Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato møte: 25. juni 2015 Saksbehandler: Direksjonssekretær Vedlegg: Fullmaktsmatrisen i Oslo universitetssykehus SAK 44/2015 FULLMAKTER I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS Forslag til vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å anskaffe utstyr, lokal IKT og andre tilsvarende anskaffelser for inntil 20 millioner kroner per anskaffelse. Oslo, den 18. juni 2015 Bjørn Erikstein

2 Oslo universitetssykehus HF 44/2015 Side 2 av 5 Bakgrunn Styret i Helse Sør-Øst RHF vedtok den 30 april 2015 en revidert finansstrategi for Helse Sør-Øst. Helseforetakenes fullmaktsgrense for investeringer og operasjonelle leieavtaler i medisinsk utstyr, lokal IKT og andre anskaffelser ble økt fra 10 millioner kroner til 20 millioner kroner. I denne saken fremmes forslag om at styret gir administrerende direktør fullmakt til å vedta slike anskaffelser inntil 20 milloner kroner. Videre er det i Oppdrag og bestilling fra Helse Sør-Øst RHF for 2015, lagt inn noen punkter for å sikre at alle helseforetakene i regionene har på plass en hensiktsmessig fullmaktsstruktur. Fullmaktsstrukturen i Oslo universitetssykehus presenteres i denne saken som del av oppfølging av Oppdrag og bestilling Administrerende direktørs vurdering Endret fullmakt for anskaffelse av utstyr I forbindelse med vedtak av årsbudsjett gir styret administrerende direktør fullmakt til å gjennomføre drift og investeringer i samsvar med vedtatt budsjettet. I tillegg har styret i styresak 86/2012 gitt administrerende direktør eksplisitt fullmakt til 50 millioner kroner for å gjennomføre anskaffelser i byggeprosjekter. Dette er gjort for å unngå forsinkelser i gjennomføringen av prosjektene. Når Helse Sør-Øst RHF øker grensen for anskaffelse av utstyr som skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF fra 10 millioner kroner til 20 millioner kroner, foreslås det ut fra samme hensyn at styret utvider administrerende direktørs fullmakt til å gjennomføre utstyrsanskaffelser til 20 millioner kroner. Administrerende direktør har fullmakt til å anskaffe utstyr for 10 millioner kroner i dag. Fullmakten innebærer at administrerende direktør kan anskaffe utstyr ved kjøp, finansiell leie eller operasjonell leie inntil 20 millioner kroner. Alle anskaffelser som er gjort med finansiell leie skal forhåndsgodkjennes administrativt av Helse Sør-Øst RHF. Anskaffelsene gjennomføres i henhold til styrevedtatt budsjett. Styret vil fortsatt bli oppdatert om status for investeringer. Beslutninger med høy risiko vil bli forelagt styret uansett kostnadsramme. Fullmaktstrukturen i Oslo universitetssykehus Styret er øverste ledelse i Oslo universitetssykehus med det alminnelige ansvar for forvaltning av helseforetaket. Overfor styret er administrerende direktør bindeleddet til foretakets administrasjon (daglige ledelse), og har et direkte ansvar for at den er sammensatt og organisert slik at den fungerer hensiktsmessig. Herunder at helseforetaket har en formålstjenlig og helhetlig fullmaktstruktur. Det står i styrets instruks for administrerende direktør (punkt 5.4) at administrerende direktør kan delegere avgjørelsesmyndighet til ansatte i foretaket innenfor sin fullmakt. Dette er gjort gjennom fullmaktstrukturen i Oslo universitetssykehus som ble lagt frem for styret til orientering den 17. desember Fullmaktene er etter det oppdatert og justert ved behov. Formålet med en helhetlig fullmaktsstruktur er å legge til rette for effektiv ledelse, styring, myndighetsutøvelse og saksbehandling i organisasjonen og samtidig

3 Oslo universitetssykehus HF 44/2015 Side 3 av 5 underbygge god intern kontroll og et lavt risikonivå. Utfordringen er å finne det riktige balansepunktet mellom disse hensynene. Førende for fullmaktsstrukturen i Oslo universitetssykehus er forståelsen av at i en kunnskapsvirksomhet ligger de beste forutsetningene for å gjøre effektive beslutninger der hvor arbeidsoppgavene utføres, og at fullmakter skal desentraliseres slik at ledere på alle nivå har fullmakter som gir dem beslutningsmyndighet og handlefrihet til å ivareta sine oppgaver og sitt ansvar. Organisasjonen i Oslo universitetssykehus er basert på enhetlig og helhetlig ledelse. Ledere har ansvar for den daglige ledelsen av sin organisasjonsenhet og de oppgaver, ressurser og myndighet som tilligger den. På alle nivå har ansatte i foretaket bare én overordnet leder. Ledere rapporterer og står ansvarlig overfor sin overordnete leder. Myndighet fra topp til bunn i organisasjonen følger en definert ansvars- og myndighetslinje en styringslinje. I styringen av en stor virksomhet som Oslo universitetssykehus, vil det imidlertid på noen områder måtte være mer sentraliserte fullmakter. Dette er typisk på områder med behov for helhetlig styring, forutsigbarhet, ensartet praksis og fordeling av fellesressurser. Her må beslutningsmyndigheten være mer sentralisert. To områder som er sentralisert til klinikkleder (nivå to) er rekruttering (antallet ansatte) og lønnsfastsettelse utover garantilønn eller utenom lønnsforhandlinger. Gitt foretakets økonomiske situasjon har beslutningsmyndigheten på disse områdene vært sentralisert fra opprettelsen av Oslo universitetssykehus for å ha større kontroll og styring med bemanningsutviklingen og lønnsutviklingen. Fullmaktene er gitt til alle ledere individuelt gjennom deres lederkontrakt og generelt på elleve områder i alminnelige lederfullmakter vedtatt i en fullmaktsinstruks for Oslo universitetssykehus. De alminnelige lederfullmaktene er differensiert etter ledernivå i organisasjonen. Helseforetaket har inntil 5 (6) organisasjonsnivåer. For enkelte lederstilinger som har spesielle behov knyttet til sine oppgaver er det gitt spesialfullmakter. Fullmaktene er tilgjengeliggjort skjematisk i tabellform (en matrise), se vedlegg til denne saken. De alminnelige lederfullmaktene er gitt til alle ledere og synliggjør alle lederes ansvar og myndighet. Alle foretakets ansatte og ressurser skal bidra til å løse de mange og ofte sammensatte oppgavene. Dette krever god ledelse i hele helseforetaket. Det er en oppgave som må løses i fellesskap. Administrerende direktør har som daglig leder det øverste ansvaret, men den daglige ledelsen i Oslo universitetssykehus er den samlede innsatsen fra alle lederne. Faktadel Fullmakter i helseforetaket Helseforetaket Oslo universitetssykehus er en egen juridisk person, med ansvar, rettigheter og plikter. Helseforetaket har tre lovpålagte styringsorganer: foretaksmøtet, styret og administrerende direktør. Ansvarsforholdet dem imellom er regulert i helseforetaksloven og i vedtektene for foretaket. Ansvar og myndighet er også regulert ved at foretaksmøtet har vedtatt instrukser om at visse avgjørelser skal gjøres etter

4 Oslo universitetssykehus HF 44/2015 Side 4 av 5 godkjenning i det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF. Videre har styret laget en instruks for sitt arbeid og en instruks for administrerende direktør. Fullmaktstrukturen i Oslo universitetssykehus er tilpasset disse føringene. Helse Sør-Øst RHF har utarbeidet en generell fullmaktsmatrise som retningslinje for de ulike helseforetakene det eier. Matrisen har vært til støtte i utarbeidelsen av fullmaktsstrukturen i Oslo universitetssykehus. Omfanget og organiseringen av virksomheten i Oslo universitetssykehus har imidlertid sammen med prinsippet om enhetlig og helhetlig ledelse gjort at fullmaktene i Oslo universitetssykehus har andre fullmaktsbeløp og flere fullmaktsnivåer enn den generelle matrisen i retningslinjen. Tildeling av fullmakter i organisasjonen Ansatte i foretakets ledelse (lederne), utleder sine lederfullmakter fra administrerende