Tropisk tømmer... 9 3.8.2 Riving... 9 3.8.3 Farlige og miljøskadelige stoffer og produkter... 10 3.8.4 Avfall... 10 3.9 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse... 10 3.9.1 Generelt... 10 3.9.2 Ferdigbefaring... 10 3.9.3 Prøvedriftsperioden... 11 3.9.4 Overtakelse... 11 3.9.5 Innflytting... 11 4 Reklamasjonsfasen... 11 5 Rettslige konflikter... 12 Side 2 av 12
1 Innledning Denne ytelsesbeskrivelse for byggeleder/byggherreombud () spesifiserer hvilke ytelser byggeleder/byggherreombud (heretter også kalt BL) skal levere i forbindelse med dette byggelederoppdraget. Dette er en spesialtilpasset ytelsesbeskrivelse for dette prosjektet. Prosjektet gjennomføres i totalentreprise. Byggleder/byggherreombud plikter å sette seg inn i de fullmakter som gjelder for prosjektet. Det henvises til NS 8403 pkt 3.2.1 og konkurransegrunnlaget for en orientering om prosjektet og oppdraget. 2 Planleggingsfasen 2.1 Kvalitetssikring Ved oppstart av oppdraget skal BL: 1. gjennomgå konkurransegrunnlaget for totalentreprisen og gjøre seg godt kjent med dette. 2. påpeke eventuelle feil, mangler og eventuelle forbedringsmuligheter i konkurransegrunnlaget. 3. på forespørsel fra Statsbyggs prosjektleder bistå i forbindelse med gjennomføring av anskaffelsen. I totalentreprenørens prosjekteringsfase 1. Påse at totalentreprenøren etter kontraktsinngåelsen utarbeider detaljert fremdriftsplan for prosjektering med milepæler for oppdragsgivers ytelser og oppdragsgivers behandlinger/beslutninger ( beslutningsplan ). Fremdriftsplanen skal inneholde plan for produksjon, utførelse og prosjektering, samt oppdragsgiverens ytelser og medvirkning. 2. Bistå oppdragsgiver med kvalitetssikring av totalentreprenørens prosjektering, være bindeledd mellom TE og Statsbyggs fagressurser. 3. Innkalle til, lede og referere fra byggherremøter mellom byggherren og totalentreprenør som avholdes hver 14. dag. Byggherremøtene er forumet for gjennomgang av kontraktsmessige forhold mellom byggherren og totalentreprenøren. I disse møtene skal økonomi inklusiv varsler og krav, fremdrift, prosjekteringspunkter/beslutningspunkter, HMS og avvik behandles.bl er byggherrens stedlige representant i disse møtene, og Side 3 av 12
det påhviler BL et ansvar å forankre beslutninger i riktige fora (byggherre ved prosjektleder, bruker evt andre) 4. Delta på totalentreprenørens prosjekteringsmøter ved behov. Møtene er forum mellom totalentreprenør og hans rådgivere. BL har møterett, og BLs eventuelle deltakelse skal være etter behov og avklares med Statsbyggs prosjektleder (PL). 3 Byggefasen 3.1 Generelle ytelser 3.1.1 Møter 1. I samråd med PL etablere møteplan for møter mellom byggherre og totalentreprenør. Type, lengde og hyppighet av møter skal tilpasses prosjektets størrelse. 2. Innkalle til, lede og referere fra byggherremøter mellom byggherren og totalentreprenør som avholdes hver 14. dag. Byggherremøtene er forumet for gjennomgang av kontraktsmessige forhold mellom byggherren og totalentreprenøren. I disse møtene skal økonomi inklusive varsler og krav, fremdrift, prosjekteringspunkter/beslutningspunkter, HMS og avvik behandles. BL er byggherrens stedlige representant i disse møtene, og det påhviler BL et ansvar å forankre beslutninger i riktige fora (byggherre ved PL, bruker evt andre). 3. Delta på totalentreprenørens fremdriftsmøter ved behov. Møtene er forum mellom totalentreprenør og hans underentreprenører. BL har møterett, og eventuell deltakelse skal være etter behov og avklares med Statsbyggs PL. 4. Delta på totalentreprenørens vernerunder ved behov. Møtene er forum mellom totalentreprenør og hans underentreprenører. BL har møterett, og eventuell deltakelse skal være etter behov og avklares med Statsbyggs PL. 5. Lede og referere eventuelle nødvendige møter med brukere, naboer, offentlige myndigheter og andre berørte parter. Eventuelle møter skal avklares med Statsbyggs PL i forkant. 6. Telefonisk eller fysisk møte med PL hver måned for gjennomgang av økonomien i prosjektet. Møtereferater skal sendes ut senest 3 arbeidsdager etter møtet. BL skal konferere med PL før referater sendes ut. Side 4 av 12
