Veiledning til lokale forhandlinger i staten 2017

Veiledning til lokale forhandlinger i staten 2017

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 1 2 LOKALE FORHANDLINGER... 1 2.1 Forhandlingssteder... 1 2.2 Partsforhold... 1 2.3 Taushetsplikt... 1 2.4 Lokal lønnspolitikk... 1 2.5 Hvem forhandlingene omfatter... 2 2.6 Protokoll... 2 2.7 Frister... 2 2.8 Utsettelse og avslutning... 2 3 DET FORMELLE GRUNNLAGET FOR FORHANDLINGENE... 3 3.1 Årlige forhandlinger (2.5.1)... 3 3.1.1 Sentralt avsatte midler... 3 3.1.2 Arbeidsgiver avsetter midler... 3 3.2 Virkningstidspunkt... 3 3.3 Sentrale og lokale føringer... 4 3.3.1 Sentrale føringer... 4 3.3.2 Lokale føringer... 4 3.4 Forhandlinger på særlig grunnlag (2.5.3)... 4 3.4.1 Begrunnelse av krav... 4 3.4.2 Begrepet «vesentlig endring»... 4 3.4.3 Tvisteløsning... 5 3.5 Virkemidler... 5 3.6 Virkeområde... 5 4 DEN PRAKTISKE GJENNOMFØRINGEN AV DE ÅRLIGE LOKALE FORHANDLINGENE... 5 4.1 Brev fra KMD... 5 4.2 Forberedende møte... 6 4.3 Gjennomføring av forhandlingene... 6 4.4 Evalueringsmøte... 7 5 TVISTELØSNINGER... 7 5.1 Frister... 7 5.2 Statens lønnsutvalg... 8 6 VEDLEGG... 9 6.1 Veiledning til utfylling av kravskjema i staten... 9 6.2 Forslag til kravskjema etter 2.5.1 Årlige forhandlinger... 10 6.3 Forslag til kravskjema etter 2.5.3 Særlige grunnlag... 11 i

1 Innledning Dette heftet gir en veiledning til gjennomføring av lokale forhandlinger i staten. Oversikten er knyttet til bestemmelsene for lokale forhandlinger i Hovedtariffavtalen (HTA) i staten 1. mai 2016 30. april 2018. 2 Lokale forhandlinger 2.1 Forhandlingssteder HTA punkt 2.2 inneholder regelen om forhandlingssteder, som nærmere fremgår av HTAs vedlegg 2. Forhandlingene kan delegeres fra forhandlingsstedet gitt i vedlegg 2 til driftsenhet under forhandlingsstedet. Delegasjon av forhandlinger etter HTA 2.5.1, 2.5.2 eller 2.5.3 skal avklares lokalt mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte på forhandlingsstedet. Ved uenighet avgjøres spørsmålet av KMD etter drøfting med hovedsammenslutningen. 2.2 Partsforhold Partsforholdet ved lokale forhandlinger reguleres av HTA punkt 2.1. Forhandlingene føres mellom arbeidsgiver på det enkelte forhandlingssted og hovedsammenslutningenes medlemsorganisasjoner. Alle forhandlingsberettigede organisasjoner under en hovedsammenslutning kan lokalt velge å opptre som én part (hovedsammenslutningsmodellen). Arbeidsgiver bør få skriftlig melding om hvem som er organisasjonenes representanter ved virksomheten. I virksomheter der organisasjonen kun har ett medlem, ivaretas medlemmets interesser i lønnsforhandlinger av en annen organisasjon under egen hovedsammenslutning. For medlemmer av Norsk Fysioterapeutforbund (NFF) vil det bety en annen organisasjon i Unio. 2.3 Taushetsplikt Partene har taushetsplikt om personlige opplysninger som kommer fram om enkeltpersoner i forbindelse med forhandlingene. Dette følger blant annet av offentlighetslova 13 jf. forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1, men også av den gjensidige lojalitetsplikt mellom partene. Opplysninger som ikke er tatt opp med den enkelte, bør ikke fremlegges under forhandlingene. 2.4 Lokal lønnspolitikk I HTA punkt 2.3 står det: «Statens lønnssystem forutsetter at de lokale parter har en omforent lønnspolitikk om hvordan lønnssystemet skal brukes og hvilke lønnsmessige tiltak som er nødvendig for å nå virksomhetens mål. Det enkelte departement/virksomhet utarbeider med utgangspunkt i sine oppgaver, personalsituasjon og budsjett en personalpolitikk der lønnspolitikken inngår som en innarbeidet del. Den lokale lønnspolitikken utformes slik at likelønn, kompetanse og ansvar, midlertidig 1

