MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd side 1 Møtedato Torsdag 31.03.2016 Møte nr. 02/2016 Tidsrom 19:30-21:30 Sted Lyngdal kirkekontor Medlemmer som møtte Medlemmer som ikke møtte Forfall Varamedlemmer som møtte Andre tilstede Merknader: Terje Litland, Kari Nilsen, Reidar Brådland og Geirulf Grødem (geistlig representant). John Terje Rosfjord og Johan Ekeland (kommunal representant) 03/16 Godkjenninger Innkalling og referat. Meldinger 2 04/16 Årsregnskap 2015 3 05/16 Årsrapport Lyngdal kirkelige fellesråd 2015 16 06/16 Prioritering og fordeling av midler til investeringer i 18 2016 07/16 Prioritering og fordeling av midler (1 million kroner) til investeringer i 2015 10 Kopi av møteboka sendes følgende - i tillegg til de faste medlemmene i fellesrådet. Underskrift ved endelig godkjenning av møteboka Varamedlemmer (menighetsråd, geistlig, kommunal representant) Lyngdal menighetsråd v/leder Kvås menighetsråd v/leder Austad menighetsråd v/leder Kirkegårdsleder/daglig leder Lyngdal kommune v/rådmannen Hægebostad fellesråd v/leder Revisor, Staben Kirkeverge 18.04.2016
MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd Sak 03/16 Møtedato: 31.03.16 Saksbehandler: Arkiv: Side: 2 GODKJENNINGER 1. Innkalling og saksliste til dagens møte ble godkjent. 2. Møtebok fra 28.01.16 ble godkjent og underskrevet av Kari Nilsen og Terje Litland. REFERAT OG MELDINGER Lyngdal Kirkesenter Statusoppdatering Dugnadsarbeidene er forsinket pga. av defekt slipemaskin. Arbeidene som Veidekke står for går fort fremover innvendig. Utvendig er vi avhengig av hjelp til å planere ut før dugnadsarbeider kan start der. Reguleringsplan parkering og kirkegårdsutvidelse ved Kvås Kirke Kirkevergen har hatt møte med grunneier Terje Kvås og hans advokat. Det ble avtalt at vi kontakter Lyngdal kommune for å se på alternative løsninger til parkeringsareal. Lydprosjekt i Kvås kirke Saken er ikke behandlet i Kvås menighetsråd, men kirkevergen har avklart med bispedømmekontoret at saken kan sendes dem for godkjenning så snart menighetsrådet har fattet vedtak. Byggeteknisk rapport kirker og kapell Denne er ventet ferdig før sommeren. Orgelet i Korshamn kapell Orgelet er gammelt og en av to manualer fungerer ikke. Bør vurderes erstattet som kort tid. Glassmaleri i Korshamn kapell Fellesrådet sørger for at det monteres utvendig lys slik at glassmaleriet blir opplyst også når det er mørkt ute. Tre nær kapellvegg i Korshamn Kirkevergen sørger for at dette treet fjernes. Personalsituasjon Torill Tobiassen er administrativt ansatt som vikar i stillingen til trosopplærer Johanne S. Ougland i hennes foreldrepermisjon fra og med 01.04.16. Særutskrift:
MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd Sak 04/16 Møtedato: 31.03.16 Saksbehandler: Arkiv: 133 Side 3 ÅRSREGNSKAP 2015 Aktuelle referanser: FR-sak 09/15: Driftsbudsjett 2014 FR-sak 32/15: Revidert Investeringsbudsjett 2015 Saksopplysninger: Følgende rapporter for 2015 er vedlagt: Regnskapsskjema Drift Regnskapsskjema Investering Regnskapsskjema Balanse Noter Legatregnskap 2015 med noter Kirkevergens kommentar: Investering: Følgende investeringer er gjennomført 2014: Det er kjøpt obligatoriske andeler i KLP på kr. 12 381,-. Følgende er prosjekter er utført/ regnskapsført i 2015: Etablering av parkeringsplass ved Austad kirke, rehabilitering av bårerom i Lyngdal kapell, installasjon av automatisk ringeanlegg i Lyngdal kirke og oppstart av planarbeid for utvidelse av kirkegården i Lyngdal Det er også ført kr 223,- til dekking av tidligere års merforbruk. I tillegg har fellesrådet lånt 12 millioner kroner til Lyngdal sokn i forbindelse med Lyngdal Kirkesenter. Utgiftene er finansiert ved overføring fra driftsbudsjett Lyngdal kirkelige fellesråd på kr. 12 223, ved kommunalt tilskudd på kr. 1 million til investeringer og ved låneopptak i Kommunalbanken på kr. 12 millioner. Investeringsregnskapet går i balanse. Driftsregnskapet: Driftsregnskapet viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i 2015, på kr. 585 211,74 Særutskrift:
MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd Sak 04/16 Møtedato: 31.03.16 Saksbehandler: Arkiv: 133 Side 4 Balansen: Fellesrådets samlede fondsreserver var pr. 31.12.15 kr. 393 666,27 I 2015 er det ført følgende: Kr 11 549,02 fra regnskapsmessig mindreforbruk i 2014 er tilført disposisjonsfond 25600007 Lyngdal Fellesråd, til disp. Kr 218 745,61 av ubrukte investeringsmidler i 2015 er satt på ubundet investeringsfond 25300006 Parkeringsplass Kvås. Legatregnskap, avsatt til stell av graver: Inngående balanse 01.01.2015 var kr 1 004 275,97. Utgående balanse 31.12.2015 var kr 1 021 514,86. Fellesrådets vedtak, enstemmig: Fellesrådets årsregnskap for 2015 avlegges slik det fremgår av vedlagte rapporter og noter. Regnskapsmessig mindreforbruk drift i 2015, kr. 585 211,74 disponeres slik: Kr. 585 211,74 settes av på disposisjonsfond 25600007 Lyngdal Fellesråd, til disp. Regnskapet oversendes revisor. Særutskrift:
MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd Sak 05/16 Møtedato: 31.03.16 Saksbehandler: Arkiv: Side 16 Årsrapport Aktuelle referanser: Kirkemøtets regler om formene for menighetsrådets og fellesrådets virksomhet, 9: Kirkelig fellesråd utarbeider innen utgangen av første kvartal hvert år, en årsrapport over rådets virksomhet i siste kalenderår. Rapporten oversendes menighetsrådene, bispedømmerådet, kommunen, prosten og andre som fellesrådet bestemmer. Forslag til Fellesrådets vedtak: ÅRSRAPPORT FOR 2015 LYNGDAL KIRKELIGE FELLESRÅD Rådets sammensetning og aktivitet: Lyngdal kirkelige fellesråd hadde i frem til 30.11.15 følgende sammensetning: Torrey Nørsett (leder), Berit Engedal Storaker (nestleder) Kari Nilsen, Arne Åmland, Bjarne Gunnar Gullestad, Kenneth Hjemlestad, Ragnhild S. Lied (biskopens representant) og Karl Bjørnar Ballestad (kommunal representant). Lyngdal kirkelige fellesråd hadde i fra og med 01.12.15 følgende sammensetning: Terje Litland (leder), Kari Nilsen (nestleder), Reidar Brådland, John Terje Rosfjord, Geirulf Grødem (biskopens representant) og Johan Ekeland (kommunal representant). Rådet hadde ni møter i 2015 og behandlet 32 saker. Lyngdal kirkelige administrasjonsutvalg hadde i 2015 ett møte og behandlet to saker. Sentrale saker i 2015: Ordinære budsjett- og regnskapssaker. Ombygging Kvås kirke - Fjerning av benker foran og rullestolrampe. Innspill og merknader til Forslag til planprogram ny E39 Vigeland Lyngdal vest. Høring - Veivalg for fremtidig kirkeordning. Minnestøtte for krigsseiler Olav Gundersen fra Kvås. Parkering Austad kirke. Reguleringsplan Parkeringsplass og kirkegårdsutvidelse ved Kvås kirke Opptak av lån på Lyngdal sokns vegne til finansiering av Lyngdal Kirkesenter. Lån til Lyngdal sokn - Til finansiering av Lyngdal Kirkesenter. Særutskrift:
MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd Sak 05/16 Møtedato: 31.03.16 Ansatte: Saksbehandler: Arkiv: Side: 17 Ved utgangen av 2015 hadde fellesrådet arbeidsgiveransvar for 16 faste ansatte. Disse utgjorde til sammen 8,85 årsverk og var følgende: Kirkeverge 100 % stilling. Daglig leder/kirkegårdsleder Marian Vogsland 100 % stilling (i 20 % permisjon f.o.m. 11.05.15). Kirketjener og driftsteknisk ansvarlig Arnt Edvin Nøkland 100 % stilling. Kirkegårdsarbeider David Mathisen 100 % stilling. Kirkegårdsarbeider Odd Reidar Fåland 20 % stilling. Diakon Jan Kåre Hananger 100 % stilling. Kantor Jorunn Moen 100 % stilling. Barne- og ungdomsarbeider Johanne Strømsli - 50 % stilling. Trosopplærer Frank Arne Hammerø 100 % stilling. Kirketjener/kirkegårdsarbeider Tor Vatnedal 27 % stilling Organist Rune Hauan 10 % stilling t.o.m. 31.07.15 og 20 % stilling f.o.m. 01.08.15. Organist Norlys N. Grimsby 10 % stilling t.o.m. 31.07.15 Klokker Rolv G. Gitlestad 8 % stilling. Kirketjener Marianne Mæland 10 % stilling. Kapelltjener Turid Tjelta Gusevik - 10 % stilling t.o.m 30.06.15. Kapelltjener Inger Lill Hananger - 10 % stilling f.o.m. 01.09.15. Renholder Adila Drace 10 % stilling Kontorfullmektig Ann Wenche G. Egenes, 30 % stilling. Økonomi: Årsregnskapet for 2015, avgitt i FR-sak 04/16, viser et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr. 585 211,74 i driftsregnskapet og at investeringsregnskapet balanserte. Lønnskostnadene var over budsjettet. Driftsutgiftene knyttet til kjøp av varer og tjenester var under budsjettert. Det regnskapsmessige mindreforbruk i driftsregnskapet settes av på fellesrådets disposisjonsfond. Terje Litland Leder Lyngdal kirkelige fellesråd kirkeverge Særutskrift:
MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd Sak 06/16 Møtedato: 31.03.16 Saksbehandler: Arkiv: Side 18 Prioritering og fordeling av midler til investeringer i 2016 Aktuelle referanser: FR-sak 10-15 Prioritering og fordeling av midler (1 million kroner) til investeringer i 2015 FR-sak 22-15 Budsjett 2016 - Økonomiplan 2017-2019 Saksopplysninger: Lyngdal kirkelige fellesråd vedtok i FR-sak 22-15 å be Lyngdal kommune om kr. 1 650 000 til å gjennomføre følgende investeringen i 2016: Klokkestyringsanlegg Kvås kirker - Kr 100 000 Parkering Austad kirke kr. 250 000. Parkering Kvås kirke med utvidelse av kirkegård - kr. 250 000,- Oppgradering av maskinpark på kirkegården kr. 500 000 Detaljprosjektering av kirkegårdsutvidelse i Lyngdal kr. 100 000 Arkeologiske utgravinger i forbindelse med utvidelse Lyngdal kirkegård kr 450 000 Lyngdal kommune har i vedtatt budsjett for 2016 gitt oss kr. 1 000 000 til investeringer. Midlene er gitt som frie investeringsmidler og fellesrådet må foreta en prioritering. Fra i fjor vet vi at parkeringsplassen i Austad ble ferdigstilt og at det dermed ikke trengs midler til dette i år. Det ble avsatt kr. 218 745,61 på et ubundet investeringsfond til parkering ved Kvås kirke. Av vedtatte prosjekter fra 2015 vi ikke gjennomførte i fjor har vi etablering av "Navnet minnelund" på Lyngdal kirkegård til anslått kostnad på kr 100 000,- Vi venter også en byggeteknisk rapport ferdigstilt i løpet av våren på alle våre kirker og kapell. Denne vil sammen med rapport om malingstilstanden gi sterke føringer for hvilke prioriteringen som må gjøres fremover. Vi har denne våren fått godkjent vårt ønske om ombygging i Kvås kirke. Dette tiltaket koster også penger. Særutskrift:
MØTEBOK - Lyngdal kirkelige fellesråd Sak 06/16 Møtedato: 31.03.16 Saksbehandler: Arkiv: Side 19 Fellesrådets vedtak, enstemmig: Lyngdal kirkelige fellesråd vedtar å foreløpig fordele noe av midlene til investeringer på følgende måte: Klokkestyringsanlegg og ombygging i Kvås kirke kr. 150 000,- Innkjøp av ny gressklipper til Lyngdal kirkegård kr. 130 000,- Videre prosjektering av utvidelse Lyngdal kirkegård kr. 100 000,- Videre arbeid med reguleringsplan "Parkering Kvås" kr. 100 000,- De resterende midler fordeles senere. Særutskrift: