Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 30. September 2015 SAK NR 057-2015 BRUK AV FINANSIELL LEASING TIL DEKNING AV BEHOV INNEN LAGRING OG PERIFERIUTSTYR I PERIODEN 2016-2019 Forslag til vedtak: 1. Styret godkjenner et investeringsnivå på 725 MNOK basert på de forutsetninger og informasjonen som fremkommer av saken til IKT-utstyr, herunder periferiutstyr og lagring - for perioden 2016-2019 2. Styret godkjenner at finansiell leasing benyttes i kombinasjon med driftsinvesteringer som finansieringsform for IKT-utstyr, herunder periferiutstyr og lagring - for perioden 2016-2019 3. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å sende søknad til Helse Sør- Øst RHF om videre behandling av investeringsrammen og en ramme for finansiell leasing av nevnte utstyr basert på estimert behov for perioden 2016-2019, i henhold til retningslinjer for leasing i Finansstrategi for Helse Sør-Øst. 4. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å etablere en årlig kredittramme med leasingpartner for perioden 2016-2019, tilsvarende årlig estimert behov for lagring og periferiutstyr. 5. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å gjøre avrop på regional rammeavtale innenfor kredittens ramme Skøyen, 23. september 2016 Mariann Hornnes Adm dir Side 1 av 5
1. Direktørens anbefalinger / konklusjon Administrasjonen anbefaler at finansiell leasing benyttes i kombinasjon med investeringsmidler som finansieringsform for det totale behovet for utskifting og oppgradering av periferiutstyr i perioden 2016-2019, samt deler av utskiftningsbehovet for lagring. I denne sammenhengen konkluderer administrasjonen med at det bør utarbeides en søknad til Helse Sør-Øst RHF om innvilgelse av en ramme for finansiell leasing, tilsvarende estimert behov(punkt.2.1.1) for hele planperioden. Det samlede finansieringsbehovet for leasing av lagring- og periferiutstyr er estimert til 725 MNOK i perioden 2016-2019. Formålet med denne fremgangsmåten er å skape forutsigbarhet i utviklingen av foretaksgruppens utstyrspark, samt å ruste Helseforetakene for prognostisert volumøkning og utskiftingstakt i planperioden og videre. Reduserte driftsforstyrrelser som følge av fornyet periferiutstyr, bedret sikkerhet og driftsstabilitet, kombinert med forutsigbarhet og langtidsplanlegging, -antas også å ville ha positive omdømmeeffekter for Sykehuspartner HF. Finansiell leasing gir rom for å benytte anleggsmidlene i større del av funksjonell brukstid, og forventes å gi lavere total leiekostnad enn operasjonell leasing. Foretaksgruppen eier i dag nær 53.000 PCer, og det forventes at PC-porteføljen vil øke gradvis opp mot 55.000 i løpet av de nærmeste årene. PC-ene i foretaksgruppen har en gjennomsnittlig alder på ca. fem år. Høy gjennomsnittsalder medfører økte levetidskostnader siden support- og forvaltningskostnadene øker i takt med alder. I tillegg gir dette ofte en dårligere brukeropplevelse. Videre legges det til rette for sentralisert lagring gjennom det nye kjernenettet, noe som gir muligheter for å avvikle lokale lagringsløsninger. Denne overgangen vil gi lavere drifts- og lisenskostnader samt høyere sikkerhet og driftsstabilitet. Administrasjonen ønsker også, med referanse til prosjektet regional klinisk løsning (RKL), å påpeke at regionale løsninger krever regional lagringsstruktur. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Helse Sør-Øst RHF har i styresak 15-2015 og 32-2015 gitt åpning for bruk av finansiell leasing i foretaksgruppen som en ny finansieringskilde for å stimulere til en raskere utskiftingstakt for utstyr enn hva som er mulig uten leasing. Sykehuspartner HF har estimert behovet innen områdene Lagring og Periferiutstyr for planperioden 2016-2019, samt vurdert i hvilken grad finansiell leasing skal benyttes for å dekke finansieringsbehovet. Dette er gjort i tråd med kommentar i vedtaksbrev fra Helse Sør- Øst RHF vedrørende søknad om fullmakt for anskaffelse av PC- og periferiutstyr ved bruk av finansiell leasing, datert 9. juli 2015: «Det gjøres spesielt oppmerksom på at i det tilfellet Sykehuspartner HF ønsker å leie, fremfor å eie, en større andel av PC- og periferiutstyr (eller annet) ved bruk av finansiell leasing er dette en strategisk beslutning som må forankres i styret i Sykehuspartner HF og Helse Sør-Øst RHF før iverksettelse». Side 2 av 5