ansatte og ansatte i permisjon ivaretas. Det skal utarbeidet nødvendige oversikter og sammenstillinger over lønn på alle nivå, fordelt på kvinner og menn, og klarlegge eventuelle forskjeller.» Partene lokalt må sikre at HTAs retningslinjer for den lokale lønnspolitikken utvikles og fastsettes i tråd med virksomhetens behov. 2.5 Hvem forhandlingene omfatter De årlige forhandlingene omfatter alle som er tilsatt på virkningstidspunktet for forhandlingene. Virkningstidspunktet for 2017 er 1. juli. Arbeidstakere som har permisjon omfattes også av forhandlingene. Forhandlingene omfatter både organiserte og uorganiserte arbeidstakere. De uorganiserte er tatt med ved beregningen av lønnsmassen, og inngår dermed i beregningen av den økonomiske rammen. De uorganiserte har ikke partsrettigheter i forhandlingene, og tillitsvalgte representerer ikke dem. Det er arbeidsgiver som har ansvar for at samtlige ansatte får den lønn de bør ha etter sine arbeidsoppgaver og arbeidsutførelse. Arbeidstakere som har permisjon med lønn omfattes av forhandlingene. Det samme gjelder arbeidstakere som før virkningstidspunktet har gjeninntrådt etter foreldrepermisjon eller omsorgspermisjon uten lønn. 2.6 Protokoll Det skal føres protokoll fra forhandlingsmøtene der forhandlingene gjennomføres. Protokollen skal ikke være et referat fra forhandlingene, men den skal gjengi resultatet. Av protokollen må det fremgå tid og sted for møtet, og hvem som deltok i forhandlingene, samt fullstendige opplysninger om hvem som får lønnsopprykk. Dersom partene blir enige skrives det en enighetsprotokoll, og ved uenighet skal det skrives en uenighets- eller bruddprotokoll. I disse tilfellene er det viktig at det fremgår klart hva uenigheten består i. Partene kan, hver for seg eller sammen, kreve inntatt protokolltilførsler. 2.7 Frister Etter HTA punkt 2.6.2 skal arbeidsgiver avtale fremdrift for forhandlingene senest 14 dager etter at krav om forhandlinger er kommet inn. For de årlige lokale forhandlingene fastsettes fristene av KMD og hovedsammenslutningene. I 2017 skal forhandlingene være avsluttet innen 31. oktober. 2.8 Utsettelse og avslutning 2

Dersom forhandlingene ikke kan komme i gang innen 14 dager etter at krav er fremsatt, må utsettelsen avtales mellom partene. Er det gått 14 dager etter at reelle forhandlinger er begynt, kan hver av partene kreve forhandlingene avsluttet innen én uke, jf. HTA punkt 2.6.4. 3 Det formelle grunnlaget for forhandlingene 3.1 Årlige forhandlinger (2.5.1) HTA punkt 2.5.1 gir regler om de årlige lokale forhandlingene. Det skal føres lokale forhandlinger i virksomheten/på forhandlingsstedet dersom en av følgende betingelser er oppfylt: a) Det sentralt er avsatt midler fra den økonomiske rammen til lokale forhandlinger. KMD beregner avsetningen til det enkelte forhandlingssted angitt i vedlegg 2. Avsetningen fordeles forholdsmessig etter årslønnsmassen, med mindre annet er avtalt mellom KMD og LO Stat, Unio og YS Stat. b) Arbeidsgiversiden avsetter økonomiske midler, og vurderer eventuelle resirkulerte midler. 3.1.1 Sentralt avsatte midler Den økonomiske rammen fastsettes i de sentrale tarifforhandlingene. Det er ikke alltid det avsettes midler til lokale forhandlinger. For 2017 er det bestemt følgende: «Med virkning fra 1. juli avsettes det 0,8 % av lønnsmassen til lokale forhandlinger [ ]» Rammen beregnes av KMD på grunnlag av hva den enkelte virksomhet har rapportert inn. Tidspunktet for beregningen er 1. oktober 2016. 3.1.2 Arbeidsgiver avsetter midler I tillegg til de midler som er avsatt sentralt, har arbeidsgiver anledning til å skyte inn såkalt «egne midler» fra virksomheten. Spørsmålet om og hvor mye midler som skal skytes inn av virksomheten, avgjøres av virksomhetens ledelse. Beslutningen om å skyte inn egne midler må tas før forhandlingene starter, og det er viktig at begge forhandlingspartene er klar over den totale rammen som ligger til grunn for de lokale forhandlingene. Arbeidsgiver kan ikke ensidig sette betingelser for bruken av eventuelle innskutte midler. Hele den økonomiske rammen er gjenstand for forhandlinger. 3.2 Virkningstidspunkt Det føres lokale forhandlinger én gang per kalenderår, og med virkning fra en dato avtalt mellom partene i tariffoppgjøret. Virkningstidspunktet kan ikke fravikes. For 2017 er virkningstidspunktet avtalt til 1. juli 2017. Forhandlingene skal være avsluttet innen 31. oktober 2017. 3

