Universitetet i Stavanger Møtebok (P360: 15/05956) Utvalg: Møtested: Kvalitets og læringsmiljøutvalget () Arne Rettedals hus, AR T 401, 4.etg. Styrerommet Dato: tirsdag 10. november 2015, kl. 1300 1500 Faste medlemmer: Tor Henning Hemmingsen, utvalgets leder (Prorektor), Johannes Nordrum Bratberg (Nestleder LM, StOr) Ingunn Folgerø (Fakultetsdirektør HUM), Eva Hærem, prodekan SV Anine Klepp (Leder, StOr), Carina Birgitte Stenseth Lund (Student), Merete Myhra, student Rolf Ringdal, ressursdirektør Karl Even Selvig, student Forfall: Tom Ryen, førsteamanuensis, IDE Sekretær: Bjarte Hoem, fung. utdanningsdirektør Sekretariat: Marit Cecilie Farsund, Eilef Johan Gard, Maren Anne Kvaløy, Stig Selmer Anderssen Sak 45/15 46/15 47/15 Innhold Det ble før møtestart informert om resultatene av filmingen av utvalgets behandling av noen av møtets saker på forrige møte (de fem første sakene). Opptakene ble meget vellykkede, og aktørene på opptakene ble forespurt om de kunne gi sitt samtykke til at opptakene ble brukt i andre sammenhenger enn den konkrete sammenheng opptakene ble gjort til. De tilstedeværende blant aktørene ga sitt samtykke til dette. Aktørene ble også tilbudt å se gjennom opptakene før samtykke ble gitt, men dette ble ansett som unødvendig. Godkjenning av innkalling til møtet 10. november 2015 Vedtak: Innkalling til møte i 10. november 2015 godkjennes. Godkjenning av møtebok fra møtet 15. september 2015 Vedtak: Møtebok fra møtet 15. september 2015 godkjennes. Ny eksamensforskrift Saksdokumentene til denne saken ble ettersendt 4. november 2015. Saken er resultat av en omfattende og grundig prosess, og saksdokumentene var dermed omfangsrike. Siden øvrige saker ble utsendt en uke tidligere enn vanlig, hadde medlemmene fått anledning til å sette seg inn i de andre sakene før ettersendingen av eksamensforskriften, slik at det allikevel ikke skulle bli dårlig med tid til å sette seg inn i saken.
Saken ble lagt fram av utdanningsdirektøren. Det ble understreket at det sentrale skillet mellom arbeidsgruppens forslag og det forslaget utdanningsdirektøren la fram, var justeringer for å gjøre forskriften omlag like enhetlig på tvers av fakultetene som dagens forskrift. Et sentralt punkt i arbeidsgruppens mandat var å sikre en mer enhetlig behandling på tvers av fakultetene, mens arbeidsgruppens forslag i stedet åpnet for en mindre enhetlig behandling på tvers av fakultetene. Den påfølgende debatt ble tilsvarende rikholdig, og følgende aspekter var blant dem som ble gjenstand for de fleste innleggene: Behovet for enhetlig forståelse og praksis på tvers av fakulteter og institutter Behovet for at den enkelte student lett kan finne fram til hva som gjelder for henne/ham Antall eksamensforsøk Ny og utsatt prøve Hva som ligger i begrepet «tvingende grunn» Utvalget fikk seg forelagt forslag til justeringer av vedtak fra Eva Hærem, der flere av disse momenter ble berørt. Prorektor foreslo at forskriften endres til at det er de to sentrale utvalg (UU og ) som utarbeider beskrivelsen av regler og vilkår for å innvilge permisjon (fastsetter retningslinjer), som dermed blir felles for hele institusjonen. I diskusjonen kom det fram at tilsvarende også burde gjøres andre steder, slik at utdanningsutvalget fikk en større rolle i å utarbeide felles retningslinjer. Utvalget samlet seg om nedenstående vedtak, som tok utgangspunkt i utdanningsdirektørens forslag og justeringsforslaget fra Eva Hærem så vel som innspillene fra prorektor og utvalgets debatt. Vedtak: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget anbefaler styret å vedta arbeidsgruppens forslag til ny forskrift om studier og eksamen med de endringer som er foreslått av utdanningsdirektøren, jf. forskrift om studier og eksamen ved Universitetet i Stavanger av 04.11.15, og med følgende justeringer: 2 3. Utdanningsplan: I punkt 2 erstattes siste setning med «Innvilgelse av redusert krav til studieprogresjon skal fremgå av utdanningsplanen». 2-4. Permisjon: Siste setning erstattes med «Utdanningsutvalget fastsetter nærmere regler og vilkår for å kunne innvilge permisjon fra studiet». 