Møteinnkalling Til styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa Dato: onsdag 21. juni 2017 Tid: kl. 09.00 Stad: Rådhuset Osøyro Saker: Sak 1 Referat frå 29. mai Sak 2 Val av medlemmar til fellesnemda orientering om status frå kommunane Sak 3 Namn på kommunen orientering om status frå ordførarane Sak 4 Mandat til fellesnemda: Vidare arbeid Sak 5 Oppsummering og inntrykk etter felles kommunestyremøte 15. juni - Kva tek vi med vidare og korleis? Sak 6 Digitalisering (sak frå siste møte) Sak 7 Møter i august: - Styringsgruppemøte 14. august kl. 14.00 - Felles kommunesstyremøte 24. august kl. 17.00? - Fellesnemda oppstartsamling 28-30 august Sak 8 Eventuelt Utkast til referat frå møtet i styringsgruppa 29. mai ligg ved. Reinskrive utkast til mandat ligg og ved.
UTKAST REFERAT Styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa måndag 29. mai 2017 Merknad til innkallinga. Innkalling og referata bør alltid vera første sak på dagsorden. Dette vert omgjort til sak 1. Saksliste: Sak 1 Innkalling og referat. Merknad til referat frå førre møte: Aud May Boge ønskjer å få inn sin merknad om at saksutgreiingane bør bli betre. Kva ligg til grunn for dei ulike punkta? Referatet vart elles godkjent. Merknad til innkallinga: Linda Ann Lohne spør om kvifor innkallinga berre kjem ei veke før møta. Organisasjonane treng meir tid for å førebu seg. Svar frå Marie Bruarøy: lova seier sakene må komma ei veke før. Møtedatoane er offentlege, og organisasjonane kan setja av tid førebu på desse tidspunkta. Atle Kvåle melde ei sak til eventuelt om godtgjersle for møtedeltaking, og Svein Lang melde ei sak om digitalisering og nytenking. Innkallinga vart elles godkjend. Sak 2 Utkast til mandat for framtidig fellesnemnd for Bjørnefjorden kommune Framlegg til mandat for fellesnemda vert lagt fram til drøfting i felles kommunestyremøte 15. juni 2017. Styringsgruppe gjekk gjennom framlegget til mandat punkt for punkt og gjorde følgjande endringar (markert i raudt): 1) Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Fellesnemnda skal gå gjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen. Fellesnemnda vedtar Reglement for vidaredelegering. 2) Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen 3) Fellesnemnda behandlar og vedtar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde 4) Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektansvarleg/ny rådmann i den nye kommunen og sette i verk tilsetting av denne
5) Fellesnemnda behandlar og vedtar prosjektansvarleg/ny rådmann si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering 6) Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir ivaretatt 7) Medlemmar i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen 8) Fellesnemnda vedtar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei to kommunane 9) Kommunane har i perioden fram til 1.1.2020 ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som har vesentlege økonomiske og arealpolitiske konsekvensar for den nye kommunen skal først drøftast i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til behandling i folkevalde organ i dei to kommunane når sakene blir vurdert å vere viktige for den nye kommunen (opphavleg pkt 10 flytta til pkt 9) 10) Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan 2020 2023. Viktig å presisere at det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret 11) Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane (opphavleg pkt 12 flytta til nytt pkt 11) 12) Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort ved alminneleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert 13) Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei to kommunane orientert om nemnda sitt arbeid 14) Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politiske underutval og/eller administrativ styringsgruppe å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter 15) Saksførebuing. Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Prosjektansvarleg/ny rådmann innstiller saker til fellesnemnda. Rådmennene i dei to kommunane har møte- og talerett i fellesnemnda Administrasjonane sjekkar ut kva inndelingslova krev og KS tilrår om fleirtalsvedtak i fellesnemnda for presisering i nytt pkt 12, og dette punktet er førebels ikkje vedtatt. Når det gjeld nytt pkt 10, er
siste frist for å vedta budsjett for den nye kommunen 1. februar. Det betyr at det nye formannskapet kan lage innstilling til det nye kommunestyret i januar 2020. Opphavleg punkt 16 Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar/ ny rådmann og rådmennene i dei to kommunane fram mot etablering av den nye kommunen vart stroke. Vedtak: Revidert framlegg til mandat for fellesnemda vert lagt fram til drøfting i felles kommunestyremøte 15. juni 2017. Fram til det skal dei usikre momenta i nytt pkt 12 vera avklart. Sak 3 Framlegg til program for felles kommunestyremøte 15. juni 2017 Styringsgruppa vedtar framlagt program for felles kommunestyresamling 15. juni. Styringsgruppa fikk førebels program til diskusjon og refleksjon. Christian Fotland demonstrerte kva scanning inneber. Styringsgruppa blei einige om følgjande aktuelle tema: Mandat til fellesnemnda Digitalisering og framtidstenking Namn på den nye kommunen Eksempel frå andre mellomstore kommunar/bedrifter som har gjennomført samanslåing Vedtak: Styringsgruppa vedtar framlagt program for felles kommunestyresamling 15. juni med innspela frå møtet. Sak 4 Status for pilotprosjekt i samanslåingsprosessen Styringsgruppa tar status for pilotprosjekta til orientering. Status på desse prosjekta: 1) Barnehageområdet Felles opptak barnehageområdet, felles datasystem, tenking og tilsyn hos kvarandre for å skapa objektivitet. Det kjem ei rekke vedtakssaker til fellesnemnda er på plass. Det meste skjer frå 1.1.18. 2) Kulturskuleområdet Mykje det same. Det er ein plan om ny eining frå 1.1.18. Spørsmål: kven får arbeidsgjevaransvaret fram til 2020? Har hatt samarbeid ganske lenge. 3) Næringsområdet Møte mellom ordførarar, næringssjefar og leiar av Os næringsråd og Fusa næringslivslaga. Godt møte med ambisjon om å slå næringsorganisasjonane saman før 2020. Samarbeider tett om å få algeprosjektet til vår region og søkjer fylkeskommunen om midlar. Hovedhensikta med møtet var å verta kjende.