3.3 Sentrale og lokale føringer 3.3.1 Sentrale føringer Sentrale føringer er føringer som KMD og hovedsammenslutningene har blitt enige om, og som skal følges opp av partene lokalt. I 2017 foreligger det ingen sentrale føringer. 3.3.2 Lokale føringer Både departementet og hovedsammenslutningene har anledning til å be de lokale parter om å ivareta spesielle hensyn ved de lokale forhandlingene. Dette kalles lokale føringer. 3.4 Forhandlinger på særlig grunnlag (2.5.3) 3.4.1 Begrunnelse av krav «Partene på forhandlingsstedet jf. punkt 2.2, kan føre forhandlinger dersom det: a) Har skjedd vesentlige endringer i de forhold som er lagt til grunn for fastsetting av stillingenes/ansatts lønn. b) Er planlagt eller gjennomført tiltak som fører til økt effektivitet, produktivitet, forenkling eller bedre brukerorientering. Arbeidsgiver definerer mål for tiltaket og størrelsen på avsetningen. Partene forhandler om fordelingen av avsetningen mellom arbeidstakerne. c) Er gjennomført omorganiseringer/organisatoriske endringer hvor to eller flere virksomheter/driftsenheter har fusjonert, og hvor det som følge av dette har oppstått ubegrunnede lønnsforskjeller. Forhandlingene betinger dekning på virksomhetens budsjett.» Krav etter HTA punkt 2.5.3 må være begrunnet i punkt a, b eller c. Kravet bør begrunnes skriftlig. Krav etter dette punktet kan reises når som helst, forutsatt at partene ikke har avtalt noe annet. 3.4.2 Begrepet «vesentlig endring» I HTA punkt 2.5.3 bokstav a om «vesentlig endring» er det presisert at slike forhandlingskrav bør være dokumentert ved en stillingsbeskrivelse/stillingsvurdering eller opplysninger som på en annen måte gjør det mulig å måle endringene i de pålagte oppgaver. Dette fordi en må vurdere forskjellen i arbeidstakerens arbeidsoppgaver og ansvar på kravtidspunktet i forhold til arbeidsoppgaver og ansvar på det tidspunktet lønnen ble fastsatt. Tillitsvalgte bør søke å avklare om kravet til vesentlig endring er innfridd før kravet sendes. Det er ikke tilstrekkelig at en arbeidstaker har fått nye oppgaver etter hvert som arbeidstaker kvalifiserer seg. Dette skjer for de fleste og er en naturlig utvikling i arbeidet. Det som er avgjørende er om arbeidstaker får oppgaver som krever noe kvalitativt annet enn tidligere. Oppgavene må innebære større vanskelighetsgrad og/eller større ansvar. De nye oppgavene må være av et slikt omfang at forholdene som ligger til grunn for lønnsfastsettelse endres 4