3.1.2 Rapportering BL skal hver måned frem til og med prøvedriftsperioden er ferdig, oversende en månedsrapport for prosjektet til PL. Rapporten skal oversendes senest 3 dager etter månedsslutt og inneholde følgende punkter: 1. Økonomi: Oversikt over faktiske disponeringer (kontraktssum, justeringsbestillinger, tilleggsbestillinger og rekvisisjoner), anslått beløp for planlagte endringer/tilleggsarbeider (PIB er) og anslått beløp for foreliggende eller antatte tilleggskrav fra totalentreprenøren. Rapporten skal også inneholde en oversikt over likviditeten som angir hvor mye som er utbetalt og anslag for resterende utbetaling inneværende år. Det skal tas hensyn til normale betalingsfrister. BL skal gjøre månedlig anslag og vurdering over hvor mye som er påløpt/produsert pr fagområde. 2. Endringer, varsler og krav: Komplett oversikt over status på alle forventede og godkjente endringer, varsler og krav (ref. pkt. 3.5 om endringer, varsler og krav). 3. Rent-tørt-bygg: En redegjørelse og vurdering av status i forhold til totalentreprenørenes overholdelse av Statsbyggs krav til rent tørt bygg på våre byggeplasser. 4. SHA: En redegjørelse for status og for avvik i perioden. 5. Fremdrift: Status for fremdriften. Fremtidige forhold som kan være kritiske for fremdriften skal påpekes og tiltak skal foreslås. Ved forsinkelser skal ansvars- og årsakssammenhenger angis. 6. Rapporter fra stikkprøvebasert kontroll: Vurdering av kvaliteten på entreprisearbeidene. De kontroller som BL har utført i perioden skal dokumenteres. 7. Forhold på byggeplassen: Oversikt over bemanning på byggeplassen i siste periode, brutt ned på hvert enkelt firma. Rapporten skal også omfatte utstyr, maskiner og klimatiske forhold. 8. Korrespondanseoversikt: Opplysninger om viktig korrespondanse, meldinger og informasjon i siste periode. 9. Andre kritiske forhold: Andre forhold som kan påvirke prosjektet skal redegjøres for. 3.1.3 Dokumenthåndtering 1. behandle all korrespondanse som sendes fra totalentreprenøren til Statsbygg og innstille overfor PL i de saker som går ut over BL sine fullmakter iht Byggelederboka pkt 3. Side 5 av 12
2. holde et oppdatert enkelt dokument- og tegningsarkiv på byggeplassen som dokumenterer saks- og handlingsforløp gjennom hele oppdragsperioden. 3.2 Utførelseskontroll BL skal gjennomføre systematisk og dokumentert stikkprøvebasert kontroll av totalentreprenørens kontraktsarbeider. Utførelseskontrollen omfatter både bygningsmessige arbeider og tekniske installasjoner. Nærmere spesifisert skal BL: 1. utarbeide en kontrollplan og sjekklister for eget kontrollarbeid som sier noe om hvilke bygningsdeler som skal kontrolleres, type kontroll, hyppighet/tidspunkt for kontroll. BLs kontrollplan skal fremlegges for og godkjennes av PL. 2. dokumentere utført kontroll med utfylte kontrollskjema, supplert med bilder osv. I kontrollskjema skal minimum følgende fremgå: bygningsdel, sted, måleresultat, avvik, kontrollgrunnlag og dato. 3. kontrollere at leveranser til byggeplassen er i hht. kontrakt mht håndverksmessig utførelse og toleranser. 4. kontrollere alt som bygges inn, lukkes inn eller på annen måte gjøres utilgjengelig for senere kontroll. BL skal påse at totalentreprenøren varsler BL før slik lukking/ innbygging. 