2 10. Antall forsøk: I fjerde punkt erstattes første setning «Dekan ved det fakultet som har ansvaret for vedkommende emne, behandler og avgjør dispensasjonssøknader og fastsetter hvilke krav som eventuelt skal stilles» av setningen «Dekan ved det fakultet som har ansvaret for vedkommende emne, behandler og avgjør dispensasjonssøknader i tråd med retningslinjer fastsatt av Utdanningsutvalget». 2 11. Ny og utsatt eksamen (kontinuasjonseksamen): I punkt 1 erstattes setningen «Universitetet behandler og avgjør i hvert tilfelle hva som kan godkjennes som gyldig fravær» av setningen «Utdanningsutvalget fastsetter hva som skal regnes som gyldig fravær. I tvilstilfeller behandles og avgjøres det konkrete tilfelle av Utdanningsutvalget». 2 11. Ny og utsatt eksamen (kontinuasjonseksamen): I punkt 4 erstattes setningen «Dekan selv skal fastsette regler som regulerer muligheten for studenter som har gyldig fravær, ikke består eller trekker seg fra slik deleksamen til å få avlegge ny eller utsatt eksamen, og bestemmer også til hvilket tidspunkt denne eventuelt skal arrangeres.» av setningene «Utdanningsutvalget skal fastsette regler som regulerer muligheten for studenter som har gyldig fravær, ikke består eller trekker seg fra slik
deleksamen til å få avlegge ny eller utsatt eksamen. Dekan selv bestemmer til hvilket tidspunkt denne eventuelt skal arrangeres.» Der begrepet «It s learning» forekommer i forskriften, erstattes det av begrepet «læringsplattform». Vedtaket var enstemmig. 48/15 49/15 Høring endringer i universitets og høyskoleloven Utdanningsdirektøren presenterte saken, som var utvidet til også å omfatte forslag til endringer i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning (studiekvalitetsforskriften) som Kunnskapsdepartementet den 05.11.2015 sendte ut til høring i sektoren. Bakgrunnen for å ta dette med i sak 48/15, er at høringsfristen går ut før neste møte i. Saken var før møtet ikke sendt ut gjennom linjen ved UiS enda, men utvalgsmedlemmene fikk oversendt saksendringen med høringsdokumentene fra departementet i separat epost 6.11.2015. Kvalitetskontoret var blitt bedt om å kommentere høringene, og kvalitetskontorets kommentarer til forslaget til endring av UH loven var sendt utvalgsmedlemmene sammen med innkallingen. Kvalitetskontorets kommentarer til forslaget til endring av studiekvalitetsforskriften forelå først samme dag som møtet ble avholdt, og ble delt ut på møtet. Kvalitetskontoret var invitert til å oppsummere hovedtrekkene for utvalget på møtet, og svarte på spørsmål fra medlemmene. I diskusjonen var følgende momenter blant dem som framkom: Utvalget hadde intet å bemerke til opprettelsen av vitnemålsbank. Utvalget hadde intet å bemerke til klageordningen som foreslås for tildelingsvedtak fra senter for internasjonalisering av utdanning (SIU). Utvalget hadde intet å bemerke til forslaget om klagefrist ved forprøver. Angående NOKUTs akkrediterings og tilsynsmodell delte utvalget det syn at endringene samsvarer godt med arbeidet med kvalitet slik det gjøres hos oss, og med de endringene i mandater for de to sentrale utvalg som foreslås i sakene 50/15 og UU 43/15. Vedtak: Kvalitets- og læringsmiljøutvalget ber utdanningsdirektøren bidra til at institusjonens rutiner for utsending av interne invitasjoner til høringsinnspill endres slik at også Kvalitets- og læringsmiljøutvalget inviteres til å gi slike innspill til saker som angår studie- og læringsmiljøet. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget ber utdanningsdirektøren bidra til at institusjonens høringssvar angående departementets høringsnotat av 16.09.2015 om endringer i universitets- og høyskolerådet reflekterer at utvalget tilrår endringene som foreslås angående NOKUTs akkrediterings- og tilsynsmodell. Kvalitets- og læringsmiljøutvalget ber utdanningsdirektøren bidra til at institusjonens høringssvar angående departementets høringsnotat av 05.11.2015 om endringer i studiekvalitetsforskriften reflekterer de synspunkt som framkom under møtet. Vedtaket var enstemmig. Nye europeiske standarder og retningslinjer for høyere utdanning Utvalgsleder foreslo at saken også denne gang utsettes til neste møte grunnet den tidsnød som på dette tidspunkt var oppstått sett i forhold til behovet for å behandle saken grundig
