Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter: Post- og dokumentbehandling i HiT 2006/1 Kort og godt i ephorte 2006/1 Rutiner i ephorte - sak 2006/1 Div. kursmateriale utarbeidet ved HiT plan for HiT i ephorte (og nye nettsider) Journalføre arkivverdig post mottatt v/ekspedisjonen HiT Journalføre/videresende post mottatt pr. postmottak@hit.no Kvalitetssikre journalføringer / skanning 1 Følge opp restanser Følge opp skjerming av informasjon / bruk av tilgangskoder Endre/rette opp JP-opplysninger etter beskjed fra leder/saksbehandler/superbruker 2 Følge opp journalposter som ikke blir ferdigstilt eller ekspedert Følge opp saker/journalposter som ikke blir fordelt videre eller som er sendt tilbake til arkiv Opprette nye personalmapper og knytte til journalposter fra tilsettingssaker til personalmapper Avslutte saker, påføre bevaring/kassasjon Kontrollere offentlig journal Makulere dokumenter som er skannet inn 3 måneder tilbake 3. Utarbeide nye søk i venstremenyen følge opp eksisterende søk Veilede / kurse saksbehandlere/ledere ved HiT i bruk av ephorte Være i dialog med/veilede superbrukerne på fakultetene Søke og hente fram fysiske saksmapper fra DocuLive Legge ut aktuell informasjon på høgskolens nettsider Fange opp manglende dokumentasjon (for eksempel fra nettsider), e-poster m.v. leder Andre oppgaver / planer i.f.m. arkivarbeidet Tiltak : Se HiT plan 8 Planer og tiltak for arkivet / arkivarbeidet. 1 Ved skanning kontrolleres at: Sidene er rettet opp ikke skjeve Antall sider er i samsvar med originaldokumentet Skrift er leselig Eventuelle bilder eller lignende er gjenkjennelige (evt. regulèr lys) Underskrifter er tydelige Eventuelle vedlegg er skannet inn Vedlegg som skal fylles ut ved HiT er lagret også i produksjonsformat i tillegg til PDF-format Skannede dokumenter blir oppbevart i minst 3 måneder før makulering Se også punkt 2.4 Skanning i Post- og dokumentbehandling ved HiT 2 et skal ikke endre journalpostopplysninger uten å være i kontakt med / gi melding til vedk. saksbehandler. Unntak kan være: Påføring av manglende tilgangskode på personal- eller studentmapper 3 Makulering av papirdokumenter som er skannet inn tidligere Alle dokumenter som skannes inn skal oppbevares ved arkiv innelåst i 3 måneder. Dokumentene må deretter IKKE kastes i vanlig søppel sortert for papir, men makuleres. Dokumenter som er UOFF, skal alltid kjøres i makuleringsmaskinen. Øvrige dokumenter kan legges i egen beholder for makulering av papir i 1.et. i K-bygget. Postadresse Besøksadresse Kontakt Saksbehandler Postboks 203 Kjølnes Ring 56, Porsgrunn Telefon 35026200 Jorunn Pedersen 3901 Porsgrunn Telefaks 35575002 35575025 postmottak@hit.no Internett www.hit.no jorunn.pedersen@hit.no
2 Ansvar - daglig Arbeidsoppgaver ifm. dagens inngående post - leder trer inn ved fravær, ferier, sykdom og lignende begrensning - viderefordele post som ikke skal i ephorte - mottatt pr. e-post og på papir Prioritering - inngående post: 1 (Denne posten har blitt mottatt på fakultetene dagen før, og sendes i egne mapper til arkivet) Skanning og registrering av post fra Fakultet AF og EFL Kommer i egne plastmapper 2 Skanning og registrering av post fra Fakultet HS og TF Kommer i egne plastmapper 3 Lagring og registrering av arkivverdig post mottatt på postmottak@hit.no 4 Skanning og registrering av post mottatt ved Sentralt arkiv (FA, IT, BiB og Drift) 4 Sette bort/returnere/ordne papirversjonene av de skannede dokumentene. Saksarkiv: Settes bort etter dag - saksnummer Avtalearkiv / vedleggsarkiv: Settes bort etter saksnummer