For å sikre forutsigbare rammer for utskifting, vedlikehold og imøtekommelse av volumvekst i lagring og periferiutstyr er det administrasjonens klare oppfatning at det bør utarbeides en søknad om å benytte finansiell leasing til å dekke deler av det estimerte behovet i hele planperioden. Søknad til Helse Sør-Øst RHF skal dermed adressere en årlig ramme for finansiell leasing for perioden 2016-2019, i tråd med de estimater som foreligger pr. dags dato. Finansielle leieavtaler skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF uavhengig av beløp. Dersom den finansielle leieavtalen har en kontraktsverdi over 100 millioner kroner må denne i tillegg godkjennes av foretaksmøtet i Helse Sør-Øst RHF. Prosedyre og dokumentasjonsbehov for søknad om inngåelse av finansiell leasingavtale er beskrevet i «Finansstrategi for Helse Sør-Øst RHF», kapittel 6, samt vedlegg 5 til samme dokument. 2.2.1 Estimert behov for finansiell leasing 2016-2019 Det er utarbeidet individuelle estimater for områdene «Lagring» og «Periferiutstyr». Behovet innen lagring finansieres både via investeringsbudsjett, leasing og prosjekt, mens periferiutstyr i all hovedsak skal finansieres via leasing for å sikre raskere utskiftingstakt. Tabell 1: Behov finansiell leasing Lagring og periferiutstyr 2016-2019 (tall i MNOK) År Lagring Periferiutstyr Totalt finansiell leasing 2016 25 160 185 2017 20 160 180 2018 20 160 180 2019 20 160 180 Totalt 85 640 725 2.2.2 Forutsetninger for estimatene Overordnede forutsetninger: - Dagens avtale/enhetspriser er lagt til grunn for estimatene - Dagens valutakurser er lagt til grunn for estimatene - Rammen for Driftsinvesteringer vil bli videreført på dagens nivå (150 MNOK p.a.) For lagring er følgende forutsetninger lagt til grunn i estimatene: Strategisk Lokale lagringsløsninger Oslo Universitetssykehus Øvrige forutsetninger Side 3 av 5
For periferiutstyr er følgende forutsetninger lagt til grunn i estimatene: - Estimatene inneholder ikke midler til prosjekter, kun periferiutstyr til ordinær drift - Det er definert to hovedsatsningsområder for planperioden: o Utskifting av skjermer slik at DIPS fungerer optimalt på alle foretak o Utskifting av det eldste PC-utstyret, primært stasjonært utstyr - Deler av midlene vil brukes til bærbart til nyansatte og utskiftning av maskiner med driftsproblemer og havari 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Vedtektsendringen 7. januar 2015 medfører at foretaksgruppen fremover har anledning til å inngå både operasjonelle og finansielle leasingkontrakter. Inngåelse av leiekontrakter likestilles fullmaktsmessig med tilsvarende investeringer. Det vil si at avtaler knyttet til leie av utstyr (MTU, IKT og annet) med leieforpliktelse over 20 millioner kroner og for leie av lokaler med leieforpliktelse over 50 millioner kroner må fremlegges Helse Sør-Øst RHF for godkjennelse. I tillegg medfører krav i helseforetakenes vedtekter at samtlige finansielle leasingkontrakter må godkjennes av Helse Sør-Øst RHF, uansett beløp. Administrasjonen i Sykehuspartner HF utarbeider søknad til Helse Sør-Øst RHF i henhold til retningslinjer for leieavtaler. Denne ferdigstilles og sendes 1-2 uker etter styrets vedtak. Ved fullmaktssøknader til Helse Sør-Øst RHF skal følgende omtales og dokumenteres: - Beskrivelse av formål og behov for leieavtalen - Vurdering av eventuell merkostnad ved å leie fremfor å eie - Vurdering av økonomisk bæreevne på prosjekt- og foretaksnivå - Beregning av kontraktsverdi jfr. retningslinjens metode - Dokumentert klassifisering av avtalen som operasjonell eller finansiell leasing Hvis fullmaktssøknad godkjennes, vil det etableres en kredittavtaleramme for finansiell leasing med leasingpartner der det gjøres avrop med bulk-kjøp av periferi- og lagringsutstyr. Disse kjøpene vil være avrop på regional rammeavtale. 3. Direktørens vurderinger Risikovurderinger: etiske, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Gjennom endring av Helse Sør-Øst RHFs vedtekter 7. januar 2015, har Helse og Omsorgsdepartementet åpnet for at foretaksgruppen kan inngå avtaler om finansiell leasing. Helse Sør-Øst RHF gis anledning til å inngå finansielle leieavtaler med en kontraktsverdi på inntil 100 mill. kroner pr. avtale. Finansielle leieavtaler utover dette beløpet må forelegges Helse- og Omsorgsdepartementet for godkjenning. Helseforetakenes vedtekter er også endret slik at de har mulighet til å inngå slike avtaler gitt at de er i tråd med den til enhver tid gjeldende finansstrategi for Helse Sør-Øst RHF. Finansiell leasing som instrument for å møte deler av behovet i planperioden 2016-2019, vil gi raskere utskiftingstakt og muligheter til å redusere kostnader knyttet til drift av gammelt materiell betydelig. Det antas at reduserte drifts- og lisenskostnader i stor grad vil kunne kompensere for rentekostnadene ved finansiell leasing. Side 4 av 5
Videre vil en langsiktig finansiering av pågående og fremtidige utskiftings- og oppgraderingsinitiativer vesentlig bedre Sykehuspartners leveranseevne, forutsigbarhet og servicegrad overfor foretaksgruppen. Det legges også til grunn at en jevn utviklingstakt basert på en forutsigbar totalramme av investerings- og leasingmidler vil redusere akutte behov for større oppgraderinger gjennom langsiktig fundert opprusting av foretaksgruppens periferiutstyr og lagringskapasitet. Sykehusparter HF har lav risiko knyttet til økonomisk bæreevne ettersom alle kostnader knyttet til periferiutstyr viderefaktureres bestillende helseforetak. Økonomisk bæreevne må derfor vurderes på Helse Sør-Øst RHF nivå og er det bestillende helseforetakets ansvar å ivareta i forbindelse med bestilling/utskiftning av utstyr. Side 5 av 5