(den planlagte tid for oppstart av sak 50/15 var allerede overskredet på dette tidspunkt). Ingen av medlemmene hadde innsigelser mot dette Vedtak: Saken utsettes til februarmøtet. 50/15 Oppfølging av evalueringsrapport utvalgets mandat, sammensetning og navn Utdanningsdirektøren la fram saken, og ga kort oppsummering av arbeidet med å følge opp utvalgets vedtak i sak 38/15. Det var særlig utvalgsmedlemmenes behov for å behandle sak 50/15 grundig som var bakgrunnen for at saksdokumentene denne gang ble sendt ut en uke tidligere enn normalt, på oppfordring fra fakultetene. I diskusjonen var følgende momenter blant dem som framkom: En generell kommentar var at mandatene i liten grad reflekterte det pågående arbeidet med forbedring av forretningsordenene for de to sentrale utvalg, der StOr (og spesielt StOr leder Anine Klepp) har gitt betydelige bidrag. Utdanningsdirektøren opplyste om at dette sakskomplekset kommer opp for fullt til våren, og at det derfor ikke har vært tid til å trekke dette inn konkret i mandatene, men at de er formet slik at det trolig ikke vil være nødvendig å endre dem når den nye forretningsordenen kommer på plass. StOr leder ba om at diskusjonen etter de generelle kommentarene kunne skje mål for mål, slik som i saksframlegget. Forslaget møtte ingen innsigelser, og ble fulgt. Angående oppfølgingen av første, annet og fjerde mål hadde utvalget ingen merknader til framlegget, og støttet de foreslåtte tiltak. Angående oppfølgingen av tredje mål, presenterte utdanningsdirektøren den felles hovedstruktur som ble brukt for mandatet for de to utvalg, og hvordan strukturen og innholdet var formet for spesielt å tydeliggjøre hva som var forskjellen på de to utvalgs arbeidsfelt, samt begge utvalgs ansvar for studiekvaliteten, hvert på sitt felt. Dette momentet lå bak navneendringen for utvalget, som også foreslått av arbeidsgruppen. Også bakgrunnen for den nye sammensetningen ble gjennomgått, der det sentrale moment var å unngå vekst i antall medlemmer (da heller en reduksjon) samt å oppnå en betydelig reduksjon i antall faste observatører. Utvalget bifalt utdanningsdirektørens forslag til mandat, sammensetning og navn for utvalget. Vedtak: 1. Utvalget tilrår at Kvalitets- og læringsmiljøutvalgets navn, mandat og sammensetning endres i tråd med denne sak, og ber Utdanningsdirektøren bidra til at sak om slik endring bringes fram for styret, med tanke på iverksetting fra 1.1.2016. 2. Utdanningsdirektøren bes følge opp de øvrige tiltakene i denne saken. Vedtaket var enstemmig. 51/15 Plan for utvalgets arbeid 2016 Utdanningsdirektøren la fram planen, som la til grunn at utvalet i 2016 har slikt mandat som lagt fram i sak 50/15. Utdanningsdirektøren sitt syn var at endringane i mandat måtte reflekterast også i planen og dei arbeidsområda som der vart gitt prioritet. Framlegget omfatta følgjande prioriterte områder for 2016: Utvalet sine oppgåver og arbeidsformar Universell utforming av studie- og læringsmiljø Læringsmiljøet og kvalitetssystemet Læringsmiljøet og dei tverrgåande satsingane
Utdanningsdirektøren gikk kort gjennom kva som burde gå inn i desse områda, og under dette det mål som vart sett for oppfølginga av AGUE rapporten i sak 38/15, og korleis utvalet skulle følgje opp punkta i handlingsplanen for arbeid med universell utforming og tilrettelegging, som utvalet la fram for styret i sak US 14/15, samt «UiS Veikart 2015 2017: Læringsmiljøet, undervisningsformene og den digitale utviklingen». I diskusjonen var følgjande moment blant dei som kom fram: Sjølve undervisninga er del av læringsmiljøet, slik at det må leggjast vekt på at også undervisninga må vere meir universelt utforma. Det årvisse fellesseminaret mellom dei to sentrale utvala må gjennomførast også i 2016 (sjølv om denne aktiviteten berre så vidt er nemnd i framlegget). Utvalet og sekretariatet bør arbeide vidare med å få til eit betre årshjul, sjølv om denne aktiviteten ikkje er nemnd særskilt i framlegget. Vedtak: Kvalitets- og læringsmiljøutvalet godkjenner framlegget til plan for utvalet sitt arbeid i 2016. Planen vert sendt til AØV som utvalet sitt innspel til PVO-prosessen (plandelen). Vedtaket var samrøystes. 