3 Oppfølging av søk i venstremenyen Kvalitetssikring/kontroll søk: HiT JP'er - Kontroll om PX skal utføres Søket er opprettet etter anmodning fra tidligere høgskoledirektør (etter tilsettingssaker med interne søkere) slik at det raskt kan fanges opp hvis saksbehandler ikke har påført nødvendig tilgangskode PX. Er satt opp med søkekriterier: Vurdering Innstilling Intervju Gjelder dokumenter hvor det er foretatt vurderinger av interne søkere. søk: HiT Til omfordeling Sendt tilbake til arkiv - står Ufordelt på enhet. Dokumentet er "feilsendt" til enheten eller enheten mener at den ikke er rette mottaker. 1. Kontrollèr om det er påført forklaring i merknadsfeltet. 2. Fordel til rett enhet/den enheten du mener skal ha dokumentet. søk: HiT Saker ufordelt Nye saker som står Ufordelt til saksbehandler. Saksfordeler har ikke påført saksansvarlig på enheten. 1. Dersom saksfordeler har påført saksbehandler på første JP, før samme saksbehandler opp som saksansvarlig. Unntak: Gjelder ikke personal- eller studentmapper. Personalmapper skal ha den som har personalansvaret som saksansvarlig. 2. Dersom saksbehandler ikke er påført første JP, gi melding til saksfordeler på enheten dersom det er mer enn 7 dager siden første JP ble registrert. Meldingen bør gis ved Send lenke. Kopier også meldingen inn i meldingsfeltet for Saken. søk: HiT Restanser ufordelt (Inngående brev eller Interne notat N) JP'er med restanse som står Ufordelt til saksbehandler. Avsender på et N-notat eller et utgående brev må ikke være Ufordelt! 1. Gå inn på fanen "Interne mottakere" og sjekk hvilke enheter som ikke har fordelt. Gi melding til saksfordeler på enheten dersom det er mer enn 7 dager siden JP'en ble registrert. Melding bør gis ved Send lenke. Kopier også meldingen inn i merknadsfeltet på journalposten. 2. Alternativt: Sjekk om JP en er besvart. Påfør samme saksbehandler på den ufordelte restansen, og avskriv. (Gi melding til saksbehandler, og kopier meldingen inn i avskrivningsboksen). søk: HiT X-notat ufordelt JP'er uten restanse som står Ufordelt til saksbehandler 1. Gå inn på fanen "Interne mottakere" og sjekk hvilke enheter som ikke har fordelt. 2. Gi melding til saksfordeler på enheten dersom det er mer enn 4-5 dager siden JP'en ble registrert. Legg ev. ved en oversikt (Tilbehør paint) dersom det er flere poster som ikke er fordelt.
4 søk: HiT Til jnr.føring JP'er med status E JP hvor saksbehandler har satt status på JP'en til E (Ekspedert). Gjelder både utgående brev og interne notat. 1. Kontrollér: * om brevet/notatet er registrert på rett sak * om mottaker er påført JP'en (Brev og N-notat må ha mottaker og avsender må ikke stå som Ufordelt) *om innholdsbetegnelsen beskriver brevet/notatet (ikke er helt lik andre innholdsbeskrivelser i saken) * om UOFF er vurdert (rett tilgangskode er påført, og at navn er skjermet i P- og S-mapper) * at skrivefeil ikke forekommer *at eventuell forfallsdato er påført Journalfør (endre status fra E til J) søk: HiT Til jnr.føring - inngående brev med status S E-post journalført av saksbehandler - med status S. 1. Kontroller om e-posten er: * lagret i rett format (pdf) * registrert på rett sak * fri for skrivefeil * rett avsender/adresse er påført JP'en * innholdsbetegnelsen i JP'en beskriver e-posten * UOFF er vurdert og rett tilgangskode er påført (konferér med SB hvis du tror at koden er feil) * eventuell forfallsdato er påført JP'en 2. Journalfør (endre status fra S til J). søk: HiT Saker med status R Saker som er opprettet/reservert av saksbehandler 1. Kontroller (jf. Rutine 6 Opprette ny sak) * om det er opprettet en likelydende sak tidligere * sakens tittel er beskrivende/riktig utarbeidet * at det ikke er skrivefeil * om rett arkivdel er benyttet * om tilgangskode skal påføres * om tilgangsgruppe skal påføres * om rett klassering er benyttet eller skal påføres 2. Endre status på saken fra (Reservert av SB) til B (Under behandling) søk: HiT Til jnr.føring utgående brev status F Utgående brev som saksbehandler har ferdigstilt, men ikke ekspedert (endret status til E) Dersom det er mer enn 7 dager siden JP'en ble ferdigstilt, endre status fra F til J dersom dokumentet ikke har vært sendt til godkjenning. Dersom leder har godkjent, gi melding om dette til SB, og kopier meldingen inn i meldingsfeltet. Send lenke til saksbehandler om at du har endret status. Videre fremgangsmåte, se søket HiT Til jnr.føring JP'er med status E.
