Generell hjelp Sist oppdatert: 04.11.14 Brukerdokumentasjon Pålogging Første pålogging Glemt passord Utløpt passord Driftsmeldinger Endre passord Hvor lenge kan en pålogget bruker være inaktiv Avlogging Navigering Ikoner Persontilpass Obligatoriske felt Søk Utskrift Skjermoppløsning Tekniske innstillinger Popup-blokkering Forgrunnsvinduer Nettleserstøtte Feilrapportering Brukerdokumentasjon Dette er den generelle brukerdokumentasjonen. Den beskriver generell funksjonalitet i portalen. I tillegg finnes det en egen brukerdokumentasjon for hvert menypunkt i portalen. For nesten alle tjenestene bruker du hjelpesenteret øverst på høyre side i skjermbildet. Klikk på ikonet for Hjelp (spørsmålstegnet) og velg Hjelpesenter. Hjelpesenteret åpnes på høyre side i bildet. Klikk på den blå linken Hjelp og hjelpefilen åpnes som PDFfil i eget vindu. For tjenestene i Reise- og utgiftsrefusjon åpnes Hjelpesenteret ved å klikke på den blå linken Hjelp eller spørsmålstegnet til høyre i skjermbildet. Opprett reise- og utgiftsrefusjon:
Liste over mine reise- og utgiftsrefusjoner: For tjenestene Innkurv og Fraværsgodkjenning under fanen Innkurv bruk Hjelp til -dokumentene i PDF-format som ligger øverst til venstre i skjermbildet. Pålogging Du logger på portalen gjennom https://fsi.lp.sfso.no/irj/portal. Du kan lagre denne under dine favoritter på nettleseren for senere bruk. Hvis din virksomhet har laget en egen link til portalen fra eget intranett, så skal du bruke denne. Legg inn brukernavn og passord i påloggingsbildet (se kapittelet nedenfor). Krav til nytt passord er at det må være totalt 8 tegn og bestå av både bokstaver, tall og minimum ett spesialtegn (spesialtegn er f.eks. punktum, komma, bindestrek, understrek, pluss, stjerne, alfakrøll). Denne kombinasjonen av krav ivaretar hensynet til passordsikkerhet. Dersom du taster inn feil passord eller brukernavn vil du få melding om at Brukerautentisering mislyktes.
Første pålogging Første gang du logger deg på må du bestille et passord som beskrevet i avsnittet om Glemt passord under. Brukernavnet får du av din egen leder eller enhetens administrative personale. Glemt passord Dersom du har glemt passordet ditt kan du klikke på linken Glemt passord? i påloggingsbildet. Skriv inn brukernavn og e-postadresse og klikk på knappen Send. Du vil snart motta et nytt passord på e- post.
For at funksjonaliteten skal fungere må du benytte den e-postadressen som er knyttet til din bruker i portalen. Dette av sikkerhetshensyn. Det tilsendte passordet er et engangspassord. Ved første gangs pålogging vil du få melding om at passordet er utløpt. Legg inn gammelt passord (som er det engangspassordet du akkurat fikk tilsendt, ikke det gamle passordet du har glemt!) og skriv inn ditt nye passord to ganger. Klikk på knappen Endre. Utløpt passord Passordet er gyldig i 120 dager. Etter at disse dagene er utløpt vil du bli bedt om å endre passordet ditt neste gang du logger på. Når du da er pålogget er passordet ditt klassifisert som gammelt, og det fungerer ikke lenger. Du blir da bedt om å taste inn ditt gamle passord, samt lage et nytt passord som du må taste inn to ganger. Har du glemt ditt gamle passord må du bestille et engangspassord ved hjelp av linken Glemt passord som beskrevet over.
Driftsmeldinger Du kan trykke på linken Driftsmeldinger for å se teknisk driftsstatus på portalen. Under driftsmeldinger vil du også finne en driftskalender som viser planlagt vedlikehold og annen nedetid på systemet. Endre passord Dersom du ønsker å endre passordet ditt klikk på linken Endre passord.
Da vil du få opp et nytt skjermbilde. Klikk på knappen Endre. Skriv inn ditt gamle og nye passord og klikk på knappen Lagre. Hvor lenge kan en pålogget bruker være inaktiv Når du logger på portalen er brukeren aktiv i portalen i 8 timer. Forbindelsen til kjernesystemet varer kun i 30 minutter. Dersom du ikke gjør noen endringer i løpet av en halv time så vil sesjonen din utløpe. Du vil da få følgende feilmelding.
Dersom du har vært inaktiv i mer en 8 timer får du følgende melding. For å logge på igjen klikk enten på oppdater i nettleseren, eller logg av og så logg på igjen. Avlogging Når du skal logge av klikker du på linken Logg av. Navigering Ved å klikke på de blå linkene i oversiktsbildet åpner du menypunktene i oversikten.
