FELLESNEMDA MØTEINNKALLING

Transkript

1 FELLESNEMDA FELLESNEMDA MØTEINNKALLING Møtedato: Møtestad: Brakanes Hotell, Ulvik Møtetid: 09:00 - Medlemmer: Atle Kvåle Gustav Bahus Helge Steinum Jon Sivert S. Rykkel Laila Marie Reiertsen Lars Erik Dalland Magne Djuvik Marie Elisabeth Lunde Bruarøy Mikael Leigland Ranveig Næss Parti Ap - F FrP AP V FrP H - F FrP - F H SP - F H - F Medlemmer som ikkje kan møta må snarast melda frå til Os kommune, via politikerportalen eller tlf /mail: [email protected] Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Marie E. L. Bruarøy Ordførar i Os Atle Kvåle Ordførar i Fusa Dette dokumentet er elektronisk godkjent og treng derfor ikkje underskrift

2 Sakliste Saksnr Arkivsaknr./Tittel Side 01/ /2783 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/ /2774 Konstituering av Fellesnemda 03/ /2720 Etablering av tilsettingsutval 04/ /2774 Budsjett for fellesnemnda 05/ /2774 Møteplan for fellesnemnda hausten / /2774 Møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste 07/ /2774 Tillitsvalde si rolle i gjennomføringa av kommunessamanslåinga 08/ /2774 Prosjektorganisering 09/ /2774 Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman 10/ /2774 Digitale konsekvensar av ei kommunesamanslåing 11/ /2774 Orienteringssaker

3 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 033 Arkivsaksnr.: 17/2783 JournalpostID: 17/28132 Saksnr: Utval: Dato: 01/2017 Fellesnemda Godkjenning av innkalling og saksliste Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Det var ingen merknader til innkallinga. Det var ingen merknader til sakslista. Christian Fredrik Fotland Rådmann

4 Saksopplysningar: Fast møtesak for godkjenning av innkalling, møteprotokoll og saksliste. Konsulent/Møtesekretær

5 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28067 Saksnr: Utval: Dato: 02/2017 Fellesnemda Konstituering av Fellesnemda Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Leiar Nestleiar.. Christian Fredrik Fotland Rådmann

6 Saksopplysningar: Etter inndelingslova sin paragraf 26 skal det opprettast ei fellesnemnd som skal samordne og ta seg av førebuinga av samanslåingsprosessen. Nemnda vert valt av og blant medlemmene i kommunestyra. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Konsulent/Møtesekretær

7 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Eva Røttingen Arkivkode: 410&35 Arkivsaksnr.: 17/2720 JournalpostID: 17/27479 Saksnr: Utval: Dato: 03/2017 Fellesnemda Etablering av tilsettingsutval Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemnda oppnemner følgjande tilsetjingsutval, samansett av to politikarar frå kvar kommune og ein hovudtillitsvald frå kvar kommune. Politisk valde: Hovudtillitsvalde: 5 6. Os, den Christian Fredrik Fotland Rådmann

8 Saksopplysningar: Fellesnemnda skal laga mandat for, og tilsetja prosjektleiar og ny rådmann for den nye kommunen. Det vert oppnemnd eit tilsetjingsutval som får i oppdrag å leggja fram innstilling for fellesnemnda. Til dette tilsetjingsutvalet skal det veljast to politikarar frå kvar kommune og ein hovudtillitsvald frå kvar kommune. Vi ber partane førebu valet. Os, den Eva Røttingen Personalsjef

9 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28065 Saksnr: Utval: Dato: 04/2017 Fellesnemda Budsjett for fellesnemnda Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Rådmennene får i oppdrag å starte arbeidet med budsjett for fellesnemnda. Christian Fredrik Fotland Rådmann

10 Saksopplysningar: Fellesnemnda sitt arbeid er å førebu, samordne og gjennomføre arbeidet med å etablere og byggje den nye kommunen. Dette inkluderer førebuande arbeid med økonomiplan, arealplanlegging og budsjetter for det første driftsåret etter komunesamanslåinga (jf. Inndelingslova 26, 3. ledd, 1. setning). Når det gjeld budsjett for det arbeidet og dei tiltaka som vert iverksett etter vedtak i fellesnemnda fram til kommunesamanslåinga vert det foreslått at dette arbeidet vert delegert til prosjektleiar som saksførebur for framlegging og behandling i fellesnemnda. Konsulent/Møtesekretær

11 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28069 Saksnr: Utval: Dato: 05/2017 Fellesnemda Møteplan for fellesnemnda hausten 2017 Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemnda godkjenner framlagt møteplan for hausten 2017 Christian Fredrik Fotland Rådmann

