Saksliste styremøte 30. januar 2014 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 27.01.14 Arkivnummer: 012 [Sted] Bodø Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 30. januar 2014 kl 0830 i Bodø. Saksliste: Sak 1 2014 Godkjenning av innkalling Sak 2 2014 Godkjenning av saksliste Sak 3 2014 Godkjenning av protokoll fra styremøte 5. desember 2013 Sak 4 2014 Foreløpig årsregnskap 2013 Sak 5 2014 Årlig melding 2013 Sak 6 2014 Basefasiliteter helikopter Sak 7 2014 Orienteringssaker a. Helikopterhavari Sollihøgda b. Samarbeidsprosjekt med Sverige c. Helikopterlandingsplasser ved sykehus d. Medisinsk tjeneste Dombås e. Helikopterbase Evenes f. Kuvøse g. Ultralyd i luftambulansetjenesten h. Strategidiskusjoner i. Møteplan 2014 j. Lufttransport AS k. Norsk Luftambulanse AS l. Stiftelsen Norsk Luftambulanse Sak 8 2014 Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell
Luftambulansetjenesten ANS Postboks 235 8001 Bodø Tlf. 75 54 9950 PROTOKOLL Vår dato: 10. desember 2013 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 5. DESEMBER 2013 Styret for Luftambulansen ANS avholdt styremøte 5. desember 2013 kl 0935 1545 i Stjørdal Til stede Daniel Haga (styreleder) Tor Arne Haug (nestleder) Ingvild Skogseth Arild Østergaard Forfall: Randi Nordtorp Mølmen Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) (på sakene 60, 62 og deler av 65) Mariann Hunstad (rådgiver) Pål Madsen (rådgiver) (på sakene 60, 62 og deler av 65) INNLEDNING Møtet ble avholdt i Ambulanse Midt Norge HF sine lokaler i Stjørdal. STYRESAK 56 2013 GODKJENNING AV INNKALLING Styrets vedtak Innkalling til styremøte 5. desember 2013 er godkjent. STYRESAK 57 2013 GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak 56 2013 Godkjenning av innkalling Sak 57 2013 Godkjenning av saksliste Sak 58 2013 Godkjenning av protokoll fra styremøte 9. oktober 2013 Sak 59 2013 Økonomisk status Sak 60 2013 Medisinsk teknisk verksted Sak 61 2013 Revidert budsjett 2014 Sak 62 2013 Ambulansehelikoptertjenesten Sak 63 2013 Basefasiliteter helikopter Sak 64 2013 Avsetning til fremtidig vedlikehold Sak 65 2013 Orienteringssaker a. Ambulanseflyginger til Svalbard b. Helikopterbase Evenes c. Samarbeidsprosjekt med Sverige d. NAWSARH e. Landingsplassprosjektet f. Møteplan 2014 g. Oppdragsdokument 2014 strategi
Sak 66 2013 h. Lufttransport AS i. Norsk Luftambulanse AS j. Stiftelsen Norsk Luftambulanse Eventuelt STYRESAK 56 2013 Styrets vedtak Innkalling er godkjent. STYRESAK 57 2013 Styrets vedtak Saksliste er godkjent STYRESAK 58 2013 Styrets vedtak GODKJENNING AV INNKALLING GODKJENNING AV SAKSLISTE GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokoll fra styremøte 9. oktober 2013 er godkjent. STYRESAK 59 2013 ØKONOMISK STATUS PR 31.10.13 Styrets vedtak Styret tar informasjon om aktivitet og tilgjengelighet pr 31. oktober til orientering. Styret godkjenner reduksjon av desemberfaktura til RHF med samlet 24 MNOK. STYRESAK 60 2013 MEDISINSK TEKNISK VERKSTED Styrets vedtak Styret mener tjenesten ved Medtek er viktig for tjenesten generelt, og pasientsikkerheten spesielt, og må derfor være robust og av høy kvalitet også i fremtiden. Styret vedtar å utvide staben ved Medtek med et årsverk i 2014. Styret gir daglig leder fullmakt til, i løpet av 2014, å vurdere ytterligere utvidelse av staben ved Medtek med et årsverk. STYRESAK 61 2013 REVIDERT BUDSJETT 2014 Styrets vedtak Styret vedtar revidert budsjett for 2014. STYRESAK 62 2013 AMBULANSEHELIKOPTERTJENESTEN Styrets vedtak Styret vedtar å prolongere kontraktene for ambulansehelikoptertjenester med operatørene Norsk Luftambulanse AS og Lufttransport AS for perioden 01.06.2016 31.05.2018.