5. kontrollere at det holdes orden på byggeplassen, at det er ryddig og oversiktlig og at beskrevet nivå i totalentreprisebeskrivelsen for rent-tørt-bygg følges. 6. kontrollere at prøver/tester blir utført i henhold til kontrakt og Norske Standarder. 7. kontrollere at produkter for byggverk oppfyller kravene til dokumentasjon iht TEK kap. V Produkter til byggverk. 3.3 Kvalitetssikring 1. gjennomgå kontrakten med totalentreprenøren og gjøre seg godt kjent med tegninger, totalentreprisebeskrivelse, ytelsesbeskrivelse for totalentrepriseprosjektering, osv. 2. via stikkprøvebasert kontroll følge opp at totalentreprenøren og hans underentreprenører gjennomfører egenkontroll som UTF/KUT iht plan- og bygningsloven med tilhørende forskrifter og kontrakten med Statsbygg. 3. gjennomgå avvik umiddelbart og kontrollere at nødvendige korrektive tiltak blir planlagt, iverksatt og fulgt opp av totalentreprenøren. Side 6 av 12
4. føre avvikslogg og tilhørende tiltak inn i et arkiv/database. Sørge for at avvik lukkes. 3.4 Fremdrift 3.4.1 Generelt 1. Følge opp at totalentreprenøren utarbeider fremdriftsplan og at denne revideres ved behov. 2. Påse at gjeldende hovedfremdriftsplan er hengt opp på oppslagstavle(ne) på byggeplass. 3. Gjøre grove vurderinger av i hvilken grad bemanningen er tilpasset fremdriftsplanen, og ha dialog med totalentreprenøren om dette. 4. Påse at totalentreprenøren identifiserer konfliktpunkter, kartlegger kritiske linjer og markerer Sikker Jobb Analyser i fremdriftsplanen. 3.5 Endringer, varsler og krav 1. ha oversikt over og styre prosessen rundt behandling av endringslister, varsler og krav. 2. sette seg inn i Statsbyggs endringslistesystem. Endringsliste med tilbud fra totalentreprenør skal gjennomgås av BL, og BL skal avgi innstilling til PL. BL skal evt innhente uttalelser fra byggherrens rådgivere ved behov. Originaldokumentene med BLs merknader og innstilling skal videresendes til PL innen 5 dager etter mottak. BLs innstilling skal skille mellom endringer som utføres etter kontraktens enhetspriser og øvrige endringer. Endringslister som har vært mer enn 10 dager hos totalentreprenør, evt byggherrens rådgivere eller Statsbygg, skal purres opp. 3. føre utfyllende oversikt over alle endringslister, rekvisisjoner og tilleggskrav/varsler med status for disse, hvor i systemet de befinner seg og kostnad/ forventet kostnad, jf pkt 3.1.3. 4. ta stilling til prisnivået i tilbudene fra totalentreprenørene. Utarbeide nødvendig dokumentasjon som støtte i forhandlinger om endringsarbeider og delta aktivt i disse. 5. kontrollere at alle arbeider som utføres på byggeplassen er skriftlig avtalt. Side 7 av 12
6. rekvirere mindre arbeider som er nødvendige og som ikke kan følge vanlig rutine for endrings- og tilleggsarbeid. jf Byggelederboka pkt 3. 7. behandle mottatt tilleggskrav fra totalentreprenør og uten ugrunnet opphold, dog senest innen en uke, gi sin anbefaling til PL. Dersom det er behov for lengre behandlingstid, avklares dette med PL under hensyntagen til svarfrister i entreprisekontrakten. For tilleggskrav som uten tvil skal avvises, sender BL begrunnet avslag til totalentreprenør med kopi til PL. Begrunnelse for å akseptere eller avvise tilleggskrav skal angis med henvisning til aktuell(e) bestemmelser i kontrakt, Norsk Standard osv. 8. støtte byggherren aktivt med dokumentasjon, utarbeide innspill til svarbrev, delta i forhandlinger med totalentreprenøren når uenigheter eller konflikter gjør dette påkrevd, se for øvrig pkt 6 om ytelser hvis en sak utvikler seg til en rettslig konflikt. 9. vurdere berettigelsen av krav om fristforlengelse fra totalentreprenør. Avklare årsakssammenhenger, vurdere konsekvenser herunder kritiske/ikke kritisk aktivitet/linje, gi PL kvalifiserte vurderinger og anbefalinger. Utarbeide skriftlige innspill til svarbrev til totalentreprenør, se for øvrig pkt 6 om ytelser hvis en sak utvikler seg til rettslig konflikt. 