Sak 2 Politisk styring Rådmann Ivar Undheim presenterte modell for politisk styring sjå vedlagt presentasjon.

Transkript

1 Dato: Arkiv: K1-002 Vår ref (ArkivsakID.): JournalpostID.: Referat frå møte i styringsgruppa kommunereform 16. desember 2015 Møtenr: 5 Møtedato: 16. desember 2015 Tidspunkt kl. 09:00 14:00 Stad: Klepp kommune, formannskapssalen Til stede: Ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar frå Klepp kommune Ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar frå Hå kommune Ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar frå Time kommune Saker Sak 1 Godkjenning av referat og dagsorden Referat frå møtet 23. november 15 og dagsorden vart godkjent. Sak 2 Politisk styring Rådmann Ivar Undheim presenterte modell for politisk styring sjå vedlagt presentasjon. Einigheit om å gå for modell A Tre politiske utval endre namnet utval for oppvekst og kultur til Utval for kultur og oppvekst Andre Utval: Kontrollutval som nå med 5 medlemmer Formannskapet blir klagenemnd Det blir lagt opp til felles råd for eldre, personar med nedsett funksjonsevne og ungdom. Rådmennene kjem med forslag til namn på rådet. Sak 3 Godkjenning av tekst til intensjonsavtale Avtalen blei gått gjennom punktvis. Endringane blir innarbeidd i avtalen. 1. Innleiing Ok 2. Bakgrunn - Styringsgruppa ber rådmennene sjå på dette punktet på ny og skrive om. 3. avsnitt skal dette stå som eige punkt? Dei to siste avsnitta tas ut. Skrive litt om reformstøtta. 3. Namn og symbol - Det blir opp til nytt kommunestyre om å gjera vedtak om språket. 4. Visjon, mål og verdiar Styringsgruppa blei utfordra å skrive ned 3 alternativ på kva som blir bra med Jæren kommunen? Lappane blei samla inn og tatt med vidare inn i arbeidet med å utforme punkt Samfunnsutvikling - siste avsnitt legg til i hovudsak inn før tettare utbygging. 6. Tenester Barnehagar gi løfte om 1 av 5 ønsker blir innfridd Helse og omsorg - skifte ut ordet Lågaste effektive med Dagens 1

2 Dato: Arkiv: K1-002 Vår ref (ArkivsakID.): JournalpostID.: Kultur og idrett, - siste setning ordet vurderast blir erstatta med i hovudsak NAV stryk siste setning. 7. Økonomi endring siste setning erstatt skal utjamnast med blir like i heile kommunen. 8. Gått gjennom under sak Jæren kommune som arbeidsgjevar - Endre skal? med bør 10. Særskilte tema Punkt om Interkommunal samarbeid blir flytta opp. Legevakt og akuttmedisin punktet blir skrive om. Dagens organisering må inn. Endringar bør leggjast til det nye kommunestyret. Brannvesen Det nye kommunestyre må ta stilling til interkommunale samarbeid. Det må gis eit signal om å vegen vidare. 11. Samanslåingsprosessen Tore Sirnes hadde kort presentasjon om Fellesnemnda. Sjå vedlagt presentasjon. Fellesnemnda er eit lite organ og bør ikkje vare over lang tid. Viktig at dei som nå sit i kommunestyra blir valt til å sitte i fellesnemnda. Styringsgruppa ber administrasjonen lage forslag til tidsakse som skal inn i intensjonsavtalen. Ny kommune blir gjeldande frå seinast 01. januar Det blir lagt opp til ordinært val i 2019 Intensjonsavtalen blir også gått gjennom for opprydding i språket. Sak 4 Felles formannskapssamling 13. januar 2016 formål og arbeidsform Formålet med samlinga er at formannskapa skal få koma med innspel/spørsmål til intensjonsavtalen. Formannskapa og gruppeleiarane som ikkje sit i formannskapet blir invitert. Styringsgruppa må setja av tid til møte i etterkant, dersom det må endrast noko i avtalen. Sak 5 Fellesnemnda oppnemning, fullmakter og funksjon Sjå sak 3, punkt 11. Sak 6 Open post Elin W. Jara gjekk gjennom kommunikasjonsplanen. Presentasjonen ligg vedlagt. Kva gjer me framover? - Oppfordre lag/organisasjonar etc. til å halde infomøte - Det blir lagt opp til infomøte på dei vidaregåande skulane - Mulegheit for å lage film - Det blir debattmøte i kvar kommune, men kor mange er ein usikker på - Viktig å koma rundt i tettstadane - Dato for infomøta må tidleg på plass. Tone Storesætre sekretær 2