52/15 Pågående saker, planer og prosjekter Utdanningsdirektøren og områdeeksperter orienterte muntlig om pågående saker, planer og prosjekter av betydning for studie og læringsmiljøet: Studiebarometeret 2015: I de foregående år har UiS plassert seg i en lite flatterende posisjon blant landets øvrige institusjoner. Årets studiebarometerundersøkelse ble avsluttet 8. november, og utdanningsavdelingens Marit Cecilie Farsund presenterte de foreløpige resultater. I år var det stor fokus på å oppnå bedre deltakelse enn i fjor, og tallene indikerer at framgangen lokalt er større enn framgangen på nasjonalt nivå, men at det fortsatt er langt igjen før vi har en deltakelse på linje med gjennomsnittet ved norske universiteter og høyskoler. Studentene spilte inn at et tiltak som kunne forbedre deltakelsen ville være å gjennomføre undersøkelsen i begynnelsen av en forelesning heller enn helt på slutten av forelesningen. Maren Anne Kvaløy fra Utdanningsavdelingen presenterte status for utvalgets vedtak (sak 06/15) angående oppfølging av Handlingsplan for universell utforming og tilrettelegging 2015 2025. Det er en bra systematisk oppfølging av planen, og det punktet det nå må arbeides videre med, er oppfølgingen av tiltakene i planen. Utdanningsdirektøren informerte om styrets prosess med revisjonen av universitetets budsjett for 2016 i styrets møte i desember. Blant hovedtrekkene var at budsjettet blir en del strammere enn forutsatt i juni, men at UiS har fått tildelt 20 nye Phd stipendiater. DigX prosjektet befinner seg i en overgang fra prosjektfase til ordinær virksomhet. Utdanningsdirektøren orienterte om prosessen, som omfatter at de midlene som er planlagt anvendt til DigX i 2016 nå overføres til ordinær virksomhet. Konkret omfatter denne overgangen blant annet at eksamensplattformen Inspera søkes benyttet til alle hjemmeeksamener i løpet av 2016. Prorektor orienterte om oppfølgingen av UiS Veikart 2015 2017 og de øvrige tverrgående prosjekter. Arbeidsgruppen for oppfølging av tverrgående prosjekter har tidligere spilt inn hvilke justeringer som bør foretas i universitetets budsjett for 2016 for å sikre at institusjonen kan følge opp disse prosjektene. Budsjettjusteringene foretas av styret på desembermøtet.
Oppfølging av 17/15 Kvalitetssystemet. Prorektor orienterte kort om status, og at det fortsatt gjenstår å få på plass ett utvalgsmedlem før arbeidsgruppen kan konstituere seg. 53/15 54/15 StOr orienterer StOr leder Anine Klepp orienterte om aktuelle saker, herunder tillitsvalgtforum og DigX, bruk av streaming for å gi variert undervisning, studentene og Verdensdagen for psykisk helse, den nylig gjennomførte SV lunsjen der klassetillitsvalgte og streaming var blant hovedtemaene, Engasjertforum og gjennomføringen av Engasjert uka, studentenes deltakelse på den meget engasjerende og matnyttige nasjonale konferansen om inkluderende læringsmiljø i Trondheim 20. 21. oktober 2015 (i regi av Universell), og den nye linjeforeningen for Fiks studenter (på IKS). Ved det nylig gjennomførte studentparlamentvalget i oktober (19. 30. oktober) var det lagt vekt på å få større valgdeltakelse. Blant annet var det med en helt ny liste; Miljølisten, og det ble informert bredt om valget. Det ble oppnådd en valgdeltakelse på 13,2 %, noe som var i underkant av det forventet resultat. Andre orienteringer Ut over dokumentene som fulgte innkallingen orienterte Marit Cecilie Farsund og Maren Anne Kvaløy kort om den 10. nasjonale konferanse om inkluderende læringsmiljø i Trondheim 20. 21. oktober 2015, der begge deltok sammen med StOr leder Anine Klepp. Utdanningsdirektøren orienterte kort om hovedpunktene fra styrets møte 1. oktober, samt sentrale saker som forventes på sakskartet for desembermøtet, og om NOKUTs årlige konferanse om utenlandsk utdanning 23. 24. november 2015, der UiS har flere påmeldte. Utdanningsdirektøren informerte om at UiS som medlem av European University Association (EUA) har adgang til EUAs webinarer 1. Lenker for ytterligere informasjon: 10. nasjonale konferanse om inkluderende læringsmiljø - lenke til konferansens nettsted: http://www.universell.no/trondheim2015/ EUAs webinar nettside: http://www.eua.be/activities services/events Nettsiden for NOKUTs konferanse om utenlandsk utdanning 23. 24. november 2015: http://www.nokut.no/no/nyheter/konferanser seminarer og kurs/nokutkonferansene/utenlandsk utdanning/2015 Stavanger, 24. november 2015 Tor Henning Hemmingsen prorektor Utvalgets leder Bjarte Hoem fung. utdanningsdirektør Utvalgets sekretær 1 UiS deltok eksempelvis på webinaret «The ESG 2015 - consequences for universities» den 28.09.2015.