vesentlig. Oppgavene som er kvalitativt forskjellige fra tidligere bør utgjøre en stor del av arbeidstakerens arbeidsdag. Kravet om vesentlig endring går derfor både på arbeidsoppgavenes nivå og omfang. 3.4.3 Tvisteløsning Dersom partene ikke blir enige ved forhandlinger på særlig grunnlag, kan det enkelte krav bringes inn for Statens lønnsutvalg. Nærmere om tvisteløsning i Statens lønnsutvalg behandles under punkt 5. 3.5 Virkemidler I henhold til HTA punkt 2.5.4 kan partene benytte følgende virkemidler under lokale forhandlinger: a) Arbeidstaker i stilling plassert i lønnsramme, kan få endret plassering innenfor lønnsrammens alternativer. b) Arbeidstaker i stilling med lønnsspenn, kan få endret plassering innenfor stillingskodens lønnsspenn. c) Stillinger kan omgjøres til annen stillingskode. d) Avtale minstelønn for arbeidstakere med særlige arbeidsoppgaver, tjenestested og lignende. e) Opprette og endre særavtaler. f) Tilstå tilleggsansiennitet. g) Tilstå fast eller tidsavgrenset kronetillegg. Det er kun de virkemidler som er omtalt i HTA punkt 2.5.4 som kan benyttes under de lokale forhandlingene. 3.6 Virkeområde Virkeområdet følger av HTA punkt 2.4. Under lokale forhandlinger kan ikke partene avtale lønns- og arbeidsvilkår som har automatisk virkning utover eget forhandlingssted, jf. punkt 2.2. 4 Den praktiske gjennomføringen av de årlige lokale forhandlingene 4.1 Brev fra KMD Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) sender ut et brev om lokale forhandlinger til samtlige forhandlingssteder i staten. Brevet omhandler gjennomføringen av de lokale forhandlingene og endringer i hovedtariffavtalene som blir fastsatt i årets tariffoppgjør. Av brevet fremgår det hvilken økonomisk ramme som er avsatt for det enkelte forhandlingssted, hvilke eventuelle føringer som partene sentralt har blitt enige om, hvilke tidsfrister som gjelder mv. Brevet er lagt ut på NFF sine nettsider og vi råder alle tillitsvalgte til å lese igjennom brevet nøye. 5

4.2 Forberedende møte Før de årlige lokale forhandlingene starter, skal det gjennomføres et forberedende møte mellom partene, jf. HTA punkt 2.6.3. Arbeidsgiver har ansvar for å innkalle til et forberedende møte. Forberedelsene til forhandlingene er svært viktige, da forberedelsene skaper grunnlag for en tilfredsstillende gjennomføring av forhandlingene. I HTA punkt 2.6.3 står følgende: «Før de årlige forhandlingene etter punkt 2.5.1 starter, skal det gjennomføres et forberedende møte mellom partene på forhandlingsstedet angitt i vedlegg 2. I møtet gjennomgås forhandlingsgrunnlaget, den samlede avsetning til forhandlingsstedet, herunder fordeling til eventuelt delegerte forhandlingssteder, hensynet til likestilling/likelønn mv. I tillegg avtaler partene kravfrist og møteplan for gjennomføringen. Partene avklarer hvilke statistikker og lønnsopplysninger som arbeidsgiver skal legge fram under forhandlingene. Det skal føres referat fra det forberedende møtet.» I forkant av møtet bør hovedsammenslutningene ha mottatt tallmateriale og den lønnsstatistikk som viser utvikling i virksomheten med tanke på lønnsnivå, lønnsutvikling, turnover, rekruttering mv. Andre momenter som bør avklares i forberedende møte: Avklare hvem som er forhandlingsparter og hvilke organisasjoner som har forhandlingsrett Erfaringer fra tidligere forhandlinger Økonomisk ramme og eventuelt tilskudd av egne midler Størrelse på avsetning i arbeidsgivers første tilbud Eventuelle rekrutteringsbehov, tiltak i forbindelse med omstilling/omorganisering Forhandling for ledere og tillitsvalgte Saksbehandling, herunder hvordan kravene skal fremsettes, prioriteringer, rutiner for behandling av krav mv. Framdriftsplan som setter om frister for innsending/overlevering av krav, tidspunkt for forhandlingsmøter, informasjon og evaluering av forhandlingene Eventuelle sentrale og/eller lokale føringer Når og hvordan resultatet av forhandlingene skal formidles Etter møtet skal det utformes referat som sendes til de forhandlingsberettigede organisasjonene. 4.3 Gjennomføring av forhandlingene Både arbeidsgiver og den enkelte organisasjon må nedsette en forhandlingsdelegasjon. Forhandlingsdelegasjonen har fullmakt til å forhandle på vegne av sine medlemmer. For å sikre en ryddig gjennomføring av forhandlingene bør hver av organisasjonene og arbeidsgiver utpeke en forhandlingsleder som fører ordet. Gjennomføring av forhandlingene stiller krav til begge parter. Forhandlingene bør føres i en god tone, der man utviser gjensidig respekt og forståelse. Alle parter bør legge vekt på å lytte 6

