Universitetet i Stavanger Fakultetsstyret SV FS SV 10/14 Ny fordeling av tilbakeførte indirekte kostnader ephortesak: 2014/455 Saksansvarlig: Einar Marnburg Møtedag: 25.02.2014 Informasjonsansvarlig: Lone Litlehamar Vedlegg:./. Nye satser for beregning av indirekte kostnader (notat av 2.februar 2011) SV-fakultetet har de siste årene hatt en voksende prosjektportefølje, i tråd med handlingsplanen. Som resultat av økt omfang av eksternt finansierte prosjekter og økte lønnskostnader som dekkes av prosjektene, har også overhead (dvs tilbakeførte indirekte kostnader) økt over tid. Denne saken fokuserer på prosjekter med lønnskostnader og overheadmidler som fordeles mellom administrative og felles funksjoner. Bakgrunn: I 2007-2008, var overheadsatsene på 34% for de fleste prosjektene. Noen få prosjekter med lønn, men der aktivitet foregikk utenfor UiS, kunne benytte en lavere sats på 20%. Dersom et prosjekt ikke regnet inn lønnskostnader, var overheadsatsen på 5% av totalinntekt i form av et administrasjonsgebyr som gikk uavkortet til sentralt hold og AØV. I flere år har SV operert med følgende fordeling av tilbakeførte indirekte kostnader: Tilbakeførte indirekte kostnader (Overhead) 100% av satsen Tabell 1 % overhead til AØV % over-head igjen i SV Vanlige prosjekter knyttet til en basisenhet % til SV Admin % til basisenhet og Felles via med 7100 prosjektansvar Prosjekter knyttet til et senter og en basisenhet % til basisenhet % til senteret dersom prosjekt tilhører et senter 12% 88% 40% av 88% 60% av 88% ½ * 60% av 88% ½ * 60% av 88% Dvs 35,2% Dvs 52,8% Dvs 26,4% Dvs 26,4% Fordelingsnøkkelen har vært uendret, selv om satsene og prosjektomfanget har endret seg de siste årene. Satsøkning: Pr 1.januar 2011 ble overheadsatsene endret for nye prosjekter. Den nye felles grunnsatsen ble økt fra 34% til 45%, mens satsen for prosjekter med hovedaktivitet utenfor UiS ble økt fra 20% til 30%. Prosjekter uten lønnskostnader beregner fortsatt 5% administrasjonsgebyr. Igangsatte prosjekter fikk beholde gamle satser ut prosjektets levetid. Generell økning i tilbakeførte indirekte kostnader som fordeles: Som resultat av denne satsendringen ble det en reell vekst i tilbakeførte indirekte kostnader både til enhetene og til administrasjonen. I tillegg har prosjektporteføljen på SV vokst over tid, noe som også har bidratt til å øke totalverdien av tilbakeførte indirekte kostnader. Fordeling av tilbakeførte indirekte kostnader til felles formål: Siden 2009 har UiS tatt i bruk en fordelingsmodell (som SV viderefører til enhetene). Modellen tildeler KD-midler i forhold til grunnbasis og produksjon (RBO), og tildeler i tillegg øremerkede strategiske midler. Enhetene får beholde over- /underskudd fra år til år og mister ikke overskudd ved årsslutt slik de gjorde tidligere. Systemet er ment å gi insentiver til fagenhetene til å dimensjonere sine aktiviteter og ressursbehov i forhold til sine inntekter og videre til å prestere når det gjelder studiepoengproduksjon, forskningsaktiviteter inkludert å skaffe eksterne prosjektmidler, utdanne doktorgradskandidater og publisere, samt å formidle. SV- fakultetet har gradvis gått vekk fra kryssfinansiering ifm med årlige budsjett-tildelinger. Side: 1/4
Den nye modellen sikrer en viss fordeling av f eks studiepoenginntekter mellom fagenhetene og administrative tjenester. UiS-modellen underfinansierer til en viss grad administrative kostnader, men ikke i samme grad som tidligere, særlig innenfor HR- økonomistillinger. Likevel blir det behov for å støtte administrasjonen (enhet 7100) med tilbakeførte indirekte kostnader. Behovet for administrativ oppfølging er økt pga større oppdragsmengde og mer komplisert rapportering ism EU-prosjekter, samt flere ansettelsesprosesser. Både den gamle og den nye modellen underfinansierer