5 søk: HiT Til journalføring - interne notat med status F Interne notat - X- eller N-notat - med status F. Saksbehandler har ferdigstilt, men ikke endret status til E (Ekspedert). Mottaker har tilgang til notatet straks det er ferdigstilt (status F). 1. Kontrollér: * om det er mer enn 7 dager siden notatet ble ferdigstilt * om notatet er registrert på rett sak * om mottaker og avsender er påført JP'en (N-notat må ha mottaker og avsender må ikke stå Ufordelt!)) * at innholdsbetegnelsen beskriver notatet (ikke er helt lik andre innholdsbeskrivelser i saken) * at det ikke er skrivefeil * om UOFF er vurdert (rett tilgangskode er påført) *at eventuell forfallsdato er påført 2. Journalfør (endre status fra F til J) søk: HiT Saker som kan avsluttes Saker som er markert som ferdig (F) av saksbehandler 1. Kontrollér * at alle journalposter har PDF-format * har saksbehandler ment å avslutte hele saken? (kan forveksle dokument og sak) send melding dersom du er i tvil * at alle restanser er avskrevet 2. Sett status til A 3. Påfør om saken skal Bevares eller kasseres, jf. Kassasjonsplan i nøkkelen Saker som kan ferdigstilles. Mange saker ligger uten å være ferdigstilt. Søk for eksempel på saker under behandling 7.5.2006 31.12.2006, og vurdere selv om saken kan avsluttes. (Se på dokumentene. Er det journalført dokumenter i 2009 bør den ikke avsluttes.) Ledersøk: HiT Restanser i hele organisasjonen Restanser som ikke er avskrevet av saksbehandler Tiltak for restanser som er mer enn 1 måned tilbake i tid: 1. Gå på sak og kontrollér om saksbehandler har besvart. et kan da avskrive. Husk å sette dette inn i feltet for avskrivning. 2. Ingen reaksjon fra saksbehandler - Send lenke med purring om å avskrive journalposten. Kopier meldingen inn i merknadsfeltet på JP. Ledersøk: HiT Under arbeid i hele organisasjonen JP'er opprettet av saksbehandler, men er fortsatt under arbeid. Når det er mer enn 1 måned siden JP'en ble opprettet: Send melding til saksbehandler med spørsmål om JP'en er ferdig eller fortsatt under behandling. Kopier meldingen inn i merknadsfeltet på JP. Unntak: Mangler JP'en dokument? Dersom JP'en ikke har dokument, legg inn nytt tekstdokument i JP'en med tittel UTGÅR. Endre status fra R til U.
6 Div. påminninger: Ansvar SB Kvalitetssikring/kontroll Påføring av tilgangskoder Inngående brev som skannes inn eller lastes ned fra e-post: et påfører forslag til tilgangskode. Saksbehandler kontrollerer, og gir tilbakemelding dersom dette er feil eller det skal endres til annen kode. Når saksbehandler utarbeider et dokument, er det saksbehandler som har ansvar for påføring av tilgangskode på journalpostnivå, eventuelt i samarbeid med sin leder. et kvalitetssikrer, og gir tilbakemelding dersom saksbehandler har utelatt nødvendig kode. SB Innhente nødvendig dokumentasjon og opprette personalmapper for nytilsatte ved HiT Husk å legge inn dokumenter fra tilsettingssaken. Saksbehandler for EasyCruit er ansvarlig for å legge inn søkerliste og søknadspapir til den som fikk stillingen. Kontrollere personalmapper: Flere enn 1 mappe pr. person? Tittel er skrevet riktig? del PERS er benyttet? Tilgangskode er påført Tilgangsgruppe er påført? Nødvendig klassering er påført? (2 nivåer) (navn kan påføres etter Fødselsnummer) Kontrollere studentmapper: Tittel er skrevet riktig? Flere enn 1 mappe pr. person? del STUDENT er benyttet? Tilgangskode er påført? Tilgangsgruppe er påført? Nødvendig klassering er påført? (3 nivåer) (navn kan påføres etter fødels- og studentnummer) Daglig: Ta ut og kontrollere offentlig journal - Rette opp feilføringer Legge på nettet (minst 2 dager i ettertid) ephorte ikke tilgjengelig eller ute av drift? leder SB Melding går umiddelbart ut via e-postadressen: ephorte-brukere. Meldingen beskriver hva som er feil, anslått tid det vil ta og fremgangsmåte, se under. Inngående post et stempler og påfører dato for mottak. et kopierer dagens inngående post, og gir ut kopien til vedkommende enhet. Originalen beholdes av arkivet for registrering senere. Utgående post og notater ephorte-brukere får beskjed om å sende kopi til arkivtjenesten av alt de sender eksternt og internt den dagen eller de dagene systemet er ute av drift. et sørger for skanning og registrering senere
7 Alle Alle Alle Opplæring Holde teorikurs for nytilsatte - ca. 2-3 timer. Kursdeltakerne er ikke pålogget ephorte. Holde grunnkurs i ephorte for nytilsatte - 1 dag - på PC-lab Superbrukerne er med som assistenter Oppfriskningskurs / videregående kursfor de som har brukt ephorte en stund - 2 6 timer på PC-lab Superbrukerne er med som assistenter JPe Kurs for superbrukere ved HiT? Eventuelt work-shop 1 dag? JPe Kurs for ledere ved HiT?