Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Hilde Wahl Moen Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/1481-18 Felles ledelse, omgjøring til fast felles ledelse for enkelte jordskifteretter Vedlegg: TFoU-rapport 2017 - Evaluering av felles ledelse i jordskifteretter Direktørens sakssammendrag: Det foreslås at det etableres fast felles ledelse mellom a) Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett og Glåmdal jordskifterett b) Vestoppland- og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett og Nord-Gudbrandsdal jordskifterett c) Aust- Agder jordskifterett og Marnar jordskifterett d) Nord-og Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett e) Indre Sogn jordskifterett og Ytre Sogn og Sunnfjord jordskifterett Disse jordskifterettene har hatt prøveordninger med felles ledelse av ulik varighet. For jordskiftedomstolene nevnt under pkt. a) og b) er det gjennomført en ekstern evaluering ved Trøndelag Forskning og Utvikling AS (TfoU), se vedlegg til saksframlegget. Evalueringen ble gjennomført vinteren 2017 og av evalueringsrapporten framgår det blant annet at felles ledelse gir et potensiale for bedre ressursutnyttelse, mindre sårbarhet, større faglig miljø og mer effektiv saksavvikling. For de øvrige jordskiftedomstolene er det gjennomført interne evalueringer. I etterkant av evalueringene er det gjennomført møter med domstollederne og medarbeiderne i de aktuelle domstolene og disse gir sin støtte til direktørens forslag om etablering av fast felles ledelse. Referanse til tidligere styresaker Sak 15/011 Felles dommerstillinger (styremøte 23.02.2015) Sak 15/028 Felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte 20.04.2015) Sak 15/049 Domstolloven 33c felles dommerstillinger felles ledelse (styremøte 28.09.2015) Sak 15/069 Budsjett og budsjettiltak 2016 (styremøte 09.11.2015) Sak 16/091 Felles ledelse av domstoler (styremøte 12.12.2016)
1. Bakgrunn Felles ledelse er betegnelsen på ordningen hvor en domstolleder eller en jordskifterettsleder, leder mer enn én domstol. Den felles lederen har full lederkompetanse,og fullt lederansvar i domstolene som inngår i ordningen. Med ledelse forstås i denne sammenhengen både faglig ledelse og personalledelse. Domstolloven 33 c andre ledd andre punktum hjemler at det kan opprettes faste dommerstillinger som er felles for flere domstoler. DA har lagt til grunn at begrepet "dommerstillinger" også omfatter domstollederstillinger alternativt jordskifterettslederstillinger. I henhold til domstolloven 33 c andre ledd tredje punktum vedtok DAs styre i september 2015 forskrift om felles faste dommerstillinger. Forskriften gjelder både for tingrettene og jordskifterettene, jf. forskriften 1 (1). Forskriften trådte i kraft fra november 2015. Av forskriften 3 første ledd andre punktum framgår det at DA i særlige tilfeller kan fastsette at to eller flere domstoler skal ha felles domstolleder. I henhold til forskriften 3 tredje ledd er det DAs styre som treffer beslutning om to eller flere domstoler skal ha fast felles domstolleder/jordskifterettsleder. Nedenfor følger en oversikt over den faktiske bakgrunnen for prøveordningene mellom de ulike jordskiftedomstolene. a) Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett og Glåmdal jordskifterett Stillingen som jordskifterettsleder ved Glåmdal jordskifterett har vært utlyst fire ganger siden 2011, uten at man har lyktes med å rekruttere en kvalifisert kandidat. I 2013 ble det inngått en tidsbegrenset avtale mellom DA og daværende jordskifterettsleder ved Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett om felles ledelse og samarbeid mellom Glåmdal jordskifterett og Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett. Alle medarbeidere ga sin tilslutning til avtalen. Avtalen forutsetter at alle medarbeidereforplikter seg til å arbeide i begge sokn. Avtalen inneholder også en kompensasjonsordning for medarbeidere som omfattes av avtalen. Ordningen ble evaluert av TFoU vinteren 2017, se pkt. 2 b). Nytt møte med jordskifterettsledertømmervold og medarbeiderne fra begge jordskiftedomstoler ble avholdt 10.mai 2017. Det er full enighet om å innføre fast felles ledelse forutsatt at kompensasjonsordningen videreføres. DA har gitt sin tilslutning til en slik videreføring. b) Vestoppland og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett og Nord-Gudbrandsdal jordskifterett Stillingen som jordskifterettsleder ved Nord-Gudbrandsdal jordskifterett ble lyst ut flere ganger både i 2011 og 2012, uten at det meldte seg kvalifiserte søkere. Nord-Gudbrandsdal jordskifterett har derfor vært uten egen jordskifterettsleder siden 2011. Siden juni 2014 har det heller ikke vært egne medarbeidere ved denne domstolen. Dette medførte at man ble nødt til å finne andre måter å organisere ledelse og drift av domstolen. Jordskifterettslederen i Vestoppland og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett ble derfor konstituert som jordskifterettsleder i Nord-Gudbrandsdal jordskifterett. I 2013 inngikk DA en avtale med Vestoppland og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett om felles ledelse av Nord- Gudbrandsdal jordskifterett. Avtalen gjelder ut 2017. Avtalen inneholder også en kompensasjonsordning for medarbeidere som omfattes av avtalen. Ordningen ble evaluert av TFoU vinteren 2017, se pkt 2 b). 2