direktørs delegasjonsvedtak. Med fullmaktsinstruksen har administrerende direktør gitt den alminnelige fullmaktsstruktur i Oslo universitetssykehus HF. Fullmaktsstrukturen er bygget opp med det utgangspunktet at ledere på samme nivå i organisasjonen har samme alminnelige fullmakter. De fleste lederfullmaktene følger av det helhetlige lederansvaret, feks. arbeidgiveransvar, ansvar for effektiv drift og produksjon, ansvar for forsvarlig drift (systemansvaret), økonomiansvar, osv. Det vil si at alle ledere i stor utstrekning har behov for de samme fullmaktene. Oslo universitetssykehus er en stor virksomhet og det kreves en viss grad av standardisering for å få en funksjonell og oversiktlig fullmaktsstruktur. For de fullmaktene som reguleres av beløpsgrenser er utgangspunket at det gis en felles beløpsgrense for alle ledere på samme nivå. Det er lagt vekt på å harmonisere størrelsen på beløpsgrensene mellom de ulike fullmaktene. En ensartet struktur bidrar til å gjøre lederfullmaktene oversiktlige og tilgjenglige samtidig som det gir grunnlag for å administrere og følge opp fullmaktene i helseforetakets IT-systemer. System for organisasjonsforvaltning Oslo universitetssykehus får nå på plass et organisasjonsforvaltningssystem som angir og definerer alle organisasjonsenhetene og lederen for enhetene. Systemet inneholder lederfullmaktene og gir entydig sammenhengen mellom organisasjon, ledere og fullmakter. Organisasjonsforvaltningssystemet skal være førende (master) for øvrige systemer som benytter informasjon om organisasjonsstrukturen, ledere og fullmakter. Det gjelder for eksempel økonomisystem, innkjøpssystem, avvikssystem osv. Dette har flere fordeler for styringen av foretaket blant annet ved sikrere, raskere og enklere tildeling og oppfølging av fullmaktene. Herunder mulighet for automatisk systemkontroll av at det er den med fullmakt som gjør beslutningene. Tilgjengelighet For at fullmaktene skal overholdes, bør de være lett tilgjengelige og enkle å finne fram i. Fullmaktene er gitt i en fullmaktsinstruks som omtaler fullmaktssystemet, strukturen og fullmaktene på de elleve fullmaktsområdene: Overordnete fullmakter, Personal, Budsjett, Investeringer, Fast eiendom, Kjøp og salg av varer, tjenester og utstyr, Regnskap og finans, Forskning, Innovasjon, Gaver-støtte-utlån og Personvern og informasjonssikkerhet.

5 Oslo universitetssykehus HF 44/2015 Side 5 av 5 For å lette tilgjengeligheten er fullmaktene også fremstilt i tabellform, en fullmkatsmatrise. Det er en egen side for fullmaktene på intranett med instruks, fullmaktsmatrise, rutinebeskrivleser og søknadsskjema for spesialfullmakter m.m. Her finnes også e-postadressen til kontakpersoner for spørsmål osv. Kursing i fullmakter er obligatorisk for nye ledere og det er et eget e-læringskurs om fullmaktene i foretakets læringsportal. System for administrasjon av fullmaktene Endringer i fullmaktsinstruksen vedtas av administrerende direktør i helseforetakets ledermøte. Fullmaktsstrukturen er en styringsmekanisme for linjeledelsen og justeringer og enkeltendringer vedtas fortløpende når behovet oppstår. Det er etablert et apparat for oppfølging og tilpasninger av fullmaktssystemet. En koordineringsgruppe for fullmaktsstrukturen vurderer prinsipielle spørsmål, endringer og tilpassninger som blant annet søknader om spesialfullmakter osv. For hvert fullmaktsområde er det en områdeansvarlig, som fungerer som koordinator og kontaktperson for det enkelte området. Overholdelse av fullmaktene Som omtalt ovenfor er det lagt vekt at fullmaktene skal være lett tilgjengelige og enkle å forstå. Det er en forutsetning for at de skal overholdes. Overholdelse av fullmaktene følges blant annet opp av automatisert systemkontroll og gjennom interne kontroller og revisjoner. Overtredelse av fullmakt vil blant annet kunne få arbeidsrettslige følger.