4) Velferdsteknologi/ kvardagsrehabilitering Prosjektleiar Åshild Øvrebotten i Fusa er med i Os sin prosjektgruppe. Litt ulike satsingar; Os satsar mykje på mellom elektroniske tilgangsstyring på Luranetunet. Fusa jobbar mellom anna med tryggleiksalarmar. Vi har totalt sett ikkje kome så veldig langt; det er det veldig få kommunar i landet som er forbi prosjektfasen. Entusiastisk lag i Fusa. Jonny Christensen peika på at det bør vera tillitsvalde representert i pilotprosjektet på barnehageområdet. Vedtak: Styringsgruppa tar status for pilotprosjekta til orientering. Sak 5 Nye kartleggingsområde Administrasjonane i dei to kommunane startar eit arbeid med å utvide kartleggingsområda som skissert nedanfor. Styringsgruppa/fellesnemda vert orientert fortløpande. Frist for ferdigstilling av dei ulike kartleggingane må variera ut frå storleik og kompleksitet. Kartleggingane vert gjennomført etter same mal som i vår ved at dei vert avgrensa til å vera kartlegging og ikkje evaluering. Vedtak: Administrasjonane i dei to kommunane startar eit arbeid med å utvide kartleggingsområda som skissert nedanfor. Styringsgruppa/fellesnemda vert orientert fortløpande. Sak 6 Felles kommunestyremøte 24. august 2017 1. Styringsgruppa sett ned ein namnekomite som skal kome med framlegg innan 10. august 2017 til namn på den nye kommunen. Komiteen skal ha tre medlemmar frå kvar kommune: 2. Følgjande vert framlegg til polistisk styringsstruktur: Kommunestyre 35 representantar Formannskap 9 representantar (økonomi, alle næringsaker) Plan- og bygningsutval 9 representantar (plan- og byggesaker) Tenesteutval 9 representantar (tenesteutvikling oppvekst, helse, kultur, teknisk) Administrasjonsutval 3 politiske representantar Arbeidsmiljøutval administrativt Fellesnemnda for Bjørnefjorden kommune skal i perioden fram til 01.01.2020 ha følgjande samansetting: Os kommune 5 representantar og Fusa kommune 5 representantar. Kommunestyra i dei to kommunane vel sine respektive representantar til fellesnemnda. 3. Val av revisor Administrasjonen får fullmakt til å starte arbeidet med val av revisor. Kontrollutvala innstiller i saka.