fellestjenestene (enhet 7000). UiS har hatt stramme kår og tildeler mindre til strategiske satsninger enn det SV har behov for. UiS-ledelsen har varslet at den situasjonen vil fortsette og at fakultetet må avsette de felles og strategiske midlene som det selv trenger, i tillegg til å dekke andre felleskostnader knyttet til doktorgrader, forsknings- og utdanningstiltak, mobilitetsordningen, språkvask, programområder, forskningsterminer, trykking og noen investeringer. Derfor er det behov for å omfordele tilbakeførte indirekte kostnader også til Fellesenheten. Selv om de omfordelte tilbakeførte indirekte kostnadene regnskapsføres hver måned til enhet 7100, har større overføringer blitt ompostert til enhet 7000 etter behov. Forslag 1: Derfor foreslås det at fra og med 2014 blir tilbakeførte indirekte kostnader, som tidligere ble regnskapsført på enhet 7100, framover fordeles 50-50% mellom 7100 og 7000. Fordelingen av tilbakeførte indirektekostnader i fakultetet. Siden det over tid er opparbeidet større beløp i fakultetet, er det behov for å vurdere om det er hensiktsmessig fordeling innad i SV-Fakultetet. For å få en oversikt over betydningen av en endring i fordelingssatsene for tilbakeførte indirekte kostnader ble det lagd to modeller: en som kalkulerer tilbakeførte indirekte kostnader for 2014 som inkluderer alle prosjekter med godkjente prosjektbudsjetter for 2014 noe som er helt i samsvar med SVs basisbudsjetter for 2014; og en som kalkulerer tilbakeførte indirekte kostnader for regnskapsåret 2013. Når SV ser nærmere på hvilke nye fordelingssatser som skal foreslåes, vil en velge en sats som kan brukes fra 2014 og de neste årene, og som også kan danne grunnlag for en mulig tilbakeføring av indirekte kostnader til enhetene og sentra fra 2013. Effekten av et valg som inkluderer korreksjoner for 2013 er at forslaget vil (effektivt) gjelde fra og med 2013. Endringen i satsen for tilbakeføring av indirekte kostnader er i tråd med RBO-tankegangen, og en ytterligere stimulans til enhetene som skaffer til veie eksterne prosjektinntekter. Økt tilbakeføring av disse inntektene vil bidra til å gi instituttene de ekstra midlene som trengs for at de overholder fakultetets fastsatte handlingsromsregel på 7%. Pga av UiS-systemets innebygde underfinansiering av fellesenheten og administrasjonen, er det nødvendig å foreta en avveining, slik at tilbakeføringsprosenten ikke er så høy at disse to enhetene blir underfinansiert som resultat av endringen. Risiko ifm med prosjektportefølje og framtidige inntekter: SV har som målsetning å fortsette å øke sin prosjektportefølje. Som det går fram av årsresultatene for 2013 representerte eksterne inntekter i nesten 20% av fakultetets inntekter. For å følge opp de eksternt finansierte prosjektene, er det nødvendig å øke administrativ kapasitet med en stilling i 2014. Denne finansieres av administrasjonens andel av tilbakeførte indirekte kostnader. FS SV 10-14 Ny Fordeling: Disponering av Tilbakeførte Indirekte Kostnader jsr LL Side: 2/4
Selv om utviklingen har vært bra, er det ingen garanti for at eksterne inntekter alltid vil holde seg på dette nivået eller vokse. En ny fordelingsnøkkel som overfører mer enn 67% av tilbakeførte indirekte kostnader til fagenhetene vil i neste runde kunne føre til behov for kryssfinansiering fra enhetene tilbake til felles-/ administrasjonstjenester i et «dårlig» prosjektår. Videre er det fare for underfinansiering av felles-/administrasjonstjenester når og hvis SV deles inn i tre fakulteter. Uten tilbakeførte inntekter fra HH og til dels IH, ser det (på dette tidspunktet) ut som at det blir et relativt lite bidrag fra de andre enhetene. Siden felles-/administrasjonsfunksjoner ellers er underfinansiert, kan det bety at felles-/administrative enheter i det tredje fakultetet ikke