til hverandre og forholde seg seriøst til hverandres argumenter. Målsetningen med forhandlingene må være å oppnå en løsning som alle parter kan leve med. I det forberedende møtet (se foran) har partene blitt enige om frist for overlevering av krav. Denne fristen gjelder både for krav fra organisasjonene og arbeidsgiver. På bakgrunn av de mottatte krav legger arbeidsgiver vanligvis frem et første tilbud i forhandlingsmøte. Tilbudet utformes på bakgrunn av den økonomiske ramme, de føringer som partene eventuelt har blitt enige om, samt de retningslinjene som er nedfelt i virksomhetens omforente lønnspolitikk. Arbeidsgiver kan da gi en kort begrunnelse for det tilbudet som er lagt frem, og organisasjonene vil ha anledning til å stille korte spørsmål for avklaring. Deretter vil normalt organisasjonene gis tid til å gjennomgå tilbudet før partene møtes igjen for å fortsette forhandlingene. Det er ikke slik at hele den økonomiske rammen må disponeres i første tilbud. Ofte disponeres rundt 50-60 % av potten i første omgang. Vanligvis vil det derfor være nødvendig å legge fram flere tilbud før den økonomiske rammen er disponert og partene er kommet til enighet. Hvor mange tilbud som legges fram vil avhenge av hvor stor avstanden mellom krav og tilbud er, men normalt gis det tre tilbud. Alle parter har anledning til å ta særmøter underveis, både med egen delegasjon, egen organisasjon og en eller flere av de øvrige partene. Begge parter har taushetsplikt med hensyn til krav og tilbud som legges fram under forhandlingsmøtene. Partene bør under forhandlingene kunne uttale seg relativt fritt. Det skal bare informeres om resultatet av forhandlingene. Når forhandlingene er sluttført og forhandlingsresultatet er iverksatt, skal den enkelte virksomhet innrapportere resultatet av forhandlingene og sende kopi av protokoll til KMD og til fagdepartementet. 4.4 Evalueringsmøte En tid etter at forhandlingene er avsluttet, bør partene komme sammen for å evaluere forhandlingsprosessen. Arbeidsgiver har ansvar for å innkalle til evalueringsmøte. I evalueringsmøtet skal partene lokalt utveksle erfaringer fra årets forhandlinger. Her bør det tas opp hva som fungerte, og hva som eventuelt ikke fungerte. Eventuelle forslag til forbedringer bør nedfelles i et referat som sendes forhandlingspartene. 5 Tvisteløsninger Om organisasjonene vurderer å gå til brudd ved lokale forhandlinger, anbefales det kontakt med organisasjonen sentralt i forkant. 5.1 Frister 7

Hvis forhandlingene ikke er delegert til driftsenhet kan partene, ved uenighet, bringe saken direkte inn for Statens lønnsutvalg, jf. HTA punkt 2.7.2. Innen 3 uker etter at forhandlingene er avsluttet skal partene varsle om at saken bringes inn for Statens lønnsutvalg til de øvrige forhandlingsparter. Fristen begynner å løpe etter at protokollen er undertegnet, eller etter at partene er gitt muligheten til å undertegne. Deretter skal parten som ønsker tvistebehandling levere stevning til Statens lønnsutvalg innen 3 uker etter at kravet om tvistebehandling er fremsatt (altså maksimalt 3 uker + 3 uker). Dersom forhandlingene er delegert til driftsenhet under forhandlingsstedet etter HTA punkt 2.2, avgjøres en eventuell tvist på virksomhetsnivå. Saken må fremmes innen 14 dager etter at forhandlingene er avsluttet, og partene på forhandlingsstedet må behandle saken innen 14 dager etter at den er lagt frem. Hvis partene på forhandlingsstedet ikke kommer til enighet kan saken bringes inn for Statens lønnsutvalg etter ordinære regler i HTA 2.7.2. 5.2 Statens lønnsutvalg Statens lønnsutvalg består av tre nøytrale parter, og fire representanter fra henholdsvis arbeidsgiversiden og hovedsammenslutningene. Representantene fra partene har likt antall stemmer. I tillegg kan den enkelte organisasjon møte med en representant til i saker der de er berørte. Arbeidsgiver oppnevner da tilsvarende antall representanter. 8

6 Vedlegg 6.1 Veiledning til utfylling av kravskjema i staten Vær oppmerksom på at enkelte virksomheter har egne kravskjema de ønsker brukt for lettere å kunne systematisere innkomne krav. Som tillitsvalgt bør du undersøke dette før du deler ut dette skjemaet til medlemmer på din arbeidsplass. MOMENTLISTE VED BEGRUNNELSE AV KRAVET Følgende liste gir eksempler på aktuelle argumenter som kan benyttes ved utforming av kravene etter hva som passer. Husk å vurdere argumentene som brukes i forhold til hvilken forhandlingshjemmel det kreves etter. Aktuelle begrunnelser kan være: Erfaring Arbeidsinnsats Personlige resultater Personlige egnethet/samarbeidsevner Økt kompetanse Spesialistkompetanse Endrede arbeidsoppgaver og/eller ansvarsområde Arbeidsmarkedssituasjonen Lønnsmessige skjevheter i forhold til overordnete og underordnete sammenlignet med andre yrkesgrupper sammenlignet med andre fysioterapeuter generelt på arbeidsplassen Generell lønnsutvikling Eventuelle utilsiktede lønnsmessige skjevheter som følge av sentrale justeringer Eventuelle sentrale føringer Eventuelle lokale lønnspolitiske føringer Eventuelle anbefalinger fra NFF sentralt 9

6.2 Forslag til kravskjema etter 2.5.1 Årlige forhandlinger Norsk Fysioterapeutforbund fremmer følgende lønnskrav etter Hovedtariffavtalen i staten 2.5.1 Navn: Arbeidsgiver: Arbeidssted: Nåværende: Stillingsbetegnelse: Stillingskode: Lønnstrinn/ årslønn: Evt. tillegg: Tjenesteansiennitet: Stillingsandel (%): Begynte i nåværende stilling (dato): Tilsettingsforhold: Siste lønnsopprykk ved lokale forhandlinger (år): Evt. lønnsramme med alternativ: Fast: Midlertidig: Lønnskrav: Stillingsbetegnelse: Stillingskode (SKO): Lønnstrinn/årslønn: Begrunnelse: (se aktuell momentliste) Sted: Dato: Signatur: 10

6.3 Forslag til kravskjema etter 2.5.3 Særlige grunnlag Norsk Fysioterapeutforbund fremmer følgende lønnskrav etter Hovedtariffavtalen i staten 2.5.3 Navn: Arbeidsgiver: Arbeidssted: Nåværende: Stillingsbetegnelse: Stillingskode: Lønnstrinn/ årslønn: Evt. tillegg: Tjenesteansiennitet: Stillingsandel (%): Begynte i nåværende stilling (dato): Tilsettingsforhold: Siste lønnsopprykk ved lokale forhandlinger (år): Evt. lønnsramme med alternativ: Fast: Midlertidig: Lønnskrav: Stillingsbetegnelse: Stillingskode (SKO): Lønnstrinn/årslønn: Begrunnelse: (se aktuell momentliste) Gjelder for 2.5.3 a: Viktig med forskjellen mellom tidligere stilling og nåværende stilling med hensyn til arbeidsoppgaver og ansvarsområder, samt fra når endringen skjedde. Sted: Dato: Signatur: 11