4. Oppretting av andre fellesorgan Det vert gjort framlegg om å oppnemne eit partssamansett utval til felles kommunestyremøte 24. august 2017. Utvalet skal ha 6 medlemmar: 2 tillitsvalde, 2 politikarar, 2 administrasjon. 5. Prosjektorgansiering Styringsgruppa arbeider for å kome med framlegg til prosjektorganisering til møtet 24. august 2017. Det vart presisert at framlegget er avskrift frå intensjonsavtalen. Styringsgruppa valde ei litt enklare organisering av namnekomiteen og ga dei to ordførarane oppdrag med å fasilitera ein prosess der innbyggjarane kan komma med innspel. Ordførarane kjem med framlegg til styringsgruppa, som igjen legg eit (eller fleire) framlegg til namn fram for felles kommunestyre 24. august. Prosessen vart elles skissert slik: Det er utarbeidd eit enkelt skjema som vert lagt ut på kva kommune si heimeside og facebookside inntil nettside for den nye kommunen er publisert. Frist for å komma med framlegg til namn vil vera kort. Når det gjeld skissa til prosjektorganisering, vart det presisert at det er viktig å få på plass prosjektleiarnivået i dei oransje boksane. Det vart og presisert at det første som må skje, er at ny prosjektansvarleg/ny rådmann vert rekruttert. Dette vert tema for ekstraordinært møte saman med klargjeringa av punkt 12 (5-5-problemstillinga) i sak om mandat for fellesnemnda. Når det gjeld Fusa kommunestyre sitt vedtak i februar, er dette eit lovleg fatta vedtak som gjeld inntil nytt vedtak eventuelt er fatta. Ei saksutgreiing i forkant av eit eventuelt nytt vedtak bør verta utarbeidd av ordførarane, eventuelt med bistand frå rekrutteringsbyrå eller andre. Vedtak: 1. Styringsgruppa oppnemner dei to ordførarane til namnekomite som skal kome med framlegg innan 10. august 2017 til namn på den nye kommunen. 2. Følgjande vert framlegg til polistisk styringsstruktur: Kommunestyre 35 representantar Formannskap 9 representantar (økonomi, alle næringsaker) Plan- og bygningsutval 9 representantar (plan- og byggesaker) Tenesteutval 9 representantar (tenesteutvikling oppvekst, helse, kultur, teknisk) Administrasjonsutval 3 politiske representantar Arbeidsmiljøutval administrativt Fellesnemnda for Bjørnefjorden kommune skal i perioden fram til 01.01.2020 ha følgjande samansetting: Os kommune 5 representantar og Fusa kommune 5 representantar. Kommunestyra i dei to kommunane vel sine respektive representantar til fellesnemnda. 3. Val av revisor Administrasjonen får fullmakt til å starte arbeidet med val av revisor. Kontrollutvala innstiller i saka. 4. Oppretting av andre fellesorgan Det vert gjort framlegg om å oppnemne eit partssamansett utval til felles kommunestyremøte 24. august 2017. Utvalet skal ha 6 medlemmar: 2 tillitsvalde, 2 politikarar, 2 administrasjon.
5. Prosjektorgansiering Styringsgruppa arbeider for å kome med framlegg til prosjektorganisering til møtet 24. august 2017. Sak 7 Møteplan framover Vedlagte møtedatoar vert vedtatt slik dei ligg føre. Vedtak: Vedlagte møtedatoar vert vedtatt slik dei ligg føre. Møtet 21. juni vert lagt klokka 9.00 i Os. Sak 8 Eventuelt Sak frå Atle Kvåle om godtgjersle for møtedeltaking. Vedtak: alle deltakarar har møtegodtgjersle etter kommunen sitt reglement. Sak frå Svein Lang om digitalisering og nytenking vert utsett til neste møte.
Utkast mandat for fellesnemnda etter handsaming i styringsgruppa 29. mai Styringsgruppe gjekk gjennom framlegget til mandat punkt for punkt og gjorde følgjande endringar (markert i raudt): 1) Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Fellesnemnda skal gå gjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen. Fellesnemnda vedtar Reglement for vidaredelegering. 2) Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen 3) Fellesnemnda behandlar og vedtar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde 4) Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektansvarleg/ny rådmann i den nye kommunen og sette i verk tilsetting av denne 5) Fellesnemnda behandlar og vedtar prosjektansvarleg/ny rådmann si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering 6) Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir ivaretatt 7) Medlemmar i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen 8) Fellesnemnda vedtar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei to kommunane 9) Kommunane har i perioden fram til 1.1.2020 ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som har vesentlege økonomiske og arealpolitiske konsekvensar for den nye kommunen skal drøftast i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til behandling i folkevalde organ i dei to kommunane når sakene blir vurdert å vere viktige for den nye kommunen 10) Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan 2020 2023. Viktig å presisere at det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret 11) Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. Fellesnemnda skal vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane
12) Fellesnemnda skal oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort ved alminneleg fleirtal. 13) Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei to kommunane orientert om nemnda sitt arbeid 14) Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politiske underutval og/eller administrativ styringsgruppe å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter 15) Saksførebuing. Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Prosjektansvarleg/ny rådmann innstiller saker til fellesnemnda. Rådmennene i dei to kommunane har møte- og talerett i fellesnemnda Administrasjonane sjekkar ut kva inndelingslova krev og KS tilrår om fleirtalsvedtak i fellesnemnda for presisering i nytt pkt 12, og dette punktet er førebels ikkje vedtatt. Når det gjeld nytt pkt 10, er siste frist for å vedta budsjett for den nye kommunen 1. februar. Det betyr at det nye formannskapet kan lage innstilling til det nye kommunestyret i januar 2020.