vil kunne finansieres. Videre kan egenfinansiering få betydning for de indirekte kostnadene. Framtidige endringer i organisering vil også kunne ha betydning. Dersom dette skjer vil en måtte ta saken opp til revidering. Ny fordelingsnøkkel for tilbakeførte indirekte kostnader: SV-ledelsen ønsker at mest mulig av de tilbakeførte indirekte kostnader fordeles tilbake til instituttene, men ser behov for å være noe forsiktig. Det er foretatt en sammenlikning av forskjellige satser basert på prosjektbudsjett-tallene for 2014. Effekten er vurdert opp mot budsjettmodellens virkninger, og det konkluderes med at en reduksjon ned til en tredjepart er gjennomførbart og forsvarlig. Effekten av nedgangen er at administrasjon og fellesenheten får tilbakeført ca kr 480 000 mindre. Forslag 2: På denne bakgrunn foreslås det å etablere en ny fordelingsnøkkel for de midlene som SV kan refordele (88%). SV Felles og Administrasjons andel reduseres til 33% og enhetenes andel økes til 67%. Av de 33% som går til Felles og Administrasjon skal midlene deles 50%-50%. Det gir budsjettmessig forutsigbarhet til begge enheter. Når det gjelder den nye 67% fordelingen til enhetene, vil dets der hvor det er snakk om å dele med et senter også være et 50%-50% prinsipp for delingen. Dersom en gir dett tilbakevirkende kraft til 2013, vil en 33%-67% omfordeling av disse midlene føre til følgende endringer i 2013-årsregnskapet. Dette er illustrert nedenfor, men et forslag om det vil ikke bli behandlet her, men i saken om årsoppgjøret for 2013. I tillegg vil det ha konsekvenser for omfordelingen av 2014-budsjett-tall for tilbakeførte indirekte kostnader. Se tabell 2, nedenfor. Tabell 2 Felles 7000 Kjønnsforsk 7050 Nettv MedVit 7060 Admin 7100 IH 7200 IS 7300 HH 7400 IMKS 7500 NHS 7600 SEROS 7700 Til enhetene med 40%- 60% fordeling i 2013 Til enheten dersom det er en 33%-67% fordeling i 2013 Korrigering: tilbakebetaling av tilbakeførte indirekte kostnader fra 7100 til enhetene, pga nedjustering i admin fordelingssats fra 40% til 33%. Budsjettert i 2014: Til enhetene med 40%-60% fordeling Budsjettert i 2014: Til enhetene dersom det er en 33%-67% fordeling 42 763 768 730 2 497 863 1 397 217 403 771 1 884 560 147 869 141 490 494 196 47 752 845 819 2 042 921 1 477 238 427 516 2 056 256 165 120 155 077 560 760 4 989 77 089-454 943 80 021 23 746 171 696 17 251 13 587 66 564 154 632 1 008 405 2 751 657 596 868 656 152 1 257 517 264 807 73 444 352 815 1 135 058 172 673 1 098 385 1 135 058 666 502 732 704 1 404 227 295 701 82 012 393 977 Endring i 2014-budsjett. Fra 2014 deles OH 50-50% mellom 7000 og 7100. 1 135 058 18 040 89 979-1 616 598 69 635 76 551 146 710 30 894 8 568 41 162 FS SV 10-14 Ny Fordeling: Disponering av Tilbakeførte Indirekte Kostnader jsr LL Side: 3/4
Forslag til vedtak: Fakultetsstyret vedtar at indirektekostnadsfordelingen mellom fakultets- og instituttnivå endres fra det etablerte 40%- 60%-prinsippet til et 33-67%-prinsipp med virkning fra 1.januar 2014; tilbakeførte indirekte kostnader på 33% til felles og administrative funksjoner deles 50%-50% mellom enhetene, fortløpende. For 2014-budsjettet betyr det en beregnet overføring fra enhet 7100 på til sammen kr 1 616 598. Som resultat av vedtaket vil det foretas korreksjoner og i 2014-budsjettene, slik det går fram i tabell 3, nedenfor. Tabell 3 Felles 7000 Kjønnsforsk 7050 Nettv MedVit 7060 Admin 7100 IH 7200 IS 7300 HH 7400 IMKS 7500 NHS 7600 SEROS 7700 Endring i 2014- budsjett. Fra 2014 deles OH 50-50% mellom 7000 og 7100. 1 135 058 18 040 89 979-1 616 598 69 635 76 551 146 710 30 894 8 568 41 162 Stavanger, 9.februar 2014 Einar Marnburg dekan Lone Litlehamar fakultetsdirektør Saksbehandler: Joan S Rongen, Seniorrådgiver FS SV 10-14 Ny Fordeling: Disponering av Tilbakeførte Indirekte Kostnader jsr LL Side: 4/4