3.6 Økonomi / fakturabehandling Statsbygg behandler alle fakturaer elektronisk. BL vil få tilgang til Statsbyggs elektroniske fakturabehandlingssystem (FABEL). Alle entreprenørfakturaer vil bli stilet til Statsbygg sentralt for scanning. Statsbygg har sentralt scanningssenter i Porsgrunn. Deretter sendes faktura elektronisk til BL som skal kontrollere fakturaene. 1. kontrollere alle fakturaer mot bestillinger og produksjon. BLs fakturakontroll skal skje innen 1 uke etter mottak. Statsbygg kan kreve refundert rentebelastning som skyldes at BL har attestert og videresendt fakturaer senere enn 1 uke etter mottak. 2. BL må ikke holde tilbake fakturaer fordi beløpet er omstridt, delvis opparbeidet eller liknende. BL har tre valg i FABEL: 1) Godkjenne hele fakturaen for utbetaling 2) Godkjenne deler av fakturaen for utbetaling 3) Avslå fakturaen. Dersom BL avslår eller kun godkjenner deler av beløpet må BL begrunne dette i eget kommentarfelt (Kommentar fra ekstern) i FABEL. Etter avtale med PL, sender BL brev til totalentreprenøren med begrunnelse for delvis utbetaling eller avslag. Ved delvis utbetaling må det angis om fakturabeløpet er avkortet (totalentreprenøren må sende kredittfaktura) eller om restbeløpet vil bli utbetalt senere (totalentreprenøren må sende utbetalingsanmodning). Fakturaer som avslås er de som ikke er i samsvar med utført arbeid eller bestilling, og som ikke formelt er i orden iht. kontrakt og forretningsrutiner. Ved avslag sørger PL for at faktura returneres til totalentreprenør. Side 8 av 12
3. føre fortløpende attestasjonsregnskap og sammenholde dette med Statsbyggs økonomisystem ved behov. 4. kontrollere at entreprisenes eventuelle regulerbare poster blir avregnet innen rimelig tid etter utført arbeid. 5. kontrollere sluttoppgjørene for totalentreprisen. BLs behandlingstid fastsettes i samråd med PL, men Statsbygg skal ha sluttfaktura attestert senest 2 uker før forfall, jf Totalentrepriseboka pkt 27.2. Ved dissens mellom byggherre og totalentreprenør omkring sluttoppgjøret, skal BL aktivt delta i prosessen med å komme til enighet. 3.7 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Totalentreprenøren skal være SHA-koordinator for prosjektering (KP) og for utførelse (KU), jf. byggherreforskriften 13 og prosjektets plan for sikkerhet, helse, arbeidsmiljø og ytre miljø (vedlagt som del av konkurransegrunnlaget). BL skal påse at totalentreprenøren som KP og KU ivaretar de oppgaver myndighetene og Statsbygg pålegger koordinatoren for prosjektering og utførelse. 3.8 Ytre miljø BL skal 1. gjøre seg kjent med konkrete miljømål og krav for prosjektet, og følge opp at totalentreprenører kjenner til målene og følger kravene, herunder krav til avfallsregnskap. Eventuelle miljømål er angitt i bok 0. Miljøkrav er angitt direkte i entreprisebeskrivelsene, i bok 0, i plan for SHA og ytre miljø, samt i Totalentrepriseboka. 3.8.1 Tropisk tømmer 3.8.2 Riving 1. kontrollere at det ikke blir benyttet eller forefinnes tropisk tømmer eller trevirke fra fredet skog i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. 2. etterspørre dokumentasjon på alt trevirke som han får mistanke om kan være tropisk tømmer eller fredet skog. 3. straks underrette Statsbygg om alle forekomster av tropisk tømmer eller fredet skog som planlegges benyttet eller er benyttet i kontraktsarbeidet eller på byggeplass. Slik underretning skal også gis ved mistanke om det samme. Ved eventuelle rivningsoppdrag skal BL: Side 9 av 12