STYRESAK 63 2013 Styrets vedtak BASEFASILITETER HELIKOPTER Styret tar utkast til standard for luftambulansebase helikopter til orientering og ber om at den sendes på høring til relevante høringsparter. Styret ber om at endelig utgave fremlegges styret for endelig godkjenning. STYRESAK 64 2013 AVSETNING TIL FREMTIDIG VEDLIKEHOLD Styrets vedtak Styret vedtar tilbakebetaling av for stor avsetning med totalt 4 MNOK. STYRESAK 65 2013 ORIENTERINGSSAKER Styret ble orientert om følgende saker: a. Ambulanseflyginger til Svalbard. I oktober og november (delvis inn i planlagt periode for innleie med oppstart 15. november) er det gjennomført fem oppdrag fra Svalbard. Alle flygingene er gjennomført iht ny prosedyre. Alle turene ble gjennomført uten Svalbard config, dvs fullt utrustet og normalt bemannet fly. UNN jobber med å få sjekket ut et antall leger slik at de kan følge ambulanseflyet alene uten flysykepleier i tilfeller der det kan vise seg nødvendig. Det jobbes fortsatt med temperaturfølere i drivstoffsystemet og økt maks avgangsvekt for ambulanseflyene. b. Helikopterbase Evenes. LAT ANS har etablert prosjektgruppe med prosjektledelse fra HINAS. Det blir gjennomført prekvalifisering. Veiledende kunngjøring ble lagt på DOFFIN 30.11.12. Prosjektet har bedt om og fått avklaringer fra Helse Nord RHF. Prosjektet har møtt medisinsk prosjekt ved representanter fra UNN. Prosjektet har besøkt Evenes og sett på mulige basefasiliteter. c. Samarbeidsprosjekt med Sverige. Prosjektet nærmer seg ferdigstillelse. Samarbeidsavtalen mellom landene er presentert og akseptert av fagdirektørene. Avtalen skal behandles i AD møtet 16. desember. Avtalen kan sendes pr epost hvis ønskelig. Alternativt kan den hentes fra våre hjemmesider etter behandling i AD møtet. d. NAWSARH. AW101 blir etter all sannsynlighet vårt nye redningshelikopter etter Sea King. Klagefrist på tildelingen er ikke utløpt. Kontraktsignering er planlagt til 20. desember 2013. AW101 var den største og tyngste av kandidatene. Det må gjøres vurderinger framover for landingsplasser ved sykehus (prosjektet har øremerket midler for utbedring/oppgradering av landingsplasser der det er nødvendig som en konsekvens av valg av helikoptertype), mulige konsekvenser for enkelte oppdragstyper (f. eks. redning i bratt lende). e. Landingsplassprosjektet. Prosjektet er ferdig. Rapporten skal presenteres for AD møtet 16. desember. f. Møteplan 2014. Se egen epostutveksling. g. Oppdragsdokument 2014 strategi. Styret vil diskutere med eierne rammene for LAT ANS sitt virke, jf. eksempelvis økt behov for bistand til RHF samt bistand til forskning og utvikling innen tjenesten. Daglig leder vil planlegge for et strategiseminar med styret første halvdel av 2014. h. Lufttransport AS. Tilgjengelighet i november 2013 snitt alle baser: 97,4 %, snitt 2013 alle baser (jannov): 94,7 %. Samme periode i fjor: 95,0 %. Helse Møre og Romsdal HF har fått utsatt fristen med å svare ut brev fra Helse Midt Norge RHF vedrørende crew konsept til etter styrebehandling av AMKstrukturen (12. desember). Lufttransport AS har begynt arbeidet med GPS innflyginger til 3 sykehus (ref tidligere styresak). Samarbeider med NLA AS om metodikk/prosedyrer. Lufttransport leverte ikke tilbud på Bodø Værøy ruta (AW139) i første omgang. Endringsordrer utstedt for anskaffelse av
406 PLB nødpeilesendere til alle crewmedlemmer, og fullverdige NVG briller til alle legene. Begge er viktige sikkerhetsfremmende tiltak. i. Norsk Luftambulanse AS. Tilgjengelighet oktober 2013 snitt alle baser: 98,2 %. Snitt 2013 alle baser (jan okt): 97,0 %. Rapportert samme periode i 2012 er 98,2 %. Det er stor grunn til å tro at rapportert tilgjengelighet i 2012 har vært feil pga. manglende rapportering av utmeldinger duty. Endringsordrer utstedt for anskaffelse av 406 PLB nødpeilesendere til alle crewmedlemmer, og fullverdige NVG briller til alle legene. Begge er viktige sikkerhetsfremmende tiltak. j. Stiftelsen Norsk Luftambulanse. Styret ble orientert om SNLA sine aktiviteter som kan ha konsekvenser for LAT ANS sitt ansvarsområde. Styrets vedtak Styret tar sakene til orientering. STYRESAK 66 2013 EVENTUELT Intet. Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak nr 4 2014 Foreløpig årsregnskap 2013 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf 918 20 828 Vår dato: 27.01.14 Møtedato: 30. januar 2014 1. Bakgrunn/fakta Følgende regnskapsmessige disposisjoner er foretatt i forbindelse med foreløpig årsregnskap for 2013: Avstemming er foretatt tom oktober. Finansinntekter er bokført tom desember. Endelig aktuarberegning er ikke bokført. Det gjenstår noen fakturaer som ikke er mottatt ennå, det er ikke tatt avsetning for disse. Basert på tilsvarende fakturering for november vil disse i sum utgjøre ca 6 MNOK (bl.a. timeuttak, drivstoff, operative og luftfartsavgifter for desember). Revisjonsfirmaets kontroll og gjennomgang av regnskap 2013 gjenstår. 2. Foreløpig årsregnskap 2013 Tekst Regnskap Refusjoner og tilskudd 731 245 Driftsinntekter 731 245 Personalkostnader 16 168 Avskrivninger 3 339 Fast vederlag m.m. 579 712 Operative driftsutgifter 43 337 Risiko og sikkerhet 1 275 Indirekte kostnader 78 366 Drift, vedlikehold og service 6 345 Andre driftsutgifter 248 Administrative kostnader 4 756 Reise, diett, bilgodtgjørelse 1 246 Salgs og reklamekostnader 67 Kontigenter, gebyrer 55 Forsikringer 101 Driftskostnader 735 016
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Driftsresultat 3 770 Finansinntekter 1 679 Finanskostnader 6 Netto finans 1 673 Resultat 2 098 Vi har mottatt avkorting for totalt 1,8 MNOK. Dette er i henhold til kontrakt og gjelder for den tid operatørene ikke klarer å stille beredskap. Dette er inntekt som det ikke budsjetteres med. For november og desember ble tilskuddsfakturaene til RHF ene redusert med til sammen 42,4 MNOK. Reduksjonen ble noe for høy og gir dermed et negativt årsresultat. Underskuddet dekkes over oppspart egenkapital. Sum kostnader ble noe lavere enn prognosen. 3. Estimert årsresultat 2013 Det tas forbehold om at estimert årsresultat med underskudd på ca. 8 MNOK kan bli endret som en følge av utestående fakturaer, revisjonens gjennomgang og resultatet av aktuarberegningen. 4. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar foreløpig årsresultat 2013 til orientering. Styret ber daglig leder utarbeide endelig årsoppgjør med forslag til disponering av overskuddet. Øyvind Juell daglig leder
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak nr 5 2014 Årlig melding 2013 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf 918 20 828 Vår dato: 27.01.14 Møtedato: 30. januar 2014 Bakgrunn Luftambulansetjenesten ANS rapporterer i henhold til oppdragsdokument fra eierne i form av en årlig melding. Vedlagt følger årlig melding for 2013. Meldingen er basert på en mal tilsendt fra Eierstyringsgruppen for de regionale helseforetakene. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret vedtar Årlig melding 2013 for Luftambulansetjenesten ANS. o På grunnlag av den samlede rapporteringen og styreprotokoller for 2013, anser styret at selskapets hovedoppgaver er løst i tråd med de føringer eierne har gitt i Oppdragsdokumentet 2013. o Videre utvikling av tjenestetilbudet planlegges i tråd med selskapets strategidokumenter og føringer fra eier. Styret ber daglig leder oversende Årlig melding 2013 til eierne. Øyvind Juell daglig leder
Årlig melding 2013 for Luftambulansetjenesten ANS 1
Innhold 1. Innledning... 3 Om Luftambulansetjenesten ANS... 3 Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer... 4 2. Rapporteringer... 5 Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2013... 5 Krav til aktivitet i 2013... 10 Finansiering - eiernes bevilgning for 2013... 10 Rapportering på krav stilt i selskapsmøter i løpet av året... 11 3. Styrets plandokument... 11 Utviklingstrender og rammebetingelser... 11 Plan for å møte utviklingen... 12 4. Vedlegg... 12 Områder med mulige aktivitetsøkninger i luftambulansetjenesten... 14 Styresak 42-2013 Vurdering av behov for likviditet i selskapet... 17 Økonomisk langtidsplan... 19 Aktivitetsplan 2013... 25 2