Nytt møte med jordskifterettsleder Britt Rusten og medarbeiderne ble avholdt 10.mai 2017. Det er enighet om å innføre fast felles ledelse forutsatt at kompensasjonsordningen videreføres. DA har gitt sin tilslutning til en slik videreføring. c) Aust-Agder jordskifterett og Marnar jordskifterett Marnar jordskifterett og Aust Agder jordskifterett har siden 2015 samarbeidet tett. Som en konsekvens av at jordskifterettsleder Torbjørn Mykland går av med pensjon 31.januar 2018, innledet DA dialog med jordskifterettsleder Mykland og jordskifterettsleder Tarjei Berg om mulig etablering av fast felles ledelse mellom de to jordskiftedomstolene. I notat datert 1. mars 2017 fra de ansatte i begge jordskiftedomstolene fremgår det at medarbeiderne ved de to jordskiftedomstolene ønsker at det etableres fast felles ledelse, forutsatt at DA opprettholder antall dømmende årsverk i begge domstolene. Dette vilkåret er akseptert av DA. DA har fått tilbakemelding fra de to jordskifterettene om at det ikke er nødvendig med ytterligere prosesser eller møter om dette spørsmålet d) Nord-og Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett Som en konsekvens av at tidligere jordskifterettsleder ved Nord- og Midhordland jordskifterett, Vidar Bergtun, ble utnevnt som jordskiftelagdommer i Gulating lagmannsrett, ble spørsmålet om felles ledelse mellom Nordog Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett reist av DA. I møte med medarbeiderne 31. mars 2016, orienterte DAs direktør om en mulig prøveordning for felles ledelse. Jordskifterettsleder Torbjørn Svane v/ Indre Hordaland jordskifterett ble deretter konstituert som jordskifterettsleder ved Nord- og Midhordland jordskifterett for en periode på 1 år. Spørsmålet om fast felles ledelse ble på nytt diskutert med Torbjørn Svane og medarbeiderne ved de to jordskiftedomstolene 31. mars 2017. Samme dag ble det også avholdt et møte mellom DA, representanter fra de ansatt ved Indre Hordaland jordskifterett, ordføreren i Voss kommune, og representant fra advokatene i området. Temaet på dette møtet var mulig etablering av fast felles ledelse. DA fikk positive tilbakemeldinger både fra ordføreren i Voss og representanten fra advokatene, med hensyn til etablering av fast felles ledelse mellom de to jordskifterettene. DA mottok 20. april 2017 brev fra medarbeiderne i henholdsvis Nord- og Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett. Alle medarbeiderne er positive til fast felles ledelse, så fremt de nødvendige ressursene stilles til disposisjon. Deres behov er avklart, og stilles til disposisjon for domstolene. e) Indre Sogn jordskifterett og Ytre Sogn og Sunnfjord jordskifterett DA mottok en felles henvendelse fra Indre Sogn jordskifterett og Nordfjord jordskifterett med forslag om felles ledelse mellom disse jordskifterettene ved brev datert 6. juni 2016. I møtet 27. oktober 2016 mellom DA, medarbeiderne ved Indre Sogn jordskifterett, representanter for de ansatte ved Nordfjord jordskifterett og de tre jordskifterettslederne i Sogn og Fjordane, ble de ulike alternativene for felles ledelse i fylket diskutert. Ved brev av 8. november 2016 ble jordskifterettene i Sogn og Fjordane fylke orientert om at DA ønsket å etablere en prøveordning med felles ledelse mellom Indre Sogn jordskifterett og Sunnfjord og Ytre Sogn jordskifterett. Som en konsekvens av DAs beslutning, ble jordskifterettsleder Vidar Otterstad konstituert som jordskiftrettsleder ved Indre Sogn jordskifterett fra 1. desember 2016, og for en periode på 6 måneder. 3
13 og 14. desember 2016 ble det på nytt avholdt et møte med medarbeiderne ved Indre Sogn jordskifterett, og et eget møte med Sunnfjord og Ytre Sogn jordskifterett, hvor DAs direktør orienterte om prøveordningen. I tillegg ble ordføreren i Sogndal kommune og representant fra Advokatforeningen i området, orientert om prøveordningen i et eget møte. Den 15. februar 2017 ble Sogn Regionråd orientert om prøveordningen av DAs direktør på et møte i Bergen. Det ble også avholdt møte mellom DA, jordskifterettsleder Vidar Otterstad, sorenskriver Terje Mowatt og stortingsrepresentant Liv Signe Navarsete i Sogndal 20. februar 2017. På dette møtet ble det blant annet orientert om prøveordningen, og ressurssituasjonen i domstolene. Den 28. februar 2017 ble det avholdt møte med medarbeiderne i Nordfjord jordskifterett og ordføreren