Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling

Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 01.04.2014 Tidspunkt: 12:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven tlf. 55 37 80 81 / 404 88 662 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet, på dette møtet. Johan Inge Særsten kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann Side1

Saksliste Utvalgssaksnr PS 11/14 PS 12/14 PS 13/14 PS 14/14 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Kontrollrapport vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune. Uttale frå kontrollutvalet. Orientering - Stord kommunale eigedomsselskap KF - Ådland Studentheim 2014/299 2014/332 PS 15/14 Rådmannen orienterer - Høghus i sentrum 2014/333 PS 16/14 Årsmelding for kontrollutvalet 2013 2014/301 PS 17/14 PS 18/14 RS 3/14 Forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Meldingar Budsjettbrev frå Fylkesmannen 2014 - Stord kommune. RS 4/14 Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016. Stord kommune. RS 5/14 Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016. Stord kommune. RS 6/14 Fagkonferanse kontroll og tilsyn Haugesund 3.-4. juni 2014 RS 7/14 Tilbakemelding fra Business Region Bergen - Selskapskontroll 2014/331 2014/294 2014/291 2014/292 2014/347 2014/346 RS 8/14 Habilitet 2014/351 PS 19/14 Gjennomgang av møteprotokoller 2014/296 PS 20/14 Eventuelt Side2

PS11/14Godkjenningavinnkallingogsakliste PS12/14Godkjenningavprotokollfråforrigemøte Side3

Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 232 Arkivnr: 2014/299-2 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 13/14 01.04.2014 Kontrollrapport vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune. Uttale frå kontrollutvalet. Samandrag Bakgrunn for saka: Viser til utdrag frå brev av 21.2.2005, frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett 2.5.2007 svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side4

Side 2/4 Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett 1.6.2007 kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatteetaten. Med dette som bakgrunn vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2013 frå skatteoppkrevjaren i Stord kommune, datert 20.1.2014. Kontrollrapport 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune, frå skatteetaten, datert 14.2.2014. Skatteoppkrevjaren skriv at «skatteoppkrevjarkontoret har 2,10 stillingshjemler, hvorav det vert brukt 0,10 årsverk på innkrevjing av kommunale krav. Ut over dette så er det meininga at Stord skatteoppkrevjarkontor skal gå inn i ein felles kontrollenhet (Haugaland interkommunale arbeidsgivarkontroll) i løpet av 2014.» Det har vore 1 stadleg kontroll ved skatteoppkrevjarkontoret på Stord- og Fitjar kommune. Kontrollen var gjennomført 21. og 22. oktober 2013. Denne kontrollen har omfatta hovudområdet internkontrollen, skatterekneskapen og innkrevjingsarbeidet. Skattekontoret har avgrensa kontrollen til å gjelda utvalde områder innanfor det einskilde hovudområdet. Ved kontrollen er det ikkje gjeve pålegg og tilrådingar frå Skatteetaten. Men det kjem fram tilhøve som Skatteetaten meiner bør betrast. Områda som er nemnt er internkontroll og tung innkrevjing. Internkontroll: Utfordringa for 2012, samt ressurssituasjonen både i 2012 og 2013, tilseier at det å ha fått til å etablera ein velfungerande internkontroll som omfatta alle delane av skatteoppkrevjarkontoret si verksemd, har vore særs vanskeleg. Under revisjonsbesøket kom det fram at om ressurssituasjonen blir slik skatteoppkrevjar vonar, vil arbeidet med internkontroll kunne koma eit steg vidare i 2014. Regional kontrolleining rår til at skatteoppkrevjar, på bakgrunn av det som kjem fram ovanfor og det som var diskutert under revisjonsbesøket, ser framover med tanke på å få etablert ein overordna internkontroll på alle områder. Tung innkrevjing: Gjennomgangen syner at det var fleire saker der tung innkrevjing burde vore sett i verk. Ressurssituasjonen ved skatteoppkrevjarkontoret har gjort sitt til at den tyngre innkrevjinga ikkje er gjennomført i det omfang skatteoppkrevjaren meiner det burde vore. Skatteetaten skriv at all innkrevjing for både Stord og Fitjar er det skatteoppkrevjaren som må gjennomføra. Dette medfører ei hard prioritering av saker, noko som medfører at fleire saker vert liggjande lenger enn det som er ynskjeleg. Resultatet av dette er ein situasjon skatteoppkrevjaren ikkje kjenner seg tilfreds med. Når ein ser på oppnådde resultat i styringsdialogen med Skatt vest, er dei fleste målkrava nådde. Største avviket for Stord kommune er på «Innfordret restskatt person 2011.» Skatteetaten skriv vidare at slik ressurssituasjonen ved skattoppkrevjarkontoret er no og vil vera framover, vil det å drive eit effektivt innkrevjingsarbeid i samsvar med både instruksar og vedtekne innkrevjingsstrategiar, vera vanskeleg å oppfylle. Skatteetaten skriv også at med tanke på at skatteoppkrevjaren i Stord utfører innkrevjingsarbeidet for Fitjar kommune i tillegg, er det viktig at kontoret Side5

Side 3/4 har tilstrekkeleg med innkrevjingsressursar både for å oppfylle dei målkrav som til ei kvar tid blir sett og gjennomføre innkrevjinga i samsvar med sentrale og lokale prioriteringar. Når både skatteoppkrevjar og medarbeidarar ved kontoret heile tida blir tvungne til å sette ei prioritert arbeidsoppgåve opp mot andre prioriterte oppgåver, vil det vera ei belastning som på kort og lang sikt kan skade den totale oppgåveutføringa og medføre tap av skatteinntekter for det offentlege. Regional kontrolleinig rår skatteoppkrevjar til å prioritere den tunge innkrevjinga i samsvar med sentrale føringar for dette arbeidet, samt å ta fleire rundar med administrasjonen i kommunen med tanke på å få tilført nok ressursar til at dette let seg gjennomføre i praksis. I skatteoppkrevjar sitt brev av 18.11.2013 til skatteetaten, står det blant anna at skatteoppkrevjaren er redd for at slik ressurssituasjonen ved kontoret er pr. dags dato, så har dette medført tap av skatteinntekter for det offentlege. Dette byggjer ein på at ein del firma burde vore begjært konkurs tidlegare, for å unngå at dei driv på kreditors rekning over lang tid, ein burde gjennomført fleire godskrivingsnekt av forskotsstrekk, samt hatt tid til å gjennomføra fleire tvangssal. Skatteoppkrevjaren skriv også at ressurssituasjonen skal takast opp igjen med administrasjonen i kommunen. I Skatteetaten sitt brev attende til skatteoppkrevjar av 4.12.2013, står det blant anna at dei takkar for rask tilbakemelding og at dei ser at kommentarane dei har lagt fram, vil bli etterkomne. Når det gjeld spørsmålet om resurssituasjonen ved skatteoppkrevjarkontoret, ber dei om å bli haldne orienterte dersom det skjer endringar. Både i årsrapport frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten er det sett fokus på ressurssituasjonen ved skatteoppkrevjarkontoret. Arbeidsgiverkontroll: Kontoret har ikkje eigen kontrollør, men skal delta i et interkommunalt samarbeid på Haugalandet. Det er sendt ut ein formell forespørsel. Skatteoppkrevjar ventar på klarsignal frå desse til å komma med i dette samarbeidet. Det er sagt at dei kan byrja å kjøpa kontrollar frå 1.3.14. I 2013 var det planlagt å få gjennomført 28 kontrollar, noko som utgjer 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. I 2013 vart det gjennomført 6 kontrollar, noko som tilseier 1,1 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Altså vesentleg lågare enn målkravet som er på 5 %. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatt Vest konkluderer med at for Stord kommune totalt sett for 2013, med unnatak av dei påpeikingane som er gjort ovanfor, har dei ikkje funne vesentlege manglar i skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll. På bakgrunn av dei kontrollane som Skatteetaten har gjennomført, finn dei at innkrevjingsarbeidet og oppfølgingsarbeidet av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Når det gjelder arbeidsgjevarkontrollar er desse ikkje utført i tilstrekkeleg omfang då der er utført 1,1 % kontrollar mot eit krav på 5 %. Det er ikkje avdekt vesentlege manglar i skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll. Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen er i det alt vesentlege i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Utføring av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane er i det alt vesentlege i samsvar med gjeldande regelverk. Side6

Side 4/4 Kontrollutvalet bør likevel, med bakgrunn i tilråding frå skatteoppkrevjar og Skatteetaten, drøfta om dei også i år skal be kommunestyret vurdera å auka ressursane for å oppfylla lovpålagde oppgåver ved skatteoppkrevjarkontoret på ein tilfredstillande måte. Forslag til innstilling 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. 2. Kontrollutvalet ber om at kommunestyret vurderer å auka ressursrammene for å oppfylla lovpålagde oppgåver ved skatteoppkrevjarkontoret på ein tilfredstillande måte. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Årsrapport for 2013 frå skatteoppkrevjaren i Stord kommune, datert 20.1.2014. Årsrekneskap for 2013. Forklaring til årsrekneskapet. Kontrollrapport 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune, frå skatteetaten, datert 14.2.2014. Rapport frå stadleg kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord og Fitjar kommune. Svarbrev frå skattoppkrevjar til Skatteetaten, datert 18.11.2013. Svarbrev frå Skatteetaten til skatteoppkrevjar, datert 4.12.2013. Side7

Side8

Side9

Side10

Side11

Side12

Side13

Side14

Side15

Side16

Side17

Side18

Side19

Side20

Side21

Side22

Side23

Side24

Side25

Side26

Side27

Ird> Skatteetaten Sakshandsamar Dykkar dato Vår dato Oddmund Midtbø 14. februar 2014 Telefon Dykkar referanse Vår referanse 99 16 62 32 2013/149104 Kommunestyret i Stord kommune Postboks 304 5402 Stord Kontrollrapport 2013 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Stord kommune Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av skattebetalingsloven 2-8, som vert utfylt av "Instruks for skatteoppkrevjarar" av 8.januar 2009. Skattekontoret har fagleg ansvar og instruksjonsmaktover skatteoppkrevjarane i saker som vedkjem skatteoppkrevjarfunksjonen, og pliktar å yte rettleiing og hjelp i faglege spørsmål. Skattekontoret søkjer gjennom mål- og resultatstyring å leggje til rette for best mogeleg resultat for skatteoppkrevjarfunksjonen. Grunnlaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarfunksjonen er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1.januar 2014. Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonener "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar 2011. Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkrevjarfunksjonenvert utøvd tilfredsstillande i høve til gjeldande regelverk på følgjande områder: Intern kontroll Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatteregnskapen Skatte- og avgiftsinnkrevjing Arbeidsgjevarkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkrevjarfunksjonen.skatteetaten utfører oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen. 2. Om skatteoppkrevjarkontoret 2.1 Bemanning Sum årsverk til skatteoppkrevjarfunksjonen i følgje skatteoppkrevjar sine årsrapportar: tal årsverk 2013 tal årsverk 2012 tal årsverk 2011 2 3 3 2.2 Organisering Skatteoppkrevjaren i Stord utøver 6g skatteoppkrevjarfunksjonenfor Fitjar kommune. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Njøsavegen 2 Se www.skatteetaten.no eller 800 80 000 ring gratis 800 80 000 6863 Leikanger Telefaks skattvest@skatteetaten.no 51 91 73 01 Side28

Måloppnåing 3.1 Skatte- og avgiftsinngang Skatterekneskapen for Stord kommune viser per 31. desember 2013 ein skatte- og avgiftsinngang1til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr 2 134 171 890 og uteståande restansar2på kr 55 069 728, av dette krav stilla på vent kr 79 405. Skatterekneskapen er avlagt av kommunen sin skatteoppkrevjar 18.januar 2014. 3.2 Innkrevjingsresultat Vi har gått gjennom innkrevjingsresultata per 31. desember 2013 for skatteoppkrevjarkontoret for Stord kommune. Resultata viser følgjande: Totalt Innbe Resultat- Innbetalt av Innbetalt av innbetalt i talt av krav sum krav (i %) sum krav (i %) MNOK sum krav (i %) førre år regionen Restskatt ersonle e ska tarar 2011 67,0 96,2 96,7 97,6 95,6 Arbeids 'evarav ift 2012 420,0 99,7 99,8 99,6 99,9 Forskotskatt ersonle e skatte tarar 2012 76,1 98,8 98,8 98,9 99,3 Forskotstrekk 2012 827,1 99,9 99,9 99,9 100,0 Forskotskatt u ersonle e skatte tarar 2012 120,6 99,9 99,6 99,9 99,9 Restskatt u ersonle e ska tarar 2011 178,4 99,9 99,0 99,3 92,7 3.3 Arbeidsgjevarkontroll Skatteoppkrevjaren for Stord kommune kjøper arbeidsgjevarkontrollar av kontrollordninga på Haugaland. Resultat for kommunen per 31. desember 2013 viser i følgje skatteoppkrevjaren sin resultatrapportering: i IY. Tal arbeids- Minstekrav Tal utførte Utførte Utført Utført Utført kontroll gjevarar tal kontrollar i kontrollar kontroll kontroll 2013 region (i %) 5 % 2013 2013 i % 2012 i % 2011 i % 569 28 6 1,1 1,2 4,3 4,2 Kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skattekontoret har i 2013 gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjarkontoretfor områda intern kontroll, skatterekneskap og innkrevjing. Siste stadlege kontroll vart halden 22. oktober 2013. Skattekontoret har i 2013 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda skatterekneskap og arbeidsgjevarkontroll. Skatteoppkrevjarkontoret har gjeve tilbakemelding på og tilrådingar som er gjevne. 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum åpne (ubetalte) forfalne debetkrav 2 Side29

5. Resultat av utført kontroll Intern kontroll På bakgrunn av kontrollane skattekontoret har gjennomført, har vi ikkje avdekka vesentlege manglar i skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll. Regnskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen På bakgrunn av kontrollane vi har gjennomført, finn skattekontoretat rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkreving På bakgrunn av kontrollane vi har gjennomført, finn skattekontoret at utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Arbeidsgjevarkontroll Skatteoppkrevjaren har i 2013 gjennomført seks stadlege arbeidsgjevarkontrollar. På bakgrunn av eit avgrensa omfang kan ikkje skattekontoret konkludere på om utført arbeidsgjevarkontroll er i samsvar med gjeldande regelverk. Kontrollar vert ikkje utført i tilstrekkeleg omfang då det er utført 1,1% kontrollar mot eit krav på 5%. Kommunen arbeider med å slutta seg til eit kontrollsamarbeid. 6. Ytterlegare informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlingar i 2013 gjeve tilrådingar som er meddelt skatteoppkrevjaren i rapport av 28. oktober 2013. Det er gjennomført oppfølgingsmøte med Stord kommune og Skatt vest 19. mars 2013. ( ( yenleg helsing rnljot v9n Mehren Ja Strøm avdelingsdirektør underdirektør Skatt vest Kopi til: Kontrollutvalet for Stord kommune Skatteoppkrevjaren for Stord kommune Riksrevisjonen 3 Side30