1. Innledning Om Luftambulansetjenesten ANS Visjon Luftambulansetjenesten skal bidra til høy beredskap og rask og effektiv hjelp ved alvorlig og akutt helsesvikt. Verdigrunnlag Luftambulansetjenestens kjerneverdier er sikkerhet, kvalitet og tilgjengelighet. Virksomhetside Luftambulansetjenesten skal bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Den primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Vi skal drive den flyoperative ambulansetjenesten. Vi skal bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. Vi skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Vi skal bidra til fokusering på sikkerheten i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeide for bedre kvalitet, koordinering, økt sikkerhet samt kostnadseffektivisering av tjenesten. Selskapets mål for 2013 Et mål for selskapet i 2013 var å etablere et system for kvalitet og miljøstyring med tilhørende sertifisering. Miljø og kvalitetshåndbok og Driftshåndboken for Flykoordineringssentralen ble ferdigstilt i januar 2013, mens Driftshåndboken for medisinsk teknisk verksted ble ferdigstilt våren 2013. NEMKO AS gjennomførte sertifiseringsrevisjoner ved selskapets kontorer i Trondheim, Tromsø og Bodø. I september fikk selskapet sertifikatene som er utstedt i henhold til NS EN ISO 9001:2008 og NS EN ISO 14001:2004. Selskapets beredskapsplan ble vedtatt i styremøte 19. september 2013. Det ble etablert en revisjonsplan for 2013. Planen inkluderte både interne revisjoner i selskapet samt eksterne revisjoner ved operatørenes hovedkontorer samt ved basene Stavanger (helikopter), Alta (fly) og Tromsø (helikopter). Revisjonene ble gjennomført i henhold til planen og har avdekket flere avvik og forbedringsområder. Det er lagt ned mye ressurser og tid for å følge opp disse avvikene. Luftambulansetjenesten ANS tok initiativ til og ledet arbeidet med å utvikle Nasjonal standard for flysykepleiere. Standarden ble styrebehandlet 13. mai 2013. Styret vedtok å prolongere helikopteravtalene frem til og med mai 2018. 3
Styrets arbeid i 2013 Styret har gjennom flere styremøter arbeidet med ambulanseflyberedskap for Svalbard, se punkt 2 o. Luftambulansetjenesten ANS har i flere år finansiert operatørens avtale for avising ved de mest brukte flyplassene i Nord Norge. Det oppsto etter hvert behov for å utvide denne beredskapen til å gjelde på alle flyplasser hvor ambulanseflyene i stor grad utgjør en primærressurs. Dette gjelder flyplassene i Finnmark, Troms, deler av Nordland, Værnes og Vigra. Avtalene knyttet til avising ble utvidet for å inkludere disse. Selskapet har avdekket tekniske problemer med kuvøsene som sist ble anskaffet. Saken ble fulgt opp overfor leverandør og produsent. Medisinsk teknisk verksted bemannes av to medarbeidere. En evaluering av verkstedet og tjenesten som leveres avdekket at det er behov for justering av vaktordning og dimensjonering ved verkstedet. Styret vedtok å utvide bemanningen med en medarbeider. På oppdrag fra Samferdselsdepartementet har Flysikkerhetsforum (forum for norske innenlands helikopterselskaper, ledet av Luftfartstilsynet) iverksatt en studie for å få kartlagt helikopteroperasjoner for innlandet og se på sikkerheten i bransjen. Studien ble gjennomgått i styremøte 13. mai 2013. I forlengelsen av Sikkerhetsstudien valgte styret å etablere IFR ruter / GPS innflyginger til sykehusene i Harstad, Mo i Rana og Ålesund. Helse Nord RHF vedtok å etablere ny ambulansehelikopterbase på Evenes. Luftambulansetjenesten ANS fikk ansvaret for å etablere den operative delen av basen. Arbeidet ble påbegynt høst/vinter 2013. Invitasjon til prekvalifisering av mulige operatører ble kunngjort via DOFFIN. Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer Luftambulansetjenesten ANS nådde en viktig milepæl ved å bli sertifisert i henhold til ISO 9001 og 14001. I forrige versjon av Økonomisk langtidsplan ble transportene fra Svalbard vurdert som vanskelige i spesielt lave temperaturer, noe som fordret innleie av ekstern ressurs. Høsten 2013 fikk dagens operatør godkjent nye prosedyrer som minimerer problemene knyttet til lave temperaturer. Luftambulansetjenesten ANS ble bedt om å etablere en plan/strategi for informasjon og kommunikasjon. Selskapet har ikke fått dette på plass i 2013, men planlegger at oppgaven skal gjennomføres i 2014. 4