12 Saksopplysningar: Som hovudregel vert møta i fellesnemnda på mandagar i tidsrommet kl 12:00 - kl 15:00, møtestad alternerer mellom Os og Fusa. Første møte i haust vert fredag pga stortingsval Tysdag 12. september kl 12:00-15:00. Stad: Os Mandag 2. oktober kl 12:00-15:00. Stad: Fusa Mandag 23. oktober kl 12:00-15:00. Stad: Os Mandag 13. november kl 12:00-15:00. Stad: Fusa Mandag 4. desember kl 12:00-15:00. Stad: Os Konsulent/Møtesekretær

13 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28070 Saksnr: Utval: Dato: 06/2017 Fellesnemda Møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Det vert utbetalt møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste etter regulativ til medlemmene i fellesnemda. Christian Fredrik Fotland Rådmann

14 Saksopplysningar: Medlemmene av fellesnemnda er alle folkevalde og tilråinga er at det vert utbetalt møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste etter regulativ på vanleg måte. Konsulent/Møtesekretær

15 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28072 Saksnr: Utval: Dato: 07/2017 Fellesnemda Tillitsvalde si rolle i gjennomføringa av kommunessamanslåinga Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Diskusjon i møte tatt til orientering. Christian Fredrik Fotland Rådmann

16 Saksopplysningar: Tillitsvalde i begge kommunane vil vere representrerte i det partssamansette utvalet som vert oppnemnt. Fellesnemnda vil foreslå og vedta kva område det partssamansette utvalet skal engasjere seg i. Vedtatt mandat for fellesnemnda tar for seg representasjon i det partssamansette utvalet. Det er utarbeidd ein omstillingsavtale som regulerer arbeidsgivarpolitiske forhold i prosessen med å slå saman dei to kommunane. Det partssamansette utvalet vil ha ei sentral rolle i arbeidet med å sjå på innhaldet i omstillingsavtalen og korleis avtalen skal arbeidast vidare med i prosessen. Konsulent/Møtesekretær

17 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28073 Saksnr: Utval: Dato: 08/2017 Fellesnemda Prosjektorganisering Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Diskusjon i møte tatt til orientering. Christian Fredrik Fotland Rådmann

18 Saksopplysningar: Korleis prosjektet vert organisert kan vere kritisk for gjennomføringa av arbeidet. Det er difor viktig at fellesnemda raskt går gjennom prosjekteigarrollen og korleis ein ønskjer å styre prosjektet. Det er få formelle krav til korleis ei kommunesamanslåing skal gjennomførast. Det er viktig med ei tydeleg rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå i gjennomføringsfasen. Klare mandat og fullmakter til fellesnemnd, partssamansett utval, eventuelt arbeidsutval, prosjektansvarleg, prosjektleiarar og øvrige arbeidsgrupper er viktig for å få til ei tydeleg politisk styring og ein effektiv og god prosess. Spesielt viktig vert forholdet mellom fellesnemda og prosjektansvarleg/prosjektleiar, men også forholdet mellom eventuelle underutval. KMD sin rettleiar del 2 viser ein del råd frå tidlegare samanslåingar: «Arbeidsoppgaver og fullmakter for fellesnemnda skal fastsettes i reglement. Dette reglementet må vedtas i alle kommunestyrene. I inndelingsloven er det få regler om hvilke oppgaver fellesnemnda skal ha, men det slås fast at nemnda skal ta hånd om det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er iverksatt. Utover dette er det opp til kommunestyrene å avgjøre hvilke oppgaver og hvor store fullmakter de ønsker å gi nemnda.» «Kommunene har mulighet til å gjøre fellesnemnda til et effektivt organ for å bygge den nye kommunen i fasen mellom sammenslåingsvedtaket og iverksettingstidspunktet. Mange kommuner som har slått seg sammen har gitt fellesnemnda vide fullmakter til å utforme den nye kommunen, og har hatt en klar rollefordeling mellom fellesnemnda og kommunestyrene. Vide og klare fullmakter har vært vurdert som viktig for å sikre god politisk styring og en smidig og effektiv prosess. Mer begrensede fullmakter vil medføre at kommunestyrene må fatte likelydende vedtak for å ta viktige avgjørelser, noe som kan gjøre prosessen mer krevende og kanskje gi mindre optimale løsninger.» Fellesnemda er etter inndelingslova og etter mandat vedteken av kommunestyra i både Os og fusa ansvarlg for gjennomføring av prosessane fram mot etablering av ny kommune 1/ Administrasjonen vil presentere framlegg til prosjektorganisasjon i møtet Konsulent/Møtesekretær

19 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28075 Saksnr: Utval: Dato: 09/2017 Fellesnemda Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemnda vedtar at tilskotet frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet vert brukt slik: 1. Digitalisering av eigedomsarkiv i Fusa kommune 2. Tiltak langs Hatvikvegen 3. Mogelegheitsstudie bru over Fusafjorden Christian Fredrik Fotland Rådmann