Årsrekneskap for 1221 Stord kommune for inntektsåret 2013. Avlagt etter kontantprinsippet. Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat Sum Arbeidsgiveravgift Kildeskatt Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Sum Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt Valgt år 121 540 968-13 828 630-67 767-107 644 568-3 0-452 366 050 0-1 509 040 285-170 435 709-2 267 432-62 415-2 134 171 893 452 366 051 392 980 618 96 892 525 442 091 941 749 769 995-1 Førre år 112 346 863-10 266 929-428 016-101 651 915-3 0-407 992 822 0-1 438 229 950-411 897 323-1 689 358 30 568-2 259 778 884 407 992 824 374 127 191 93 341 593 427 160 223 957 171 315-2 Videresending plassering mellom kommuner 70 763-14 260 Sum Sum totalt 2 134 171 893 0 2 259 778 884 0 Side31

Forklaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr. 31.12. Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet Side32

Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: Arkivnr: 2014/332-6 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 14/14 01.04.2014 Orientering - Stord kommunale eigedomsselskap KF - Ådland Studentheim Samandrag I kontrollutvalet sitt møte 17.2.2014 under eventuelt punkt 3., kom det fram ønske om ei orientering i kontrollutvalsmøte den 1.4.2014 frå Stord kommunale eigedomsselskap KF, i høve regress ved salg av Ådland studentheim. Utvalet fatta såleis samrøystes vedtak: «Ådland studentheim: Kontrollutvalet ber om ei orientering i kontrollutvalsmøte den 1.4.2014 frå Stord kommunale eigedomsselskap KF, i høve regress ved salg av Ådland studentheim.» Sekretariatet har gjort avtale med dagleg leiar for SKE KF om å koma i møtet den 1.4.14 for å orientera utvalet i høve saka. Forslag til vedtak Saka vert lagt fram utan framlegg til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side33

Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: Arkivnr: 2014/333-3 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 15/14 01.04.2014 Rådmannen orienterer - Høghus i sentrum Samandrag Kontrollutvalet ynskjer at rådmannen og leiar i Forvaltningsstyret orienterer i kontrollutvalet sitt møte den 1.4.2013, i høve vedteken reguleringsplan i kommunen og planar om å byggja høghus i sentrum av Leirvik. Kontrollutvalet fatta såleis samrøystes vedtak under eventuelt pkt. 2. i møtet 17.2.2014: «Forvaltningsstyre Høghus i sentrum: Kontrollutvalet ber rådmannen og leiar i Forvaltningsstyret om å koma og orientera i kontrollutvalet sitt møte den 1.4.2013, i høve vedteken reguleringsplan i kommunen og planar om bygging av høghus i sentrum av Leirvik.» Det er sendt e-post med spørsmål til rådmannen om han kan koma i kontrollutvalsmøtet 1.4.2014 for å orientera i saka. Forslag til vedtak Saka vart lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side34

Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 004 Arkivnr: 2014/301-1 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 16/14 01.04.2014 Årsmelding for kontrollutvalet 2013 Samandrag Sekretariatet har utarbeidd forslag til utvalet si årsmelding for 2013. Årsmeldinga skal gje eit oversyn over kva kontrollutvalet har arbeidd med i året som gjekk. Føremålet med årsmeldinga skal og vera å melda tilbake til kommunestyret, som er kontrollutvalet sin oppdragsgjevar, resultata av utvalet sitt arbeid. Årsmeldinga peikar både på handsaming av saker som er sluttført frå kontrollutvalet si side og på kva som må følgjast opp vidare framover. Konklusjon: Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2013. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Utkast til årsmelding 2013 for kontrollutvalet. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side35

ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALET I STORD KOMMUNE Bilde frå nettsida til Stord kommune. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55 23 94 53 Mobil 911 05 982 - E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side36

STORD KOMMUNE...1 1. Kontrollutvalet sine oppgåver...3 2. Samansetnad av utvalet i valperioden 2011-2015...3 3. Fakta om verksemda i 2013...3 4. Sekretariatsordninga...3 5. Stord kommune sin valde revisor Deloitte AS...4 6. Deloitte AS uavhengig i høve Stord kommune...5 7. Aktivitetar i 2013...5 8. Særskilt om...5 8.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT)...5 8.2. Kontrollutvalet på Stord kommune si heimeside...6 8.3. Opplæring av og informasjon om kontrollutvalet...6 8.4. Den økonomiske situasjonen i Stord kommune...6 8.5. Rekneskapsrevisjon...7 8.6. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar...8 8.6.1. Oppstart av evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016...8 8.6.2. Oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon...8 8.6.2.1. Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø ved skulane...8 8.6.2.2. Forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid...9 8.7. Gjennomførte selskapskontrollar...9 8.7.1. Selskapskontroll Business Region Bergen...9 8.8. Andre saker...9 8.8.1. Rådmannen orienterer...9 8.8.2. Standard atterhald om kontroll ved innvilga kommunalt tilskot til verksemder, aktivitetar, selskap og foreiningar mv...9 8.8.3. Skatteoppkrevjarfunksjonen...10 8.8.4. Kontrollutvalet sitt budsjett og søknad om ekstraløyvingar...10 8.9. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar...10 2 Side37

1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. kommunelova 77. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar regulerer kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver og gjer reglar om sakshandsaming mm. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. Møta i kontrollutvalet vart haldne for opne dører i 2013. 2. Samansetnad av utvalet i valperioden 2011-2015 Kontrollutvalet i Stord kommune har 5 medlemmer. Frå og med den førre valperiode skal minst ein av medlemmene veljast blant kommunestyret sine faste medlemmer. Medlemmar: Johan Inge Særsten (Frp) Wilhelm Engelsen (Ap) Kristin Ankervold Bergo (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Husøy Bærøy (V) leiar, og kommunestyremedlem nestleiar, og kommunestyremedlem medlem, og vara til kommunestyret medlem medlem Vararepresentantar: 1. vara for Særsten Odd Martin Myhre (Frp) 1. vara for Engelsen og Ankervold Amram Hadida (Ap) 1. vara for Stautland og Bærøy Øystein Huglen (Sp) 3. Fakta om verksemda i 2013 Kontrollutvalet hadde 5 møter Kontrollutvalet handsama 43 saker Møta vert no halde for opne dører Ordførar har talerett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o rekneskapsrevisjon gjennomførd av Deloitte o forvaltningsrevisjonar gjennomførd av Deloitte o selskapskontroll o skriftleg og munnleg informasjon frå Deloitte o skriftlege og munnlege orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjon det vart bede om. 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pk.10. står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. 3 Side38

Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har 15.06.04 gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utfører sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Stord kommune. Hogne Haktorson var sekretær for eit møte, Kari Nygård var sekretær for eit møte og Elin Molven var sekretær for dei tre andre møta i 2013. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har i 2013 hatt fem stillingar, og er utanom fylkeskommunen sekretariat for kommunane: Stord, Fitjar, Kvinnherad, Bømlo, Tysnes, Austevoll, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Øygarden, Sund, Samnanger og Os. Sekretariatet er og sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), som er eit landsdekkande interesseorgan for kontrollutvala og deira sekretariat. 5. Stord kommune sin valde revisor Deloitte AS Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Stord kommune. Avtalen var inngått første gong 01.01.06. Ny avtaleperiode vart vedteken av kommunestyret i møte 24.03.11, der det vart fatta slikt vedtak: Kommunestyret vel Deloitte AS som revisor frå 01.07.11 til 30.06.15 med opsjon for Stord kommune til å forlenga avtalen med 2 år. Ansvarleg revisor har vore partner i Deloitte AS Else Holst Larsen. Ho har levert eigenvurdering vedrørande at Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune, jf. punkt 6. under. Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om revisjonen sitt arbeid. På grunnlag av revisjonen sine rapportar, rekneskapsplan og annan informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i 2013. 4 Side39

6. Deloitte AS uavhengig i høve Stord kommune I samband med handsaming av eigenvurderinga frå Deloitte gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 34/13 i møte 10.9.13: «Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst Larsen vedrørande om Deloitte AS er uavhengig i høve Stord kommune, til etterretning.» 7. Aktivitetar i 2013 Av dei viktigaste sakene kan nemnast: Budsjett for kontroll og tilsyn i Stord kommune for 2014 Rekneskapen 2012 for: o Stord kommune o Stord hamnestell o Stord kommunale eigedom KF o Stord vatn og avlaup Kontrollrapport vedrørande Skatteoppkrevjarfunksjonen for 2012 8. Særskilt om Om Deloitte er uavhengig i høve Stord kommune Driftsrapportar Meldingar og orienteringar Årsmelding 2012 for kontrollutvalet Oppstart av forvaltningsrevisjon Fysiske miljø ved skulane Søknad om fullfinansiering av forvaltningsrevisjon Fysiske miljø ved skulane Kontrollrapport 2012 vedrørande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune Oppstart av evaluering av plan for forvaltningsrevisjon Oppstart av evaluering av plan for selskapskontroll Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 8.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Stord kommune er medlem i FKT. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen, tidsrommet 5. 6.6.2013. Kontrollutvalsmedlem Jens Arne Stautland deltok på konferansen. Konferansen inneheld desse hovudtema: Nytt frå KRD, forventinger og framtidstankar ved Anja Kristin Salte Hjelseth, politisk rådgjevar i Kommunal- og regionaldepartementet. Etikk og antikorrupsjonsarbeid ved Lise Spikkeland, fagansvarlig for etikk i KS. Korrupsjon og misligheter fokusområde i finansiell revisjon. Budsjettest i kommunene Hva kan man forvente av styringsdokumenter? Ved Bjørn Brox, Cand. Polit. og bedriftsøkonom. Arbeider som konsulent i Agenda Kaupang og skribent i Kommunal Rapport. Gode bestillinger av revisjon, ved Stein Ove Songstad, hovedansvarlig for forvaltningsrevisjon i Deloitte AS, samt medforfatter av kontroll utvalshåndboken og av Veileder i forvaltningsrevisjon. Økt oppmerksomhet om kontrollutvalgssakene hvordan håndtere media? Ved Ole Petter Pedersen, redaktør i Kommunal Rapport. 5 Side40

8.2. Kontrollutvalet på Stord kommune si heimeside På nettsida til kommunen: Kontrollutvalet sine saker vert lagt ut på kommunen si nettsida. Informasjon om medlemmene i kontrollutvalet vart supplert med både e-post og tlf. nr. med meir. Det vart også lagt ut informasjon om kva rolle utvalet har, samt link til aktuelle lover og forskrifter, Deloitte AS og sekretariatet i HFK. Administrasjonen i Stord kommune har vore behjelpeleg i høve bestillinga frå kontrollutvalet. Informasjonen har kome på plass på ein tilfredsstillande måte. 8.3. Opplæring av og informasjon om kontrollutvalet Kontrollutvalet i Stord kommune har ikkje hatt noko særskild opplæring i 2013. I løpet av 2013 vart det planlagd 2 dagars folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland. Kursstad er Solstrand Hotell og Bad. Opplæringsdagane er 6. 7. mars 2014. Seminaret er eit samarbeidsprosjekt mellom sekretariatet og Deloitte AS, med gode innspel på tema frå dei ulike kontrollutvala. 8.4. Den økonomiske situasjonen i Stord kommune Stord hamnestell: Dagleg leiar Arvid Sandnes presenterte rekneskapet for Stord Hamnestell, som var lagt fram med positivt resultat for 7. år på rad. Han svarte også på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet handsama i møte 3.6.2013 i sak 22/13 rekneskapen i Stord hamnestell for 2012. Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr. 6 918 729,- og at sum netto driftsresultat er positivt med kr. 1 913 457,- dvs. eit netto driftsresultat på 27,66 %. For Stord hamnestell har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2008 (+24,33 %), 2009 (+ 21,37 %), 2010 (+ 7,59 %), 2011 (+ 29,76 %) og 2012 (+ 27,66 %), sjå graf nedanfor. Stord hamnestell har i år også eit resultat som ligg godt over både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet 3.6.2013 vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord Hamnestell sin årsrekneskap for 2012.» Stord kommunale eigedom KF: Kontrollutvalet handsama i møte 3.6.2013 i sak 23/13 rekneskapen i Stord kommunale eigedom KF for 2012. Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr. 145 498 854,- og at sum netto driftsresultat er positivt med kr. 4 607 207,- dvs. eit netto driftsresultat 3,17 %. For SKE KF har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2009 (- 8,73 %), 2010 (- 2,41 %), 2011 (+ 2,29 %) og 2012 (+ 3,17). SKE KF har i år eit resultat som ligg over tilrådinga frå TBU. 6 Side41

I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet 3.6.2013 vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord kommunale eigedom KF sin særrekneskap for 2012, inklusiv framlegg frå Wilhelm Engelsen. «Endring i kontrollutvalet sin uttale: Uttalen skal forsterkast i nest siste avsnitt, med at uroa vart endra til sterkt uroa» Stord vatn og avlaup KF: Kontrollutvalet handsama i møte 3.6.2013 i sak 24/13 rekneskapen i Stord vatn og avlaup KF for 2012. Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg sum driftsinntekter på kr. 91 711 630,- og at sum netto driftsresultat er kr. 1 731 016,-, dvs. eit netto negativt driftsresultat på 1,89 %. For SVA KF har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2009 (+ 19,44 %), 2010 (- 4,06 %), 2011 (+ 0,20 %) og 2012 (- 1,89 %), sjå graf nedanfor. SVA KF i år eit resultat som ligg under både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet 3.6.2013 vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet vedtek forslag til uttale om Stord vatn og avlaup KF sin særrekneskap for 2012.» Stord kommune: Kontrollutvalet handsama i møte 3.6.2013 i sak 25/13 rekneskapen i Stord kommune for 2012. Det vart gjeve m.a. slik uttale til rekneskapen: Av rekneskapen for 2012 har sekretariatet merka seg at sum driftsinntekter er på kr 1 065 799 772,- medan netto driftsresultat er positivt med kr 18 561 719,-. Netto driftsresultat vert omrekna i netto resultatgrad 1,74 %, sett opp mot sum driftsinntekter. For Stord kommune har netto resultatgrad vore slik dei siste åra: 2004 (- 3,86 %) 2005 (+ 0,67 %), 2006 (+ 3,26 %), 2007 (- 0,89 %), 2008 (- 2,77 %), 2009 (+ 0,37 %), 2010 (- 1,14 %), 2011 (- 0,14 %) og 2012 (1,74 %), sjå graf nedanfor. Stord kommune har i år eit resultat som ligg under både landsgjennomsnittet og tilrådinga frå TBU. I samband med handsaminga av årsrekneskapen i kontrollutvalet 3.6.2013 vart det gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet vedtek utkast til uttale om Stord kommune sin årsrekneskap for 2012.» Heile kommunesektoren: Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB pr. 15.3.2013 til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i 2012. Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for å ha ei forsvarleg økonomisk drift. 8.5. Rekneskapsrevisjon Deloitte orienterte kontrollutvalet i løpet av året om rekneskapsrevisjonen som vart gjort i 2013. 7 Side42