Du kan ikke bruke knappene i nettleseren for å gå frem og tilbake. For å avbryte eller gå tilbake må du klikke på menyen helt øverst (for eksempel på Oversikt). Dette gjelder i alle tjenestene. Tjenester for medarbeidere kan også vises som Katalog eller Indeks. Første gang du logger deg på vil det i bildet Mest brukt stå For øyeblikket ikke tilgjengelig. Etter hvert som du bruker tjenestene vil de legge seg som snarveier i bildet Mest brukt. De tjenestene du har brukt flest ganger vil legge seg øverst. Ikoner På skjermbildene for Innkurv og Fraværsgodkjenning under fanen Innkurv er det to ikoner helt til høyre som du kan klikke på. For det første ikonet vises følgende valg når du klikker på det: Åpne i nytt vindu og Oppdater. Hvis du holder musepekeren over det andre ikonet vises teksten Komprimer. Hvis du klikker på dette ikonet skjules innholdet i det aktuelle informasjonsvinduet. I enkelte skjermbilder kan du trykke direkte på den grå linjen for å komprimere.
For å hente tilbake skjult visning, klikk på det samme ikonet på nytt. Nå vises teksten Utvid. I enkelte skjermbilder kan du trykke direkte på den grå linjen for å utvide. For Ansatt selvbetjening finnes disse to ikonene øverst på høyre side i skjermbildene. Det første ikonet heter Persontilpass, det andre ikonet heter Hjelp. Under hjelp finner du Hjelpesenteret med brukerdokumentasjon. Persontilpass Persontilpass kan brukes til å flytte på delene i skjermbildet. Det kan gjøre at det blir mindre behov for å bla opp og ned på siden. For å endre tilbake til standard visning klikk på knappen Tilbakestill til standard.
Obligatoriske felt Noen felt er obligatoriske. Disse er markert med en rød stjerne. Utskrift Utskrift fra portalen kan gjøres på flere måter, avhengig av hvilket informasjonsvindu du befinner deg i: 1) Informasjon som vises i PDF-format kan skrives ut ved å klikke på ikonet som har bilde av en skriver (man kan også trykke Ctrl+P eller høyreklikke og velge Skriv ut). Eksempler på dette er lønnsslipper, reiseslipper og tidslipper. 2) Rapporter i Leder selvbetjening har en annen utskriftsfunksjonalitet (nærmere beskrevet i hjelpedokumentet Leder selvbetjening rapporter). Se nedenstående eksempler på ulike utskriftsmuligheter. 1) Skriv ut fra PDF-format. Merk at for brukere som har Adobe Acrobat Pro installert vil verktøylinjen vises nederst på skjermen så lenge vis-modus er aktivert.
eller 2) Utskrift av rapporter; se hjelpedokumentet Leder selvbetjening rapporter. Skjermoppløsning Dersom du har behov for å scrolle (rulle bildet) horisontalt i portalen (Særlig aktuelt for Leder selvbetjening og de med svært lav oppløsning på sin skjerm) kan du forsøke å øke bildeoppløsningen på din skjerm. I mange tilfeller vil da behovet for å rulle bildet horisontalt forsvinne eller i alle fall bli sterkt redusert. Det gjør det enklere å jobbe effektivt i portalen. Eksemplet nedenfor er hentet fra Windows XP/Windows 7. Dette gjør du på følgende måte. Klikk deretter og så. Windows XP Så går du videre til Innstillinger. I bildet du får opp velger du så stor skjermoppløsning som du kan ved å dra pilen til høyre.. Avslutt med å klikke på ikonet. Windows 7
Velg ønsket oppløsning og klikk deretter OK. Tekniske innstillinger Noen tekniske innstillinger må være på plass for at portalen skal fungere. Dette er nærmere beskrevet i teknisk dokumentasjon og vil for de fleste være håndtert av virksomhetens IT-administrator. I noen tilfeller vil man derimot kunne oppleve noen problemer med sikkerhetsinnstillinger i nettleseren. Dette er ikke å regne som feil og kan vanligvis ordnes av den ansatte selv. Eksemplene under er fra Internet Explorer 7.0. Andre nettlesere som er støttet av portalen vil kunne ha andre skjermbilder for tilsvarende funksjonalitet. Popup-blokkering For at portalen skal fungere, må popup-blokkering skrus av. I Internet Explorer skrus denne av på følgende måte.
Forgrunnsvinduer I Internett Explorer kan det hende at vinduene som popper opp legger seg på verktøylinjen. Du skal alltid tillate forgrunnsvinduer fra portalen. Dersom et forgrunnsvindu ikke er aktivert, vil det virke som at ingenting skjer når du klikker på en link. Du vil da få følgende ikon. Bruk da pilen til høyre for ikonet for å tillate forgrunnsvindu. Nettleserstøtte Portalen støtter bare noen nettlesere. Forsøker man å benytte en nettleser det ikke er støtte for vil man vil få melding om at nettleseren ikke støttes. For informasjon om hvilke nettlesere som støttes må du spørre en IT-administrator i din virksomhet. Feilrapportering Dersom du oppdager feil i portalen, så bør det rapporteres til DFØ via din lokale superbruker. Normalt vil denne superbrukeren være din leder eller enhetens administrative personale. Superbruker tar seg av all kontakt opp imot DFØ. For at feilen skal løses så raskt som mulig skal feilbeskrivelsen inneholde følgende: Navn på pålogget bruker (brukernavn). Når feilen oppstod (dato og klokkeslett)/hvor lenge har feilen vart. Er det en gjentagende feil? Rammer den deg selv om du logger av/på og evt. bytter datamaskin? Er andre brukere ved enheten berørt? Ta med brukernavn.
Gjenskap feilen og beskriv steg for steg hva du har gjort. Ta skjermbilder. Ikke bare av selve feilmeldingen, men hele det aktuelle vinduet.