På grunn av presset kapasitet ved medisinsk teknisk verksted har flere anskaffelser blitt forsinket. Disse planlegges gjennomført i 2014. 2. Rapporteringer Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2013 a) Videreføring av relevante krav og mål Det presiseres at tidligere styringsbudskap fortsatt gjelder selv om disse ikke er særskilt omtalt i dette dokumentet eller er stilt rapporteringskrav til i 2013. b) Intern kontroll og risikostyring Styret for Luftambulansetjenesten ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) 2 13. Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at forholdene legges til rette for at selskapets virksomhet startes og drives i samsvar med deltagernes forutsetninger. Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3 18 (3). Det er også i 2011 avdekket flere tilfeller av uheldige hendelser og systematiske avvik i spesialisthelsetjenesten. Det vises til tidligere krav om å ha god intern kontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i hele organisasjonen. Det skal rapporteres om arbeidet i årlig melding. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. 5
Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Luftambulansetjenesten ANS følger opp denne veilederen som er tilgjengelig på følgende lenke: http://www.regjeringen.no/upload/hod/eia/srh.pdf I styremøte 10. oktober ble kvalitet og miljø behandlet som egen sak. Revisjonsaktivitetene for 2013 ble gjennomgått i tillegg til at styret har fortløpende blitt orientert om funn etter revisjoner på styremøtene. c) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Luftambulansetjenesten ANS. Luftambulansetjenesten ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings og kontrollsystemer. Luftambulansetjenesten ANS skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. Det har ikke vært forespørsel fra regionalt helseforetak om internrevisjon av selskapet. Luftambulansetjenesten ANS har selv gjennomført internrevisjon av Medisinsk teknisk verksted og Flykoordineringssentralen. Rapportene ble forelagt styret som beslutningssak i oktober. d) Økonomisk langtidsplan Luftambulansetjenesten ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2013, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden 2014 2017 som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. Økonomisk langtidsplan for 2014 2017 følger som eget vedlegg, se vedlegg 3. e) Ledelse I Nasjonal plattform for ledelse i helseforetakene er det gitt retning for videre arbeid med ledelse nær pasienter og brukere, rammeverk for ledere, livsløpsperspektiv på ledelse og ledelse i profesjonsutdanningene. Det pågår et arbeid for å samordne krav for ledere i primær og spesialisthelsetjenesten. Luftambulansetjenesten ANS skal legge til rette for at ledere har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Ledelse på alle nivå skal legge til rette for systematisk kvalitets, pasientsikkerhets og HMS arbeid. 6
Ledelsens gjennomgang ble gjennomført juni 2013. Daglig leder deltar i nasjonalt direktørmøte. Daglig leder og leder Flykoordingeringssentralen er aktive deltakere i utviklingen av kvalitetssystemet for selskapet. Selskapet har gjennomført kurs for rådgivere og ledelsen ved Flykoordineringssentralen i Risikovurdering (NS 5814), alle ansatte har fått opplæring i selskapets nye avviks og hendelsesrapporteringssystem (OPSCOM) og fire ansatte har deltatt på kurs i revisjonsteknikk (NS EN ISO 19011). f) Krav til tilsettingsforhold Arbeidet med å øke andelen faste stillinger og redusere bruken av deltid videreføres. Luftambulansetjenesten ANS skal delta i utvikling av kunnskapsgrunnlaget og samarbeide om tiltak for å øke andelen faste stillinger og redusere bruken av deltid i samarbeid med tillitsvalgte og arbeidstakerorganisasjoner. Luftambulansetjenesten ANS har i 2013 tilsatt tre medarbeidere i heltidsstillinger ved Flykoordineringssentralen. To erstatter medarbeidere som sluttet og den tredje erstatter