I møtet 9.12.2013 orienterte Deloitte v/ Else Holst Larsen om arbeidet med interimsrevisjon. Det var ikkje spesielle ting å melda. Det vart avtalt at skriftleg rapport skulle bli utarbeida og lagt fram for kontrollutvalet i først møtet i 2014. 8.6. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 8.6.1. Oppstart av evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 I kontrollutvalet sitt møte den 9.12.2013 fatta utvalet såleis vedtak i sak 41/13: «Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Prosjektplan som vart lagt fram og gjennomgått i møte, vart godkjent slik den ligg føre. Deloitte vert i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane.» 8.6.2. Oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon 8.6.2.1. Forvaltningsrevisjon av fysiske miljø ved skulane I kontrollutvalsmøte den 4.2.2013 i sak 07/13 fatta utvalet såleis vedtak: «Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan til forvaltningsrevisjon av fysisk miljø ved skulane. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å i gang setja forvaltningsrevisjon innan fysisk miljø ved skulane. Forvaltningsrevisjonen skal ikkje ferdigstillast før det føreligg avklaring i høve sak om fullfinansiering av prosjektet i 2013. Sak om fullfinansiering vert oppretta til kontrollutvalsmøtet 10.4.2013, for vidare avgjerd i kommunestyret. Under føresetnad av fullfinansiering vert godkjend av kommunestyret, vert Deloitte beden om å levera forvaltningsrevisjonsrapport innan 19. august.» 8 Side43

8.6.2.2. Forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid I kontrollutvalsmøte den 4.2.2013 i sak 08/13 fatta utvalet såleis vedtak: «Prosjektplan av forvaltningsrevisjon av førebyggjande helsearbeid vart godkjent. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vert utsett til 2014, men utvalet tek iverksetting av prosjektplanen opp til ny handsaming i des. møtet 2013.» 8.7. Gjennomførte selskapskontrollar Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 8.7.1. Selskapskontroll Business Region Bergen I kommunestyremøtet den 4.2.2013 i sak 09/13 fatta kommunestyret såleis samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet ynskjer ikkje å delta i selskapskontrollen.» 8.8. Andre saker 8.8.1. Rådmannen orienterer Rådmannen har informert i høve desse sakene for kontrollutvalet i løpet av 2013: Status vedrørande innføring av samhandlingsreformen i Stord kommune. Kvalitetslosen. 8.8.2. Standard atterhald om kontroll ved innvilga kommunalt tilskot til verksemder, aktivitetar, selskap og foreiningar mv I kontrollutvalsmøte den 4.2.2013 i sak 10/13 fatta utvalet såleis innstilling: 1 Kommunestyret vedtek at det skal innarbeidast standard atterhald om kontroll der det av kommunale midlar vert ytt nye tilskot til: a Kjøp av aksjar og andre eigardeler i selskap b Stiftingar c Organisasjonar, aktivitetar og liknande. 2 I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. 9 Side44

I kommunestyret sitt møte den 21.3.2013 i sak 14/13 vart kontrollutvalet si innstilling i saka samrøystes vedteke. 8.8.3. Skatteoppkrevjarfunksjonen Kontrollutvalet handsama i møte 10.4.2013 sak 18/13 kontrollrapport 2012 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen i Stord kommune og vedtok då slik uttale: 1. «Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt Vest, konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert i det alt vesentlege utført på ein tilfredstillande måte. a. Tal arbeidsgjevarkontrollar, 5 % som tilseier 30 kontrollar, skulle vore gjennomført i Stord kommune. Tal gjennomførte kontrollar er 7. Dette er ikkje tilfredstillande i høve kravet på kontrollar som skal utførast i løpet av eit år. 2. Kontrollutvalet oppmodar kommunestyret om å sikra at det vert sett i verk tiltak slik at skatteoppkrevjarfunksjonen vert ivareteken på ein tilfredsstillande måte, inkl. at målet om tal på arbeidsgjevarkontrollar vert nådd.» 8.8.4. Kontrollutvalet sitt budsjett og søknad om ekstraløyvingar I kontrollutvalet sitt møte den 10.9.2013 under eventuelt vart såleis protokollert: 1. Ekstramidlar til forvaltningsrevisjon: a. Utvalsleiar og sekretariatet hadde avtale om eit møte med ordførar i dag, for å diskutera kva løysing ein skal finna i høve å få midlar til å fullføra forvaltningsrevisjonen som er i gang sett. Ordførar måtte avlysa dette møtet. b. Kontrollutvalet vil no senda brev til ordførar i høve avklaring av ekstramidlar til å fullføra forvaltningsrevisjonen. c. I møtet vart det synt til Politisk reglement og retningsliner som vart endraog vedteke på nytt av kommunestyret i Stord kommune den 21.6.12. d. Sekretariatet og utvalsleiar har fått fullmakt frå kontrollutvalet til å skriva brevet på vegne av utvalet. 8.9. Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar og selskapskontrollrapportar. I år er det ingen slike aktuelle rapportar å følgje opp på dette tidspunktet. Oppfylginga kjem i årsmeldinga for 2014. 10 Side45

Stord, 1.4.2014 Johan Inge Særsten utvalsleiar 11 Side46

Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/331-3 Sakshandsamar: Elin Molven Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 17/14 01.04.2014 Forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF - Godkjenning av prosjektplan Samandrag På bakgrunn av vedtak i kommunestyret i sak 2/2014 og 3/2014 den 13.2.2014, diskuterte kontrollutvalet saka i møtet 17.2.2014: Bestilling av prosjektplan Kommunale føretak i kommunen: Stord kommunale eigedomsselskap: Vedtak i KST 13.2.2014 i sak 2/2014: 1. Kommunestyret tek rapporten frå styret i føretaket til vitande. Kommunestyret meiner at rapporten gjev eit godt grunnlag for den vidare evalueringa. 2. Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen. 3. Kommunestyret har som målsetting at ev. organisatorisk endringar kan tre i kraft frå 01.01.2015 Stord vatn og avlaup: Vedtak i KST 13.2.2014 i sak 3/2014: 1. Kommunestyret tek rapporten frå styret i føretaket til vitande. Kommunestyret meiner at rapporten gjev eit godt grunnlag for den vidare evalueringa. 2. Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen. 3. Kommunestyret har som målsetting at ev. organisatorisk endringar kan tre i kraft frå 01.01.2015. 4. Kommunestyret vedtek at avdeling for veg, trafikk og parkering skal overførast til basisorganisasjonen frå 1. januar 2015. Rådmannen får fullmakt til å gjennomføra endringa. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55378081 Mobil 40488662 - E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. Side47

Side 2/2 5. Rådmannen får i oppdrag å fremja ei sak som vurderer Sva KF si rolle overfor SIM IKS. Utgreiinga skal gjerast i samråd med Sva KF og SIM IKS. Saka vert å leggja fram for kommunestyret innan første halvår 2014. 6. Hovudplanen for avlaup, som er under revisjon, skal leggja premissane for korleis slamtenesta skal organiserast og forvaltast i Stord kommune i framtida (som innstilling). Kontrollutvalet tok kommunestyret sitt vedtak i PS 2/2014 og PS 3/2014 til orientering, i møtet 17.2.2014. Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å leggja fram ein prosjektplan i møtet 1.4.2014, der det primært vert sett på føretaksmodellen innan dei kommunale føretaka. På bakgrunn av dette fatta kontrollutvalet såleis vedtak i møtet 17.2.2014: «Bestilling av prosjektplan Kommunale føretak i kommunen: Kontrollutvalet ber Deloitte AS om å leggja fram ein prosjektplan i kontrollutvalet sitt møte 1.4.2014, der det primært vert sett på føretaksmodellen innan dei kommunale føretaka.» Driftsstyre handsama sak 3/14 «Evaluering av kommunale føretak. Tinging til kontrollutvalet, vidare prosess» i møtet 5.3.2014. Utvalet fatta såleis samrøystes vedtak i saka: 1. Driftsstyret viser til kommunestyret sitt vedtak i sakene PS 2/14 og 3/14 og sluttar seg til tilleggsbestillinga til Kontrollutvalet sitt forvaltningsrevisjonsprosjekt «Styring av/samhandling med kommunale føretak» slik det går fram av saksutgreiinga. 2. Den eksterne evalueringa skal greie ut konsekvensane og føresetnadene for overgang av foretaka til høvesvis aksjeselskap og tilbakeføring til basisorganisasjonen i Stord kommune. 3. Ein legg til grunn at Ordførar får fullmakt til å godkjenna endelig mandat. 4. Driftsstyret vil koma attende til den vidare prosessen når rapporten frå Kontrollutvalet ligg føre. Deloitte AS har etter bestilling frå kontrollutvalet den 17.2.2014 lagt fram forslag til prosjektplan. Prosjektplanen ligg ved som vedlegg til saka. Forslag til vedtak 1. Med atterhald om fullfinansiering ber kontrollutvalet Deloitte AS gjennomføre forvaltningsrevisjon av «Organisering og måloppnåing i kommunale føretak Stord vatn og avlaup KF og Stord eigedomsselskap KF», med dei innspela som kom med under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein timeressurs på inntil 250 timar. 3. Kontrollutvalet ønskjer at rapport er klar frå Deloitte si side innan utgangen av august 2014, ferdig verifisert og med selskapet og rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Prosjektplan på «Forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i kommunale føretak - Stord vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF» Side48

Forvaltningsrevisjon Stord kommune Organisering og måloppnåing i kommunale føretak Stord Vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF Prosjektplan/engagement letter Prosjektplan Selskapskontroll av Lier E-verk Dokumentet inneholder informasjon som er ikke er offentlig (Offl 13 jf. Flv 13) Mars 2014 Side49

Innhald 1. Innleiing... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Om Stord kommune sine kommunale føretak... 3 1.3 Føremål og problemstillingar... 4 1.4 Avgrensing... 4 2. Metode... 5 2.1 Dokumentanalyse... 5 2.2 Intervju... 5 2.3 Verifisering og høyring... 5 3. Revisjonskriterium... 6 3.1 Innleiing... 6 3.2 Kommunelova... 6 3.3 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring... 7 3.4 Vedtekter for Stord vatn og avlaup KF... 8 3.5 Vedtekter for Stord kommunale eigedom KF... 9 3.6 Kommunale vedtak og retningsliner... 10 4. Tid og ressursbruk... 11 4.1 Nøkkelpersonell... 11 4.2 Ressursbruk... 11 4.3 Gjennomføringsplan... 11 Side50

1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Kommunestyret i Stord kommune gjorde i møte 13.2.2014, sak PS 2/14 og sak PS 3/14, om evaluering av selskapsform og tenesteinnhald for høvesvis Stord kommunale eigedom KF og Stord vatn og avlaup KF 1, følgjande vedtak: «Kommunestyret ber om at det som del av den vidare prosessen vert gjort ei ekstern evaluering av føretaksmodellen og legg til grunn at denne kan inngå i kontrollutvalet si vurdering av føretaka, jf. gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Driftsstyret får fullmakt til å gjera eventuelle tilleggsbestillingar til Kontrollutvalet si utgreiing og til å forestå den vidare prosessen.» Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet i Stord kommune, i møte 17.02.2014, utarbeidd prosjektplan for forvaltningsrevisjon av organisering og måloppnåing i dei kommunale føretaka i Stord kommune. 1.2 Om Stord kommune sine kommunale føretak Stord vatn og avlaup KF blei stifta 1. juli 2009 med bakgrunn i vedtak i Stord kommunestyre 1. juni 2009. Føretaket sitt føremål er utbygging, drift og vedlikehald av vatn, avløps- og veganlegg i Stord kommune, og andre oppgåver i tilknyting til dette. Trafikksikring og parkering i Stord kommune er også Stord vatn og avlaup sitt ansvar. Frå 1. juli 2009 overtok Stord vatn og avlaup KF eigedomsretten og totalansvaret for vatn- og avløpsanlegg som tidlegare var eigd og drifta av Stord kommune. Frå 1. januar 2012 vart også vegavdelinga i kommunen lagt inn i det kommunale føretaket. 2 Kommunestyret vedtok i sak PS 3/14 at avdeling for veg, trafikk og parkering skal overførast til basisorganisasjonen igjen frå 1. januar 2015. Stord kommunale eigedom KF blei stifta 1. juli 2009 med bakgrunn i vedtak i Stord kommunestyre 1. juni 2009. Stord kommunale eigedom KF skal ifølgje vedtektene ivareta eigaransvar for Stord kommune sine eigedomar og bygg. Dette vil m.a. seie å sikre at dei verdiane som er skapt vert ivaretekne. Føretaket har også ansvar for utvikling, forvaltning, drift og vedlikehald av eigedomar og anlegg. 1 Formuleringa var identisk i vedtaket i begge sakene. 2 http://www.stord.kommune.no/no/stord-vatn-og-avlaup-kf/ Side51