1. sikre at dette utføres på en miljømessig forsvarlig måte og iht. Statsbyggs anvisninger. 3.8.3 Farlige og miljøskadelige stoffer og produkter 3.8.4 Avfall 1. sette seg inn i stoffer og materialer på myndighetenes Prioritetsliste B og OBSlisten. 2. følge opp at totalentreprenøren rapporterer om evt. bruk av slike stoffer og er bevisst på å benytte disse stoffene i minst mulig grad. 3. Følge opp at totalentreprenøren følger opp kontraktens krav til miljøvennlige produktvalg. BL skal 1. følge opp at avfall behandles på en forsvarlig måte og at kildesortering gjennomføres iht. Statsbyggs anvisninger. 2. følge opp at hovedbedrift kvartalsvis rapporterer om avfallsmengder og kildesortering på byggeplassen. 3.9 Ferdigstillelse, prøvedrift og overtakelse 3.9.1 Generelt 1. i god tid planlegge og organisere gjennomføringen av sluttfasen med blant annet alle nødvendige tester, ferdigbefaringer, prøvedriftsperiode og overtakelser, i henhold til kontraktsbestemmelsene for totalentreprisen. 2. koordinere opplæringen av driftspersonale og brukere for alle fag 3.9.2 Ferdigbefaring 1. kontrollere og evt. purre opp at totalentreprenøren leverer egenkontrollskjemaer for alle fag. 2. sjekke skjemaene og gå forhåndsbefaringer (evt. sammen med Statsbygg) for å se om kontraktsarbeidene er klare til ferdigbefaringer. 3. innkalle til, lede og referere fra ferdigbefaringer. Side 10 av 12
3.9.3 Prøvedriftsperioden Dersom det er avtalt en prøvedriftsperiode etter ferdigbefaringene, skal BL: 1. innkalle til, lede og føre protokoll (iht Statsbyggs mal) fra formelt oppstartsmøte for prøvedriftsperioden. 2. innkalle til og delta i felles oppstartsmøte for prøvedriftsperioden. BL skal skrive referat fra møtet, og sørge for at dette godkjennes av kontraktspartene. 3. i prøvedriftsperioden følge opp at feil fra ferdigbefaringen, totalentreprenørens egenkontrolltester, byggherrestyrte tester/tverrfaglige tester samt feil og mangler avdekket i prøvedriftsperioden, snarest blir utbedret. BL skal gjennomgå utkvitterte feillister fra entreprenør og foreta kontrollbefaringer. 4. utarbeide sluttrapporter fra prøvedriftsperioden og oversende PL før overtakelsen. 5. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av feil i prøvedriftsperioden. BL skal følge opp at alle feil utbedres snarest mulig. 6. kontrollere eventuelle etterarbeider og feilrettinger. 3.9.4 Overtakelse 1. innkalle til og delta i overtakelsesforretninger med tilhørende befaringer. PL leder overtakelsesforretningene. 2. sørge for at protokoll fra overtakelsesforretningene blir utarbeidet og signert av kontraktspartene. 3.9.5 Innflytting 1. følge opp at brukstillatelse foreligger før innflytting. 2. koordinere totalentreprenørens utbedring av mangler i forhold til brukerens innflytting. 4 Reklamasjonsfasen 1. følge opp at alle mangler fra overtakelsesprotokollen blir utbedret innen nærmere avtalte frister. Side 11 av 12
2. organisere og styre system for rapportering/oppfølging av reklamasjoner i reklamasjonsperioden. BL skal følge opp at alle reklamasjonsarbeider utbedres snarest mulig. 3. kontrollere eventuelle etterarbeider og reklamasjonsarbeider 4. i samråd med PL innkalle til, lede, og referere nødvendige befaringer i reklamasjonsfasen. Det skal holdes ett-, to- og treårsbefaringer. 5. vurdere behovet for å benytte andre mangelsanksjoner enn utbedring, jf kontraktsbestemmelsene. 6. melde fra til Statsbygg om reduksjon og frigivelse av garantier kan gjennomføres. 5 Rettslige konflikter Byggelederen skal kunne stille nødvendig kapasitet i forbindelse med eventuelle rettslige konflikter med totalentreprenøren. Dette gjelder også etter at den opprinnelige avtalte kontraktsperioden er over. Slike ytelser avregnes etter medgått tid med de timesatser som fremgår av kontrakten. Side 12 av 12