en langtidssykemeldt medarbeider. Selskapet har 25 tilsatte ved utgangen av 2013. Av disse er 18 tilsatt i full stilling. De resterende har redusert stillingsbrøk, en grunnet helse og de øvrige fordi selskapet er biarbeidsgiver. Bruk av deltidsstillinger skyldes behovet for spesialkompetanse på det flyoperative og redningsfaglige området. Samtlige er fast tilsatte i selskapet. g) Ansattes bierverv og avtaler med private Luftambulansetjenesten ANS skal ha retningslinjer og systemer for rapportering og kontroll av ansattes bierverv. Det forutsettes at eventuelle brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler m.v., blir fulgt opp av Luftambulansetjenesten ANS som arbeidsgiver. Selskapet har bestemmelser om bierverv i alle arbeidsavtaler. Dette har i 2013 blitt fulgt opp gjennom diskusjoner på fellessamling i november, samt i medarbeidersamtaler. Det er ikke avdekket brudd på retningslinjer, orienteringsplikt, habilitetsregler eller lignende. h) Oppfølging av arbeidsmiljøloven Luftambulansetjenesten ANS skal etablere gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. Luftambulansetjenesten ANS skal samarbeide med de regionale helseforetakene. Luftambulansetjenesten ANS ønsker i størst mulig grad å legge til rette for trygge og sikre arbeidsforhold for medarbeiderne. Dette gjøres gjennom tariffavtalen for flykoordinatorene, HMS gjennomgang ved alle tre lokalisasjoner og gjennom medarbeidersamtalene. I 2013 ble det gjennomført en evaluering av situasjonen ved Medisinsk teknisk verksted i Trondheim som resulterte i at bemanningen økes med en tredje medarbeider. i) Mangfold og likestilling I Meld. St. 13 (2010 2011) Aktivt eierskap norsk statlig eierskap i en global økonomi omtales mangfold og likestilling som en del av samfunnsansvaret. 7
Luftambulansetjenesten ANS skal være kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. Luftambulansetjenesten ANS er kjent med kravene til samfunnsansvar, herunder også mangfold og likestilling. Ved nyansettelser benyttes følgende standardformulering: Luftambulansetjenesten ANS har som mål å oppnå en balansert alders og kjønnssammensetning og rekruttere personer med innvandrerbakgrunn. Kvinner oppfordres til å søke. j) Kartlegging av rapportering i spesialisthelsetjenesten Det vises til arbeidet med å kartlegge omfanget av tidsbruk på dokumentasjon, registrering og rapportering i spesialisthelsetjenesten og vurdering av i hvilken grad det er mulig å gjøre effektiviseringer. Luftambulansetjenesten ANS skal bidra til kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten. Selskapet rapporterer aktivitet og økonomi til samtlige styremøter. Ut over det rapporterer selskapet til eierne ved tertialrapporter og årlig melding samt årsregnskap. I tillegg utarbeider selskapet en årsrapport med bl.a. aktivitetstall for og utvikling i tjenesten. k) Lønnsutvikling Luftambulansetjenesten ANS skal bidra til moderasjon i lederlønningene og skal være kjent med og følge retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper av 31. mars 2011. Daglig leder tiltrådte stillingen i mai 2004. Daglig leders ansettelsesvilkår er i overensstemmelse med retningslinjene for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper fastsatt 31. mars 2011. Daglig leders lønnsbetingelser fastsettes av styret og justeres årlig pr. 1. april. Utover daglig leder er det kun leder FKS som har definerte lederoppgaver. Ansettelsesvilkår for leder FKS er i overensstemmelse med samme retningslinjer og fremforhandles av daglig leder etter rammer gitt av styret. l) Prehospitale tjenester Prehospitale tjenester, herunder luftambulansetjenesten, videreutvikles i samarbeid med de regionale helseforetakene og helseforetakene, blant annet med bakgrunn i erfaringer og omforente anbefalinger i evalueringen av hendelsene 22. juli 2011. Rapport fra arbeidet om Flight following funksjonen for luftambulansene bes forelagt eierne i løpet av 1. halvår 2013. Gjennomføringsplan for Flight Following ble behandlet i styremøtet 13. mars 2013. Luftambulansetjenesten ANS har i etterkant av dette arbeidet med oppfølging av planen både internt og eksternt. Revisjon av operatørene har hatt fokus på Flight Following, selskapet har deltatt i prosjekt i Helse Sør/Øst for å redusere antall AMK LA sentraler fra fire til en, holdt foredrag om oppfølgingen av planen, bl.a. på Helsedirektoratets nasjonale samling (Mot lysere tider), Ambulanseforum 2013, Nasjonal AMK samling og ved regionale/lokale AMK aktiviteter. Arbeidet med oppfølgingen forventes å sluttføres i 2014. 8