1.3 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke og vurdere om dagens organisering av Stord Vatn og avlaup KF og Stord kommunale eigedom KF er føremålstenleg med tanke på å nå fastsette mål. Vidare er det eit føremål å undersøke og vurdere om det er etablert føremålstenlege rutinar for samhandling og rapportering mellom føretaka og kommunen. Følgjande overordna problemstillingar vil bli undersøkte: 1. I kva grad har dei kommunale føretaka ei tilfredsstillande måloppnåing innanfor sine ansvarsområde? a. I kva grad er det fastsett tydelege mål og oppgåver for føretaka? b. Er det etablert føremålstenlege system for å vurdere måloppnåing i føretaka? c. I kva grad er det gjennomført risikovurderingar knytt til dei mål som er fastsett? d. I kva grad er det sett i verk risikoreduserande tiltak knytt til identifiserte risikoar? 2. I kva grad er dagens organisering av føretaka føremålstenleg, sett i høve til intensjonen ved opprettinga av føretaka? a. Er roller og ansvar tydeleg fordelt? b. I kva grad har føretaka system for å vurdere og sikre at ressursar og kompetanse er tilpassa oppgåvene? 3. I kva grad er det ei tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom Stord kommune og føretaka? a. Er det etablert føremålstenlege system og rutinar for samhandlinga? b. Er det etablert tydelege styrings- og rapporteringslinjer? c. Er det etablert klare avtalar knytt til tildeling og disponering av budsjettmidlar? 1.4 Avgrensing Forvaltningsrevisjonen omfattar ikkje ei vurdering av i kva grad andre organisasjonsformer eller selskapsformer kan vere meir eller mindre føremålstenleg enn kommunale føretak. Når det gjeld Stord vatn og avlaup KF, vil forvaltningsrevisjonen ikkje vurdere forhold knytt til avdeling for veg, trafikk og parkering, då kommunestyret i sak PS 3/14 har vedteke at denne delen av verksemda skal tilbakeførast til basisorganisasjonen. 4 Side52

2. Metode Oppdraget vil bli utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 2.1 Dokumentanalyse Innsamla dokumentasjon og kjeldemateriale i form av lover, kommunale vedtak, relevant dokumentasjon fra foretaka m.m. vil bli analysert. Innsamla kjeldemateriale vil bli vurdert i forhold til revisjonskriteria. 2.2 Intervju For å få supplerande informasjon til skriftlege kjelder vil Deloitte intervjue representantar frå Stord kommune og frå føretaka. Aktuelle intervjupersonar er rådmann og eventuelt andre kommunalt tilsette med særskilt ansvar/arbeidsoppgåver knytt til oppfølging av føretaka, samt dei daglege leiarane og styreleiarane i føretaka. Vi tek sikte på å gjennomføre 5-6 intervju. I tillegg kan det bli aktuelt å sende ut nokre spørsmål på e-post til utvalde personar. Endeleg utval av personar som skal intervjuast eller svare på spørsmål vil bli gjort etter innleiande dokumentanalyse. 2.3 Verifisering og høyring Oppsummering av intervjua vil bli sendt til dei intervjua for verifisering. Det er berre informasjon frå verifiserte intervjureferat som vil bli nytta i rapporten. Rapporten vil bli sendt til føretaka og kommunen for verifisering og høyringsuttale. Eventuelle faktafeil i rapporten vil bli retta opp og høyringsuttaler vil bli lagt ved den endelege rapporten. 5 Side53

3. Revisjonskriterium 3.1 Innleiing Revisjonskriteria vil bli henta frå og utleia av autoritative kjelder, rettsreglar, politiske vedtak og fastsette retningslinjer. Revisjonskriteria under er ikkje utømmande for kva som kan vere relevant i revisjonen. Andre kriterium vil kunne komme til dersom det skulle vere naudsynt for å få ei fullstendig undersøking og vurdering av problemstillingane. 3.2 Kommunelova Føresegner knytt til kommunale føretak går fram av kommunelova 3 kapittel 11. Det er kommunestyret som skal treffe vedtak om oppretting av kommunalt føretak, herunder å velje styre og fastsette vedtekter for føretaket ( 62, første ledd). 63 sett krav til kva vedtektene for eit kommunalt føretak skal innehalde: 1. «Foretaket skal ha vedtekter som i det minste skal angi a. foretakets navn b. foretakets formål c. den kommune hvor foretaket skal ha sitt forretningskontor d. antallet styremedlemmer e. annet som etter lov krever vedtektsbestemmelse 2. Endringer i vedtektene treffes av kommunestyret eller fylkestinget selv.» Føretaket skal ledast av eit styre og ein dagleg leiar ( 64). Føretaket skal ha eit styre på minimum tre medlemmar som blir vald av kommunestyret ( 65). Av 67 går styret sitt mynde fram: 1. «Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunes økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret eller fylkesting. 2. Styrets myndighet etter først ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker, i den utstrekning annet ikke er bestemt i vedtektene. 3. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten.» Av 71 går dagleg leiar sin mynde fram: 1. «Daglig leder forestår den daglige ledelsen av foretaket. Daglig leder er direkte underordnet styret og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. 2. Daglig leder skal sørge for at foretakets bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på betryggende måte. 3 LOV-1992-09-25-107 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). 6 Side54

3. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre om styret i det enkelte tilfelle har gitt vedkommende myndighet til det eller styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlige ulempe for foretaket eller for kommunen eller fylkeskommunen som helhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken.» Administrasjonssjefen har innanfor styret sitt myndeområde ikkje instruksjons- eller omgjeringsmynde ovanfor føretaket sin daglege leiar (72, første ledd). Kommunale føretak er ikkje ein eigen juridisk person men del av kommunen som rettssubjekt og kommunen hefter for føretaket sine forpliktingar. 4 3.3 Kommunesektorens organisasjon (KS) sine retningslinjer for eigarstyring Kommunesektorens organisasjon (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med tilrådingar 5 for korleis kommunar/fylkeskommunar bør utøve eigarstyring og kontroll av selskap og føretak. Av tilrådingane går det innleiingsvis fram følgjande om aktivt eigarskap i kommunar/ fylkeskommunar: «Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme.» 6 Revisjonen vil i det vidare gjennomgå dei tilrådingane som er mest sentrale sett i høve til oppfølging av kommunale føretak. Av tilrådingane går det fram at kommunestyret har eit tilsyns- og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket blir etterlevd og at etiske omsyn blir tryggja. Dei kommunale føretaka er ein del av kommunen som juridisk person og fell inn under kontrollutvalet sitt generelle ansvar for å sjå til at kommunen sine rekneskaper blir revidert på ein tryggande måte, og at det blir utført forvaltningsrevisjon av den kommunale verksemda i samsvar med kommunelova sine føresegner. 7 KS sine tilrådingar omhandlar også eigar sine krav til profesjonelle styre i kommunal sektor. Av tilrådingane går det fram at det er eigar sitt ansvar å setje saman styret og gje styret dei naudsynte styringsrammene for å utøve si verksemd som eit profesjonelt organ. Det er eigar sitt ansvar å gje informasjon om rammene for og innhaldet i det å sitte i eit styre. Det går vidare fram at eit profesjonelt styre som kollegium består av personar med eigna personlege eigenskapar som utfyller kvarandre kompetansemessig. Eit profesjonelt samansett styre har kompetanse som er naudsynt for å oppfylle eigar sine forventningar. 8 KS har også kome med tilrådingar til kva kompetanse styremedlemmer bør ha: Kunnskap om aksjelova, IKS-lova, kommunelova, andre relevante lover, forskrifter og avtalar som har betyding for selskapet si drift, Kunnskap om selskapet sitt føremål, vedtekter, organisasjon og historie, Kompetanse om private og kommunale rekneskapsprinsipp, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta naudsynte grep når naudsynt, 4 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) 5 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) 6 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013) s.2. 7 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s.10. 8 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s 13. 7 Side55

Kompetanse på offentleg forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringane til ei kvar tid, Spesialistkompetanse og erfaring på eit eller fleire område som t.d. juss, økonomi, marknadsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMT, leiing eller organisasjon, Ha kunnskap om trendar og utviklingstrekk innafor bransjen, Ha kunnskap om konkurrerande verksemder. 9 Når det gjeld habilitetsvurderingar og politisk representasjon i styra viser KS til at det som ein hovudregel ikkje bør sitte politikarar i styra for dei kommunale føretaka på grunn av den direkte rapporteringslinja mellom styret og øvste politiske nivå. KS har også ei tilråding som omhandlar administrasjonssjefens rolle. Det går fram at administrasjonssjefen eller andre i leiande administrative posisjoner samt medlemmer av kommunalråd ikkje kan sitte i styra i føretak. 10 I KS sine tilrådingar blir det peika på at administrasjonssjefen si rolle som budsjettansvarleg for kommunen si samla økonomiske verksemd, herunder også kommunale føretak, kombinert med manglande instruksjonsmynde i høve til dagleg leiar sine disponeringar, bør vere gjenstand for ein samhandlingsdiskusjon ved oppretting av føretak. Administrasjonssjefen si samhandlingsrolle ovanfor føretaka står ifølgje KS i ei uklår lovmessig stilling i forhold til den tradisjonelle etatsverksemda på den eine sida og verksemd skilt ut i sjølvstendige rettssubjekt på den andre sida. Dei økonomiske rammene for føretaka er underlagt den ordinære kommunale budsjettverksemda, som igjen ligg under administrasjonssjefen sitt ansvar. Samtidig blir føretaket leia av eit styre og ein dagleg leiar, der førstnemnde blir utpeikt direkte av kommunestyret. KS anbefaler at kommunestyra ved oppretting av føretak diskuterer administrasjonssjefen si rolle og handlingsmoglegheiter ovanfor dagleg leiar. 3.4 Vedtekter for Stord vatn og avlaup KF Stord vatn og avlaup sine vedtekter er sist revidert av Stord kommunestyre den 16.02.2012. Av vedtektene 3 går det fram at føretaket har følgjande føremål og oppgåver: «3.1 Vatn og avløp: Føretaket skal ha ansvar for alle oppgåver knytt til forvaltning, planlegging, utbygging og drift av offentlege vatn- og avlaupsanlegg i Stord kommune, samt anna verksemd knytt til desse formåla. 3.2 Renovasjonstenesta frå privat hushald: For renovasjonstenesta frå privat hushald i Stord kommune skal føretaket være den utførande part innan forvaltning og handtering av tenesta. Ansvaret for renovasjonstenesta ligg hos Stord kommunestyre. 3.3 Veg, trafikk og parkering: Føretaket er den utførande part knytt til forvaltning, planlegging, utbygging og drift av Stord kommune sitt ansvar innan fagområdet veg, trafikksikring og parkering, samt anna verksemd knytt til desse formåla. Tenesta skal utførast på best mogeleg måte i høve dei midlar som blir gjeve via budsjettet frå Stord kommunestyre. Ansvaret for tenesta ligg hos Stord kommunestyre. 9 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s 13. 10 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (mai 2013), s 19. 8 Side56

Føretaket skal ha som mål å uvikla ein kostnadseffektiv og serviceretta organisasjon i forhold til selskapet sine oppgåver. Føretaket kan tilleggjast andre oppgåver etter vedtak i Stord kommunestyre, og kan på forretningsmessig basis utføra relaterte tenester for andre når dette ikkje er til hinder for føretaket sine primære oppgåver.» 11 Av 4, punkt 1 går det fram at Stord kommunestyre skal godkjenne føretaket sin økonomiplan, budsjett, avgiftssatsar og rekneskap. Føretaket skal ha eit styre med fem medlemmar med varamedlemmar. Fire medlemmar blir vald av kommunestyret, medan eit medlem blir vald av og blant dei tilsette i føretaket ( 5, punkt 1). Av 6 går styret sitt mynde fram: 1. «Styret har mynde til å treffe avgjerd i alle saker som gjeld foretaket og drifta. 2. Styret har ansvar for at verksemda vert dreve i samsvar med føretaket sitt føremål, vedtekter og andre vedtak og retningsliner fastsett av kommunestyret. 3. Styret tilset dagleg leiar. I samband med at verksemda vert skilt ut til føretak kan kommunestyret vedta ei anna ordning.» 12 Av 9 går det fram at styret skal utarbeide ein årleg plan for arbeidet med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Planen skal godkjennast av kommunestyret. Det går også fram at styret sitt arbeid med budsjett, målstyringsdokument og rapportering skal samordnast med Stord kommune sine årshjulsaktivitetar. 3.5 Vedtekter for Stord kommunale eigedom KF Stord kommunale eigedom KF sine vedtekter er vedtatt av Stord kommunestyre den 11. juni 2009. Av 3 i føretaket sine vedtekter går føremål og oppgåver fram: «Føretaket skal ivareta eigaransvaret for Stord kommune sine eigedomar og bygg og sikra at dei verdiar som er nedlagt vert ivaretekne. Dette inneber ansvar for utvikling, forvaltning, drift og vedlikehald av eigedomane og anlegga, og for kjøp og sal av eigedomar. Føretaket skal ha som mål å uvikla ein kostnadseffektiv og serviceretta organisasjon i forhold til selskapet sine oppgåver. Føretaket sine oppgåver er å utøva forvaltning, utvikling, utbygging og effektiv drift av kommunen sine bygg og eigedomar med unntak av - kommunaltekniske anlegg til bruk innan vatn og avløp - areal og bygg som vert disponert av Stord hamn - eigedomar som vert forvalta av burettslag dersom ikkje anna er bestemt Føretaket kan tilleggjast andre oppgåver etter vedtak i Stord kommunestyre, og kan på forretningsmessig basis utføra relaterterte tenester for andre når dette ikkje er til hinder for føretaket sine primære oppgåver.»13 Av 4, punkt 1 går det fram at Stord kommunestyre skal godkjenne føretaket sin økonomiplan, budsjett, leigesatsar og rekneskap. Føretaket skal ha eit styre på fem medlemar, der fire av desse er vald av kommunestyret og eit medlem blir valt av og blant dei tilsette i føretaket ( 5, punkt 1). Av 6 går styret sitt mynde fram: 11 Vedtekter Stord vatn og avlaup KF. Sist revidert av Stord kommunestyre 16.02.2012, sak 08/12. 12 Vedtekter Stord vatn og avlaup KF. Sist revidert av Stord kommunestyre 16.02.2012, sak 08/12. 13 Vedtekter Stord kommunale eigedom KF. Vedtekten av Stord kommunestyre 11.06.2009, sak 36/09. 9 Side57

1. «Styret har mynde til å treffe avgjerd i alle saker som gjeld føretaket og drifta. 2. Styret har ansvar for at verksemda si drift er i samsvar med føretaket sitt føremål, vedtekter og andre vedtak og retningsliner fastsett av kommunestyret. 3. Styret tilset dagleg leiar. I samband med at verksemda vert skilt ut til føretak kan kommunestyret vedta ei anna ordning.» 14 Av 9 går det fram at styret skal utarbeide ein årleg plan for arbeidet, med vekt på mål, strategi og gjennomføring, og at planen skal godkjennast av kommunestyret. Det går vidare fram at styret sitt arbeid med budsjett, målstyringsdokument og rapportering skal samordnast med Stord kommune sine årshjulsaktivitetar. 3.6 Kommunale vedtak og retningsliner Kommunale retningsliner og politiske vedtak som er relevante for undersøkinga vil bli lagt til grunn som revisjonskriterium. 14 Vedtekter Stord kommunale eigedom KF. Vedtekten av Stord kommunestyre 11.06.2009, sak 36/09. 10 Side58