20 Vedlegg: Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman (L)(618524) Saksopplysningar: Vedlagt er svar på søknaden til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Søknaden er innvilga med eit tilskot på totalt 4 millionar kroner. Tilskotet må brukast til tiltak omtalt i søknaden. Kommunane kan sjølv prioritere midlane innanfor dei tiltaka som det er søkt om. Administrasjonen har følgjande tilråing i prioritert rekkefølge: 1. Digitalisering av eigedomsarkiv i Fusa kommune 2. Tiltak langs Hatvikvegen 3. Mogelegheitsstudie bru over Fusafjorden Vedlegg: Brev frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Konsulent/Møtesekretær

21 Ifølge liste Deres ref 14/ Vår ref 15/ Dato 2. august 2017 Tilskot til infrastrukturtiltak i kommunar som slår seg saman Vi viser til brev av med søknad om tilskot til infrastrukturtiltak i samband med kommunereforma. Departementet har handsama søknaden og vedteke å tildele kommunane Os og Fusa 4 mill. kroner i Departementet kunngjorde i april 2017 ei tilskotsordning til etablering eller forbetring av vegar og digitaliseringstiltak i kommunar som skal slå seg saman. Ordninga skal leggje til rette for og forsterke effekten av ein ny og meir føremålstenleg kommunestruktur. Det er sett av 150 mill. kroner til tilskotet i Maksimal sum for tilskot til den enkelte samanslåing i 2017 er 5 mill. kroner. Det er også eit mål at så mange samanslåingar som mogleg skal få tilskot. Kommunane Os og Fusa skal slå seg saman frå Kommunane har søkt om midlar til veg og digitaliseringstiltak. Departementet tildeler totalt 4 mill. kroner. Tilskotet må brukast til tiltak omtalt i søknaden. Kommunane kan sjølv prioritere midlane innanfor tiltaka som er omtalt i søknaden. Tiltaket må vere ferdig innan , og kommunane må rapportere til departementet om bruken av midlane innan Kommunerevisjonen må då stadfeste at midlane er brukt til føremålet. All finansiell rapportering skal vere ekskl. meirverdiavgift. Ubrukte midlar, eller midlar som ikkje er brukt i samsvar med føremålet, kan krevjast tilbakebetalt. Departementet vil betale ut tilskotet til Os kommune i september 2017 saman med rammetilskotet. Postadresse Postboks 8112 Dep 0032 Oslo [email protected] Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Avdeling Saksbehandler Jørgen Teslo

22 Med helsing Hans Petter Friestad Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Teslo seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Side 2

23 Adresseliste Fusa kommune Postboks EIKELANDSOSEN Os kommune Postboks OS Side 3

24 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28101 Saksnr: Utval: Dato: 10/2017 Fellesnemda Digitale konsekvensar av ei kommunesamanslåing Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Saka vert lagt fram til vidare drøfting Christian Fredrik Fotland Rådmann

25 Saksopplysningar: Styringsgruppa har diskutert dei digitale konsekvensane ved ei kommunesamanslåing, sjå referat frå møte 18. august Både Os kommune og Fusa kommune er i eit samarbeid med Bergen kommune omkring dette temaet. Andre kommunar i Hordaland som er i prosess med kommunesamanslåing er òg med i dette samarbeidet. Fellesnemnda vil i sine møte hausten 2017 ha merksemd på temaet digitalisering. KS sitt FoU-prosjekt nr : «Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing» tar for seg viktige moment knytt til temaet digitalisering. Kommunesamanslåing skjer i ein digital kontekst og digitalisering vil påverke alle tenesteområda i ein kommune. Bruk av digitale tenester og IKT-system har mykje å sei for kommunen si evne til å utføre lovpålagte oppgåver med god kvalitet. Sluttrapport finn ein her: Os kommune har lyst ut etter stilling som organisasjons- og innovasjonssjef som skal ha eit overordna ansvar for arbeidet med innovasjon og digitalisering. Samstundes er Os og Fusa med i eit regionalt prosjekt med Bergen og omegnskommunane der mykje arbeid vil skje i åra fram mot I dette prosjektet vert det også arbeida med ein digitaliseringsstrategi. Det vert lagt opp til dialog om korleis ein vidare skal arbeide med digitalisering og kva for ambisjonsnivå vi skal leggje oss på. Konsulent/Møtesekretær

26 FELLESNEMDA SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Arkivkode: 034&23 Arkivsaksnr.: 17/2774 JournalpostID: 17/28129 Saksnr: Utval: Dato: 11/2017 Fellesnemda Orienteringssaker Administrasjonen sitt framlegg til vedtak: Fellesnemda tek saka til orientering. Christian Fredrik Fotland Rådmann

27 Saksopplysningar: Rådmann i Fusa Nils Petter Borge orienterer om skule/barnehage Konsulent/Møtesekretær