m) Utvikling av nødmeldetjenesten Nødmeldetjenesten må utvikles på en god måte, i samsvar med krav i lov og regelverk. Evalueringsrapportene om 22. juli 2011 har pekt på svakheter i IKT systemer i den akuttmedisinske kjede, og Stortinget har fattet vedtak om landsdekkende utbygging av det nye digitale nødsambandet. Det legges til grunn at de regionale helseforetakene iverksetter nytt styringsdokument for Nødnett der blant annet helseforetak og kommuner får et selvstendig ansvar for gjennomføring av plan for landsdekkende utbygging. Styringsdokumentet gir også føringer om å følge opp fastsatt gevinstrealiseringsplan, bidra i utredningen om sentralisering av driftstjenester og etablering av Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett (HDO) som egen organisasjon. De regionale helseforetakene skal bidra i den videre utbyggingen av Nødnett, tilrettelegge for Telenors overgang til IPtelefoni og bidra i etableringen av et felles nasjonalt legevaktnummer. Luftambulansetjenesten ANS vil bli nærmere orientert om arbeidet. Luftambulansetjenesten ANS har sammen med operatørene, DNK og Helsedirektoratet jobbet for å få installert radioutstyr for nødnett i tjenestens helikoptre i 2013. Arbeidet er ikke ferdigstilt og fortsetter i 2014. Luftambulansetjenesten ANS deltar i arbeidet med utbygging av nødnett og spesielt opp mot problematikken med dekning for luftfartøyene. n) Kartlegging av landingsforhold De regionale helseforetakene har etablert et felles prosjekt for å ivareta kravet om forsvarlige landingsmuligheter for ambulanse og redningshelikoptrene ved akuttsykehusene. Luftambulansetjenesten ANS er gitt i oppdrag å lede dette arbeidet. Prosjektet er utsatt bl.a. i påvente av avklaringer med Luftfartstilsynet. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS sluttfører arbeidet i løpet av 1. halvår 2013. Prosjekt landingsplasser ble sluttført sommeren 2013 og prosjektrapporten ble behandlet som sak i AD møte 16. desember 2013. o) Sikring av ambulanseflytjenester til Svalbard Luftambulansetjenesten ANS skal sikre at Svalbard samfunnet gis forutsigbare og tilstrekkelige ambulanseflytjenester i tråd med lov og avtaleverk og innenfor gjeldende kontrakter og vedtatt budsjett. Luftambulansetjenesten ANS har, i samarbeid med Helse Nord RHF og operatøren, arbeidet mye for å finne en god løsning for Svalbard. For vintersesongen 2012 13 ble det leid inn ekstern ambulanseflyressurs for å ivareta beredskapen for Svalbard. I forkant av vintersesongen 2013 14 innførte operatøren en prosedyre «pre determined point» (PDP) som gjør at de fleste oppdrag til Svalbard nå kan gjennomføres med eksisterende flyflåte. Det ble ikke leid inn ekstern ressurs for november/desember 2013. p) Luftambulansesamarbeid med Sverige Nordisk helseberedskapsavtale legger føringer for grensesamarbeidet i krisesituasjoner. Et luftambulansesamarbeid med Sverige vil kunne representere en styrking av katastrofeberedskapen, samtidig som det legger til rette for effektiv gjennomføring av 9
luftambulanseoppdrag over grensen. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS følger opp samarbeidet med Svenske myndigheter innenfor rammen av selskapets formål og oppgaver. Rapport fra arbeidet bes forelagt eierne i løpet av 1. halvår 2014. Prosjektet Luftburen Ambulanssjukvärd er et samarbeid mellom Länene i Västra Götaland, Jämtland, Dalarna, Värmland og Luftambulansetjenesten ANS. Prosjektet ble startet våren 2012 og avsluttes primo 2014. Luftambulansetjenesten ANS har bidratt med flere ansatte i prosjektarbeidet og tatt ansvaret for to av tre delprosjekter i regi av hovedprosjektet. Prosjektet har vært arbeidskrevende, men selskapet ser nødvendigheten av å få på plass avtaler og rutiner, avklare medisinske ansvarsforhold og operative forhold samt etablere økonomiske oppgjørsmodeller for å forenkle planlegging av luftambulanseoppdrag over grensen. Prosjektet er nå i sluttfasen og prosjektrapporten ferdigstilles tidlig i 2014. Krav til aktivitet i 2013 Det legges til grunn følgende aktivitet i 2013: (LAT ANS legger inn nødvendige tall) Helse Nord RHF Helse Midt Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør Øst RHF Budsjett Gjennomført Ambulansefly Kirkenes 1100 1079 Tromsø 1250 1261 Alta 1 og 2 1800 1854 Bodø 1250 1311 Brønnøysund 1150 1117 Ambulansehelikopter Tromsø 670 676 Brønnøysund 570 499 Ambulansefly Ålesund 1200 1264 Ambulansehelikopter Ålesund 670 623 Trondheim 680 726 Ambulansehelikopter Førde 730 664 Bergen 590 604 Stavanger 650 618 Ambulansefly Gardermoen 1 1310 1175 Gardermoen 2 990 923 Ambulansehelikopter Ål 750 689 Arendal 790 845 Dombås 700 850 Lørenskog 1 920 802 Lørenskog 2 750 794 Finansiering eiernes bevilgning for 2013 Kostnadene knyttet til selskapet fordeles mellom de regionale helseforetakene dels i henhold til eierandel og dels i henhold til luftambulansebaser i regionen. Kostnader som kan knyttes mot en luftambulansebase dekkes av det regionale helseforetak der basen befinner seg. 10
Kostnader som ikke kan knyttes direkte til en base (felleskostnader) blir fordelt mellom de regionale helseforetakene i henhold til eierandel. Det pågår et arbeid der de regionale helseforetakene vurderer forhold knyttet til eierskap og finansiering av de felleseide selskapene. Det forventes at dette arbeidet konkluderes i 2013. Luftambulansetjenesten ANS vil bli nærmere orientert om dette. Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere tilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. For 2013 overfører eierne følgende økonomiske vederlag til Luftambulansetjenesten ANS: (LAT ANS legger inn nødvendige tall) RHF Kroner Helse Nord RHF 311 186 101 Helse Midt Norge RHF 111 888 571 Helse Vest RHF 86 168 559 Helse Sør Øst RHF 217 261 151 Rapportering på krav stilt i selskapsmøter i løpet av året I sak 9 2013 ba Selskapsmøtet Luftambulansetjenesten ANS utarbeide en nærmere beskrivelse av antatt aktivitetsvekst og utvikling av tjenesten for øvrig og at dette skal forelegges de regionale helseforetakene. I styremøte 19. september 2013 ble styret forelagt en gjennomgang av mulige aktivitets og kostnadsøkninger i tjenesten, se vedlegg 1. I forbindelse med Selskapsmøtets behandling av årsregnskap for 2012 ble Luftambulansetjenesten ANS bedt om å vurdere behov for likviditet i selskapet. I styremøte 19. september 2013 behandlet styret Vurdering av behov for likviditet, se vedlegg 2. 3. Styrets plandokument Utviklingstrender og rammebetingelser Luftambulansetjenestens aktivitetstall er nært knyttet til hva som skjer i spesialisthelsetjenesten. Sentralisering av tjenestetilbud gjennom funksjonsfordeling utløser ofte behov for ytterligere transporter med luftambulanse. På samme måte kan nye tjenestetilbud utløse behov for flere luftambulansetransporter. 11
En sentral rammebetingelse for selskapet er antall baser i selskapets portefølje. Helse Nord RHF har vedtatt at det skal etableres ny helikopterbase på Evenes. Arbeidet med å etablere denne er igangsatt. I media meldes det ofte behov for nye baser. Personell og kompetanse For 2014 er det planlagt utvidelse av staben ved medisinsk tekniske verksted i Trondheim med ett årsverk. Økonomiske rammeforutsetninger Utvidelse av staben medfører noe økte kostnader. Likeså vil etablering av ny helikopterbase på Evenes medføre økte kostnader. Investeringer status og utfordringer Planlagte investeringer i 2014 er knyttet til medisinsk teknisk utstyr så som kapnografer, defibrillatorer samt væskevarmere. I april 2014 starter ny operatør drift av Sysselmannens helikoptre. I den forbindelse blir det to likeverdige helikoptre der. Det utløser behov for medisinsk teknisk utstyr til helikopter nummer to. Plan for å møte utviklingen Se vedlegg 4 Aktivitetsplan 4. Vedlegg 12