4. Tid og ressursbruk 4.1 Nøkkelpersonell Stein Ove Songstad er ansvarleg partner på oppdraget. I tillegg vil seniormanager Line M. Johansen og seniorkonsulent Stine Karoline Olsen vere sentrale i gjennomføringa av oppdraget. Deloitte har sett saman et team som sikrar at prosjektet blir gjennomført i samsvar med gjeldande standard, samt med naudsynt kompetanse og erfaring innanfor revisjon og selskapskontroll. 4.2 Ressursbruk Med utgangspunkt i prosjektets karakter og planen som er lagt for korleis prosjektet skal bli gjennomført er det estimert at det vil ta 250 timar å gjennomføre prosjektet. Dette inkluderer førebuing av prosjektet, utarbeiding av problemstillingar og prosjektplan, førebuing og gjennomføring av datainnsamling, analyse av data, utarbeiding og kvalitetssikring av rapport, samt presentasjon av ferdig rapport for kontrollutvalet. Eventuell presentasjon av rapporten i kommunestyret er ikkje medrekna i timetalet, og vil bli fakturert etter medgått tid med inntil 8 timar. 4.3 Gjennomføringsplan Oppstart av prosjektet vil vere så snart prosjektplanen er godkjent av kontrollutvalet, og rapporten vil vere klar for oversending til kontrollutvalet ved sekretariatet innan utgangen av august 2014. Dette krev at føretaka og kommunen innan avtalte fristar oversender all etterspurt dokumentasjon, at utvalde personar stiller til og verifiserer intervju, samt at kommunen og føretaka innan avtalte fristar gir tilbakemelding på rapportutkast i samband med verifisering og høyring. Bergen, 3. mars 2014 Stein Ove Songstad Oppdragsansvarleg partner 11 Side59

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. 2014 Deloitte AS 12 Side60

PS18/14Meldingar Side61

Sakshandsamar, innvalstelefon Håvard Rød, 5557 2143 Vår dato 21.01.2014 Dykkar dato 19.12.2013 Vår referanse 2013/16390 331.1 Dykkar referanse 13/1150 Stord kommune, Postboks 304, 5402 Stord STORD KOMMUNE - BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN Fylkesmannen har motteke særutskrift av kommunestyresak om budsjett for 2014 og økonomiplan, vedteke i kommunestyremøte 28.november 2013. Kommunen er under statleg kontroll og godkjenning etter kommunelova 60. Etter 15 i forskrifter om årsbudsjettet skal årsbudsjettet, slik det er vedteke av kommunestyret, liggja føre som eige dokument innan 15. januar. Økonomiske oversyn må vera utarbeidd innan 1. mars i budsjettåret. Etter kommunelova 45 tredje punkt skal innstillinga til årsbudsjett ha vore lagt ut til offentleg gjennomsyn i minst 14 dagar før handsaming i kommunestyret. Det er lagt opp til reduksjon i skatteøyret for kommunane frå 11,6 prosent i 2013 til 11,4 prosent i 2014. Frie inntekter Kommunen har budsjettert med kr. 465.769.000,- i skatt på eige og inntekt for 2014. I 2013 var det ein samla skatteauke for kommunane i landet på 5,7 %. Det er no rekna med ein skatteauke for kommunane frå 2013 til 2014 med 3,7 %. Kommunen sitt skattenivå i 2013 var 97,3 % av landsgjennomsnittet. I rammeoverføring til kommunane er det symmetrisk inntektsutjamning. Kommunar med skattenivå over landsgjennomsnittet får eit trekk i 2014 tilsvarande 60 % av differansen mellom eige skattenivå og landsgjennomsnittet. Kommunar med skattenivå under landsgjennomsnittet får kompensasjon i 2014 tilsvarande 60 % av differansen mellom landsgjennomsnittet og eige skattenivå. Kommunar med skattenivå under 90 % av landsgjennomsnittet får også tilleggskompensasjon tilsvarande 35 % av differansen mellom 90 % av landsgjennomsnittet og eige skattenivå. Kommunen sine frie inntekter består av ordinær skatt og statleg rammeoverføring, etter fråtrekk for inntektsutjamning. Sum frie inntekter er budsjettert til kr. 873,3 mill. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: 55 57 20 00 Telefaks: 55 57 28 51 Kommunal- og samfunnsplanavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: 974760665 E-post: postmottak@fmho.no Internett: www.fylkesmannen.no/hordaland Side62

Inntektsprognosen for 2014 er no oppdatert med førebelse innbyggjartal pr. 01.01.2014 og innkomen skatt i 2013. Grunnlaget for inntektsutjamninga vil vere innbyggjartal pr. 01.01. 2014. For innbyggjartilskot og aldersfordelinga i utgiftsutjamninga er grunnlaget innbyggjartal pr. 01.07.2013. Dei frie inntektene for kommunen er ikkje budsjetterte for høgt i høve til den førebelse prognosemodellen. Denne prognosen byggjer på kommunen sitt gjennomsnittlege skattenivå for dei tre siste åra, 2011-2013. Dette grunnlaget for pårekna skatt i 2014 kan vere for høgt som følgje av svak skattevekst i kommunen i 2013 (3,5 prosent). Dei frie inntektene i år kan difor vere budsjettert for høgt sjølv om det vil vere stor uvisse i denne vurderinga no så tidleg på året. Fylkesmannen ber kommunen vurdera dei budsjetterte frie inntektene nærare i samband med budsjettrevisjon etter 1.tertial i år. Eigedomsskatt Det er budsjettert med om lag kr. 40,0 mill. i eigedomsskatt for 2014. Innkomen eigedomsskatt i 2013 var kr. 39,3 mill. Skattesatsen er to promille av omsetnadsverdien for bustader og fritidseigedomar. Skattesatsen er fire promille av omsetnadsverdien for verk og bruk, annan næringseigedom og ikkje utbygd grunneigedom. Kommunestyret har lagt til grunn at inntektene frå eigedomsskatt skal nyttast til inndekning av det akkumulerte underskotet, både for kommunekassa og kommunale føretak. Eigedomsskatteinntekter utover dette skal bli nytta til investeringar innafor skule og helse - omsorg. Det kan bli gjort gjennom mindre opplåning eller ekstraordinær gjeldsnedbetaling. Løns- og prisauke Prisindikatoren for kommunesektoren for 2014 er i vedteke statsbudsjett 3,1 %. Pårekna lønsvekst inngår i denne med 3 ½ prosent. Løn tel knapt 2/3 av prisindikatoren medan resten er pårekna prisvekst på varer og tenester. Avdrag I økonomireglane er det gitt minimumskrav for storleiken på årlege avdrag. Etter kommunelova 50 sjuande ledd kan attståande løpetid for kommunen si samla gjeldsbyrde ikkje overstiga den vegde levetida for kommunen sine anleggsmidlar ved det siste årsskiftet. Kommunelova set eit minstekrav til totale låneavdrag for kommunen. Ein hovudregel vil vere at årlege låneavdrag som eit minimum må utgjere om lag 3 ½ - 4 % av lånegjelda ( når formidlingslån og avdrag på slike lån ikkje er rekna med ). Det er budsjettert med kr. 32 mill. i ordinære avdrag (utanom avdrag på formidlingslån ). Dei ordinære avdraga er budsjetterte noko for lågt i høve til det vi tilrår kommunane. Dei ordinære avdraga i budsjettet, kr. 32 mill., utgjer berre 2,8 prosent av netto lånegjeld ved utgangen av 2013. Fylkesmannen tilrår at kommunen aukar dei ordinære avdraga for 2014 til minimum kr. 35,0 mill. 2 Side63

Driftsresultat Kommunelova 46 punkt 6 legg til grunn at det blir budsjettert med eit driftsresultat som minst er tilstrekkeleg til å dekka renter, ordinære avdrag og nødvendige avsetjingar ( inkl. inndekning av underskot ). Paragraf 3 i forskriftene om årsrekneskapen presiserer nærare det driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen skal omfatta. Som hovudregel må til dømes ei inntekt og innbetaling som ikkje er ordinær, bli ført i investeringsrekneskapen. Frå og med 2010 har det vore endring i korleis kommunane kan disponera momsrefusjon frå investeringar. Det har vore ein overgangsperiode frå 2010 og til og med 2013 med aukande grad av overføring av momskompensasjon til finansiering av investeringar. Frå budsjett- og rekneskapsåret 2014 skal heile kompensasjonen for meirverdiavgift av investeringar bli inntektsført direkte i investeringsrekneskapen. Kommunen hadde følgjande oppsamla underskot ved utgangen av 2012 : Kommunekassa, Kommunale føretak, Samla for kommunen kr. 16,3 mill. kr. 27,8 mill. kr. 44,1 mill. Det er rekna med eit overskot for 2013 på mellom kr. 20 mill. og kr. 25 mill. Det vil bli nytta til å dekka inn heile det attståande underskotet for kommunekassa (kr. 16,3 mill.). Den overskytande delen av overskotet frå 2013 vil bli nytta til å dekka inn ein del av underskotet i kommunale føretak. Den attståande delen av underskot i kommunale føretak etter 2013 - inndekninga er planlagt dekt inn i 2014. Det er tilrådd generelt at kommunane bør ha eit netto driftsoverskot i rekneskapen på minimum 3 % av driftsinntektene. Det er viktig for å kunne setje av midlar til å møta ei mellombels ubalanse på drifta og til finansiering av investeringar no eller seinare. Netto driftsoverskot vil i 2014 generelt bli svekka for kommunane som følgje av inntektsføring av momskompensasjon knytt til investeringar i investeringsrekneskapen i staden for i driftsrekneskapen. Investering, lånegjeld og kapitalutgifter I 2014 er det planlagt brutto investeringar for til saman kr. 145,9 mill. for kommunen medrekna kommunale føretak. Dei største investeringane er innan grunnskule, helse - omsorg og innan vatn og avlaup. Investeringane er planlagte finansierte med lån, kr. 133,4 mill., og momskompensasjon, kr. 12,5 mill. I tillegg kjem Startlån til vidareutlån med kr. 25,0 mill. og lån til Stord Hamn, kr. 3,06 mill. 3 Side64

Vi har rekna ordinær langsiktig gjeld pr. 31.12.2012 pr. innbyggjar for kommunane i fylket utanom Bergen til kr. 62.282,-. (kommunekassa - ikkje konsern). I dette talet er ikkje pensjonsforplikting medrekna. Det tilsvarande talet for kommunen var kr. 66.558,-. Det generelle gjeldsnivået for kommunane i landet har auka vesentleg, og nivået må bli vurdert som høgt. Kommunane samla i fylket utanom Bergen har eit gjeldsnivå som ligg høgare enn landsgjennomsnittet. Kommunen si netto lånegjeld ved utgangen av 2013 er rekna til om lag kr. 1137 mill., eller kr. 62.220,- pr. innbyggjar. Kommunen si brutto lånegjeld ved utgangen av 2013 er rekna til om lag kr. 1247 mill., eller kr. 68.239,- pr. innbyggjar. På bakgrunn av at kommunen mest sannsynleg kjem til å dekka inn det attståande rekneskapsunderskotet også for kommunale føretak i 2014, vil Fylkesmannen godkjenna dei låneopptaka som er innarbeidd i vedteke budsjett. Fylkesmannen godkjenner følgjande låneopptak: Lån til investering i vatn og avlaup, kr. 73.000.000,- Lån til andre kommunale investeringar, kr. 60.383.000,- =Sum investeringslån kommunen medrekna kommunale føretak kr. 133.383.000,- Lån til investeringar Stord Hamn, kr. 3.060.000,- Startlån til vidare utlån, inntil kr. 25.000.000,- =Sum låneopptak kr. 161.443.000,- I økonomiplanen er det lagt opp til høge investeringar og låneopptak i dei neste åra, særleg i 2016 og 2017. Sjølv om ein del av gjeldsauken vil vere knytt til investeringar innan vatn og avlaup som er avgiftsfinansierte, må kommunen unngå at lånegjelda aukar for mykje for investeringar som ikkje er sjølvfinansierande. Dersom gjelda aukar mykje dei neste åra, er det større risiko for at kommunen på nytt vil få ubalanse på drifta og oppsamla underskot. Det er viktig at kommunen gjennomfører planen om å nytta eigedomsskatteinntektene til å redusera den langsiktige gjelda til investeringar (mindre opplåning eller ekstra gjeldsnedbetaling). Ved å unngå eit for høgt gjeldsnivå over tid, blir det i større grad frigjort driftsmidlar til dei kommunale tenestene. Oppsummering Kommunen må vurdera utviklinga i skatteinntektene og inntektsutjamninga nærare etter første tertial i samband med budsjettrevisjon. Kommunen sitt ordinære avdragsnivå i budsjettet er for lågt i høve til det vi tilrår kommunane. Vi tilrår at kommunen aukar dei ordinære avdraga til eit noko høgare nivå. 4 Side65

Vi er positive til at kommunen nyttar eigedomsskatteinntektene til underskotsinndekning og reduksjon lånegjeld (mindre opplåning eller ekstraordinære avdrag). Det er viktig å unngå at den ikkje - sjølvfinansierande lånegjelda aukar for mykje i økonomiplanperioden. Oppsamla underskot i kommunekassa blir dekt inn med 2013 - overskotet. Vi legg til grunn at attståande underskot i kommunale føretak blir dekt inn i 2014. Med helsing Lars Sponheim Rune Fjeld ass. fylkesmann Brevet er godkjent elektronisk og har difor inga underskrift Gjenpart: Deloitte, Sundgaten 119, 5527 Haugesund Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutval, Postboks 7900, 5020 Bergen 5 Side66

Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 Revidert plan Stord kommune Mars 2014 Side67

Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Stord kommune Innhald 1. Innleiing... 3 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2016 (revidert)... 3 Gruppe 1 prioritert gruppe 4 Gruppe 2 uprioritert gruppe 5 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon... 5 4. Gjennomføring og rapportering... 6 Side68 Side 2

Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Stord kommune 1. Innleiing I følgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknadar ut frå kommunestyret eller fylkestinget sine vedtak og føresetnadar (forvaltningsrevisjon) 1. Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal framkome i ein plan for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: «Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» 2 I 2012 gjennomførte revisjonen på oppdrag frå kontrollutvalet ein overordna risiko- og vesentleganalyse av Stord kommune. Kontrollutvalet nytta analysen som grunnlag for utvalet sin plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016. For å sikre at planen framleis speglar dei viktigaste risikoområda i kommunen, har kontrollutvalet gjennomført ei rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Det er henta inn og analysert ny informasjon gjennom dokumentanalyse, analyse av KOSTRA-tal, og intervju med utvalte administrative og politiske leiarar. På bakgrunn av den innsamla informasjonen har kontrollutvalet gjort ei ny prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2016 (revidert) I perioden 2012-2014 er det gjennomført følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt: Fysisk miljø ved grunnskulane (2013/2014) Under følgjer prosjekta som er valt ut av kontrollutvalet i samband med rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper; ei prioritert liste med dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste med prosjekta som er vurdert å ha lågare risiko og vesentlegheit. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i tråd med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalget 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 Side69 Side 3

Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Stord kommune Gruppe 1 prioritert gruppe Prioritet Prosjekt Tema 1 Førebyggande helsearbeid - Tilbodet ved helsestasjonen - Regeletterleving - Måloppnåing - Organisering / samhandling - Bemanning 2 Barnevernstenesta - System og rutinar - Regeletterleving - Samarbeid - Oppfølging av førre forvaltningsrevisjonsrapport 3 Samhandlingsreforma - Organisering - Regeletterleving - Tenestetilbod - Måloppnåing - Kapasitet og kompetanse 4 Heimetenester - Regeletterleving - Organisering og rutinar - Ressursbruk - Kapasitet - Kvalitet på tenestetilbod 5 Opplæring og PPT - Spesialundervising - Tilpassa opplæring - Morsmåls- og norskopplæring - PPT - Tilbod - Regeletterleving - Samordning - Organisering og rutinar - Kompetanse - Symjeundervising - Oppfølging av førre forvaltningsrevisjon 6 Styring av/samhandling med kommunale føretak - Rutinar - Samhandling - Økonomistyring / budsjettering - Rapportering 7 Plan- og byggesaker - Sakshandsamingstid - Regeletterleving - Organisering 8 Tenester for funksjonshemma og personar med utviklingshemming 9 Informasjonstryggleik, arkivering og offentleggjering - Regeletterleving - Organisering - Bruk av tvang - Butilbod - Etterleving av personopplysingsforskrift - Arkivering / journalføringsrutinar - Praktisering av offentleglova Side70 Side 4

Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Stord kommune Gruppe 2 uprioritert gruppe Prosjekt Tema Økonomistyring og budsjettering - Budsjettering - Oppfølging - Rapportering Psykisk helse og rusomsorg - Regeletterleving - Organisering og rutinar - Samhandling - Butilbod Kommunale barnehagar - Kompetanse - Bemanning/vikarbruk Bruk og implementering av IKT-løysingar - Opplæring - Effektiv utnytting Sjukefråver - System/rutinar - Oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjon Sakshandsaming - Etterleving av forvaltningslova sine reglar i utvalde saker - Praksis ved førebels svar Innkjøp - Kompetanse - Regeletterleving - Organisering og rutinar Aktivitetstilbod for barn og unge - Førebyggande arbeid - Tilbod i kulturskulen Tryggleik og beredskap (brannvern og ulukkar) - Beredskap - Regeletterleving - Organisering 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta er avhengig av endelege problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig breidd i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapeleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Mogelege metodar for datainnsamling og -analyse kan vere: Dokumentanalyse Elektroniske spørjeskjema Intervju Dataanalyse Testing av kontrollar og rutinar Side71 Side 5

Revidert plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 Stord kommune 4. Gjennomføring og rapportering Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkte og kva revisjonskriterium 3 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon blir lagt fram for kommunestyret. I tråd med forskrift om kontrollutval 11 skal kontrollutvalet utarbeide ein rapport til kommunestyret om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomførte og om resultata av desse. Kontrollutvalet oppfyller dette rapporteringskravet gjennom si årlege melding til kommunestyret om utvalet si verksemd. Det er også kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgde opp. Kontrollutvalet vil kome attende til tidsplan for gjennomføring av dei einskilde prosjekta. Dersom føresetnadene skulle endre seg, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Årsaka til slike eventuelle endringar blir rapportert til kommunestyret i kontrollutvalet si årsmelding. 3 Normer og standarder som forvaltningen blir vurdert i opp mot (vedtak, regelverk, mål) Side72 Side 6

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. 2014 Deloitte AS Side73

Plan for selskapskontroll 2012 2016 Revidert plan Stord kommune Mars 2014 Side74

Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 Stord kommune Innhald 1. Innleiing... 3 1.1 Kommunen sin innsynsrett 3 1.2 Former for selskapskontroll 3 2. Oversikt over selskap... 4 3. Selskapskontrollprosjekt 2012-2016 (revidert)... 6 3.1 Selskapskontrollprosjekt i prioritert rekkefølgje 6 4. Metode for gjennomføring av selskapskontroll og rapportering... 7 Side75 Side 2

Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 Stord kommune 1. Innleiing I følgje kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalet sjå til at det blir ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I 2012 gjennomførte revisjonen på oppdrag frå kontrollutvalet ein overordna risiko- og vesentleganalyse av Stord kommune sine eigarskap. Kontrollutvalet nytta analysen som grunnlag for utvalet sin plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016. For å sikre at planen framleis speglar dei viktigaste risikoområda når det gjeld kommunen sine eigarskap, har kontrollutvalet gjennomført ei rullering av plan for selskapskontroll. Det er henta inn og analysert ny informasjon gjennom dokumentanalyse, og intervju med utvalte administrative og politiske leiarar. På bakgrunn av den innsamla informasjonen har kontrollutvalet gjort ei ny prioritering av selskapskontrollprosjekt. 1.1 Kommunen sin innsynsrett Innhaldet i 13 i forskrifta må sjåast i samanheng med kommuneloven 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det kjem fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til: interkommunale selskap, aksjeselskap kommunen eig åleine eller saman med andre kommunar eller fylkeskommunar, heileigde dotterselskap til slike selskap. Sjølv om innsynsretten er meir avgrensa, vil kontrollansvaret og omfatte selskap og verksemder som ikkje kjem inn under 80. Dette er: selskap der kommunen har aksjar, men der det også er private aksjeeigarar. 1.2 Former for selskapskontroll Obligatorisk eigarskapskontroll Eigarkontrollen kan omfatte: Kontroll ved selskapsetablering. Kontroll av at kommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa. Kontroll av at eigarskapa er forsvarleg i høve til føremål og type verksemd. Kontroll av at eigarrepresentantar har tilstrekkeleg kompetanse. Kontroll av at selskapa kommunen har eigarinteresser i følgjer aktuelle verksemdlover og anna relevant lovgjeving. Kontroll av at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader. Side76 Side 3

Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 Stord kommune Valfri forvaltningsrevisjon Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men kommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom dette er relevant. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 2. Oversikt over selskap Under følgjer ei oversikt over selskap Stord kommune har eigarskap i. Figur 1: Oversikt over kommunen sine eigarskap innanfor 80 SELSKAP FØREMÅL 1 EIGAR- DEL Stord Kommunale Å eige, kjøpe og selje eigedom ved Eigedomsselskap AS aksjekjøp og aksjesal eller på annan måte, samt bygge ut og drive næringseigedomar og infrastruktur av teknisk karakter. Selskapet kan 100 % også engasjere seg i liknande verksemd. KOMMENTAR Kommunen sitt føremål med eigarskapet er at selskapet skal forvalta Teknisk etat -bygget i Leirvik og BKK-bygget på Heiane på best mogeleg måte for kommunen. Podlen Verkstad AS Arrangera eitt eller fleire av NAV sine arbeidsmarknadstiltak. Selskapet sitt overskot skal vera i verksemda, og disponerast til føremål som styrkjer drifta framover. 100 % Av eigarskapsmledinga til kommunen går det fram at det kan vere aktuelt å nytte Podlen Verkstad AS som leverandør innanfor område der verksemda har kapasitet og er leveringsdyktig på varer og tenester kommunen har behov for. Kommunen vil ta stilling til bruk av reserverte kontraktar i ei eiga sak. Sunnhordland Lufthavn AS Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS SIM Næring AS (Dotterselskap av SIM IKS) SIM Tankrenovasjon AS (dotterselskap av SIM Næring AS) Samarbeidsrådet for Sunnhordaland IKS Å planleggja, finansiera, opparbeida og driva lufthamn på Stord og i samband med dette å delta i andre selskap med liknande verksemd. Innsamling og transport av alle avfallstypar etter nærare avtale med kommunane, samt bygging og drift av behandlingsanlegg for avfall. Verksemd innan miljø- og avfallssektoren samt verksemd som det er naturleg å engasjera seg i. Selskapet si verksemd er knytt til renovasjon, samt det som står i samband med dette, herunder å delta i andre føretak som driv tilsvarande verksemd. 79 % 27,75 % SIM IKS eig 100 % SIM Næring AS eig 100 % Interkommunalt samarbeid på generell basis med særleg vekt på alle typar tiltaksarbeid og utviklingsarbeid. 12,5 % Selskapskontroll av Sunnhordland Lufthavn blei gjennomført i 2012. Selskapskontroll av SIM IKS blei gjennomført i 2012. Kommunen sitt føremål med eigarskapet er å fremja nettverksbygging for å utvikla Sunnhordland til det beste for innbyggjarane. 1 Nokre av selskapa sine føremål er korta ned i denne tabellen. Side77 Side 4

Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 Stord kommune Krisesenter Vest IKS Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS Business Region Bergen AS Ivareta lovfesta verksemd som krisesenter for både kvinner og menn. Arbeide for at for at verdifullt arkivmateriale i deltakarkommunane blir tatt vare på og sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Drive regional næringsutvikling, etablererteneste, profilering og marknadsføring og andre tenester som naturleg fell saman med dette. 10,43 % Aktiviteten er lovbestemt for kommunane. 4,61 % 3,6 % Det blei gjennomført selskapskontroll av Business Region Bergen i 2013. Figur 2: Oversikt over kommunen sine eigarskap utanfor 80 Atheno AS Sunnhordalandsregionen. Å vere utvikler av nye og eksisterande bedrifter basert på forskningsresultat og ideer frå industri og øvrig næringsliv. KOMMENTAR Tidlegare Sunnhordland Industri AS 20,21 % Fusjonert med Samspelsforum for næringsutvikling (SNU) AS Huglabutikken AS SELSKAP FØREMÅL 2 EIGAR- DEL Stord Idrettspark Å sikre ei effektiv og rasjonell drift Vikahaugane AS av idrettshallane på Vikahaugane, dvs. Idrettshallen, Stord idrettshall 60 % m/ballhall og turnhall og Rackethallen. Opero AS Gjennom fabrikasjon og anna næringsverksemd å skape grunnlag 28 % for sysselsetting av yrkesvalhemma og mindre arbeidsføre. S Lab AS Drive laboratorium og rådgjevingsverksemd. Selskapet kan også delta i andre aktivitetar som det er naturleg å engasjera seg i. Selskapet kan der dette er føremålstenleg samarbeida med 21,13 % eller ta del i andre verksemder som har same eller liknande føremål. På same måte kan selskapet stifta føretak. Fanari AS Å fremje samarbeid og utvikling for kulturbaserte kreative næringar i 13,79 % Sunnhordalandsambandet Fastlandssamband Halsnøy AS Sunnhordland Bru- og Tunnelselskap A/S Handel med daglegvarer og anna verksemd som naturleg fell inn under dette. Arbeide for at ein ferjefri veg mellom Stord og Bergen med bru over Langenuen kjem med i NTP. Når Sunnhordlandsambandet er komen inn i NTP, skal selskapet arbeida for at Sunnhordlandsambandet vert realisert. Etter at Stortinget har godkjent prosjektet Halsnøysambandet -å ta opp og betale ned turvande lån til prosjekt og syte for innkrevjing av bompengar i samsvar med godkjent ordning. Arbeide for realisering av planar om køyrbart samband mellom Bømlo, 10,77 % 7,41 % 5,26 % 5,04 % Det er planlagt å avvikle selskapet i 2014. 2 Nokre av selskapa sine føremål er korta ned i denne tabellen. Side78 Side 5

Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 Stord kommune Haukelivegen AS Sunnhordland Kraftlag AS A/L Biblioteksentralen Stord og Sveio. Selskapet skal mellom anna søkje å realisere prosjektet ved ordinære statsvegløyvingar, låneopptak, bompenge- ordningar o.l. Selskapet kan og engasjere seg i andre prosjekt. Arbeide for utbygging og standardheving av Haukelivegen (E134) Haugesund-Drammen. I tillegg kan selskapet arbeide for å fremje interessene til viktige sidegreiner til denne transportåra, etter fylkesvise prioriteringar, når dette styrker arbeidet for E134. Produksjon, overføring, distribusjon og omsetning av energi samt anna verksemd knytt til desse områda. Verksemda kan òg drivast i samarbeid med eller ved deltaking i andre føretak med tilsvarande eller liknande føremål. Være eit serviceorgan for alle typar offentlege bibliotek. Biblioteksentralen har til oppgåve å vere hovudleverandør av produkt og tenester til bibliotek og liknande institusjonar. 2,86 % 2,11 % 0,26 % 3. Selskapskontrollprosjekt 2012-2016 (revidert) Det er ikkje gjennomført nokre prosjekt etter av plan for selskapskontroll 2012-2016 blei vedteken. Under følgjer prosjekta som er valt ut av kontrollutvalet i samband med rullering av plan for selskapskontroll. Omfanget av kontrollen i det enkelte selskap vil variere avhengig av størrelse og kompleksitet og eventuelt samarbeid med andre medeigar kommunar/fylkeskommunar. 3.1 Selskapskontrollprosjekt i prioritert rekkefølgje Prioritet Selskap / Prosjekt 1 Eigarstyring 2 Stord Idrettspark Vikahaugane AS 3 Podlen verkstad 4 Stord Kommunale Eigedomsselskap AS 5 Stord lufthavn AS 6 Samarbeidsrådet for Sunnhordaland IKS Side79 Side 6

Revidert plan for selskapskontroll 2012-2016 Stord kommune 4. Metode for gjennomføring av selskapskontroll og rapportering Kontrollutvalet vil i kvart einskild tilfelle avgjere kva metode som skal nyttast i selskapskontrollen innanfor dei rammer som følgjer av lovgjeving og forskrifter. Kontrollutvalet vil i samsvar med kontrollutvalsforskrifta 15 rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomført og resultata av desse. Dersom føresetnadene skulle endre seg, eller dersom kontrollutvalet ønskjer fleire kontrollar, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Side80 Side 7

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/no/omoss for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence. 2014 Deloitte AS Side81

FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN HAUGESUND 3-4. JUNI 2014 ÅRSMØTE I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN 3. JUNI 2014 Side82