3 Politisk organisering

4 Litt prinsipp I dette notatet er skissert ein modell A med tre politiske hovudutval. Dersom ein vil ha fire utval kan det politiske ansvarsområdet delast i to for det eine av desse tre alternativ B. Rådmennene legg til grunn at formannskapet får ein sentral funksjon som politisk ansvarleg for utforming og iverksetting av økonomi- kommuneplan- og arbeidsgjevarpolitikk, som er strategiske politikkområde på tvers av faglege og politiske sektorar i kommunen. I forslaget som her er skissert er det tenkt at alle utvala skal ha eit saksfelt som det er politisk interesse for. Det er også eit mål å oppnå god balanse i fordelinga, slik at ein unngår å få utval som er overlessa med saker medan andre går på tomgang. Med fire utval slik det her er skissert kan det henda at det blir lite saker i to av dei. Rådmennene vil også tilrå at det blir delegert omfattande politisk ansvar frå kommunestyret til utvala, slik at saker kan bli avgjort der og ikkje alltid skal handsamast i fleire organ.

5 Kor mange medlemmer? Kommunestyret skal ha 49 medlemmer. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om kommuneplan, økonomiplan, årsbudsjett og andre overordna saker, jfr. Kommunelova 6. Formannskapet skal ha 13 medlemmer og har eit særskilt ansvar for utforming og iverksetting av kommuneplan, økonomiplan og årsbudsjett - jfr. Kommunelova 8. Formannskapet skal føra tilsyn med kommunen si daglege drift, er arbeidsgjevar sine medlemmer i administrasjonsutvalet og skal ta del i utforming og iverksetting av kommunen sin arbeidsgjevarpolitikk. Hovudutvala skal ha 13 medlemmer og bør få delegert frå kommunestyret det politiske ansvaret for styring av sine saksfelt, jfr Kommunelova 10. Utvala innstiller direkte til kommunestyret i saker som ikkje gjeld kommunen sin økonomi, der det er formannskapet som innstiller til kommunestyret.

6 Alternativ A(1) Alternativ A med tre utval: Utval for helse og velferd Helsetenester - folkehelse, helsestasjonar, sjukepleie- og legetenester Hjelp i heimen, rehabilitering og omsorgstenester Sosiale tenester - NAV, samt bustader og sosiale institusjonar Psykisk helse og rusvern

7 Alternativ A (2) Utval for oppvekst og kultur Barnehagar, skular og vaksenopplæring PPT Barnevern Kultur, bibliotek og kulturskule Nærmiljø og friluftsliv Idrett, lag og organisasjonar

8 Alternativ A (3) Utval for nærings- og samfunnsutvikling Reguleringsplanar, byggesaker og senterutvikling Kommunalteknisk infrastruktur og samferdsel Samfunnssikkerhet med brann og beredskap Miljøvern og klima Landbruk og andre næringssaker, her også reiseliv

9 Andre utval Andre råd og utval: Kontrollutvalet skal ha 5 medlemmer Eit råd for eldre og personar med nedsett funksjonsevne Barn og unge sitt kommunestyre Klagenemnd?

10 Alternativ B Alternativ B med fire utval Her er oppvekst og kultur delt mellom to utval, elles er det likt. Utval for oppvekst Barnehagar, skular og vaksenopplæring PPT Barnevern Kultur Kultur, bibliotek og kulturskule Nærmiljø og friluftsliv Idrett, lag og organisasjonar

11 Fellesnemnda Rundskriv til inndelingslova H-10/15

12 Inndelingslova Lov av 15. juni 2001 om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser Er ei prosesslov praktisk erfaring gir justeringer jfr rundskrivet Maktfordeling i lova: Stortinget, Kongen i statsråd, departement og fylkesmann Saksgang: initiativ saksførebuing vedtak gjennomføring (oppgjer ved grensejustering) Inndeling etter lova omfattar både samanslåing og deling

13 Fordeling av statsmakt Stortinget når kommunar ikkje er samde - 4 Kongen i statsråd: når kommunar er samde Departement: grensejustering Fylkesmannen: mindre saker om grensejustering

14 Avgjerdsprosess Kommunane søker om samanslåing, om kommunenamn og grensejustering Innbyggarane skal høyrast - 10 Statsmakta gjer to vedtak: først prinsipielt om samanslåing, så etter felles kommunestyremøte - om namn og gjennomføring Departementet kan gjere unntak frå krav om felles kommunestyremøte

15 Gjennomføringsfasen Perioden frå vedtak om samanslåing til iverksetjing Felles kommunestyremøte så snart som mogeleg etter statsmakta sitt endelege vedtak Fylkesmannen innkallar til felles kommunestyremøte

16 Felles kommunestyremøte - 25 Forslag til namn på ny kommune Talet på medlemmer i det nye kommunestyret Kriterier for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd Val av revisor for verksemda til fellesnemnda Oppretting av eventuelle andre fellesorgan Fellesmøtet drøftar berre - «gamle» kommunestyrer gjer vedtak Departementet kan gjere unntak frå krav om fellesmøte der det ligg føre tilstrekkelege vedtak i kommunestyra jfr rundskrivet