i Eid kommune om prøveordningen for felles ledelse for jordskifterettene i Sogn og Fjordane, og om den planlagte sammenslåingen av tingrettene i fylket. Den 16.mai 2017 ble det avholdt nye møter med jordskifterettsleder og medarbeiderne i de to jordskiftedomstolene. Det er full enighet om å etablere fast felles ledelse mellom de to jordskiftedomstolene. Samme dag ble det også avhold møte med ordføreren i Sogndal og representant for advokatforeningen i Sogndal. På møtet ble det orientert om prosessen siden forrige møte (desember 2016) og den videre fremdrift i saken.det ble gitt full støtte til det pågående arbeid med felles ledelse. Fra politisk hold ble det understreket betydningen av at Indre Sogn jordskifterett behold sin lokalisering og bemanning. 2. Vurdering a) Begrunnelse for felles ledelse Begrunnelsen for utprøving av felles ledelse er bedre ressursutnyttelse, mindre sårbarhet og totalt sett bedre saksavvikling. Umiddelbare innsparinger har ikke vært en målsetting, men på lengre sikt forventes det at felles ledelse skal kunne gi ressursmessige innsparinger. I første omgang er direktørens forventning at felles ledelse skal være et virkemiddel for å utnytte ressursene bedre, og at domstolene totalt sett får mer ut av nåværende ressurser. b) Erfaringer fra prøveordninger med felles ledelse i de aktuelle jordskiftedomstoler Evalueringsrapporten bekrefter at felles ledelse gir et potensiale for bedre ressursutnyttelse, mindre sårbarhet, større faglig miljø og mer effektiv saksavvikling. Felles ledelse krever økt fokus på ledelse og vil kreve en mer nyansert lederrolle med tydeligere skille mellom profesjonell ledelse, fagledelse og personalledelse. Fjernledelse contra stedlig ledelse krever også et særskilt fokus. Uten at det har betydning for spørsmålet om felles ledelse bør det nevnes at for Vestoppland og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett har ordningen medført et betydelig større sokn. Dette medfører at mer tid går med til reising samt merkostnader forbundet med reising. Felles administrasjon av en domstol uten egne ansatte medfører også en mindre synlig domstol og kontakt med publikum. c). Domstolleders stilling ved overgang til fast felles ledelse Administrasjonen har gjort en vurdering av hvorvidt lederne som i dag er fast utnevnt i de aktuelle jordskiftedomstolene må søke på stillingene som fast felles leder. Konklusjonen er at disse stillingene må kunngjøres på vanlig vis. Stillingene vil bli kunngjort så snart som mulig og med forbehold om at styret vedtar fast felles ledelse. Alle de aktuelle domstollederne er orientert om denne konklusjonen og fristiller sine stillinger. 4
Lønn til jordskifterettslederne reguleres av Hovedavtalens bestemmelser.. Administrasjonen vil se nærmere på mulighetene for eksempelvis et årlig kronetillegg for faste, felles jordskifterettsledere. Spørsmålet om godtgjørelse til ingeniører som arbeider i flere sokn vil også bli utredet som en del av et større arbeid med å utrede ingeniørens fremtidige rolle og arbeidsoppgaver innenfor jordskiftedomstolene. I henhold til forskriften til "Forskrift om felles faste dommerstilinger," jfr. 3 punk 1 kan Domstoladministrasjonen i særlige tilfeller beslutte at to eller flere domstoler skal ha felles domstolleder. På bakgrunn av de gjennomførte prøveordningene vil direktøren foreslå at det etableres fast felles ledelse for de aktuelle jordskiftedomstoler. Direktøren vurderer dette å være særlige tilfeller, der evalueringsrapporten viser til et at det er et tydelig potensiale for bedre ressursutnyttelse, mindre sårbarhet, større faglig miljø og mer effektiv saksavvikling. I tillegg vektlegger direktøren støtten til forslaget fra de aktuelle jordskifterettslederne og medarbeiderne i de berørte jordskiftedomstolene. I de domstolene der det ikke foreligger ekstern evalueringsrapport, har Domstoladministrasjonen gjennom dialog med de ansatte, representanter og politiske kontakter fått en aksept på at fast felles ledelse kan etableres. Domstoladministrasjonen vurderer derfor at kriteriet i henhold til forskriftens 3 punkt 1 er oppfylt. Direktørens innstilling: Styret beslutter at det med hjemmel i domstolloven 33 c og forskrift av 28. september 2015 nr. 1202 3, (1)etableres fast felles ledelse for; Hedemarken og Sør-Østerdal jordskifterett og Glåmdal jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles Vestoppland- og Sør-Gudbrandsdal jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles Aust-Agder jordskifterett og Marnar jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles Nord- og Midhordland jordskifterett og Indre Hordaland jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles Indre Sogn og Sunnfjord- og Ytre Sogn jordskifterett. Ordningen etableres så snart fast felles 19.05.2017 Sven Marius Urke direktør Solveig Moen avdelingsdirektør 5