Dag 1 Tirsdag 3. juni 2014 09.00 10.00 Registrering med mat 10.00 10.15 Åpning av konferansen. Per Rune Vereide, styreleder FKT 10:15 10.45 Velkommen til Haugesund. Ordfører i Haugesund Petter Steen jr. 10.45 11.15 Nytt fra Kommunal og moderniseringsdepartementet, forventninger og fremtidstanker. Statssekretær Jardar Jensen, KMD 11.15 11.30 Spørsmål og kommentarer fra salen 11.30 11.45 Pause (Kaffe) 11.45 12.15 Presentasjon og overlevering av veileder om høringer i kontrollutvalgene. Wencke Sissel Olsen og Hans Blø, FKT 12.15 13.00 Lunsj 13.00 14.00 Forvaltningsrevisjon som verktøy i kontrollarbeidet Riksrevisor Per Kristian Foss 14.00 14.15 Spørsmål og kommentarer fra salen 14.15 14.45 Er forvaltningsrevisjonsarbeid interessant utenfor kontrollutvalget? Arnt Heikki Steinbakk, Formannskapet i Stavanger 14.45 15.00 Spørsmål og kommentarer fra salen 15.00 15.30 Samfunnstrygghet og beredskap Haavard Stensvand, Fylkesberedskapssjef i Sogn og Fjordane 15.30 15.45 Spørsmål og kommentarer fra salen ÅRSMØTE I FKT 15.45 16.00 Registrering årsmøtet i FKT med kaffe 16.00 16.45 Årsmøte FKT 17.15 Sosialt arrangement www.fkt.no Side83

Dag 2 Onsdag 4. juni 2014 08.30 09.00 Filmfremvisning «Det åpnee landet» 09.00 10.00 Pensjonsproblematikk i kommunene. Bjørn Brox fra Agenda Kaupang (og Kommunal l Rapport) 10.00 10.15 Spørsmål og kommentarer fra salen 10.15 10.30 Pause 10.30 11.15 Kommunelovutvalget, mandat, arbeid og fokus på egenkontroe oll Leder av kommunelovutvalget, Oddvar Flæte 11.15 11.30 Spørsmål og kommentarer fra salen 11.30 12.45 Lunsj og utsjekk 12.45-13.30 Antikorrupsjon og etikkarbeidd i kommunesektoren Helge Kvamme fra f advokatkontoret Selmer 13.30 13.45 Spørsmål og kommentarer fra salen 13.45 14.15 Skråblikk Arne Jensen, Generalsekretær Norsk redaktørforening 14.15 14.30 Avslutning ved leder i FKT www.fkt.no Side84

MÅLGRUPPE FOR KONFERANSEN Kontrollutvalgsmedlemmer og ansatte i kontrollutvalgssekretariatene, ordførere, ansatte i Fylkesmannsembetene og andre som er opptatt og interessert i kontroll og tilsynsarbeid i offentlig sektor. PRAKTISK INFORMASJON Konferansehotell: Rica Maritim Hotel, tlf. 52 86 30 00 Adresse: Åsbygaten 3, 55 28 Haugesund INFORMASJON OM ÅRSMØTE Årsmøtet er kun for medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen 6 uker før årsmøtet, altså innen 22. april 2014 Styret sender ut sakspapirene 2 uker før årsmøtet, innen 20. mai.2014 Dersom din kommune / ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 20. mai 2014 Leder i valgkomiteen: Odd Uglem, 2560 Alvdal / odd@meskano.no / Mobil: 40037905 (jobb) / 90056442 (privat.) Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se hjemmesiden www.fkt.no eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT: Hogne Haktorson: Tlf. 55 23 94 53 / 91 10 59 82 eller Roald Breistein: Tlf. 55 23 94 47 / 97 50 51 52 E- postadresse: fkt@fkt.no www.fkt.no Side85

PÅMELDING Påmelding via FKTs hjemmeside: www.fkt.no Bindende påmelding innen fredag 11. april 2014. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr. 500,- i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltagelse med overnatting: Kr. 5.400,- (Ikke medlem kr. 5.800,-) Deltagelse uten overnatting, sosialt arrangement og middag: Kr. 4.300,- (Ikke medlem kr. 4.700,-) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting 2. 3. juni 2014 Kr. 1.300,- ANNEN INFORMASJON Filmen «Det Åpne Landet» Husk at du er i filmbyen Haugesund, på hotellet hvor Amanda prisene deles ut hvert år. I Auditorium Lille Maritim vises en fantastisk film, som på 3 lerret presenterer regionen på en glimrende måte. Filmens varighet er 23 minutter og vises to ganger: Mandag. 2. juni kl. 21.00 (for dem som kommer kvelden før) Onsdag. 4. juni kl. 08.30. Sosial utflukt med kongelige tilsnitt. Bussene henter oss utenfor hotellet kl. 17.15, og kjører til Avaldsnes i Karmøy kommune. I Nordvegen Historiesenter ønskes vi velkommen i Kongshallen. En audiovisuell Harald Hårfagre tar oss med på en reise gjennom tid og rom og forteller oss om den spennende historien på Avaldsnes Omvisning også i Olavskirken den snart 1000 år gamle middelalderkirken som var et viktig stoppested for pilgrimene som skulle til Nidaros. På retur vil bussene passere Haraldshaugen det kjente minnesmerket om Harald Hårfagre som samlet Norge til et rike. Tilbake på hotellet ca. kl. 19.30/19.45. Middag på hotellet kl. 20.30 Flyplass Haugesund lufthavn ligger på Helganes i Karmøy kommune. Avstand 13 km. Flybussen går til hotellet / reisetid 25-30 min. / Pris 70,- (T/R 110) Taxi / reisetid 15-20 min. / pris ca. 350,- dagtid / ca. 450,- kveld. www.fkt.no Side86

Selskapskontroll BRB - status pr februar 2014 Side87

Anbefalte tiltak 1. Ferdigstille fullmaktstruktur og styreinstruks 2. Sikre at samarbeidsavtaler avklarer roller og forventninger mellom partene 3. Tydeliggjøre ansvarslinjer mellom tiltakseier, eierkommuner og andre samarbeidsaktører i samsvar med lov om offentlige anskaffelser 4. Utarbeide skriftlige rutiner for innkjøp og kontraktsoppfølging 5. Etablere system for å registrere og følge opp avvik ift størrelse og risiko for virksomheten 6. Innføre styrevervs registrering, årlig egenevaluering av styret, plan for kompetanseutvikling 7. Utarbeide skriftlige rutiner for budsjettering, oppfølging og rapportering 8. Etablere system og rutiner for prosjektstyring og oppfølging 9. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleide ressurser 10. Vurdere behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eiere ang ressursbruk 11. Lage plan for iverksetting av anbefalte tiltak inne 01.03.2014 Side88

Gjennomførte tiltak Det vil bli utarbeidet følgende dokumentasjon for BRB o Gjennomføringsplan for tiltakene Ivareta pt. 11 Ferdig laget og vil bli oversendt HFK innen utgangen av februar 2014 o Styrehåndbok Ivaretar pkt. 1 og 6 Ny fullmaktstruktur vedtatt 16.12 2013. Styrehåndbok/styreinstruks legges frem for BRB sitt styre 11.mars 2014 o Økonomihåndbok Ivaretar pkt. 2-5, 7, 9 og 10 Påbegynt og gjennomføres i løpet av 1. halvår 2014 o Prosjekthåndbok Ivaretar pkt 8 Metode og verktøy er på plass og innen 1.kvartal 2014 vil rutinebeskrivelse være ferdig Side89

Gjennomføringsplan Plan og Styrehåndbok Oppgaver / Aktiviteter Ansvar 0 Lage plan for gjennomføring av tiltak KO Utarbeide fremdriftsplan KO Ferdig fremdriftsplan BRB KO Rapportert til styret OH Ferdig til HFK OH Presentert i Fylkestinget HFK Styrehåndbok 1 Fullmakter og Styreinstruks KO Fullmakter KO Styrinstruks KO 6 Styrevervsregistrering, KO egenevaluering og kompetanseutvikling Ferdig internt BRB KO Godkjent i styret OH uke 1 uke 2 uke 3 uke 4 uke 5 uke 6 uke 7 uke 8 uke 9 uke 10 uke 11 uke 12 uke 13 m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f Side90

Gjennomføringsplan - Økonomihåndbok Oppgaver / Aktiviteter Ansvar Økonomihåndbok 2 Sikre samarbeidsavtaler Rutine for oppfølging av samarbeidsavtaler Lage og standardisere innhold i KO KO VT / KO samarbeidsavtaler Reforhandle avtale NVO'er Reforhandle avtale Eierkommuner OH / KO OH / VT Januar 2014 Februar 2014 Mars 2014 April 2014 Mai 2014 uke 1 uke 2 uke 3 uke 4 uke 5 uke 6 uke 7 uke 8 uke 9 uke 10 uke 11 uke 12 uke 13 uke 14 uke 15 uke 16 uke 17 uke 18 uke 19 uke 20 uke 21 uke 22 m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f 3 LOA - Tydeliggjøre ansvarslinjer KO Rutinebeskrivelse - Hva Metodebeskrivelse - Hvordan Lage verktøy 4 Innkjøp og kontraktsoppfølging KO Rutinebeskrivelse - Hva Metodebeskrivelse - Hvordan Fullmaktsmatrise Lage verktøy 5 Registrere og følge opp avvik ift KO størrelse og risk - RISK analyse(?) Identifisert risker Risker identifisert Risker behandles i styret Gjennomføre risikoanalyser Riskanalyser ferdig Risikoanalyser behandlet i styret Rutinebeskrivelse - Hva Metodebeskrivelse - Hvordan Lage verktøy 7 Budsjettering, oppfølging rapportering KO Rutinebeskrivelse - Hva Behandlet i styret Metodebeskrivelse - Hvordan Lage verktøy 9 Utarbeide retningslinjer for bruk av KO / OH innleide ressurser Rutinebeskrivelse - Hva Metodebeskrivelse - Hvordan Lage verktøy 10 Vurdere rapportering til alle eiere ang. OH ressursbruk Se pkt 9. samme til eiere Side91

Gjennomføringsplan - Prosjekthåndbok Oppgaver / Aktiviteter Prosjektstyring 8 Etabl system og rutiner for prosjektstyring og oppfølging Rutinebeskrivelse - Hva Metodebeskrivelse - Hvordan Lage verktøy Ansvar KO Januar 2014 Februar 2014 uke 1 uke 2 uke 3 uke 4 uke 5 uke 6 uke 7 uke 8 uke 9 m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f m t o t f Side92

Side93 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte-seko/2725_fix.htm Side 1 av 2 25.03.2014 Fra: Roald Breistein (Roald.Breistein@hfk.no) Sendt: 20.03.2014 13:06:10 Til: Kjartan Haugsnes; Elin Molven; Kari Marie Nygard Kopi: Emne: VS: Arkivsak 201209081-31 Vedlegg: BRB Selskapskontroll - status feb 2014.pptx;image001.png Denne vert lagt fram som melding i kontrollutvalet i HFK 24.3.14. Eg vil også gjera det same til kontrollutvalet i Os og Voss kommunar som også er eigarar i selskapet. Det same bør alle gjera til de andre BRB- kommunane. Med helsing Roald Breistein Seniorrådgjevar Sekretariat for kontrollutvalet Pb 7900, 5020 Bergen roald.breistein@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Tlf: 55 23 94 47 Mob: 97 50 51 52 www.hordaland.no Eg gjer merksam på at dette ikkje er ei privat e-postadresse; både inngåande og utgåande e-post vert vurdert for ev. journalføring i vårt sak- og arkivsystem. Fra: Karen Olseth [mailto:karen.olseth@brb.no] Sendt: 27. februar 2014 12:59 Til: Roald Breistein Kopi: Ole Hope; Vidar Totland Emne: Arkivsak 201209081-31 Hei Viser til sak «Selskapskontroll av Business Region Bergen», innstilling pkt 2.11. Oversender plan som viser hva som settes i verk for å følge opp råd i rapporten. Skal dette leveres på annet format eller måte så ta kontakt med undertegnede. Vennlig hilsen Karen Olseth Økonomisjef

Side94 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte-seko/2725_fix.htm Side 2 av 2 25.03.2014 Business Region Bergen Strandgaten 6, NO-5013 Bergen M: +47 97 77 97 91 karen.olseth@brb.no http://www.brb.no

NOTAT Til Hordaland Fylkeskommune v/ Ingrid Holm Svendsen og Johan J. Meyer Fra Advokatfirmaet Thommessen AS v/trond Hatland og Hilde Ruus Dato 13. januar 2014 Ansvarlig advokat: Trond Hatland PRAKTISERING AV HABILITET RUTINER FOR FYLKESPOLITIKERNE 1 BAKGRUNN Vi er bedt av Hordaland Fylkeskommune ( Fylkeskommunen ) om å utarbeide en veiledning for politikerne i Fylkeskommunen i praktisering av habilitetsreglene. Saken har sin bakgrunn i fylkestingsmøte den 13. mars 2013, hvor fylkestinget behandlet rapporten fra den nylig utførte selskapskontrollen i Fylkeskommunen (saksnummer 17/13). Under behandlingen ble det fremmet forslag fra en representant om at det skulle utarbeides et notat om habilitet. Forslaget ble vedtatt som punkt 8, med følgende ordlyd: 8. Spørsmålet om ugildskap blir tidvis aktualisert både i fylkestinget og i utval og komitéar. Praksis på dette området synest å variere. Fylkestinget ber fylkesrådmannen i samarbeid med kontrollutvalet om eit notat som kan gi politikarane i Hordaland fylkeskommune naudsynt rettleiing med omsyn til praktisering av ugildskap. På fylkestinget den 11. juni 2013 ble det vedtatt i sak 27/13 at fylkestinget skal komme tilbake til vedtakets punkt 8 (referert over) i en egen sak. På møtet i toppledergruppa den 24. juni 2013 ble Organisasjonsavdelinga gitt ansvaret for å følge opp vedtaket, etter at kontrollutvalet hadde gitt tilbakemelding om at de ikke så det riktig å medvirke. Nærværende notat kan brukes som veiledning til politikerne, eventuelt som bakgrunn for organisasjonsavdelinga sitt videre arbeid. 2 VURDERING AV HABILITET OG AVGJØRELSE AV HABILITETSSPØRSMÅLET 2.1 Utgangspunktet: Plikt til å medvirke ved behandling av saken En valgt fylkespolitiker plikter å delta i det aktuelle organets møter og til å avgi stemme dersom et spørsmål tas opp til avstemning. Dette er fastslått i kommuneloven 40 (1) og (2). Begge bestemmelsene gir unntak i forskjellige situasjoner, eksempelvis er det anledning til å stemme blankt ved valg og ansettelser. Implisitt i stemmeplikten ligger også en plikt til å utføre denne på en forsvarlig måte. Et unntak fra en fylkespolitikers møteplikt og stemmeplikt er de situasjonene hvor et medlem er inhabilt. Habilitetskrav til fylkespolitikerne følger formelt sett av kommuneloven 40 nr. 3, men bestemmelsen henviser til de generelle habilitetsreglene i forvaltningsloven ( fvl ) kapittel II. I slike tilfeller har den aktuelle representanten både rett og plikt til å fratre. Utover situasjonen hvor et medlem er inhabilt er det kun anledning til å frita et medlem fra behandlingen av en sak dersom vektige personlige grunner tilsier dette, jf. kommuneloven 40 nr. 4. Bestemmelsen er eksempelvis tenkt brukt i situasjoner der det er oppstått komplisert habilitetsproblematikk, men der representanten selv ønsker å fratre. Dersom det anses personlig belastende kan man da 7248696/2 1 Side95