17 Fellesnemnda - 26 Kommunestyrene skal oppretta ei fellesnemnd ved samanslåing Nemnda skal samordne og førebu samanslåinga Minst tre medlemmer frå kvar kommune, der talet speglar folketalet Nemnda blir valgt av og blant medlemmene i kommunestyret Fellesnemnda vel sjølv leiar og nestleiar Kommunestyrene kan oppretta eit felles partssamansett utval for saker som gjeld den nye eininga som arbeidsgjevar

18 Nemnda sine oppgåver Førebu økonomiplan og budsjett for første driftsår etter samanslåing og gi fråsegn til departementet, som gjer vedtak om dette Fellesnemnda kan tilsetje rådmann, revisor og anna personale Fellesnemnda kan elles få vide fullmakter Skal ikkje ha innverknad på drifta i eksisterande kommunar Nemnda kan gi eit arbeidsutval og/eller rådmannen fullmakter til å avgjere enkeltsaker og saker utan prinsipiell karakter

19 Saksbehandling Kommunelova sine reglar gjeld Åpne møter, innsyn i sakene og krav om 40 % kvinner Reglar om møterett- og plikt gjeld tilsvarande Kommunestyrene må gjera vedtak om oppgåver, fullmakter og budsjett for fellesnemnda og for eit eventuelt partssamansett utval Fellesnemnda skal arbeide for den nye kommunen, medan kommunestyrene skal avgrense seg til drift og avvikling av sine eksisterande kommunar

20 Tidsaksen Det bør ikkje gå for lang tid før den nye kommunen er operativ Departementet tilrår likevel etablering først i det andre året etter vedtak, slik at rammetilskot for ny kommune blir rett Hvis kommunestyrene seier ja i juni 2016 og departementet også seier ja i 2016, kan samanslåing skje frå 1. januar 2018 Fellesnemnda vil då fungere frå departementet sitt vedtak er gjort i 2016 til nytt kommunestyre er konstituert hausten 2017 eventuelt hausten 2018, hvis det blir ny kommune 1. januar 2019

21 Konstituering Etter val av nytt kommunestyre er det leiar av fellesnemnda som kallar saman og er møteleiar til val av ny ordførar er gjort Fellesnemnda kan og bør ha utarbeidd forslag til politisk og administrativ organisering, slik at det nye kommunestyret raskt kan gjere nødvendige vedtak for å få ny kommune operativ frå årsskiftet Fellesnemnda bør i god tid ha gitt fråsegn til departementet om budsjett for første driftsår, slik at dette kan leggast til grunn for førebuingane

22 Alternativ for etablering av ny kommune: A B C 1. januar 2017: val av nytt kommunestyre av og blant dei valde kommunestyra 1. januar 2018: ekstra kommuneval saman med stortingsvalet i 2017 eller som A 1. januar 2019: ekstra kommuneval i 2018, eller som A D 1. januar 2020: ordinært kommuneval i 2019

23 Nytt kommunestyre Departementet gjer vedtak om talet på medlemmer etter forslag frå kommunane Det skal vera eit oddetal Ved val av og blant kommunestyra kan i prinsippet alle tre kommunestyra danne eit nytt, felles kommunestyre eller ein kan velje eit mindre tal jfr 7 i kommunelova

24 Dette betyr: Hvis intensjonsavtalen er tydelig om kommunenavn, kommunestyret sin storleik og fellesnemnda sin funksjon, kan ein unngå ein statleg avgjerdsprosess i to steg Ein treng då heller ikkje ha felles kommunestyremøte etter endeleg vedtak, men fellesnemnda kan bli operativ straks Hvis intensjonsavtalen er tydeleg om politisk og administrativ organisering, kan fellesnemnda førebu oppstart av ny kommune Det nye kommunestyret skal gjera endeleg vedtak om politisk og administrativ organisering

25 Kommunikasjon og innbyggjarinvolvering på Jæren

26 Nett og sosiale media så langt Minnyekommune.no minnyekommune på Facebook Overføring av møte på nett Artikkel før og etter møte lokalt og på minnyekommune

27

28

29

30

31 Media Artiklar Invitasjonar Pressemeldingar Kontakt og informasjon

32

33 Intern informasjon informasjonsmøte om kommunereform felles intranettinformasjon Felles HTV-møte intranettartikkel publisert i alle kommunane?

34 Kommunikasjonen etter eit eventuelt kommunestyrevedtak om intensjonsavtale

35 Brosjyre til alle husstandar Folkemøte/informasjonsmøte: 3 felles for dei tre kommunane «spørjetimen om Jæren kommune»? I kommunehusa, på kjøpesenteret eller i biblioteket? Oppmoda til temamøte der medlemmene frå styringsgruppa kjem Næringsforeningen på Jæren (frokostmøte?) Organisasjonar og lag Informasjonsmøte på dei vidaregåande skulane

36 Kampanje: Jæren kommune? Stem 25. april Film Giveaways FB-annonsering «valkamp» utfordra til debatt