avgjøre at vedkommende skal fratre, uten å sette habilitetsvurderingen på spissen. I juridisk teori er det anbefalt at bestemmelsen brukes med varsomhet, jf. eksempelvis Bernt m.fl. Kommunalrett (Oslo 2002) side 433. Det er ikke anledning til å fratre grunnet rent politiske hensyn, så som hensynet til velgergruppen eller partiet. Reglene om møteplikt og stemmeplikt er viktig bakgrunn for de vurderingene av habilitet som gjøres av og vedrørende fylkespolitikerne. Som valgt representant har man i utgangspunktet plikt til å utøve vervet, og også til å ta standpunkt i kontroversielle saker, saker med stort medietrykk etc. Det vil være en uheldig utvikling dersom terskelen for inhabilitet ble lagt for lav, slik at fylkespolitikere ble unntatt fra å delta i behandlinger i saker der de for så vidt er habile, men hvor de selv ønsker å fratre. De folkevalgte kan som hovedregel kun fratre hvis de er inhabile etter en vurdering av loven: Det er ikke grunnlag for å operere med en forsiktighetsmargin slik at man melder seg inhabil for sikkerhets skyld. Hovedreglene for hvilke tilfeller en folkevalgt blir inhabil følger av fvl 6. 2.2 De klare situasjonene fvl 6 første ledd og kommuneloven 40 nr. 3 Bestemmelsens første ledd har klare regler for i hvilke tilfeller den folkevalgte blir inhabil: Der han selv eller nærmere angitte nære slektninger er part i saken, eller der han er leder eller medlem av styre eller bedriftsforsamling i et selskap eller annen sammenslutning som er part i saken. De konkrete reglene fremgår av ordlyden i bestemmelsen, som er vedlagt dette notatet. I tillegg til reglene i fvl 6 første ledd gjelder regelen i kommuneloven 40 nr. 3 for fylkespolitikere. Dette er særregler om valg til offentlige tillitsverv, særregler for folkevalgte som også er ansatt i fylkeskommunen, og spesielle habilitetsregler ved klagebehandling. På samme måte som ved fvl 6 første ledd er disse reglene uten skjønnsmessige elementer. Det henvises derfor til lovteksten, hvoretter man enkelt kan avgjøre hvilke situasjoner som tilsier inhabilitet. 2.3 Situasjoner som må vurderes konkret fvl 6 annet ledd De krevende habilitetsvurderingene oppstår i praksis når det er forhold som faller utenfor fvl 6 første ledd og kommuneloven 40 nr. 3, men hvor det fortsatt foreligger forhold som gjør at man skal eller bør vurdere en politikers habilitet i saken. Dette kommer opp som problemstilling særlig der fylkespolitikere også har verv i selskaper som arbeider på områder som grenser mot Fylkeskommunens aktivitet, eller der en fylkespolitikers nærmeste ikke er part i en forvaltningssak, men likevel har en nær forbindelse til et selskap eller lignende som igjen har saker for Fylkeskommunen. Slike situasjoner må vurderes etter den skjønnsmessige regelen i fvl 6 annet ledd som lyder: Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. (vår understrekning) Grunnvilkåret er at det må foreligge særegne forhold for inhabilitet. Bestemmelsen gir anvisning på en vurdering av alle slags tilknytning eller interesser i saksutfallet, men markerer samtidig at ikke enhver generell interessetilknytning er tilstrekkelig. Det vil ikke foreligge inhabilitet der avgjørelsen generelt kan føre til fordeler og ulemper for en større og ubestemt krets som også 7248696/2 2 Side96

tjenestemannen (eller politikeren) tilhører, jf. Woxholth Forvaltningsloven med kommentarer (2011, heretter Woxholth ) side 161. I vurderingen skal det vektlegges om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for personen selv eller noen han har nær personlig tilknytning til. Fordelene eller ulempene kan være av forskjellig karakter, både ideelle, økonomiske, prestisjemessige og konkurransemessige forhold mv kan være relevante, jf. Woxholth side 180. Det er viktig at de folkevalgte respekterer lovgivers avgrensing av hvilke forhold som gjør en tjenestemann inhabil etter første ledd. Hvis vilkårene i første ledd ikke er oppfylt, vil man som regel heller ikke være inhabil etter annet ledd. Som generelt forbehold følger det av fvl 6 tredje ledd at: Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Hovedformålet med habilitetsreglene er å sikre materielt riktige avgjørelser som ikke er påvirket av utenforliggende hensyn, og samtidig opprettholdelse av borgernes tillit til forvaltningens avgjørelser. Det siste momentet kan medføre at en tjenestemann eller politiker anses inhabil selv om det ikke er grunn til å tvile på hans upartiskhet. Svært forskjellige forhold vil rammes av regelen i fvl 6 annet ledd. Både de særlig nære vennskap eller uvennskap, og også egne eller nærståendes direkte eller indirekte interesser i et saksforhold. I mange tilfeller må det foretas en vurdering hvor det må vurderes hvor nær tilknytning politikeren har til det forhold som gir den mulige inhabilitetsgrunnen, eller hvor sterke direkte eller indirekte interesser fylkespolitikeren selv, eller noen som står ham nær, har i saken. Som eksempel kan vi nevne vurderingen vi leverte til Fylkeskommunen 12. februar 2013. Utredningen var foranlediget av at vegdirektoratet på oppdrag fra Samferdselsdepartementet hadde utarbeidet en rapport hvor de anbefalte at de eksisterende bompengeselskapene ble nedlagt og erstattet med fylkeskommunale eller regionale bompengeselskap. Det skulle i denne forbindelse utarbeides høringsuttalelse. Spørsmålet var om folkevalgte som også var styremedlemmer i lokale bompengeselskaper (som risikerte nedlegging) var inhabile til å delta i behandlingen av slik høringsuttalelse. Vi konkluderte med at representanter i fylkeskommunale folkevalgte organer ville være inhabile ved behandlingen av høringsuttalelsen, dersom den folkevalgte samtidig har ansettelsesforhold eller tillitsverv i offentlig eide, lokale bompengeselskap. I dette tilfellet måtte det foretas en vurdering av om de folkevalgte og de lokale bompengeselskapene hadde tilstrekkelig stor indirekte interesse i å beholde den etablerte strukturen med lokale bompengeselskaper, til at de folkevalgte var inhabile. Erfaringsmessig oppstår det særlig kompliserte situasjoner i de tilfellene der en fylkespolitiker selv, eller en person han eller hun har nær tilknytning til, er involvert i et saksfelt på mer generell basis. Eksempelvis som styremedlem, gjennom sin arbeidsgiver eller i ulike tillitsverv. Man får da spørsmålet om vedkommende fylkespolitiker er inhabil i en sakstype, eller alle typer saker som mer eller mindre indirekte gjelder hans eller hennes felt. Vanligvis vil man i slike tilfeller måtte foreta en vurdering av både fylkespolitikerens tilknytning til det aktuelle rettssubjektet som har særinteresser, og man vil måtte vurdere styrken av rettssubjektets interesser i en konkret sak Et eksempel er vår vurdering av 10. desember 2012 av i hvilke situasjoner Fylkesordfører Tom- Christer Nilsen ville være inhabil til å behandle saker hvor kraftselskapet BKK, Helse Vest eller Askøyveiene AS var involvert eller hadde interesser på den ene eller andre måten. Nilsens far, Oddvard Nilsen, var styreleder i de tre nevnte selskapene. Vi pekte for det første på at det ikke var 7248696/2 3 Side97

Oddvard Nilsen selv, men selskaper hvor han var styreleder, som eventuelt var part i forvaltningssaker. Det inntrådte derfor ikke automatisk habilitet etter fvl 6 første ledd, og vurderingen måtte gjøres etter fvl 6 annet ledd. Vi konkluderte deretter med at vurderingen ville avhenge av hvor direkte den enkelte sak gjaldt de selskapene der Oddvard Nilsen var styreleder. Dersom BKK, Helse Vest eller Askøyveiene AS var part i saken ville fylkesordføreren vanligvis være inhabil, mens han ikke ville være inhabil i situasjoner der selskapene hadde en mer avledet eller indirekte interesse. Her ble det avgjørende hvor involvert de aktuelle selskapene var i en konkret sak. Oddvard Nilsen hadde som styreleder nær tilknytning til selskapene, mens Tom- Christer Nilsen hadde nær tilknytning til ham gjennom slektskapet. Disse konkrete eksemplene illustrerer situasjoner hvor habilitetsvurderinger har budt på relativt krevende grensedragninger, og hvor vi også har bistått som Fylkeskommunens advokatforbindelse. 2.4 Lovregler om saksbehandlingen For det tilfelle at det oppstår spørsmål om habilitet for et medlem av fylkestinget eller andre politiske organer, er prosessen for vurdering av habilitet regulert av fvl 8 annet og tredje ledd: I kollegiale organ treffes avgjørelsen av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om ugildhet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham ugild. Før spørsmålet avgjøres, bør varamann eller annen stedfortreder innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. De sentrale elementene i regelen er at det kollegiale organet selv skal avgjøre spørsmålet, uten at vedkommende representant deltar. Tredje ledd fokuserer på hvordan dette skal håndteres i forkant, slik at man oppnår en mest mulig smidig håndtering av saken. I denne forbindelse kan det også vises til prinsippet i domstolloven 111, hvoretter en som har innsigelser mot en dommer skal fremkomme med disse så raskt som mulig etter at han får kunnskap om forholdene. Prinsippet har overføringsverdi til forvaltningsretten; Det ryddigste er at den som har inhabilitetsinnsigelse fremkommer med denne tidlig, i stedet for å avvente utfallet av saken eller lignende. Etter realitetsbehandling mener vi at muligheten til å fremme innsigelse som hovedregel er tapt. 3 PRAKTISK HÅNDTERING AV SITUASJONER DER HABILITETSSPØRSMÅL OPPSTÅR Basert på gjennomgangen av rettskildene i punkt 2 over anbefaler vi følgende retningslinjer for praktisering av habilitetsreglene: 1 Før møtet i det kollegiale organet a) Når den enkelte folkevalgte mottar saksdokumenter skal han eller hun gå gjennom disse ved første anledning for å avgjøre om det skal behandles en sak hvor vedkommende er eller kan være inhabil. b) Den enkelte folkevalgte gir beskjed til leder av det kollegiale organet så snart som mulig dersom vedkommende antar at han eller hun er eller kan være inhabil til å delta i behandlingen av en sak. 7248696/2 4 Side98

c) Administrasjonen gir så snart som mulig beskjed til vedkommendes vararepresentant hvis man finner dette hensiktsmessig, og besørger innhentet juridisk betenkning dersom habilitetsspørsmålet fremstår som tvilsomt. 2 Vurdering av spørsmålet om vedkommende er inhabil a) Dersom det oppstår et spørsmål om habilitet skal den folkevalgte alltid gi det kollegiale organet fullstendig informasjon, eventuelt for lukkede dører hvis det er grunnlag for det. Det er uheldig omdømmemessig hvis det, etter at vedkommende er vurdert som habil, kommer frem faktorer som tilsier at vedkommende likevel var inhabil. Det samme gjelder dersom vurderingen gjøres i forkant av møtet, eventuelt med ekstern juridisk bistand. b) Den folkevalgte vil som den alt overveiende hovedregel alltid være inhabil når det foreligger slik personlig tilknytning som det følger av fvl 6 første ledd. Fvl 6 tredje ledd skal kun benyttes i helt avgrensede tilfeller. c) Ved spørsmål om inhabilitet etter fvl 6 annet ledd skal det foretas en konkret vurdering, eventuelt ved hjelp av innhentet juridisk vurdering. d) Det enkelte organ skal foreta vurderingen basert på hva som er rettslig holdbart, og ikke erklære en folkevalgt inhabil dersom det ikke er grunnlag for det. En slik praksis kan frata beslutningsorganer viktig kompetanse. 3 Behandlingen i møtet i det kollegiale organet a) I møtet er den eventuelt inhabile representanten til stede frem til man kommer til den aktuelle saken. Når man kommer til den aktuelle saken skal inhabilitetsspørsmålet behandles først. o Dersom det er innsigelser mot habiliteten til en representant skal disse fremkomme så tidlig som mulig og før saken realitetsbehandles. o I de klare tilfeller av inhabilitet fratrer vedkommende, før det voteres over spørsmålet om habilitet. o I de mer tvilsomme tilfeller får representanten som habilitetsvurderingen gjelder først anledning til å gjøre rede for bakgrunnen for at spørsmålet er reist, og uttale seg om sin mening. Representanten fratrer deretter ved behandlingen av spørsmålet og ved voteringen. o Dersom konklusjonen er at vedkommende er inhabil skal han eller hun forlate sin plass i lokalet. Dersom møtet holdes for åpne dører kan vedkommende ta plass som tilhører. Holdes møtet for lukkede dører må vedkommende forlate lokalet. o I en del tilfeller kan det være hensiktsmessig at den aktuelle representanten går fysisk ut av lokalet mens saken behandles. b) Dersom det er flere som kan være inhabile i samme sak skal alle fratre ved behandlingen av alle habilitetsspørsmålene. Unntaket er når organet ikke vil være vedtaksført dersom disse fratrer. I et slikt tilfelle skal alle møtende medlemmer delta. 7248696/2 5 Side99

c) Avgjørelsen av inhabilitetsspørsmålet er ikke et enkeltvedtak, og kan ikke påklages særskilt. Dersom et mindretall er uenig i avgjørelsen kan man eventuelt klage over senere avgjørelse i saken med inhabilitetsinnsigelsen som begrunnelse, dersom det er klagerett på denne beslutningen. 7248696/2 6 Side100